RECEPCION DE MERCANCIA

Cdigo: F-DDO-001
Versin: 1
Fecha de emisin: 7/12/2015

OPERACIONES

CONTENIDO
1.

CONTROL DE CAMBIOS......................................................................................... 2

2.

OBJETIVO.............................................................................................................. 2

3.

ALCANCE.............................................................................................................. 2

4.

PALABRAS CLAVES............................................................................................... 2

5.

ACTIVIDADES........................................................................................................ 2

6.

DOCUMENTOS ASOCIADOS................................................................................... 2

7.

REVISIN Y APROBACIN..................................................................................... 3

RECEPCION DE MERCANCIA

Cdigo: F-DDO-001
Versin: 1
Fecha de emisin: 7/12/2015

OPERACIONES

1. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

MOTIVO DEL CAMBIO

FECHA DE
MODIFICACIN

Creacin

7/12/2015

2. OBJETIVO: Describir el subproceso de ingreso de mercanca perteneciente al movimiento

del producto

3. ALCANCE: Este comprende desde la solicitud de la cita por parte del proveedor para el
ingreso de la mercanca, hasta que esta se entrega a la bodega de Supla o directamente a
la bodega 201.

4. PALABRAS CLAVES

Caja blanca: Sus dimensiones son de 40x60x20. En ella se almacenan cosmticos, bienestar,
ropa, accesorios y se recibe solo en la bodega de Sabaneta.

Caja caf: Sus dimensiones son definidas por el proveedor. En ella se almacena calzado y
hogar y mercanca reprocesada en AYP; esta caja se puede recibir tanto en Sabaneta, como en
Ferbienes 1 y 2, bodega de Mallorca, Bodega Niqua y en bodegas satlites de diferentes
ciudades del pas.

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OPERACIONES
Producto crtico: Es producto que se program sobre la campaa. Y tiene la siguiente
clasificacin:
Urgente: quiere decir que la meca se necesita para la facturacin del grupo de hoy
Secundario: quiere decir que la meca se necesita para la facturacin del grupo de
maana.
Terciario: quiere decir que la meca se necesita para la facturacin del grupo de pasado
maana.
Orden de compra: Es un documento emitido por el departamento de Abastecimiento, en el cual
se solicita un producto a un proveedor, este contiene informacin como referencia, cantidad,
nmero de orden, color, tallas, campaa Las rdenes de compra tienen una clasificacin,
regular, ajuste y sobreventa.
Orden regular: Son las rdenes que se le montan al proveedor con anticipacin, y son las que
se empiezan a recibir dos semanas antes de inicio de campaa.
Ajuste: Son aquellas rdenes que se le montan al proveedor luego de las regulares, y son
aquellas que por su nombre lo indica, representan un ajuste a las anteriormente montadas,
estas tambin pueden ser recibidas en el mismo tiempo de las regulares.
Sobreventa: Son aquellas que se montan sobre la operacin, pues segn el movimiento de la
demanda, evidenciamos que las unidades proyectadas no alcanzaran, y estas se reciben a
partir de la semana 1 de inicio de campaa y generalmente es mercanca critica, aunque
depende mucho del tiempo en que entregue el proveedor y del tiempo con que se programe
dicha orden. Con la facturacin del grupo A, se puede evidenciar el comportamiento y prever las
unidades.
Bfer: Bodega temporal donde se ubica la mercanca recibida para ser auditada por calidad o
ingresada al inventario o para ser contada.

5. FLUJOGRAMA

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6. ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

RESPONSABL
E

1. Solicitud de cita

Proveedor

2. Qu tipo de
producto es?

Proveedor

3. Es un premio de
actividad?

Proveedor

4. El producto es de
campaa actual?

Abastecimiento

DESCRIPCIN
El proveedor es quien realiza una llamada
telefnica solicitando una cita para entregar
el producto. Es necesario dar informacin
necesaria como campaa, nmero de
unidades y nmero de cajas aproximadas.
El proveedor, proporciona la informacin
exacta acerca del tipo de producto que va
entregar, pues de esto dependen diferentes
variables como tipo de caja en la que se
encuentra empacado el producto.
- Si es un producto de catlogo, se
remite al paso 4.
- Si es un producto de incentivo, se
remite al paso 3.
- Si es un producto de actividad, se
remite al paso 5.
- Si no, se remite al paso 7
- Si el producto es de campaa
actual, se remite al paso 5.
- Si el producto no es de campaa
actual, se remite al paso 6.

