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Aplicateca

GuaRpida
Dokeos
deOpenSistemas

ndice
1

Qu es DOKEOS?................................................................................................................2
1.1

Ms detalles ...................................................................................................................................... 2

1.2

Qu ventajas ofrece DOKEOS?....................................................................................................... 2

1.3

Cules son las principales funcionalidades de DOKEOS? ........................................................ 3

1.4

A quin va dirigido DOKEOS?.......................................................................................................... 3

Requerimientos Tcnicos.................................................................................................5

Contratacin y gestin de DOKEOS...............................................................................6

3.1

Precios y Elementos contratables .................................................................................................. 6

3.2

Proceso de contratacin ................................................................................................................... 6

3.3

Bajas de usuarios/servicios.............................................................................................................. 8

3.4

Gestin de DOKEOS ........................................................................................................................... 9

3.5

Baja del Servicio ................................................................................................................................11

Acceso a la aplicacin DOKEOS.................................................................................... 12


4.1

Acceso como Administrador a DOKEOS......................................................................................12

4.2

Acceso como Usuario a DOKEOS ..................................................................................................13

Preguntas ms frecuentes (FAQs) .............................................................................. 13


5.1

Caso A: Una academia de formacin empieza a ofrecer formacin online ...............13

5.2

Caso B: franquicia con socios distribuidos geogrficamente.........................................15

5.3

Caso C: Formacin interna en una empresa de edicin...................................................16

5.4

Caso D: Consultor Formador en Ventas y Direccin de Equipos....................................18

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1 QuesDOKEOS?
Dokeos es una plataforma de e-learning que permite ofrecer cursos a travs de Internet aportando un
acceso diferenciado a alumnos, profesores y administradores, y un conjunto amplo de herramientas,
tanto de edicin de contenidos formativos, como de funcionalidad dentro de cada curso ( ejercicios,
trabajos, test, etc. ) como de seguimiento de los alumnos ( informes o agenda ).

1.1 Msdetalles
Dokeos es una plataforma integral de teleformacin que permite gestionar globalmente un
importante nmero de cursos y alumnos, configurando y personalizando cada curso de modo que
responda a las necesidades establecidas por el cliente.
Cara al profesor Dokeos ofrece una herramienta de edicin de contenido formativo, asistentes scorm,
importacin y exportacin de cursos, editor de ejercicios y encuestas, creacin de caminos
formativos, evaluaciones, recogida de tareas,etc. En trminos generales pone a disposicin del
profesor la capacidad de crear contenidos online sin necesidad de contar con una formacin
informtica avanzada.
Aporta a su vez diferentes funcionalidades de grupo configurables para cada curso: wiki, chat, foros,
anuncios, enlaces, glosario, directorio de documentos, agenda del curso o notas personales.
Permite adems a travs de herramientas especializadas obtener informes y datos de seguimiento de
la participacin de los alumnos en la plataforma, aportando feedback al profesor.
A nivel general ofrece al administrador herramientas para realizar una gestin integral de los cursos y
usuarios de la plataforma, permitindole crear cursos e incorporar alumnos a los cursos creados,
configurando y caracterizando tambin el acceso a los cursos mediante diferentes parmetros:
idioma, estado, imagen, forma de inscripcin, herramientas de mantenimiento, etc.

1.2 QuventajasofreceDOKEOS?

Dokeos es probablemente la plataforma de teleformacin ms sencilla e intuitiva del mercado,


gracias a un concepto de navegacin que prima la usabilidad y la sencillez de cara al usuario final,
bien sea ste profesor o alumno. Por ello es ideal de cara a usuarios que no tienen una experiencia
previa de formacin online, eliminando barreras de entrada propias de la formacin online.

Permite aprovechar el conjunto de capacidades de la formacin a distancia, eliminando en muchos


casos costes aadidos y tiempos de desplazamiento tanto de profesor como de los alumnos,
eliminando la necesidad de compartir el mismo rango horario para obtener la formacin ( profesor
y alumnos pueden conectarse en momentos distintos ).

