L A M E JO R SO LU C I Ó N PA R A L A S E M PR E SA S DE TO DO E L M U N DO

Consigue importantes ahorros

automatizando la gestión
de tus facturas
¿Por qué malgastar tiempo y dinero en la manipulación
de documentos?
¿Por qué renunciar a la calidad de los datos?

Procesar las facturas de los proveedores ¿Cuánto tiempo se necesita?

es un mal necesario. Hacerlo bien siempre
es fundamental para la empresa. Pero
hacerlo a mano ata al personal a esa tarea
rutinaria, malgastando tiempo que podría
emplearse en algo mucho más productivo.
Piensa:
¿Cuánto te cuesta gestionar
manualmente cada etapa del
proceso de las facturas?
Muchas empresas e institutos de
investigación han realizado estimaciones
y, aunque los resultados varían, las cifras
siempre son sorprendentemente altas.
El ejemplo siguiente, basado en nuestra
experiencia con nuestros clientes, es
ilustrativo.
Es posible medir el tiempo real de
manipulación. Pero es la demora —en
el reparto dentro de la empresa, sobre la
mesa de alguien o mientras se contrasta
información— lo que dificulta más
el cumplimiento de los plazos. Y las
penalizaciones y recargos aumentan el
gasto total.
¿Cuándo se detecta un error?
Por muy minucioso que se sea, se producen
errores. Y el tiempo que cuesta localizar y
corregir un error depende de lo avanzado
que esté el proceso cuando se detecta. No
obstante, siempre incrementa el coste total
del procesamiento.

Proceso manual Coste estimado Coste estimado acumulado

En portada:
Abrir y clasificar 0,08 € 0,08 €
Reunir, verificar y visar 0,51 € 0,59 € Consigue importantes ahorros
automatizando la gestión de tus
Correo interno manual 0,43 € 1,02 €
facturas.
Contabilización preliminar 2 € 3,02 €
Correo interno manual Si, por ejemplo, recibes 20.000
Validación y aprobación preliminar facturas al año, ¿cuánto te cuesta
gestionarlas?
Correo interno manual
Aprobación final Coste de la gestión manual de
Contabilización definitva 1,43 € 4,45 € facturas: de 7 a 21 € por factura.
Correo interno manual Por tanto:
Pago y archivo 3,43 € 7,88 € 20.000 facturas/año x 7 € =
140.000 €/año.
Si recibes 20.000 facturas al año, entonces el coste estimado de gestionarlas es,
aproximadamente: 20.000 facturas/año x 7,88 €/factura = 157.600 €/año. ¡Y es una estimación conservadora!


Únete al líder en la gestión automática de facturas

Desde hace casi una década, el software de aprobaciones y las funcionalidades de

INVOICES de ReadSoft, que ahora es parte
integral de ReadSoft DOCUMENTS for
Invoices, viene proporcionando a sus clientes
una solución de fácil implementación
específica para documentos.
ReadSoft: líder en conocimientos
técnicos e innovación
En 1997, ReadSoft inventó una
revolucionaria tecnología de
autoaprendizaje para la gestión automática
de facturas. Con los años hemos
adquirido un profundo conocimiento
de las necesidades y requisitos de los
departamentos financiero-contables, de los
trámites de pago y de los procesos de las
facturas, en muchas entidades de un gran
número de países de todo el mundo.
monitorización del sistema.
ReadSoft: líder en número de
facturas procesadas
Nos enorgullece ser responsables de la
inmensa mayoría de instalaciones de
automatización de facturas, tanto en
empresas grandes como en pymes, en
todo tipo de sectores. Nuestras soluciones
procesan unos 125 millones de facturas
cada año.
Nuestra lista de clientes incluye empresas
como IKEA, Porsche, Pfizer, SAS, Tetra
Pak, Carlsberg, DaimlerChrysler, LEGO,
Bosch, DFDS Transport, Canon y otras
1000 empresas más, tanto grandes como
pymes, en todo el mundo.

