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Capacitacin

Microsoft Project 2003

Capacitacin.................................................................................................. 1
Introduccin .................................................................................................. 3
Entorno de trabajo: ......................................................................................... 4

Mens y Barras de Herramientas ..............................................................................................5


Gua de Proyectos y Panel de Tareas.......................................................................................6
Vistas..............................................................................................................................................6
Informes ........................................................................................................................................6
Creacin de un Proyecto Nuevo .........................................................................10

Introducir informacin clave del proyecto ...........................................................................12


Creando las Tareas el Proyecto..........................................................................12

Establecer Duraciones de las Tareas......................................................................................14


Establecer momentos claves o hitos ......................................................................................15
Tareas Repetitivas.....................................................................................................................15
Establecer Dependencias .........................................................................................................16
Agregar Subtareas......................................................................................................................17
Mostrar u ocultar las tareas de resumen a nivel de proyecto ...........................................18
Notas de Tarea...........................................................................................................................19
La Ruta Crtica ...........................................................................................................................19
Fechas Limites............................................................................................................................20
Diagrama de GANTT........................................................................................22
Calendario del Proyecto ..................................................................................24
Recursos......................................................................................................25

Ingresar Recursos de Trabajo..................................................................................................25


Estableciendo el horario de trabajo. .....................................................................................25
Asignando un Recurso a una Tarea.........................................................................................26
Asignar varios Recursos a una Tarea ......................................................................................27
Redistribuir Recursos ................................................................................................................27
Eliminar y Modificar asignaciones de Recursos....................................................................27
Cantidades de Trabajo por Recurso y Tarea ........................................................................28
Costos de Recursos ....................................................................................................................29
Agregar Costo Asociado a una tarea ......................................................................................30
Las estadsticas del proyecto ..................................................................................................31
Aplicar un filtro a una vista de hoja ....................................................................32
Proyectos y Subproyectos ................................................................................33
Imprimir el Proyecto.......................................................................................35
Seguimiento de un Proyecto .............................................................................36

Lnea de Base.............................................................................................................................36
Agregar el Progreso del Proyecto ...........................................................................................37
Agregar el porcentaje de progreso a una tarea...................................................................38
Agregar duraciones para una tarea ........................................................................................39
Agregar el trabajo real y el trabajo restante.......................................................................40
Informe del Proyecto ......................................................................................41

Informe del proyecto ................................................................................................................41


Reorganizando trabajo incompleto .....................................................................43
Caso prctico ................................................................................................44

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Introduccin
En esencia un proyecto es un conjunto de tareas que cumplen un objetivo comn y que tiene
principio y fin. A mnima escala, en la vida cotidiana tenemos muchos proyectos, como por
ejemplo, arreglar la casa.
Estos proyectos a simple vista parecen fciles, siguiendo el ejemplo, para arreglar la casa,
necesitaremos ejecutar tareas, planificar la obra, levantar paredes, pintar, etc.; tambin se
requieren recursos, como contratar a un albail, y por ultimo, se requiere de costos, como el
valor de los materiales.
Ahora, imaginemos que el proyecto es construir un edificio de viviendas, con 40 pisos y 120
departamentos y too esto debe estar terminado en 10 meses, esto requiere de una excelente
combinacin de Planificacin, Manejo de Recursos, Costos y un seguimiento del proyecto.
Para todo esto nos sirve Microsoft Project, podemos administrar desde un pequeo proyecto
hasta uno de grandes proporciones.
Entrando en materia a continuacin conoceremos las diferentes versiones de Project:
Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un entorno monousuario. Con Project
Standard, podemos planear, administrar y comunicar informacin de los proyectos.
Project Professional 2003, es una versin que posee todas las caractersticas de la versin
estndar y adems puede ser utilizado con Project Server provee ms funcionalidad de
planeacin y comunicacin.
Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una intranet, permite colaboracin y
centraliza los proyectos, reportes de Project Web Access, que esta orientado a trabajar desde
Internet Explorer.
Juntos Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access forman la solucin
de Microsoft para la Administracin de proyectos empresariales conocida por sus siglas en ingles
EPM, Enterprise Project Management. En este curso utilizaremos la versin Project
Professional 2003.

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Entorno de trabajo:
Luego de instalar Microsoft Project, abrimos la ventana principal, haciendo clic en el men
Inicio de Windows, luego clic en Programas, posicionamos el cursor en Microsoft Office y
finalmente clic en Microsoft Project.
Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la
ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco.
Haga clic en el botn cerrar de la ventana de ayuda, la ventana de Project se vera as:

La Escala de tiempo se encuentra disponible en algunas vistas en la parte superior que consta
de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria
debajo de sta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente,
lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

La Tabla de Tareas muestra informacin acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo,
cundo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna
corresponde con una caracterstica de la tarea, cada fila representa una tarea. La interseccin
de una fila con una columna se reconoce como Campo.

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El rea del grfico de Gantt muestra grficamente cada una de las tareas. La posicin de la
barra en la lnea de tiempo, as como su longitud, indica cundo comienza y finaliza esa tarea.
Adems, la posicin de una barra de tarea en relacin a otra indica si las tareas se suceden o se
superponen.

Mens y Barras de Herramientas


Los mens en Project 2003 se encuentran al tope de la pantalla:
Men de opciones: Es el primer men, desde ste se puede acceder a todas las funciones de la
aplicacin.
Las barras de herramientas muestran los botones que permiten utilizar las diferentes opciones
de Microsoft Project, de una manera ms accesible. Por defecto se muestran la Barra de
Formato y la Barra Estndar.
La Barra de Formato
Esta barra permite aplicar formatos especficos a los diferentes elementos de las vistas de
Microsoft Project. Podemos destacar:
Botn

Descripcin
Anula la sangra aplicada a una tarea para situarla en
un nivel superior del esquema
Aplica una sangra a una tarea para situarla en un nivel
inferior del esquema
Muestra las subtareas de la tarea resumen seleccionada
Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada
Muestra todas las subtareas o por nivel.
Aplica el filtro especificado por el usuario
Activa o desactiva el autofiltro
Activa el asistente de Diagramas de Gantt

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La Barra Estndar
La barra de herramientas Estndar permite iniciar las tareas ms comunes tales como crear una
nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.

Gua de Proyectos y Panel de Tareas


Gua de Proyectos
La Gua de Proyectos es un asistente de los pasos ms importantes a seguir al momento de
crear un proyecto o tarea.
Panel de tareas:

El Panel de Tareas es similar a la gua de proyectos, nos proporciona ayuda para la creacin de
Tareas, definicin de Recursos, dar Seguimiento a los proyectos y la preparacin de Informes.

Vistas
La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas ms utilizadas. Aparece a lo
largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios
adecuados para cambiar de vista con slo hacer clic en los iconos que aparecen en ella. Si la
vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Ms
vistas en la Barra de vistas y, despus, seleccione la que desee en el cuadro de dilogo Ms
vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga clic en Barra de vistas
en el men Ver.
Las vistas ms utilizadas son: Vista Calendario, Vista Diagrama de Gantt , Vista Uso de tareas ,
Vista Grfico de Recursos , Vista Hoja de Recursos

Informes
Todos los informes en Project tienen caractersticas en comn. Podemos imprimir un informe o
visualizarlo en pantalla.
Los siguientes pasos nos muestran como debemos visualizar los informes que estn disponibles:
1. En el men Ver (Barra de men) elija Informes. Aparecer una ventana como la siguiente:

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2. Elegimos la categora haciendo clic sobre ella.


