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Trabajo: Ciclo administrativo de costos

Maestro: Natalia Murrieta Martnez


Alumnos:
Gabriel Ceballos Evelio
Martnez Michel Ileana Elizabeth

Seccin: 301
Facultad: Contadura y administracin
Fecha de entrega: 1 de septiembre de 2016

ndice
NDICE........................................................................................................ 1
INTRODUCCIN...........................................................................................2
1. CONTABILIDAD DE COSTOS......................................................................3
1.1 DEFINICIN............................................................................................................... 3
1.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS....................................................................3
1.3 POR QU LAS EMPRESAS NECESITAN LA CONTABILIDAD DE COSTOS.......................................3
1.4 CONCEPTO DE COSTO................................................................................................. 4
Costos del producto o costos inventariables (costos)..............................................4
Costos del periodo a costos no inventariables (gastos)...........................................4
Costos capitalizables............................................................................................... 4
2. CICLO ADMINISTRATIVO...........................................................................5
2.1 CICLO FUNCIONAL DE CONTROL DE LOS MATERIALES..........................................................5
2.2 PERSONAL DEDICADO AL CONTROL DE LOS MATERIALES.....................................................6
2.3 MODELOS E INFORMES UTILIZADOS PARA EL CONTROL DE LOS MATERIALES: COMPRA Y RECEPCIN
.................................................................................................................................... 7
1.- La solicitud de compra.......................................................................................7
2.- El pedido al proveedor u orden de compra........................................................7
3.- El informe de recepcin.....................................................................................8
4.- El informe de devolucin de compras................................................................8
5.- La tarjeta o ficha del submayor de almacn......................................................8
6.- Las fichas o tarjetas de almacn........................................................................9
CONCLUSIONES.........................................................................................10
ANEXOS.................................................................................................... 11
REFERENCIAS............................................................................................ 17

Introduccin
El presente trabajo consiste en una recopilacin de distintos libros de Contabilidad
de costos, de los cuales se tom la informacin representativa del tema Ciclo
administrativo. As mismo, se agrega una seccin de informacin general de
costos con el fin de que el estudiante se familiarice con la materia y le sea ms
fcil entender el tema.
El C.P.C. Jos G. Caldern Moquillaza, en su libro Contabilidad de costos I
menciona que: La contabilidad de costos es una rama especializada de la
contabilidad general, por medio de la cual, se acumulan y obtienen datos e
informacin relacionada con la produccin de bienes o servicios, los cuales sern
objeto de venta o utilizados por la misma empresa; abarca diversos
procedimientos de clculo, formas de registro y preparacin de resmenes, los
cuales finalmente sern objeto de anlisis e interpretacin a efecto de poder tomar
decisiones.
Respecto a la importancia de la contabilidad de costos, Juan Garca Coln nos
comenta en su libro que: La contabilidad de costos es un sistema de informacin
que sirve de apoyo a la direccin, principalmente en las funciones de planeacin y
control de sus operaciones. En un mercado competitivo, los costos son la nica
variable que la empresa tiene bajo su control, si se toma en cuenta que la variable
precio no puede ser controlada y que sta es la que afecta de manera directa al
volumen. Cuanto ms alto sea el precio de un producto o servicio ofrecido, menor
ser la cantidad adquirida y, por el contrario, cuanto ms bajo sea el precio, mayor
ser la cantidad que los consumidores estarn dispuestos a comprar. Por lo tanto,
las empresas que dirijan sus esfuerzos hacia la variable costos y obtengan
informacin confiable, oportuna y relevante sobre los mismos, estarn en
posibilidad de competir y enfrentar los cambios actuales.

1. Contabilidad de costos
1.1 Definicin
La contabilidad de costos es un sistema de informacin empleado para
predeterminar, registrar, acumular, controlar, analizar, direccionar, interpretar e
informar todo lo relacionado con los costos de produccin, venta, administracin y
financiamiento.

