Fecha de elaboración

Fecha de aprobación
Fecha de publicación
Fecha de vigencia

Agosto de 2015
Septiembre de 2015
Septiembre de 2015
Septiembre de 2015 a Septiembre de 2025

Dependencias

Secretaría General
Dirección Administrativa y Financiera
Grupo de Gestión Documental

Instancia de aprobación

Comité de Gestión Documental
Secretaría General:
Gloria Stella Díaz Ortíz
Dirección Política Regional:
Irma Luz Herrera Rodríguez
Martha Esperanza Rojas Fonseca
Dirección Administrativa y Financiera:
Olga Maritza Silva Gallego

Miembros del Comité de
Subdirección Técnica:
Gestión Documental que
Samir Bedoya
aprueban este documento
Oficina Asesora de Planeación:
Luis Alejandro González Muñoz
Dirección de Comunicaciones:
Wilmar Matiz Vargas
Oficina Asesora Jurídica:
Plinio Alarcón Buitrago
Ubicación

Serie: Programa de Gestión Documental

ÍNDICE
1. ASPECTOS GENERALES

5

1.1. Introducción

6

1.2. Reseña histórica del Movimiento Político MIRA

6

1.3. Esfuerzos institucionales en materia de gestión de documentos y archivos

11

1.4. Aspectos Generales del Programa de Gestión Documental

11

1.4.1. Alcance

12

1.4.2. Objetivo General

12

1.4.3. Objetivos Específicos

12

1.4.4. Público destinatario del Programa de Gestión Documental

12

1.4.5. Requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestión 13
Documental
1.4.5.1. Requerimientos normativos

13

1.4.5.2. Requerimientos económicos

13

1.4.5.3. Requerimientos administrativos

13

1.4.5.4. Requerimientos tecnológicos

14

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

14

2.1. Planeación

14

2.2. Producción

14

2.3. Gestión y trámite

14

2.4. Organización

15

2.5. Transferencia

15

2.6. Disposición de documentos

15

2.7. Conservación a largo plazo

15

2.8. Valoración

16

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

17

3.1. Alineado con los objetivos estratégicos

17

3.2. Metas de corto, mediano y largo plazo

17

3.2.1. Metas a corto plazo

17

3.2.2. Metas a mediano plazo

18

3.2.3. Metas a largo plazo

18

3.3. Articulación con otros programas y modelos de gestión del Movimiento MIRA

18

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

19

4.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos

19

4.2. Programa de documentos vitales o esenciales

19

4.3. Programa de gestión de documentos electrónicos

19

4.4. Programa de reprografía

19

4.5. Plan institucional de capacitación

20

4.6. Programa de documentos especiales

20

4.7. Programa de auditoría

20

4.8. Armonización con otros sistemas y modelos

20

BIBLIOGRAFÍA

21

ANEXOS

22

1

ASPECTOS GENERALES

El Movimiento Independiente de Renovación Absoluta-MIRA, elabora el Programa de Gestión
Documental (PGD), como un documento estratégico que permita identificar las necesidades de la
gestión documental, en soportes electrónicos como físicos; con el fin de diseñar políticas, estrategias,
programas y procedimientos que faciliten la implementación de estándares y buenas prácticas
archivísticas en el Movimiento.
De igual forma el Programa de Gestión Documental (PGD), pretende dar cumplimiento a la Ley 594 de
2000 Ley General de Archivo, Ley Estatutaria 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones”, Decreto 1080 de 2015 y Decreto 1081 de 2015, y coadyuvar a la transparencia en la
gestión administrativa del Movimiento, toda vez que éste, es un agente participativo de la actividad
democrática en Colombia, por ende su información es el respaldo primordial de la difusión de la
defensa de la dignidad humana, el mejoramiento de la calidad de vida, la prevalencia de los intereses
generales y el fortalecimiento del orden constitucional y legal; conceptos que enmarcan la difusión del
Miraismo en el país.
El programa de Gestión Documental (PGD) del Movimiento Político MIRA, tendrá una revisión
periódica anual y se deberá actualizar cada vez que sea necesario por el cumplimiento o la fijación de
nuevas metas.

