Unidad 1. Qu es Microsoft Word?

(I)
Casi todo el mundo sabe que Word es un procesador de palabras, tal vez sea el ms usado
de todos. Sin embargo, el concepto de "procesador de palabras" es, sin duda, distinto al que
exista hace algunos aos.
Cuando las computadoras personales comenzaron a utilizarse para la elaboracin de
documentos, los programas procesadores de palabras eran apenas una simulacin de lo que
podamos hacer con una mquina de escribir. Tal vez sus dos principales ventajas eran que
podamos realizar todas las correcciones necesarias antes de gastar una hoja de papel y que
era posible grabar nuestros documentos para modificarlos despus. Esto haca el uso de los
procesadores de palabras preferible al de una mquina de escribir aun cuando las primeras
impresoras de matriz no tenan la calidad que nos daba una mquina de escribir elctrica.
Por lo dems, sus caractersticas eran bastante elementales.
Con el tiempo los procesadores de palabras fueron incrementando su potencial: eleccin de
diversos tipos y tamaos de letras, alineacin (y justificacin) automtica de prrafos,
revisin de ortografa y gramtica, sugerencia de sinnimos, la posibilidad de crear
documentos con varias columnas, insercin de imgenes y un largo etctera. Si a esto la
aunamos la difusin que han tenido las impresoras lser y las impresoras de inyeccin de
tinta a colores y la calidad de documentos que pueden imprimir unas y otras, tendremos que
la distancia de lo que se puede hacer con una mquina de escribir y una computadora es
realmente infinita. De modo tal que se desdibuj por completo la analoga que exista entre
un procesador de palabras y una mquina de escribir.
Por tanto, si antes decamos que un procesador de textos era un simulador de una mquina
de escribir, ahora decimos que es un programa capaz de asistir de modo integral la
elaboracin de documentos, revisando la ortografa y la gramtica, con la posibilidad de
darle a dicho documento una presentacin profesional que puede incluir imgenes,
hipertexto, diagramas, encabezados, notas al pie, tablas, ecuaciones, ndices, referencias
cruzadas, etctera y que, adems, puede ser elaborado por un equipo de redactores a travs
de una red corporativa. Eso es Microsoft Word, un moderno procesador de palabras.
A mediados de los ochentas, cuando el uso de las computadoras personales apenas
comenzaba a popularizarse, diversos medios noticiosos daban cuenta que Gabriel Garca
Mrquez haba escrito su ltima novela utilizando una computadora y un procesador de
palabras, lo cual era una autntica novedad en el mundo literario y colocaba al gran
colombiano a la vanguardia de la tecnologa para crear sus maravillosas obras.
Curiosamente, ante la ignorancia de lo que era un procesador de palabras, no falt el
comentarista de televisin, con la falta de rigor informativo que caracteriza a sta, que se
preguntaba qu de la nueva novela se deba al talento del escritor y qu era producto de los
algoritmos del programa y, por tanto, de la inteligencia artificial de la computadora.
Recuerdo incluso a alguien debatir si la calidad de las novelas del gran Gabo no iban a
disminuir por el uso de estos extraos artefactos. Obviamente, ya nadie -espero- se plantea

tonteras de ese tamao. Word, como cualquier procesador de palabras, es el instrumento de

la escritura, pero la escritura en s, vehculo maravilloso del conocimiento humano desde
que la civilizacin es tal, sigue siendo producto privilegiado de la imaginacin,
conocimientos, sensibilidad, conciencia y habilidad de quien escribe.
A la larga, no importa el buen o mal talante que tenga una hoja impresa. Su contenido, lo
que dice, es lo que en el fondo le da valor para la posteridad. Aprender a usar Word slo
ser la va para lo realmente importante: llevar las ideas al papel.
En el curso de este libro veremos muchas de las caractersticas de Microsoft Word que ya
mencionamos y cmo podemos aprovecharlas en nuestro propio trabajo y si bien no vamos
a ser exhaustivos en la exposicin de caractersticas del programa, s revisaremos una
cantidad de herramientas tales que nos permitirn resolver la absoluta mayora de las tareas
que elaborar textos implica.
Finalmente, cabe decir que Word pertenece a un conjunto integrado de programas llamado
Microsoft Office, al cual pertenecen tambin Excel, Power Point, Access y otros ms. A
cada uno de los cuales le hemos dedicado una Gua Inmediata de Computacin, entre otros
temas.
Pg. 1.1
Unidad 2. La interfaz de Word 2010 (I)

La nueva versin de Microsoft Word presenta una interfaz muy similar a la de la versin
2007, cuyo elemento central es una banda de botones en la parte superior de la ventana
llamada "Cinta de opciones". Pero veamos primero el conjunto de elementos de la interfaz
de Word.

Video 2.1: URL: http://www.youtube.com/embed/RrhQiQu0e6Q

El men "Archivo" sirve fundamentalmente para administrar los documentos que

elaboremos con Word. Tiene opciones para grabarlos, abrirlos, imprimirlos, enviarlos por
internet, etctera. Estas opciones las trataremos en detalle ms adelante.
Sobre el men "Archivo" tenemos la barra de acceso rpido. En realidad se trata de una
barra que puede modificarse al gusto del usuario para contener cualquiera de los comandos
del programa, eliminando incluso los que estn ah de forma predeterminada. Sin embargo,
me parece que bajo ninguna circunstancia debe prescindir de las opciones para deshacer y
rehacer acciones tan tiles en el trabajo de elaborar documentos. Su definicin y uso son
motivo de estudio ms adelante, por supuesto.

Video 2.2 URL: http://www.youtube.com/embed/vb0fOlIXTIs

Despus tenemos el conjunto de opciones, herramientas y comandos de Word

en lo que Microsoft llama "Ribbon" y que de aqu en adelante llamaremos
simplemente "Cinta", que no es ms que su traduccin literal. Se trata de una
barra con diferentes fichas. Cada ficha agrupa, en distintas secciones, iconos
con comandos cuyo fin es trabajar con lo que escribamos. Por ejemplo, si
seleccionamos la ficha "Revisar", veremos 7 secciones: "Revisin", "Idioma",
"Comentarios", "Seguimiento", "Cambios", "Comparar" y "Proteger". El nombre
de cada seccin, igual que las fichas, define qu iconos podemos encontrar en
ellos. Veamos otro ejemplo. En la ficha "Insertar", como ya habr supuesto,
encontraremos secciones con elementos que, valga la redundancia, pueden
insertarse en los documentos, como imgenes, pero tambin encabezados y
pies de pgina, tablas o, simplemente, smbolos matemticos.
Video 2.3 http://www.youtube.com/embed/d1gxComHx_k

Cada seccin de opciones es un recuadro con una banda de ttulo en la parte

inferior. En ocasiones, en esa banda, hay un icono, llamado "disparador de
cuadro de dilogo" que despliega un cuadro de dilogo con opciones ms
detallas. Por ejemplo, en la ficha "Inicio", tenemos la seccin "Fuente" (se
refiere a los tipos de letras). En el ttulo de la seccin vemos dicho icono que al
pulsarlo abre el cuadro de dilogo del mismo nombre, en donde podremos
configurar los tipos de letra con todo detalle, como estudiaremos ms
adelante.
Video 2.4 http://www.youtube.com/embed/_vSvHVniJ-g

Por otra parte, tenemos otras fichas llamadas "contextuales", que aparecen
slo cuando se han insertado objetos que requieren nuevos grupos de
comandos, es decir, nuevas fichas en la cinta. Por ejemplo, cuando insertamos
una tabla en un documento (ms tarde las veremos en detalle) aparecen dos
fichas nuevas bajo el rubro "Herramientas de tabla" resaltadas de un color
especfico. Cuando insertamos una imagen, aparece una nueva ficha
contextual llamada "Formato" con secciones alusivas al trabajo con dicho
objeto.
Video 2.5 http://www.youtube.com/embed/Isb_WRpQIh0

Una caracterstica muy til que conviene destacar de la "Cinta" es que ofrece
ayuda respecto a cada seccin o icono con slo sealarlo con el ratn. Si no
est seguro qu hace cada icono y no desea realmente pulsarlo, slo ponga el
cursor del ratn sobre l y espere a que aparezca la ayuda adicional.