Hoy en día, unos mil clientes después, Contamos con la experiencia más amplia definitiva las facturas, sin intervención
ReadSoft es el número uno del mundo, con en cuanto a volúmenes, procesamientos, humana. El grado de automatización
el mayor número de instalaciones y la más requisitos de usuarios, etc. depende de ti. También puedes diseñar
amplia experiencia del sector. tus propias estructuras de intercambio de
ReadSoft: líder en integración información, aunque en la mayoría de los
Mejoramos constantemente nuestro con ERP’s casos te servirán nuestras soluciones de
software con funciones avanzadas, como Si lo deseas, ReadSoft DOCUMENTS integración ya probadas.
la clasificación automática, el workflow for Invoices puede contabilizar de manera
Para algunos de los principales sistemas
de ERP’s, como SAP® R/3® y Oracle®
ReadSoft, innovación y experiencia E-Business Suite, ofrecemos una
1991: Captura automática de datos de formularios, incluso escritos a mano. integración estándar y probada. INVOICES
fue la primera aplicación de gestión de
1994: Verificación rápida, gestión de lotes, varios idiomas.
facturas que recibió la homologación para
1997: Tecnología para el reconocimiento automático de facturas de proveedores, uso integrado con SAP® y, con un centenar
con autoaprendizaje. de clientes, sigue siendo la más usada.
2000: Capacidad para tratar el color en los documentos.
Algunos proveedores de ERP’s ofrecen
2000: Proceso unificado para todos los soportes, incluidos correo electrónico, integración con sus sistemas. En los demás
papel, fax y web.
casos, incluso si son sistemas propietarios,
2001: Primera empresa homologada por SAP® para la integración de INVOICES contamos con la experiencia de proporcionar
con SAP® R/3 ®.
integraciones personalizadas. Nuestra
2002: EDI de imágenes para facturas por correo electrónico. amplia experiencia y la cooperación con
2003: Integración con Oracle ® E-Business Suite. consultores de ERP harán que tu sistema
esté en producción a tiempo y sin superar
2004: Presentación de la plataforma de software ReadSoft DOCUMENTS.
el presupuesto.


ReadSoft DOCUMENTS for Invoices:
Una solución completa de procesamiento de facturas,
adaptable a todas las necesidades y volúmenes

Completo, de la captura a la
contabilización
En la entrada, puedes elegir de entre todas
las posibilidades del Área de automatización
Capture para capturar la información de las
facturas: documentos físicos, documentos
electrónicos e imágenes de documentos,
por correo electrónico, papel, fax, web y
transferencia de ficheros.
Durante el proceso, nuestra solución de
negocio ofrece varias formas de interacción
e integración con tu sistema contable o de
ERP, como por ejemplo compartir datos
de compradores y proveedores, cotejar los
artículos y realizar el asiento preliminar
o definitivo.
Tu solución puede incluir cualquier
workflow que ya utilices o planees
implementar, así como preparar los datos
para tu sistema financiero-contable o
cualquier otro sistema de destino.
El proceso suministrará automáticamente
las imágenes de las facturas para tu
sistema de archivo, antes o después de la
verificación, a tu elección.
Además, ReadSoft DOCUMENTS
for Invoices incorpora la seguridad y la
flexibilidad que son de esperar en un proceso
crítico para la actividad de la empresa.
Modular y totalmente flexible
Conforme evolucione tu negocio o
cambien tus necesidades, puedes añadir
funcionalidades que se adapten a tus nuevas
circunstancias. El número de facturas que se
puede procesar no tiene límites, ni máximo
ni mínimo. Si comienzas a pequeña escala,
siempre puedes añadir otras funcionalidades
personalizadas más adelante.
Sean cuales sean tus necesidades, siempre
puedes confiar en ReadSoft y en los
numerosos partners con que contamos.

