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ESTUDIOS PREVIOS

GESTION DOCUMENTAL
Dependencia
Estudio:

que

Responsables:

elabora

el

Subdireccin
Administrativa

Financiera

Carlos Arturo Rueda


Jonathan Ramirez Guerrero

1.
ANLISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
1.1. DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD
El Fondo de Prestaciones Econmicas Cesantas y Pensiones FONCEP es un
establecimiento pblico del orden Distrital, creado mediante Acuerdo 257 de
Noviembre 30 de 2006 del Concejo Distrital de Bogot, el cual tiene las siguientes
funciones bsicas:
a. Reconocer y pagar las cesantas de las servidoras y servidores pblicos del
Distrito Capital.
b. Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los
organismos del Sector Central y las Entidades descentralizadas a cargo del
Fondo de Pensiones Pblicas de Bogot y reconocer y pagar las
obligaciones pensionales que reconozca a cargo de las entidades del nivel
central y las entidades descentralizadas, que corresponda, de acuerdo con
los mecanismos legales establecidos.
El FONCEP, consciente de la importancia de proteger la memoria institucional,
tener una excelencia organizacional y satisfacer oportunamente a todas las
personas para que puedan acceder a los documentos pblicos, as como dar
cumplimiento a la normatividad vigente, tiene como objetivo la implementacin de
un sistema que responda eficientemente a las expectativas de la gestin de
informacin y documentacin.
Dentro del marco reglamentario dispuesto para tal fin, en el Decreto 514 de 2006,
es obligacin de todas las entidades distritales, contar con un Subsistema Interno
de Gestin Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Informacin
Administrativa del Sector Pblico, fortalecer la organizacin de sus sistemas de
informacin mediante programas eficientes y actualizados de administracin de

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documentos y archivos, en consonancia con el artculo 161 de la Ley 594 de 2000,


como herramienta fundamental de gestin.
Lo anterior se ve enmarcado dentro del Plan de Desarrollo 2012 2016: Bogot
Humana, que en su captulo IV, eje 3: Una Bogot que defiende y fortalece lo
pblico, busca defender lo pblico y lograr una gestin que garantice procesos
participativos que propendan por la toma de decisiones ampla e informada por
parte de la ciudadana para la mejor gestin de la ciudad. De esta manera se
busca mejorar la prestacin de los servicios y la satisfaccin de las necesidades
de los ciudadanos utilizando de forma novedosa y adecuada las tecnologas de la
informacin y de las comunicaciones.
Dentro de los objetivos de este eje se encuentran: 3. Recuperar la confianza
ciudadana en las instituciones del Distrito Capital. Combatir la corrupcin a travs
de un trabajo coordinado y transparente entre instituciones y ciudadana,
fomentando una tica pblica, promoviendo el control preventivo, la eficiencia en
la gestin pblica,..; 5. Garantizar una estructura administrativa distrital eficiente
y comprometida con las necesidades de la ciudadana. Fortalecer el desarrollo
misional y operativo de las entidades distritales, para aumentar sus niveles de
eficiencia y eficacia e incentivar a las servidoras y servidores pblicos en el
compromiso con la ciudad y el trabajo en equipo;. De igual modo, implementar
el uso de las TIC en la unificacin y articulacin de la informacin y produccin de
conocimiento entre entidades;..
Es tal la preocupacin por esta administracin por los temas de gestin oportuna,
transparente, eficiente y eficaz que esto se ve enmarcado dentro de las
estrategias propuestas, en el numeral 9: Fortalecer la estructura administrativa
distrital y la capacidad tcnica y operativa de las entidades
As, se convierte en una prioridad y una necesidad para el FONCEP el contar con
la informacin de forma tal que permita mejorar la eficiencia, dado que uno de los
factores ms relevantes es la adecuada gestin documental de la entidad. Esto,
por cuanto el concepto archivo, ha pasado de ser una simple funcin de
almacenamiento de documentos a todo un proceso que requiere una
1

Ley 594 de 2000: artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las entidades
pblicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las
entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y
conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.

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infraestructura tcnica, tecnolgica y fsica, y que es la columna vertebral de la


informacin y la administracin de la entidad.
De esta manera se hace indispensable Disear, implementar, y ejecutar el
Sistema de Gestin Documental de forma tal que no slo se garantice la adecuada
administracin y gestin a los documentos, sino que se garantice su disponibilidad
para su mejor consulta interna y para brindar servicios cada vez ms eficientes a
la comunidad de una Bogot que trabaja por la poblacin ms vulnerable: La de la
Tercera Edad.
Es por esto que, dentro del proyecto de Gestin Institucional presentado por el
FONCEP y registrado en el Banco Distrital de Proyectos, se encuentra un
componente del Sistema de Gestin Documental, el cual apunta, entre otros, a:
Asegurar la infraestructura Fsica y administrativa, que le permita a la
entidad ejecutar sus funciones a travs de procesos que garanticen la
eficiencia, eficacia y efectividad en el servicio.
Garantizar la implementacin y ejecucin de un sistema de gestin
documental que cumpla con los requisitos legales y que le aporte a la
entidad los elementos necesarios para mejorar sus procesos internos
hacindolos ms eficientes y efectivos, ofreciendo as las condiciones
adecuadas para la recepcin, administracin y manejo de las historias
laborales de las entidades liquidadas del Distrito Capital, lo cual se dar en
las ltimas etapas de la implementacin del Sistema de Gestin
Documental.
Garantizar una infraestructura tecnolgica que se encuentre al nivel de los
estndares tecnolgicos Distritales y Nacionales, y que responda a la
preocupacin de reducir trmites, mejorar servicios, minimizar costos y
hacer ms eficientes los procesos.
Ofrecer servicios con excelencia que satisfagan las expectativas de
nuestros clientes y contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de sus
familias, todo a travs de la aplicacin de sistemas de gestin que
garanticen al FONCEP procesos transparentes y ajustados al esquema de
Gestin Distrital, dentro de lo cual se contempla las auditoras a los
expedientes de cuotas partes y de cartera hipotecaria.
Dentro de este proyecto se contempl, para una adecuada implementacin del
Sistema de Gestin Documental, una puesta en marcha del mismo a partir de
etapas sucesivas que llevaran a una organizacin y digitalizacin de la informacin
que reposa actualmente en los archivos fsicos de la entidad, a una custodia de los

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documentos histricos de trascendencia para la entidad y a la implementacin de


Oficina sin papel como una manera eficiente, econmica, y ambientalmente
sostenible de gestionar lo pblico a partir de las nuevas tecnologas y el desarrollo
de las actividades con responsabilidad social ambiental.
De esta manera, dentro de las metas propuestas para este proyecto se encuentra
la de gestionar 20.000.000 folios de archivos de una manera adecuada que
garantice su apropiada disposicin final y almacenamiento, esto a travs de la
implementacin de diferentes etapas (Una por ao), las cuales responden a las
restricciones tcnicas y presupuestales propias del tema.
1.2. CONVENIENCIA:
Definicin tcnica de la forma en que la entidad puede satisfacer la
necesidad
Las reas misionales y administrativas del FONCEP en cumplimiento de sus
funciones conforman, generan y tramitan tanto documentos como expedientes en
las diferentes etapas de reconocimiento de pensiones, informes, contratos,
rdenes de pago, correspondencia externa e interna y dems soportes que
evidencian las labores adelantadas y las decisiones adoptadas sobre diferentes
temas, observando fsicamente que las dependencias mantienen un elevado
volumen de documentos que demandan un manejo organizado bajo el
cumplimiento de normas y tcnicas archivsticas que garanticen su seguridad,
conservacin y acceso a la informacin, y teniendo en cuenta que la Entidad no
cuenta con la infraestructura necesaria y adecuada para mantener el control de las
unidades documentales, adicionalmente no dispone de personal suficiente para
encargarse de la administracin y actualizacin de dichos archivos en un punto
nico de control.
El FONCEP presenta deficiencias de espacio e infraestructura, y no cuenta con un
rea fsica suficiente para el adecuado almacenamiento de sus archivos.
As las cosas y como quiera que la Subdireccin Financiera y Administrativa
coordina el proceso de administracin integral y custodia del archivo de la entidad,
se requiere contratar con personas naturales o jurdicas idneas que cumplan con
los siguientes aspectos:
Optimizar la bsqueda de informacin en los archivos y propender porque
se reduzca el trfico de papeles al convertir stos en archivos digitalizados
de fcil consulta y acceso desde cualquier ubicacin y equipo.
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Garantizar la proteccin de documentos frgiles y de los expedientes


conformados en las diferentes etapas del reconocimiento y pago de las
prestaciones econmicas en pensiones y cesantas.
Asegurar que un mayor nmero de personas o usuarios consulte los
documentos de forma gil y en el menor tiempo. La posibilidad de hacerlos
circular electrnicamente a travs de la red de Internet creando en la web
de el FONCEP sitios o medios de consulta de los documentos, lo que los
hace accesibles simultneamente en diferentes lugares.
Evitar impresin, reproduccin, y fotocopiado innecesario de material.
El Foncep est comprometido en la implementacin de la Directiva Cero papel
entendiendose como la centralizacin de los archivos de gestin, cuyos
responsables siguen siendo los jefes de cada una de las oficinas, con el fin de
descongestionar las oficinas de papel, as mismo, dar cumplimiento a las normas
del Sistema de Gestin Ambiental de la entidad.
.
1.3. OPORTUNIDAD:
Es de vital importancia para el desarrollo administrativo de la entidad y en aras de
dar cumplimiento a la misin del Foncep realizar este proceso de contratacin, es
necesario proteger tanto la memoria institucional como la memoria histrica
documental en el reconocimiento y pago de las pensiones y prestaciones
econmicas en el distrito capital; tener una excelencia organizacional y satisfacer
oportunamente a los ciudadanos para que puedan dar cumplimiento a su derecho
constitucional de acceder a los documentos pblicos, dar obediencia a la
normatividad vigente, teniendo como objetivo claro la implementacin de un
Sistema de Gestin Documental que responda eficientemente a las necesidades y
expectativas que en gestin de informacin y documentacin presenta la entidad.
2.