Video 2.6 http://www.youtube.com/embed/YrWSVhV2dqI

Por otra parte, hay otros elementos de la interfaz que si bien suelen ser
ignorados, su uso puede resultar muy til durante el trabajo. Vemoslos en
detalle.

2.1 La visualizacin de documentos

En la parte inferior derecha de la pantalla tenemos un pequeo panel de cinco botones y una
barra de desplazamiento.
Los botones conmutan la pantalla en distintos modos de visualizacin. El primer botn es el
predeterminado y muestra el documento como se vera impreso. Es pues el modo "Diseo
de impresin".
El segundo botn puede ser preferido si en vez de escribir el documento, lo que se desea es,
ms bien, leerlo. Se trata del botn "Lectura de Pantalla completa".
Video 2.7 http://www.youtube.com/embed/u2BibCGMTMc
Como su nombre lo indica, el tercer botn sirve para utilizar Word como editor
de pginas Web. Sin embargo, los profesionales en la creacin de pginas Web
utilizan programas ms especializados para el efecto, como DreamWeaver o
FrontPage. Ms adelante, una vez que hayamos visto diversas herramientas
para crear documentos sofisticados, dedicaremos algunos comentarios a la
elaboracin, muy limitada, de pginas Web con Microsoft Word.
Video 2.8 http://www.youtube.com/embed/QX-d7wVn7A0

A su vez, el cuarto botn sirve para mostrar esquemticamente documentos que han sido
previamente jerarquizados, como algn informe corporativo. Finalmente, el quinto botn,
llamado "Borrador", muestra una vista del documento sin presentar el diseo de pgina ni
ningn otro elemento. Los saltos de pgina son apenas una lnea punteada y ah el nfasis
est puesto en las tareas de escritura.
Como ya habr imaginado, la barra de desplazamiento que est a la derecha de los botones
de visualizacin, modifica el zoom del documento en pantalla. A la derecha lo aumenta, a la
izquierda lo disminuye.
Video 2.9 http://www.youtube.com/embed/B7Fo3URKYko
Estas opciones, junto con otras que tambin modifican la visualizacin del
trabajo en pantalla, estn disponibles en la Cinta, en la ficha "Vista", en
particular en las secciones "Vistas del documento" y "Zoom", obviamente.
Video 2.10 http://www.youtube.com/embed/nKfucgDyHaM

2.2 La regla horizontal

La regla, que aparece bajo la Cinta, nos permite establecer los mrgenes izquierdo y
derecho, los tabuladores y la sangra izquierda y derecha del documento, as como la
sangra que se va aplicar a la primera lnea del prrafo. Vemoslo:
Video 2.11 http://www.youtube.com/embed/fkoz0-5r-Ts

2.3 Las barras de desplazamiento

Las barras de desplazamiento son elementos que nos permiten recorrer un documento de
Word de modo rpido utilizando el ratn, para ello hay que "arrastrar" el cuadro de
desplazamiento con el puntero y "soltarlo" en la pgina deseada. A su vez, en la parte
inferior de la barra vertical, abajo a la derecha de la ventana del programa, tenemos adems
algunos botones adicionales que nos permiten tambin movernos por el documento.
Video 2.12 http://www.youtube.com/embed/fXSLGTQ7X48
Cada uno de los botones del seleccionador es un criterio de bsqueda para
movernos por el documento. Por ejemplo, el botn "Examinar por
comentarios", lleva el cursor al siguiente comentario. Del mismo modo, cada
botn tiene un comportamiento similar. Prubelo.

2.4 La barra de estado

Casi todos los programas para Windows tienen una barra de estado. La de Word nos da
informacin til sobre nuestro documento, revismosla en el siguiente video:
Video 2.13 http://www.youtube.com/embed/ssbO9pgbqt8

2.5 El panel de tareas

Hay un par de elementos ms de la interfaz de Word con los que usted se topar
eventualmente tarde o temprano y que conviene mencionar rpidamente. Se trata de dos
paneles, el del portapapeles y el de insertar imgenes prediseadas. Como ambos van a ser
tratados junto con sus respectivos temas, echmosles slo un vistazo preliminar.
Video 2.14 http://www.youtube.com/embed/qdE29Vu3ZKc

2.6 El men contextual

Word incluye adems un men contextual que se activa con el botn derecho del ratn; a
este men tambin se le llama "flotante" porque aparece cerca de donde est el puntero del
ratn en el momento de hacer clic. Las opciones del men contextual dependen del objeto
que se est sealando en ese instante. Es decir, presentar un men con determinadas
opciones cuando estemos trabajando con texto, como puede verse enseguida.
Video 2.15 http://www.youtube.com/embed/qyqoizr1CT4

Obtendremos mens contextuales distintos si el puntero del ratn est

sealando una imagen, una forma o una tabla, entre otras posibilidades.
Video 2.16 http://www.youtube.com/embed/qzs7MHGf6Ps
Sin embargo, no se haya en este men ningn comando que no se encuentre
ya en la cinta de Word. Por lo que no es necesario revisar las opciones de los
mens flotantes, sino slo apuntar que dicho men existe y que puede serle
til en su trabajo en la elaboracin de documentos. Por tanto, si le parece ms
cmodo hacer clic con el botn derecho del ratn para que aparezca el men
contextual, en lugar de buscar en las fichas, entonces lo ms probable es que
llegue a recordar y dominar de ese modo todas sus opciones.

2.7 El sistema de ayuda

Todos los programas que funcionan bajo Windows tienen un sistema de ayuda que se
integra con el sistema operativo. Dicho sistema, generalmente, consiste en una lista de
temas sobre el uso del programa en cuestin en donde el usuario debe elegir el tem del que
requiere informacin. Word no es la excepcin. Su sistema de ayuda se despliega con el
botn de la barra de fichas de la cinta o pulsando F1. Igual que todos los programas de
ayuda, la ventana incluye una caja de texto donde puede escribirse una palabra que defina
el tema del que deseamos ms informacin. Por ejemplo, si en esa caja escribimos
mrgenes, obtendremos la siguiente lista, la cual, como puede verse, es alusiva a lo que
estamos buscando.
Video 2.17 http://www.youtube.com/embed/dGLz_rr9oXs
Finalmente, considere que todos los cuadros de dilogo del programa incluyen
el mismo botn para abrir la ventana de ayuda. En cada caso, usted ver
informacin relativa al cuadro que est utilizando.
Video 2.18 http://www.youtube.com/embed/-NXtcfaAA8g
Si no est seguro acerca de cmo realizar alguna tarea en Word, su primera
opcin, por supuesto, ser recurrir al sistema de ayuda.

Unidad 3. Comenzando a escribir (I)

En cualquier procesador de palabras, escribir slo tiene como lmite la cantidad de cosas
que uno tiene que decir en una hoja en blanco. Vaya, lo que queremos decir es que para
crear un documento en Word slo es necesario comenzar a escribir, pero aunque hacerlo
parezca obvio, debemos considerar algunas cosas que, hemos visto, suelen confundir a los
usuarios que lo hacen por primera vez.
Por ejemplo, conforme vamos elaborando nuestro documento el texto se desplaza en
pantalla mientras aumenta su extensin, al llegar al final de la pantalla, el texto se desplaza
algunas lneas hacia arriba para mejorar la visualizacin del documento. Ese brinco en la
visualizacin suele desconcertar al usuario que nunca ha usado una computadora.
Otro ejemplo es que, a diferencia de una mquina de escribir, no es necesario dar un retorno
de carro al final de cada lnea. Por fortuna, es cada vez menos frecuente que la gente
cometa ese error. Aqu la tecla "ENTER" (o "Return") la utilizamos solo al final de cada
prrafo. Word se encarga automticamente de distribuir el prrafo en la pgina de acuerdo
al criterio de alineacin deseado. El tema de la alineacin de texto se ver ms adelante.
En tanto, podemos utilizar el siguiente botn de la barra de herramientas para saber en
dnde tenemos un fin de prrafo, en dnde hay espacios en blanco y en dnde utilizamos
tabuladores.
Video 3.1 http://www.youtube.com/embed/RdpLlZ52GQ0

3.1 Configurar pgina

Una vez que hemos comenzado a escribir, an antes, debemos decidir en qu tamao de
hoja vamos a imprimir y qu mrgenes deseamos darle a nuestro documento impreso. Para
cambiar todos estos datos, y algunos otros, utilizamos la ficha "Diseo de pgina" y las
opciones de la seccin "Configurar pgina".
Video 3.2 http://www.youtube.com/embed/16pC3tdW5iY
Tambin puede revisar en detalle los parmetros de configuracin de su pgina
a travs del cuadro de dilogo de la misma seccin.
Video 3.3 http://www.youtube.com/embed/Ey_nPoO-aBU
Si se tiene poca o ninguna experiencia en el manejo de Word, entonces lo ideal
es que revise una por una todas las opciones de este cuadro de dilogo para
que establezca todos los parmetros de pgina necesarios: su tamao,
orientacin, fuente del papel en la impresora, alineacin vertical, etc. Aunque a
la larga descubrir que es suficiente con indicar los datos bsicos de las fichas
"Mrgenes" y "Papel", de esta ltima, slo el parmetro "Tamao del papel", tal
como se mostr en el video anterior.