1.2 Objetivos de la contabilidad de costos


Los objetivos de la contabilidad de costos son, entre otros:
Contribuir a fortalecer los mecanismos de coordinacin y apoyo entre todas
las reas (compras, produccin, recursos humanos, finanzas, distribucin,
ventas, etc.), para el logro de los objetivos de la empresa.
Determinar costos unitarios para establecer estrategias que se conviertan
en ventajas competitivas sostenibles, y para efectos de evaluar los
inventarios de produccin en proceso y de artculos terminados.
Generar informacin que permita a los diferentes niveles de direccin una
mejor planeacin, evaluacin y control de sus operaciones.
Contribuir a mejorar los resultados operativos y financieros de la empresa,
propiciando el ingreso a procesos de mejora continua.
Contribuir en la elaboracin de los presupuestos, en la planeacin de
utilidades y en la eleccin de alternativas, proporcionando informacin
oportuna e incluso anticipada de los costos de produccin, distribucin,
venta, administracin y financiamiento.
Controlar los costos incurridos a travs de comparaciones con costos
previamente establecidos y, en consecuencia, descubrir ineficiencias.
Generar informacin que contribuya a determinar resultados por lnea de
negocios, productos y centros de costo.
Atender los requerimientos de la Ley del Impuesto sobre la Renta y su
Reglamento.
Proporcionar informacin de costos, en forma oportuna, a la direccin de la
empresa, para una mejor toma de decisiones.

1.3 Por qu las empresas necesitan la contabilidad de


costos
La contabilidad de costos, en ltima instancia, tiene que contribuir directa o
indirectamente al mantenimiento o al aumento de las utilidades de la empresa.
Esta meta se logra suministrando a la administracin las cifras importantes que
pueden utilizarse para llegar a la adopcin de decisiones que reduzcan los costos
de fabricacin o aumenten el volumen de las ventas.

1.4 Concepto de costo


Para nuestro cometido, costo lo consideraremos como el valor monetario de los
recursos que se entregan o prometen entregar a cambio de bienes o servicios que
se adquieren. En el momento de la adquisicin se incurre en el costo, lo cual
puede originar beneficios presentes o futuros y, por lo tanto, tratarse como:
Costos del producto o costos inventariables (costos) Son los costos
relacionados con la funcin de produccin; es decir, de materia prima directa, de
mano de obra directa y de cargos indirectos. Estos costos se incorporan a los
inventarios de materias primas, produccin en proceso y artculos terminados, y se
reflejan como activo circulante dentro del balance general. Los costos totales del
producto se llevan al estado de resultados cuando y a medida que los productos
elaborados se venden, afectando el rengln de costo de los artculos vendidos.
Costos del periodo a costos no inventariables (gastos) Son los costos que se
identifican con intervalos de tiempo y no con los productos elaborados. Se
relacionan con las funciones de venta y administracin de la empresa. Estos
costos no se incorporan a los inventarios: se llevan al estado de resultados a
travs del rengln de gastos de venta, gastos de administracin y gastos
financieros, en el periodo en el cual se incurren.
Costos capitalizables Son aquellos que se capitalizan como activo fijo o cargos
diferidos y despus se deprecian o amortizan a medida que se usan o expiran:
dan origen a cargos inventariables (costos) o del periodo (gastos).

2. Ciclo administrativo
2.1 Ciclo funcional de control de los materiales
El ciclo del control de los materiales cubre las actividades de una empresa desde
el momento en que la fbrica los solicita y se colocan las rdenes de compra hasta
que aquellos son usados en las actividades fabriles. Cinco actividades o funciones
cubren este ciclo a saber:
1. Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin de la fbrica.
2. Compra de los materiales.
3. Recepcin e inspeccin de los materiales.
4. Almacenamiento y entrega de los materiales.
5. Contabilizacin de las transacciones relacionadas con los materiales,
incluyendo los libros y registros del inventario continuo o perpetuo.
El departamento de ingeniera, planeacin y distribucin del trabajo de una
organizacin desempea un papel importante en la administracin del negocio,
adems de controlar el movimiento de la produccin a travs de la fbrica. En
primer lugar, tiene que disear el producto y preparar las especificaciones de los
materiales antes de que estos puedan ser comprados. Luego tiene que estudiar
los efectos del uso de los distintos materiales y sustitutos y hacer sus
recomendaciones. Adems, tiene que hacer listas de los materiales que hay que
entregar para las diferentes clases de rdenes de produccin.
El departamento de compras realiza en la empresa las siguientes actividades:
1) Recibe o prepara las solicitudes de compra de todos los materiales y
equipos que han de usarse en la fbrica;
2) solicita cotizaciones de los proveedores;
3) confecciona y coloca las rdenes de compra;
4) aprueba las facturas de los proveedores, y
5) enva las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para
su anotacin.
El departamento de compras puede operar como un departamento de servicio de
la organizacin de la fbrica o como una parte del cuerpo administrativo central de
la empresa, mientras que los departamentos de recepcin y almacenamiento son
esencialmente departamentos de servicios de la fbrica.
El departamento de recepcin realiza las siguientes funciones:
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1) Recibe los artculos de los camiones, ferrocarriles y otros medios de