1.1 Introducción
El Programa de Gestión Documental surge por la necesidad de normalizar la gestión documental del
Movimiento Político MIRA y emprender las acciones requeridas para mejorar la gestión del
Movimiento y dar cumplimiento a las normas archivísticas actuales.
En atención a la Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos Artículo 3. Definiciones, la cual define la
gestión archivística como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades
desde su origen hasta su disposición final con el objeto de facilitar su utilización y su conservación” ,
así mismo atendiendo a la modernización de los lineamientos y desarrollo de los archivos exigidos por
la Ley Estatutaria 1712 de 2014, el Decreto 1080 de 2015, Decreto 1081 de 2015 y el Manual de
Implementación de un Programa de Gestión Documental, el Movimiento MIRA presenta el Programa
de Gestión Documental, como el instrumento archivístico que permita el desarrollo en los procesos
administrativos con miras a la transparencia y los principios del proceso de Gestión Documental.
1.2 Reseña histórica del Movimiento Político MIRA1
Año 2000
Luego de la recolección de más de 51 mil firmas que respaldaron su creación, el 26 de julio, el
Movimiento Político MIRA recibió la Personería Jurídica. Trece años después, la gestión de sus
representantes, los reconocimientos nacionales e internacionales y la destacada laboriosidad de los
Miraístas, demuestran que lo imposible es real.
MIRA nació como expresión de la necesidad de dotar de valores a la política, dejando de lado prácticas
éticamente dudosas como el transfuguismo y la compra de votos, al cambiarlas por un estilo no
tradicionalista de gestión política. Con un fundamento ideológico de servicio social, la política de
MIRA ha estado concebida desde sus inicios, como la expresión de la vocación de individuos que
buscan resolver situaciones problemáticas de la sociedad, mediante el uso del poder público.
Año 2002
Alexandra Moreno Piraquive fue elegida Senadora de la República; una voz femenina en el Congreso,
que con su gestión y participación logró la aprobación de 3 leyes de gran trascendencia para el país y
para los colombianos en el exterior. En estas elecciones MIRA obtuvo 81.061 votos, (la más alta para el
Congreso durante ese año).
En su lucha constante y con el apoyo nacional de muchos convencidos de esta causa, se posicionó
MIRA; y de manera simultánea se hicieron pronunciamientos y marchas en temas como el rechazo al
Abuso Sexual Infantil; celebración del Día contra la Violencia hacia los Niños y las Niñas; recolección
de firmas para presentar la Iniciativa Popular de Servicios Públicos; marcha para rechazar el
1

La historia fue tomada de: http://movimientomira.com/historia-de-mira/

incremento de los Servicios Públicos Domiciliarios; y Encuentros de Mujeres, entre muchos otros.
Año 2004
Nuevamente fue elegido como Concejal de Bogotá, Carlos Alberto Baena López.
Año 2005
En noviembre, el Concejal de Bogotá Carlos Alberto Baena López, alcanzó méritos de gran trayectoria,
lo cual se divulgó a través de la Casa Editorial El Tiempo, La Fundación Corona y La Cámara de
Comercio de Bogotá, siendo reconocido como el Mejor Concejal de Bogotá. Posteriormente, en su
desempeño como Concejal, Baena siguió recibiendo este nombramiento durante cinco veces
consecutivas.
Año 2006
Alexandra Moreno Piraquive se ratificó como Senadora y se logró constituir Bancada de MIRA en el
Congreso de la República, ya que superando la barrera de la Reforma Política, fueron elegidos por voto
popular el Senador Manuel Virgüez y la Representante a la Cámara por Bogotá, Gloria Stella Díaz
Ortíz.
Año 2007
El Movimiento logró ampliar su representación política a nivel territorial, con un Alcalde electo en el
municipio de Calarcá; tres Diputadas en las Asambleas Departamentales del Valle, Risaralda y Quindío;
35 Concejales Municipales y 264 Ediles en Juntas Administradoras Locales, en todo el territorio
nacional.
Año 2008
El Concejal Humberto Quijano Martínez, acompañó la gestión del entonces Concejal Baena, mostrando
trabajo en Bancada, para ratificar de esa manera los principios de uniformidad y trabajo en equipo.
Importantes Acuerdos les fueron aprobados, como la Política Pública de Juventud, del Adulto Mayor, el
Plan de Igualdad de Oportunidades, Bogotá Bilingüe, el Inventario del Patrimonio Cultural en la
Ciudad y la regulación en el funcionamiento de los hogares geriátricos, entre otros.
En la calificación de “Concejo Cómo Vamos”, en el primer semestre, mediante evaluación del
desempeño individual, el Concejal Humberto Quijano fue destacado por su cumplimiento en todas las
sesiones en el Concejo de Bogotá. Para el segundo semestre, la Bancada de MIRA en el Concejo de
Bogotá fue destacada como “la más juiciosa”, haciendo evidente un trabajo en bancada horizontal
sólido, que ha caracterizado a los Miraístas y que reafirma su lealtad y compromiso por el logro de
beneficios reales para los bogotanos.
Año 2009
En abril, la Senadora Alexandra Moreno Piraquive fue designada como representante a la Tercera
Sesión Parlamentaria Ordinaria EUROLAT, realizada en la ciudad de la Haya (Holanda).
El 11 de junio, el aún Concejal de Bogotá Carlos Alberto Baena, participó en la XV Conferencia
Interamericana de Alcaldes y Autoridades Locales, desarrollada en Miami. En el evento señaló la
importancia de evaluar las políticas públicas, a partir de un modelo de efectividad propio del Miraísmo,