3.2 Plantillas
En ocasiones debemos elaborar un tipo de documento que no realizamos todos los das y,
por tanto, no estamos seguros de los elementos que debe tener. Ese es el caso de un
memorando, una carta formal, un currculum o un informe. Word ofrece ayuda para
elaborar sos y otros tipos de documentos a travs de las plantillas.
Las plantillas, como su nombre lo indica, son esquemas de los documentos. Una vez que
elegimos una plantilla slo hay que ir recorriendo el documento e insertando la informacin
correcta.
Para seleccionar y usar una plantilla, utilizamos el men "Archivo" y luego la opcin
"Nuevo". Comenzar a crear un documento en blanco o a partir de una plantilla ya es una
eleccin al alcance de un clic del ratn.
Video 3.4 http://www.youtube.com/embed/uq0nrHM-Qm0

onsidere que Microsoft ofrece, a travs de su sitio especializado en herramientas de Office,

una larga lista de plantillas adicionales en: video del sitio
http://office.microsoft.com/es-es/templates
Video 3.5 http://www.youtube.com/embed/9qKKtu0uWVA

3.3 Grabar, cerrar y abrir archivos

Una vez creado nuestro documento lo lgico es que deseemos grabarlo. Para guardar
nuestro texto en disco usamos la opcin "Guardar" del men "Archivo". Si nuestro
documento no ha sido grabado en disco antes y, por tanto, no tiene nombre an, entonces se
abrir el siguiente cuadro de dilogo que nos permite establecer un nombre para nuestro
texto.
Video 3.6 http://www.youtube.com/embed/8-AgvQEy-LM

Con Word podemos dar nombres de archivos hasta de 256 caracteres, aunque no es
prctico. Por ello le sugiero que utilice 3 o 4 palabras que describan claramente el
contenido del su texto como nombre de archivo.
Una vez que le hemos dado nombre a un documento, la siguiente ocasin que utilizamos
"Guardar" no nos presenta ningn cuadro de dilogo y realiza la grabacin directamente
con ese nombre. Si deseamos grabar el documento con un nombre distinto utilizamos la
opcin "Guardar cmo...", que nos presenta otra vez el mismo cuadro de dilogo lo que nos
permite definir un nuevo nombre al documento.
Video 3.7 http://www.youtube.com/embed/SdK-nYfjSE8

Entre los tipos de formato disponibles, hay uno muy utilizado el llamado "PDF"
(Portable document format) por sus siglas en ingls. Este tipo de documento es
muy til, pues puede ser visto en diversas plataformas computacionales sin
perder ninguna de sus caractersticas de formato, por lo que es el preferido
para la transmisin de documentos por Internet. Una manera para grabar su
documento en este formato es utilizar ahora la opcin de men "Guardar y
enviar".
Video 3.8 http://www.youtube.com/embed/zOP5bq9NmfU

Por otra parte, con frecuencia ocurre que hemos concluido un texto y deseemos iniciar
inmediatamente otro, o bien que estemos elaborando un documento a partir de la revisin
de otros. Word tiene la capacidad de manejar ms de un documento en pantalla a la vez, por
lo que no existe ningn impedimento para utilizar la opcin "Nuevo" del men "Archivo"
varias veces consecutivas.
Para conmutar la pantalla entre documentos abiertos, hacemos clic en el botn
correspondiente de la barra de tareas de Windows o bien usamos el botn "Cambiar
Ventana" de la seccin "Ventana" de la ficha "Vista".
Video 3.9 http://www.youtube.com/embed/723nAqCCSM4

En esa misma seccin, como puede verse, hay otras herramientas para manejar mltiples
documentos abiertos simultneamente. Por ejemplo, es posible organizarlos para que cada
uno ocupe al menos una parte del rea de pantalla. De este modo es posible, al menos en lo
que al programa respecta, editar ms de un documento al mismo tiempo. Pero a menos que
se trate de dos textos con temas relacionados, dudamos que sea posible trabajar en ms de
un tema a la vez. Al menos yo no puedo usted s?
Video 3.10 http://www.youtube.com/embed/igE6unIdVy0
Cuando un documento ya no nos es til tenerlo presente en pantalla debemos
cerrarlo para ahorrar memoria de la computadora. Para cerrar un documento
usamos la opcin "Cerrar" del men "Archivo". Si el documento tiene alguna
modificacin respecto a la ltima vez que se grab, entonces nos dar el
siguiente mensaje para que decidamos si se graban sus ltimos cambios antes
de cerrarlo.
Video 3.11 http://www.youtube.com/embed/iF-H5DNQtl8
Finalmente, para abrir un texto, usamos la opcin "Abrir" del men "Archivo" el
cual nos presentar el cuadro de dilogo donde podemos elegir la unidad de
disco, la carpeta y el archivo a abrir. Como podr notarse, este cuadro de
dilogo es igual al que se usa para grabar archivos, excepto por el botn que
est en la parte inferior derecha.

3.4 Correccin ortogrfica

Word puede ir revisando la ortografa y la gramtica de nuestro documento conforme lo
vamos creando; esta caracterstica se activa (o desactiva, segn el caso) en un extenso

cuadro de dilogo que aparece con el botn "Opciones de Word" del ya muy utilizado men
"Archivo".
Video 3.12 http://www.youtube.com/embed/ZT6E62seyqo

Los errores ortogrficos los resalta inmediatamente con una lnea color rojo. Los errores
gramaticales son resaltados con una lnea color verde.
Para corregir unos u otros, hay que sealar primero con el puntero del ratn la palabra
subrayada por Word y darle doble clic para seleccionarla, despus hay que pulsar el botn
derecho del ratn, con lo que saldr una sugerencia para corregir el error ortogrfico o la
explicacin del error gramatical. Tal como puede verse en los siguientes ejemplos.
Video 3.13 http://www.youtube.com/embed/p-sOlTObhmI
Otra posibilidad es revisar la ortografa y la gramtica de todo el documento
con la opcin del mismo nombre de la seccin "Revisin", de la ficha "Revisar".
Video 3.14 http://www.youtube.com/embed/rE6TbSQY29o

Sin embargo, si bien el usuario puede apoyarse en estas caractersticas de Word para
mejorar su ortografa y su capacidad de redaccin, no debe de basar en esto la elaboracin
de sus documentos. El dominio de la ortografa y la gramtica debe ser parte de la
formacin bsica de toda persona y sera trgico que requiriramos del apoyo de un
programa de computadora para subsanar una carencia en nuestra educacin primaria o
secundaria. Adems, debe tenerse en cuenta que el programa puede interpretar como errores
gramaticales cosas que no lo son y el diccionario ortogrfico, aunque basto, no abarca todas
las palabras posibles. As que la existencia en casa de un diccionario enciclopdico (y su
consulta constante, por supuesto) tambin es recomendable y a falta de uno, tambin
dispone del diccionario en lnea de la Real Academia Espaola:
http://www.rae.es/rae.html

Unidad 4. Modificando el documento (I)

Transmitir ideas por escrito no siempre es una tarea fcil. Aun cuando slo se trate de una
carta a alguien de mucha confianza, solemos no estar conformes con el orden que le hemos
dado a lo que queremos decir. As que es muy comn que deseemos cambiar de lugar un
prrafo, eliminar otro y utilizar una palabra en lugar de otra para ser ms contundentes en el
lenguaje o, tal vez, ms delicados. Si el documento ya est elaborado, entonces tendremos
que editarlo; es decir, copiar, cortar y pegar texto, borrarlo o reemplazarlo. Estas y otras
opciones estn disponibles en las herramientas de la cinta y son motivo de estudio en este
captulo.