3. Clic en Seleccionar. Luego se muestran los informes disponibles en la categora elegida.
4. Seleccionamos un tipo de informe.
Generales:
1. Resumen del proyecto: Este informe presenta la informacin resumida sobre fechas,
duracin, costos, progreso de tareas y progreso de recursos.
2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel ms alto de nuestro proyecto.
Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo de cada tarea, el costo
y el trabajo requerido para completarla.
3. Tareas crticas: Esta opcin presenta un informe de las tareas crticas del proyecto, aquellas
tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe muestra la duracin programada
de cada tarea, fechas iniciales y finales, los recursos asignados a las tareas y los predecesores y
sucesores de cada tarea.
4. Hitos: Muestran informacin acerca de cada hito del proyecto. Para cada hito, Project
muestra la duracin planeada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos asignados a
cada hito.
5. Das laborales: Esta opcin crea el informe basado en la informacin del calendario del
proyecto.
Actividades actuales:
Al usar la opcin Actividades Actuales, usted puede producir informes de acuerdo al tiempo de
sus proyectos.
1. Tareas sin comenzar: Esta opcin lista las tareas que no han comenzado, ordenadas por la
fecha de inicio programada. Para cada tarea, Project muestra la duracin, predecesor y la
informacin de los recursos.
2. Tareas que comienzan pronto: Cuando se imprime el informe de las Tareas que comienzan
pronto, Project muestra el cuadro de dilogo de Rango de Fechas. La informacin que se

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proporcione en esos cuadros de dilogo le dice a Project el rango de fechas que se usarn
cuando se seleccionen tareas para este informe.
3. Tareas en curso: Este informe lista las tareas que estn en proceso pero que no han
finalizado.
4. Tareas completadas: Lista las tareas que han sido completadas.
5. Tareas que deberan haber comenzado: Cuando se seleccione este informe, debe
proporcionar una fecha en la cual las tareas deberan de haber comenzado. Project usa esta
fecha para determinar cada cual tarea debe aparecer en el reporte.
6. Tareas pospuestas: Lista las tareas que han sido reprogramadas de la fecha de inicio. Este
informe muestra la misma informacin de las Tareas que deberan haber comenzado, pero la
presentacin de la informacin vara.
Costos:
1. Flujo de caja: Es un reporte tabular que muestra, por tarea, el costo semanal de incremento
de tiempo.
2. Presupuesto: Este informe lista todas las tareas y muestra el presupuesto, as como la
variacin entre el costo y el presupuesto. Este reporte no tiene mucho significado, al menos
que se tenga un presupuesto base para el proyecto.
3. Presupuesto sobrepasado: Project contiene dos informes de este tipo: uno para las tareas y
otro para los recursos. Ninguno de los reportes se imprimir si no se ha especificado que
algunas tareas no han sido parcialmente completadas.
4. Valor acumulado: Muestra el estado de el costo de cada tarea cuando se comparan con el
costo planeado.
Asignaciones:
Al usar el informe Asignaciones podemos producir informes acerca de las asignaciones de
recursos en el proyecto.
1. Tareas y recursos humanos: Este informe lista los recursos y tareas a las cuales estn
asignados, la cantidad de trabajo planeada para cada tarea, la fecha inicial y final y cualquier
nota de los recursos.
2. Tareas, recursos humanos y fechas: Al igual que el anterior este informe lista los recursos y
las tareas a los cuales estn asignados. Sin embargo, se enfoca en el trabajo diario que esta
programado para cada recurso.
3. Lista de tareas pendientes: Este informe muestra, con base semanal, las tareas que estn
asignadas al recurso seleccionado.
4. Recursos sobreasignados: Muestra los recursos sobreasignados, las tareas a las que han sido
asignados y el total de horas de trabajo que tienen programadas.

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Carga de trabajo:
Puede utilizar esta categora para producir informes del uso de tareas y recursos en nuestro
proyecto.
1. Uso de tareas: Este informe muestra las tareas y los recursos asignados a cada tarea.
Tambin muestra la cantidad de trabajo que es asignada a cada recurso en incrementos
semanales.
2. Uso de recursos: Es igual que el anterior, la diferencia es que se enfoca ms en los recursos
que en las tareas.
Personalizados:
Project contiene informes personalizados. Adems de imprimirlos su pueden personalizar las
categoras antes vistas. Con esta opcin podemos crear un nuevo informe, de tareas, recursos,
calendario y general.

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Creacin de un Proyecto Nuevo


Crearemos un proyecto nuevo con Project, y daremos el curso basado en este ejemplo.
Supongamos que una empresa necesita expandirse, y como parte de esa expansin deben crear
una oficina para el area administrativa y renovar la sala de reuniones.
Ahora vamos a crear un nuevo proyecto para lo cual seguiremos los siguientes pasos:
1. Clic en el botn de Nuevo (Ctrl + U)
(izquierda)

. En este punto, se nos abre el panel de tareas

2. Empezaremos con la primera opcin: Definir el proyecto.


Lo primero es establecer la fecha de inicio del proyecto, luego seleccionamos el vinculo
Guardar e ir al paso 2.
El siguiente paso es Colaborar en el proyecto, esta opcin es utilizada si nosotros queremos que
nuestro proyecto lo puedan ver y cambiar varios usuarios, para lo cual es necesario utilizar y
configurar Project Server y Project Web Server, en este curso no lo utilizaremos, por lo que
seleccionaremos la opcin de NO y luego el vinculo Guardar e ir al paso 3 y posteriormente
Guardar.
3. Ahora en el panel de tareas seleccionamos Definir las horas laborables generales del
proyecto esta opcin nos permite especificar el horario de trabajo, por defecto la plantilla
estndar viene configurada de la siguiente manera.

Existen tres tipos de plantillas: Estndar de 9:00 am 12:00 pm y de 3:00pm a 6:00pm, 24 horas
y Turno de la noche de:11:00 pm a 2:00 am y de 4:00 am a 8:00 am todas se pueden
personalizar para acoplarlas a nuestro horario de trabajo, para ello seleccionamos el vinculo
Guardar e ir al paso 2.

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Ahora se seleccionan los das de trabajo del proyecto. Si no queremos usar las horas que
presenta la plantilla y agregar las nuestras, elegimos la opcin "Deseo ajustar las horas
laborables mostradas para uno o varios das " y se desplegarn los controles para establecer los
turnos para cada uno de los das.
Si deseamos definir el mismo horario para todos los das, pulsamos el botn Aplicar a todos los
das, y evita introducir el horario para cada da, luego seleccionamos el vinculo Guardar e ir al
paso 3.
El siguiente paso es Establecer los das festivos y das libres. Seleccionamos la opcin: Cambiar
calendario laboral... nos aparece el siguiente cuadro.