Funcionalidades de las Áreas de Automatización

Capture Understand Manage INTEGRATE Interchange

¿Para qué sirve? ¿Para qué sirve? ¿Para qué sirve? ¿Para qué sirve? ¿Para qué sirve?
• Documentos • Clasificación de facturas • Verificación • Transferencia de ficheros • Envío seguro de correo
electrónicos • Extracción de todo el Local • Interacción con bases de electrónico
Correo electrónico, contenido Remota datos Encriptación
web, fax, Impreso a máquina • Supervisión de • Salida XML Firmas digitales
XML, PDF Escrito a mano procesos • Integración con sistemas • Recepción segura de
• Imágenes de Códigos de barras • Registros de auditoría ERP: correo electrónico
documentos • Interpretación • Archivo a corto plazo SAP® R/3® Desencriptación
Papel escaneado de documentos • Workflow de Oracle® E-Business Suite Gestión de firmas
Escaneo remoto semiestructurados aprobaciones ... digitales
Ficheros de imagen • Interpretación de líneas • Integración con sistemas • Acuses de recibo
importados de artículos de workflow automáticos
• Gestión de lotes • Aprendizaje de facturas • Integración con sistemas
• Tratamiento de imagen • Validación de archivo
• Tratamiento del color automatizada


Captura de todas las facturas recibidas,
sea cual sea su formato y origen

La entrada digital en diversos
formatos, junto con la información
capturada en cualquier tipo de
documento digital, se transfiere
a ReadSoft DOCUMENTS
for Invoices. Al procesar imágenes, el
programa aprovecha todos los colores del
documento original, por lo que logra un
acceso incomparable a la información.
Otros tipos de entradas digitales se
convierten en imágenes en un proceso
paralelo para simplificar la verificación, el
workflow y el archivo electrónico.
Importación de documentos
electrónicos
ReadSoft DOCUMENTS for Invoices
captura automáticamente todos los
adjuntos recibidos por correo electrónico
y los incorpora al proceso. Junto con los
documentos, se guarda información de cada
e-mail, como el remitente y el destinatario.
Probablemente el formato PDF sea el
más común para compartir documentos.
ReadSoft DOCUMENTS for Invoices
extrae la información para permitir su
manejo en el proceso normal.
Lectura de imágenes de
documentos
El módulo de gestión del escáner de
ReadSoft DOCUMENTS for Invoices
es único por sus capacidades de
identificación, deskew, eliminación de
fondos pre-impresos, tratamiento de los
colores, gestión avanzada de lotes, control
de calidad durante el escaneo e impresión
con endorsador.
Puedes escanear tus documentos en
cualquier lugar y enviarlos por correo
electrónico al centro de procesamiento a
través de una red o mediante transferencia
de ficheros en Internet.
Tratamiento del color para que
no se pierda información
El procesamiento de los colores de
ReadSoft DOCUMENTS for Invoices
incrementa la eficacia de la producción.
La visualización en color mejora el
aspecto en pantalla, mientras que el
tratamiento, la interpretación y el filtrado
de las imágenes en color contribuyen a un
mejor procesamiento. Por ejemplo, puedes
eliminar ciertos colores de fondo y resaltar
algunos de primer plano para mejorar la
identificación de los caracteres, lo cual se
traduce en una interpretación más precisa.

EDI de Documentos (la solución de correo
electrónico seguro de ReadSoft para
el intercambio de documentos) es con
diferencia la forma más sencilla y cómoda
de gestionar las facturas electrónicas. En la
página 9 encontrarás más detalles.
Puedes publicar de forma automática
formularios de facturación en la web.
ReadSoft DOCUMENTS for Invoices
convierte las especificaciones del
documento en un formulario para Internet
(incluso con reglas de validación). Así,
tu proveedor puede facturarte rellenando
el formulario. ReadSoft DOCUMENTS
for Invoices recupera la información
introducida on-line y la inserta en el flujo
normal de producción.
Los documentos XML se convierten a un
formato estándar para garantizar que los
resultados sean correctos.
Toma cualquier fax recibido del software de
gestión de faxes y envíalo al flujo unificado
de ReadSoft DOCUMENTS for Invoices.
Para lotes más pequeños, el fax puede ser
una alternativa al escaneo remoto.
En el proceso de producción normal se
pueden introducir directamente todos los
ficheros de imagen estándar (TIFF, PNG,
JPG, BMP, etc.).
Optimización de las imágenes
para mejorar la captura
Puesto que la calidad de las imágenes
puede variar considerablemente, ReadSoft
DOCUMENTS for Invoices incluye
muchos tipos de filtros diferentes de
eliminación de fondos, de procesamiento
avanzado de imágenes y filtros adaptativos.
Los filtros se pueden utilizar en cualquier
combinación y mejoran mucho la extracción
de información.

