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AUDITORIA DE SISTEMAS

METODOLOGIA DE TRABAJO

DEPARTAMENTO DE TESORERIA
DIFUSORA LAROUSSE DE COLOMBIA LTDA

Yulys Martnez Anaya


Lorena Rojas Avellaneda

Docente
Jos Ignacio Iriarte

Universidad Cooperativa de Colombia


Facultad de Ciencias Administrativas Econmicas y Contables
Programa de Contadura Pblica
Bogot, 2015

METODOLOGIA DE TRABAJO

1. Definir alcance y objetivos

DIFUSORA LAROUSSE DE COLOMBIA LTDA


Actividad
Edicin de libros, folletos, partituras y otras publicaciones; Editorial. Libros de
Inters General, Textos, Informativos, Cocina, Profesionales, Diccionarios,
Idiomas, Literatura Infantil. Fundada en 1995, sede principal Bogot,
distribucin en todo el pas.
Misin
Llevar la cultura y el conocimiento a travs de la edicin y comercializacin de
contenidos a todos los rincones de habla hispana en Amrica.
Visin
Convertirnos en una de las empresas de publicaciones ms importantes del pas,
desarrollndonos en el mercado educativo, al tiempo que mantenemos nuestra
posicin de liderazgo en la difusin y edicin de contenidos ldicos, culturales y
del saber.
En 1852, el francs Pierre Larousse fund una editorial con el objetivo principal
de promover y difundir el saber. El afn divulgador, por encima de fronteras y
de la diversidad de lenguas, ha dotado a Larousse a lo largo de siglo y medio de
un genuino carcter internacional, y en la actualidad el sello Larousse constituye
en todo el mundo una referencia ineludible en el mbito de las obras
enciclopdicas.
Larousse cuenta actualmente con un amplio catlogo. Las enciclopedias que le
han dado renombre constituyen un indiscutible bagaje que ha permitido ampliar
su oferta editorial con obras de temticas diversas, siempre fieles al espritu de
divulgacin del conocimiento.

Los diccionarios en espaol y los diccionarios bilinges, con especial atencin a


las obras en francs, constituyen productos destacados del catlogo de la
editorial y han reforzado el prestigio del sello en el mbito de la enseanza y el
aprendizaje de idiomas.
En los ltimos aos, Larousse Editorial tambin ha apostado por la publicacin
de libros temticos ilustrados, que abarcan diversos campos del saber: desde la
salud hasta el arte o la gastronoma, sin olvidar el mundo del cine o el del
bricolaje. Mltiples ttulos y formatos para satisfacer los intereses y las
necesidades de todos los pblicos.
La edicin de libros infantiles ilustrados completa la labor de la casa editora.
Son obras de referencia para los ms pequeos, que ofrecen respuestas a la par
que entretienen y familiarizan a estos con el mundo del libro.

2. Anlisis inicial del entorno

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Esta rea gestiona y concreta todas las acciones relacionadas con operaciones de
tipo monetario.
Es decir, en la tesorera se llevan a cabo los pagos a los proveedores, los cobros
por las actividades que presta la empresa en cuestin, las gestiones bancarias y
todo cuanto tiene que ver con los movimientos de la caja de una empresa.
Se encarga junto al departamento de Cartera de reunir todo el dinero que
producen sus sucursales para luego ese dinero reinvertirlo en el mercado, o en su
defecto, en otras actividades financieras.
El tesorero es el encargado de gestionar y de dirigir todas las acciones que tienen
que ver con el movimiento de dinero que genera la empresa.

El Departamento de Tesorera, deber mantener una adecuada coordinacin con


los

Departamentos

de

Contabilidad,

Facturacin,

Cartera,

Comercial

fundamentalmente en materias que dicen relacin con un adecuado registro de

las transacciones de recaudacin, las cuales son el punto de entrada a los dems
sistemas de administracin financiera.
Con cada una de las reas est estrechamente vinculado, al tener que reaccionar,
proponer y disponer ante ellos. Este departamento trabaja de la mano de la
Gerencia General en cuanto a la toma de decisiones.

Funciones:
Realizar la desagregacin de funciones y responsabilidades de cada
persona que trabaja en el rea del manejo de efectivo, bancario y de
pagos.
Adquirir, verificar y hacer seguimiento de las plizas de manejo.
Almacenar los soportes de todas las transacciones.
Realizar informes diarios de los fondos de la empresa.
Aplicar las medidas necesarias para la prevencin de errores en cuanto al
manejo del efectivo, la caja y los bancos.
Brindar la informacin oportuna sobre la liquidez y de todas las
transacciones comerciales y financieras.
En algunos casos autorizar erogaciones y realizar pagos.
Control de los altos recursos en cuentas corrientes y de ahorros.
Manejar un libro auxiliar de operaciones, este debe ser llevado
claramente y actualizado.