DESCRIPCIN DEL OBJETO, OBLIGACIONES E IDENTIFICACIN DEL


CONTRATO A CELEBRAR

2.1. EL OBJETO A CONTRATAR


Contratar la prestacin de servicios especializados para el Fondo de
Prestaciones Econmicas, Cesantas y Pensiones FONCEP descritos en
los siguientes tems:

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tem No. 1

Organizacin documental de expedientes que conforman


el fondo documental de la subdireccin de Prestaciones
Econmicas: expedientes pensionales activos, cuotas
partes, bonos pensionales, en cumplimiento del acuerdo
06 de 2011 del Archivo General de la Nacin.

tem No. 2

Digitalizacin e indexacin de de expedientes que


conforman el fondo documental de la subdireccin de
Prestaciones Econmicas: pensionales activos, cuotas
partes y bonos pensionales.

2.2. ALCANCE DEL OBJETO CONTRACTUAL


tem No. 1

tem No. 2

Comprende:
1. Organizacin de 470 metros lineales que conforman
aproximadamente 13500 expedientes de conformidad
con los lineamientos sealados por el Foncep y por las
normas archivsticas.
2. Entrega de los expedientes debidamente organizados
Comprende:
1. Recibir los expedientes fsicos organizados
2. Digitalizar folio a folio y por ambas caras en caso de ser
necesario
3. Conformar los expedientes digitalizados
4. Realizar la captura de los tipos documentales y de los
campos a capturar suministrados por el Foncep
5. Devolucin de los expedientes organizados
6. Migrar al software que proporcione el FONCEP, los
documentos escaneados para que puedan ser
consultados electrnicamente y queden almacenados en
el sistema que la entidad proporcione para tal fin.

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2.3. OBLIGACIONES:
2.3.1 OBLIGACIONES GENERALES: El CONTRATISTA en desarrollo del
presente contrato tendr, adems de los derechos y obligaciones contenidas en la
ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, el Decreto 0734 de 2012,
Acuerdo No. 037 de 2002 y dems normas regulatorias, las que se enuncian a
continuacin:
1. Informar por escrito a la Responsable de pagos de la Entidad, el nmero de
una cuenta bancaria o de ahorros en la cual el FONCEP deber consignar
los respectivos pagos a que haya lugar dentro de la ejecucin del Contrato.
El FONCEP no estar obligado a tramitar pago alguno mientras no se de
cumplimiento a este requisito.
2. Desarrollar el Contrato acorde con lo establecido en el artculo 5 de la Ley
80 de 1993.
3. EL Oferente, se compromete expresamente a cumplir con lo establecido en
la Resolucin 1677 de mayo 16 de 2008 por la cual se sealan las
actividades consideradas como peores formas de trabajo infantil y se
establece la clasificacin de actividades peligrosas y condiciones de trabajo
nocivas para la salud e integridad fsica o psicolgica de las personas
menores de 18 aos de edad, proferida por el Ministerio de Proteccin
Social.
4. Ejecutar el objeto del contrato en los plazos establecidos, bajo las
condiciones econmicas, tcnicas y financieras estipuladas en las clusulas
correspondientes, y de acuerdo con la propuesta presentada.
5. Atender las sugerencias y condiciones establecidas por el supervisor y/o
interventor del contrato o por la persona (as) que designe el FONCEP, para
tales efectos y suscribir los informes de ejecucin contractual a que haya
lugar.
6. Salvaguardar la informacin confidencial que obtenga en desarrollo de sus
actividades, salvo requerimiento de autoridad competente.
7. Constituir la garanta a favor del FONCEP en los trminos establecidos en
este documento y mantenerla vigente durante el trmino determinado en los
presentes pliegos, por los valores y con los amparos previstos en el mismo.
8. Pagar por su cuenta y riesgo exclusivos, todos los salarios, prestaciones
legales y extralegales, afiliacin al sistema de seguridad social, cobertura
en riesgos profesionales, pago de parafiscales, suministro de uniformes,
elementos de higiene del personal vinculado por contrato laboral, segn lo
estipulado en el Cdigo Sustantivo del Trabajo y dems normas
relacionadas.

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9. Acreditar mediante certificacin el pago mensual a los aportes parafiscales


expedidos por el revisor fiscal o del representante legal donde se certifique
el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el artculo 50 de la Ley
789 de 2002.
10. Allegar la certificacin del cumplimiento del pago de los aportes al Sistema
General de Seguridad Social y contribuciones parafiscales de ley de sus
empleados.
11. Asumir, por su cuenta y riesgo exclusivos, la carga laboral y prestacional en
su calidad de empleador directo y dar estricto cumplimiento a las
disposiciones legales vigentes sobre la materia.
12. Supervisar el correcto desempeo de sus empleados o personas
destinadas para la prestacin del servicio contratado.
13. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecucin del contrato, evitando
dilaciones y en trabamientos que pudieran presentarse.
14. El Contratista ser el nico responsable del cumplimiento de sus
obligaciones fiscales y tributarias en los trminos de Ley.
15. Para efectos del cumplimiento del contrato, el contratista se compromete a
cumplir las obligaciones previstas en las disposiciones legales vigentes que
regulan el contrato
16. Las dems que se deriven de la naturaleza del presente contrato y que
garanticen su cabal y oportuna ejecucin.
2.3.2 OBLIGACIONES ESPECFICAS:
1. Cumplir con idoneidad y oportunidad la ejecucin del presente contrato, de
acuerdo con las especificaciones tcnicas contenidas en la oferta sobre los
requerimientos tcnicos.
2. Elaborar y presentar para aprobacin del interventor el cronograma
detallado de las actividades a desarrollar. Esta actividad deber hacerse
en los primeros 10 das de ejecucin del contrato.
3. Organizar y foliar la totalidad de los expedientes pensinales activos,
ofertados de acuerdo con las directrices establecidas en el acuerdo 06 de
2011 del Archivo General de la Nacin, referente a la organizacin de
expedientes de pensiones,
4. Suministrar los equipos de hardware y software (equipos de cmputo,
incluyendo cables de red, escneres, lectores de cdigo de barras y dems
equipos necesarios para administrar el objeto del contrato).
5. Digitalizar e indexar la totalidad de los expedientes pensinales activos
ofertados de acuerdo con la cantidad de imgenes ofertadas, en formato
PDF/A, cuya informacin escaneada, debe ser migrada y cargada a la
base de datos del FONCEP, garantizando una ptima visualizacin, de

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acuerdo con la circular 005 de 2012, emanada por el Archivo General de la


Nacin y la Gua de procedimientos para la Digitalizacin de archivos
emanada por el Archivo de Bogot.
6. Suministrar los bienes, elementos y soluciones requeridos (ver el punto
relacionado con Equipos y elementos requeridos) para la adecuada
entrega, instalacin y puesta en marcha del objeto del presente contrato.
7. Contar con el personal necesario y capacitado para el desarrollo del
contrato, el cual no debe tener antecedentes penales ni disciplinarios.
8. Entregar con la periodicidad establecida en el cronograma los productos
desarrollados en el marco del contrato.
9. Permitir la prctica de seguimiento y control que sea solicitado por EL
FONCEP.
10. Cumplir satisfactoriamente con la aplicacin de la normatividad Archivstica
aplicable al FONCEP.
11. Acatar las instrucciones que le imparta el o los supervisores del contrato.
12. Las dems contenidas en el presente contrato, en la Oferta y en los
Estudios de Conveniencia y Oportunidad documentos que hacen parte
integral del presente proceso.
2.3.3 Por Parte del FONCEP
Con ocasin del contrato suscrito, el FONCEP se compromete a:
Pagar al CONTRATISTA la remuneracin por los servicios objeto del
contrato.
Hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos
que de l forman parte.
Brindar las condiciones fsicas, de espacio y puestos de trabajo (no incluye
equipos de cmputo y dems herramientas tecnolgicas, ni suministros)
necesarios para el desarrollo del presente trabajo, en las instalaciones que
el FONCEP destine para el desarrollo de las labores propias del contrato.
El (Los) supervisor (es) verificara (n) mensualmente, el cumplimiento y la
calidad de los servicios del CONTRATISTA, con el fin de establecer que los
mismos se presten en la forma y oportunidad debida y cumplan con las
condiciones de calidad requeridas por el FONCEP.

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Cancelar al Contratista oportunamente el valor del Contrato en la forma,


plazos y condiciones que se indican en el mismo.
Dar respuesta oportuna a travs del Supervisor del Contrato a las
peticiones del Contratista.
Aprobar oportunamente la Garanta nica.
Las inherentes a la naturaleza del Contrato y las contempladas en el
artculo 4 de la Ley 80 de 1993.

2.4 IDENTIFICACIN DEL CONTRATO A CELEBRAR


El contrato que emane del proceso de seleccin ser de PRESTACION DE
SERVICIOS, para el desarrollo de la actividad relacionada con la misin o
funcionamiento de la entidad. En ningn caso y para ningn efecto el contratista
y/o sus dependientes tendrn relacin laboral con el FONCEP.
3.

