Informe Especial

Es necesaria la legalizacin de documentos y de firmas

ante Notario?
Cuando la intervencin del Notario permite demostrar que las
operaciones son reales y fidedignas

1. Introduccin
La obligatoriedad de legalizacin ante
Notario de las firmas de las partes contratantes o intervinientes en un contrato o acuerdo
no es la regla general en materia tributaria
sino una excepcin. Esta se encuentra contenida en el Reglamento de Comprobantes
de Pago, especficamente en el caso de los
contratos de arrendamiento o cesin de inmuebles, con la finalidad que los inquilinos
u ocupantes puedan deducir el gasto o costo
de los comprobantes de pago otorgados respecto de los servicios pblicos brindados al
inmueble como la energa elctrica, el agua
o el telfono, siempre que exista dentro del
contrato una clusula que seale de manera
expresa que el inquilino u ocupante se har
cargo del pago de dichos servicios.
En esa misma lgica se encuentra la utilizacin del IGV para la toma del crdito fiscal
respecto de los comprobantes mencionados,
con lo cual el inquilino u ocupante puede
considerar el IGV aplicable a los servicios
pblicos en la medida que se cumplan las
condiciones antes sealadas.
Pero si esta legalizacin de firmas no es
exigible en otro tipo de contratos o acuerdos, sera vlido que los contribuyentes
cumplan esta formalidad an cuando no
sea obligatoria?, Resultara oneroso el
cumplir con legalizar las firmas de las partes
involucradas en los acuerdos o contratos?,
Cul es la labor del Notario Pblico en
estas situaciones?.
Estas inquietudes sern desarrolladas
en el presente Informe, poniendo nfasis
en el carcter preventivo que los contribuyentes deben considerar a efectos de evitar
alguna contingencia frente al fisco, al poder
demostrar mediante documentos de fecha
cierta la existencia de operaciones que en
la realidad ocurrieron.

2. La legalizacin de las firmas

ante el Notario
2.1. El documento en donde se estampan las firmas y se incorpora la
certificacin

Cabe precisar que dentro del amplio espectro de funciones que realiza el Notario Pblico, efecta la certificacin de las firmas
de las partes intervinientes en un contrato
o acuerdo, el cual, por lo general ha sido
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redactado y plasmado en un documento

fuera del local del Notario (1).
En dicho documento las partes intervinientes son mayores de edad y ejercen
sus derechos evidenciando plena capacidad de ejercicio, hechos que quedan
reflejados ante el Notario, toda vez que
de no presentarse estas caractersticas no
se podrn realizar gestiones ante ste.
La principal ventaja que se puede inferir
de este procedimiento es que cuando
el Notario certifica que las firmas de
las partes contratantes o intervinientes
en determinado contrato o acuerdo
son exactamente idnticas a las que
aparecen en su Documento Nacional
de Identidad (DNI), dicho contrato o
acuerdo adquiere una caracterstica y es
que se le otorga la condicin de fecha
cierta a partir del momento mismo de
la certificacin notarial, an cuando la
fecha de celebracin sea anterior.
Cabe precisar que la consideracin de la
fecha cierta no incide en modo alguno en
el contenido del contrato, es decir, en lo
pactado por las partes contratantes, sino
en la fecha de su celebracin frente a
terceros.

2.2. La fecha cierta

Surge la duda inmediata con respecto
al uso del trmino fecha cierta(2).
Ante nuestra duda recurrimos al texto

del artculo 245 del Cdigo Procesal

Civil, el cual seala que:
Un documento privado adquiere fecha
cierta y produce eficacia jurdica como
tal en el proceso desde:
(...)
3. La presentacin del documento
ante notario pblico, para que
certifique la fecha o legalice las
firmas.
Tambin es posible encontrar dentro de la
Ley del Notariado una mencin expresa a
la figura jurdica de la fecha cierta, para
ello nos remitimos al texto del artculo
97 de dicha Ley, el cual establece que:
La autorizacin del Notario de un
instrumento pblico extraprotocolar,
realizada con arreglo a las prescripciones de esta ley, da fe de la realizacin
del acto, hecho o circunstancia, de la
identidad de las personas u objetos,
de la suscripcin de documentos,
confirindole fecha cierta.
Conforme se aprecia de las normas
antes glosadas, el solo hecho que el
Notario verifique las firmas y la identidad de las partes intervinientes en
un determinado acuerdo, otorga fecha
cierta al mismo, determinando que los
efectos del acuerdo son oponibles frente
a terceros a partir del momento en el
cual se determina la fecha cierta. Ello
se podr apreciar del siguiente grfico:

Legalizacin de firmas ante Notario posterior a la fecha de celebracin del contrato

Caso: Arrendamiento y servicios pblicos
E
F
E
C
T
O
S

A+B
Firman contrato de
arrendamiento el
20.01.2007

A+B
Deciden legalizar sus
firmas del contrato
de arrendamiento
ante Notario el
16.07.2007

Para las partes contratantes el

contrato surte efectos desde el
20.01.2007.
Para terceros el contrato surte efectos desde el 16.07.2007, al existir
fecha cierta desde ese momento.