3. Determinacin de recursos

Recursos Fsicos e Informticos

Las funciones del Departamento de Tesorera, relacionadas con el registro de las


transacciones en el sistema de informacin administrativo se cuenta con el
paquete contable SIIGO Windows el cual interacta con otros mdulos los
cuales estn

cargo de los departamentos anteriormente mencionados; Este

permite al rea recaudar y emitir egresos y cheques.

El Departamento de Tesorera cuenta con dependencias fsicas ubicado dentro de


la misma compaa.
Las cajas cuentan con un sistema de seguridad regular, ya que esta solo se
encuentra con una llave.

Recursos Econmicos

Anualmente se fija en el Presupuesto de la compaa, bajo supervisin de


Gerencia General una cantidad necesaria para la financiar gastos de operacin de
la compaa, para lo cual el encargado del Departamento, debe efectuar una
adecuada planificacin de sus operaciones como asimismo de sus necesidades de
recursos, diaria y semanalmente las cuales debe informar oportunamente
directamente a Gerencia General.

4. Elaboracin del plan y programas

PROCESO A AUDITAR: CAPTACIN Y REGISTRO DE INGRESOS Y


PAGOS EN TESORERA.
Con base al Reglamento de procesos los Ingresos Generados deber
depositarse en la Tesorera directamente o en las seis cuentas sealadas y de
acuerdo a la condicin de pago pactada.
La Tesorera debe generar l o los documentos probatorios de los ingresos
que recibe.
Los ingresos que se cobren por los departamentos de Cartera o Comercial
forma acumulativa, al momento de ser depositados en la Tesorera se deben
agrupar por conceptos, stos deben soportarse con relacin de entrega y
Comprobantes de Pago firmados y sellados por el departamento, de all sern
registrados por la Tesorera.
En los Comprobantes de Pago debe especificarse el Fondo, Proyecto y
Funcin, cuando sta aplique, al que correspondan.
Proyecto y Cuentas Contables que originalmente se afectaron, apoyo
directamente del departamento de Contabilidad.

Todos los pagos de arriendos, servicios, administraciones, fondos, seguros,


plizas, nomina, parafiscales, gastos de caja menor, etc. Deben realizarse
deben contar con el visto bueno de gerencia general
Se debe contar para el pago definitivo, con dicha aprobacin de Gerencia
General y visto bueno del contador pblico (Departamento de Contabilidad).
Para el cumplimiento, y relacin de causalidad en que interviene.
Pagos por medio de depsito en efectivo, cheques de gerencia o sin cruzar
con debida carta de autorizacin. No se realizan pagos en efectivo a
proveedores, Clientes y/o Empleados.
Cuando se cuenta con el pago realizado, se cuenta con movimientos diarios
de las seis cuentas bancarias de las cuales diariamente se debe proporcionar
la informacin, verificar. Esto con el fin de contar con informacin real y de
la manera ms oportuna.

RECAUDOS:

1.

Comercial o Cartera entregan el recibo de caja provisional con el dinero

o cheque.
2.

Tesorera lo revisa y lo recibe, firma el recibido en el recibo de caja

provisional.
3.

La tesorera realizar el comprobante de consignacin para cheque y/o

efectivo.
4.

Le indica a la persona de diligencias, para consignar el dinero en el banco

aprobado por gerencia dependiendo el monto.


5.

Cuando se tiene el debido soporte de banco, este se registra en un libro de

seguimiento, se entrega al departamento de cartera el recibo de caja provisional


emitido anteriormente ms el comprobante del banco.
6.

Cartera se encarga de relacionar los pagos realizados semanalmente, y

enva un cuadro de aplicacin de pago a tesorera.


7.

Tesorera al tener dicha informacin junto a los soportes fsicos

organizados, procede a ingresarlos al sistema contable SIIGO Windows por el


modulo de documentos, recibos de caja, despus de tener el recibo contabilizado
se imprime el soporte dado por el sistema y se adjunta a los documentos.

8.

El recibo de caja definitivo, debe ser relacionado a los movimientos

bancarios los cuales tenemos diariamente, o en el tiempo que se necesiten.


9.

Se archiva el recibo de caja con todos sus soportes.

PAGOS:

1.

Diariamente se reciben las facturas radicadas por los proveedores, o por


el departamento de comercial.

2.

Estas se registran en el libro de control, donde se ingresa con la fecha de


recibido.

3.

Se proceden a ingresar al sistema contable SIIGO Windows, las facturas


de compra o causaciones por el modulo de documentos, documento L,
con su respectiva fecha de vencimiento, impuestos a practicar.

4.

Se cuenta con un cuadro de control, que se tiene en Excel el cual tiene la


fecha de vencimiento, numero de factura, valor de la factura, proveedor o
tercero, y descripcin. El cual tiene que estar actualizado.

5.