FUNDAMENTOS JURDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE


SELECCIN

3.1. FUNDAMENTOS DEL PROCESO Y MODALIDAD DE SELECCIN


De conformidad con lo dispuesto en el artculo 30 de la Ley 80 de 1993, en el
numeral 1 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, y en el Decreto 734 de 2012,
artculo 3.1.1 numeral 1, la modalidad de seleccin del contratista corresponde a
Licitacin Pblica, teniendo en cuenta que las necesidades a satisfacer
corresponden a servicios que poseen especificaciones tcnicas y comparten
patrones de desempeo y calidad, y que la entidad no slo requiere ponderar el
factor econmico, sino los aspectos que puedan garantizar la calidad, ponderacin
que se encuentra soportada en puntajes o frmulas sealadas en el pliego de
condiciones.
La seleccin se llevar a cabo mediante Licitacin Pblica, cuya oferta ms
favorable y conveniente para el FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS,
CESANTAS Y PENSIONES - FONCEP ser seleccionada con fundamento en los
criterios de ponderacin de los elementos de calidad y precio soportados en
puntajes frmulas contenidas en el pliego de condiciones.

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4. ESPECIFICACIONES TCNICAS MINIMAS


El propsito de este captulo es dar a conocer las caractersticas tcnicas mnimas
y las actividades a realizar para el cumplimiento del objeto contractual.
Las siguientes son las actividades mnimas que deben realizar los proponentes
para la Organizacin y Digitalizacin del fondo documental de expedientes de la
Subdireccin de Prestaciones Econmicas, aplicando lo establecido en el acuerdo
006 de 2011 del AGN y la circular No. 05 de 2012 emanados por el Archivo
General de la Nacin.
Para el desarrollo ordenado de la intervencin del presente proceso se establecen
los siguientes tems que se describen a continuacin:

TEM 1. Organizacin documental de expedientes que conforman el fondo


documental de la subdireccin de Prestaciones Econmicas:
Siguiendo los criterios archivsticos para la organizacin de los archivos de
gestin, de acuerdo con la ley 594 de 2.000 y los acuerdos nmeros 042 de 2002,
acuerdo 037 de 2002 y 06 de 2011 del Archivo General de la Nacin, a
continuacin se presentan los parmetros a tener en cuenta para dicha
organizacin
ACTIVIDADES A DESARROLLAR ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES DEL FONDO
DE PRESTACIONES ECONOMICAS, CESANTAS Y PENSIONES
El FONCEP asignar un espacio fsico de oficinas y un rea de depsito libre de aprox. 240 M2
en la sede de la bodega en Puerta del Sol, ubicada en lamos en la ciudad de Bogot, para
llevar a cabo el objeto del contrato. Este deber ser adecuado por el Contratista en cuanto a
los equipos, insumos y personal necesarios para la ejecucin del contrato.
1 Entrega por parte de EL FONCEP de los expedientes objeto de la organizacin a la
firma contratada debidamente inventariados en formato Excel (formato nico de
inventarios). Se estiman que se deben organizar 450 metros lineales que corresponden
aproximadamente a 13500 expedientes a la finalizacin del contrato. Las cantidades
sern entregadas conforme al cronograma aprobado por las partes estableciendo
nmero de expedientes prestados por semana y tiempos de devolucin de los mismos

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por parte de la firma contratada.


Para todos los efectos del presente contrato, se entiende que el metro lineal es
equivalente a 5 cajas X-200, cuya medida de cada caja es de 20 cm.
El contratista deber indicar en el plan de trabajo el nmero de personas con las que
ejecutar el contrato, sus roles y funciones, as como el tiempo de dedicacin a las
labores del contrato y especificar cuantos turno laborar para el cumplimiento en
trminos de tiempo y calidad.
Se debe tener en cuenta que corresponde a un archivo de gestin, es decir, los
expedientes pensinales activos son solicitados por los usuarios tanto internos como
externos tenindose que registrar y controlar dichos prstamos, sin permitir que se
descontrole el inventario y/o unificacin de expedientes. Estas actividades sern
coordinadas con el funcionario encargado del archivo del FONCEP.
Llevar a cabo la unificacin y organizacin fsica de los expedientes pensinales. Para
tal efecto, se debern organizar los documentos que se encuentran en los archivos, de
conformidad con el Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002 y Acuerdo 06 de 2011, del
Archivo General de la Nacin y en concordancia con el manual de archivo del FONCEP.
se debern desarrollar las siguientes actividades:

3.
1

ORGANIZACIN DE LOS EXPEDIENTES


A. Verificacin e incorporacin de documentos los cuales se encuentran en carpeta
independiente al expediente. (1536 cajas x-200, 307 mts. L.)
B. Incorporar los documentos que se encuentran en las dependencias misionales de
la entidad, los cuales sern transferidos al archivo central. (20 cajas x-200, 4 mts.
L.)
C. Para los anexos como, CDs, DVD, o cualquier objeto del cual se hable en el
documento principal, se debe extraer dejando en su lugar un testigo- indicando el
nmero de unidades anexas en cada tipo. Estos se podrn conservar en una
unidad plstica en polipropileno u otro polmero qumicamente estable, que no
desprenda vapores cidos o contenga molculas cidas retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservacin contendr solo un disquete o CD y se
llevar a aquella seccin del archivo que se haya dispuesto para conservar
documentos en distintos formatos, de conformidad con acuerdo 011 de 1996 y
acuerdo 037 del 2002, del Archivo General de la Nacin.
D. De igual forma se debe introducir en fundas (Melinex) aquellos documentos
deteriorados o que se encuentren en soportes de papel con acidez o que su
tamao sea inferior a tamao carta (documentos papel peridico, papel qumico,
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3.
2

acuses de entrega de correo entre otros)


E. Adems se debe sacar fotocopia de aquellos documentos que se encuentran en
papel qumico, e incorporar el original y la fotocopia en la bolsa melinex
ubicndola al interior del expediente en su orden respectivo.
F. La incorporacin de los documentos al interior de las carpetas debe realizarse
teniendo en cuenta el tamao oficio independientemente de la dimensin del
papel, sea carta u oficio. En el caso que un documento no alcance a tener las
dos perforaciones debido a su tamao, se proceder a lo enunciado en el
numeral (D).
G. Identificar cada una de las carpetas con el nombre de la serie documental.
H. La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los
expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua
de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y
la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.
I. Los tipos documentales que integran los expedientes, estarn debidamente
foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control
J. Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su
ubicacin y recuperacin.
K. De conformidad con el artculo 5 del acuerdo 006 de 2011, se debe tener en
cuenta para la organizacin de expedientes, el diligenciamiento de la hoja de
control para registrar los documentos que conforman el expediente.
L. De igual forma para la organizacin de los tipos documentales en el expediente,
se debe tener en cuenta el articulo 3 y 4 del acuerdo 006 de 2011.
M. Retirar ganchos, recuperacin de bordes y desdoble de hojas, como mnimo,
dentro de la actividad de alistamiento.
N. Preparar fsicamente los documentos que estn rotos o presenten rasgaduras, lo
que es un requisito previo para el proceso de digitalizacin. Si los documentos
se encuentran totalmente rasgados e imposible de realizar el Alistamiento para
la digitalizacin en equipos de escner con sistema de alimentacin para
documentacin masiva, se debe contar con escner de cama plana para poder
digitalizar este tipo de documentos.
En el evento que durante el proceso de organizacin documental de expedientes
pensinales activos, se evidencie biodeterioro por cualquier tipo de agente
(microorganismos, insectos o roedores), se debe informar inmediatamente al supervisor
del contrato, con el fin de aislarla, (empacar en papel Kraft o peridico) y posterior
sometimiento al proceso de desinfeccin. Esta documentacin se debe identificar en el
Formato nico de Inventario documental, en la columna de observaciones como
Material Infectado

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3.3

Para realizar la foliacin o enumeracin de los documentos contenidos en un


expediente es necesario que se tengan en cuenta las siguientes especificaciones:
a. Utilizar lpiz de mina negra y blanda (HB) para numerar desde uno en adelante.
b. La numeracin debe ser ordenada consecutiva y debe ubicarse en la esquina
superior derecha de la hoja, como se lee el documento, de una manera legible y
sin enmendaduras.
c. Si los documentos se encuentran correctamente foliados, no se debe realizar una
nueva numeracin.
d. Si se detecta algn error en la numeracin, deben numerarse de nuevo tachando
la anterior.
e. Los folios o documentos que se encuentren totalmente en blanco (por ambas
caras), es decir, que no tengan informacin, se deben extraer de la carpeta.
f. Los planos, mapas, peridicos o cualquier documento que est doblado, se
numerar como un solo folio
g. Los folletos, boletines, cartillas, etc., deben numerarse como un solo folio y en
orden consecutivo.
h. La documentacin abarca todos los folios incluyendo recibos, peridicos, planos,
etc.
i. Aquellos que estn cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse y se
foliarn en su orden. Esta caracterstica hace referencia al procedimiento de
foliacin de expedientes.
j. Cada expediente de un mismo asunto, podr estar contenido en varias unidades
de conservacin de acuerdo con el volumen de la misma. La foliacin debe ser
consecutiva de 1 a N independientemente del nmero de carpetas que tenga, por
ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.

El contratista ser el responsable de proveer todos los insumos necesarios para la buena
ejecucin de esta actividad. Como cajas, Fundas multitaladro (Melinex), ganchos y carpetas,
cuando sea necesario.
ITEM 2.
DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES DEL FONDO DE PRESTACIONES
ECONOMICAS, CESANTAS Y PENSIONES
ACTIVIDADES A REALIZAR DIGITALIZACION
El FONCEP asignar un espacio fsico de oficinas y un rea de depsito libre de aprox. 162
mts2 en la sede de la sede lamos en Bogot, para llevar a cabo la digitalizacin de los
expedientes. Este deber ser adecuado por el Contratista en cuanto a los equipos, insumos y
personal necesarios para la ejecucin del contrato.