5
Análisis e interpretación de las facturas para clasificar,
extraer y validar automáticamente la información

Ordenamos las facturas

por ti
El sistema identifica al emisor
y al receptor de la factura, y
coteja esa información con los
datos relativos a ambos, almacenados en
el ERP. También se detecta el tipo de
gasto, general o de compra, y si se trata
de una factura o un abono. Estos datos
son la base de la clasificación automática,
que ahorra mucho tiempo y esfuerzo en
las fases iniciales. La ordenación también
permite una extracción más rápida de
la información, ya que se seleccionan
automáticamente los parámetros y reglas
pertinentes.

Procesa facturas en diferentes

idiomas
El programa necesita conocer qué
información debe extraer y qué reglas
de empresa aplicar. Estos detalles están
contenidos en los perfiles de factura. Para
simplificar la configuración, ReadSoft
DOCUMENTS for Invoices incorpora
perfiles de diversos países y regiones. El
perfil de un país recoge toda la información
necesaria para extraer y validar la
información de una factura de esa región,
como tipos de IVA, formatos de fecha,
caracteres de moneda, etc. La lógica de la
empresa, por ejemplo para validar fechas,
IVA y sumas, también forma parte del
perfil.
Por supuesto, puedes adaptar los perfiles a
los requisitos de tu empresa.
Transferencia de datos correctos
al sistema financiero-contable
ReadSoft DOCUMENTS for Invoices
está diseñado para manejar con rapidez
y precisión incluso lo más complicado,
como puedan ser múltiples tipos de IVA Validación con el ERP
o extensas tablas de líneas de artículos. En una instalación integrada con un ERP,
Gracias a la sofisticada validación la información puede cotejarse con los
automática, puedes contar con una datos combinados del ERP. Si todo es
excelente calidad de los datos. correcto y la factura corresponde a un
pedido aprobado, puede contabilizarse
Gran parte de la información se extrae
automáticamente.
usando tecnología de texto libre;
además, el sistema incorpora una base de
conocimiento para proveedores recurrentes,
que se actualiza automáticamente, permite
extraer información ambigua e incrementa
la velocidad de extracción.
La información extraída puede comprobarse
de varias formas, por ejemplo mediante
cálculos, contrastándola con tablas internas
y cotejando bases de datos externas. Cuando
la información puede validarse, se puede
prescindir de la fase de verificación.


Gestión automática de tus facturas, para maximizar la
productividad
Verificación simple y ágil
Cada persona dedicada a la
verificación, tiene una bandeja de
entrada personalizada que contiene
únicamente las facturas que está
autorizado a gestionar. Para simplificar la
corrección, se destacan las imágenes de
los datos que presentan alguna incidencia.
Los campos que modifique el operador se
validan de nuevo automáticamente con
las reglas predefinidas. Si una factura se
ha ordenado incorrectamente, se reasigna
con facilidad.
La verificación puede realizarse fácilmente
por Internet, p. ej. en un entorno Citrix o
Terminal Server, sin merma de la seguridad.
Workflow de aprobación en tu
navegador
No todas las facturas pueden gestionarse de
forma automática. Puede que no exista el
pedido correspondiente, el proveedor no sea
conocido o hayas elegido una integración
parcial con el sistema financiero-contable.
Para esos casos, ReadSoft DOCUMENTS
for Invoices dispone de un completo
workflow de aprobación de facturas basado
en web.
Las ventajas son muchas:
• Tienes apoyo en el proceso, con
validaciones y controles automáticos,
tiempos de circulación más breves y
acceso inmediato a la información.
• Recibes informes parciales rápidos y
precisos y un registro claro de todo el
recorrido de la factura.
• Prescindes de los montones de copias
de seguridad y de tener que perseguir
facturas no enviadas.
• Puedes ofrecer servicios internos y
externos de mayor calidad.
Archivos de producción
accesibles a través de internet
Los visores permiten un acceso inmediato
a cualquier documento que haya entrado
en ReadSoft DOCUMENTS for Invoices,
en cualquier momento y desde cualquier
puesto de trabajo, gracias a una interfaz web
amigable. Sea cual sea su origen, todos los
documentos se reúnen en una sola base de
datos. Y puedes definir que los documentos
se eliminen o trasladen al archivo a largo
plazo automáticamente, cuando ya no
necesites un acceso inmediato.
Control y monitorización eficaz
La función de monitorización incorporada
en el sistema facilita el seguimiento
de lo que sucede en cada momento.
Proporciona informes y estadísticas sobre
los documentos y el procesamiento de sus
datos y ofrece varias formas de medir el
rendimiento de operadores, grupos de
trabajo y del propio sistema. Se trata, pues,
de una herramienta muy práctica para el
control, la planificación y el análisis.

