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Introduccin
La Universidad Nacional Autnoma de Mxico ha sido una de las
universidades latinoamericanas con mayor expansin geogrfica en
Amrica Latina, posee sedes en varios pases y tiene convenios de
colaboracin con algunos ms para establecer espacios de docencia,
investigacin y extensin cultural.
Tiene niveles educativos que van desde la iniciacin universitaria
(secundaria), tcnico, bachillerato, profesional; a nivel posgrado con
especializaciones, maestra y doctorado.
Cuenta con tres subsistemas: docencia, investigacin y difusin. Cada
uno de ellos a su vez se articulan mediante coordinaciones o son
regulados por rganos colegiados1 y de gobierno2, apoyados en una
administracin central (rector, secretaras y direcciones generales y un
abogado general).
Su estructura a lo largo de los siglos ha tenido cambios sustantivos, sin
entrar en el debate sobre si la actual universidad es heredera de la creada
desde el virreinato o en el ao de 1910, estos cambios han pasado de una
conformacin orgnica a una integracin matricial, radial y nuclear.
Conformada
por
entidades,
dependencias,
escuelas
facultades,
2
tcnico, profesional tcnico y licenciatura; 19,765 alumnos de posgrado;
29,296 profesores; 22 escuelas y facultades y 14 planteles de bachillerato.
En el rea de investigacin tena 39 institutos y centros de investigacin,
con 3,779 investigadores y tcnicos acadmicos de tiempo completo. En
difusin y extensin de la cultura programaba en recintos culturales
1,061,174 actividades como exposiciones, msica, teatro, danza y cine.
Contaba con una infraestructura de 5,500 hectreas, con 2,140,530 metros
cuadrados construidos y 1,525 edificios, en 23 espacios universitarios en
la zona metropolitana y 21 instalaciones en la Repblica Mexicana,
Estados Unidos y Canad.3 y que se refleja en la siguiente estructura.
http://www.planeacin.unam.mx/agenda/2006/pdf/27_organigrama06.pdf
I. Normatividad
Dada la elevada importancia de los documentos como testimonios de las
acciones del hombre y de la sociedad, el marco normativo es
imprescindible en un Estado de Derecho, ya que adems de constituir un
medio para lograr propsitos administrativos y sociales, dan cuenta de los
derechos y obligaciones, as como de una serie de normas establecidas
para su correcto desempeo.
Este aspecto es muy importante porque la UNAM tiene un estatus
particular, ya que en la Constitucin Poltica de los Estados Unidos
Mexicanos en su artculo tercero le otorga la facultad y responsabilidad de
gobernarse a s misma y de administrar su patrimonio.
As, su Ley Orgnica establece en el artculo 15 fracciones III y IV: Los
documentos y archivos son parte del patrimonio; en su artculo 10,
fracciones I y VII y cuarto transitorio: Al Patronato Universitario le
corresponde su administracin, incremento e inventariacin, consignados
en su reglamento interno, en sus artculos XI y XIV.
De esta manera a su patrimonio histrico documental se le ha ubicado en
el grupo de los bienes muebles de uso docente porque ofrece un inters
fundamental para el conocimiento de la institucin.
Por lo que su Direccin General de Patrimonio Universitario tiene entre
sus funciones establecer los planes de registro y valorizacin de los
3
bienes inmuebles y muebles de la Universidad, para su control y
consolidacin en la cuenta anual.4
Sobre la manera en cmo se han concebido, registrado y organizado a
estos bienes muebles5, como lo son los archivos se puede constatar en
diferentes documentos que van desde informes, proyectos o acuerdos
emitidos por los rectores y son los siguientes:
El Acuerdo para la proteccin, uso y conservacin del patrimonio
histrico documental de la UNAM en el ao de 1988, que reconoca
situaciones crticas en cuanto al estado de la documentacin, as
estableci entre sus considerandos que los archivos de esta Universidad
son un apoyo fundamental en el desempeo de sus fines sustantivos, por
ser medios importantes para la realizacin de estudios acerca de aspectos
histricos, legislativos, acadmicos, administrativos, laborales y, en
general, de todo lo que constituye la experiencia universitaria;
Que la Universidad cuenta en la actualidad con muy diversas
dependencias que producen constantemente documentacin en el
cumplimiento de las funciones que le son propias;
Que el constante incremento de la documentacin producida por las
dependencias conduce a la saturacin de espacios y, por ello, una parte
importante de los documentos es eliminada indiscriminadamente, al ir
perdiendo vigencia legal o administrativa; o en el mejor de los casos, es
conservada en condiciones adversas para su preservacin y organizacin.