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DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES
Para realizar el escaneo se deben tener en cuenta, entre otras, las siguientes
condiciones:
a. Si un folio identificado y/o radicado bajo un nmero de radicacin determinado
tiene ms de una (1) pgina relacionada con el mismo nmero de radicacin, tales
pginas deben asociarse al nmero de radicacin que lo contiene.
b. La cantidad de pginas que se encuentran contenidas en un expediente, deben
coincidir con el total de imgenes escaneadas para ese expediente.
c. Separar los documentos que se encuentren repetidos en los expedientes objeto
del servicio de escaneo. Para realizar la separacin de los documentos repetidos
se debern tener en cuenta los criterios que fije el rea Administrativa y el
Archivo de FONCEP y la dependencia responsable de los expedientes quienes
asignarn a un funcionario para la verificacin de dicha labor.
d. Llevar a cabo el control de calidad necesario para que los folios escaneados
puedan garantizar su posterior visualizacin e impresin, es decir la imagen al
visualizarse no debe ser borrosa ni difusa de tal manera que al compararla contra
el original debe mostrar el contenido o representacin del mismo. No obstante la
calidad de la imagen est sujeta a la calidad del documento fsico, casos en que
los supervisores evaluarn el resultado. Sin embargo, estos deben permitir su
reproduccin por pantalla o impresin con similar calidad de la fuente original.
e. Garantizar que los documentos originales entregados por FONCEP, no sean
modificados, ni alterados, de tal manera que cuando se reproduzcan, su contenido
coincida exactamente con el documento que obra en el expediente fsico.
f. El formato aceptable para el almacenamiento es: PDF.
g. Nombrar y/o identificar los documentos escaneados de acuerdo con la serie
documental.

2.

Realizar el escaneo de los folios seleccionados y aprobados para ello. Las imgenes,
grficas y/o fotos deben ser escaneados en formato PDF/A garantizando una ptima
visualizacin, es decir la imagen al visualizarse no debe ser borrosa ni difusa de tal
manera que al compararla contra el original debe mostrar el contenido o representacin
del mismo. Su escaneo puede realizarse en escala de grises o a color.

3.

Entregar los documentos escaneados en una copia de seguridad, en CINTAS LTO5


debidamente rotulada, identificando el contenido de cada medio. Repetir a su costa los
discos que no superen el control de calidad y que no fueron aprobados por FONCEP
por contener errores.

4.

El contratista debe realizar los respectivos y suficientes controles de calidad de


imgenes para la entrega al FONCEP quien realizar mediante muestreo las pruebas

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necesarias, acordando en el acta de tcnica de comit, cul ser el procedimiento de


seleccin y devolucin total de imgenes no aprobadas.
5.

Los documentos digitalizados debern ser revisados y aprobados por el personal que
FONCEP designe para ello o directamente por los Supervisores del contrato.

6.

Los escneres, computadores y su respectivo software controladores de dispositivos


de Hardware, equipos de comunicaciones, redes de datos, entre otros, que se
utilizarn en la operacin y ejecucin del contrato, deben ser suministrados por el
contratista.
Los anteriores equipos deben ser compatibles con el Sistema de Informacin de
Gestin Documental ORFEO (http://www.orfeogpl.org )
CARACTERISTICAS DE LA CAPTURA:
Resolucin. 300 dpi
Profundidad de Bits: Escala de grises
Estructura de ficheros: Pagina mltiple
Tamao promedio de archivo. PDF 150K a 210K por hoja
Reconocimiento ptico de caracteres: PDF
Escala: 100% Tamao real
Formato de grabacin: PDF
Correccin de orientacin 10%
Alimentacin automtica o manual: Se puede utilizar la bandeja automtica
para los documentos que estn entre el 95% y 100% de su estado. En los
dems documentos se debe utilizar cama baja
CARACTEARISTICAS FUNCIONALES Y DE OPERACIN
El proceso debe ser realizado bajo el esquema documental de la entidad ordenado y
radicado a nivel de Serie, Subserie y Tipos documentales.
Nomenclatura de carpetas: El proceso debe ser realizado bajo el esquema
documental de la entidad, conformado a nivel de expedientes
Nomenclatura de ficheros: El proceso debe ser realizado bajo el esquema
documental de la entidad, utilizando las herramientas y estndares del mismo.
Asignacin de ndices: El proceso debe ser realizado bajo el esquema
documental de la entidad, conformado a nivel de tipos documentales.
Nmero de ndices: Actualmente se est desarrollando la codificacin de cada
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ndice para la serie de expedientes pensionales. De igual forma se debe


tener en cuenta el artculo 4 del acuerdo 006 de 2011 del AGN, referente a
los tipos documentales para los expedientes pensionales.
7.

FONCEP pondr a disposicin del contratista y para la ejecucin del respectivo


contrato, los servidores centrales IBM 360 M4, configurados en RACK, bajo la
plataforma ORACLE ESTNDAR versin 11, y una parte del sistema de
almacenamiento SAN, con una librera de respaldo se tiene un canal dedicado de
1000K bajo el sistema operativo LINUX y el software ORFEO, con el propsito de
realizar el almacenamiento respectivo de las imgenes correspondientes a los
documentos escaneados y aprobados por la Entidad y la base de datos que relaciona el
sistema de trmites con la ruta o ubicacin electrnica de las imgenes de los
documentos escaneados.

8.

El contratista debe contar con los dispositivos de digitalizacin adecuados, los cuales
deben poseer caractersticas de buena resolucin y ptimo desempeo, de tal manera
que los documentos escaneados queden con excelentes caractersticas tcnicas para
su consulta y reproduccin. Los documentos deben estar escaneados al menos con una
Resolucin de 300 dpi.

9.

Realizar el escaneo de los folios seleccionados y aprobados para ello. Las imgenes,
grficas y/o fotos deben ser escaneados en formato PDF/A, con una resolucin de al
menos 300 dpi

10
.

El ndice o indexacin de los expedientes debe poseer al menos la siguiente


informacin:
-

Ao de Radicacin
Nmero de Radicacin
Nmero de cdula del causante o pensionado
Nombres y apellidos del causante o pensionado
Nmero de folios
Origen
Destino
Asunto.

De igual forma, se debe tener en cuenta para la respectiva indexacin de los


expedientes pensinales la codificacin que suministre la entidad para la identificacin
de cada uno de los tipos documentales, conforme a lo establecido en el numeral 4 del
acuerdo 006 de 2011 del AGN.

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VISITA TECNICA (opcional):


Para garantizar la igualdad de los posibles oferentes, y que los proponentes
puedan realizar una propuesta ajustada a la realidad, se establecer una fecha de
visita a los Archivos de la entidad en la bodega del sector de lamos en la ciudad
de Bogot, en la que se seleccionar una muestra aleatoria de 100 expedientes
pensinales activos para conocer el estado de los mismos en cuanto a:
Organizacin, Deterioro, Foliacin, Posibilidades de digitalizacin, para que con
esta informacin los proponentes elaboren su propuesta, la visita tcnica se
realizara en la fecha y hora establecida en el cronograma de la licitacin.
EQUIPOS Y ELEMENTOS REQUERIDOS:
Estarn a cargo del contratista los equipos y elementos necesarios para el
desarrollo del objeto del contrato, al igual que los elementos de seguridad
industrial que requiera el personal que desarrollar las labores pertinentes.
El contratista ser el responsable de proveer todos los insumos necesarios para la
buena ejecucin de esta actividad. Como cajas X200, ganchos legajadores
plsticos para archivo universal de 7 y 8 cms. y carpetas tapa unidas con refuerzo
en tela coleta y Kraff por dentro, impreso a una tinta, en la medida en que se
requiera
Las unidades de conservacin deben ser elaboradas en cartn neutro o aplicar al
cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto
El contratista ser responsable de proveer la dotacin necesaria de seguridad y
salud ocupacional al personal contratado para el desarrollo del proyecto (bata
manga larga, guantes, tapabocas desechables, gorros, etc.) Segn lo dispuesto en
el Decreto Ley 1295 de 1994 y en la circular 001 de 2003 del Ministerio de
Proteccin social.
De igual forma el Contratista deber adecuar los equipos necesarios para la
ejecucin del contrato en los espacios asignados por el FONCEP, para el
desarrollo del presente proyecto.
PERSONAL MNIMO REQUERIDO:
El proponente deber suministrar el personal necesario e idneo que garantice la
ejecucin del objeto contratado en el plazo y trmino de duracin del mismo, de
acuerdo al Equipo Mnimo requerido por el FONCEP en las Condiciones Mnimas

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Habilitantes.