basado en criterios de gobernabilidad, sostenibilidad, sustentabilidad y equidad, para el desarrollo de la
labor política.
Durante el primer semestre, el senador Manuel Virgüez impulsó la Ley de Remisos (1243), con la cual
alrededor de 130 mil colombianos mayores de 25 años, se beneficiaron con las amnistías para obtener
su Libreta Militar.
En el tema virtual y con los avances en esta materia a través de sus redes sociales y su página oficial,
MIRA no se ha quedado atrás: www.webmira.com, fue nominada por el concurso Colombia en Línea,
en la categoría “Mejor Sitio Político”.
Año 2010
Para la elección de candidatos tanto en la Consulta Popular, como en las elecciones de marzo, se
impulsó El “Sistema Cremallera” para garantizar la inclusión equitativa de hombres y mujeres de
manera articulada; es decir, 50 por ciento mujeres y 50 por ciento hombres. De esa forma, MIRA
reafirma que la política está incompleta sin la participación de la mujer.
También se dio a conocer de manera oficial a todo el país y al exterior, el Miraísmo como Pensamiento
Político regente del Movimiento, explicando cómo con base en un Sistema de Valores Aplicados, se
estructuró el modo de análisis para la toma de decisiones, el cual busca garantizar el equilibrio de las
mismas. Para este momento, el Movimiento contó con el interés de grandes personalidades como
Manfred Max Neef, Premio Nobel Interactivo en Economía, quien reconoció el importante avance del
Movimiento en dichos temas.
Con todas las Iniciativas de Ley, el Movimiento Político le aportó al país el 57.3% de la actividad
legislativa, con sólo 3 de 268 congresistas.
En los dos semestres del mismo año, la Bancada de MIRA en el Concejo de Bogotá, fue calificada por
tercera vez consecutiva en el Programa “Concejo Cómo Vamos”, como la “de mejor desempeño” en la
corporación.
Como mejor sitio en Política y Democracia fue destacada la página oficial del Movimiento Político
MIRA, al recibir el premio Colombia en Línea 2010. El reconocimiento que fue otorgado a la página
www.webmira.com, hace parte de la iniciativa de la Cámara Colombiana de Informática y
Telecomunicaciones (CCIT), Casa Editorial El Tiempo y el programa Gobierno en Línea, del
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Año 2011
La orientación política del MIRA no está definida en términos de izquierda, centro y derecha; en
palabras de sus directivas, su labor política está guiada por la “independencia solidaria y propositiva”,
que se enfoca en procurar el bienestar de la población, más que en defender facciones partidistas. Para
MIRA, la gobernabilidad de los países ha degenerado en una manipulación de los actores políticos
mediante sobornos y dádivas ilícitas; ante esta gobernabilidad burocrática, sus representantes proponen
una “gobernabilidad temática”, que dé transparencia a la toma de decisiones en el Estado y privilegie
la Meritocracia. Estas concepciones pertenecen al Miraísmo por la Renovación Absoluta, la ideología
de MIRA que fue patentada en 2011, ante la ONU en Suiza.

Al cierre de la legislatura, fueron sancionadas las siguientes leyes: La 1468, que amplía la licencia de
maternidad de 12 a 14 semanas; y la 1465, que crea el Sistema Nacional de Migraciones, ambas
iniciativas de autoría de la Senadora Alexandra Moreno Piraquive.
Año 2012
Estuvo cargado de proyectos y cumplimientos. Nuestros representantes lucharon a diario por abanderar
el sentir del pueblo colombiano y defender sus derechos; por eso en este año se implementaron leyes
como la 1482, que castiga económica y penalmente cualquier acto de discriminación en el país; la
1503, que hace obligatoria la enseñanza en seguridad vial en todos los colegios y escuelas de
Colombia; la 1554, que pone en jaque a los establecimientos de videojuegos que permitan la entrada de
menores de 14 años; y la ley 1548, que impone una multa y suspensión del pase a quienes se nieguen a
realizarse la prueba de alcoholemia, entre otras más.
En el Congreso de la República, MIRA adelantó importantes gestiones por el bienestar de todos los
colombianos, de la mano de la bancada en el Senado, compuesta por Alexandra Moreno, Manuel
Virgüez y Carlos Baena y en la Cámara de Representantes con Gloria Stella Díaz. Entre ellas se
cuentan la defensa de la niñez y la mujer, contra el abuso y el maltrato; La promoción de los derechos
de los motociclistas; acciones concretas por la calidad de vida de los miembros de las fuerzas armadas;
la ley contra la discriminación y el racismo; e iniciativas por la seguridad vial y la reestructuración del
sistema de salud colombiano, entre otras.
Año 2013
El 2 de febrero, la Dirección Nacional del Movimiento Político MIRA, con fundamento en las
facultades establecidas en el literal g. del artículo 16 de los Estatutos del Movimiento, convocó a los
miembros que conforman la organización política, a Convención Nacional. En el evento, el
Movimiento Político MIRA informó a la Opinión Pública, varios anuncios de gran relevancia para el
escenario democrático nacional.
El 28 de febrero, el presidente del MIRA, Senador Carlos Alberto Baena, mostró su solidaridad con los
cafeteros del país, e hizo un llamado al Gobierno Nacional, para que se avance en vías de apoyo que
ayuden a solucionar la crisis por la que están atravesando.
El 6 de marzo, en el evento denominado “Ranking de Igualdad de Mujeres y Hombres en los Partidos
Políticos de Colombia 2013”, presentado por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD), se dio a conocer que MIRA fue destacado en el Ranking de Mujer PNUD 2013. El senador
Carlos Alberto Baena, Presidente del Movimiento, calificó como un acto democrático la decisión de
que la Corte Constitucional admitiera el estudio de la demanda contra el umbral del 3 %.
El 15 de octubre, el Movimiento Político MIRA fue galardonado con el “Premio Colombia en Línea
2013” a “Mejor sitio de política y democracia”; y “Sitio más votado por el público” en todas las
categorías, otorgado por la Casa Editorial El Tiempo (CEET), el Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (MinTIC), y la Cámara Colombiana de Informática y
Telecomunicaciones (CCIT).