Muchas plataformas requieren para ciertas acciones de la asistencia de un proveedor.

Permite al profesor adems generar sus propios cursos y contenidos mediante un asistente
contenido formativo incorporado, para el que no se requiere de formacin informtica previa.

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El editor soporta el estndar de mercado Scorm, lo cual hace que el contenido generado en
Dokeos sea enormemente til en la medida en que puede ser exportado o importado a/desde
otros entornos.

Adems del enfoque de e-learning puro ( formacin 100 % no presencial ), soporta de forma
excelente una orientacin de formacin mixta o blended ( parcialmente online y parcialmente
presencial ) ya que aporta muchas funcionalidades de trabajo en grupo que sirven para apoyar a
una formacin presencial previamente ofrecida.

Al tratarse de una herramienta informtica que almacena los cursos y el seguimiento de los
alumnos es, por un lado reusable ( una vez que el curso est preparado puede seguirse tantas veces
como se desee ) y es trazable, de cara a asegurar y certificar el seguimiento que el alumno ha
hecho del curso ante instituciones y terceros ( ayudas, subvenciones, )

1.3 CulessonlasprincipalesfuncionalidadesdeDOKEOS?

Realizar un curso de formacin online a nuestros trabajadores o clientes, sobre todo cuando stos
se encuentran lejos o tienen problemas para coincidir en el mismo momento temporal. Pueden
usarse muchos recursos incorporados a un mismo curso: documentos, tests, ejercicios, enlaces,
vdeos, etc.

De cara a un curso de formacin presencial, completar la formacin mediante una herramienta


de grupo donde recoger trabajos, entregar documentacin o generar un foro asociado de relacin. El
entorno puede crearse con anterioridad a la realizacin del curso presencial, de cara a que los
alumnos se vayan familiarizando con los contenidos previamente y puede dejarse activo hasta
cierto tiempo tras la formacin, ofreciendo una imagen de contacto continuado posterior y
alargando la percepcin de valor que el cliente recibe de la formacin presencial.

Extendiendo esta funcionalidad de soporte a un grupo presencial Dokeos puede usarse a su vez
como herramienta de trabajo en grupo, donde un conjunto de personas dentro de una
organizacin o entre varias organizaciones comparten un repositorio comn de informacin y punto
de encuentro, sin necesidad de hacer un uso masivo de sus funciones como plataforma de
formacin sino como entorno de comunidad sencillo. Piense en un grupo de discusin sobre un
tema o personas que interactan en un proyecto concreto.

De cara a procesos sencillos de formacin interna resulta tambin muy til, por ejemplo puede
editar dentro de Dokeos una Gua para nuevas incorporaciones a una empresa, importar un
pequeo curso de riesgos laborales que sea de obligado seguimiento para nuevos trabajadores o
presentar en su compaa guas internas y procedimientos como procesos de formacin
guiados, de manera que se puede hacer seguimiento de que los trabajadores, clientes o
colaboradores han seguido el documento, gracias a las herramientas de seguimiento que aporta,
o incluso incorporar un pequeo test final de chequeo de los conceptos adquiridos.

1.4 AquinvadirigidoDOKEOS?

Pequeas y medianas empresas que ofrecen formacin, tales como academias, centros de
formacin o formadores independientes que ofrecen a sus clientes cursos online o desean apoyar
con una herramienta e-learning sus cursos presenciales.

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Pequeas y medianas empresas que requieren de una herramienta para sus procesos internos de
formacin o de trabajo colaborativo, grupos de trabajo y comunidades.

Profesionales y consultores independientes que requieren de una herramienta en la que apoyarse


en los servicios de formacin y consultora a medida que realizan. En estos casos la formacin no es
el centro de los servicios pero el profesional requiere de una herramienta formativa para apoyar
necesidades de formacin concretas en proyectos mayores.