4.1 Seleccionar texto

Antes de que podamos realizar cualquier cambio sobre nuestro texto, debemos elegir
(resaltar) la parte del mismo sobre el que vamos a actuar. Un modo simple de seleccionar
texto es utilizar el ratn: ubicamos el puntero del ratn al inicio del prrafo, oracin o
palabra a modificar, pulsamos el botn izquierdo del ratn y, sin soltar el botn,
desplazamos nuestro ratn hasta llevar su puntero al final del texto deseado. Esa tcnica se
llama "arrastrar y soltar" y el usuario descubrir que con utilizarla 2 o 3 veces podr
dominarla sin problemas.
Video 4.1 https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=n0cHlmsiqQ

Esta misma accin puede realizarse exclusivamente con el teclado: con las flechas
llevamos nuestro cursor al inicio del texto a resaltar, pulsamos la tecla "SHIFT" y, sin soltar
la tecla, vamos resaltando nuestro texto con las flechas del cursor.
Ahora bien, si lo que deseamos es elegir todo el texto del documento, tambin podemos
usar el teclado pulsando la combinacin de teclas "CTRL-E", pero para efectos de seleccin
de texto, u otros objetos del documento, como imgenes o tablas, la cinta ofrece la
herramienta "Seleccionar" de la seccin "Edicin".
Video 4.2 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=DcXPQzyE8Ag

Otros mtodos para elegir (resaltar) texto son los siguientes: una palabra se
resalta haciendo doble clic en cualquier parte de ella; podemos elegir una
oracin solamente haciendo clic en cualquier parte la misma al tiempo que
pulsamos "CTRL"; todo un prrafo se resalta haciendo triple clic con el ratn en
cualquier parte del mismo.
Video 4.3 http://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=eyE4jViSjZk

Si est usted experimentando las tcnicas de seleccin de texto que estamos explicando
aqu, es probable que ya haya visto en su pantalla de Word la barra de herramientas
emergente que aparece junto al texto resaltado. Sus botones no requieren realmente muchas
explicaciones, pues se trata de herramientas que vamos a ir detallando en ste y los
siguientes captulos, pero s debemos mencionar que se trata de una manera interesante del
programa para poner a la mano del usuario aquello en lo que estaba pensando al resaltar
texto.
Otra cualidad interesante es poder ver los cambios que tendra sobre el texto resaltado la
seleccin de tipos de letra, alineacin, estilos o cualesquier otro, antes de que dicho cambio
realmente se efecte.
Video 4.4 http://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=VTYEFOubz7w

4.2 Borrar, copiar, cortar y pegar

Una vez resaltado el texto, podemos realizar sobre l diversas acciones. Para borrarlo basta
con pulsar la tecla "SUPR" (suprimir). Obviamente, al respecto no hay ms que decir o
ilustrar.
Para copiar podemos usar el botn del mismo nombre de la seccin "Portapapeles".
Cuando copiamos o cortamos un texto, ste va a dar a una seccin de la memoria de la
computadora llamada "Portapapeles". Una vez ah, podemos ubicar el cursor en una nueva
posicin y pegar el texto que habamos copiado o cortado.
Video 4.5 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=A0KHX8ceQvM
En el caso de Word, y todos los programas Office en general, el portapapeles
puede albergar distintos segmentos de texto simultneamente. En rigor,
tambin puede contener imgenes y datos provenientes de otros programas.
Con el disparador de cuadros de dilogo de la seccin "Portapapeles", en la
ficha "Inicio" de la cinta (uff, est largo decirlo), se abre un panel en la interfaz
de Word que permite ver cada segmento copiado o cortado, disponible para ser
reutilizado en su documento.
Video 4.6 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=wPlkAoFkph4
Debemos aadir que cuando activamos el portapapeles, aparece un icono en el
rea de notificacin de la barra de tareas de Windows. Este icono nos indica
que el portapapeles puede recoger copias o recortes de texto, imgenes o
datos de otros programas.

Video 4.7 https://www.youtube.com/watch?

feature=player_embedded&v=e82J_WjGI_U

Para insertar algn elemento contenido en el portapapeles, simplemente ubicamos el cursor

en el punto deseado y hacemos clic en el elemento a insertar. As de simple.
Video 4.8 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=p9KKrOySuOc

Tambin debemos decir que es posible configurar el modo en que opera el portapapeles, a
travs de su botn "Opciones".
Video 4.9 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=gXmHt_ouso4

Hay que advertir que si nosotros cortamos un texto resaltado y despus ya no realizamos la
operacin de pegar en ninguna parte del documento, ste se perder al salir de Word y de
Windows. Lo mismo ocurre con el contenido del portapapeles en general, desaparece al
salir del programa.
Finalmente, cortar y pegar un texto equivale tambin a moverlo de lugar. Otra manera de
mover una parte del texto es resaltarlo, sealarlo con el ratn, pulsar el botn izquierdo y
desplazarlo a otra parte de la pgina. Es decir, tambin podemos hacer la operacin de
cortar y pegar con la tcnica "arrastrar y soltar" ya descrita, pero ahora aplicada sobre un
rea de texto previamente resaltada. Intntelo.
Video 4.10 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=hXNEAu6f5HE

4.3 Buscar y Reemplazar

En otras ocasiones necesitamos sustituir una palabra o frase por otra. Si dicha palabra se
repite una gran cantidad de veces en el documento, entonces su bsqueda y sustitucin
puede ser lenta e inducir a errores; incluso puede ocurrir que omitamos alguna sustitucin.
Pero eso se puede evitar si dejamos que Word reemplace automticamente. La opcin
"Reemplazar" de la seccin "Edicin" de la cinta nos abre la siguiente ventana en donde
indicamos el texto (frase o palabra) que deseamos localizar y el texto con el que lo
deseamos sustituir.
Video 4.11 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=QVPrVGAdV3U

4.4 Deshacer y Rehacer

Deshacer y Rehacer (O lo que es lo mismo, no destiendan la cama que la acabo de tender).
Hace algunos aos, muchos aos ms bien, cuando era estudiante, sola aadir comentarios

o notas a mis trabajos para mi consumo, usualmente para divertirme. Recuerdo que en una
ocasin omit pasar en limpio una pgina en mi vieja mquina de escribir (marca
Remington) pensando que no tena ninguna frase adicional. El resultado fue que mi maestro
ley una mala broma acerca de l. Por fortuna lo tom con filosofa cuando le ofrec
disculpas y le expliqu que era una prctica habitual ma para recordar mejor las materias
(tuve que ensearle borradores de trabajos con otros maestros e incluso mi cuaderno de
apuntes para convencerlo) y al final no hubo ningn problema. En el caso del ttulo de este
apartado, no fue un accidente no haberlo borrado, slo record que si deshacemos y
rehacemos una accin en Word, ocurre como con la cama donde dormimos todos los das:
la tendemos en la maana para, invariablemente, des tenderla en las noches. Pero no me
haga caso y siga con la lectura de este curso como originalmente estaba planeada.
Si hemos realizado un cambio y nos arrepentimos del mismo, tenemos la oportunidad de
revertirlo con el botn "Deshacer" de la barra de acceso rpido. Si ubicamos el puntero del
ratn sobre este mismo botn, la etiqueta emergente reflejar el ltimo cambio posible. Si
acabamos de escribir algo, la etiqueta dir "Deshacer Escritura (Ctrl+Z)".
Video 4.12 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=Kb0za7fLlJA
Como podr notar, el botn tiene una lista desplegable que muestra las ltimas
acciones que hemos realizado, las cuales pueden irse revirtiendo
consecutivamente. Tambin es posible revertir muchos cambios
simultneamente, as podremos devolver el documento al estado en que se
encontraba muchas acciones antes. Como siempre, el video nos permitir
clarificar an ms la explicacin:
Video 4.13 https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=IKqUVsxsGw
Todas las opciones del programa vistas hasta aqu, tienen que ver
fundamentalmente con los cambios que modificaran el contenido del
documento, pero an falta ver los cambios en su formato, lo cual es tema del
prximo captulo.