Tanto el costo y/o gasto como el

crdito fiscal que se sustenta en los
recibos de los servicios pblicos
sern aceptados a partir de la fecha
de la legalizacin de las firmas
ante Notario y no antes, es decir
aquellos acreditados en recibos
emitidos desde el 16.07.2007.

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Legalizacin de firmas ante Notario en la misma fecha de celebracin del contrato
Caso: Arrendamiento y servicios pblicos
E
F
E
C
T
O
S

Para terceros el contrato surte

efectos desde el 13.07.2007,
al existir fecha cierta desde ese
momento.

A+B

Tanto el costo y/o gasto como el

crdito fiscal que se genera en los
recibos de los servicios pblicos
sern considerados a partir de
la fecha de la legalizacin de las
firmas ante Notario, es decir desde
el 13.07.2007.

Firman un contrato de arrendamiento y deciden legalizar

sus firmas ante Notario el
mismo da de la celebracin,
es decir el da 13.07.2007.

Es por ello que el concepto de fecha

cierta ha sido creado en la prctica
para dirimir el conflicto entre varios adquirentes de un derecho. La
certeza en la fecha se justifica en
determinados casos, sobre los cuales es necesario otorgar seguridad
jurdica.
En este orden de ideas coincidimos
con lo manifestado por TERESA
LOBO cuando seala que ...la fecha
cierta de los documentos solo
opera frente a terceros que no
fueron parte de la elaboracin del
documento privado, porque no intervinieron en su celebracin; por
lo tanto, en un contrato de arrendamiento celebrado por actos y
demandado, en el que los derechos
y obligaciones de los contratantes,
validez y fecha de celebracin, derivan del propio contrato, resulta
irrelevante la certeza de la fecha
de celebracin (3).

2.3. El Notario: Funciones

En trminos generales un Notario es el
funcionario pblico que se encuentra
autorizado por Ley para dar fe de los
contratos y dems actos de tipo extrajudicial.

Es adems, una figura especial, cuyos
antecedentes hacen especial referencia
a los denominados escribanos. Los
Notarios se encuentran dedicados a
asesorar, redactar, custodiar y dar fe en
acuerdos, documentos, testamentos y
un sin nmero de otros actos civiles y
mercantiles. Est obligado a controlar
y preservar la ley y mantener la neutralidad en sus actos.

De conformidad con lo dispuesto
en el artculo 2 de la Ley del Notariado, aprobada mediante Decreto
Ley N 26002 y modificatorias, el
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Para las partes contratantes el

contrato surte efectos desde el
13.07.2007.

Notario es el profesional del Derecho que est autorizado para dar fe

de los actos y contratos que ante l
se celebran. Para ello formaliza la
voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos a los que
confiere autenticidad, conserva los
originales y expide los traslados
correspondientes.
Su funcin tambin corresponde la
comprobacin de hechos y la tramitacin de asuntos no contenciosos
previstos en la ley de la materia.
Desde una perspectiva histrica, el
Notario peruano proviene de una
tradicin latina, de all la tendencia
a sealar que ste se adscribe al
sistema de organizacin notarial de
tipo latino, en virtud del cual el notario es un profesional de derecho que,
en forma imparcial e independiente,
ejerce una funcin publica, consistente en autenticar, redactar, conservar
y reproducir los documentos, as
como asesorar de manera imparcial a
quienes soliciten su intervencin, incluyndose la certificacin de hechos.
Dicha intervencin notarial implica,
pues, una doble misin: dar fe pblica
y forma a los actos para as garantizar
seguridad jurdica no solo a las partes
sino tambin a los terceros (4).

2.4. El costo de la legalizacin de firmas

En trminos de costo, una legalizacin
de firmas realizada en una Notara se
encuentra en el margen de S/. 5.00
(Cinco Nuevos Soles) hasta S/. 15.00
Quince Nuevos Soles) como mximo
por cada firma.

Los montos antes sealados son
los que normalmente se cobran en
promedio en las diversas notaras del
pas.