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2 RequerimientosTcnicos
Si desea utilizar la aplicacin DOKEOS debe tener en cuenta los siguientes requisitos tcnicos :

Se trata de una aplicacin web, de manera que no se descarga ningn programa en su PC y el nico
requisito necesario es contar con un navegador web actualizado, con una configuracin de
seguridad estndar.

En algunos casos Dokeos intenta abrir nuevas ventanas o pop ups, de modo que deber permitir
previamente en su navegador que Dokeos abra nuevas ventanas.

En algunos casos los contenidos formativos se encuentran programados mediante el lenguaje


Flash, de modo que si desea poder ver este tipo de contenidos tendr que tener el plugin Flash
instalado para su navegador.

En algunos casos Dokeos realiza conexiones especficas con el servidor orientadas a informar sobre
el seguimiento de un curso por parte de cada alumno. Por este motivo podra puntualmente verse
afectado por herramientas intermedias de seguridad y gestin de conectividad de su red,
como firewalls, proxies o similares.

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3 ContratacinygestindeDOKEOS
A continuacin se describe la operativa de contratacin de DOKEOS, si bien
puede encontrar una descripcin de la operativa de contratacin general en el documento Gua Rpida
Aplicateca..

TENGA EN CUENTA QUE


Para ciertas aplicaciones, es conveniente crear usuarios adicionales de
Aplicateca, a los que poder asignar las licencias de esta aplicacin, o
simplemente para permitirles el acceso a la misma.
Ms informacin sobre creacin de usuarios adicionales, en la Gua Rpida
de Aplicateca.

3.1 PreciosyElementoscontratables
6A02B
6A02C

Dokeos paquete bsico (5 usuarios). Primer mes gratis. 12


Dokeos paquete bsico (usuario adicional). No tiene mes gratis, 1.

3.2 Procesodecontratacin
Para la compra de cualquier aplicacin de Aplicateca, deber acceder al Marketplace
(www.movistar.es/aplicateca), segn lo indicado en la Gua Rpida Aplicateca.
Una vez seguidos los pasos indicados, acceder a la vista de administrador de Aplicateca. Seleccione la
categora FORMACION y ah encontrar DOKEOS.

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Para encontrar Dokeos debe ir al buscador de categoras en el men de la izquierda. (Pulsando
directamente sobre el botn Aadir al carrito se inicia el proceso de compra de la aplicacin:

Introducimos los usuarios de nuestra organizacin que deseemos tengan acceso a la aplicacin.

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Confirmamos el pedido

3.3

Bajasdeusuarios/servicios
Baja
La baja consiste en la descontratacin de la licencia del servicio asociados a la aplicacin didimo
marketing.
La baja implica la denegacin del acceso al servicio que se tena contratado, por lo que no es posible
recuperar la informacin que en l se encontrara almacenado. El cliente debe ser consciente de
ello y por tanto, antes de solicitar la baja total en un servicio, debe haber puesto a salvo sus datos por
sus propios medios.
Para cancelar definitivamente la suscripcin a una aplicacin en la pgina de Administracin de la
aplicacin debe seleccionarse el botn Borrar aplicacin:

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Ilustracin 13: Borrado definitivo de la aplicacin

Aparecer un aviso informativo antes de proceder a la baja definitiva:

Y, posteriormente, aparecer un mensaje de confirmacin de la operacin:

3.4 GestindeDOKEOS
Se pueden realizar dos tipos de gestin, una relacionada con los usuarios de Escritorio y la
personalizalizacin de la solucin y otra asociada a la contratacin d e usuarios adicionales. En
las que deber seguir las indicaciones al respecto en Gua Rpida de Aplicateca.