Unidad 5. Documentos con buena apariencia (I)

La posibilidad de crear un documento muy atractivo seduce a cualquiera que utilice Word.
Sobre todo si sabemos que vamos a utilizar una impresora a colores. Aunque hay que
advertir que no siempre se consigue un documento atractivo creando una mezcla catica de
tipos de letras, colores, bordes y sombreados. Una combinacin equilibrada de estos
factores puede darnos un documento atractivo y elegante pero su abuso tendr el efecto
contrario. Sin embargo, es difcil definir (y menos ensear) el buen gusto, por lo menos
para m. Lo que a algunas personas les parece atractivo a otras les parecer un error. Los
diseadores dirn que existen reglas y criterios para establecer lo que es visualmente
aceptable en un documento y lo que no lo es. Nosotros slo sugeriramos se siga la
siguiente regla: El documento con el mejor formato es aqul que es ms fcil de leer. Y con
esta regla en mente, el mejor consejero para quien no est familiarizado con el tema del
diseo, es el sentido comn.
Revisemos los comandos ms importantes para establecer el formato de un documento que
tenemos disponibles en Word.

5.1 Alineacin del texto

El primer elemento que resalta del formato de un texto es la alineacin de los prrafos.
Existen 4 posibilidades de alineacin: Izquierda, centro, derecha y justificado. Lo ms
comn, al menos en Mxico, es utilizar la justificacin de prrafos para que el margen
izquierdo y el derecho del documento se vean homogneos. Los ttulos suelen ir centrados
y, en algunos casos, las fechas u otros datos de los documentos se alinean a la derecha.
Para cambiar la alineacin de un prrafo basta con ubicar el cursor en l y pulsar el botn
de la alineacin deseada en la ficha "Inicio", seccin "Prrafo".
Video 5.1 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=yPSCaj0dk4Q
Si no hemos escrito nada y pulsamos un tipo de alineacin, sta se mantendr
para los siguientes prrafos que escribamos. En cambio, si ya hemos escrito
varios prrafos y deseamos cambiarle su alineacin simultneamente,
entonces habr que resaltarlos primero, tal y como se describi en el captulo
anterior, y luego pulsar el botn de la alineacin correspondiente.
Video 5.2 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=zKQOPx5r-g4

Para tener un control ms exacto de la alineacin del prrafo usamos el cuadro de dilogo
"Prrafo" en donde, adems de la alineacin, establecemos tambin las sangras, el
espaciado entre lneas y el espacio anterior y posterior a cada prrafo. En otra ficha del
mismo cuadro de dilogo, establecemos los criterios con los que deseamos que Word haga

los saltos de pgina y la manera como debe justificar los fines de cada lnea (con o sin
guiones, por ejemplo).
Recurdese que si ya hemos escrito nuestro documento, habr que resaltar los prrafos que
deseamos cambiar (o con "CTRL-E", para seleccionar y modificar todo). Si no hemos
comenzado a escribir, entonces los cambios que hagamos en este cuadro de dilogo
afectarn a todo el texto subsiguiente.
Video 5.3 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=cXWzB5Ynq8c

5.2 Sangria y tabulaciones

Se le llama sangra a la distancia del prrafo respecto al margen izquierdo y derecho. Dicha
sangra puede establecerse para un prrafo con independencia de la que tengan los dems.
Por otra parte, es muy comn tener sangra adicional en la primera lnea de cada prrafo.
Una manera simple y rpida de establecer las sangras deseadas para un prrafo (y que
quedarn vigentes para los siguientes prrafos en tanto no se cambien), es arrastrando los
controles de la regla con el puntero del ratn.
Video 5.4 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=SC5GYTXY3jU
Por su parte, el uso de tabuladores nos permite crear rpidamente listas. Si
hacemos clic sobre la regla aparecer una marca de tabulador. Al pulsar la
tecla "TAB" el cursor brincar a la primera marca, al pulsarla de nuevo ir a la
segunda, etc. Si deseamos tener un control exacto de las marcas de tabulador,
entonces podemos hacer doble clic sobre la marca lo que nos da el cuadro de
dilogo donde podemos indicar la distancia de cada marca de tabulador segn
la alineacin establecida, as como podemos elegir un relleno para esa
distancia.
Video 5.5 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=uoXM9t1gTmE

5.3 Tipos, Tamaos y estilos de letra

La posibilidad de establecer diversos tipos de letra en documentos de Word es una de sus
caractersticas ms utilizadas desde sus orgenes. El nmero de tipos de letras (tambin
llamadas "fuentes") disponibles en Word depende del nmero y tipo de fuentes instalados
en Windows. En algunos casos la instalacin de impresoras o de programas agrega nuevas
fuentes a nuestra computadora. Algunos programas de diseo aaden a Windows una
cantidad importante de fuentes, tal es el caso de Corel Draw! que puede instalar centenares
de las mismas. Incluso existen fabricantes de software que se dedican a vender colecciones
de fuentes para que el usuario siempre pueda tener un tipo de letra para cada ocasin. Y si
busca un poco en Internet, descubrir que existen miles de sitios donde es posible obtener
fuentes de todo tipo de modo gratuito. As que por variedad, nadie se puede quejar.

Para cambiar el tipo de letra hay que resaltar el texto y luego elegirlo de la lista desplegable
que est en la cinta, en la ficha "Inicio", en la seccin del mismo nombre.
Video 5.6 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=Ze8mosef5u8
De modo similar podemos modificar el tamao de la fuente. La lista
desplegable con los tamaos est a la derecha del tipo.
Video 5.7 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=S0ecTJ3Zriw
Con la lista de fuentes de la cinta podemos cambiar rpidamente el tipo de
letra utilizado en el texto, pero adicionalmente podemos realizar otros cambios
a la apariencia del documento con el cuadro de dilogo "Fuente" que surge con
el disparador de la misma seccin. Algunos efectos especiales que podemos
obtener con el cuadro de dilogo "Fuente" pueden verse aqu:
Video 5.8 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=N1y7kBXYFl0
Independientemente de estas opciones, an podemos agregar estilo a cada
tipo de letra: negrita, itlica, subrayada, con diversas variantes, y tachado
utilizando la cinta. Los botones de la cinta que nos permiten agregar estilo al
texto tambin estn en la seccin "Fuente". Sobre un mismo texto pueden
combinarse 2, 3 y hasta los 4 estilos; esto es, puede ser una frase subrayada,
en negritas, en cursivas y tachada.
Video 5.9 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=lpjewyqtnPU
A su vez, podemos enfatizar algunas partes del texto resaltndolo con algn
color, tal como puede hacerse con un plumn "marca texto". As como
podemos determinar otros colores para las letras en s. Para eso sirven los
botones que estn a la derecha de los que acabamos de revisar.
Video 5.10 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=Qrehg6Zp6Xs

5.5 Letra capital

Llamamos letra capital al efecto de agrandar la primera letra del primer prrafo de un
documento. Es un estilo que suele usarse a menudo en los libros, sobre todo si son de
cuentos infantiles. Para crear una letra capital simplemente ubicamos el cursor al inicio del
prrafo y usamos el botn "Letra capital" de la seccin "Texto", de la ficha "Insertar". Del
men desplegable del botn podemos abrir un cuadro de dilogo para indicar el tipo de
fuente para la letra, el nmero de lneas que va a abarcar y su posicin.
Video 5.11 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=vgJW9CoA06k

5.6 Bordes y sombreado

Algunas partes del documento pueden destacarse del resto con el uso de bordes y
sombreados. Recuerde que para aplicar bordes, como sombreado, debe resaltar la parte del
texto que va a modificar. Ntese que el botn "Bordes" es desplegable, mostrando diversas
opciones, toda vez que es posible ubicar bordes solo en la parte superior del texto resaltado,
por ejemplo, o en su borde derecho, etctera. A su vez, la ltima opcin del botn "Bordes"
abre un cuadro de dilogo que con las respectivas opciones de sombreado nos permite hacer
una enorme cantidad de combinaciones Estimado lector: experimente con l.
Video 5.12 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=ptlya4OoVj8
La aplicacin de estos bordes no debe confundirse con la creacin de tablas.
De hecho, el botn "Bordes" nos permite modificar tambin la apariencia de
una tabla, pero este es tema del captulo 6, as que dejemos un momento a las
tablas tranquilas.