De ello, se puede inferir que es preferible invertir en este mecanismo

de certificacin para poder contar
con un documento de fecha cierta, el
cual evite la posibilidad de desconocimiento de las operaciones por parte
de la Administracin Tributaria, lo cual
permitir adems obtener seguridad
jurdica respecto de las transacciones
frente al referido ente administrativo.

3. Cando es obligatoria la legalizacin de firmas ante Notario?

Uno de lo supuestos en los cuales existe
la obligatoriedad de contar con las firmas
de las partes intervinientes en un contrato
es en el caso del contrato de arrendamiento, en el cual una de las partes cede
a otra el uso de un inmueble incluidos los
servicios pblicos que se ofrecen sobre el
mismo, tales como energa elctrica, agua
y telfono.
As, el texto del ltimo prrafo del literal d) del numeral 6.1 del artculo 4 del
Reglamento de Comprobantes de Pago,
determina liminarmente que, de presentarse el caso en el cual existan contratos
de arrendamiento o de cesin del uso de
inmuebles y el usuario del mismo hace
uso de los servicios pblicos asignados
al inmueble pero en los recibos figure el
nombre del propietario, se podr tomar el
crdito fiscal contenido en ellos solo si en
el contrato de arrendamiento o de cesin
del inmueble las firmas de las partes intervinientes se encuentran legalizadas ante
Notario y adems exista una clusula en
la que se indique de manera expresa que
el pago de dichos servicios se encontrar
a cargo del inquilino u ocupante. (5)
Entendemos que en cierta manera el
legislador ha buscado salvar la situacin
en la cual el inquino u ocupante del predio arrendado o cedido, procura utilizar
el crdito fiscal o el costo y/o gasto contenido en los comprobantes de pago que
fueron emitidos directamente al titular
del predio por parte de las compaas
de servicios. As, como regla general
se determina que no es posible utilizar
el crdito fiscal ni el costo y/o gasto en
comprobantes de pago o documentos
autorizados que hayan sido emitidos a
personas distintas al titular.
Lo anteriormente mencionado nos
permite apreciar que en realidad se trataran de condiciones establecidas por
la Administracin Tributaria a efectos
de poder considerar la toma del crdito
fiscal y costo y/o gasto contenida en los
comprobantes emitidos por el uso de
los servicios de energa elctrica, agua
y telfono.
Esas condiciones seran dos:
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Informe Especial

PRIMERA
CONDICIN

Que en el contrato de arrendamiento o de cesin en

uso del inmueble, exista una clusula que establezca
que el pago de los servicios se encontrar a cargo del
inquilino u ocupante del inmueble.

SEGUNDA
CONDICIN

Que las firmas de las partes contratantes se encuentren

legalizadas ante Notario Pblico.

Como se tratan de condiciones conjuntivas y no disyuntivas implica necesariamente

el cumplimiento de ambas para que se pueda considerar la aplicacin o deduccin de
los conceptos precedentemente indicados,
segn corresponda.
Pero que sucede si existe un contrato
de arrendamiento en el cual se incluy una
clusula por la que se establece que el pago
de los servicios se encontrar a cargo del
inquilino y la legalizacin de las firmas de las
partes contratantes ante Notario se produce
cinco meses despus de la celebracin del
contrato.
La consecuencia inmediata es que
se considerar la posibilidad de la toma
de crdito fiscal y en su caso el costo
y/o gasto respecto de los comprobantes
emitidos por los servicios pblicos del
inmueble, solo a partir de la fecha en la
cual se ha llevado a cabo la legalizacin de
las firmas y no antes, ya que solo a partir
de esta ltima fecha existe la llamada
fecha cierta.

4. Situaciones en las cuales es necesaria la legalizacin de firmas

an cuando no exista obligacin
legal de por medio
Al efectuar una revisin de la normatividad aplicable en materia tributaria,
nos percatamos que no existe una obligacin de legalizacin de las firmas de
las partes contratantes o intervinientes
en determinado negocio jurdico (6), salvo
el caso del contrato de arrendamiento de
inmuebles.
Siendo ello as, nos preguntamos si ser
necesario legalizar las firmas de las partes
contratantes al no existir normatividad legal
que me obligue? An cuando a primera vista
la respuesta apunta a ser negativa, debemos
tratar de cambiar la misma y procurar establecer como una regla el hecho de cumplir
con legalizar las firmas ante Notario, sobre
todo en aquellos casos en los cuales los
montos que se encuentran en juego son
materialmente importantes, sto con la
finalidad de evitar reparar tanto en el IGV
(crdito fiscal) como en el Impuesto a la
Renta (gasto).
Si se asume una postura conservadora
frente al fisco en este punto, a efectos
de evitar alguna contingencia tributaria y
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se cuenta con informacin que sirva de