En el podemos seleccionar 1 o varios das que consideremos que el horario de trabajo cambia
para esa fecha especifica, y posteriormente clic en una de las 3 opciones de la izquierda,
1. Predeterminado: a la seleccin de fechas le coloca el perodo que establecimos
anteriormente.
2. Perodo no laborable: a los das seleccionados los convierte no laborales, por ejemplo
podramos seleccionar 24 y 25 de Diciembre.
3. Perodo laborable no predet.: establece un horario para los das seleccionados de
acuerdo a lo que llenemos en los campos Desde: y Hasta:
Una vez establecidos los das festivos, vacaciones, asuetos, etc. solo queda hacer clic en
Aceptar y seleccionamos el vinculo Guardar e ir al paso 4.
En el paso 4, se definen las unidades de tiempo a utilizar, Project recomienda que sean los ms
cercanas a lo establecido en los pasos anteriores y seleccionamos el vinculo Guardar e ir al paso
5.
En el paso 5, podremos definir ms calendarios para el mismo proyecto, por ejemplo si no todos
los empleados trabajan a la misma hora se puede crear y asignar a otro calendario, si no se
definen nuevos calendarios, seleccionamos el vinculo Guardar y finalizar.

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En ste punto, es conveniente Guardar el proyecto, para lo cual vamos al men Archivo >
Guardar.
Introducir informacin clave del proyecto
Cada proyecto se compone de un conjunto nico de elementos: las tareas que conlleva, las
personas que las realizan y los objetivos del proyecto. Como ayuda para recordar y comunicar
los detalles importantes, introduzca informacin sobre el proyecto y consltela cuando sea
necesario.
1. En el men Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuacin, en la ficha Resumen.
2. Escriba la informacin que desee acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo
administrarn y que se encargarn del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del
proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo
general relativas al proyecto.
3. Haga clic en Aceptar.

Creando las Tareas el Proyecto


Para comenzar, hay que definir los pasos para completar un proyecto, y desarrollarlos en el
orden que queremos que ocurran. Se puede utilizar la Gua de proyectos para crear una tarea,
hacemos clic en el botn Tareas (Panel de Tareas). Ah se muestra una gua muy importante
para la creacin de tareas.
Para el proyecto ejemplo, seguiremos estos pasos para crear las tareas:
1. Escribir el nombre de la tarea en la primera columna del Diagrama de Gantt. Escribir el

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nombre Definicin del proyecto. El texto aparece en la celda. Luego, presione Enter para
aceptar.
La informacin aparece en la columna de nombre y se muestra una Duracin de la tarea, que
por defecto es un da, y la fecha comienzo es por defecto la del da que se inicio el proyecto.
Aunque puede cambiarse en la columna Comienzo. Continuemos as ingresando el nombre de
todas las tareas. Al final quedaran as:

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Establecer Duraciones de las Tareas


Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representa una
cantidad de trabajo. Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar. Despus se
realiza una estimacin del tiempo que llevar realizar cada tarea y se introduce como una
duracin.
No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea. Microsoft
Project calcula las fechas de comienzo y fin basndose en la relacin existente entre las tareas.
Despus de haber nombrado las tareas, Microsoft Project introduce una duracin estimada de
un da para la tarea, seguida de un signo de interrogacin. Para colocar la fecha se siguen los
siguientes pasos:
1. En el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo que llevar cada tarea en meses,
semanas, das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables. Puede utilizar las
abreviaturas siguientes: me para meses, s para semanas, d para das, h para horas y m para
minutos.
2. Presione la tecla ENTER.

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Establecer momentos claves o hitos


Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos significativos
en la programacin, como puede ser la finalizacin de una fase principal. Si escribe una
duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito en el
Diagrama de Gantt al comienzo de ese da.
Un hito es una tarea sin duracin que se utiliza para identificar sucesos significativos en la
programacin, como la finalizacin de una fase importante. Una fase es un grupo de tareas
relacionadas que completa una etapa importante de un proyecto.
En nuestro ejemplo, una de las tareas hito ser: Oficina administrativa terminada. Para crearla
haremos lo siguiente:
Clic en la opcin Crear lista de tareas, de la Gua de proyectos. Al final aparece la casilla de
verificacin 'Establecer la tarea seleccionada como hito'. Seleccionamos la tarea que son
eventos principales, y marcamos la casilla.

Tareas Repetitivas
Una tarea repetitiva es aquella que se repite cada cierto tiempo. Supongamos que en nuestro
ejemplo quisiramos repetir la tarea Determinar la informacin. Los pasos para repetirla son:
1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que aparezca la
tarea repetitiva.

2. En el men Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.


3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea: presentacin de Informe de
progreso.
4. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de la tarea. En Patrn de repeticin, haga clic en
Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.
5. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique la
frecuencia de la tarea.
6. En Intervalo de repeticin, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a
continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.

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7. Si ha seleccionado Terminar despus de, escriba el nmero de ocurrencias de la


tarea.
8. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarea
repetitiva.
9. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automticamente cuando se inserta
una tarea.

Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en 'Calendario para programar esta


tarea', haga clic en el calendario que desee utilizar.

Si no escribe una fecha en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizar la fecha de


comienzo del proyecto.

Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos das no laborables, Microsoft Project le


pregunta si desea reprogramar las veces que ocurra en tales das.

Establecer Dependencias
Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se relacionan
las tareas entre s y con fechas concretas. Project determina automticamente las fechas de
comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. La ventaja de las dependencias o
tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman
automticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones,
superposicin o retraso de tareas, y divisin de tareas cuando se interrumpe temporalmente el
trabajo.
Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal. Sin embargo, puede haber excepciones en
todos los proyectos. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas dependientes entre s y se
indica a Microsoft Project en qu consiste esa dependencia. Las dependencias entre tareas
definen la naturaleza de la relacin entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan

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definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de
dependencias entre tareas:
1. Fin a comienzo (FC): La tarea B no puede comenzar hasta que finalice
la tarea A.
2. Comienzo a comienzo: (CC) La tarea B no puede comenzar hasta que
comience la tarea A.
3. Fin a fin (FF): La tarea B no puede finalizar hasta que finalice la
tarea A.
4. Comienzo a fin: (CF) La tarea B no puede finalizar hasta que comience
la tarea A.
La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la que depende
la sucesora es la predecesora. Los pasos para crear las dependencias son:
1. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular.
. De forma predeterminada, Microsoft Project crea un
2. Haga clic en Vincular tareas
vnculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Para cambiar el vnculo entre tareas, haga doble
clic en la lnea de vnculo entre las tareas que desee cambiar en el Diagrama de
Gantt.
Para nuestro ejemplo crearemos las dependencias que se muestran en la figura a continuacin:

Si desea desvincular tareas, seleccinelas en el campo Nombre de tarea y haga clic en


Desvincular tareas. Las tareas se volvern a programar en funcin de los vnculos con otras
tareas o de las delimitaciones.

Agregar Subtareas
El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables. Puede aplicar
sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms general, creando una
jerarqua. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangra
que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de

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una tarea de resumen se determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y
ltima subtarea. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las
subtareas aparecen con sangras debajo de ellas.
Para crear subtareas realizamos lo siguiente:
1. Para el ejemplo, asignaremos sub tareas a la tarea Definicin del proyecto. Elegimos la
opcin 'Organizar tareas en fases' de la Gua de proyectos.
2. Sombreamos las tareas que sern subtareas de la tarea resumen Definicin del proyecto.