5.7 Encabezados y pies de pgina

La utilizacin de las opciones de la seccin "Encabezado y pie de pgina" de la ficha
"Insertar", nos permite agregar elementos comunes a todas las pginas de un modo simple y
automtico. Por ejemplo, al pie podemos insertar el nmero de pgina o la fecha de
elaboracin del documento. En el encabezado podemos insertar el nombre de la compaa a
modo de membrete. Estas opciones son, por supuesto, tambin una posibilidad para
elaborar papelera personalizada de una pequea empresa. Cuando utilizamos los botones
para crear un encabezado o pie de pgina, Word nos presenta una lista de opciones de
diseo para los mismos. Despus de seleccionar dicho estilo, podemos editar nuestro
encabezado o pie con nuestra informacin.
Video 5.13 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=GKyC9G1knWw
Como puede observar, los encabezados y pies de pgina, son reas que
quedan reservadas en todas las pginas para contener los elementos que en
ellos pongamos. Por ejemplo, en el encabezado, adems de texto, podemos
aadir imgenes. En el pie puede ir el nmero de pgina, la direccin de la
empresa y su correo electrnico, entre otros muchos elementos que pueden
insertarse, y editarse, con las herramientas de la fichas contextual "Diseo"
que aparece en la cinta de opciones.

5.8 Fondos de pgina

Con las opciones de encabezado y pie de pgina anteriores tendramos suficientes
herramientas para crear papelera con membrete para un negocio, pero eso no tena por qu
conformar a los programadores de Word.

En la ficha "Diseo de pgina" encontramos distintas herramientas para darle mayor realce
a las pginas, independientemente de lo que hagamos con el texto. La seccin "Fondos de
pgina" tiene 3 opciones interesantes, estudimoslas en orden.

5.8.1 Marca de Agua.

Desde su versin XP, Word incluye la caracterstica de poder aadir una imagen o texto
como marca de agua, lo cual suele utilizarse con frecuencia para poner el logo de las
empresas.
Sobra decir que esta imagen puede ser creada con cualquier programa de dibujo o diseo y
grabada en cualquier formato de mapa de bits, como "BMP", "JPG", "TIF" o "GIF". Word
modificar la imagen decolorndola, para que funcione como marca de agua.
Veamos el cuadro de dilogo para crear este efecto.
Video 5.14 https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=B7iJgmBEvY

5.8.2 Color de pgina

Como ya mencionamos, en la misma seccin tenemos un men para dotar de color a las
pginas. Pero no se trata solamente de colores simples, podemos hacer degradados,
combinaciones y otros efectos de relleno en donde, por ejemplo, podemos usar texturas.
Aqu slo nos resta sugerirle que experimente con el cuadro de dilogo correspondiente.
Video 5.15 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=6_fdFHK0pmA

5.8.3 Bordes de pgina

Los estilos de borde que podemos ponerle a una pgina se configuran con el cuadro de
dilogo del mismo nombre que aparece en esta seccin. De nueva cuenta, se trata de
experimentar con el sin fin de combinaciones posibles. Le recomiendo en particular las
opciones de la lista "Arte", bien puede un da llegar a ocuparlas para hacer una tarjeta de
invitacin para la fiesta de su hijo.
Video 5.16 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=UsXAULVS32M

5.9 Estilos
Cuando elaboramos un documento muy largo, una tesis por ejemplo, con captulos y
subcaptulos, con notas al pie de pgina, citas a otros textos y muchos otros elementos, es
importante mantener la coherencia en el formato. Es decir, los ttulos de cada captulo
deben tener el mismo tipo y tamao de letra, as como la misma alineacin. Lo mismo
puede decirse de los prrafos, que seguramente tendrn un tipo de letra y sangra distintos a
los de las citas. El primer prrafo de cada captulo, como ya vimos, podra tener una letra

capitular. Los subttulos podran estar en una fuente especial y en negritas, por mencionar
otra posibilidad.
Esto implica por supuesto el problema de tener que estar dndole a cada elemento el
formato adecuado. Habra que buscar, por ejemplo, cada ttulo y cambiar manualmente el
tamao de letra, la alineacin y otros elementos.
Sin embargo, eso puede simplificarse creando "Estilos". Un estilo es un conjunto de
caractersticas de formato que quedan asociadas a determinado nombre. De ese modo,
podemos ir seleccionando texto y aplicarle alguno de los estilos preexistentes en Word o
algn otro que hayamos creado.
Video 5.17 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=gnBg7XFopPE
La ventaja es que si las especificaciones de formato de un estilo cambian, se
modificarn tambin todos los fragmentos de texto a los que lo hayamos
asociado. Por ejemplo, si usamos para el nombre de un subcaptulo un estilo
llamado "Subcaptulo de seccin" que tiene una fuente Arial de 12 puntos en
negritas, y lo cambiamos a Times New Romn de 14, entonces todos los
subttulos a los que hallamos aplicado dicho estilo, se modificarn tambin.
Video 5.18 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=xkw6gUnyfTs
Ya vimos que para aplicar un estilo, podemos seleccionarlo en la ficha "Inicio",
seccin "Estilos". Podemos modificar los estilos en bloque con el botn
"Cambiar Estilos", "Conjunto de Estilos". Ah mismo podemos seleccionar
nuevas combinaciones de colores para los estilos y/o tipos de letras.
Video 5.19 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=oNwkVKE6MLE
Si todas las combinaciones de estilos no cubren sus expectativas para generar
un documento nico e impecable para sus fines, entonces puede crear un
estilo completamente nuevo con el disparador de cuadros de dilogo de la
seccin.
Video 5.20 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=2sGMN0wbC0Q

Para modificar un estilo, pulsamos sobre l con el botn derecho del ratn y seleccionamos
"Modificar". Obviamente, el cuadro de dilogo resultante es el mismo que el que se usa
para crear un estilo, por lo que no es necesario repetirlo aqu.
Considere que modificar alguno de los estilos preexistentes en Word, puede traer
modificaciones inesperadas en otros documentos que los utilicen. Por eso es mejor crear,
utilizar y modificar estilos propios.

Finalmente, si no le convence utilizar los estilos integrados de Word y slo quiere copiar el
estilo utilizado en una parte de su documento en otro, entonces puede utilizar el siguiente
botn de la seccin "Portapapeles", en la misma ficha "Inicio".
Video 5.21 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=6TA0F0pt3vQ

5.10 Temas
Como habr podido observar, Word ofrece al usuario un conjunto determinado de estilos
para ttulos, texto, subttulos, para citas, etctera. Cada estilo, como decamos, tiene un
conjunto de caractersticas de formato. Pero a su vez, de modo jerrquico, un conjunto de
estilos se agrupan en un tema. En la ficha "Diseo de pgina" usted podr ver la seccin
"Temas", que no es ms que distintos grupos de estilos. En otras palabras, si elige un tema
distinto para su documento, el estilo "Ttulo" seguramente cambiar sus caractersticas de
formato. Los temas, por tanto, son un mtodo an ms global para redisear fcil y
rpidamente todo un documento cuyos estilos han sido claramente definidos.
Video 5.22 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=h7kDz7Ya9Hg
Finalmente, tambin es posible modificar slo los colores del tema (lo que
cambiar los colores de los estilos), las fuentes y los efectos de los grficos.
Video 5.23 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=xCR3p_gAdM4
Al respecto slo nos resta mencionar que en lugar de pensar en crear temas
nuevos para un conjunto de estilos experimente con los temas
predeterminados de Word, seguramente ya hicieron algo muy cercano a lo que
estaba usted pensando.