Año 2014
El año 2014 iniciaba y con éste, una prueba de fuego para el Movimiento MIRA, no solo por ser un año
electoral sino por que además estaba en juego una vez más la permanencia política del Movimiento
debido al umbral del 3%.
Sin embargo no solo el umbral, diseñado y aprobado de una manera tal, que no dejara seguir
participando a las minorías políticas en el país, preocupaba al Movimiento; sino que también sucedió
algo que puso en alerta máxima a los distintos frentes de MIRA: La persecución Política iniciaba.
Mediática y estratégicamente, se puso en marcha dos meses antes de las elecciones a Congreso, una
campaña de desprestigio, posteriormente denominada como una "persecución Política" en contra del
Movimiento Político MIRA.
Información tergiversada, medios de comunicación emitiendo juicios en contra de candidatos miraístas,
sectores políticos que viendo la oportunidad, injuriaban y calumniaban a MIRA y a sus lideres en el
Congreso, persecución a militantes en sus barrios, trabajos, colegios, universidades; Amenazas en
contra de aquellos valientes miraístas que decidían vestir prendas alusivas al Movimiento, y un
sinnúmero de hechos lamentables que hicieron que el único Movimiento político transparente y
honesto en Colombia quedara expuesto a los vituperios y burlas de aquellos que fraguaron esta
campaña de desprestigio.
El 9 de marzo de 2014, significó para MIRA el inicio de lo que sería el punto central de su campaña.
Luego de conocerse los resultados de los comicios de ese día, que elegían Senadores y Representantes
para el periodo 2014 - 2018, la noticia llegó de la Cámara de Representantes: MIRA se quedaba con
tres curules. Con Carlos Eduardo Guevara, por Bogotá, Guillermina Bravo, elegida por el departamento
del Valle y Ana Paola Agudelo, por los colombianos en el exterior, se dio comienzo a la nueva bancada
del Movimiento en el Congreso de la República. Pero además y contra todo pronóstico, el Movimiento
logró mantener la personería jurídica y superar el polémico umbral del 3%.
Sin embargo, MIRA esta vez emprendió una maratónica lucha por la defensa y la transparencia de las
elecciones. Basado en pruebas contundentes y reales, tales como alteración de mesas de votación,
formatos E-14 con marcas y manchas, pérdida de tarjetones, conteo de votos sin coincidir, etc, el
Movimiento encabezado por su presidente el Dr. Carlos Alberto Baena reunió más de 130.000 folios
como prueba principal de que en las elecciones del 9 de marzo hubo "Fraude" y acto seguido se
demandó ante el Consejo de Estado la elección del Senado, viciada por las irregularidades descritas.
El 31 de julio de 2014, llegaron las buena noticias. Los principales medios de comunicación como el
diario El Tiempo titulaban: “CIDH2 acepta revisar demanda de medidas cautelares solicitada por
MIRA”.
La CIDH, valoró que el Movimiento presentara cerca de mil casos en los que sus militantes fueron
acosados laboralmente y perseguidos de manera indiscriminada por pertenecer a sus filas. Además de
demostrar que en redes sociales tales como Facebook y Twitter, se encontraban más de 500 mensajes
con amenazas de muerte hacía lideres del Partido.
2

