5 Razones para implementar

un software de gestin
documental
La llegada de la revolucin digital, est suponiendo un cambio radical
en los procesos internos y externos de la empresa. Cada vez
encontramos ms herramientas TIC que contribuyen a la mejora y
eficiencia de los diferentes procesos. Una de las herramientas que
ms estn utilizando las empresas es el software de gestin
documental.
Las empresas actuales tienden a acumular un gran volumen de
informacin y no saben dnde almacenarla. Adems, la necesidad
actual de digitalizar los departamentos de documentacin de
las empresas se ha convertido en un requisito indispensable
para seguir evolucionando. Por este motivo, una solucin a los
problemas relacionados con la informacin consiste en implantar un
programa de gestin de documentos como el software de gestin
documental, ya que mejorar la documentacin en la empresa.

A continuacin se detallan 5 motivos por los que implementar un

software de gestin documental puede ser de utilidad para las
empresas:

Disminucin de los costes: Una de las principales ventajas de

instalar un software de gestin documental consiste en la reduccin de
los costes documentales de la empresa. El volumen de costes se puede
reducir entre un 20% y 40%. Esto es debido a que se dispone de
tecnologa mucho ms barata para poder realizar las tareas.

Mejora de la relacin con los clientes: Como consecuencia de la

mejora en la gestin documental, la relacin con los clientes va a ser
mucho mejor. Gracias a la solucin de un ERP documental, puedes
automatizar y garantizar la informacin a los clientes.

Aumento de
procesos que

la

eficiencia

se realizan

de

productividad: Muchos
formamanual,

pasarn

de

los

ser

completamente automticos con la implantacin del software de gestin

documental. Por tanto, la productividad y la eficiencia de la empresa se
va a ver incrementada.

Ahorro en el espacio de almacenamiento: La mayora de

empresas dedica una gran cantidad de espacio al almacenamiento de
documentos. Con el software de gestin documental todos los
documentos estn digitalizados y almacenados en una sola base de
datos. Por tanto, el ahorro en espacio dentro de la empresa ser mucho
mayor.

Mejor localizacin de documentos: La prdida de documentos

puede suponer una cifra muy importante en prdidas econmicas.
Gracias a la herramienta software gestin documental, podrs localizar
todos los documentos de forma fcil y rpida. Adems, la seguridad de
la informacin tambin ser mayor.

Importancia del software de gestin

documental para las pymes
Todas las organizaciones y empresas, independientemente de su
tamao generan informacin y son susceptibles a necesitar
servicios de gestin documental.
En el caso de las pymes, para que puedan seguir evolucionando e
incrementando sus beneficios, esimportante que dispongan de un
sistema de gestin documental donde todos los documentos
estn controlados y centralizados.
Por otra parte, las pequeas y medianas empresas tienen un mercado
competitivo mucho ms amplio. Por este motivo disponer de
nuevas herramientas TIC como una solucin empresarial
puede suponer un aumento de la ventaja competitiva.
En definitiva, implantar un software de gestin documental es
seguramente una de las mejores soluciones que existen actualmente
en

el

mercado

para

gestionar

la

informacin.

Adems

es

imprescindible y necesario para seguir creciendo en un entorno como

el actual.

Gestin Documental Inteligente

Un software de gestin documental es una aplicacin
informtica que permite el manejo, gestin, conservacin,
publicacin y trabajo sobre documentos electrnicos
Qu es un Sistema Software de Gestin Documental?

Un software de gestin documental es una aplicacin que

permite el tratamiento, conservacin, publicacin y trabajo
sobre documentos electrnicos (ya sean documentos
escaneados o que se haya creado originalmente en digital).
En
pases
hispanos,
utilizamos
el
tmino gestin
documental, aunque con las caractersticas actuales de las

empresas,
es
ms
correcto
usar
el
trmino
anglosajn Enterprise Content Management -ECM-, dado
que las empresas manejan un amplio tipo de activos digitales
que no se corresponden slo con lo que conocemos como
"documento" (Imgenes, vdeos, planos, etc.).

