GESTIN DE

PROYECTOS
INFORMTICOS

Factores ambientales y Activos de una

organizacin

Aprendizajes esperados

Elabora plan de proyecto informtico de acuerdo a las

necesidades de la organizacin. (Integrada Competencia
Genrica Pensamiento Crtico)

Influencia de la Organizacin en la Direccin de Proyectos

La direccin de proyectos es influenciada por varios factores:

Culturas y Estilos de Organizacin

Comunicacin dentro de una Organizacin
Estructura de la Organizacin
Activos de los procesos de la Organizacin
Factores Ambientales de la Empresa

1. Culturas y Estilos de Organizacin

Las experiencias comunes de los miembros de la organizacin

son las que conforman la cultura de la misma; la mayora de las
organizaciones han desarrollado culturas nicas a travs de la
prctica y el uso comn a lo largo del tiempo. Las experiencias
comunes incluyen, entre otras:
2

Visin, misin, valores, creencias y expectativas compartidas;

Normas, polticas, mtodos y procedimientos;
Sistemas de motivacin e incentivos;
Tolerancia al riesgo;
Percepcin del liderazgo, jerarqua y relaciones de autoridad;
Cdigo de conducta, tica laboral y horario de trabajo; y
Entornos operativos.

1. Culturas y Estilos de Organizacin

Las culturas y estilos se aprenden y se comparten, y pueden

llegar a ejercer una gran influencia en la capacidad del
proyecto para alcanzar sus objetivos.
El director del proyecto debe por lo tanto comprender los
diferentes estilos y culturas de la organizacin que pueden
2
influir en un proyecto.
El director del proyecto necesita saber quines toman las
decisiones o influyen dentro de la organizacin y trabajar con
ellos para aumentar la probabilidad de xito del proyecto.

2. Comunicacin dentro de una Organizacin

El xito en la direccin de proyectos de una organizacin

depende en gran medida de un estilo de comunicacin
efectivo dentro de la organizacin, sobre todo si se
considera la globalizacin de la profesin de direccin de
proyectos.
Las capacidades de comunicacin dentro de la
organizacin tienen gran influencia en la forma en que se
llevan a cabo los proyectos.

2. Comunicacin dentro de una Organizacin

En consecuencia, los directores de proyecto en

ubicaciones distantes pueden comunicarse de manera
ms efectiva con todos los interesados relevantes dentro
de la estructura de la organizacin para facilitar la toma
de decisiones.
2

Los interesados y miembros del equipo del proyecto

tambin pueden utilizar comunicaciones electrnicas
(incluidos correo electrnico, mensajera de texto,
mensajera instantnea, redes sociales, videoconferencia
y conferencia por Internet y otros medios electrnicos)
para comunicarse formal o informalmente con el director
del proyecto.

3. Estructura de la Organizacin

La estructura de la organizacin es un factor ambiental de

la empresa que puede afectar a la disponibilidad de
recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.

Las estructuras abarcan desde una estructura funcional

hasta una estructura orientada a proyectos, con una
variedad de estructuras matriciales entre ellas.

3. Organizacin Funcional

3. Organizacin Matricial Dbil

3. Organizacin Matricial Equilibrada

3. Organizacin Matricial Fuerte

3. Organizacin Orientada a Proyectos

3. Comparacin entre estructuras de la organizacin de

proyectos

4. Activos de los procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin son:

los planes,
los procesos,
las polticas,
los procedimientos y
las bases de conocimiento especficos de la
organizacin ejecutora y utilizados por la misma.
Los activos de procesos tambin incluyen bases de
conocimiento de la organizacin como lecciones
aprendidas e informacin histrica.

4. Activos de los procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin pueden

incluir cronogramas completados, datos sobre riesgos y
datos sobre el valor ganado.
Los activos de los procesos de la organizacin constituyen
entradas para la mayora de los procesos de planificacin. A
2
lo largo del proyecto, los miembros del equipo del proyecto
pueden efectuar actualizaciones y adiciones a los activos de
los procesos de la organizacin, segn sea necesario.