CIDH: Corte Interamericana de Derechos Humanos

Año 2015
2015 confirmó la fuerza y el compromiso de MIRA con el país. Un compromiso que más allá de
alcanzar una cantidad significante de curules como la política tradicional, está enfocada en lograr que
dicha política sea transparente, activa, servicial, útil, desinteresada, al alcance de los colombianos.
MIRA dio un viraje a su manera de hacer política, eso sí, con la gran salvedad de que jamás perdería
sus principios y su ideología. En Convención Nacional, sus miembros y la Direcciona Nacional
decidieron de manera conjunta, aprobar la realización de “Acuerdos Programáticos" con otros
candidatos de diferentes partidos políticos, que estén dispuestos a acoger propuestas propias del
Movimiento y que cumplan con una serie de requisitos.
Sumado a esto y como resultado de la lucha incansable del Dr. Carlos Alberto Baena por la defensa de
los derechos de los militantes del Movimiento, MIRA se encaminó en la defensa activa no solo de su
labor de más de 15 años beneficiando a los colombianos, sino también, en defender los derechos de
aquellos que por profesar una posición política, ideológica o religiosa son acosados, vituperados y están
expuestos a todo tipo de maltratos y persecuciones.
La inclusión en el Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2014-2018 de la Política Pública de Libertad
Religiosa, de Culto y de Conciencia, significó para el Movimiento un logro significativo en materia de
la gestión legislativa y del ejercicio democrático en el país. Dicha inclusión conmina al Ministerio del
Interior a que promueva el reconocimiento de las organizaciones civiles basadas en la fe, la libertad
religiosa, de cultos y de conciencia, y además, que formule y mantenga actualizada la Política Pública
de Libertad Religiosa, de Culto y de Conciencia, de manera participativa, en términos de Igualdad y
Equidad, destacando su aporte al bien común local, regional y nacional.
1.3 Esfuerzos institucionales en materia de gestión de documentos y archivos
Desde el comienzo, en el ejercicio de su labor política, social y comunitaria, el Movimiento, ha
reconocido la importancia de preservar, conservar y custodiar la información y documentación clave de
su gestión. Conforme al crecimiento y desarrollo de la organización política, se ha buscado dar un
mejor y más técnico tratamiento al acervo documental del Movimiento.
El archivo general del Movimiento fue creado como Oficina de Gestión Documental, dependiente de la
Dirección Administrativa y Financiera, desde finales del año 2006, cuando en coordinación con los
altos directivos, se decidió dar inicio al Proceso de Gestión Documental y se establecieron los métodos
y procedimientos para la organización de la información que existe hasta este momento en el
Movimiento.
Posteriormente en el año 2008, fue ampliada el área dispuesta para el almacenamiento, dotada con
archivadores y unidades de conservación, los cuales cumplen con las características y especificaciones
recomendadas por el Archivo General de la Nación. En este mismo año se dio inicio a la elaboración
del inventario documental, tanto de la información en soporte física o análoga como en soporte
magnético, el cual se encuentra organizado por asuntos de acuerdo con las diferentes estructuras

organizacionales que ha tenido el Movimiento a lo largo de sus 15 años de existencia.
En este momento el Movimiento se encuentra modernizando la función archivística, con la elaboración
de instrumentos que ayudan a mejorar la gestión, y permiten dar cumplimiento a la normatividad en la
materia, pero que especialmente ayudarán a mejorar la gestión.
1.4 Aspectos Generales del Programa de Gestión Documental
Según el Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura”, en su Título V “Instrumentos de gestión de información pública”, en su artículo
2.8.5.4.1 define el Concepto del Programa de Gestión Documental como “el Plan elaborado por cada
sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y
disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de
conservación permanente”.
Con base en la anterior definición, el Programa de Gestión Documental, contempla las disposiciones
que permiten desarrollar una correcta gestión documental dentro del Movimiento MIRA, de acuerdo
con su naturaleza; de tal forma que se garantice el manejo de la información con eficiencia, eficacia,
veracidad y transparencia de la información al interior de la organización.
1.4.1 Alcance
El Programa de Gestión Documental (PGD) permite atender de manera organizada, clara y veraz las
necesidades en materia de gestión documental del Movimiento Político MIRA. El PGD está
contemplado desde el concepto de archivo total, el cual contempla el ciclo vital de los documentos
independientemente de cuál sea su soporte, bajo un esquema sistémico, organizado, armonizado e
integrado dentro de los procesos de Gestión Documental, de Planeación, Producción, Gestión y
Trámite, Organización, Disposición, Transferencia y Conservación a largo plazo y Valoración; a su vez,
el PGD queda contemplado dentro de los Planes, Programas, Proyectos y Políticas del Movimiento
MIRA, teniendo en cuenta las metas a corto, mediano y largo plazo fijadas por el mismo.
El Programa de Gestión Documental, es aprobado por el Comité de Gestión Documental, al igual que
sus siguientes versiones e implementado por la Dirección Administrativa en cabeza de la Oficina de
Gestión Documental y será publicado en la página web del Movimiento.
1.4.2 Objetivo General
Definir el Programa de Gestión Documental, como el instrumento archivístico que permita el desarrollo
de los procesos archivísticos y las actividades administrativas a corto, mediano y largo plazo, con el fin
de garantizar la organización, manejo, conservación, preservación y uso de la información generada y
recibida por el Movimiento Político MIRA, desde su creación hasta su disposición final.
1.4.3 Objetivos Específicos

Implementar estrategias de Gestión Documental al interior del Movimiento durante el próximo


quinquenio (2015 a 2020) a través del proceso, procedimientos y programas específicos
modernizados, que permitan una gestión organizada y responsable que garantice una adecuada
conservación, preservación y uso de la información del Movimiento.
Establecer rigurosos estándares de seguridad de la información del Movimiento, detectando
posibles riesgos que afecten la conservación, preservación y consulta a las futuras generaciones.
Proporcionar políticas que garanticen el acceso a la información para dar cumplimiento a la
normatividad existente y la que pueda ser expedida sobre el derecho a la información.
1.4.4 Público destinatario del Programa de Gestión Documental