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3.5 BajadelServicio
La baja total consiste en la descontratacin de la TOTALIDAD de licencias de usuario y
servicios asociados a la aplicacin DOKEOS.
La baja total implica la denegacin del acceso al servicio o aplicacin que se tena
contratada, por lo que no es posible recuperar la informacin que en ella se encuentre
almacenada. Por ello, usted debe ser consciente de que, por lo general, se perder la
informacin almacenada en la aplicacin, y es por ello que, antes de solicitar la baja total en
un servicio, usted debe haber puesto a salvo sus datos por los medios que la aplicacin
contratada ponga a su disposicin o por sus propios medios en caso de que la aplicacin
contratada no facilite tal funcionalidad.
TENGA EN CUENTA QUE
La baja TOTAL de DOKEOS puede provocar, en algunos casos, la prdida de la
informacin que haya almacenado.
Para cancelar definitivamente la suscripcin a una aplicacin, lo que supone la baja total de
todos sus usuarios/licencias/servicios asociados, en la pgina de Administracin de la
aplicacin debe seleccionarse el botn Borrar aplicacin:

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4 AccesoalaaplicacinDOKEOS
4.1 AccesocomoAdministradoraDOKEOS
El usuario administrador es aqul que ha sido asignado por el administrador de Aplicateca
(pudiendo coincidir ambos), bien durante el proceso de contratacin, bien al editar
posteriormente la aplicacin.
El acceso del usuario Administrador de DOKEOS se har a travs de Aplicateca (acceso a
Aplicateca descrito Gua Rpida de Aplicateca).
Una vez en Aplicateca, la vista que aparece depende de si el usuario es administrador o no. En
cualquiera de los dos casos, el acceso a DOKEOS como administrador se realiza a travs del
men superior Mis aplicaciones.
http:// www.movistar./aplicateca pinchamos en acceso a Mis aplicaciones y nos registramos
con el usuario administrador

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4.2 AccesocomoUsuarioaDOKEOS
http:// www.movistar./aplicateca pinchamos en acceso a Mis aplicaciones y nos registramos
con el usuario normal

5 Preguntasmsfrecuentes(FAQs)
Este producto no tiene las preguntas ms frecuentes sobre el servicio que puede realizar un cliente,
en vez de ello posee ejemplos de uso

5.1 Caso A: Una academia de formacin empieza a ofrecer


formacin online
Perfil de cliente

La academia Logos siempre ha ofrecido clases presenciales y est interesada en ampliar


el abanico de su formacin.

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Si incorporase una lnea de e-learning ofrecera mayor valor a sus alumnos, podra llegar
a ms clientes por horario y geografa.
Problemtica general

En el ltimo ao y de forma progresiva diferentes alumnos piden que la formacin sea


online o que al menos se use una plataforma online de manera complementaria a la
formacin presencial. Otros centros a los que van o han ido tienen ya esta oferta.

La direccin de la academia identifica que puede ganar dinero accediendo a alumnos


que se encuentran a distancia porque consideran que sus contenidos son de calidad y
no los explotan suficientemente.

Progresivamente adems la academia va perdiendo la imagen innovadora con la que


inicialmente contaban. El e-learning en este sentido funciona tambin como un
elemento de atraccin del cliente que facilita la venta de los cursos y apoya a la marca.
Caso de uso de la herramienta

El cliente adquiere un entorno Dokeos donde cada formador cuenta con un usuario as
como algunos de sus alumnos.

Trabaja sobre el entorno para crear las clases necesarias e introduce los contenidos, que
en gran medida ya tiene preparados.

Por un lado usa Dokeos para ampliar el abanico de su formacin presencial. Gracias a l
puede recoger con mayor facilidad trabajos y poner ejercicios a los alumnos. Por otro
lado oferta sus cursos indicando un mayor nmero de horas, ya que algunas horas se
realizan online.

Por otro lado la academia ha comenzado a publicitar su formacin en Internet. Los


precios de esta formacin son muy asequibles y adems apenas le implica trabajo esta
lnea de formacin, al no requerir casi de profesor, a la vez que le permite explotar
mejor los contenidos que ha generado durante aos y con los que cuenta.