Unidad 6. Tablas (I)

En un documento de Word, es muy comn que tengamos que poner informacin en filas y
columnas para organizarla mejor, dicha informacin no es necesariamente numrica, puede
incluir tambin texto e imgenes. Veamos algunos ejemplos.
Video 6.1 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=SiHq8o2h114

En sentido estricto, una tabla es un conjunto de celdas organizadas en filas y columnas, en

las que podemos poner texto, nmeros o grficos y que sirve para disponer la informacin
de un modo que sera, si no imposible, muy difcil con el uso de las herramientas tpicas de
escritura del programa.
Al ubicar la informacin en las celdas, puede alinearse de diverso modo. A su vez, la tabla y
las celdas pueden redimensionarse, cambiar de color, de tipo de borde, mrgenes, etctera,
hasta que la presentacin de la informacin cubra nuestras necesidades.
Para disponer una tabla en nuestro documento, usamos las herramientas del botn "Tabla"
de la ficha "Insertar", que nos dar cinco opciones: definir las celdas de la tabla usando el
ratn, insertar una tabla definiendo su nmero de columnas y filas con un cuadro de
dilogo, dibujndola directamente sobre la hoja con el puntero del ratn, tambin podemos
crear una hoja de clculo de Excel y, por ltimo, podemos insertar una tabla usando alguna
de las tablas pre elaboradas que presenta el programa.
Video 6.2 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=AIh2AsFtoMw

Si dibuja la tabla directamente en pantalla como se muestra en las imgenes

anteriores, entonces es probable que una de las primeras acciones que desee
despus de terminada, sea la de ajustar el ancho de las filas y las columnas de
modo que sean uniformes o tengan una medida fija y definida. Para ello puede
seleccionar la tabla y usar el men contextual, con el botn derecho del ratn,
y usar una de sus opciones para modificar las celdas o bien el cuadro de
dilogo de sus propiedades.
Video 6.3 https://www.youtube.com/watch?
feature=player_embedded&v=p_dLeYv2Uwg
Como ya mencionamos, una vez creada la tabla, y cuando estamos trabajando
en ella, la cinta muestra dos nuevas fichas contextuales: "Diseo" y
"Presentacin" que contienen todas las herramientas necesarias para su
modificacin. A su vez, la forma de una tabla puede manipularse de muchas
maneras independientemente de las herramientas de la cinta: podemos

desplazar la tabla, modificar su tamao, o modificar el ancho de sus columnas

o el alto de sus filas, todo con sus indicadores y con el puntero del ratn.

Como ya mencionamos, una vez creada la tabla, y cuando estamos trabajando

en ella, la cinta muestra dos nuevas fichas contextuales: "Diseo" y
"Presentacin" que contienen todas las herramientas necesarias para su
modificacin. A su vez, la forma de una tabla puede manipularse de muchas
maneras independientemente de las herramientas de la cinta: podemos
desplazar la tabla, modificar su tamao, o modificar el ancho de sus columnas
o el alto de sus filas, todo con sus indicadores y con el puntero del ratn.
Video 6.4: https://www.youtube.com/embed/K7w0LFTwz-I

Exactamente con el mismo procedimiento con el que resaltamos un texto con

el ratn para editarlo, podemos resaltar dos o ms celdas, tengan o no
contenido. Las celdas as seleccionadas pueden combinarse en una sola,
independientemente del nmero de filas o columnas que ocupen.
Video 6.5: https://www.youtube.com/embed/cEwYnyia6vo

A la inversa, una celda puede a su vez dividirse en pequeas subceldas, por

llamarlas provisionalmente de ese modo.
Video 6.6: https://www.youtube.com/embed/E7oKMiIDYcM

Otro elemento que evidentemente podemos modificar del formato de las

celdas, es el tipo, grosor y color de las lneas de borde. En este terreno, el
nmero de combinaciones es muy alto, por lo que slo sealaremos las
herramientas para modificar estos parmetros y le tocar al lector realizar
todas las pruebas que desee. Asimismo, hay un botn para dar un color de
sombreado a cada celda o a toda la tabla, segn se elija.
Video 6.7: https://www.youtube.com/embed/XWrAy4loh9o

Hasta aqu, slo nos hemos ocupado de crear tablas y modificar su aspecto,
pero no hemos puesto contenido en ninguna celda. Para hacerlo, simplemente
hacemos clic en su interior para que aparezca el cursor y empezamos a
escribir. Para insertar una imagen, tambin es necesario que el cursor est en
la celda deseada y luego usamos cualquiera de los mtodos que estudiaremos
en el prximo captulo. Lo importante aqu, es que una vez que la celda tenga
contenido, podemos alinearlo a su vez con las herramientas que estamos
estudiando.

Video 6.8: https://www.youtube.com/embed/o5wYtBQwdw8

Precisamente cuando los usuarios comienzan a escribir su informacin en

tablas, es cuando suelen descubrir cundo les falta una fila o una columna, o
ambas cosas. Por fortuna, el procedimiento para insertar una u otra es muy
simple: se resalta toda la fila o la columna y luego se usa la opcin pertinente
de la cinta.
Video 6.9: https://www.youtube.com/embed/rbmQ33QzD_0

La informacin contenida en las celdas puede manipularse tambin de diversos

modos, precisamente por el hecho de estar organizada en una tabla. Por
ejemplo, una lista de nombres puede ordenarse alfabticamente. Los botones
para ello tambin estn en cinta, en la seccin "Datos".
Video 6.10: https://www.youtube.com/embed/tlo-DZH45O0

Incluso es posible realizar funciones de clculo con los datos numricos de las tablas de
Word, pero la alternativa ms adecuada en este caso es utilizar una hoja de clculo de Excel
en el documento, como vimos en el video dedicado a los mtodos para crear tablas nuevas.
Cuando hacemos doble clic en una tabla de este tipo, Word vuelve a presentar la interfaz de
Excel, de modo que disponemos de todas las herramientas de este programa para hacer
clculos, ordenaciones, grficos, etctera.
Por ltimo, supongamos que usted ha creado ya una tabla y su preocupacin ha sido
capturar informacin, dejando para el final los mundanos asuntos del formato. Pero resulta
que el tiempo se le termina y usted no encuentra cmo decidir respecto a los colores, tipos
de borde y, en general, al formato de la tabla. No se preocupe, resalte toda su tabla y utilice
alguno de los estilos de tabla preestablecidos de Word, seguramente encontrar alguno de
su agrado.
Video 6.11: https://www.youtube.com/embed/03uGa2dCdMI

Unidad 7. Elementos grficos (I)

La insercin de imgenes, diagramas, dibujos y fotografas en documentos tambin puede

enriquecer su presentacin o echarla a perder, como ya dijimos antes. Sin embargo, la
posibilidad es interesante. Revisemos cmo se manejan los elementos grficos en Word.

7.1 Archivos de imagen

Las imgenes que podemos utilizar en Word pueden provenir de muchas fuentes distintas:
La coleccin de imgenes prediseadas del propio Microsoft Office; tambin puede tratarse
de una imagen creada con otro programa, tal vez con CorelDraw o Photoshop; podemos
obtener imgenes de diversos sitios en Internet. Asimismo es posible "escanear" alguna
imagen ("rastrear" es el trmino correcto). Como se prefiera, la insercin de una imagen en
Word se logra usando los botones "Imagen" e "Imgenes prediseadas" de la seccin
"Ilustraciones" de la ficha "Insertar".
El botn "Imagen" abre un conocido cuadro de dilogo que nos permite elegir un archivo
de imagen.
Video 7.1: https://www.youtube.com/embed/UPCyNx2H58o

En cambio, el botn "Imgenes prediseadas" abre un panel en la interfaz que

permite realizar bsquedas de imgenes por temas, dentro de la coleccin que
Microsoft Office copia en su computadora cuando usted instala el programa.
Para insertar alguna de las imgenes desde el panel, hacemos clic en ella y
aparecer donde est el cursor en el documento; tambin podemos tomarla
con el ratn y arrastrarla a algn lugar especfico de la hoja. O bien, podemos
usar el men desplegable de la imagen, tal como se muestra enseguida.
Video 7.2: https://www.youtube.com/embed/kwgt9Z4Eriw

Una vez que hemos insertado dibujos o fotografas en el documento, podemos modificarlos
utilizando los botones de la ficha contextual "Herramientas de imagen", la cual aparece
cuando hacemos clic en la imagen. Los botones de la cinta nos permiten modificar el brillo
y contraste de la imagen, transformarla en blanco y negro, tambin podemos rotarla y
recortarla, modificar su tamao, ajustarla respecto al texto, as como cambiar su estilo y
varias posibilidades ms.
Video 7.3: https://www.youtube.com/embed/iLzI7PO3j44
Como puede ver, el nmero de combinaciones posibles de estas herramientas
con las imgenes es realmente muy grande, por lo que le sugerimos
experimentar con ella. Los principios de su uso son los mismos, por lo que no
es necesario extender esta exposicin.