Este Programa de Gestión Documental va dirigido especialmente al Comité de Gestión Documental
como la instancia archivística encargada de la aprobación y verificación del cumplimiento de cada una
de sus etapas, a los altos directivos como responsables de facilitar los recursos técnicos,
administrativos, financieros y tecnológicos para su implementación, a los todos funcionarios del
Movimiento a nivel nacional, toda vez que, son los encargados de conocerlo e implementarlo al interior
de cada una de las dependencias, y como documento público a la ciudadanía en general.
1.4.5 Requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestión Documental
Para el adecuado desarrollo y ejecución de las acciones que se presentan en el Programa de Gestión
Documental, es necesario tener en cuenta los requerimientos normativos, económicos, administrativos
y tecnológicos.




1.4.5.1. Normativos
Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”.
Ley Estatutaria 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura”.
Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015 “ Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario
Único del Sector Presidencia de la República”
Acuerdo AGN 005 de 2013. “Por el cual se establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.

1.4.5.2. Económicos
La Dirección Administrativa y Financiera, como la dependencia responsable del Proceso de Gestión
Documental en el Movimiento MIRA, será la encargada de velar por la asignación e inclusión en el
Presupuesto Económico de Gastos y los recursos financieros requeridos para el desarrollo de las metas
a corto, mediano y largo plazo, determinados en el presente Programa.
1.4.5.3. Administrativos
La Dirección Administrativa y Financiera con el apoyo de la alta dirección, garantizarán todo el apoyo
administrativo necesario, para el cumplimiento efectivo de las metas propuestas a corto, mediano y

largo plazo, señalados en el presente Programa. Con este fin, mediante resolución No.117 emitida por
Presidencia y Representación Legal del Movimiento el 7 de julio de 2015, se conformó el Comité de
Gestión Documental, el cual quedó conformado por representantes de las siguientes dependencias:
 Secretaría General

Dirección Política Regional

Dirección Administrativa y Financiera

Subdirección Técnica

Auditor Interno

Oficina Asesora de Planeación

Dirección de Comunicaciones

Oficina Asesora Jurídica

1.4.5.4.Tecnológicos
La Subdirección Técnica y la Dirección Administrativa y Financiera serán las encargadas de analizar y
determinar la arquitectura tecnológica que permita el adecuado desarrollo del Programa, en cuanto a la
Gestión Documental de los documentos electrónicos, de acuerdo con las condiciones tecnológicas que
existen actualmente en el Movimiento, con el fin de que los sistemas sean inter operables y no incurrir
en gastos innecesarios.
2

LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
El Programa de Gestión Documental, en el presente capítulo, da a conocer las estrategias a seguir, en
cada uno de los procesos, con el propósito de dar cumplimiento al Decreto 1080 de 2015 y atender las
necesidades de gestión documental, como las buenas prácticas de la gestión informativa.
2.1 Planeación
Abarca el conjunto de actividades, encaminadas a la planeación, generación y valoración de los
documentos de la organización, en cumplimiento al contexto administrativo, legal, funcional y técnico
del Movimiento. Propende por la creación, actualización y diseño de formas, documentos y
formularios, análisis de los procesos y procedimientos, y su posterior registro en el Sistema de Gestión
Documental3
Este proceso será aplicable a todos los documentos del Movimiento, tanto de origen interno como
externo, teniendo en cuenta las siguientes actividades:
 El cumplimiento a la legislación en especial la Ley Estatutaria 1712 de 2014.
 Creación, normalización y actualización de los formatos, formas y demás documentos, teniendo
en cuenta sus características, producción y valoración.
 Mecanismos de control de acceso a la información.
 Descripción con base en las normas técnicas nacionales como internacionales.
3

Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9, Literal a) Planeación


Mecanismos que garanticen la preservación de la información electrónica.
Directrices que contribuyan a la conservación del medio ambiente.

2.2 Producción
Este proceso se encarga de estudiar la producción documental, en cuanto a formatos, estructura y
finalidad; estudia de igual forma, la procedencia, su área de trámite y la finalidad para la que fue creado
el documento.
Para dar cumplimiento a este proceso se desarrollarán las siguientes acciones:
 Diseño o actualización del procedimiento de producción documental.
 Creación de políticas de producción documental que contemplen la preservación de la
información en sus diferentes soportes.
 Elaboración de políticas de seguridad de la información.
2.3 Gestión y Trámite
La acción de gestionar y tramitar los documentos, contribuye a reducir los trámites innecesarios y
reducción de consumo de papel.
Acciones a seguir:
 Identificar claramente el trámite al cual pertenecen los documentos.
 Creación de instrumentos que permitan la difusión y consulta de la información.
 Formulación de acciones que permitan el control y acceso a los documentos de gestión.
2.4 Organización
Abarca las operaciones técnicas que permiten clasificar, ordenar y describir los documentos dentro del
sistema de gestión documental.
Acciones a implementar:
 Actualización de inventarios documentales
 Elaboración de los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental.
 Elaboración del reglamento interno de archivo.
2.5 Transferencia4
Son las operaciones técnicas que permiten transferir los documentos de archivo durante cada una de sus
fases, teniendo en cuenta la estructura organizacional,validación del formato de generación, la
migración, refreshing5, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de
preservación y los metadatos descriptivos.
Acciones a seguir:
 El Grupo de Gestión Documental, será el encargado de preparar las transferencias documentales, en
soporte papel, cada año por medio de una acto administrativo acompañado del Cronograma de
fechas asignadas a cada una de las dependencias.
 Del mismo modo, elaborar las políticas y procedimientos para la transferencia documental en otros
soportes (Fotografía, vídeo, audio, entre otros), de acuerdo con los lineamientos establecidos por el
Archivo General de la Nación (AGN), para la prevención de la degradación o pérdida de la
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5