Al usar una herramienta estndar la academia est valorando adems entrar en el


mercado de contenidos y vender sus contenidos digitales a terceros a travs del
formato de exportacin Scorm.
Coste en tiempo y en organizacin necesarios

Creacin del entorno, alta de los cursos y de los alumnos.


Formar a los profesores en el uso de la herramienta.
Crear y editar los cintenidos formativos adaptados a los cursos.
Beneficios conseguidos

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Se mejora la oferta actual de servicios accediendo al segmento de formacin mixta (


blended ) y al de formacin online pura.
Se amplia la cartera de clientes ya que se accede a clientes que desean formacin en
horario no de oficina o que se encuentran distantes.
Se mejora la imagen de marca, ms innovadora y sofisticada, lo que permite vender
mejor los cursos, sean o no online.
La empresa accede a un posible nuevo mercado que es el de los contenidos formativos
estandarizados.

5.2 Caso B: franquicia con socios distribuidos geogrficamente


Perfil de cliente

El cliente es un empresario autnomo o pequea empresa que establece un negocio bajo el


modelo de franquicia.
Problemtica general

El cliente requiere:

Una herramienta para ofrecer formacin a sus socios sobre el negocio, su


funcionamiento, procesos, operaciones, etc.
Adems requiere una vez creado el proceso y los contenidos reutilizarlos con nuevos
franquiciados.
Ms all de usar un sistema de formacin est interesado en contar con un entorno
aadido de colaboracin con los franquiciados, a travs del cual intercambiarse
informacin.

Caso de uso de la herramienta

El cliente adquiere un entorno Dokeos con varios usuarios de acceso.


Crea diferentes cursos para cada uno de los franquiciados existentes.
Dentro de cada curso crea gracias al asistente de creacin de contenidos de Dokeos
diferentes lneas de formacin sobre el funcionamiento de la franquicia, estrategia de
precios, procedimientos, etc.
Adems no slo ofrece formacin a travs de este producto sino que adems
reaprovecha cada curso creado como entorno de comunidad, activa herramientas como
foros, documentos, chat, etc. y las usa para comunicarse con cada uno de sus
franquiciados. De este modo obtiene una plataforma de formacin y adems un
entorno de trabajo colaborativo con las franquicias.
Coste en tiempo y en organizacin necesarios

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Creacin del entorno, alta de los cursos y de los usuarios franquiciados.


Identificar los contenidos a incorporar en cada curso, editarlos y cargarlos en el sistema.
Beneficios conseguidos

El dueo de la franquicia ha procedimentalizado y automatizado la creacin de nuevas


franquicias.
Con ello puede en lugar de atender a 5 franquicias al mismo tiempo aumentar
considerablemente este valor.
Gracias al entorno y a la facilidad el dueo considera extender el franquiciado incluso
fuera de Espaa, identificando en latinoamrica un marco idea, en tanto que sus
contenidos en castellano son igualmente vlidos.
Adems recibe feedback peridico, propuestas de mejora y sugerencias de las
franquicias a travs del entorno de comunicacin creado.

5.3 Caso C: Formacin interna en una empresa de edicin


Perfil de cliente

Se trata de una empresa de edicin de contenidos e imprenta grfica, formada por varios
trabajadores y una persona de gerencia.
Problemtica general

Por diferentes razones existe cierta rotacin en los puestos.


Por ello peridicamente los trabajadores con ms experiencia han de dedicar cierto
tiempo a formar a los nuevos integrantes del grupo.
Al tratarse adems de un negocio con un cierto riesgo de pequeos accidentes la
gerencia est obligada a seguir con bastante rigor aspectos de riesgos laborales, entre
los que est la obligacin legal de que todos los trabajadores hayan seguido un curso
inicial de esta ndole cuando se incorporan.