sustento de las operaciones que se han
llevado a cabo en la empresa, es casi seguro que en un proceso de fiscalizacin no
se comprometer la deduccin del gasto
ni mucho menos el desconocimiento del
crdito fiscal al existir medios probatorios
a disposicin de la SUNAT que demuestren
la realidad de las operaciones, sobre todo
en el tema de la aplicacin de la llamada
fecha cierta.
En ese contexto, y a ttulo ilustrativo consideramos necesario que a fin de minimizar
riesgos fiscales, se legalicen las firmas, entre
otros, en los siguientes contratos:
Contratos de mutuo dinerario.
Contratos de arrendamiento de bienes
inmuebles y muebles.
Contratos de cesin en uso de bienes
(comodato).
Contratos de prestacin de servicios
personales.
Contratos de gerencia.
Contratos de usufructo.
Contratos de superficie.
Contratos de permuta.
Dacin en pago.
Entendemos que esta lista de supuestos es enunciativa y no taxativa, motivo
por el cual recomendamos a los lectores
determinar en cada caso concreto, la posibilidad de la legalizacin de las firmas
ante Notario.

5. Pruebas necesarias para contradecir a las operaciones no

reales o no fidedignas
En algunas ocasiones los contribuyentes
realizan operaciones que a primera vista
pareceran normales dentro del rubro que
desarrollan, bien sea el alquiler de un bien, la
contratacin de un profesional, la cesin en
uso de un predio, etc. Sin embargo, al hacer
una revisin mayor dentro de un proceso
de verificacin o fiscalizacin selectiva, la
Administracin Tributaria puede presumir
que se trata de operaciones no reales o
tambin inexistentes.
El rgano recaudador ante algn error
del contribuyente podra determinar que
la operacin asume la calificacin de no
real y en consecuencia reparar el gasto
tributario que de ella se derive, adems de

la no aceptacin del IGV consignado en los

comprobantes de pago.
Situacin que podra morigerarse de
contar con un contrato que adems tenga
la legalizacin de las firmas ante Notario,
pues permitir al contribuyente tener
informacin que demuestre a travs de
indicios razonables que la operacin es
real y que no ha existido ningn mecanismo elusivo en contra del fisco. Tambin
constituye un nivel mnimo de prueba
en contra de lo sealado por autoridad
tributaria.

6. Criterios jurisprudenciales a
tener en consideracin
Consideramos pertinente en este punto
incluir pronunciamientos del Tribunal Fiscal
que de algn modo permitan identificar la
necesidad de contar con pruebas necesarias
ante la Administracin Tributaria y evitar as
reparos tanto de la deduccin de costo y/o
gasto como de la posibilidad de tomar el
crdito fiscal.
Conforme se aprecia de estos criterios
jurisprudenciales, es conveniente que
el contribuyente cuente con medios y
pruebas que permitan demostrar a la Administracin Tributaria la existencia de las
operaciones en las que ha incurrido, mejor
an, cuando se cuenta con un documento
que otorga fecha cierta como es el caso
de la certificacin notarial de las firmas de
las partes contratantes o intervinientes en
determinados actos.
Ante tal situacin, somos del parecer, que
resulta pertinente tomar las precauciones del
caso para despejar cualquier duda sobre la
operacin realizada dndole fehaciencia a
la transaccin realizada.
NOTAS

(1) Es comn encontrar como regla general que en

los contratos en los cuales el Notario Pblico
debe certificar las firmas de las partes intervinientes, se incluya un sello que casi siempre
contiene la siguiente informacin: ESTE
DOCUMENTO HA SIDO REDACTADO POR
LAS PARTES INTERVINIENTES Y NO POR
LA NOTARA.
(2) Es necesario mencionar la importancia de la
fecha cierta y sobre todo la oportunidad en que
esta se da por la presencia de las partes ante el
Notario. Ello puede apreciarse en la Casacin N
3762-2001-Hunuco. Lima 26 de abril de 2002.
En dicha sentencia se menciona que ... la accionante interpone su Demanda de Tercera
basada en una minuta de compraventa;
sin embargo, dicho documento carece de
fecha cierta toda vez que si bien presenta
un sello del Notario, no aparece que ste
haya certificado la fecha o legalizado las
firmas puestas en dicho documento. Por
otro lado, no puede otorgarse al documento indicado la calidad de fecha cierta
en base a una declaracin testimonial de
un notario pblico, ya que tal supuesto
no est contemplado en el artculo mencionado (se refiere al artculo 245 del
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RTF N 03323-2-2006

De conformidad con el numeral 3) del artculo 245 del

Cdigo Procesal Civil, un documento privado adquiere fecha
cierta y produce eficacia jurdica como tal en el proceso
desde la presentacin del documento ante Notario Pblico,
para que certifique la fecha o legalice las firmas.