Para qu empresas es importante la Gestin

Documental?
Todas las empresas - grandes o pequeas, pblicas o
privadas- trabajan con documentos y contenidos digitales. En
ellos est contenida toda la informacin y el conocimiento del
negocio. Es por eso que la gestin de estos contenidos se
convierte en una clave fundamental para la supervivencia y
crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no
importa el tamao o sector de las empresas: Todas necesitan
la Gestin Documental. Si quieres aprender ms sobre
gestin documental para la empresa y las Administraciones
Pblicas, te invitamos a descargar el white paper "Gestin
Documental Inteligente en la Empresa y la Administracin".
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Qu es Smart Document Management?

La Gestin Documental Inteligente o "Smart Document

Management" es la aplicacin de nuevas tecnologas como
la Semntica, el procesamiento de imgenes y del lenguaje
natural
a
la Gestin
de
los
Documentos y
del
Conocimiento. De esta forma, podemos automatizar tareas
administrativas relacionadas con la captura y clasificacin de
documentos o el procesamiento de la informacin que hay en
documentos no estructurados.

Smart Document Management implica adems resolver la

problemtica de la Gestin de Documentos y de Contenidos
Empresariales desde una perspectiva ms integral, es decir,
resolviendo las necesidades en todas las fases de ciclo de vida
de los documentos. Athento es una aplicacin de Smart
Document Management que permite a las empresas cubrir las
necesidades de gestin y de captura de documentos.

Cmo funciona la Gestin Documental Inteligente de

Athento?

Athento -Smart Document Management- permite a las

empresas automatizar procesos relacionados con la captura,
gestin,
almacenamiento
y
distribucin
de
documentos. A diferencia de otros sistemas, Athento
permite a las compaas contar con un proceso de Enterprise
Content Management integrado en sus diferentes fases.
Con Athento, una empresa puede obtener la funcionalidad
de un potente sistema de gestin documental, ms
toda la funcionalidad de un sistema de captura y la
posibilidad
de,
mediante
mdulos, cubrir
tambin
necesidades especficas de Distribucin, Preservacin y
Gestin de Procesos de Negocio -BPM-.
Para las empresas, esto significa una reduccin importante de
costes y un sistema de gestin documental global robusto e
integrado en su sistema de informacin.
Athento ha sido desarrollado mediante mdulos. Sus
dos mdulos fundamentales son el mdulo de Captura y el
mdulo ECM. Estos dos mdulos, integrados de forma nativa,
pero independientes, cubren las fases de Captura,
Almacenamiento, Gestin y parte de la Distribucin. Para el
resto de fases o desarrollo de disciplinas especficas dentro de
las fases (como el caso de BPM), Athento aporta una
plataforma que provee servicios modularizados que pueden

ser utilizados para la customizacin de la herramienta o la

satisfaccin de necesidades ms especficas de Distribucin,
Gestin de Records, o Business Process Management por
ejemplo.

Qu ventajas aporta la Gestin Documental Inteligente?

Estos sistemas tienden a mejorar aspectos de la gestin de

contenidos empresariales (ECM) tales como la captura, las
bsquedas y la gestin.

1. Reduccin a 0 del tiempo en entrada manual de

metadatos: Extraer informacin del contenido del
documento y utilizarla para identificar, describir y
distinguir un documento ocupa el tiempo de los
trabajadores cuando podra hacerse de forma
automtica.
2. Reduccin a 0 del tiempo dedicado a la
clasificacin de documentos: Identificar el tipo de
activo digital que estamos manejando y guardarlo en su
respectiva ubicacin, no tiene que ser una tarea
realizada por personas.
3. Hacer llegar la informacin a quin la necesita: Ya
sea dirigiendo documentos a travs de un flujo de
trabajo o envando informacin extrada de documentos
a sistemas externos como SAP, Navision, Open Bravo u
Open ERP.
4. Eliminar prdidas de tiempo en
bsquedas: Conseguir que un software busque

documentos y contenidos de las misma manera en que

lo hara un humano, gracias a la semntica, significa
bsquedas ms precisas y por lo tanto, menos tiempo
desperdiciado.
Cunto dinero puedo ahorrar implementando un Software de
Gestin Documental en mi empresa?