Colombia. Ministerio de Cultura .Decreto 1080 de 2015. Artículo2.8.2.5.9, Literal e) Transferencia
Refreshing: en archivistica hace referencia a el ejercicio y la practica de actualización de la información.

información. El Movimiento MIRA realizará acciones que contengan métodos y periodicidad en la
migración, refreshing, emulación o conversión de la información que garanticen la conservación de
la misma.
 El Movimiento se compromete a la elaboración de políticas para el Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), de acuerdo con los lineamientos establecidos por
el AGN, los cuales incluirán la transferencia de los metadatos que faciliten posteriormente la
recuperación de los documentos en cualquiera de sus soportes.
2.6 Disposición de documentos
Comprende la acción de seleccionar los documentos en cualquiera de sus diferentes etapas de archivo,
con base en la tabla de retención documental o de valoración documental, las cuales determinan la
conservación temporal, permanente o la eliminación de los mismos.
Acciones a seguir:
 Aplicación de la tabla de retención documental.
 Eliminación de documentos, cumpliendo lo normado en la legislación y por el Archivo General
de la Nación.
2.7 Conservación a largo plazo
El Movimiento Político MIRA, creará y aplicará todos los estándares que garanticen la conservación y
preservación de la información, independientemente de su formato o medio de almacenamiento.
Acciones a seguir:
 Creación de una política de preservación de la información a largo plazo.
2.8 Valoración
La valoración documental debe ser un proceso permanente y continuo dentro del Movimiento, el cual
debe ser contemplado desde la planificación con el fin de determinar los valores primarios y
secundarios con miras a determinar su permanencia en las diferentes fases de archivo y su destino final.
Acciones a seguir:
 Valorar la información producida y recibida con base en lo señalado en la Ley de Transparencia
y los valores registrados en la tabla de retención documental.

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FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

3.1 Alineado con los objetivos estratégicos
El Programa de Gestión Documental del Movimiento Político MIRA, se encuentra alineado con los
Estatutos y resoluciones internas, el sistema de gestión de calidad del Movimiento, la estructura
organizacional, así como con los planes, programas y proyectos mediante los cuales se desarrolla la
misión institucional.
Las metas de corto, mediano y largo plazo señaladas en el presente Programa han sido coordinadas y
establecidas en armonía con el marco organizacional descrito al inicio. Del mismo modo, las
actualizaciones periódicas permitirán incorporar al PGD mejoras y ajustes acordes a las necesidades y
al momento que vive la organización.

3.2 Metas de corto, mediano y largo plazo
3.2.1 Metas a corto plazo
Estas metas se encuentran establecidas para un tiempo de dos (2) años.




Crear una política de Gestión Documental
Elaborar Registro de Activos de Información en una matriz integrada de instrumentos de
gestión de información.
Elaborar el Índice de Información Clasificada y Reservada
Elaborar el Esquema de Publicación de Información
Capacitar a los funcionarios del Movimiento en los temas de gestión documental que sean
necesarios para el cumplimiento de esta primera etapa y la implementación del Programa.
3.2.2 Metas a mediano plazo

Estas metas se encuentran establecidas para un tiempo de seis (6) años.


Elaborar el Plan de Acción del Proceso de Gestión Documental
Elaborar las tablas de retención documental siguiendo la metodología exigida por el Archivo
General de la Nación (AGN) para su presentación y aprobación ante el ente rector.
Diseñar los instrumentos archivísticos requeridos por la Ley 1712 de 2015, tales como: Cuadro
de Clasificación Documental, Plan Institucional de Archivos, Modelo de Requisitos para le
Gestión de Documentos Electrónicos, Banco Terminológico de series, subseries y tipos
documentales.
3.2.3 Metas a largo plazo
Estas metas se encuentran establecidas para un tiempo de diez (10) años.