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5. Se asigna cita

Auxiliar de
Recepcion

6. Aun no se le asigna
cita

Auxiliar de
Recepcion

7. Es para muchas
ganadoras?

Mercadeo

8. Cita para la bodega

de Mayorca

Auxiliar de
Recepcion

9. Cita para bodegas

satlites

Auxiliar de
Recepcion

10. Llega la mercanca

Proveedor

11. Validacin de las

cajas

Auxiliar de
Recepcion

12. Tiene sobrantes?

Auxiliar de
Recepcion

13. Tiene faltantes?

Auxiliar de
Recepcion

14. SKU trocados?

Auxiliar de
Recepcion

Como el producto si pertenece a la

campaa
que
estamos
recibiendo,
entonces se le asigna una cita para ser
entregado.
- Nota: si el producto es crtico, no
requiere cita.
Como el producto no pertenece a la
campaa
que
estamos
recibiendo,
entonces no se le asigna una cita para ser
entregado.
- Si la respuesta es s, se remite al
paso 9.
- Si la respuesta es no, se remite al
paso 8.
En este caso, como el producto es un
premio de gran volumen, ste va por fuera
del pedido debido a su tamao y se recibe
en la bodega de Mallorca.
Como este premio ser para muchas
asesoras a nivel nacional, no es necesario
recibirlo en las bodegas de Medelln, para
luego ser distribuido a diferentes partes del
pas, sino que es recibido en bodegas
ubicadas en lugares estratgicos para su
distribucin.
El proveedor cumple la cita acordada en la
bodega indicada.
El auxiliar de recepcin de mercanca es el
encargado de realizar la verificacin de la
mercanca vs informacin de la factura.
- Si tiene unidades sobrantes, se
remite a al paso 17.
- Si no tiene unidades sobrantes, se
remite al paso 23.
- Si tiene unidades faltantes, se
remite al paso 18.
- Si no tiene unidades faltantes, se
remite al paso 23.
- Si tiene SKU trocados, se remite al
paso 19.
- Si no tiene SKU trocados, se remite
al paso 23.

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OPERACIONES
-

15. Tiene empaque en

mal estado?

Auxiliar de
Recepcion

16. Tiene caja mal

rotulada?

Auxiliar de
Recepcion

17. Se devuelven las

unidades sobrantes

Auxiliar de
Recepcion

18. Se reciben las

unidades que llegan

Auxiliar de
Recepcion

19. Reproceso/Devoluci
n

Auxiliar de
Recepcion

20. Es reproceso o
devolucin?

Auxiliar de
Recepcion

21. Reproceso en muelle

Proveedor

22. Se regresa al
proveedor

Transportista

23. Verificacin para

almacenamiento

Auxiliar de
Recepcion

24. Almacenamiento en
Bfer

Auxiliar de
Recepcion

25. Describir ubicacin

en factura

Auxiliar de
Recepcion

Si tiene empaque en mal estado, se

remite al paso 19.
- Si no tiene empaque en mal estado,
se remite al paso 23.
- Si tiene caja mal rotulada, se remite
al paso 19.
- Si no tiene cajas mal rotuladas, se
remite al paso 23.
En este caso, se le devuelven
al
proveedor las unidades sobrantes, pues no
se encontraban relacionadas en la factura.
Por ltimo, se remite al paso 23.
En este caso, se reciben las unidades que
fsicamente se encuentran, y se solicita
nota crdito al proveedor para que corrija la
factura relacionando las unidades reales.
Por ltimo se remite al paso 23.
En este caso es casi imposible determinar
la veracidad de la factura en relacin con la
mercanca, es por eso que el auxiliar de
Recepcion se comunica con el proveedor
para realizar ya sea un reproceso
inmediato o en su defecto, la devolucin
total del lote.
- Si es reproceso, se remite al paso
24.
- Si es devolucin, se remite al paso
25.
El reproceso se realiza en el muelle por
parte del proveedor, y una vez est
terminado, se remite al paso 11.
El Transportista lleva la mercanca hacia el
proveedor para su debido proceso y una
vez terminado, se remite al paso 10.
En este paso, se realiza una breve
verificacin visual para determinar cules
ubicaciones
estn
disponibles
para
almacenar la mercanca. Fin.
Se procede a ubicar la mercanca en las
posiciones disponibles
Una vez ubicada la mercanca, el auxiliar
de recepcin anota en la factura la
ubicacin exacta del producto. Termina el

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OPERACIONES
proceso para continuar con el proceso de
ingreso de factura.

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Factura, remisin.

8. REVISIN Y APROBACIN
REVISIN Y
APROBACIN

NOMBRE

CARGO

Realizado por:

Monica Maria Velez Isaza

Analista de Procesos

Revisado por:

Juan David Arias Lpez

Jefe de Recepcion de
Mercanca

Aprobado por:

Alejandro Tobn Tobn

Director de Logstica Interna