Cunto tiempo tarda buscando documentos? Cunto tiempo

tardan todos el personal administrativo de su empresa?
Cunto espacio total ocupan los documentos en papel, y que
precio puede tener ese espacio? Cuntas veces ha tenido
que rehacer un documento por completo porque no lo ha
encontrado tras varios intentos?
Segn la AIIM (Association for Information and Image
Management, Asociacin para la Gestin de la Informacin y
la Imagen):
1. Las empresas invierten 17 en tiempo de trabajo
para guardar un documento, 100 para encontrar
un documento perdido y 200 para reproducir un
documento perdido.
2. 7.5% de todos los documentos se pierden; del
resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un
lugar que no corresponde).
3. Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo
leyendo informacin, pero hasta el 50% buscndola.
4. Un documento es fotocopiado una media de 19
veces.
5. Hay ms de 4 trillones de documentos en USA y crecen
a un ritmo del 22% anual(PricewaterhouseCoopers).
6. Para 2020 incrementaremos el volumen de
informacin digital 50 veces el tamao que tena
en 2011 y 20 veces el nmero de unidades que
utilizamos para contener dicha informacin.

7. Los usuarios envian y reciben una media de 133

correos al da (Radicati Group).
8. Un slo FAX cuesta 5.000 al ao, incluyendo
electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio
que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
9. El precio medio de envo de un documento por servicio
de mensajera es entre 7 y 12 euros.
10.
El coste de las oficinas ha subido un
19% (Office Space Across the World 2008).
Para poner un ejemplo, supongamos una empresa de 100
personas, con uso intensivo de la documentacin. Teniendo
en cuenta las horas perdidas buscando informacin, que
llegan a alcanzar el 50% y para nuestro ejemplo pondremos
un 15%, tengamos en cuenta tambin que el tiempo de
prdida y reemplazo de un documento puede rondar el 10%.
Con una prdida media del 25% del tiempo (una cuarta parte
del tiempo productivo del empleado) y suponiendo un coste
medio por persona y hora, incluyendo gastos como espacio
fsico utilizado, seguros sociales, salario etc. del 20
hora.Pues bien, esta empresa perdera 5 /hora por cada
empleado (25%), lo que supone, en 176 horas que tiene un
mes, una prdida de 880 por empleado/mes, y para un
total de 100 trabajadores, 88.000 /mes, lo que supone
1.056.000 al ao (s, un milln de euros!).
La ganancia no es slo a nivel monetario sino a nivel imagen:
atencin ms rpida y eficiente a los clientes de su negocio,
sensacin de modernidad tecnolgica (que contribuye a
motivar y retener a los mejores trabajadores), mayor
seguridad del aspecto ms importante de cualquier empresa:
la informacin.
Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de
Gestin Documental, utilizamos los recursos de una
organizacin de forma improductiva, aumentamos el consumo

de papel y por ello contaminamos mucho ms, utilizamos

espacio fsico de oficina para guardar este papel, tenemos
dificultades para compartir la informacin, clasificarla y
encontrar el documento que estamos buscando en slo 5
segundos, como si permite un Software de Gestin
Documental como Athento.
Gestin Documental vs Sistema de ficheros en red, FTP, VPN o
similar