Que mientras es conservada la documentacin legal y para fines de
control, otra documentacin inherente a la Universidad se dispersa y en
ocasiones se pierde, lo que produce una prdida irreparable de
documentacin con valor histrico;
Que la diversidad de criterios sobre procesamiento tcnico de la
documentacin para archivo, ocasiona desperdicio de esfuerzos para su
localizacin, lo que se traduce en el inadecuado funcionamiento de los
archivos y el peligro de que se pierda la documentacin que en ellos se
resguarda.
Dentro de su articulado, en su artculo primero se pretenda fijar las bases
para la regulacin y determinacin sistemtica del trnsito de los
documentos hacia su condicin de histricos, as como para el mejor
4
aprovechamiento de los recursos informativos
todo
documento
producido
por
la
administracin
fue
emitida el 11 de junio de 2002 con un carcter de dual pues por una parte
regula el acceso y por otra fija algunos criterios archivsticos.
Ella hizo a la Universidad sujeto obligado para su cumplimiento en su
carcter de rgano autnomo por ley y ser a partir de esta disposicin
cuando se da un Acuerdo para la transparencia y acceso a la informacin
en la UNAM, el 17 de marzo de 2003 entrando en vigor al da siguiente,
retomando la dualidad de la ley, ya que este acuerdo menciona entre las
disposiciones generales, en su apartado V. Mejorar la organizacin,
clasificacin y manejo de los documentos administrativos, y crea un
Comit de Informacin integrado por:
I. Un funcionario designado por el rector
II. El secretario general
III. El contralor, y
IV. El titular de la Unidad de Enlace
Este Comit, se establece, deber ser asesorado por el Abogado General.
Entre las funciones que se le asignaron se tuvieron las de recabar y
difundir informacin sobre:
La estructura orgnica
Las atribuciones, facultades y obligaciones de las autoridades
universitarias, dependencias, entidades y cuerpos colegiados.
El directorio de funcionarios universitarios
5
La remuneracin mensual por puesto
El lugar donde se ubique la unidad de enlace, telfono y direccin
electrnica
Las metas y objetivos de las entidades acadmicas y dependencias
administrativas de conformidad con sus programas de trabajo y las
actividades que desarrollan
La informacin sobre el presupuesto autorizado, as como los informes
sobre su ejecucin
Los requisitos y formatos para realizar los trmites universitarios
Los resultados de las auditoras que se lleven a cabo a las diversas
entidades acadmicas y dependencias universitarias
Los permisos o autorizaciones otorgados para el uso de espacios o de
inmuebles universitarios. (las obras, los bienes adquiridos, arrendados y
los servicios contratados, etc.)
Los planes y programas de estudios de las carreras tcnicas, de las
licenciaturas y de los programas de especializacin, maestra y doctorado
que se impartan en la universidad, as como los programas de los cursos
de extensin universitaria que la institucin ofrezca.
El marco normativo vigente
Los informes que se generen por disposicin legal, y
Cualquier otra informacin
Se hace hincapi en que esta informacin deber publicarse de tal forma
que facilite su uso y comprensin; a estas funciones que estn ligadas
con el acceso a la informacin slo se le agregan, en su artculo noveno,
apartado VII. Elaborar los criterios para la catalogacin y conservacin de
los documentos, as como la organizacin de archivos de la Unidad de
Enlace.