Integración perfecta con las aplicaciones críticas de tu
empresa

Transferencia de ficheros de procesamiento total más breve, una

a cualquier sistema de gestión menos costosa de los proveedores • Líderes en integración con SAP®
destino y una notificación temprana de los errores. Primera solución de gestión
Puedes configurar fácilmente la También obtienes una información diaria automática de facturas certificada
salida mediante ajustes en menús más precisa de la situación financiera, por por SAP®.
amigables, de manera que la información ejemplo, de algunos proyectos, así como La mayor base instalada del sector.
esté perfectamente adaptada a tu base una mejor base para la toma de decisiones. • Integración con Oracle ®
de datos o a una aplicación de back- Ahorrarás un tiempo muy valioso al final E-Business Suite
office. ReadSoft DOCUMENTS for de cada mes, cada trimestre y cada año.
Invoices funciona excepcionalmente
bien con sistemas que requieren archivo
electrónico, ya que también exporta las
imágenes. Toda la información relevante
se transfiere al sistema de archivo para
simplificar el mantenimiento de los índices
de búsqueda.

Todo tipo de interacciones con

las bases de datos
Puedes añadir funcionalidades propias
e integrar ReadSoft DOCUMENTS for
Invoices con cualquier sistema externo,
como bases de datos o un workflow.
Independientemente de tus necesidades
actuales o futuras, ReadSoft DOCUMENTS
for Invoices incorpora la flexibilidad y la
accesibilidad para satisfacerlas.

Integración completa y sencilla

con tu ERP
ReadSoft DOCUMENTS for Invoices
permite la entrada automática de facturas,
su validación y contabilización preliminar y
final en los principales ERP’s, como SAP®
R/3® y Oracle® eBusiness Suite. Para ti,
esto implica una mejor gestión de los flujos
de caja y las facturas, un mayor control de
las mercancías entregadas y facturadas, el
cotejo automático de los pedidos, el asiento
automático de las facturas, una mayor
seguridad, menos trabajo manual, un tiempo