7.2 Formas
Otro de los elementos grficos que no poda faltar en Word son las formas: lneas,
rectngulos, crculos, globos, curvas, etctera. Y si bien no se trata de herramientas lo
suficientemente verstiles como para realizar diseo grfico, al estilo CorelDraw, s son lo
suficientemente elaboradas como para crear logos y otros dibujos simples, lo que, usado
inteligentemente, puede darle un gran realce a sus documentos. Para insertar una forma,
basta con seleccionarla en la cinta y luego dibujarla con el ratn sobre el documento. Con la
misma lgica con la que se trabajan las imgenes, al insertar una forma y seleccionarla con
el ratn, aparece una ficha contextual con herramientas para su modificacin.
Video 7.4: https://www.youtube.com/embed/l50NIL-n2Qo

Las herramientas de forma nos permiten modificar el tipo y color de borde, el relleno, as
como agregar efectos de sombreado y de 3D. Tiene tambin, por supuesto, herramientas
para organizar las formas respecto a otras, as como realizar ajustes con el texto. De nueva
cuenta, le sugerimos experimentar.
Video 7.5: https://www.youtube.com/embed/4SOMOC9IQ7o
Si bien las posibilidades de dibujo de Word son limitadas frente a programas
especializados, pueden ser suficientes para la gran mayora de los usuarios y
su uso es muy simple. Como tal vez ya habr comprobado, bastan unos
cuantos clics del ratn para conseguir algunas imgenes interesantes para
ilustrar los documentos.

7.3 WordArt
WordArt es una caracterstica de Word que nos permite crear efectos de texto
espectaculares de un modo muy sencillo, ya que podemos elegir de una extensa coleccin
de estilos prediseados con rellenos de color degradados, extrusin, sombras, tipos de letra
diversos, etc. Al pulsar sobre el botn de WordArt de la seccin "Texto" de la ficha
"Insertar", podremos elegir la forma y luego escribir la leyenda correspondiente, despus de
lo cual se insertar en nuestro documento como un dibujo.
Igual que en los casos anteriores, al tener seleccionado un objeto de WordArt, aparece una
ficha contextual que muestra las herramientas adecuadas para su modificacin.
Video 7.6: https://www.youtube.com/embed/2GVKh4zFqws

7.4 SmartArt
Los organigramas, como su nombre lo dice, son la representacin grfica de una
organizacin. Por lo que su aplicacin ms comn es la representacin de la estructura
jerrquica de una organizacin cualquiera, como una empresa, una asociacin o una
dependencia de gobierno. Usualmente, quien est al inicio de un organigrama es el gerente
general, el presidente en funciones, director, coordinador o como se le llame. Despus
vienen sus colaboradores inmediatos o los responsables de reas o departamentos que
dependen de la direccin o gerencia. Aunque, por supuesto, tambin es posible crear
organigramas de estructuras horizontales, como los que se dan en una cooperativa o una
direccin colegiada.
Por otra parte, existen tambin diversos tipos de diagramas para crear representaciones
grficas de procesos diversos. Para cualquiera de esas necesidades y para evitar que haya
que dibujarlos "a mano" con el resto de las herramientas de dibujo, Word incluye una
herramienta llamada SmartArt, con una serie de estilos muy atractivos para crear cualquiera
de estos dos elementos grficos.
Video 7.7: https://www.youtube.com/embed/w8Nty2ymTHs
A diferencia de los objetos grficos anteriores, al hacer clic en un objeto SmartArt aparecen
dos fichas contextuales en la cinta bajo el rubro "Herramientas de SmartArt", "Diseo" y
"Formato", con mltiples herramientas para modificar la apariencia de los objetos.
Le doy un sano y entretenido consejo que he repetido incesantemente a lo largo del curso
(lo cual no importa siempre y cuando realmente lo lleve a cabo): experimente a discrecin
sus mltiples combinaciones.

7.5 Grficos de datos

El ltimo elemento grfico a considerar en este captulo son los grficos de datos. Es decir,
los que se construyen a partir de informacin estadsticas, tales como los grficos de barras,
lneas o de pastel. Al usar el botn "Grfico" de la seccin "Ilustraciones" de la ficha
"Insertar" aparece el cuadro de dilogo donde elegimos el tipo de grfico a insertar en el
documento y una hoja de datos tipo Excel para incluir ah sus propios nmeros. Asimismo,
bajo el rubro "Herramientas de grficos" aparecen 3 fichas para trabajar con dicho
elemento.
Video 7.8: https://www.youtube.com/embed/CFR2A4hNYpI
Como lo hizo en temas anteriores, puede experimentar ampliamente con este tipo de datos.
Pero tambin podemos remitirlo al captulo dedicado a la elaboracin de grficos con
Excel, el cual est disponible en nuestra pgina Web y en el que no slo se revisan las
herramientas para crear dichos grficos, sino tambin algunos criterios para discernir
cundo utilizar un tipo de grfico u otro. La liga es al curso y captulo correspondiente es:

http://www.guiasinmediatas.com/curso_excel2010/c10_1.html

Unidad 8. Correspondencia (I)

En ciertos casos es necesario crear un documento para que sea enviado a muchas personas.
Y ocurre tambin que aunque el contenido es el mismo para cada destinatario, hay que
agregar algunos datos propios de quien lo recibe. Una tarea de esta naturaleza (escribir un
documento y luego ir cambiando los nombres y direcciones u otros datos de los
destinatarios) sera lento y, con mucha probabilidad, conducira a errores. Por ello Word
incluye la posibilidad de crear un documento genricamente llamado "carta modelo" en
donde dejamos, por decirlo as, el "espacio" en donde irn datos personalizados para que
stos se llenen automticamente. En otras palabras, escribimos nuestra carta modelo
indicando los lugares en donde se insertar informacin personalizada de una fuente de
datos que debemos crear. Despus se combinan ambos documentos dando como resultado
las cartas personalizadas deseadas.
Revisemos el proceso paso a paso. Usaremos consecutivamente las herramientas de la ficha
correspondencia para crear una carta modelo para notificar a los integrantes de una caja de
ahorro sobre los resultados financieros de su dinero.
Supongamos en primer lugar la siguiente hoja de clculo:
Video 8.1: https://www.youtube.com/embed/0FfdklXlOEQ

Podemos suponer que el cuadro anterior se hizo en Excel porque podra ser la
sntesis de muchas otras hojas de clculo relacionadas, cada una de las cuales
llevando un estado de cuenta de los depsitos de cada persona, su saldo
acumulado, la tasa de inters a la que se invirti su dinero y el total devengado
en intereses. Una aplicacin de esta naturaleza puede hacerse en tablas de
Word, por supuesto, an incluyendo sus clculos, pero tendra dos
inconvenientes bsicos: a) sera muy complicado el desarrollo de sus frmulas
y ests no tendran actualizacin automtica al cambiar algn valor y, b) no
habra manera de enlazar unas tablas con otras para crear el cuadro de sntesis
que se muestra en este ejemplo. Por tanto, la ventaja de usar un archivo de
Excel como fuente de datos de una carta modelo es que as podemos
aprovechar la capacidad de clculo de este programa, as como aprovechamos
la capacidad de Word como procesador de palabras. Ahora supongamos que
tenemos la siguiente carta.
Video 8.2: https://www.youtube.com/embed/rlYdIFNvneM
Como comprender, el contenido especfico de la carta anterior est en el
archivo de Excel que presentamos en el video anterior. Por tanto, iniciamos el
proceso de combinacin con el siguiente botn de la ceja "Correspondencia" de
la cinta de Word y luego indicando el archivo que sirve como fuente de datos.
Video 8.3: https://www.youtube.com/embed/oqzeFAQjRPg

Cada columna de la fuente de datos es un campo que se puede insertar en la

carta modelo y que se va a sustituir por el dato correcto al realizar la
combinacin. Por ello, lo que sigue ahora es ubicar cada campo en el lugar
adecuado de la carta usando el botn correspondiente de la seccin "Escribir e
insertar campos".
Video 8.4: https://www.youtube.com/embed/ZPHfXJZzYGA