Dos aos ms tarde, continuando con las dinmicas internacionales de
certificacin de procesos y transparencia de recursos se implementa la
norma ISO 9001:2000 que fue declarada oficialmente a travs del Colegio
de Administracin el 24 de mayo e incorporada en la UNAM a partir del 12
de diciembre de 2005 http://www.sgc.unam.mx con una vigencia de tres
aos, su mbito es controlar la gestin de recursos en la administracin,
regular
procedimientos
trmites
realizados
en
las
secretaras
6
administrativas de la institucin en las reas de presupuesto, de personal,
de servicios generales y de bienes y suministros.6
Es pues en este esfuerzo dentro del sistema de gestin de la calidad que
se incide en la identificacin de los procesos y la estandarizacin de
formatos para cada uno de ellos, lo que incidir positivamente en
procesos de identificacin y valoracin documental.
desarrollo,
ejecucin
control
de
los
sistemas
7
Identificar, evaluar y valorar
Fijar las polticas para la elaboracin de instrumentos de control y
descriptivos
Disear un calendario de transferencias de documentos
Garantizar la guarda slo el tiempo necesario
Fijar condiciones de acceso
Obtener informacin de los valores primarios de cada serie
Guardar en un entorno seguro
Ello posibilitar el control y la regulacin de la documentacin para las
distintas fases, auxiliados de las normas 15489 que adems tiene especial
incidencia en la ISO 9000 que se han diseado a nivel internacional y que
coadyuvan en esta actividad.
Pero en el ciclo documental, es decir, de la gestin al bien documental (o
patrimonio documental) tenemos una serie de actividades, por lo que
retomo de Ana Dupl los cuadros siguientes por ser grficamente muy
explcitos:
Archivo de
Tiempo
Actividades
gestin
y Valor
archivsticas
Lo integran
5 aos
documentos
en trmite o
finalizados.
Inicia el
registro
continua.
Clasificacin.
Ofrecen
informacin.
ny
ciudadanos
Integracin de Consulta
expedientes.
testimonio.
Destinatarios
Administraci Administraci
Primario1 general.
Consulta
Dan
Servicios
Indizacin.
directa
pblico
Ciudadanos
Prstamo.
Transferencia
primaria.
Servicio
Consulta
indirecta
8
Archivo de
concentracin
Recibe
6 a 30
Control.
Administraci Servicio
documentos
aos
Ordenacin.
Descripcin.
Consulta
tramitados en
las oficinas.
Tienen
vigencia
pblico.
Administraci
de la
Consulta
ny
informacin.
indirecta.
ciudadanos.
Comunicacin
jurdica y
administrativa
Deben ser
Ciudadanos
Valoracin.
Consulta
tratados por el
Eliminacin.
directa.
archivero y
Prstamo.
Consulta
son objeto de
Transferencia
indirecta.
consulta
secundaria.
menos
frecuente.
Archivo
histrico
Control.
Recibe
Ms de
documentos
30 aos Organizacin. n
Descripcin.
con el objetivo
Administraci Servicio
Consulta
primordial de
servir de
io1
fuente para la
investigacin.
pblico
Investigacin
de la
informacin.
Ciudadanos
Comunicacin Investigacin
.
Educacin
Tipo
Archivo
Gestin
de Fase
Temporalidad Instrumentos de
descripcin y control
documental
o Activa
0-5 aos
Libros de registro
de entrada y salida de
trmite
correspondencia.
Catlogos de
tipologa documental.
ndices
alfabticos.
Catlogos.
Inventarios.
Vales de
prstamo.
Relaciones de
transferencia primaria
(entrega).
Concentracin Semiactiva
6-30 aos
Manuales de
archivo.
Cuadro de
clasificacin.
Registro
topogrfico de series.
Calendarios de
vigencia.
Catlogos de
disposicin documental.
Actas de
eliminacin.
Relaciones de
transferencia
secundaria.
Histrico
Inactiva
permanente
o Ms
aos
de
30
Guas generales y
especficas.
10
Inventarios.
Catlogos.
1)
2)
3)
(control de cuotas y
5)
6)
11
7)
8)
Cooperativas
Concluyendo con un rubro de Recomendaciones, que tena que ver con la
solicitud de puestos en la Universidad.
En este proyecto se aprecia una concepcin orgnica con cierta tendencia
a incluir organizaciones externas a la universidad.