3. Damos clic en Aplicar sangra


5. Damos clic en Listo del cuadro de dialogo de Organizar tareas.
Mostrar u ocultar las tareas de resumen a nivel de proyecto
1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Vista.
2. Para mostrar tareas de resumen a nivel de proyecto, en Opciones de esquema para, active
la casilla de verificacin Tarea de resumen del proyecto.
3. Para ocultar tareas de resumen a nivel de proyecto, en Opciones de esquema para,
desactive la casilla de verificacin Tarea de resumen del proyecto.

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Notas de Tarea
Al igual que en cualquier otro proyecto, Project tiene la opcin de agregar notas a cada tarea.
Cuando se aade una nota, se puede ver en pantalla e incluirla en el reporte impreso. Para
agregar una nota realizamos lo siguiente:
1. Damos doble clic sobre la tarea a la que queremos agregar la nota. Aparece el cuadro de
dialogo de Informacin de tarea.
2. Damos clic en la opcin Notas.
3. Escriba la nota que desea en el rea de escritura. Puede utilizar las herramientas que se
encuentran arriba para mejorar el formato de la nota.
4. Clic en Aceptar.
Las tareas con notas se veran en la Tabla de tareas de la siguiente manera:

La Ruta Crtica
La ruta crtica consiste en el grupo de tareas que deben completarse para que un proyecto
finalice a tiempo.
Las tareas crticas no se pueden retrasar sin que se altere la fecha de fin de proyecto, sin
embargo existen proyectos donde es comn que las tareas tengan un margen de demora y se
pueden retrasar la fecha sin afectar el proyecto.
En Project una tarea se considera crtica cuando cumple una de las condiciones siguientes:

No tiene margen de demora.


Se establece que la tarea comience o que no finalice despus de una fecha
determinada.
Las delimitaciones son de fecha Debe comenzar el (DCE) o Debe finalizar el (DFE).
Est delimitada Lo ms tarde posible (LMTP) en un proyecto a partir de una fecha de
comienzo.
Est delimitada Lo antes posible (LAP) en un proyecto a partir de una fecha de fin.
Tiene una fecha de fin que es igual o posterior a su fecha lmite.

Visualizando la Ruta Critica

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1. Clic en el Men Ver


2. Seleccionar la opcin Ms vistas.
3. Clic en Gantt detallado.
4. Clic en Aplicar y a continuacin la vista de Gantt debe ser similar a la siguiente imagen,
donde las tareas azules representan las tareas No Criticas y las de color rojo las tareas
Criticas.

Una tarea deja de ser crtica cuando est marcada como completada, ya que entonces no
afecta otras tareas o la fecha de fin del proyecto.

Fechas Limites
En Project podemos programar fechas lmites de una tarea especfica.
La definicin de una fecha lmite no afecta a la programacin de las tareas. Es solamente una
forma de que Project le informe de que una tarea finalizar despus de su fecha lmite. As
tendr la posibilidad de ajustar la programacin para cumplir dicha fecha.
Para crear fechas lmites siga los siguientes pasos:
1. En el campo Nombre de tarea, haga doble clic en la tarea para la que desee establecer una
fecha lmite para que aparezca el cuadro de dialogo de Informacin de la tarea.
2. Seleccione la ficha Avanzado.

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3. En Delimitar tarea seleccione el tipo de delimitacin


4. Escriba o seleccione la fecha lmite en el cuadro Fecha lmite
5. Clic en Aceptar.
Supongamos que en nuestro ejemplo agregamos una fecha lmite a Creacin de la oficina
administrativa. En el Diagrama de Gantt se vera de esta manera:

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Diagrama de GANTT
El diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada en la actualidad, su objetivo es el de
mostrar el tiempo programado, las fechas de iniciacin y terminacin para las diferentes tareas
o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en trminos de la unidad ms


adecuada al proyecto a ejecutar: hora, da, semana, mes, etc.

Eje Vertical: Las tareas que constituyen el proyecto a ejecutar. A cada tarea se
representa por una lnea horizontal cuya longitud es proporcional a la duracin en la
escala de tiempo (eje horizontal)

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Formas de personalizar el Diagrama de Gantt:


1. Cambiar el calendario o Escala Temporal. Imaginemos que nuestro proyecto es de 1
ao, posiblemente no queremos ver cada una de las semanas, sino que seria mas til
verlo por meses, para cambiarlo solo tenemos que dar doble clic sobre las fechas o en el
men Formato > Escala temporal y nos muestra la siguiente ventana

Esta escala posee tres niveles Superior, Intermedio, Inferior, y Perodo no laborable. Los tres
niveles poseen las siguientes opciones.

Unidades: Es la unidad de tiempo de la escala, puede ser semanas, trimestres, aos,


etc.
Etiqueta: Es el formato de fecha para la escala, puede ser D,M,L..,
Semana1,Semana2,...etc.
Contador: Se refiere al intervalo entre las etiquetas de unidad de la escala.
Alineacin: Es la alineacin de la etiqueta en la escala de Tiempo.
Mostrar: Nmero de niveles a mostrar en la escala.
Vista Previa: Aqu se pueden visualizar los cambios.

2. Cambiar el formato de la barra. Para cambiar el formato de cualquier barra de Gantt,


solo es necesario darle doble clic o en el men Formato > Barra.
Las opciones para personalizar el aspecto de una barra de Gantt son:

Forma: Indica la forma de la barra actual.


Trama: Indica la trama de relleno del interior de la barra.
Color: Indica el color de la barra.
Restablecer: El formato de la barra vuelve a su estado original.

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Calendario del Proyecto


Otra de las vistas importantes de Project es la de calendario, puesto que muestra las tareas del
proyecto, para acceder a ella se debe ir al Men Ver > Calendario, lo cual mostrar las tareas
que estn definidas.
Cambiar la visualizacin del calendario:
1. Clic derecho en cualquier parte del calendario. Las opciones que aparecen son las
siguientes.

Lista de Tareas: Muestra todas las tareas que existen para la fecha que cliceamos.
Ir a: Permite ir a una tarea o fecha especifica
Escala Temporal: Permite cambiar los encabezados de semanas, Cuadros de fecha y el
sombreado de las fechas
Cuadricula: Permite cambiar el formato de las lneas de divisin.
Estilos de Texto: Permite cambiar el formato al texto
Estilos de Barra: Permite cambiar la forma de las barras de acuerdo al tipo de tarea.
Zoom: La opcin de Zoom permite visualizar el calendario de acuerdo al rango
establecido en la siguiente imagen, adems es posible ver un calendario desde una un
perodo de fecha especifico seleccionando la fecha Desde y Hasta.

Para imprimir un calendario se deben seguir los siguientes pasos.


1. Ir al Men Archivo > Imprimir
2. Seleccionar en Escala Temporal entre las opciones
o Completa: Imprime todos el calendario del proyecto.
o Fechas: Imprime el calendario correspondiente al rango de fechas especfico.
3. Vista Previa, esta opcin no es requerida pero es muy til para ver como saldr la
impresin y evitar gastos innecesarios.
4. Clic en el botn Aceptar.