Caso de uso de la herramienta

El cliente adquiere un entorno Dokeos donde cada trabajador cuenta con un usuario
diferenciado de acceso.
Dedica algunos das en las jornadas de menor carga de trabajo para subir al entorno los
contenidos de formacin ( manuales de las mquinas, guas de instalacin, ... ).
A partir de ese momento los nuevos trabajadores antes de iniciar su labor siguen esta
formacin.
Adems en el sistema Dokeos se carga el curso bsico de prevencin de riesgos
laborales, de obligado seguimiento para los nuevos trabajadores y cuya documentacin
en bastantes casos estaba dispersa por la oficina.
Aprovechando el trabajo se incluyen en el curso de introduccin creado algunos
aspectos de la empresa que es importante saber y que no estn estructurados, tales

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como organizacin de vacaciones, horas extra, das libres, etc. de modo que se genera
un curso de bienvenida en el sistema.
Coste en tiempo y en organizacin necesarios

Crear en la plataforma los usuarios y los cursos y asignar a cada curso creado los
usuarios correspondientes.
Identificar y organizar todos los contenidos.
Cargarlos en la plataforma y organizar los caminos de los cursos.
Beneficios conseguidos

Se procedimenta y automatiza el proceso de incorporacin de nuevos trabajadores en la


empresa.
Se eliminan tiempos dedicados a la formacin por parte de los trabajadores ms
cualificados.
Gracias a que Dokeos ofrece un sistema de seguimiento y de resultados de tests y
pruebas la gerencia de la empresa puede ante cualquier inspeccin explicitar que sus
trabajadores han seguido el curso inicial de formacin en riesgos laborales y que tras
hacerlo han pasado un test con resultado satisfactorio.

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5.4 Caso D: Consultor Formador en Ventas y Direccin de


Equipos
Perfil de cliente
El seor Diego Martn es un consultor especializado en Marketing y Ventas.
Muchos de sus trabajos tienen una orientacin mixta. Por un lado realiza informes y anlisis a sus

clientes pero en diversas ocasiones ofrece formacin de manera continuada a grupos de


comerciales de sus clientes acerca de tcnicas de venta y similares.
Diego adems no cuenta con una infraestructura informtica fuerte, por lo que almacena parte de sus
informes en su propio equipo y los enva por email cuando esto es necesario.

Problemtica general
Al ofrecer sus servicios, Diego compite con empresas de prestigio y ha de diferenciarse de algn

modo, as es que necesita herramientas con las que trasladar valor a sus clientes pese a ser una
microempresa.
Al no hacer siempre formacin se encuentra con que es una lnea que no tiene absolutamente
preparada, su formacin es muy a medida y la preparar de forma diferente en cada ocasin.
Diego no tiene una oficina al uso o lugar de trabajo amplio donde reunir a sus alumnos en estos
talleres que da, por lo que organiza sus sesiones en hoteles o salas concretas para este objetivo.

Caso de uso de la herramienta


Diego comienza a usar Dokeos y obtiene usuarios de la plataforma para sus clientes.
De cara a cada cliente crea un curso online y le da acceso.
Dentro de ese rea prepara los contenidos de las clases y los distribuye de manera rpida y eficaz.
Diego mantiene estos cursos abiertos sin lmite de tiempo, lo que le permite mantener la relacin con
sus clientes de forma continuada.
Adems a travs de las herramientas colaborativas con las que cuenta traslada a sus clientes nuevas
versiones de la documentacin, noticias, etc. generando una relacin de carcter estable y
continuado con ellos que le permite mejorar las ventas.

Coste en tiempo y en organizacin necesarios

Creacin del entorno y los usuarios.


Creacin de un curso por cliente.
Asignacin de los usuarios a los cursos.
Cargar dentro de cada curso los contenidos necesarios.

Beneficios conseguidos

Mejora y profesionalizacin de los cursos de formacin.


Mejora de la comunicacin y relacin con los clientes.
Mejor organizacin de la informacin.
Mejora la flexibilidad de su oferta porque puede mezclar formacin online y presencial.
Mejora la imagen que sus clientes perciben de l alejndole de la imagen de autnomo y
permitindole competir con otras empresas mejor posicionadas de sus sector.

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