Para una dependencia en particular localic una circular del 15 de marzo
de 1938 emitida por el departamento de Accin Social, con nmero de
expediente 40/015/-1, en la que se delineaban las caractersticas con que
se deba tramitar la correspondencia al interior de l y que es la siguiente:
4 Departamento de Accin Social
41 Escuela de Verano
42 Servicio Bibliotecas
45 Servicio de radio
47 Bufetes
48 Accin Esttica
12
0 Rectora
1 Secretara General
2 Oficiala Mayor
3 Departamento de cuenta
4 Departamento de Accin Social
5 Auditora
6 Comisiones: financiera y de Hacienda
7 Facultades
8 Escuelas
9 Institutos
En l las divisiones dan cuenta de la estructura de la Universidad para ese
momento.
Existe otra versin denominada cuadro clasificador para los archivos de
la Universidad Nacional de Mxico, que por la ausencia de autnoma
podra pensarse que es anterior al ao 1929 pero que por su estructura y
contenido parece posterior a los anteriores, en l se establecen las
siguientes clases:
de
cada
determinantes
de
clase
se
establecieron
forma,
determinantes
de
divisiones,
oficina,
secciones,
determinantes
13
120.- Generalidades
121.- Organizacin
122.- Clasificacin
123.- Catalogacin
124.- Inventarios
125.- Entrega de expedientes
126.- Prstamo de expedientes
127.- Certificaciones
128.- Claves
Esto nos indica que haba ya una concepcin especfica de las tareas que
deberan abordarse en los archivos aunque todava bajo la visin
bibliotecolgica y con una tendencia ms temtica que el cuadro anterior,
segn se desprende de alguna de las divisiones en que se menciona para
la clave 834.91.- Instituciones y costumbres de vida poltica ejidal
dimanadas de la propiedad comn del ejido.
Es tambin de los cuadros de clasificacin ms completos pues abarca
una gama temtica muy amplia e inclua un rubro de generalidades en
cada divisin para los expedientes difciles de ubicar.
Pero la preocupacin por diferenciar los tipos de archivo, la encontramos
hacia 1968 y es nuevamente en la administracin central donde existen
datos que en la torre de rectora, donde se ubican las principales
secretaras de la Universidad, que sera el departamento de archivo quien
debera manejar en forma constante 40 aos de archivo, considerando que
los primeros 15 aos los expedientes integraran el archivo activo y los 25
aos restantes los expedientes representaran el archivo pasivo.
Estableciendo posteriormente que durante los primeros meses del ao se
remitiran al Archivo Histrico, los expedientes correspondientes al ao
ms antiguo.9
Ser la dcada de los aos setenta la que marca un salto cualitativo en
materia de archivos, ya que representa la conformacin de divisiones
administrativas universitarias con objetivos y funciones archivsticas
centralizadas.
Quiz dentro del rea administrativa la de ms peso fue la creacin de la
Direccin General de Servicios Auxiliares el 1 de enero de 1970 a la que se
14
le confirieron dos tareas centralizar la recepcin, registro, control y
distribucin del material de la correspondencia de entrada y recibir,
clasificar y conservar los documentos y expedientes generados por la
Universidad, para ello contaba con un departamento de correspondencia y
uno de archivo.
El departamento de correspondencia tena el objetivo de centralizar la
recepcin, registro, control y distribucin del material de correspondencia
de entrada, tanto telegrfica como postal ya sea de intercambio, porteada
o de franquicia y como funciones proporcionar a solicitud de las
dependencias universitarias asesora y/o capacitacin al personal en el
manejo de la correspondencia.