Intercambio electrónico de documentos con clientes
y proveedores
Tan seguro y eficaz como el
EDI, y más sencillo que el
correo electrónico
EDI de Documentos de ReadSoft
es, con diferencia, la forma más
simple, eficaz, rentable y segura de recibir
las facturas de tus proveedores y de
enviarlas a tus clientes. Nuestro producto
prescinde del papel, los sobres, el franqueo,
los faxes y otros medios de comunicación
costosos en tiempo y dinero, a la vez que
genera enormes ahorros. Y es muy sencillo:
cuando seleccionas «Imprimir» en tu
programa de facturación, la factura se envía
automáticamente como anexo de correo
electrónico al destinatario correspondiente.
En el otro extremo, la recepción es
automática y totalmente transparente.
Como resulta mucho más fácil de configurar
y la inversión es bastante inferior a la
de una solución EDI estándar, cualquier
cliente o proveedor con una dirección de
correo electrónico puede participar en el
intercambio de documentos informáticos.
No tienes que firmar acuerdos con los
proveedores de la solución ni satisfacer
complejos requisitos. Tampoco tienes que
alterar ninguna rutina. Puedes intercambiar
todos tus documentos, así como ampliar el
intercambio EDI de documentos de un solo
proveedor inicial a una solución completa,
sin necesidad de grandes desembolsos.
Transparencia en el envío de
correo electrónico y protección de
documentos con firmas digitales
La solución ReadSoft DOCUMENTS for EDI
incluye un módulo en el emisor, EZ-OUT, que
puede usarse como producto independiente.
De esta forma, resulta muy fácil y rentable
para tus proveedores beneficiarse de las
ventajas de EDI de Documentos.
Mediante certificados digitales, ReadSoft
Ventajas para la empresa
• Envíos por correo electrónico
seguro
- Remitente automático
- Receptor automático
- Acuses de recibo automáticos
• Sin imprimir
• Sin sobres
• Sin franqueo
• Sin trabajo de clasificación de
correo
• Mayor seguridad
• Mayor control
• Sin complejos acuerdos, requisitos
ni protocolos
En palabras de un cliente:
«Cada vez llegan más facturas
• Amortización muy rápida
por correo electrónico»
Familjebostäder es el tercer grupo
DOCUMENTS for EDI se ajusta a la inmobiliario de Suecia y proporciona
directiva de la UE sobre facturación viviendas a unas 42.000 personas,
electrónica y a los requisitos legales de la principalmente en la zona de Estocolmo.
mayoría de los países europeos: Siempre ha sido pionera en lo relativo
• Se garantiza la autenticidad del origen de a nuevas tecnologías inteligentes, y esa
cada factura. categoría abarca, sin duda, el software
INVOICES de ReadSoft. A día de hoy,
• Se garantiza la integridad del contenido
INVOICES lee, interpreta y verifica unas
de cada factura.
60.000 facturas.
Además, la privacidad de la información
protegida se asegura mediante encriptación «Como muchas otras empresas, hemos
basada en sistemas estándar probados. descubierto que es difícil lanzar sistemas
EDI a gran escala en varios frentes, así
Transparencia en la recepción de que optamos por buscar una forma simple
correo electrónico, comprobación de que los proveedores nos enviaran sus
de la integridad y acuse de recibo facturas por medios electrónicos. EZ-OUT
La firma digital se confirma a la llegada. Si fue la respuesta perfecta. Usando EZ-OUT,
es satisfactoria, se garantiza la autenticidad no tenemos que abrir y escanear las 5000
y la integridad del mensaje de correo facturas que nos mandan los proveedores.
electrónico. La desencriptación se realiza Nuestra intención es seguir aumentando
de manera automática y transparente una esta cifra para que el ahorro sea mayor
vez confirmada la firma digital. Cuando para nosotros y para ellos» afirma Claes
se procesa el correo electrónico seguro, Norrman, Controller en Familjebostäder.
automáticamente se envía un acuse de
recibo al remitente.