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Recursos
Los recursos en un proyecto se refieren a personas, material y equipo necesario para completar
las tareas en un proyecto. Hay dos factores importantes que manejar con Project; la
disponibilidad de los recursos, que se refiere a cuando puede un recurso trabajar en una tarea y
cuanto tiempo le toma en hacerla y los costos, que se refiere a cuanto dinero se necesita para
pagar esos recursos.
Project maneja dos tipos de recursos.

Trabajo: Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea, los cuales no se
consumen durante el transcurso de sta; para nuestro ejemplo, utilizaremos personas y
equipamientos informticos entre otros.

Material: Se refiere a los materiales asignados a una tareas los cuales son los
consumibles, para nuestro ejemplo, utilizaremos materiales como pintura,
computadoras y muebles.

Ingresar Recursos de Trabajo.


1. En la Gua de Proyectos, clic en Recursos
2. Clic en Especificar personas y equipamiento para el proyecto
3. Ahora el Diagrama de Gantt ha cambiado automticamente por una cuadricula llamada
Hoja de Recursos. Clic en Especificar recursos de forma manual.
4. Clic en la celda que esta abajo de Nombre de Recurso y empezamos a introducir los
recursos que necesitamos.
5. Verificar que la casilla Tipo sea Trabajo.
6. Agregar la Capacidad Mxima, si seleccionamos 100 % significa que la capacidad y el
tiempo de ese recurso van a estar disponibles por completo para trabajar en las tareas
que se le asigne, para nuestro caso, el lider de proyecto trabajar nicamente en este
proyecto, por ende su capacidad Mxima ser de 100%.
Recursos Materiales
En la mayora de proyectos se utilizan recursos materiales, en la construccin por ejemplo se
utiliza el hierro, la arena, la pintura, etc. todos estos cumplen una caracterstica fundamental
y es que todos son consumibles.
Para agregar un Recurso Material los pasos son similares a los Recursos de tipo Trabajo. Una vez
estamos en la cuadricula llamada Hoja de Recursos.
1. Clic en la celda en blanco que esta abajo de Nombre de Recurso y digitamos el recurso.
2. Clic en la celda tipo de recursos y seleccionamos Material.
Estableciendo el horario de trabajo.
Aunque ya configuramos el horario de trabajo para el proyecto, a menudo sucede que algn
empleado no puede seguir ese horario por circunstancias diversas como por ejemplo,
vacaciones, viajes, capacitaciones, etc. debido a esto es necesario establecer el horario de
trabajo para ese recurso. Para lo cual seguiremos los siguientes pasos:

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1. En la Hoja de recursos seleccionamos el recurso para el que deseamos establecer el


horario de trabajo.
2. En el Men de Herramientas, seleccionamos la opcin Cambiar calendario laboral
3. Nos aparece un cuadro donde aparece el nombre del recurso en la opcin Para, al dar
clic se despliega una lista donde se mostrarn todos los recursos.
Asignando un Recurso a una Tarea
Para asignar un recurso a una tarea, existen varios caminos uno es desde la gua de proyectos,
haciendo clic en recursos, clic en asignar personas y equipamiento a tareas, despus
seleccionamos el vinculo Asignar recursos....
Otro camino es seleccionar desde la vista de Gantt la tarea y en el Men Herramientas la
opcin Asignar Recursos.
Ambas opciones despliegan el siguiente cuadro...

1. En la lista se debe seleccionar el recurso que queremos asignar, en nuestro caso


seleccionamos al Lider de proyecto para la tarea Aprobacin del proyecto.
2. Clic en el botn Asignar
Clic en el botn Cerrar.
Ahora en la vista de Gantt el nombre del recurso aparece cerca de la tarea asignada.

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Asignar varios Recursos a una Tarea


Mirando el ejemplo, supongamos que para la tarea de Pintar el techo se requiere del pintor, el
peon y la pintura, o sea, se asignarn dos recursos de trabajo y un recurso material.
Para asignar varios recursos a una tarea:
1.
2.
3.
4.
5.

Seleccionar en la vista deGantt la tarea Pintar techo.


En el Men Herramientas la opcin Asignar Recursos
Se seleccionan los recursos que se desea asignar
Clic en el botn Asignar
Clic en el botn Cerrar.

Ahora en la vista de Gantt podemos ver como Project actualiz los cambios de los recursos en
la vista.

Redistribuir Recursos
La redistribucin de recursos es una herramienta de Project que realiza un anlisis de los
recursos que estn sobrecargados de trabajo y lo redistribuye.
Project puede redistribuir de dos maneras: una es retrasar una tarea hasta que el recurso tenga
tiempo para trabajar en ella o dividir una tarea para se realice en el momento planeado.
Pasos para redistribuir recursos con Project
1.
2.
3.
4.

Clic en el Men herramientas


Seleccionar la Redistribuir recursos.
Seleccionar el tipo de Redistribucin, Automtica o Manual
El mbito de redistribucin el cual se refiere al perodo de fechas o al proyecto
completo.
5. En la parte de resolver sobreasignaciones, se especifica como se va comportar Project
con las sobreasignaciones, si va dividir o si va a retrasar la o las tareas del proyecto.
6. Clic en el botn Redistribuir ahora, es recomendable sacar una copia de seguridad de
nuestro antes de realizar este paso.
Eliminar y Modificar asignaciones de Recursos.
Eliminar un recurso asignado.
1.
2.
3.
4.
5.

En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.


Clic en el Men Herramientas y seleccionamos la opcin Asignar Recursos.
En la lista seleccionamos el Recurso que queremos eliminar.
Clic en el botn Quitar.
Clic en el botn Cerrar.

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Modificar un recurso asignado


En ocasiones puede ser necesario cambiar los recursos asignados entre tareas.
1. Como en el paso de eliminar, en la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.
2. Clic en el Men Herramientas y seleccionamos la opcin Asignar Recursos.
3. En el cuadro Asignar Recurso seleccionamos el recurso y damos clic en reemplazar.

4. Ahora es necesario seleccionar el Recurso en la ventana Reemplazar recurso.


5. Clic en el botn Aceptar
6. Clic en el botn Cerrar
Cantidades de Trabajo por Recurso y Tarea
Para obtener una visin ms clara de los recursos asignados:
1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.
2. Clic en el Men Herramientas y seleccionamos la opcin Asignar Recursos.
3. En la ventana de Asignar Recursos clic en el botn Grfico.
ste grfico se refiere a la disponibilidad restante, se utiliza para ver la disponibilidad del
recurso, el rea comprendida entre las barras representa el tiempo disponible del recurso, este
grfico es bastante utilizado puesto que permite ver si un recurso esta sobrecargado de trabajo
o por el contrario posee tiempo libre y puede ser reasignado a otra tarea.

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Costos de Recursos
En este punto vamos a aprender como introducir Costos a los recursos, en otras palabras los
costos de recursos son el pago a los empleados, el clculo de horas extras, el costo por uso de
algn material en el proyecto como una maquina, etc.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Clic en el Men Ver


Clic en Hoja de Recursos, para colocarnos en la vista correcta.
Nuevamente clic en el Men Ver
Clic en Tabla y seleccionamos la opcin Entrada.
Seleccionar Arquitecto.
En los campos Tasa estndar y Tasa horas extra, introducimos $45 y $45
respectivamente lo que significa que el arquitecto gana $45 por hora y $45 por hora
extra trabajada.
7. Otra forma de hacerlo cuando se quiere introducir ms de una tasa para cada recurso,
es en la informacin del recurso, para acceder solo es necesario hacer doble clic en el
recurso al que queremos asignar y seleccionamos la ficha Costos, hasta este punto
veremos una ventana similar al siguiente grfico.

