Principios bsicos Interfaz grfica de la hoja de clculo

La hoja de clculo que presenta Excel llamada tambin hoja de

trabajo o tabla, es el elemento que ocupa la mayor parte de la
pantalla cuando se activa la aplicacin. En esa superficie dividida
pequeos rectngulos es donde se introducen los datos, las
formulas o el texto que el programa deber manipular. Claro que,
en el caso concreto de la frmula pronto observar qu pueden
introducirse tambin en la casilla reservada par5a ello bajo la barra
de herramienta. La hoja der clculo se compone de columnas y de
filas las primeras las forman las lneas verticales que aparecen en
la pantalla, mientras las filas estn delimitadas por lneas
horizontales. En la interseccin de cada una de ellas, se aloja una
celda. Una celda puede contener cualquier tipo de dato: texto,
formula, dato. Y cuando se seleccionan, forman un rango.

Herramienta de hojas de calculo

Bajo la barra de ttulo, situada en la parte superior de la apantalla

se muestra la barra de men, y bajo esta, la barra de herramienta.
La ubicacin de la barras superiores, pues, lo mismo que la barra
de estado, situada en la parte inferior de la pantalla, similar a la
barra de Microsoft Word.
Cada vez que active Excel, la barra de ttulo mostrara, adems del
logotipo y el nombre de la aplicacin, el ttulo que Excel da por
defecto al primer document: libro1. Si abre otros libros, pasaran a
llamarse libro2, libro3, libro4.hasta qu usted decida renmbralos
con otros ttulo.
A la derecha de la barra de ttulos, aparecen, lo mismo que en el
caso de Word los botones para minimizar, maximizar o cerrar la
ventana. Bajo la barra de ttulo se muestra la barra de men, con 8
opciones adems de ayuda. Estas son de izquierda a derecha:
archiv, edicin, ver, insertar, formato, herramientas, datos,
ventanas. La ayuda, por su parte, est representada por un
interrogante.

Comenzar a trabajar con el libro y hoja de clculo

Para crear un libro de trabajo, puedo utilizar el panel de tareas.

Tambin puedo llevar acabo esta operacin de otra forma. La
primera, haciendo clic nuevo de la barra de herramienta. La
segunda atravez del men archiv, escogiendo la entra a nuevo.
Por ltimo la ms rpida, atravez del atajo del teclado Ctrl + U .
1. abrir un libro
puede hacer clic sobre el botn de la barra de herramienta, abrir.
Tambin puede hacerlo desde el men archivo, seleccionado la
misma opcin del mismo. En tercer lugar, puede utilizar el atajo del
teclado Crtl + A que le abrir directamente una ventana de
exploracin la cual podr seleccionar el archivo que le interese.

2. Formas de guardar
El modo ms rpido:
Si ests trabajando con un libro que ha sido recuperado desde el
disco duro, puede utilizar el modo rpido de guardarlo, que es
haciendo clic sobre el botn guardar de la barra de herramienta
estndar, o usando el atajo del teclado Ctrl + G . Esta opcin sobre
escribe el archivo antiguo con las modificaciones realizada.
3. Guardar en otros formatos
Observe el ltimo prrafo desplegable que aparece en la ventana
guardar como y que almacena diferentes tipos con los que trabaja
Excel. Por defecto la aplicacin guarda el libro en el formato XLC,
que es el utilizado normalmente por Excel. Pero tambin puede
convertir el archivo en otro formato que le ser til a las dems
aplicaciones.
4. Auto recuperacin
Puede configurar el periodo de tiempo con cada activacin
automtica del gestor de recuperaciones desde el men
herramienta. Escoja la ltima opcin, opciones. A continuacin,

seleccione la ficha guardar de la ventana que aparece. Active la

casilla guardar info. De auto recuperacin cada y ponga el intervalo
de tiempo que considere apropiado. Todo depender de la
importancia del documento y de la velocidad a la hora de introducir
la informacin en l.
Moverse en el rea de trabajo
5. Movimiento en toda direcciones
De forma de pre terminada cada libro presenta un total de 3 hojas y
el mtodo para pasar de una a otra el pulsando sobre su etiqueta.
Una vez seleccionado la hoja en la que deseamos trabajar, bastara
solo hacerle clic sobre cualquier celda para trabajar en ella.
El uso del teclado es uno de los elementos ms comunes para
desplazarse por la hoja. As, como las hoja de clculo no se dividen
en calculo sino en celdas las teclas Re Pag y Av Pag avanzan o
retroceden un determin de filas que variara dependiendo de
factores como el tamao y formato de celdas o la configuracin de
la apantalla. Por otro lado, otras de las teclas o combinaciones de
teclas ms comunes son las siguientes: Ctrl + fin situa al cursor en
la ltima celda modificada de la hoja.
Ctrl + inicio : sita al cursor en la primera celda modificada de la
hoja.
Inicio: sita al cursor al principio de la lnea en la que se encuentra.
Fin: sita al cursor al final de la lnea en la que se encuentra.
Las barras desplazamiento son muy efectivas para moverse por la
hoja, ya sea de izquierda a derecha, de arriba abajo, o inversa en
ambos sentidos. Por ltimo la funcin ir a del men edicin nos
permite especificar hasta que celda, regin o comentario de la hoja
deseamos desplazarnos.
6. Modos de ver
Cuenta con una serie de cursos para mejorar la visualizacin de las
hojas de clculo que son especialmente interesantes a la hora de