transporte y firma los recibos autorizados;
2) cuenta, pesa o verifica de cualquier otra manera la cantidad de artculos
recibidos;
3) inspecciona la calidad de los artculos e informa sobre las roturas, si stas
existen;
4) traslada los materiales al almacn, y
5) enva copias de los informes de recepcin al departamento de compras y al
departamento de almacn.
El departamento de almacn:
1) Recibe y acusa recibo al departamento de recepcin de los materiales que
ste le entrega;
2) comprueba las cantidades recibidas;
3) coloca los materiales en los casilleros, las estanteras o los patios
adecuados;
4) Entrega los materiales contra las solicitudes autorizadas adecuadamente;
5) contabiliza las recepciones y entregas en las fichas de almacn, y
6) algunas veces prepara los resmenes de las solicitudes de materiales para
el departamento de contabilidad de costos.
Tienen que hacerse asientos para contabilizar la compra de los materiales, la
devolucin de stos a los proveedores, el uso de los mismos bien en la produccin
o como suministros, la devolucin de los materiales sobrantes al almacn, y los
desechos o la produccin defectuosa. Tambin deben mantenerse registros de
inventario continuo.

2.2 Personal dedicado al control de los materiales


La funcin de compras suele estar a cargo de un jefe de compras y sus auxiliares.
La funcin de recepcin es llevada a cabo por un empleado responsable de la
misma, auxiliado por algunos trabajadores fsicamente capacitados para manejar y
trasladar los materiales. En las organizaciones pequeas, el empleado encargado
de la recepcin tiene que realizar el trabajo necesario para contabilizar y manejar
los materiales. El departamento de almacn puede ser un anexo del departamento
de recepcin, o puede ser un departamento separado ubicado en algn lugar
diferente de la fbrica. El guarda-almacn a cargo de este departamento es
auxiliado por un grupo de trabajadores que tienen que ser capaces fsicamente de
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mover y manejar los materiales. Para lograr el control ms perfecto y para impedir
los fraudes y los robos, es conveniente que el encargado de la recepcin, el
encargado del almacn y el tenedor del submayor de materiales y suministros
trabajen con absoluta independencia unos de otros.
La contabilidad del inventario de materiales est a cargo del tenedor del submayor
de almacn (o de materiales y suministros). Su labor consiste en mantener al da
el inventario perpetuo mediante la anotacin en las fichas o tarjetas individuales
que se llevan a las distintas clases de materiales las recepciones, las entregas y
los saldos de los mismos. Esta distribucin funcional no est tan claramente
definida en las organizaciones pequeas, en las cuales un solo empleado puede
tener a su cargo varias actividades.

