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Manual de Compras
Manual de Compras
procedimientos
Cdigo:
TM-MP
Tesorera Municipal
Rev.0
Procesos y
procedimientos del
departamento de
compras
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
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Procesos y
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INTRODUCCIN
ALCANCE
III.
MARCO JURDICO
IV.
OBJETIVOS
V.
POLTICAS
VI.
DESARROLLO
VII.
PADRN DE PROVEEDORES
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
DE ARTCULOS
XIII.
XIV.
SOLICITUD DE COTIZACIONES
XV.
XVI.
XVII.
DESARROLLO COMUNITARIO
SOLICITUD DE MATERIAL PARA FESTIVIDADES Y/O EVENTOS
REQUERIMIENTOS DE FIN DE AO
DE
XVIII.
XIX.
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GLOSARIO
DIAGRAMAS DE FLUJO
I. INTRODUCCIN.
Las actividades diarias desempeadas en cada rea que conforman esta administracin
pblica municipal, tienen diferentes necesidades y requerimientos, por lo que el mantener
el funcionamiento con eficacia, eficacia y efectividad en busca de la mayor calidad al
brindar el servicio, est relacionado con la creacin e implantacin de mtodos, formas o
procesos que de forma responsable, y correspondida estn conformados, no solo para
mantener en funcionamiento ideal de cada rea, si no de esta misma forma ofrecer de
alternativas para obtener nuevas tcnicas de prevencin y previsin para lograr un mejor
manejo de recursos.
Este Manual tiene como objetivo fundamental la definicin y documentacin de los
Procedimientos que sustentan la operacin del Departamento de Compras, las Polticas
que norman a los mismos, as como tambin, sealar los puestos involucrados en la
ejecucin de las diversas funciones administrativas, a fin de establecer el control y
funcionamiento ms eficiente y transparente de la Unidad Administrativa en cuestin.
Y con ello, capacitar a todo el personal de oficina que labora en esta administracin
pblica municipal en cuanto a el manejo de documentos para comprobar gastos que por
actividades relacionadas con esta tengan que realizarse.
As mismo, los Procedimientos se orientan hacia objetivos especficos, que se rigen por
Polticas o lineamientos que adems, describen la manera de lograr los objetivos
establecidos.
Las polticas, procedimientos, flujos de informacin, reportes y responsabilidades,
descritos en el presente Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del
Departamento de Compras son aplicables al personal adscrito a esta Direccin y en su
caso a otras Dependencias del Municipio, cuando impliquen su interaccin, siendo el
enlace con stas el Responsable Administrativo de cada Dependencia.
II. ALCANCE.
Aplica a todas las reas de la presidencia municipal.
Aplica a desarrollo comunitario.
III. MARCO JURDICO.
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IV. OBJETIVOS.
V. POLTICAS
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VI. DESARROLLO.
Debemos comprender que el departamento mantiene dos lneas de comunicacin; la
primera es interna (con las dependencias de gobierno municipal), y la segunda es externa
(con proveedores y prestadores de servicios).
Si cada departamento realizara esta relacin con el exterior, romperamos con el primer
filtro de control, permitiendo que cada rea asignara las caractersticas de una compra,
(precio, calidad, servicio postventa, proveedor, tiempo de entrega, condiciones de pago)
que son funciones del departamento de compras.
Por tal motivo debemos establecer un canal de comunicacin adecuado para la
realizacin de una compra o la prestacin de un servicio, considerando los lineamientos
para la integracin de la cuenta pblica y a los distintos sujetos que se involucran en la
cotizacin, revisin, autorizacin, compra directa, recepcin de documentos, pago a
proveedor, archivo de comprobaciones.
Del anlisis anterior se desprende la necesidad de utilizar adecuadamente los
documentos de control con los que actualmente contamos, sin dejar a un lado la
necesidad de mejorar nuestros sistemas electrnicos puesto que estos sern los que nos
permitan agilizar el trmite.