5. ANLISIS TCNICO Y ECONMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL


CONTRATO
5.1 ESTUDIO DE MERCADO
El FONCEP realiz un estudio de precios del mercado para calcular el
presupuesto de la respectiva contratacin. Se recibi informacin de precios de
varias empresas dedicadas a prestar este servicio. De acuerdo con lo anterior el
FONCEP determin los valores unitarios promedio a precios de mercado,
obteniendo los siguientes resultados:

5.2 COSTOS PROYECTADOS:


El FONCEP realiz el siguiente estudio para la organizacin y digitalizacin de
aproximadamente 13.000 expedientes pensionales.
Para proyectar los costos totales de la implementacin del Proyecto del Sistema
de Gestin Documental, que cumpla con los estndares de calidad y la
normatividad vigentes, se realiza la proyeccin con base en los valores unitarios
promedio del estudio de mercado y de los estimados establecidos por el rea
Administrativa del FONCEP, luego de un trabajo exhaustivo de levantamiento de
informacin en las diferentes dependencias de la entidad, estimado el tiempo del
sondeo y de realizacin del proceso obteniendo los siguientes resultados;
En consecuencia, los costos proyectados a precios promedio de mercado y
estimados de cantidades para la implementacin total del Proyecto de Gestin
Documental asciende a la suma de $10.246.813.141 aproximadamente. Como la
estructuracin e implementacin del Proyecto del Sistema de Gestin Documental
del FONCEP es un proyecto a mediano plazo que implica su desarrollo por fases,
a continuacin se proyectan los costos asociados a la implementacin de la
Primera Fase:

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COSTOS PROYECTADOS PRIMERA FASE GESTION DOCUMENTAL

ITEM 1

ITEM 2

ACTIVIDAD

MTS.L.

Organizacin
expedientes
pensionales activos

450

ACTIVIDAD
Digitalizacin e
Indexacin
expedientes
pensionales Activos

VR/ML
$
1.750.000

IMGENES VR/IMAG.

3307500
TOTAL
Proyeccin con factores

$ 313

VR/TOTAL
$ 787.500.000

VR/TOTAL

$ 1.035.247.500
$ 1.822.747.500
$1.960.314.869

Para la implementacin de la Primera Fase, los costos proyectados a precios


promedio de mercado son del orden de $1.960.314.869 (incluido IVA)
6. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO:
El presupuesto oficial total para la vigencia y del valor del contrato es la suma de
un mil novecientos cincuenta millones trescientos diecisis mil setecientos setenta
pesos moneda corriente ($1.950.316.770), incluyendo todos los impuestos, las
obligaciones y costos directos e indirectos que se generen en la ejecucin del
mismo. Amparado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.319 y 320
Cdigo Presupuestal 3.3.1.14.03.31.0710.0236 del concepto Gestin Institucional
Gestin Documental.
7. PLAZO APROXIMADO DEL CONTRATO
El plazo del contrato corresponde a cuatro (4) meses, contados a partir del acta de
inicio, previo cumplimiento del ltimo requisito de perfeccionamiento y ejecucin,
en este plazo el contratista se compromete a entregar la totalidad de los
elementos objeto cumpliendo con todas las obligaciones establecidas en los
pliegos y el contrato. El contrato se adelantara en las sedes del FONCEP,
ubicadas en la ciudad de Bogot D.C.

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.
8. COSTOS PARA LA ENTIDAD ASOCIADOS A LA REALIZACIN DEL
PROCESO DE SELECCIN Y A LA EJECUCIN DEL CONTRATO.
8.1. Para la ENTIDAD
Para la realizacin del proceso de seleccin, as como la ejecucin del contrato, la
entidad no incurre en costos asociados.
8.2 Para EL CONTRATISTA
Del pago que realiza la entidad se efectuaran los siguientes descuentos:
1. El impuesto por recaudo estampilla Universidad Distrital, correspondiente al
1% del valor del contrato, ordenado por el Acuerdo 53 del 10 de enero de
2.002 expedido por el Concejo de Bogot, D.C. y por el Decreto Distrital
043 del 8 de febrero de 2.002.
2. Descuento del cero punto cinco por ciento (0.5%), con ocasin a la emisin
de la estampilla pro-dotacin, funcionamiento y desarrollo de programas de
prevencin y promocin de los centros de bienestar, instituciones y centros
de vida para personas mayores denominada
PRO PERSONAS
MAYORES, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo No. 188 del 20
de diciembre de 2005, emanado del Concejo de Bogot D.C.
3. Descuento del cero punto cinco por ciento (0.5%) con ocasin a la emisin
de la estampilla PRO CULTURA, de conformidad con lo dispuesto en el
Acuerdo No. 187 del 20 de diciembre de 2005, emanado del Concejo de
Bogot D.C.
4. Los dems, inherentes relacionados con la actividad econmica del
proponente, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Tributario y
dems normas.

9. FORMA DE PAGO
El FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS CESANTAS Y PENSIONES
FONCEP cancelar al o los CONTRATISTA(S) el valor del o de los contrato(s) que
se suscriban como resultado del presente proceso de seleccin en moneda legal

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Colombiana, una vez se encuentre aprobado el P.A.C. (Programa Anual


Mensualizado de Caja) de la siguiente manera de acuerdo a cada ITEM, as:
1. El valor del cuarenta por ciento (40%) del total del contrato como
pago anticipado, previa constitucin de la pliza correspondiente
y suscripcin del acta de inicio de la ejecucin del contrato, con el
lleno de los requisitos legales,
2. Un treinta por ciento (30%) del valor total del contrato a los dos
(2) meses de ejecucin del contrato siempre y cuando se hayan
organizado y digitalizado al menos el setenta por ciento (70%) del
total de expedientes objeto del presente contrato, y el
3. Treinta (30%) por ciento restante a la culminacin a satisfaccin
de las obligaciones del objeto del contrato.
Para cada uno de los pagos, las facturas debern estar acompaadas de:
a- Certificacin de cumplimiento de la entrega de los productos por
parte de los Supervisores del contrato.
b- La acreditacin del pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad
Social y Parafiscales, de conformidad con lo sealado en el artculo
50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 1150 de 2007 y dems normas que
regulan la materia. Para lo anterior, debe aportar las planillas
correspondientes, donde se evidencien todos los pagos realizados a
sus empleados.

Los pagos sern realizados por el FONCEP, dentro de los quince (15) das hbiles
siguientes a la presentacin de la factura en debida forma.
10. JUSTIFICACIN DE LOS FACTORES DE SELECCIN QUE PERMITAN
IDENTIFICAR LA OFERTA MS FAVORABLE.
De conformidad con lo previsto en el artculo 5 de la Ley 1150 de 2007, el
FONCEP deber desarrollar una seleccin objetiva, en la cual la escogencia
corresponda al ofrecimiento ms favorable para la entidad y a sus fines
pretendidos. En consecuencia, los factores de escogencia y calificacin se
fundamentarn en los siguientes criterios:

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La capacidad jurdica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera


y de organizacin de los proponentes, sern objeto de verificacin de
cumplimiento como requisitos habilitantes para la participacin en el
proceso de seleccin y no otorgarn puntajes.
La oferta ms favorable ser aquella que, teniendo en cuenta los factores
tcnicos y econmicos de escogencia y la ponderacin precisa y detallada
de los mismos, contenidas en el presente documento, resulte ser la ms
ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores
diferentes a los contenidos en los documentos que se genere en el proceso
de contratacin.
En este orden, el ofrecimiento ms favorable para la entidad, referido en el Artculo
5 de la Ley 1150 de 2007, se llevar a cabo mediante el estricto cumplimiento del
numeral 3 del artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.
10.1 REQUISITOS HABILITANTES
Las personas jurdicas nacionales o extranjeras interesadas en el proceso de
seleccin, debern presentar el Certificado expedido por la Cmara de Comercio
con la informacin, para acreditar la capacidad jurdica, las condiciones de
experiencia, capacidad financiera y de organizacin de los proponentes,
requeridos por el FONCEP para el proceso de seleccin.
VERIFICACIN

CRITERIO

RESULTADO

JURDICA

Verificacin requerimientos jurdicos

Cumple / No cumple

FINANCIERA
TECNICA

Verificacin de los requerimientos


financieros
Verificacin de los requerimientos
mnimos tcnicos y de experiencia
especfica mnima

1.1.1 Criterios de contenido Jurdico:


Para este efecto sern objeto de verificacin:

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Cumple / No cumple
Cumple / No cumple

NOMBRE DEL DOCUMENTO


CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA
FOTOCOPIA DE LA CEDULA DEL OFERENTE
CERTIFICADO DE INSCRIPCIN EN EL REGISTRO MERCANTIL DE PERSONA
NATURAL O CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIN PERSONA
JURDICA.
AUTORIZACIN PARA PRESENTAR LA OFERTA Y COMPROMETER A PERSONAS
JURDICAS, CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES.
DOCUMENTO DE CONSTITUCIN DE CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES
GARANTA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA
REGISTRO NICO DE PROPONENTES CMARA DE COMERCIO CON LA
ACTIVIDAD, ESPECIALIDAD Y GRUPO REQUERIDO.
BOLETN DE RESPONSABLES FISCALES EXPEDIDO POR LA CONTRALORA
GENERAL DE LA REPBLICA DONDE SE DEBER VERIFICAR LA NO INCLUSIN
DEL OFERENTE
Y CERTIFICADO ANTECEDENTES DE LA
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIN
CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE APORTES PARAFISCALES - CERTIFICADO
DEL REVISOR FISCAL DE LA SOCIEDAD.
FOTOCOPIA DE LA INSCRIPCIN EN EL RUT - REGISTRO NICO TRIBUTARIO
FOTOCOPIA DE LA INSCRIPCIN EN EL RIT - REGISTRO NICO DE
INFORMACIN TRIBUTARIA
COMPROMISO ANTICORRUPCIN

1.1.2 Criterios de contenido Financiero


o Capital de Trabajo Neto: Indica el valor de los fondos lquidos de que
dispone la empresa, por encima de las deudas que debe pagar a corto
plazo.
Capital de Trabajo Neto = Activo Corriente Pasivo Corriente
El Capital de trabajo neto deber ser igual o superior al 100% del valor del
presupuesto oficial.
o Solidez: Es un ndice que muestra el respaldo econmico de la empresa
para responder frente a sus obligaciones a corto y largo plazo.