En la solapa A aparecen los valores que acabamos de ingresar, en las columnas Tasa estndar y
Tasa de horas extras, si nos desplazamos a la siguiente fila, podemos escribir para cada
columna un valor o un porcentaje de cambio respecto a la tasa previa. En el campo fecha
efectiva se selecciona la fecha en que este cambio de tasas ser aplicado.

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Agregar Costo Asociado a una tarea


Project permite asignar tanto costos de recursos como costos fijos a una tarea, por lo que el
costo total de una tarea es la suma de los costos de recursos y de los costos fijos. Son ejemplos
de costos fijos, los viticos de los empleados, el alquiler de una maquinara, un impuesto o
cargo, etc.
En nuestro proyecto, asignaremos un costo fijo a la tarea Instalacin de WI FI porque ser
necesario comprar el equipamiento adecuado. Pasos para asignar costos fijos a una tarea:
1. En la vista de Gantt, clic en Men Ver
2. Clic en la opcin Tabla: Entrada y seleccionamos Costo.
3. En la vista de Gantt nuestra hoja de tareas debe estar como en la figura siguiente:

5. Seleccionar la tarea e introducir el costo y presionar Enter


6. Seleccionar la opcin el mtodo en la columna de acumulacin de costos fijos.

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Mtodos de acumulacin:

Comienzo: significa que el costo de la tarea se tomar en cuenta en el proyecto cuando


la tarea empiece.
Fin: significa que el costo de la tarea se tomar en cuenta en el proyecto cuando se
termine de tarea realizar.
Prorrateo: significa que el costo de la tarea se tomar en cuenta proporcionalmente al
avance de la tarea

Las estadsticas del proyecto


Para obtener una visin general de la fecha de inicio y fin, duracin, costos y dems
informacin del proyecto se accede a las estadsticas del mismo que proporciona Microsoft
Project:
1. En el men Proyecto, haga clic en Informacin del Proyecto
2. En el cuadro de dilogo Informacin del Proyecto, haga clic en Estadsticas

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Aplicar un filtro a una vista de hoja


Si desea concentrarse nicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, puede
aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre o resalte slo aquellas
tareas o recursos que cumplan sus criterios.
1 En el men Proyecto, seale Filtro para y despus haga clic en el filtro que desee aplicar.
Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submen Filtro para o un filtro para
resaltar, haga clic en Ms filtros.
2 Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar.
3 Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en Aceptar.
Sugerencia: Para desactivar un filtro, seale Filtro para en el men Proyecto y haga clic en
Todas las tareas o en Todos los recursos.
Filtro calculado
Filtro que compara los valores de dos campos de una tarea o un recurso. Por ejemplo, el filtro
Costo mayor que el presupuestado compara los costos previstos con los costos programados
actualmente y muestra o resalta slo las tareas cuyos costos sean superiores a los costos
previstos.
Filtro interactivo
Filtro que muestra un cuadro de dilogo para especificar los criterios del filtro cada vez que
ste se aplica. Por ejemplo, el filtro Que utilizan el recurso muestra un cuadro de dilogo en el
que se escribe el nombre de un recurso. A continuacin, Microsoft Project muestra todas las
tareas que estn utilizando ese recurso.
Crear un filtro que solicite valores de criterio cada vez que se aplique
Los filtros interactivos permiten especificar diferentes criterios cada vez que se aplica el filtro.
1 En el men Proyecto, seale Filtro para y haga clic en Ms filtros.
2 Haga clic en Nuevo.
3 En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo filtro.
4 En Nombre de campo, haga clic en el nombre de campo.
5 En el campo Criterio, haga clic en un criterio.
6 En el campo Valores, escriba un mensaje entre comillas seguido de un signo de interrogacin
de cierre (?). Por ejemplo, escriba "Escribir fecha": ? Para crear un filtro interactivo que solicite
una fecha para realizar la evaluacin de criterios.
Sugerencia: Puede establecer un AutoFiltro en muchas vistas para buscar rpidamente un
subconjunto de datos en un campo.
En el men Proyecto, elija Filtro para y haga clic en Autofiltro. Haga clic en la flecha situada
en la columna que contiene la informacin que desea mostrar y elija el valor con el que desea
filtrar la tabla. Para desactivar los Autofiltros, seale Filtro para en el men Proyecto y, a
continuacin, elija Autofiltro otra vez.

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Proyectos y Subproyectos
La tarea de resumen a nivel de proyecto muestra informacin de resumen acerca de todo el
proyecto en una sola fila con la correspondiente barra de tareas de resumen en la parte
superior de la vista de Diagrama de Gantt. Si va a trabajar con subproyectos consolidados
dentro de un archivo de proyecto principal, cada proyecto tendr su propia tarea de resumen a
nivel de proyecto que aparecer en el proyecto principal como una tarea de resumen para el
subproyecto.
Proyecto principal
El Proyecto principal es un proyecto que contiene otros proyectos (que se denominan proyectos
insertados o subproyectos). Tambin se denomina proyecto consolidado.
Subproyecto
El Subproyecto es un proyecto insertado en otro proyecto. Los subproyectos se utilizan como un
medio de dividir proyectos complejos en partes ms fciles de manejar. Tambin se denominan
proyectos insertados.
Archivo consolidado
Un Archivo consolidado es un archivo que contiene uno o ms archivos de proyecto insertados
(que tambin se denominan subproyectos). Los proyectos insertados pueden conservar los
vnculos con sus proyectos originales, de modo que todos los cambios que se realicen en los
proyectos insertados en el archivo consolidado se reflejarn en el archivo de origen. Los
proyectos insertados se pueden vincular entre s. Los archivos consolidados tambin se
denominan archivos principales de proyecto.
Insertar subproyectos en un proyecto principal
Mediante la consolidacin de archivos relacionados en un proyecto principal puede organizar y
administrar de forma ms eficiente proyectos complejos o varios proyectos relacionados. Puede
ver, cambiar o imprimir informacin del proyecto principal y de los subproyectos. Tambin
puede tener acceso a cada subproyecto de forma independiente.
1. Abra el archivo que desee que sea el proyecto principal.
2. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el
proyecto.
Nota: Un proyecto se puede insertar en cualquier nivel del esquema del proyecto principal.
4. En el men Insertar, haga clic en Proyecto.
5. Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de proyecto original,
o que los cambios del subproyecto se muestren en el archivo de proyecto original, desactive la
casilla de verificacin Vincular al proyecto.
6. Haga clic en Insertar.
Sugerencia: Si consolida archivos de proyecto que contengan recursos con el mismo nombre, y
desea eliminar los nombres de recursos duplicados, desactive la casilla de verificacin Vincular
al proyecto. La primera instancia de un nombre de recurso y su correspondiente informacin,
como tasas de pago y calendarios de recursos, sobrescribir la segunda instancia y las instancias
posteriores; y como los subproyectos no estn vinculados a sus archivos de origen, no podr
actualizar el archivo de proyecto original con los cambios realizados en el subproyecto del
proyecto principal.