RTF N 03758-1-2006
RTF N 01759-5-2003
RTF N 05473-4-2003
RTF N 0086-5-1998

Si bien la Administracin puede observar la fehaciencia de

las operaciones, debe contar con las pruebas suficientes
que as lo demuestren, para lo cual deber investigar todas
las circunstancias del caso, actuando para tal efecto los
medios probatorios pertinentes y sucedneos, siempre
que sean permitidos por el ordenamiento tributario, valorndose en forma conjunta y con apreciacin razonada,
de conformidad con el artculo 125 del Cdigo Tributario,
los artculos 162 y 163 de la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N 27444 y el artculo 197 del
Cdigo Procesal Civil.

RTF N 3708-1-2004
RTF N 0120-5-2002

Los contribuyentes deben mantener al menos un nivel mnimo indispensable de elementos de prueba que acrediten que
los comprobantes que sustentan su derecho correspondan
a operaciones reales.

RTF N 0193-4-2004
RTF N 0187-4-2004
RTF N 0120-5-2002

Para tener derecho al crdito fiscal o a la deduccin de

gastos en forma fehaciente y razonable, no basta con
acreditar que se cuenta con los comprobantes de pago que
cumplen los requisitos sustanciales y formales establecidos
en la Ley del Impuesto General a las Ventas y respalden las
operaciones realizadas, ni demostrar su registro contable,
sino que fundamentalmente es necesario acreditar que
dichos comprobantes en efecto correspondan a operaciones reales o existentes, es decir, que se hayan producido
en la realidad.

RTF N 1759-5-2003
Precedente de observancia
obligatoria

Una operacin es no real o inexistente si se llega a establecer que algunas de las partes (vendedor o comprador)
o el objeto de la transaccin no existen o son distintos a
los que aparecen consignados en el comprobante de pago
reparado.

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Cdigo Procesal Civil); mxime, si de la

testimonial del notario no se advierte que
ste haya autorizado la minuta en cuestin,
confirindole fecha cierta, de acuerdo a
lo previsto en el artculo 97 de la Ley del
Notariado, Decreto Ley N 26002. (Revista
Peruana de Jurisprudencia, Ao 4, N 19, Trujillo,
2002. Pginas 56 a 59).
(3) LOBO, Teresa. La fecha cierta de los documentos en relacin con su eficacia probatoria.
Esta informacin se puede consultar en la
siguiente pgina web: http://www.juridicas.
unam.mx/publica/rev/derpriv/cont/5/jur/jur9.
htm
(4) Esta informacin puede consultarse al revisar
el texto de los considerandos de la Sentencia
emitida por el Tribunal Constitucional en el
expediente N EXP. N 04-97-I/TC.
(5) De manera textual el ltimo prrafo del literal
d) del numeral 6.1 del artculo 4 del Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado
mediante Resolucin de Superintendencia N
007-99/SUNAT y modificatorias determina lo
siguiente:
Tratndose de recibos emitidos a nombre
del arrendador o subarrendador del inmueble,
se entender identificado al arrendatario o
subarrendatario como usuario de los servicios
pblicos a los que se refiere el presente literal,
siempre que en el contrato de arrendamiento o
subarrendamiento se estipule que la cesin del
uso del inmueble incluye a los servicios pblicos
suministrados en beneficio del bien y que las
firmas de los contratantes estn autenticadas
notarialmente.
Para efecto de lo dispuesto en el prrafo anterior,
si las firmas son autenticadas con posterioridad
al inicio del plazo del arrendamiento o subarrendamiento, slo permitirn sustentar gasto
o costo para efecto tributario, crdito deducible
o ejercer el derecho al crdito fiscal, los recibos
emitidos a partir de la fecha de certificacin de
las firmas.
(6) Solo existe obligacin de contar con la legalizacin de las firmas ante notario, a efectos de
contar con un documento de fecha cierta, en
el caso que los deudores tributarios busquen
demostrar la propiedad de bienes embargados,
al interponer las terceras excluyentes de propiedad en los procesos de cobranza coactiva
y sobre bienes que hubieran sido adquiridos
antes de la fecha sobre la cual fueron embargados. n

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