Con el cuadro de control de pagos, se tiene acceso diariamente para


verificar los vencimientos prontos y/o descuentos que concedan.

6.

Se realiza un flujo de pagos semanales, el cual tiene los saldos de los


bancos, y la relacin de los pagos; Se emite este flujo directamente a
gerencia para su aprobacin e indicacin de banco.

7.

Luego de tener el visto bueno, se procede a realizar los respectivos


comprobantes, en el sistema contable SIIGO Windows, modulo de
documentos, Comprobantes de Egreso. Con su respectivo banco y
descripcin de cheque para generarlos o en efectivo.

8.

Se soporta cada comprobante con su respectivo soporte Documento L de


causacin, estas facturas deben sellarse con pago en tesorera fecha, y
numero comprobante de egreso.

9.

Se entregan al contador pblico, para su revisin el da su aprobacin para


firmas.

10.

Cuando se tiene dicha aprobacin, nos dirigimos a Gerencia para su


verificacin y firma.

11.

Se ponen los debidos sellos, a los cheques, libretas o cartas.

12.

Se entrega, al contador para su firma. (En las cuentas bancarias de la


compaa se encuentran registradas las dos firmas Contador y Gerente).

13.

Cuando se tienen las firmas, para los retiros y dems. Se procede a


entregar a la persona encargada de diligencias las libretas o cartas junto a
recibos, facturas, consignaciones para pagos en cada banco.

14.

Cuando se tienen los debidos soportes de consignacin y dems en


original, se envan los documentos va mail o fax, proceso que realiza la
persona encargada de diligencias, con indicacin de tesorera.

15.

Se archivan los respectivos documentos.


a) Documentos de causacin.
b) Comprobantes de Egreso Mes.
c) Copia de comprobantes de Egreso Mes.

PROCESOS ESTRATGICOS
Gerencia y Estrategia
Planeacin Corporativa

Control de gestin

ING
RES
O
DE
DIN
ERO

SALI
DA
DE
DIN
ERO

CAPTACIN, REGISTRO DE INGRESOS Y PAGOS A TESORERA

PROCESOS ESTRATGICOS
Gerencia y Estrategia
Control de gestin

Planeacin Corporativa

Procesos Operativos

Recibo de
caja
provisional

Recibo de
caja con
soportes

Procesos de Soporte

Comercial / Cartera

Gestin de
Tesorera

Gestin de
diligencias

Gestin de
Cartera

Sistema
Contable

PROCESOS ESTRATGICOS
Gerencia y Estrategia
Planeacin Corporativa

Control de gestin

Procesos Operativos

Facturas
radicadas
pagadas y
con soporte

Facturas
radicadas
por pagar

Procesos de Soporte

Proveedores

Gestin de
Tesorera

Gestin de
Contaduria

Gestin de
diligencias

Gestin de
Cartera

Sistema
Contable

Cronograma a corto tiempo

FECHA

ACTIVIDAD
Verficacion de las instalaciones del departamento.
viernes, 24 de abril de 2015
Recursos mencionados.
Verficacion y planteamiento de Manual de
sbado, 25 de abril de 2015
Procesos.
Verficacion de informacion fisica, conciliaciones
lunes, 27 de abril de 2015
bancarias.
Verficacion de informacion fisica, soportes
martes, 28 de abril de 2015
comprobantes de pago y de ingreso.
Verficacion de informacion financiera presupuesto
mircoles, 29 de abril de 2015
anual, informes diarios y semanales.
jueves, 30 de abril de 2015
Informe detallado de fortalezas y debilidades.
viernes, 01 de mayo de 2015 Informe de mejoras.
Entrega de los resultados, al Departamento de
sbado, 02 de mayo de 2015
Tesoreria, Contabilidad y Gerencia General.

TECNOLOGIA DIFUSORA LAROUSSE DE COLOBIA

La compaa actualmente cuenta con una red de computadores de 8 equipos, cuya


informacin va centralizada y/o guardada en el equipo servidor que se encuentra en el
cuarto de sistemas.
Computador DELL
Dos discos 1- Disco C 9.68 GB, 2-Disco OS H 223 GB).
Paquete contable SIIGO Windows.
Antivirus Avast.
Office 2007.
Windows 2007.
Impresora EPSON LX-300 (Predeterminada al programa Siigo, Impresiones de
documentos de software contable).
Impresora DELL 1130n (Dems impresiones, Soportes, facturas, correos).

Riesgos:
El equipo no cuenta con clave personal, cualquier persona tiene acceso a l y su
informacin.
El cableado no se encuentra en ptimas condiciones.
La impresora DELL 1130n se encuentra en la recepcin, impresora laser en la
cual imprimen las personas de los dems departamentos. No existen
confidencialidad en la informacin.
No se realiza mantenimiento a los equipos, No se tiene soporte tcnico.
No se cuenta con cmaras.