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Solidez = Activo Total / Pasivo Total


Dicho indicador financiero debe ser igual o superior a 1,5.
o Prueba Acida: determina la capacidad de pago de la empresa sin la
necesidad de recurrir a sus inventarios, para cubrir los pasivos a corto
plazo.
Prueba Acida = (Activo Corriente Inventarios) / Pasivo Corriente
Dicho indicador financiero debe ser igual o superior a 1,5.
Razn de la Deuda Corriente: Es un ndice que permite determinar el ndice
de liquidez de una empresa. Muestra que parte porcentual del activo total est
financiado con activos corrientes, con el fin de determinar el endeudamiento a
corto plazo y su relacin con el capital de trabajo neto.
Razn de la Deuda Corriente = Pasivo Corriente / Activo Total x 100
Dicho indicador financiero debe ser igual o inferior al 50%
Para el caso de los Consorcios o las Uniones Temporales la verificacin de los
indicadores financieros se calcular independientemente para cada miembro del
consorcio o la unin temporal y se determinar el indicador total del proponente,
por la suma de los valores resultantes ponderados, segn el porcentaje de
participacin establecido en el acta de constitucin por sus miembros. Para
efectos de los Consorcios cuando este documento no seale dicho porcentaje la
ponderacin se har por partes iguales entre el nmero de integrantes.
Nota 1. El proponente o los integrantes del consorcio o unin temporal, debern
presentar el balance general a 31 de diciembre de 2012, debidamente suscrito por
el representante legal, contador y revisor fiscal (si a ello hubiere lugar);
Certificacin de los Estados Financieros (suscrito por el Representante Legal y
Contador Pblico); Dictamen de los Estados Financieros (suscrito por Revisor
Fiscal o Contador Independiente), de acuerdo a las normas contables vigentes y
adjuntando los documentos pertinentes de dichos profesionales (tarjeta profesional
y certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de
Contadores con vigencia no superior a tres meses teniendo en cuenta la fecha de
cierre del proceso.

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Para los proponentes extranjeros con sucursal en Colombia, se aplicar lo


contenido en el numeral 5 del Artculo 6.4.4. del Decreto 0734 de 2.012, la
informacin de la capacidad financiera estar de acuerdo al cierre fiscal de cada
pas de origen o al balance de apertura si son sociedades nuevas.
Nota 2: Para que un proponente quede habilitado en el aspecto financiero, deber
cumplir con las condiciones requeridas en los ndices anteriormente descritos, en
caso contrario quedar inhabilitado y en consecuencia incurrir en causal de
rechazo de la propuesta.
1.1.3

Criterios de contenido Tcnico

Teniendo en cuenta que en virtud del Artculo 6 de la Ley 1150 de 2007,


modificado por el Artculo 221 del Decreto 19 de 2012, Todas las personas
naturales o jurdicas nacionales, o las extranjeras domiciliadas o con sucursal en
Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, debern
estar inscritas en el Registro nico de Proponentes, los proponentes debern
allegar el Registro nico de proponentes expedido por la Cmara de comercio con
fecha de expedicin no superior a treinta (30) das calendario anteriores a la
estipulada como fecha lmite para presentar propuestas en el que se acredite que
se encuentran inscrito en la cualquiera de las siguientes clasificaciones:
nscrito bajo los parmetros del Decreto 734 de
2012, la Clasificacin del CIIU versin 3.1 deber corresponder a:
Seccin
O
OTRAS
ACTIVIDADES DE
SERVICIOS
COMUNITARIOS,
SOCIALES Y
PERSONALES

Divisin
92
ACTIVIDADES DE
ESPARCIMIENTO
Y ACTIVIDADES
CULTURALES Y
DEPORTIVAS

K
ACTIVIDADES
INMOBILIARES, DE
ALQUILER Y
EMPRESARIALES

72
INFORMTICA Y
ACTIVIDADES
CONEXAS

Grupo
923
ACTIVIDADES
DE
BIBLIOTECAS,
ARCHIVOS,
MUSEOS Y
OTRAS
ACTIVIDADES
CULTURALES
723
PROCESAMIEN
TO DE DATOS

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Clase
9231
ACTIVIDADES
DE
BIBLIOTECA
Y ARCHIVOS

7230
PROCESAMIE
NTO DE
DATOS.

2012, la Clasificacin del CIIU versin 4 deber corresponder a las siguientes


clasificaciones:
Seccin
R.
ACTIVIDADES
ARTSTICAS, DE
ENTRETENIMIENTO
Y RECREACIN

Divisin
91
ACTIVIDADES DE
BIBLIOTECAS,
ARCHIVOS,
MUSEOS
Y OTRAS
ACTIVIDADES
CULTURALES

J.
INFORMACIN Y
COMUNICACIONES

63
ACTIVIDADES DE
SERVICIOS DE
INFORMACIN

Grupo
910
ACTIVIDADES
DE
BIBLIOTECAS,
ARCHIVOS,
MUSEOS Y
OTRAS
ACTIVIDADES
CULTURALES
631
PROCESAMIEN
TO DE DATOS,
ALOJAMIENTO
(HOSTING) Y
ACTIVIDADES
RELACIONADAS
; PORTALES
WEB

Clase
9101
ACTIVIDADES
DE
BIBLIOTECAS
Y ARCHIVOS

6311
PROCESAMIE
NTO DE
DATOS,
ALOJAMIENT
O (HOSTING)
Y
ACTIVIDADES
RELACIONAD
AS.

Nota: De conformidad con el numeral 1 del Artculo 162 del Decreto 1510 de
2013, la inscripcin de los proponentes en el RUP, vigente a la fecha de
expedicin del citado decreto, esto es, el 17 de Julio de 2013, mantendr su
vigencia hasta tanto las cmaras de comercio estn en posibilidad de recibir
las renovaciones utilizando el clasificador de Bienes y Servicios sin exceder
el 1 de Abril de 2014.
En cualquier caso, el proponente cuando sea consorcio o unin temporal, cada
uno de sus integrantes deber anexar el documento aqu descrito en el que se
acredite que cada uno de sus miembros se encuentra inscrito en cualquiera de las
clasificaciones dadas por la entidad.
1.1.3.1 Verificacin de las condiciones de experiencia del proponente
El proponente deber demostrar mediante la presentacin de certificaciones de
contratos en organizacin de expedientes de historia laboral y/o pensional y en
digitalizacin de documentos, como sigue:

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Experiencia en Organizacin de expedientes de historia laboral y/o pensional


El proponente debe aportar tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o
en ejecucin de ms del 70%, suscrito con entidades pblicas, (adjuntar copia
del contrato o acta de liquidacin), donde cada contrato tenga por objeto la
organizacin de expedientes de historia laboral y/o pensional. Los contratos
deben haber sido suscritos a partir del 1 de enero de 2007. Cada contrato
debe incluir la organizacin de al menos 13.000 expedientes de historia laboral
y/o pensional y al menos uno de ellos debe corresponder a expedientes
pensionales. La sumatoria del valor total debe ser igual o superior al 200% del
valor del presupuesto oficial asignado en la presente licitacin.
Experiencia en Digitalizacin de documentos
El proponente debe aportar tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o
en ejecucin de ms del 70%, suscrito con entidades pblicas, (adjuntar copia
del contrato o acta de liquidacin), donde cada contrato tenga por objeto la
digitalizacin de documentos. Los contratos deben haber sido suscritos a partir
del 1 de enero de 2007. Cada contrato debe incluir la digitalizacin de al
menos 5.000.000 de folios y por lo menos una de las certificaciones debe
corresponder a la digitalizacin en el Sistema Orfeo. La sumatoria del valor
total debe ser igual o superior al 200% del valor del presupuesto oficial
asignado en la presente licitacin.
Las certificaciones de los contratos ejecutados y liquidados y/o en ejecucin
presentados deben cumplir con las siguientes caractersticas:
El promedio en tiempos de ejecucin debe ser igual mayor a los seis (6)

meses.
Los contratos deben corresponder a servicios prestados directamente por el

proponente a la entidad contratante. No se aceptan certificacin de


subcontratos.
La Certificacin que el FONCEP aceptar como soporte para que un proponente
acredite su experiencia es:
Constancia expedida por la entidad contratante, firmada por el Representante
Legal o su delegado en la que certifique los aspectos mnimos requeridos para

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acreditar la experiencia del contrato, que fue o ha sido efectivamente ejecutado,


as:
Entidad Contratante
Nmero de contrato
Ao
Objeto contratado
Valor contratado
Fecha de inicio
Plazo

Las certificaciones debern estar firmadas por la persona competente, as:


Para contratos pblicos, por el ordenador del gasto de la entidad contratante o el
funcionario competente.
NOTA: No se aceptarn certificaciones suscritas por supervisores externos a la
Entidad contratante.
En el evento en que el proponente no cuente con una certificacin con toda la
informacin anteriormente descrita, podr adjuntar la siguiente documentacin:
Si el contrato se suscribi en consorcio o en unin temporal se podr acreditar el
porcentaje de participacin mediante copia del acuerdo de consorcio o de unin
temporal. La fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato se podr acreditar con
la copia del acta de iniciacin, de la orden de iniciacin o con el documento
previsto en el contrato.
La fecha de terminacin de la ejecucin del contrato, se podr acreditar con copia
del acta de terminacin, acta de liquidacin o con el documento previsto en el
contrato.
El valor final del contrato se podr acreditar con copia del acta de liquidacin.
NOTA: En ningn caso se aceptarn los documentos de soporte sin la certificacin
correspondiente. Si a partir de los documentos soportes de cada contrato, el
proponente no acredita toda la informacin anteriormente detallada, el contrato no
se tendr en cuenta para evaluar la experiencia especfica del proponente, para
cumplir con los requisitos mnimos o para efectos de la evaluacin.
Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del
juramento.