El departamento de archivo tena como funciones recibir, clasificar y
conservar los documentos y expedientes generados por la institucin y
como funciones otorgar asesora a las dependencias universitarias y a
otras instituciones, en materia de archivonoma, practicar los exmenes
de los aspirantes a plazas de archivistas que requieran cubrir las
dependencias universitarias, recibir, catalogar y registrar debidamente la
documentacin, llevar a cabo la apertura de expedientes, revisar,
conservar y guardar los expedientes, localizar, entregar y controlar los
expedientes solicitados para consulta externa, proporcionar el servicio de
fotocopiado y legalizacin de documentos escolares que le sean
solicitados, depurar peridicamente los documentos que han dejado de
tener validez para la institucin.10
En el subsistema de investigacin, en la Coordinacin de Humanidades
algunos
centros
institutos
contaban
un
rea
de
archivo
15
1975 a abril del ao en curso, habindose acordado por los responsables
del manejo de fondos documentales dentro de la Universidad la ficha
nica que ser utilizada por la Direccin de Patrimonio, adems de
elaborarse un Manual de inventario, catalogacin y codificacin de
documentos, as como la elaboracin del inventario de Bienes Artsticos y
Culturales que posee el AHUNAM.12
Sin embargo, la elaboracin de manuales que sirvieran de gua para el
tratamiento documental ha sido una preocupacin de individuos e
instancias colectivas e institucionales, es as que en el ao de 1982 y
tomando como base el ltimo cuadro de clasificacin presentado aqu se
integr un Manual de Archivo de la UNAM, impreso por la entonces
Secretara General de Servicios Auxiliares, al que se le aadi mediante la
circular No. 08/86 de la misma dependencia una Tabla de determinantes de
oficina que actualiz la asignacin de claves de clasificacin para las
dependencias creadas entre 1982 y 1986.13.
Fue nuevamente retomado en el ao de 2003 para cumplir con los
Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los
archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal establecidos por el Instituto Federal de Acceso a la Informacin, lo
que deriv en su actualizacin y difusin en Internet en la pgina de
transparencia para facilitar el acceso a los miembros de la comunidad
universitaria.
Los objetivos de este manual son contar con una gua para canalizar
correctamente el trmite que debe seguir la documentacin que se ha de
archivar, as como realizar un buen servicio de prstamo de expedientes y
documentos, unificar el sistema de archivo en toda la institucin y
coadyuvar en el control de la correspondencia.
Sin embargo y a pesar del discurso de que la institucin cuenta con los
mejores archivistas del pas, los lineamientos para la organizacin de
archivos en la mayora de las dependencias de la UNAM, actualmente se
efectan todava bajo estos criterios bibliotecolgicos como lo indica el
manual mencionado, pues toma como base la clasificacin decimal de
Melvin Dewey, de las que se definieron siete clases:
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0 Asuntos generales
1 Asuntos administrativos
2 Asuntos escolares
3 Asuntos de extensin universitaria
4 Asuntos de investigacin cientfica
5 Asuntos de intercambio y relaciones universitarias
6 Asuntos de educacin fsica
http://www.transparencia.unam.mx/guia/MANUAL_ARCHIVO.df
los
documentos
desde
su
generacin
hasta
su
17
La ausencia de normas conforme a la disciplina archivstica para la fase
de gestin, de concentracin e histrica de los documentos ha provocado
que las especificidades de la documentacin generada en la Universidad
tenga una relacin directa con la carencia de un sistema universitario de
archivos.
La carencia de supervisin y la no aplicacin de sanciones a quienes
destruyen el patrimonio documental universitario, lo que es preocupante
porque se desconoce en el mbito universitario qu documentacin
resguardan, pues no existen los instrumentos de control y descripcin
correspondientes.
La diversidad de criterios aplicados para el procesamiento documental
que difuminan y pervierten los principios bsicos de la archivstica, como
son el de orden original y el principio de procedencia.
Conclusiones
Si nos detenemos a observar que la gestin diaria para el logro de sus
objetivos en la universidad se genera una cantidad inmensa de
documentos, en un corto plazo si no se regula y controla su produccin,
estaremos en un caos en todo el ciclo vital y ante prdidas irreparables de
informacin al acercarse el primer centenario de la UNAM.
Pues no ha creado un rgano rector en materia de archivos que coordine
a nivel universitario la gestin documental, control, registro, valoracin,
seleccin,
depuracin,
transferencias
primarias
secundarias,
18
Al respecto del uso del trmino Idalia Garca considera que el patrimonio cultural est
integrado por bienes muebles e inmuebles.
6
Cabe aclarar que en este sentido las reas (secretaras y unidades administrativas) se consideran como
procesos.
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