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Notas:
Los subproyectos se tratan como tareas de resumen en el proyecto principal. Se pueden aplicar
y anular las sangras de las tareas de resumen de un subproyecto en el esquema para cambiar
su orden en la jerarqua de tareas. Sin embargo, si se aplican o anulan las sangras de las tareas
en un subproyecto, y ste est vinculado a su archivo de origen, los cambios efectuados
tambin se mostrarn en el archivo de proyecto original.
Cuando se consolidan proyectos en un proyecto principal, los recursos permanecen en los
archivos de proyecto individuales. No se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro
subproyecto.

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Imprimir el Proyecto
La impresin depende de la vista que queremos imprimir, ya que si estamos en la vista
calendario imprimiremos un calendario para este ejemplo vamos a imprimir la vista de Gantt
por ser de las ms utilizadas.
1. Seleccionar la vista que deseamos, en nuestro caso la Vista de Gantt
2. Clic en Men Archivo.
3. Clic en la opcin Configurar Pgina, desde aqu le asignamos los parmetros de
impresin para la hoja.
4. Luego, Clic en Men Archivo Imprimir.
5. En la opcin Escala Temporal, si seleccionamos la opcin Fechas, podemos especificar el
intervalo de tiempo que queremos imprimir, por defecto el intervalo es la duracin del
proyecto.
6. La opcin Vista Previa permite ver tal y como saldr impreso el proyecto.
7. Finalmente Clic en el botn Aceptar.
Nota: No es necesario configurar la pgina para imprimir, pero es importante conocer las
opciones por que no siempre los valores por defecto se aplican a nuestras necesidades.

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Seguimiento de un Proyecto
Hasta este punto, hemos aprendido a planificar un proyecto con tareas, recursos y costos con
Project, sin embargo eso solo es una parte, ya que falta el seguimiento, este es sumamente
importante ya que nos permite hacer una comparacin del progreso planificado con respecto al
progreso real o con el progreso que podra suceder, ampliando el panorama de las personas
encargadas del proyecto ya que permite controlar si las tareas se realizan en base a lo
planeado, el impacto de las tareas en el proyecto, si lo recursos estn saturados de trabajo o
por el contrario estn desperdiciando tiempo y la administracin de costos a medida avanza el
proyecto entre otros.
Es necesario diferenciar los tipos de progreso que se pueden manejar con Project:

Progreso planeado: consiste en programar las fechas de comienzo y fin de tareas y


datos de costos y recursos.
Progreso programado: se basa en informacin reciente de un proyecto, como fechas,
duraciones y costos de las tareas.
Progreso real: Consiste en la informacin que ha ocurrido realmente.

El diagrama de Gantt es una valiosa herramienta en la cual se puede ver rpidamente como va
el seguimiento del proyecto por medio de las tareas y su relacin con la lnea del tiempo

Lnea de Base.
Esta es una actividad muy importante del seguimiento, se basa en tomar el estado inicial o base
del proyecto, como si tomramos una fotografa de los valores importantes como fechas
iniciales, finales, los costos, recursos, las asignacin de las tareas, entre otros, con el objetivo

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de tener un punto de comparacin para efectuar el seguimiento; por lo cual es recomendable


que se guarde una lnea de base cuando se ha terminado la planeacin del proyecto y todava
no se ha empezado a introducir el progreso de las tareas.
1. Clic en el Men Herramientas
2. Clic en Seguimiento y seleccionamos Guardar lnea de base.

3. Clic en Guardar lnea de base. Seleccionar la lnea de base que se va a guardar, Project
permite guardar hasta 11 lneas de base diferentes.
4. Clic en Proyecto Completo para tomar de base para futuras comparaciones el proyecto
completo.
5. Clic en Aceptar.
Project permite adems guardar una lnea de base para algunas tareas especficas para eso solo
es necesario seleccionar la opcin Tareas seleccionadas en lugar de Proyecto Completo.
Agregar el Progreso del Proyecto
Aqu aprenderemos a actualizar el progreso de varias tareas, esto es utilizado cuando se tiene
la seguridad que para una fecha especfica se han completado ciertas tareas, puesto que
actualizar el progreso de esas tareas a la fecha seleccionada.
Pasos para agregar el progreso a varias tareas:
1.
2.
3.
4.
5.

Clic en el Men Ver.


Clic en Diagrama de Gantt.
Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar.
Clic en el men Herramientas,
Seleccionar Seguimiento clic en la opcin Actualizar proyecto.

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6. Clic en Actualizar trabajo completado al introduzca la fecha hasta donde se actualizar


el progreso del proyecto.

Por porcentaje completado: Se establece esta opcin para definir el porcentaje


completado comprendido entre 0 y 100, segn la fecha del cuadro Actualizar trabajo
completado al.
Slo al 0% o al 100% Se establece esta opcin para definir tareas que estn
programadas para que finalicen segn la fecha del trabajo completado al 100%.
7. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos Por porcentaje completado.
8. Puesto que solo queremos actualizar algunas tareas no todo el proyecto haremos clic en
Tareas seleccionadas.
9. Clic en Aceptar.
Agregar el porcentaje de progreso a una tarea
Agregar el porcentaje de progreso a una tarea es una opcin esencial para el seguimiento de un
proyecto y muy fcil de llevar a cabo:
Aprenderemos dos formas de agregar el progreso a una tarea,
1. Clic en el Men Ver, luego, clic en Ms vistas.
2. Clic en Hoja de tareas.
3. Clic en el Men Ver, en Tabla seleccionamos la opcin Seguimiento nuestra pantalla
deber ser similar a la siguiente.

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4. En el campo % completado introducimos el valor del porcentaje para completado desde


0% para nada completado hasta 100% que significa que la tarea est completada; para
nuestro ejemplo introduciremos 75%, los cambios se muestran en el grfico siguiente.

5. Project actualiz los campos Comienzo Real, %completado, Duracin Real y Duracin
Restante en base a los siguientes criterios:

Comienzo Real: Project coloca la fecha de inicio programada, en el campo fecha real
Fin Real: Project coloca esta fecha hasta que se introduzca el 100% de tarea
completada
%completado: es el valor que nosotros introducimos
Duracin Real: es el clculo del % introducido con respecto al valor de la duracin
programada.
Duracin Restante: es la diferencia entre la Duracin programada y la Duracin Real.

Otra forma:
1. Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar, para nuestro ejemplo "Creacin del
Plan"
2. Clic en el men Herramientas,
3. Seleccionar Seguimiento clic en la opcin Actualizar tareas
4. Nos aparece la siguiente ventana.

5. En el cuadro de % completado introducimos el valor del porcentaje.


Agregar duraciones para una tarea
Para agregar una duracin real a las tareas con Project:
1. Clic en el Men Ver
2. Seleccionar la opcin Ms vistas.

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3. Clic en Hoja de tareas.


4. En el men Ver, Tabla seleccionamos la opcin Seguimiento.
5. Agregaremos a la tarea Requerir los permisos 15 hrs en el campo Duracin real y
Project recalcular los valores % completado, comienzo real, fin real y duracin
restante; como se puede ver en la figura de abajo.