ReadSoft DOCUMENTS for Invoices se instala con rapidez
y funciona con fiabilidad
La solución de negocio Invoices debería
ser sólo eso: una solución bien adaptada a
las necesidades de tu negocio y equipada
con todo lo preciso para estar en marcha
y produciendo ahorros en el menor tiempo
posible. Por eso empezamos sentándonos
contigo a analizar tu situación actual desde
todos los ángulos pertinentes. Esta es la
única forma de que las dos partes estemos
seguras de que ofrecemos la solución
completa más adecuada para automatizar
el procesamiento de tus facturas.
Aparte de recomendaciones sobre software
y hardware, nuestra oferta incluirá
soporte para la instalación, formación de
usuarios y una propuesta de contrato de
mantenimiento. Pero nuestros Servicios
Profesionales pueden ofrecer mucho más, en
el momento en que haga falta. Hoy, mañana,
el año próximo o cuando te parezca que los
cambios en tu entorno demandan cambios
en tu solución de negocio Invoices.
Servicios Profesionales de
ReadSoft: donde el software y
las personas se encuentran
En el corazón de los Servicios Profesionales
de ReadSoft encontrarás un equipo mundial
de profesionales que tienen el compromiso
de colaborar contigo durante todo el
diseño, implementación y mantenimiento
Plataforma de servicios de Automatización de Documentos de ReadSoft
Nuestros servicios te guían sin contratiempos por todas las fases,
desde el análisis hasta la producción a plena capacidad... y más allá.
10
de tu solución de Invoices. Ofrecemos
una selección de servicios de calidad que
te conducirán de forma sencilla por todas
las fases de la evolución de tu solución.
Primero te escuchamos y entendemos las
necesidades de tu negocio, para después
instalar y mantener una solución basada en
tus requisitos.
Formación ReadSoft:
transmisión de conocimientos,
desarrollo de competencias
Un personal bien preparado es fundamental
para la eficacia de tu empresa. Los
Servicios Profesionales de ReadSoft
ofrecen un programa sistemático de
formación que facilitará que tu personal
trabaje de forma eficiente. Los cursos
tienen lugar donde prefieras: en nuestras
aulas equipadas convenientemente o en
tus propias instalaciones. Ofrecemos
una amplia variedad de cursos, desde la
formación básica en el producto hasta la
formación en gestión y administración
de nuestras soluciones para usuarios
avanzados. Nuestros formadores os
enseñarán a usar nuestros productos de la
forma más ventajosa, combinando métodos
de enseñanza prácticos y específicos
con material didáctico de alta calidad y
aplicación mundial.
Gestión y personalización
de proyectos de ReadSoft:
dedicados a satisfacer tus
necesidades específicas
Las amplias funcionalidades incorporadas
en nuestras soluciones son más que
suficientes para satisfacer las principales
necesidades de nuestros clientes. En el caso
de que se requieran funcionalidades más
especializadas, contamos con servicios de
gestión y personalización de proyectos.
Nuestros jefes de proyecto te proporcionarán
la solución más apropiada gracias a nuestra
metodología de proyecto estándar y con
garantía de calidad. Recibirás resultados
ajustados al presupuesto. a los plazos y a
tus especificaciones.
Soporte técnico de ReadSoft: te
aseguramos una productividad
ininterrumpida
Como entendemos que la solución de
negocio Invoices es vital para tu empresa,
proporcionamos un completo servicio
de asistencia con personal dedicado a
mantener en marcha tu negocio. Contamos
con varios niveles de soporte técnico,
desde la asistencia básica hasta servicios
más individualizados que te ofrecen más
disponibilidad y rapidez de respuesta.
Cualquiera que sea el nivel de soporte que
necesites, disfrutarás de los beneficios del
acceso local a nuestros expertos de Soporte
y podrás sentirte seguro sabiendo que
nuestro equipo está ahí para ayudarte.
ReadSoft DOCUMENTS for Invoices mejora
significativamente la cuenta de resultados
La mejor forma de comprobar las ventajas que
ofrecemos es escuchar a nuestros clientes
«Durante las pruebas iniciales, INVOICES de ReadSoft nos
convenció de que era la mejor opción gracias a su alta tasa
de interpretación, su flexibilidad para integrarse con nuestros
sistemas y su comodidad para el usuario.»
Christian Grüneberg, jefe de proyecto en IS-Energy (Alemania).
«Siempre buscamos eliminar las barreras tecnológicas y,
después de una amplia investigación, hemos descubierto que
ReadSoft podía ofrecernos la solución de vanguardia que
necesitamos.»
Adam Sims, director Financiero de BASF Plc (Reino Unido).
«Escogimos a ReadSoft por su enfoque hacia los servicios y por
su buena reputación en el mercado de la captura de documentos.
Con INVOICES, prevemos varios beneficios fundamentales,
como un aumento sustancial de la productividad y mejores
condiciones de trabajo para el personal del departamento de
contabilidad, pues pueden centrarse en actividades con mayor
valor añadido.»
Frederique Torres, director financiero en Acta (Francia).
ThyssenKrupp (Alemania):
«Estamos muy satisfechos con los resultados»
ThyssenKrupp AG es el holding de gestión del grupo internacional
del acero y los bienes de equipo ThyssenKrupp. Con su nuevo
sistema de procesamiento de las facturas de ReadSoft, han dado
un paso importante hacia el futuro.
En apenas 25 días laborables se cambió del tratamiento manual
al sistema de gestión automática de facturas INVOICES de
ReadSoft. Ahora, dos empleados de Düsseldorf procesan las 30.000
facturas recibidas al año usando el software de automatización de
documentos de ReadSoft. Para comprobar y aprobar las facturas,
INVOICES se ha integrado con el sistema SAP® de ThyssenKrupp.
El workflow integrado controla las facturas recibidas y acelera el
proceso de aprobación. El programa se adaptó a las necesidades
específicas de ThyssenKrupp AG. Uno de los rasgos especiales de
esta solución es que las facturas se contabilizan aunque carezcan
de algún dato. Durante la revisión, se puede añadir la información
que falte, como p. ej. el centro de costes. Entonces, se corrige
a mano el asiento y la factura se libera para que comience el
workflow.
Gestionado desde la interfaz de SAP
El software de integración permite que los datos capturados
se procesen directamente en el entorno SAP habitual. De esta
forma, se completa el sistema de procesamiento de facturas en
ThyssenKrupp AG. La factura se escanea, la información se
extrae y se coteja con los datos existentes, y entonces se envía
directamente al sistema SAP® R/3®. Gracias a la integración, los
contables controlan de forma continua todas las fases del proceso
de las facturas.
«Estamos muy satisfechos con los resultados»
Michael Ackermann, director del departamento central de
contabilidad del grupo en ThyssenKrupp AG, comenta:
«Entablamos contacto con ThyssenKrupp Stahl AG, que también
había elegido la solución de procesamiento de facturas de
ReadSoft. Pudimos compartir la experiencia práctica de su
proyecto. Estamos muy satisfechos con los resultados y a
diario comprobamos lo económico que resulta el procesamiento
electrónico de facturas. Una condición básica es que el nuevo
software tenía que adaptarse a nuestros procesos de aprobación y
validación, y no a la inversa. ReadSoft cumplía este criterio.»
11
 ReadSoft AB se reserva el derecho a cambiar cualquier función o forma de comportamiento del software sin previo aviso.
Aumenta la eficacia de tu empresa con las soluciones del
líder en Automatización de Documentos.
Los beneficios son sustanciales e inmediatos.

