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Tablas dinmicas en Excel.

Las tablas dinmicas son tiles para analizar los datos almacenados en Excel.
En este tutorial revisaremos los aspectos bsicos del trabajo con las tablas
dinmicas para poder realizar un anlisis exitoso de la informacin.
1. Qu es una tabla dinmica?
2. Funcionamiento de las tablas dinmicas
3. Cmo crear una tabla dinmica
4. Partes de una tabla dinmica
5. Dar formato a una tabla dinmica
6. Formato de valores en una tabla dinmica
7. Filtrar una tabla dinmica
8. Segmentacin de datos en tablas dinmicas
9. Modificar campos de una tabla dinmica
10.Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica
11.Crear un grfico dinmico
12.Mover un grfico dinmico
13.Cambiar origen de datos de una tabla dinmica
Frecuentemente encontrars en la literatura impresa y en Internet que las
tablas dinmicas tambin son conocidas como tablas pivote por su nombre
en ingls (pivot tables).
1. Qu es una tabla dinmica?
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero
tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una
gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes
cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes
columnas que formarn el reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de
Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que
compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus
superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada
regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de
terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de
los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas
que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a
resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes

sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el
reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinmicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque
parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas
pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy
pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo libros o
tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis multidimensional,
que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un
principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio.
A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas
dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que

puedas entender fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta


caracterstica de Excel que te har ms productivo.

2. Funcionamiento de las tablas dinmicas


Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de
maneras diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En
esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin
sobre
las
ventas
de
la
compaa
entre las cuales
se encuentra
una columna con
los productos
de la empresa,
tambin
la
ciudad donde se
vende y las
ventas
correspondientes
para
cada
ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de


ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para
cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En
lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el
resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin
entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica
de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de


datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de
nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la
columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para
especificar las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y


resumidos en la tabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero
transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir
entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre
ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.

En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora


hacindolo con Excel para dejar claro el concepto.

3. Cmo crear una tabla dinmica


Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas
de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en
la nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del


grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs


ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla


dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el
botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte


derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos
secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y
por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al
reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea
correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar
como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente
como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y


la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la
siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil
y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden
elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis
profundo de la informacin.
4. Partes de una tabla dinmica
Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es
conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la componen
y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.
Partes de una tabla dinmica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha


de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos
arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una
tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros
para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la
informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que
se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se


mostrarn como columnas de la tabla dinmica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la


tabla dinmica.

Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla
dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla
dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo
especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una
herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

5. Dar formato a una tabla dinmica

Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato
fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos
especiales para aplicar formato a una tabla dinmica.
La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla
dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la


tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo


permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo
que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin
Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que
tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden


aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo
deseado se aplicar sobre la tabla.

Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver
todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se
aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.

6. Formato de valores en una tabla dinmica


En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores
agrupados de una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de
nmero adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del reaValores.

Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de


valor.

Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de


dilogo Formato de celdasdonde podrs seleccionar el formato deseado:

Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se


aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:

7. Filtrar una tabla dinmica


Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla
dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en
el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser resumida
y solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado


para indicar que ese campo est siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer
clic en el botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla


dinmica. Solamente haz clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de
columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z a A.

8. Segmentacin de datos en tablas dinmicas

La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva


caracterstica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro
de una tabla dinmica. De esta manera puedes filtrar fcilmente la informacin
por ms de una columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar
debers hacer clic sobre el comando Insertar Segmentacin de datos.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.

En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros
en la tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic


sobre cualquiera de las opciones del filtro.

Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones


seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en
el botn Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de
cada panel.

Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla


dinmica, lo cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.

9. Modificar campos de una tabla dinmica

Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel


permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y
reestructurar la informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.
Lista de campos de una tabla dinmica
Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla
dinmica que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se
mostrar con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla dinmica.

Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes
activarla con el comandoLista de campo que se encuentra dentro del grupo
Mostrar de la ficha Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinmica


Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando
el puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del ratn para

eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre l


y seleccionar la opcin Quitar campo.

Mover un campo de una tabla dinmica


Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente
arrstralo de un rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las
opciones de men que permiten mover el campo a cualquiera de las reas
disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rtulos de fila, Mover a
rtulos de columna o Mover a valores.

Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo en una tabla dinmica


Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de
campos hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del
campo lo cual har que sea agregado a alguna de las reas predeterminadas.

Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy


poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la
informacin de acuerdo a tus necesidades.

10. Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica


De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear
los totales y subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es
probable que necesites utilizar alguna otra funcin diferente como el promedio
o la cuenta de elementos.

Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic
sobre el campo de valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de
campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas


utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes:

Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin


predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).

Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.

Mx. Obtiene el valor numrico ms alto.

Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo.

Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe


algn campo de texto ser ignorado.

Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico.

Desvest. Obtiene la desviacin estndar.

Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin.

Var. Calcula la varianza de una muestra.

Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.

Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo


seleccionado.

11. Crear un grfico dinmico


Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla
dinmica y que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la
informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la comprensin de los
datos de una tabla dinmica.
Cmo crear un grfico dinmico en Excel
Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la
tabla dinmica que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic
sobre el comando Grfico dinmico que se encuentra dentro del grupo
Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar


el tipo de grfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja
de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn
filtro sobre la tabla dinmica:

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado


que aparecen dentro delgrfico dinmico:

Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la


tecla Suprimir.
12. Mover un grfico dinmico
Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia
hoja de Excel para poder trabajar con l de manera independiente e inclusive
aplicar algn estilo y formato personalizado.
Mover un grfico dinmico a otra hoja
Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente
seleccionar el comando Mover grfico que se encuentre en el grupo
Ubicacin dentro de la ficha Diseo.

Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una


nueva hoja donde ser colocado.

Modificar el estilo de un grfico dinmico


Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su
ubicacin original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha
Diseo, Presentacin y Formato:

Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para


seleccionar un nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la
ficha Presentacin podrs personalizar an ms el grfico dinmico agregando
ttulos, rtulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitir refinar
los estilos de forma del grfico creado.
13. Cambiar origen de datos de una tabla dinmica
Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado
de ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica.
A continuacin unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de
datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla


dinmica el cual te permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los
datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que
has especificado.