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Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un
smbolo diferente que contiene una breve descripcin de la etapa de proceso. Los smbolos grficos del flujo del
proceso estn unidos entre s con flechas que indican la direccin de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripcin visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la
relacin secuencial ente ellas, facilitando la rpida comprensin de cada actividad y su relacin con las dems, el
flujo de la informacin y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el nmero de
pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales Facilita tambin la seleccin de indicadores de
proceso
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Las actividades de anlisis y diagramacin de procesos ayudan a la organizacin a comprender cmo se estn
desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo que constituyen el primer paso para mejorar las prcticas
organizacionales.
Diagramar es establecer una representacin visual de los procesos y subprocesos, lo que permite obtener una
informacin preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y los de sus actividades.
La representacin grfica facilita el anlisis, uno de cuyos objetivos es la descomposicin de los procesos de
trabajo en actividades discretas. Tambin hace posible la distincin entre aquellas que aportan valor aadido de las
que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del proceso o al resultado deseado. En este
ltimo sentido cabe hacer una precisin, ya que no todas las actividades que no proveen valor aadido han de ser
innecesarias; stas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer ms eficaces las funciones de
direccin y control, por razones de seguridad o por motivos normativos y de legislacin.
Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo de procesos como un instrumento primordial para la
correcta gestin de los procesos.
La realizacin de un diagrama de flujo es una actividad ntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es
por s mismo un componente esencial en la gestin de procesos.
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Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organizacin) son difciles
de comprender, amplios, complejos y confusos; con mltiples puntos de contacto entre s y con un buen nmero de
reas funcionales, departamentos y personas implicadas. Un modelo una representacin de una realidad compleja)
puede dar la oportunidad de organizar y documentar la informacin sobre un sistema. El diagrama de flujo de
proceso constituye la primera actividad para modelar un proceso.
Pero qu es un modelo? Un modelo es una representacin de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una
descripcin lo ms exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en l.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representacin grfica (diagrama de flujo de proceso), pueden
apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los
puntos de contacto con otros procesos, as como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los
problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora.
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