Los activos de los procesos de la organizacin pueden

agruparse en dos categoras:
procesos y procedimientos, y
base de conocimiento corporativa.

4. Procesos y Procedimientos

Los procesos y procedimientos de la organizacin para realizar

el trabajo del proyecto incluyen, entre otros:
Inicio y Planificacin
2

Estndares especficos de la organizacin, tales como

polticas de RRHH, polticas de seguridad, de tica,
procedimientos de calidad, etc.
Plantillas o Templates de registro de riesgos, de
estructura de desglose del trabajo, de contratos,
diagramas de red, etc.

4. Procesos y Procedimientos

Ejecucin, Monitoreo y Control

Procedimientos de control de cambios
Procedimientos de control financiero
Procedimientos para la gestin de incidentes
Procedimientos de control de riesgos
2

Cierre
Guas o requisitos de cierre del proyecto (p.ej., lecciones
aprendidas, auditoras finales del proyecto, evaluaciones
del proyecto, validaciones del producto y criterios de
aceptacin).

4. Base de Conocimiento Corporativa

La base de conocimiento de la organizacin para almacenar

y recuperar informacin incluye, entre otros elementos:

Bases de conocimiento de la gestin de configuracin,

que contienen las versiones y lneas base de todos los
estndares, polticas y procedimientos de la organizacin
ejecutora, as como cualquier otro documento del
proyecto;

Bases de datos financieras con informaciones tales como

horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y
cualquier dficit presupuestario del proyecto;

4. Base de Conocimiento Corporativa

Informacin histrica y bases de conocimiento de

lecciones aprendidas (p.ej., registros y documentos del
proyecto, documentacin de cierre del proyecto,
informacin con los resultados de las decisiones de
seleccin y desempeo de proyectos previos, e
informacin de las actividades de gestin de riesgos);
Bases de datos de incidentes y defectos;
Bases de datos para la medicin de procesos, utilizadas
para recopilar y tener disponibles las medidas realizadas
sobre procesos y productos; y
Archivos de proyectos anteriores (p.ej., lneas base del
alcance, costo, cronograma y medicin del desempeo,
calendarios de proyecto, registros de riesgos, acciones
de respuesta planificadas e impacto del riesgo definido).

5. Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa hacen
referencia a condiciones que no estn bajo el control
del equipo del proyecto y que influyen, restringen o
dirigen el proyecto.
2

Los factores ambientales de la empresa se consideran

entradas para la mayor parte de los procesos de
planificacin, pueden mejorar o restringir las opciones
de la direccin de proyectos, y pueden influir de manera
positiva o negativa sobre el resultado.

Los factores ambientales de la empresa varan

ampliamente en cuanto a tipo o naturaleza.

5. Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa, incluyen entre otros:
La cultura, estructura y gobierno de la organizacin
La distribucin geogrfica de instalaciones y recursos
2

Los estndares de la industria o gubernamentales

Las infraestructuras
Los recursos humanos existentes
La gestin de personal
Los sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa

5. Factores Ambientales de la Empresa

Las condiciones del mercado
La tolerancia al riesgo por parte de los interesados
2

El clima poltico
Los canales de comunicacin establecidos en la
organizacin
Las bases de datos comerciales

El sistema de informacin para la direccin de proyectos

CASO 1: PROYECTO TIC EN FAENA MINERA DE UNA

EMPRESA.

Qu factores ambientales existen?

2

Qu restricciones pueden existir?

Cmo debe ser la comunicacin efectiva en este proyecto?

CASO 2: EJEMPLOS DE PROYECTOS CON

FACTORES AMBIENTALES EN UNA EMPRESA

Elaborar tres ejemplos donde se demuestre cada

uno de los conceptos abordados de Factores
ambientales y Activos de una organizacin.

Reflexionar de cmo estos elementos afectaran

los proyectos.

Uno de los integrantes del grupo, expone al curso

lo desarrollado, compartiendo sus comentarios.