2.3 Modelos e informes utilizados para el control de los


materiales: compra y recepcin
El principio del control interno en los negocios se basa en el uso de modelos
impresos. Estos modelos representan un mtodo efectivo para delimitar las
responsabilidades en las actividades de los negocios y sirven como instrumentos
del sistema de comprobacin interna. Un principio fundamental en el que uso de
estos modelos exige que quede siempre una copia en poder del departamento que
los prepara.
Los modelos ms frecuentemente usados para el control de las compras y la
recepcin de materiales son:
1. La solicitud de compra.
2. El pedido al proveedor u orden de compra.
3. El informe de recepcin.
4. El informe de devolucin de compras.
5. La ficha o tarjeta de submayor de almacn.
6. La ficha o tarjeta de almacn.
1.- La solicitud de compra es un documento pidiendo al departamento de
compras que adquiera determinados materiales, ya sea para reponer las
existencias actuales o para adquirir algunos materiales de los cuales no hay
existencia. Si se trata de la reposicin de existencias, la solicitud es preparada por
el encargado del submayor de almacn; si se trata de artculos nuevos o para
experimentacin que se desea mantener en existencia, la solicitud la prepara o
autoriza un miembro del departamento de ingeniera o de la direccin de la fbrica.
Se preparan dos copias de la solicitud y la otra se remite al departamento de
compras.
2.- El pedido al proveedor u orden de compra es un modelo preparado por el
departamento de compras utilizando al proveedor que embarque los materiales.
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Adems del original, que se enva al abastecedor, se hacen copias suficientes


para satisfacer las necesidades de los departamentos interesados. Una copia se
enva por lo regular al departamento de recepcin con objeto de que ste pueda
conocer qu materiales se espera recibir. Si slo se consignan las partidas,
omitindose las cantidades, la copia se denomina informe de recepcin de ciego;
el departamento de recepcin tiene que escribir en ella las cantidades de
materiales recibidos y devolverla luego al departamento de compra.
Una tercera copia se enva al departamento que solicita el material y otra es
retenida por el departamento de compras. Esto no obstante, no son raros los
cambios en este procedimiento. Una importante compaa de maquinaria, por
ejemplo, puede encontrar que es conveniente preparar seis copias de la orden de
compra, de las cuales tres se remiten al departamento de recepcin. Este usa
esas copias en sustitucin del informe de recepcin mencionado a continuacin.
3.- El informe de recepcin es el modelo preparado para mostrar la cantidad y
clase de material recibido en cumplimiento de rdenes de compra especficas. El
procedimiento seguido al preparar este informe puede ser:
a) Un examen hecho por el empleado encargado de la recepcin o sus ayudantes
para pesar o contar el material recibido y la preparacin de un informe indicando
la fecha de recepcin, de quin se recibi el material, el medio de transporte
utilizado, los cargos, el nmero del pedido, el nmero de paquetes, la cantidad, la
descripcin y la identificacin por el nombre o la inicial del empleado que recibi el
material y del que lo comprob. El informe se prepara por triplicado; el original se
remite al departamento de compras de manera que ste pueda comparar sus
datos con los de la orden de compra; el duplicado es enviado al departamento de
almacn con los materiales, y el triplicado queda archivado en el departamento de
recepcin.
Alunas veces el sistema de control vara el nmero de copias del informe de
recepcin que deben prepararse, pero tres, segn se ha indicado antes, es el
mnimo. En algunas empresas, copias adicionales del informe de recepcin son
remitidas al departamento de contabilidad para comparar sus datos con los de la
factura recibida del proveedor y al departamento de planeacin para su uso en el
planeamiento y programacin de la produccin.
b) Algunas empresas remiten de tres a cinco copias de la orden de compra al
departamento de recepcin cuando aqulla es enviada al proveedor. El
departamento de recepcin usa estas tres copias en lugar de un informe de
recepcin separado. Este mtodo ahorra tiempo y gastos en la operacin del
departamento de recepcin, pero es deficiente en cuanto al control y la
comprobacin internos.
4.- El informe de devolucin de compras es similar en forma y contenido al
informe de recepcin. El original va al departamento de compras, que lo enva al
departamento de contabilidad para su anotacin en el registro de comprobantes o
para su anotacin en el comprobante si ste no ha sido pagado todava; otra copia
va al departamento de almacn para su anotacin en el submayor de materiales y
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suministros, y otra copia se retiene en el departamento de embarques, el cual ha