Si bien existen otros sistemas para compartir documentos,

como un ordenador compartido en red, un servidor FTP o un
acceso VPN a un servidor de ficheros, estas soluciones tienen
las siguientes desventajas:
1. Las bsquedas no son eficientes, ya que estos sistemas
no indexan todo el contenido de los documentos
2. Las versiones son un caos, acaba habiendo diversos
ficheros con el mismo contenido y con nombres
diferentes, terminados en "versin1", "versin2" o en
"definitivo", "definitivo2" y luego "nuevo_definitivo".
3. No se pueden realizar flujos de trabajo (Workflows) de
forma sencilla, con lo que los flujos vuelven a ir al
correo. Trabajos como la aprobacin del pago de una
factura, la elaboracin de un presupuesto, la redaccin
de una memoria tcnica, acaban perdidos entre
CIENTOS de correos con varios ficheros adjuntos, que
hay que descargar, modificar y volver a enviar por
correo.
4. La seguridad es menor que utilizando un software como
Athento, que soporta encriptacin SSL y ayuda a cumplir
la legislacin (Ley Orgnica de Proteccin de Datos) y
las normas como la ISO 27001 (Seguridad de la
Informacin).
5. No podemos acceder a los documentos desde un mvil
smartphone, como iPhone, Android o Blackberry. Esto
supone un decremento en la productividad y movilidad.

Ahorro ms si el software de gestin de documentos es

inteligente?

Utilizando gestin documental Inteligente podemos realizar

mejoras de un 90% en la eficiencia, lo que supone un ahorro
drstico en cualquier empresa.
En una empresa con un dpto. administrativo o de gestin
documental de 100 personas, suponiendo un coste medio de
18.000 por persona de salario bruto al ao, el coste del
departamento completo supone 1,8 millones de euros al ao.
La reubicacin del 90% de este personal, pasando la mayora
de tareas administrativas rutinarias al gestor documental,
supondra un ahorro de 1,62 millones de euros cada ao,
haciendo que el coste de este departamento fuese de
180.000 euros.
De igual forma, realizado en un departamento de 10
personas, la mejora conseguira reducir el coste de 180.000
euros al ao a 18.000 euros/ao.
Aprende a calcular el ROI de implementar Gestin
Documental Inteligente en tu empresa con este whitepaper.
Tecnologa semntica vs Software de Gestin Documental
Tradicional.

Los Sistemas
de
Gestin
Documental tradicionales
se
diferencian en muy poco de los arcaicos sistemas de ficheros,
con la ventaja de poder recuperar versiones anteriores del
documento, hacer bsquedas eficientes por la indexacin de
todo el contenido y acceder a los contenidos va web, con las
ventajas que esto supone: acceso 24 horas 7 das a la
semana desde cualquier lugar.
Estas ventajas suponen un aumento considerable de las
prestaciones en la gestin de los documentos o de gestin de
contenidos
empresariales,
pero
aportar
inteligencia
documental supone un cambio mucho mayor: podemos
olvidarnos de colocar metadatos para cada documento que
subimos al gestor documental, podemos realizar bsquedas

de forma ms eficiente, ya que los documentos han sido

metadatados de forma ms eficiente, podemos enviar un
documento al gestor documental y que este se coloque en la
carpeta que debe estar (de forma automtica y con los
metadatos includos), podemos escanear cientos de facturas y
pasar los datos al software ERP para que las contabilice sin
que intervenga ninguna persona... etc.
Para un departamento administrativo con 100 personas,
podemos reducir el uso de personal en un 90%, de forma
que 10 personas podran realizar todo el trabajo, ya que el
peso de la clasificacin de los documentos, la metadatacin,
la realizacin de apuntes contables basada en el contenido de
las facturas, clasificacin de contratos, bsquedas ms
eficientes etc pueden suponer ahorros enormes en
tiempo del personal de su empresa.
Aprende ms sobre cmo trabaja Athento
Los documentos y otros contenidos o activos digitales
tienen un ciclo de vida dentro de las organizaciones. Este
ciclo de vida empieza cuando se crean o se reciben nuevos
documentos y hasta su final destruccin o almacenamiento
permanente. La gestin adecuada del contenido a travs de
todas sus fases garantiza la adecuada preservacin de la
informacin del negocio y la capacidad de las compaas de
explotar esta informacin.
En este dossier vers:
1. Las caractersticas del ciclo de vida de los documentos
2. Qu es el Enterprise Content Management
3. Los mdulos de Athento para cubrir las fases del
contenido
4. Por qu Athento y no otro software de Gestin
Documental