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El FONCEP se reserva el derecho de verificar durante la evaluacin y hasta la


adjudicacin la informacin aportada por el proponente y solicitar los soportes que
considere convenientes tales como: copias de los contratos, actas de liquidacin,
estados financieros, copia de pago de impuestos etc., sin que por ello el
proponente este facultado para complementar, adicionar o mejorar su propuesta.
10.1.3.2 Experiencia Probable del Proponente
De acuerdo con el numeral 6 del artculo 6.1.1.2 del Decreto 0734 de 2012, la
Experiencia Probable que exige el FONCEP para la Actividad de Proveedor es 6
aos, lo cual se acreditara en el Certificado de Inscripcin, Clasificacin y
Calificacin del Registro nico de Proponentes.
Nota: En caso de un Consorcio o Unin Temporal, para efectos de la verificacin
de la experiencia probable, se proceder a sumar los puntajes obtenidos en aos
como proveedor de cada uno de sus miembros y su sumatoria deber ser igual o
superior al puntaje mnimo exigido.
10.1.3.3 Equipo de Trabajo Mnimo para todo el proyecto
El equipo de Trabajo Mnimo para todo el proyecto Se debe conformar un equipo
integrado por profesionales con idoneidad y experiencia calificada, para el
desarrollo total del presente proyecto, el cual debe estar integrado como mnimo
por el siguiente personal:

Cargo

Rol / Funcin Principal

Cantidad

Dedicacin

Gerente de
Proyecto

El Gerente de Proyecto ser el


conducto regular de comunicacin entre
el operador, EL FONCEP y la
supervisin correspondiente, y por tanto
deber contar con amplias facultades
administrativas
y
conocimientos
tcnicos para decidir y resolver los
problemas y situaciones operativas,
administrativas y comerciales que

50%

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eventualmente se presenten en relacin


con la ejecucin del convenio.
Debe tener una disponibilidad del 50%
del tiempo al proyecto, debiendo
permanecer durante la disponibilidad en
las instalaciones del FONCEP.
Debe contar con un
comunicacin celular.

telfono

de

Debe coordinar los aspectos tcnicos,


operativos,
administrativos
y
comerciales, para dar cumplimiento a
las obligaciones contractuales y a los
compromisos
contrados
por
el
operador en el desarrollo del contrato.
Debe tener amplio conocimiento en la
Ley General de Archivo as como en la
aplicacin de la normatividad vigente.
Coordinador Tiene como actividades la recoleccin y
-Profesional anlisis de la informacin relacionada
con las funciones asignadas a las
diferentes dependencias, los procesos y
procedimientos del Subsistema de
Gestin de Calidad con el fin de
identificar, caracterizar y clasificar la
documentacin que se recibe o produce
como evidencia de cada uno de ellos,
define
las
series
y
subseries
documentales, apoya las valoraciones
primarias y secundarias, as como la
elaboracin y conformacin tcnica del
instrumento TRD.

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100%

Tcnicos de
Archivo

Dos para la coordinacin de la


digitalizacin y dos para la coordinacin
de la organizacin de expedientes.

100%

Sugerida
Por el

100%

Son las personas designadas por parte


el Contratista, para realizar los
procesos necesarios que conduzcan a
garantizar la adecuada organizacin,
foliacin, digitalizacin, indexacin de la
informacin y proporcionar calidad en el
servicio de consultas de informacin y
documentacin, respondiendo a las
necesidades
de
las
personas
autorizadas.
Atender las consultas de las personas
autorizadas de las dependencias,
verificar y controlar la informacin
que
se
ha
prestado.
Llevar
estadsticas al respecto.
Estarn ubicados en las sedes que
indique el FONCEP.
Debe tener amplio conocimiento en la
Ley General de Archivo as como en la
aplicacin de la normatividad vigente.
Deben acreditar formacin tcnica o
estudios profesionales de por lo menos
6
semestres
en
archivstica
o
bibliotecologa y una experiencia
mnima de dos (2) aos en organizacin
de archivos y/o digitalizacin de
documentos.
Auxiliares

Personal bachiller con mnimo seis (6)


meses de experiencia en organizacin

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de Archivo

de archivos
documentos.

y/o

digitalizacin

de Proponente

10.1.3.4 Del software y la plataforma de servidor.

Derechos de autor: Los oferentes liberan de toda responsabilidad al FONCEP


por las acciones entabladas por terceros en razn de transgresiones de Derechos
de Autor, patente, marca registrada como consecuencia de la utilizacin del
software para el desarrollo de los productos del presente proceso.
La informacin recopilada en las bases de datos, se entregar en archivos planos
con la estructura definida por el FONCEP quin realizara el cargue en la
plataforma del servidor del FONCEP (Software ORFEO - http://www.orfeogpl.org ),
en aras de garantizar el proceso de migracin de la informacin.
.
2. PONDERACION Y CALIFICACION DE LA PROPUESTA:

La contratacin que requiere el FONCEP, se adelantar por el proceso de


Licitacin Pblica, teniendo en cuenta el objeto, la cuanta del contrato a celebrar;
lo anterior con fundamento en lo establecido en el artculo 30 de la Ley 80 de 1993
y el numeral 1 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, para lo cual se tendrn en
cuenta los factores de calidad y precio los cuales se ponderarn en el siguiente
sentido:

Puntajes

FACTORES
Experiencia de la Empresa

PUNTAJE
100

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Calidad Equipo de Trabajo

550

Precio

300

Apoyo a la industria nacional y trato


igualitario con pases adheridos a los tratados
de Libre Comercio. Evaluacin de bienes y
servicios.

50

TOTAL

1.000 Puntos

11.1 EXPERIENCIA DE LA EMPRESA (100 Puntos)


Slo se evaluarn por experiencia las propuestas habilitadas por cumplir con los
requisitos habilitantes, El puntaje mximo a obtener es de 100, distribuidos as:

TIEMPO DE EXPERIENCIA
Entre 6 y 8 aos de constituida
Entre 8 y 10 aos de constituida
Ms de 10 aos de constituida

Puntaje
30
60
100

11.2 CALIDAD DEL EQUIPO DE TRABAJO Formacin y experiencia de los


profesionales y expertos del equipo de trabajo (550 Puntos).
Solo se evaluar el personal de las propuestas habilitadas por cumplir con los
requisitos habilitantes. El puntaje mximo a obtener es de 300.
Para evaluar la CALIDAD DEL EQUIPO DE TRABAJO, el proponente deber
anexar al momento de la presentacin de la oferta (exceptuando tcnicos y
auxiliares de archivo), las hojas de vida y las certificaciones que acrediten los
estudios realizados y los conocimientos del personal profesional mnimo requerido
en el proyecto (diplomas, actas de grado, certificaciones de experiencia),
reservndose EL FONCEP el derecho a la verificacin de las hojas de vida y a
solicitar, en cualquier momento de la ejecucin del contrato, el cambio de una o
todas las personas incluyendo tcnicos y auxiliares de archivo, en caso que se
establezca deficiencia en los conceptos tcnicos requeridos o en el conocimiento

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de las funciones asignadas, debiendo el operador reemplazar inmediatamente


la(s) persona(s) solicitada(s).
El puntaje obtenido de los profesionales del equipo de trabajo, estar distribuido y
ser evaluado de la siguiente manera:

a. Gerente de Proyecto (350 puntos)


tem

Descripcin

Puntaje

Ttulo Profesional Profesional en universitario Biblioteclogo y/o


Archivista, o Sistemas de Informacin
Bibliotecologa y Archivstica o en Ciencias de
la
Informacin
y
la
documentacin,
Bibliotecologa y Archivstica con formacin de
posgrado.

Habilita

Experiencia
Mnima General

Experiencia general de 6 aos, contados a


partir de la expedicin de la tarjeta profesional
en proyectos de organizacin de archivos con
entidades del Estado.
(Las certificaciones
aportadas como experiencia general, no ser
tenida en cuenta para la acreditacin de la
especfica o adicional)

Habilita

Experiencia
Especfica

Deber acreditar experiencia certificada en la


Direccin o Gerencia de al menos cuatro (4)
proyectos de organizacin de expedientes de
historia laboral y/o pensional de ms de tres
mil (3.000) expedientes con entidades
pblicas. La sumatoria de los contratos debe
ser igual o superior al 200% del presupuesto
oficial del presente proceso.

100

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tem

Experiencia
Adicional

Descripcin

Puntaje

El proponente que en su propuesta acredite


para
el
GERENTE
DE
PROYECTO
experiencia
especfica
cuya
sumatoria
demuestre el mayor nmero de expedientes
de historia laboral y/o pensional. Los dems se
le asignarn el puntaje de manera
inversamente proporcional al primero.

100

Deber acreditar experiencia certificada en la


Direccin o Gerencia de al menos cuatro (4)
proyectos de digitalizacin de documentos de
ms de 3.000.000 de folios. La sumatoria de
los contratos debe ser igual o superior al 200%
del presupuesto oficial del presente proceso.

100

Deber acreditar experiencia certificada en la


Direccin o Gerencia de hasta dos (2)
proyectos de digitalizacin de documentos en
el Sistema Orfeo. La sumatoria de los
contratos debe ser igual o superior al 200% del
presupuesto oficial del presente proceso.

