Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
1.
ANTECEDENTES
Koontz Odonnell
Josseph L. Massie
Burt K. Scanlan
George R. Terry
2.
INTRODUCCIN
3.
CONCEPTO
Henry Farol
Robert B. Buchele
George R. Terry
Bur K. Scanlan
Robert C. Appleby
Chiavenato
4.
Control preliminar
o
Materiales
Capital
10
10
10
Recursos financieros
10
Control concurrente
10
Control de retroalimentacin
11
5.
ETAPAS:
11
6.
PRINCIPIOS:
12
1) Equilibrio
12
2) De los Objetivos
12
3) De la oportunidad
12
1
4) De las Desviaciones
12
5) Costeabilidad
12
6) De la Excepcin
12
7) De la Funcin Controlada
12
12
Planear y organizar
12
El hacer
12
El evaluar
13
La mejora
13
7.
8.
13
9.
13
13
Enfrentar el cambio
13
14
14
Establecimiento de estndares
14
10.
Estndares de cantidad
14
Estndares de calidad
14
Estndares de tiempo
14
Estndares de costos
14
14
14
Accin correctiva
15
11.
15
12.
15
reas de produccin
16
Control de produccin
16
Control de calidad
16
Control de costos
16
16
Control de inventarios
16
16
Control de desperdicios
16
16
rea comercial
17
Control de ventas
17
2
Control de propaganda
17
Control de costos
17
rea financiera
17
Control presupuestario
17
Control de costos
17
18
18
Control de vacaciones
18
Control de salarios
18
13.
18
14.
CONCLUSIONES
19
15.
RECOMENDACIONES
20
16.
20
EJEMPLO 1
20
EJEMPLO 2
21
17.
27
BIBLIOGRAFIA
CONTROL
1. ANTECEDENTES
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solucin a un problema administrativo, en l
encontraremos asuntos de organizacin, direccin y control, para resolverlos se debe contar con una
buena planeacin, un estudio previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo ms
fluido posible.
Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el ms indicado se deben tomar en cuenta una
serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos importantes, por mencionar algunos estn,
las metas, estrategias, polticas, etc.
A continuacin se darn algunos conceptos de fases del proceso administrativo segn diferentes autores:
Fayol
Afirma que la Toma de Decisiones tambin hace parte de las funciones de la organizacin. Seal cmo
las funciones del administrador la prevencin, organizacin, coordinacin y control, que expresado en
trminos ms actuales no es otra cosa que la planeacin, organizacin, direccin y control.
Koontz Odonnell
Junto a Terry apoyan a Fayol al decir que la previsin es la base de la planeacin. Considera la
planeacin como: una funcin administrativa que consiste en seleccionar entre diversas alternativas los
objetivos, las polticas, los procedimientos y los programas de una empresa.
Agustn Reyes Ponce
Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn
de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros
necesarios para su realizacin.
Josseph L. Massie
Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre las alternativas, cursos de accin a
partir de los cuales establece los objetivos.
Burt K. Scanlan
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta con un
mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
4
George R. Terry
Es la seleccin y relacin de hechos as como la informacin y el uso de suposiciones respecto al futuro
en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se creen son necesarias para
alcanzar los resultados deseados.
2. INTRODUCCIN
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva
amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificacin a posterioridad de los
resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en
el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarizacin en trminos cuantitativos, forma
parte central de la accin de control.
Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no slo a nivel directivo, sino de
todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organizacin hacia el cumplimiento de los
objetivos propuestos bajo mecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace
nfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del
principio que es el propio comportamiento individual quien define en ltima instancia la eficacia de los
mtodos de control elegidos en la dinmica de gestin.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de
indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento
de los objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso
netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.
3. CONCEPTO
Es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones,
para establecer las medidas correctivas necesarias.
A fin de incentivar que cada uno se establece una definicin propia del concepto se revisa algunos
planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Farol
El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y
errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele
El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de
las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
George R. Terry
El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario,
aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo
planeado.
Bur K. Scanlan
El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos.
Robert C. Appleby
La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto
los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y
eficazmente.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet
Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.
Harold Koontz y CirilODonell
Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones,
para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.
Chiavenato
El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el
desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un
proceso esencialmente regulador.
T5555555555555555y
4. TIPOS DE CONTROL SEGN SU PERIODICIDAD
Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro
de la organizacin, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentacin. El primero se
enfoca en la prevencin de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la
organizacin. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los
objetivos se estn alcanzando, los estndares que guan a la actividad en funcionamiento se derivan de
las descripciones del trabajo y de las polticas que surgen de la funcin de la planificacin, y ltimo tipo
de control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del
proceso para la adquisicin de recursos o hacia las operaciones entre s.
Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la
gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente
con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las polticas son medios importantes para
poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la accin futura. Por lo
tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las polticas y su realizacin. El
establecimiento de las polticas forma parte de la funcin de la planificacin, mientras que se
realizacin corresponde a la funcin de control.
o Seleccin de recursos humanos y formacin de equipos de trabajo: La funcin de
organizar define los requerimientos del trabajo y predetermina los requerimientos de las
habilidades de los empleados. Estos requerimientos varan en su grado de especificidad,
dependiendo de la naturaleza de la tarea. En el nivel del taller, los requerimientos de las
habilidades pueden especificarse tomando en cuenta los atributos fsicos y la destreza
manual; por otro lado, los requerimientos para las tareas del personal de gerencia que la
capacidad de la gerencia es un determinante fundamental del xito de la organizacin.
o Materiales: La materia prima que se transforma en un producto determinado debe ajustarse
a los estndares de calidad. Al mismo tiempo, debe mantenerse un inventario suficiente
7
para asegurar el flujo continuo que satisfaga las demandas de los clientes. En aos
recientes se han diseado muchos mtodos que utilizan el muestreo estadstico para
controlar la cantidad de los materiales, el cual consiste en la inspeccin de las muestras
ms que de todo el lote. Estos mtodos son menos costosos en cuanto al tiempo de
inspeccin, pero existe el riesgo de aceptar materiales defectuosos si la muestra no tiene
ningn defecto. El control preliminar de los materiales ilustra un sistema de control que es
muy
rutinario.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de
sus subordinados; la direccin se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus
subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los
subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.
La direccin sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es
interpretar para sus subordinados las rdenes recibidas de niveles ms altos. La relativa
importancia de direccin depende casi por entero de la naturaleza de las actividades llevadas a
cabo por los subordinados.
5. ETAPAS:
* Establecimiento de Estndares: Representan el estado de ejecucin deseado, de hecho nos es ms
que los objetivos definidos de la organizacin.
* Medicin de Resultados: Es medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de
medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares.
9
* Correccin: La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las
desviaciones con relacin a los estndares.
* Retroalimentacin: Mediante ella la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr
del tiempo.
* Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.
6. PRINCIPIOS:
1) Equilibrio: Debe de haber un balance entre el control y la delegacin.
2) De los Objetivos: El control existen en funcin de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio
para alcanzar los objetivos.
3) De la oportunidad: El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el
error.
4) De las Desviaciones: Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y
saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.
5) Costeabilidad: Se deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en relaciones
con las ventajas reales que este aporte.
6) De la Excepcin: El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir costos
y tiempo.
7) De la Funcin Controlada: La funcin que realiza el control, no debe de estar involucrada con la
actividad a controlar.
7. BASES DEL CONTROL
El control se basa en la consecucin de las siguientes actividades:
Planear y organizar Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar
qu debe hacerse y cmo.
10
La mejora Es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen
perder el equilibrio al sistema.
Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir
errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar
errores.
Enfrentar el cambio: La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o
las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los
productos y los servicios de sus organizaciones.
11
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar
errores.
Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o
criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base
para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales
se presentan a continuacin:
o Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad
de materiales primas, nmeros de horas, entre otros.
o Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de
produccin, especificaciones del producto, entre otros.
o Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto,
tiempo medio de existencias de unos productos determinado, entre otros.
o Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de
ventas, entre otros.
Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que
se est haciendo.
Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que
compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o
variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado.
Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para
adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y
adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.
12
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso o procedimientos
Mtodos cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Estadstica
13
Clculos probabilsticas
14
rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos
o servicios producidos.
Control de ventas: Acompaa el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la
empresa por cliente, vendedor, regin, producto o servicio, con el fin de sealar fallas o
distorsiones en relacin con las previsiones.
o Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos
de produccin, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales estn;
salarios de la direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los
16
Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se
vuelve costoso, creando, adems, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual
para actuar y auto controlarse.
Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve recursivo, lo que limita
una efectiva toma de medidas correctivas.
14. CONCLUSIONES
El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el
desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un
Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a
la empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente, Control posterior
El control se apoya en la comprobacin, fiscalizacin e inspeccin de las variables organizativas
para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre los
objetivos de la empresa.
La aplicacin del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar distintos
beneficios y logros, sin embargo, su aplicacin indistintamente del proceso que se quiera.
El Sistema de Control de Gestin es en trminos sencillos definir: quin, cmo y cundo, aplicar
las estrategias de control y evaluar los Factores Crticos de xito de la organizacin (FCE),
adems de quin tomar y ejecutar las decisiones correctivas en los diferentes niveles de la
entidad.
15. RECOMENDACIONES
El control es la evaluacin con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas
correctivas necesarias "controlar" es importante porque establece medidas para corregir las actividades,
de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los
actos, determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no
vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administracin, desde el
momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona informacin acerca de la situacin
17
La solucin consiste en un terminal tctil que se ubica en la parte de fabricacin de la empresa, en el cual
aparecen las rdenes de produccin que estn planificadas desde administracin. Facilita la
comunicacin interna con los empleados del trabajo que deben realizar y la planificacin del da laboral
es
mxima.
Adems nuestra solucin incorpora un sistema de trazabilidad que complementa este seguimiento de
trabajo. Permite la lectura de productos por cdigo de barras mediante pistolas de lectura infrarroja y la
lectura de pesos mediante una bscula conectada al equipo. La solucin se completa con un sistema de
etiquetado para que el producto salga directamente para almacenar.