Realizar acompañamiento a la aplicación de la tabla de retención documental, con su respectivo
proceso de eliminación y transferencias primarias.
Elaborar las Tablas de Valoración Documental, cumpliendo con la metodología asignada por la
Dirección del Archivo General de la Nación.
Diseñar los siguientes programas específicos: Sistema Integrado de Conservación, Programa de
Reprografía, Programa de Protección de Documentos Vitales, Programa de Descripción
Documental.
Diseñar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos
(SGDEA).
Diseñar e implementar los programas específicos de: normalización de formas y formularios
electrónicos, documentos vitales y esenciales, de gestión de documentos electrónicos, de
reprografía, de auditoría y de capacitación.

3.3 Articulación con otros programas y modelos de gestión del Movimiento MIRA
El presente PGD, estará articulado con los programas y modelos que elabore el Movimiento.

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PROGRAMAS ESPECÍFICOS

De acuerdo con las necesidades del Movimiento en la parte de gestión documental y la administración
de la información, es de gran importancia la creación de estas herramientas archivísticas, toda vez que
se pueden crear programas y proyectos que faciliten la labor administrativa del Movimiento, en procura
de más eficiencia y eficacia en todos sus componentes propuestos. Por otra parte estos programas,
apoyarán la simplificación de trámites, automatización de procesos y procedimientos y facilitarán la
recuperación y conservación de documentos.
4.1 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos
El Movimiento MIRA, diseñará a largo plazo, el Programa de Normalización de Formas y Formularios
Electrónicos que le permitan la desmaterialización de la información en soporte físico y la
normalización de la información en soporte electrónico, con el propósito de que los formatos, formas,
formularios y demás documentos creados, establezcan su tradición, autenticidad y tipología
documental.
Por otra parte, la normalización de la documentación, facilitará la identificación, clasificación,
descripción y recuperación de los mismos, dentro del Sistema de Gestión Documental Electrónico de
Archivo (SGDEA).
4.2 Programa de documentos vitales o esenciales
El Movimiento Político MIRA, elaborará un programa que le permita, identificar claramente la
información que por sus características, y en algunos casos por su valor, se consideren vitales para el
Movimiento, toda vez que servirá de prueba o testimonio para la restitución de los derechos y deberes
del Movimiento o de personas que puedan ser afectadas por la pérdida parcial o total de esta
información.
Dicho programa debe de igual forma contemplar todos los riesgos, a los que puede estar expuesta la
información del Movimiento, como desastres naturales, incendios, fallas estructurales que puedan
causar inundaciones, entre otros.
4.3 Programa de Gestión de Documentos Electrónicos
Este programa comprende la creación o implementación de estrategias que permitan gestionar y
administrar el documento en su ambiente electrónico durante todo su ciclo de vida. De igual forma, el
programa debe garantizar el cumplimiento con los estándares nacionales e internacionales.
4.4 Programa de reprografía
El Movimiento Político MIRA, propenderá por revisar las necesidades en relación a la reprografía de
los documentos para la aplicación de las técnicas que le permitan realizar un seguimiento y control de

este proceso, toda vez que se deben contemplar básicamente para los documentos de carácter vital, por
sus características anotadas anteriormente, con el fin de racionalizar el uso del papel, en impresión,
fotocopiado, digitalización y microfilmación si es el caso.
El Programa de Reprografía debe contemplar que estos procesos cumplan con estándares de calidad,
como nivel de resolución, almacenamiento, soporte, conservación y preservación.
4.5 Plan Institucional de Capacitación
El Movimiento Político MIRA, realizará las capacitaciones necesarias para el desarrollo del Programa
de Gestión Documental a los funcionarios del Movimiento. Los temas se dictarán de acuerdo con el
análisis de la necesidad del momento.
4.6 Programa de documentos especiales
Comprende el tratamiento adecuado de clasificación, ordenación, descripción, conservación y
preservación, que deben tener los documentos especiales como: documentos sonoros, fotografías,
página web e información en redes sociales.
4.7 Programa de auditoría
El Movimiento Político MIRA, propenderá por el cumplimiento de elaboración y conservación de los
documentos que por sus características reflejan la misión de la Organización, con el fin de preservar la
memoria histórica de la entidad.
4.8 Armonización con otros sistemas y modelos
El Movimiento Político MIRA, en cumplimiento a la normatividad archivística vigente y con el ánimo
de establecer estándares de buenas prácticas en gestión documental, velará porque sus planes y
programas administrativos estén articulados con los programas específicos contemplados en el presente
PGD, con el propósito de encaminar acciones que permitan, contar con un Sistema de Gestión
Documental acorde con sus principios corporativos.

BIBLIOGRAFÍA
Colombia. Archivo General de la Nación. Manual de implementación de un Programa de gestión
Documental – P.G.D. Archivo General de la Nación, Bogotá: 2014. 60 p.
Colombia. Archivo General de la Nación. Información Institucional.
http://www.archivogeneral.gov.co/ (consultado el 23, 24 y 25 de agosto de 2015).

En

Linea:

Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015. Por medio del cual se expide
el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
Colombia. Presidencia de la República. Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015. Por medio del cual se
expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.
Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo 02 de 2014. Por medio del cual se establecen los
criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de
archivo y se dictan otras disposiciones.
Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios
básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

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ANEXOS
Estructura Organizacional del Movimiento Político MIRA

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