50

Total Puntaje

350

b. Coordinador - Profesional. (200 puntos)


tem

Descripcin

Ttulo Profesional Profesional universitario Biblioteclogo y/o


Archivista, o Sistemas de Informacin
Bibliotecologa y Archivstica o en ciencias de
la
informacin
y
la
documentacin
Bibliotecologa y Archivstica y/o Ingeniero
Industrial y/o Ingeniero de Sistemas.

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Puntaje
Habilita

Experiencia
Mnima General

Experiencia general de 2 aos, contados a


partir de la terminacin y aprobacin del
pensum acadmico de educacin superior en
proyectos de organizacin de archivos con
entidades del Estado. (Las certificaciones
aportadas como experiencia general, no ser
tenida en cuenta para la acreditacin de la
especfica o adicional)

Habilita

Experiencia
Especfica

Deber acreditar experiencia certificada, como


mnimo un (1) ao de experiencia especfica
en la coordinacin de proyectos de
organizacin de expedientes pensionales con
entidades del Estado. La sumatoria de los
contratos debe ser igual o superior al 100% del
presupuesto oficial del presente proceso.

100

Experiencia
Adicional

Deber acreditar experiencia certificada, como


mnimo un (1) proyecto de experiencia
especfica en la coordinacin de proyectos de
digitalizacin documental. La sumatoria de los
contratos debe ser igual o superior al 100% del
presupuesto oficial del presente proceso.

100

Total Puntaje

200

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NOMBRE
TITULO
(Nombres y PROFESIONAL
Apellidos)
(Anexar
Certificaciones
o Copia del
Diploma)

CARGO EN
EL
PROYECTO
(Funcin que
desempear
en
la
Ejecucin del
Contrato)

EXPERIENCIA
(Detallar
empresa en la
que se realiz
el
trabajo
similar y labor
realizada.
Incluir
nombre
de
persona
a
contactar
y
nmero
telefnico fijo
para validar la
informacin)

TIEMPO
DE
EXPERIENCIA
(Tiempo
asociado a la
labor en cada
empresa)

11.3 Precio por Organizacin y Precio por Digitalizacin: (300 Puntos)


Slo se evaluarn econmicamente las propuestas habilitadas por cumplir con los
requisitos habilitantes. El puntaje mximo a obtener es de 300, distribuidos as:
150 puntos por el factor de Organizacin: Se asignar el mximo puntaje

aplicando la regla de la media geomtrica respecto al precio por metro


lineal en la organizacin por carpeta y
150 puntos por el factor de Digitalizacin de expedientes: Se asignar
el mximo puntaje aplicando la regla de la media geomtrica respecto al
precio unitario en la digitalizacin por imagen.
El mximo puntaje se asignar conforme a la aplicacin de la frmula de la Media
Geomtrica de las ofertas econmicas habilitadas.

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11.5. CRITERIOS DE DESEMPATE EN LOS PUNTAJES


En el evento de existir empate de los puntajes entre una o ms propuestas, se
proceder as:
a) Se adjudicar al proponente que haya obtenido el mayor puntaje en
la sumatoria de la evaluacin econmica
b) En caso de que se presente igualdad en el puntaje total de las
ofertas evaluadas, se aplicarn los criterios de desempate previstos
en los pliegos de condiciones, mediante la priorizacin de los
factores de escogencia y calificacin que hayan sido utilizados en el
proceso de seleccin, de conformidad con el artculo 5 de la Ley
1150 de 2007. Si despus de aplicar esta regla persiste el empate,
se entender que las ofertas se encuentran en igualdad de
condiciones.
c) En caso de igualdad de condiciones, se preferir la oferta de bienes
o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios
extranjeros.
d) Si se presenta empate o ste persiste y entre los empatados se
encuentren Mipymes, se preferir a la Mipyme nacional, sea
proponente singular, o consorcio, unin temporal o promesa de
sociedad futura, conformada nicamente por Mipymes nacionales
e) Si persiste el empate, se preferir al proponente singular que acredite
tener vinculado laboralmente por lo menos un mnimo del 10% de
sus empleados en las condiciones de discapacidad y el cumplimiento
de los presupuestos contenidos en la Ley 361 de 1997, debidamente
certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona, que hayan
sido contratados con por lo menos un ao de anterioridad y que
certifique adicionalmente que mantendr dicho personal por un lapso
igual al de la contratacin.
f) En caso que no proceda la hiptesis anterior, y entre los proponentes
se encuentren proponentes singulares o plurales conformados por
consorcios, uniones temporales conformados con al menos un
integrante que acredite las circunstancias establecidas en la Ley 361
de 1997 referidas en el numeral anterior, ser preferido frente a los
dems.
g) Si persiste el empate, se llevar a cabo entre los proponentes
empatados, un sorteo mediante el mecanismo de escogencia de
balotas, en audiencia pblica de adjudicacin.

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3. SOPORTE DE ESTIMACIN, TIPIFICACIN Y ASIGNACIN DE LOS


RIESGOS PREVISIBLES
TIPO DE
RIESGO
Regulato
rio

Administ
rativo

Tecnol
gico

RIESGO

SITUACION

Cambio
de
Legislaci
n sobre
Archivos

Variacin en la
organizacin de
los expedientes
que implique la
necesidad de
realizar de
nuevo parte o la
totalidad del
trabajo de
organizacin y
foliacin.
Modificaciones a
los procesos

Reestruct
uracin
prxima
de
FONCEP
Incompati
bilidad
del
software
del
contratist
a

Incompatibilidad
del software del
contratista para
migrar
informacin al
FONCEP

IMPA
CTO
Medi
o.

CONSECUENCI
A
Necesidad de
realizar
nuevamente la
organizacin,
foliacin y/o
digitalizacin de
los expedientes
adelantados

ASIGNA
CIN
FONCEP

Medi
o

Desactualizacin
TRD.

Medi
o

No contar con la
informacin para
cumplir con las
actividades
misionales de la
entidad

FONCEP
(50%)
CONTR
ATISTA
(50%)
CONTR
ATISTA

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4. MECANISMOS
DE
COBERTURA
QUE
OBLIGACIONES SURGIDAS DEL CONTRATO

GARANTIZAN

LAS

EL contratista, se obliga a constituir a favor del FONDO DE PRESTACIONES


ECONMICAS, CESANTAS Y PENSIONES-FONCEP-, una garanta nica que
avalar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, expedida por
una compaa de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya pliza matriz
haya sido aprobada por la Superintendencia Financiera, o mediante la expedicin
de una garanta bancaria a primer requerimiento la cual se mantendr vigente de
acuerdo con los riesgos amparados y plazos que se definen a continuacin:
a) Cumplimiento del Contrato: Por el 20% del valor total del contrato, con
una duracin igual a la del Contrato y doce (12) meses ms, contados a
partir de la suscripcin del mismo, para cubrir los perjuicios derivados de
cualquier incumplimiento de las obligaciones legales y contractuales,
incluyendo multas y clusula penal pecuniaria
b) Calidad del servicio: Por una cuanta equivalente al 20% del valor total del
contrato, con una duracin igual a la del Contrato y doce (12) meses ms,
contados a partir de la suscripcin del mismo, para cubrir los perjuicios
imputables al contratista, derivados de la mala calidad o insuficiencia de los
equipos empleados y/o la mala calidad del servicio prestado
c) Amparo de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: Por el
10% del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo de ejecucin
de ste y tres (03) aos ms, contabilizados a partir de la suscripcin del
mismo, para garantizar los perjuicios que ocasione el contratista por el
incumplimiento de cualquier obligacin laboral del personal utilizado para la
ejecucin del contrato.
d) Pago anticipado: El valor de esta garanta ser por el cien por ciento
(100%) del monto que el contratista reciba a ttulo de pago anticipado, en
dinero o en especie con vigencia hasta la liquidacin del contrato, para
cubrir los perjuicios sufridos por la no devolucin por parte del contratista,
de los dineros que le fueron entregados a titulo de pago anticipado, cuando
a ello hubiere lugar.

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La constitucin de estos amparos no exonera al


responsabilidades en relacin con los riesgos asegurados.

contratista

de

las

En la pliza debern aparecer como tomador del seguro el Contratista y como


asegurado y beneficiario el FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS
CESANTIAS Y PENSIONES-FONCEP, Nit.860.041.163-8.
En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender la ejecucin
del contrato, o en cualquier otro evento, EL CONTRATISTA se obliga a modificar
las garantas.
EL CONTRATISTA deber mantener vigente las garantas y sern de su cargo el
pago de todas las primas y dems erogaciones de constitucin y mantenimiento
de la misma.
El FONCEP podr solicitar a la aseguradora la prrroga o modificacin de las
plizas con cargo del CONTRATISTA, cuando ste se negare a hacerlo, valor que
se descontar de las sumas a l adeudadas. Al monto de esta garanta se
imputar el valor de las multas si es el caso, y se repondr si por este motivo se
disminuyere o agotare. El garante podr subrogarse en las obligaciones del
CONTRATISTA para con EL FONCEP. La garanta deber estar vigente hasta la
liquidacin del contrato.
5. INDICACIN SI LA CONTRATACIN EST COBIJADA POR UN
ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO
VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO.

Para dar cumplimiento al numeral 8 del artculo 2.1.1 Estudios y documentos


previos sobre la verificacin a que se refiere el pargrafo 1 del artculo 8.1.17
del Decreto 734 de 2012. Se procedi a verificar el portal nico de Contratacin
y en la pgina del Ministerio de Comercio Industria y Turismo y se corrobor que
los bienes y servicios a contratar no tienen regulacin especial derivada de
tratados de libre comercio vigentes.

JONATHAN RAMIREZ GUERRERO


Responsable rea Administrativa

CARLOS ARTURO RUEDA DAZA


Profesional Especializado

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