18
Una caracterstica ms que posee esta solucin es que se integra con otras aplicaciones de gestin,
como el FacturaPlus. Lo cual hace del sistema una herramienta imprescindible para la empresa y que se
adecua al estado actual de su empresa dotndola de un sistema de comunicacin y gestin potente,
robusto y seguro.
EJEMPLO 2
Proceso de control de calidad
DELIZIA
Empieza desde el momento del acopio, luego ingreso a planta, etc. En todos los procesos, tenemos lo
que se llama el anlisis de trazabilidad. Podemos en cualquier momento tomar un producto nuestro del
mercado y por su cdigo saber con leche de qu fecha fue hecho, por qu mquina fue procesado, en
qu turno, por qu supervisor, etc. Entonces cuando ha habido alguna desviacin podemos rpidamente
identificar la causa para tomar una solucin correctiva. Nuestro esfuerzo por implementar productos de
larga vida ha sido justamente porque en Bolivia no existe una cadena de fro lo suficientemente
desarrollada. Eso era una limitante para llegar con nuestros productos a una parte importante de nuestros
consumidores. Hemos desarrollado las leches larga vida en bolsa y estamos apunto de relanzar la lnea
de leche larga vida en caja.
Control. Medicin y correccin del desempeo individual y organizacional de cara a los planes.
19
El control de calidad de la leche que entra a la quesera involucra un conjunto de pruebas que permiten
determinar si la leche es pura, limpia y apta para la fabricacin de derivados lcteos.
Determinacin de la acides:
La acidez de la leche, es un dato que nos indica la carga microbiana de la leche, el cuidado en cuanto a
higiene y conservacin.
Una leche con alta acidez total se interpreta como un producto de mala calidad debido a que esta acidez
es producto de la presencia de microorganismos.
Determinacin de la densidad:
La determinacin de la densidad es una prueba completamente simple que nos permite conocer en
primera instancia algn posible fraude, como la adulteracin de la leche con agua.
Prueba para determinar la adicin de almidn o maicena:
20
Esta es una prueba que se basa en el hecho de que el yodo evidencia la presencia del almidn dando un
color azul oscuro intenso. Por tanto, resultado una forma muy prctica para determinar si la leche se
encuentra adulterada con almidn.
Prueba para determinar la adicin de formalina:
Esta prueba permite determinar si se ha adulterado la leche con formalina. En la leche acta como
preservante y evita que se note la alteracin por qu no se agra la leche, ya que la formalina inhibe el
crecimiento de microorganismos. Sin embargo, tiene efectos nocivos para la salud.
Prueba de reductasa:
Esta prueba permite saber el grado de contaminacin de microbios que tiene la leche con base en
simples cambios de color de la misma al agregar azul de metileno.
Prueba de resazurina:
Esta prueba representa una modificacin de la prueba de la reductasa, en que se substituye el azul de
metileno por la resazurina.
Prueba de fermentacin de la lecha:
La prueba de lacto fermentacin se emplea preferentemente combinada con la prueba de la reductasa.
Primero se determina el tiempo de decoloracin del azul de metileno y luego se dejan los mismos tubos
de fermentacin en el bao mara a 38C hasta que se produzca la coagulacin de la leche.
Pasteurizacin:
Se puede definir como pasteurizacin al proceso por el cual es posible destruir los microorganismos
patgenos, es decir, aquellos que causan enfermedades al hombre, mediante la aplicacin de calor a
temperaturas suficientes para aniquilar slo este tipo de microrganismos, pero sin alterar los
componentes de la leche.
21
22
23
17. BIBLIOGRAFIA
DE CASTRO, Emilio. P
CHIAVENATTO, Adalberto
IVANCEVICH, John M
LORENZI, Peter
SKINNER J., Steven
Gestin: Calidad y Competitividad
1997
Espaa: McGraw - Hill Interamericana de Espaa, S.A.
FREEMAN, Edward R.
Administracin
1996
Sexta Edici
Mxico: Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.
ROYERO, Jaim
Derkra College
ROBBINS, Stephen y DE CENZO, David. Fundamentos de administracin, concepto y aplicaciones.
Mxico, 1996.
TERRY, George y FLANKLIN, Stephen. Principios de administracin. Editorial Continental. Mxico, 1999.
MELINKOFF, Ramn. Los procesos administrativos. Editorial Panapo. Caracas, 1990.
ROBBINS, Stephen y COULTER, Mary. Administracin. Quinta edicin. Mxico, 1996.
STONER, James; FREEMAN, R y GILBERT, D. Administracin. Sexta Edicin. Mxico, 1996
PAGINA WEB
www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml
Aiteco Consultores, http://www.aiteco.com
Ramn Caballo y Asociados, http://www.carsoc.com
SQL Consultores, http://www.sqlconsultores.com
http://www.gestiopolis.com/el-control-como-fase-del-proceso-administrativo/
25