trabajar con documentos de gran extensin y que todo usuario

debe conocer
7. El mejor encuadre
Estas funciones de visualizacin estn en el men ver. Al hacer clic
sobre el botn principal del mouse en la opcin zoom, por ejemplo
es posible acercar y alejar la hoja de clculo que se tenga abierta
entre un 25% y un 200%; la gradacin de los diversos zooms
disponible aparecen en una nueva ventana; basta con hacer clic
con el que ms convenga y pulsar el botn aceptar para que la
visualizacin de la hoja de clculo se reduzca o ampli.
8. Fijar reas
Para movilizar una lnea o una zona en la hoja de clculo, siga estos
pasos
1. En la parte superior en la barra desplazamiento vertical con
el extremo derecho de la barra horizontal, sita el puntero
sobre el cuadro e divisin.
2. Cuando el punto adopte la forma de puntero de divisin,
arrastre el cuadro de divisin hacia abajo o hacia la izquierda
hasta la posicin elegida.
Finalmente para los paneles superior e izquierdo debe hacer clic
con el botn principal mouse en la celda situada abajo y a la
derecha en la que donde desee que aparezca la divisin. Una vez
seleccionada la zona haga clic en la opcin inmovilizar paneles
dentro del men ventana. A partir de ahora quedara
inmovilizada la zona seleccionada.
Celdas y formatos de celdas de libro y hoja de clculo.
1. Celdas de colores
Un buen diseo de tabla puede llegar a ser importante con una
buena distribucin de los datos. De este modo facilitara la
visualizacin de la estructura y ara ms comprensible la
informacin representada
2. Diseo de tabla

Cuando est dando formato a una tabla, hay ciertas normas que
debera tomara tomar en cuenta:
a) Agrupar la celdas que forman parte d en mismo conjunto de
datos por colores le ayuda a distinguir los diferentes grupos de
informacin y sus columnas ganaran presencia en la hoja.
b) Las celdas que contengan resultado pueden utilizar colores ms
vivos, de modo que la informacin ms importante llame
rpidamente la atencin de la persona que este visualizando la
tabla

1. Poner una foto de fondo

a) Abra el men formato y seleccione la opcin hoja aparecer
un nuevo submen en el que debe escoger la opcin
fondo.
b) utilice la venta de exploracin que aparece para
seleccionar cualquiera de las imgenes que almacena su
disco duro. Puede moverse de manera habitual por el
conjunto de carpeta.
c) Si despliega el cuadro tipo de archivo, podr especificar el
formato de imagen que desee insertar en su formato de
hoja.
d) Uan vez seleccionada la imagen, haga clic en aceptar y
esta se insertara en modo automtico como fondo de la
hoja.
2. Sombreado y tramas
a) Aplicar formatos
1. Si hace clic en el men formato y selecciona la opcin
celda entrara en una ventana que permite configurar el
aspecto de una o varias celdas de su hoja de calculo
2. Escoja la ficha bordes y podr definir que lneas de la
celda desea que estn subrayada. En el cuadro borde
puede indicar las aristas de las celdas que aparecen
marcadas. Puede subrayar cualquiera de los lados de la
celda de manera independiente. Incluso puede aadir
una lnea diagonal que traviese la celda, para dar as la
sensacin de que se trata de un valor tachado.

3.Colores y tramas
Si seleccione la ficha trama de la ventana formato de celdas podr
aadir el color de fondo a la celda activa. Dispone de una completa
paleta de colores de donde podr escoger aquel que se adecue
mejor al tipo de informacin representada.
4. definir estilo
Abra el men formato y seleccione la opcin estilo que encontrara
al final del mismo. Desde esta ventana puede configurar los
diferentes formatos que valla a utilizar en su hoja de clculo. Si
despliega el cuadro nombre del estilo, podr ver todos los estilos
prefinidos que incorpora Excel. Cada uno de ellos estn formados
por 7 propiedades como puede ver en la zona el estilo incluye. Si se
sita en uno de los estilos y hace clic sobre el botn modificar,
volver a la ventana formato de celda, que le permitir cambiar las
propiedades de ese estilo.

Referencia de celdas
Tipo de copiado

Cuando copio el contenido de una celda sobre otra, y este

contenido no es un valor fijo si no una formula, la referencia de
esas frmulas son actualizadas a la nueva posicin que ocupara. De
este modo si una celda A contiene una formula que hace referencia
a las 2 celdas que estn por encimas de ella, A Y A , al copiar el
contenido en una celda B, los parmetros de esa nueva frmula ara
referencia a la celda B Y B por encima de la segunda.