preparado el informe y se ha hecho cargo del embarque.
5.- La tarjeta o ficha del submayor de almacn (o de materiales y suministros)
es uno de los registros fundamentales de la contabilidad de costos y se prepara y
lleva por el encargado del submayor de almacn. En la actualidad hay varios
modelos en uso.
Una de las formas permite anotar las cantidades y precios de los materiales
recibidos, las cantidades y precios de los materiales entregados y las cantidades y
precios de los materiales en existencia.
Otra de las formas que contiene, adems de esas tres secciones, secciones de
memorando relativas a los artculos pedidos al proveedor y no recibidos todava, y
los materiales reservados para su uso futuro en rdenes de fabricacin todava en
proceso.
Otros modelos slo contienen espacios para anotar las cantidades recibidas,
entregadas y en existencia, sin precios.
Cuando se han recibido los materiales en el almacn, stos son comprobados
contra el informe de recepcin y algunas veces contra una copia de la orden de
compra en cuanto a la descripcin, la cantidad o peso, y las roturas. Los
materiales son colocados entonces en el almacn en los casilleros, estanteras u
otros recipientes adecuados, y se hacen las anotaciones en las fichas de almacn
si stas son usadas. Las cantidades y los dems datos necesarios se contabilizan
en el submayor de almacn o las tarjetas del inventario continuo. Se usa una ficha
separada, no slo para cada clase de material, sino tambin para cada tamao del
mismo material. Por ejemplo, si en el almacn se reciben barras de bronce macizo
de distintos calibres, se prepara una tarjeta para la de de pulgada, otra para
pulgada y otra para la de de pulgada. Hay que tener mucho cuidado al hacer los
pases a estas tarjetas, pues ellas representan el inventario disponible hasta el
momento en que se realice el inventario fsico.
6.- Las fichas o tarjetas de almacn, en las cuales el encargado del almacn
anota la cantidad recibida, la cantidad entregada y la cantidad en existencia, son
usadas cuando los registros originales el inventario continuo se llevan en la oficina
de contabilidad de costos. La ficha de almacn se coloca fuera del recipiente o
casillero en que se almacena cada material, y se hacen anotaciones en la misma
siempre que se reciban o entreguen unidades del material. El uso de las tarjetas
de almacn, sin embargo, parece una innecesaria duplicacin de trabajo y facilita
mucho que se comentan errores, ya que las anotaciones en ellas se hacen por las
mismas personas que manipulan los materiales, no por empleados de la oficina. El
uso de las tarjetas de almacn est por lo regular reservado a las piezas
terminadas que son almacenadas hasta que son usadas en el montaje de otras
unidades. En algunas ocasiones, la tarjeta de almacn es usada para controlar un
embarque especial de materiales.

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Conclusiones
En esta parte se recalca la importancia de los costos en las empresas
considerando que en el mbito contable y empresarial, hablando en forma distinta
de stos, es una materia indispensable para la correcta administracin y control de
las salidas y entradas de dinero, adems de tener un impacto directo en las
utilidades de una empresa. Los costos se dividen en distintas categoras de
acuerdo a lo que genere el costo. En el ciclo administrativo del costo nos explica el
comportamiento del costo en una empresa ya que desde la compra de materiales
para la fabricacin de algn producto hasta que dicho producto sale de la empresa
el costo est presente.
Cuando hablamos de costo de venta incluimos todos los costos que incurren para
crear un producto o servicio, y dicha razn es una de las tantas por las que el
costo en importante y su desglose ya antes explicado es de mucha ayuda a la
hora de tomar ciertas decisiones en una empresa, por ejemplo: qu proveedor
elegir, el precio de venta, el uso de los recursos, entre otras.
El costo de un producto refleja el orden y la eficacia de una empresa, por eso una
empresa que tiene orden y eficacia tiene bajos sus costos.

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Anexos
A continuacin se presentan los formatos correspondientes al ciclo administrativo,
su orden es:
1.1 Solicitud de compra
1.2 El pedido al proveedor u orden de compra
1.3 El informe de recepcin
1.4 La ficha o tarjeta del submayor de almacn
1.5 La ficha o tarjeta de almacn

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Referencias
Contabilidad de costos I: Teora y prctica. Jos Guillermo Caldern Moquillaza.
2012.
Contabilidad de costos. Tercera edicin. Juan Garca Coln. 2008. Editorial
McGRaw-Hill.
Contabilidad de costos: principios y prctica, tomo I. John J. W. Neuner.

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