Una vez explicadas las dos lneas de comunicacin del departamento de compras,
procedemos a traducir esta comunicacin informal (verbal) a comunicacin formal (escrita)
que es la mejor forma de tener evidencia suficiente del procedimiento, as como de la
justificacin de la toma de decisiones. Lo anterior procede al tenor de los siguientes
lineamientos.
1. La utilizacin de Solicitudes de requerimiento por parte de cada departamento
dirigidas al rea de compras, estas pueden ser enviadas va electrnica o en papel
donde anotaran por lo menos:
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12. Una vez completa la comprobacin del gasto, el departamento de compras enviar
a la tesorera las comprobaciones mediante relacin anexa, para continuar con el
trmite de pago ya sea mediante la elaboracin de cheque o va transferencia
electrnica.
Queda estrictamente prohibido ejercer el pago sin que la comprobacin haya sido
completada.
De forma mensual el departamento de compras deber practicar una conciliacin contable
con el departamento de contabilidad, para validar que la informacin ingresada en la base
de datos del sistema de control presupuestal, corresponda a lo registrado en los libros
contables tanto en monto como en la partida presupuestal correspondiente. Si llegara a
existir alguna desviacin, se deber realizar la reclasificacin del gasto a la partida
correcta ya sea en los registros contables o en la base de datos del control presupuestal
dentro de los 10 das naturales del mes que sucede.
Para lograr eficiencia en el proceso descrito, el departamento de compras deber ser
atendido con premura por todos los sujetos que participen en el proceso. Adems deber
programar y dar a conocer a los interesados la calendarizacin de las distintas actividades
para que los interesados se sujeten a esta, procurando al mismo tiempo flexibilidad en
eventos que no hayan sido previstos en esta propuesta.
El departamento de compras deber notificar por medio de oficio al departamento de
tesorera municipal, con copia al H. Ayuntamiento de la o las partidas presupuestales
prximas a agotarse cuando stas se encuentren como mximo a un 20% de agotarse,
para estar en tiempo de realizar las modificaciones al presupuesto necesarias.
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Si el rea solicitante tiene alguna cotizacin deber presentarla para que sea tomada en
consideracin.
Toda cotizacin debe contar con formal invitacin. El cotizar de forma arbitraria y por
cuenta de cada rea es responsabilidad del solicitante, a lo cual las querellas que
resultaran de acciones como la mencionada esta administracin pblica municipal no se
har responsable.
Recortar y pegar una copia de la credencial para votar (o alguna otra identificacin
oficial con fotografa), la cual debe ser proporcionada por el interesado.
Descripcin del apoyo que recibe.
Fecha en que recibe
Firma autgrafa.
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XVIII. GLOSARIO
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El proveedor pasa a
compras con su recibo
de pago a que se le d de
alta
Compras revisa la
solicitud presentada por
el proveedor
XIX. DIAGRAMAS DE FLUJO
PADRN DE PROVEEDORES
Compras revisa el
desempeo de los
proveedores
No
El
desempe
o fue
bueno?
Si
Conserva registro
Si
No
Es
vigente
aun?
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COMPRAS DIRECTAS
Solicitud de rea
Solicitar cotizaciones
Ingresar datos
en base de
datos
SI
Imprimir control
presupuestal
SI
Suficiencia
presupuestal
Es satisfactorio
el B y/o S?
NO
SI
Parcialmente
100%
Anexar dems comprobacin
relacionar gasto y enviar a
tesorera para efectuar pago
Firma de Tesorero
Archivar en
rechazados
N
O
Archivar en
rechazados
N
O
Gasto
autorizado?
SI
Documentacin
correcta?
Firma de Presidente
100%
SI
N
O
Vo.Bo Sndico
SI
SI
Parcialmente
Observacin para opinin
de cuenta pblica
Firma de Sndico
Entregar orden a
proveedor recibir bien o
servicio
N
O
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