Si la Duracin real que introducimos es mayor que la Duracin programada, Project actualiza a
100% el porcentaje completado.
Agregar el trabajo real y el trabajo restante
Aqu aprenderemos a agregar el progreso del trabajo real el cual se basa en conocer la cantidad
de trabajo que se ha llevado a cabo en una tarea y del trabajo restante al proyecto este se
basa en conocer si una tarea va a requerir ms o menos del calculado por Project.
Actualizar el trabajo real:
1.
2.
3.
4.

Clic en el men Ver,


Seleccionar la opcin Ms vistas,
Clic en Hoja de tareas y Aplicar.
En el men Ver, Tabla seleccionamos la opcin Trabajo y veremos los campos de la
figura. Para nuestro ejemplo nos basaremos en la tarea "Instalar computadoras" la cual
est asignada a un recurso y posee los siguientes valores:

5. Agregaremos a la tarea "Instalar computadora" 14 hrs en el campo Real. lo cual har que
Project recalcule el trabajo Restante y el % de trabajo completado.

Actualizar el trabajo restante:


1.
2.
3.
4.

Nos ubicamos en la vista Hoja de tareas


Clic en el men Ver,
Clic en Tabla y seleccionamos Trabajo.
Seguiremos con la tarea " Instalar computadora " y agregaremos 5 hr en el campo
Restante, lo cual har que Project recalcule el trabajo Real y el % de trabajo
completado.

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Informe del Proyecto


Aqu veremos dos cosas muy importantes: una es comparar el proyecto actual despus del
seguimiento y actualizaciones que hemos realizado con el plan original, el cual realizamos
cuando creamos la lnea de base, y la otra es obtener un informe del nuestro proyecto.
Primero, vamos Comparar el trabajo actual de las tareas con el plan original esto se puede
hacer en cualquier momento del proyecto para saber como es comportamiento respecto a lo
planeado.
1. Clic en el men Ver,
2. Seleccionar la opcin Gantt de Seguimiento
A continuacin se despliega la vista del Diagrama de Gantt con la cual ya estamos
familiarizados. En este punto, si hemos definido previamente la Linea de Base, sta aparecer
representada por una barra gris en la grfica. Recordemos que la lnea de base funciona como
una fotografa del proyecto y sirve para comparar un punto inicial con el progreso o avance del
proyecto

Informe del proyecto


1. Clic en el men Ver, seleccionar Informes.
2. En la ventana que se despliega vamos a hacer clic en Generales y despus en el botn
Seleccionar

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3. Ahora vamos a seleccionar el Informe "Resumen del Proyecto", si hacemos clic en el


botn Modificar podemos cambiar formato al texto.
4. La siguiente pantalla es la vista previa del informe en la cual podemos cerrar o en
imprimir el informe.

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Reorganizando trabajo incompleto


Project nos permite recalendarizar el trabajo, puesto que no es extrao que alguna tarea se
retrase o se interrumpa, incluso el proyecto completo se puede ver afectado.
Project tiene la capacidad de reprogramar el trabajo restante para que comience despus una
nueva fecha:
1. Clic en el Men Ver.
2. Clic en Diagrama de Gantt. La vista es similar a la siguiente grfico

3. Clic en el men Herramientas,


4. Seleccionar Seguimiento, clic en la opcin Actualizar proyecto.
5. En la ventana Actualizar proyecto, seleccionamos la opcin "Reprogramar trabajo
restante para que empiece despus de:"
6. Seleccionamos la fecha, con esto se recalendarizar el proyecto para empezar en esa
fecha.

Si la tarea no ha comenzado a la fecha, Project reprograma el trabajo y configura como


fecha de comienzo la nueva fecha especificada
Si la tarea ya comenz pero no se ha terminado todava, Project programa la duracin
restante para que comience en la nueva fecha. Project puede reprogramar y dividir el
trabajo no completado mediante el cuadro de dilogo Actualizar proyecto, si la divisin
de las tareas es permitida, por defecto esta opcin est habilitada.

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Caso prctico
Proyecto: Renovacin de oficinas
1. El objetivo del proyecto es la creacin de una nueva oficina para el rea administrativa y la
remodelacin de la sala de reuniones. El proyecto fue programado para comenzar el 3 de
marzo de 2008.
2. Carga horaria del proyecto y los recursos:
2.1. Calendario laboral del proyecto: L a V 8 hs., de 9 a 13 y de 14 a 18 hs.
3. Para cada fase introducir el hito que corresponda.
4. Verificar que pueda llegarse a cumplir con todas las tareas antes del comienzo del 1 de abril
de 2008.
Carga de Tareas y asignacin de recursos
1. En la primera fase se crear el plan para el proyecto, el cual ser asignado al
arquitecto, quien tendr 7 das para armarlo. Luego, se requerir del lider de proyecto
para: a. Aprobacin del proyecto (para el cual se necesitar 5 das), b. Requerir los
permisos (se le asigna 1 da para esta tarea) y c. Obtener los permisos (1 da).
2. Cuando finalice el paso anterior, Se procede a la creacin de la oficina administrativa,
la cual est compuesta por las siguientes tareas:
2.1. Pintar la oficina
2.1.1.
Pintar techo. 2 das.
2.1.2.
Pintar paredes. 3 das.
2.1.3.
Pintar aberturas. 2 das.
Estas tareas se le asignan al Pintor
2.2. Acondicionar la oficina
2.2.1.
Instalar luces (Electricista). 1 da.
2.2.2.
Instalar cortinas (Peon). 4 horas.
2.2.3.
Colocar alfombras (Colocador de alfombras). 2 das.
2.2.4.
Instalar mobiliario (Pen). 4 horas.
2.3. Informtica
2.3.1.
Instalar tendido de red (Tcnico en computacin). 3 das.
2.3.2.
Instalar computadoras (Tcnico en computacin). 2 das.
2.4. Oficina Administrativa terminada (Hito)
3. Paralelamente, se procede a la renovacin de la sala de reuniones, en la cual se
describen las siguientes tareas:
3.1. Pintar la sala de reuniones
3.1.1.
Pintar techo. 2 das.
3.1.2.
Pintar Paredes. 3 das.
3.1.3.
Pintar puertas. 1 da.
3.2. Acondicionar la sala de reuniones:
3.2.1.
Instalar luces. 1 da.
3.2.2.
Instalar alfombras. 2 das.
3.2.3.
Instalar cortinas. 4 horas.
3.2.4.
Instalar mobiliario. 4 horas.
3.3. Informtica
3.3.1. Instalacin de WI FI. 2 das.

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3.4. Sala de reuniones terminada (Hito)


4. Cada 3 das, se requiere la presentacin de un Informe de progreso. Esta tarea la
realizar el Lder del proyecto. 4 horas.
5. Los costos de los empleados son:
5.1. Arqutecto: $ 45 la hora
5.2. Lider del proyecto: $ 55 la hora
5.3. Pintor: $ 25 la hora
5.4. Peon: $ 15 la hora
5.5. Electricista: $ 25 la hora
5.6. Colocador de alfombras: $ 20 la hora
5.7. Tecnico en computacin: $ 35 la hora
6. Los materiales necesarios son:
6.1. Pintura
6.2. Muebles
6.3. luces
6.4. alfombras
6.5. Computadoras

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