ReadSoft, siempre a la vanguardia de la innovación Internacional, pero cerca de ti

Para nosotros es un orgullo ser los innovadores de nuestro sector.
Nuestro equipo de I+D es una parte destacada de la compañía
y destinamos una parte importante de nuestros ingresos a
desarrollar y mejorar nuevas tecnologías, en función de las
necesidades de nuestros clientes.
Con oficinas en 13 países y partners en otros 70, puede decirse
con propiedad que ReadSoft es el líder mundial de su sector.
Nuestro objetivo es estar tan cerca de nuestros clientes como sea
posible, sin importar en qué parte del mundo.

ReadSoft en pocas palabras

• Líder del mercado con más de 4000

clientes en todo el mundo: desde
grandes empresas a pymes, además de un
gran número de organismos oficiales.

• Una red de 13 subsidiarias locales en Europa,

América y Australia, y unos 300 partners que
proporcionan asistencia en 70 países.

• Cotiza en la Bolsa de Estocolmo desde junio de 1999.

• Todos los años invierte el 15% de sus ingresos en Investigación y Desarrollo y

colabora estrechamente con varios centros de investigación.

• Acuerdos con prestigiosos partners mundiales como Intentia, IFS, IXOS, Siemens
Business Services, SPSS. Colaboración con firmas de consultoría como Cap
Gemini Ernst & Young, CSC, Atos Origin, KPMG, IBM Business Consulting
Services y WM-Data.

• Software disponible en siete idiomas.

• Ha sido elegida cinco veces como «Mejor producto de AIIM» durante la mayor
convención mundial sobre gestión de documentos, AIIM, que se celebra en
Estados Unidos.
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W W W. R E A D S O F T.CO M