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23/7/2016

Lecciones aprendidas de un proyecto - Project ManagementProject Management

Lecciones aprendidas de un proyecto


25/09/2014

project

Conceptos Fundamentales Direccin de Proyectos

Ser capaz de documentar las lecciones aprendidas una vez que un


proyecto ha llegado a su n es una de las mayores responsabilidades de
un Director de Proyecto. De esta informacin depender alcanzar un
buen nivel de comprensin de los propios errores, muy necesario para
proyectos futuros, y nica forma de evitar que se repitan los mismos
fallos una y otra vez. Sin embargo, no todo vale y, por eso mismo, el
modo de documentar estas lecciones aprendidas tambin debe ser
examinado con lupa.

Crditos fotogr cos: Group Of Pencils by Sura Nualpradid

La importancia de hacer balance: lecciones aprendidas de un proyecto


A la hora de dejar constancia de la experiencia de un proyecto, no slo
hay que centrarse en los errores que se cometieron, sino que los
aspectos positivos y reseables tambin deben ser recogidos ya que, de
lo contrario, todos los procesos y decisiones que contribuyeron al xito
del proyecto podran perderse y los efectos de este olvido seran tan
negativos como no tratar de aprender de los errores que se cometieron.
Por eso, podra resumirse que, entre las lecciones aprendidas de un
proyecto hay que contabilizar:
Los errores cometidos.

Llmanos

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Los riesgos a que le proyecto se vio expuesto.


Las decisiones que mejor funcionaron.
Los procesos y tcnicas que ms e ciencia y efectividad aportaron.

Cundo debe el Director de Proyecto enfrentarse con esta obligacin


Como muy tarde, al nal. En la etapa de nalizacin de proyecto, todo
checklist informa de la necesidad de dejar recogidas las enseanzas y
lecciones aprendidas de la experiencia. Sin embargo, en la prctica y,
sobre todo, cuando se trata de proyectos de gran complejidad o de muy
extensa duracin; relegar esta actividad a ltima hora no es lo ms
acertado.
Los riesgos de dejar para el nal la recogida de las lecciones aprendidas
son:
Olvidarse de incluir algn suceso o dato importante.
Carecer del enfoque adecuado, por prdida de perspectiva.
Cometer algn error y no tener posibilidad de comprobar o revisar lo
anotado.
Por ello, el mejor lugar y momento de capturar las lecciones aprendidas
es cuando se producen, a medida que transcurre el proyecto, en pleno
progreso. La forma de hacerlo es documentndolas justo despus de que
hayan ocurrido, cuando acaban de producirse.
Es importante no procrastinar aunque resulte complicado, puesto que el
Director de Proyecto siempre tendr asuntos que resolver, cuestiones
urgentes y decisiones importantes que tomar. Sin embargo, la veracidad,
consistencia, completitud y abilidad de la informacin que se recoja en
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forma de lecciones aprendidas depender en gran medida de la


puntualidad de su recogida.
Cuando el proyecto entre en la etapa de nalizacin, todos los datos que
se hayan recopilado habrn de ser revisados con objeto de completarlos,
si se puede aportar nueva informacin, o enriquecerlos, si echando la
vista atrs se gana en perspectiva y es posible adquirir una mejor
comprensin de lo sucedido. Adems, es el momento de terminar de
completar las lecciones aprendidas para que stas resulten un
documento til y sean realmente el re ejo de la experiencia adquirida en
el curso del proyecto.

Lecciones aprendidas de un proyecto: las claves del xito


El esfuerzo individual del Director de Proyecto, su precisin, su punto de
vista y su claridad a la hora de analizar y re ejar lo acontecido son
elementos imprescindibles para aumentar la utilidad de este recurso.
Pero no hay que olvidar que, igual que sucede con el propio proyecto, las
lecciones aprendidas no son cosa de uno, sino que han de entenderse
como el fruto del trabajo de todos y, por eso, entre las claves de su xito
se encuentran las siguientes:
Fomentar la participacin de los involucrados en el proyecto para que
stos aporten su visin de las lecciones aprendidas y sus ideas.
Tratar de incluir este asunto en la rutina de proyecto, por ejemplo
como tema a tratar en alguna reunin con la periodicidad que se
considere oportuna.
A la vez que se desarrolla el documento continente de las lecciones
aprendidas, se debe incorporar dicha informacin en la gestin de
proyecto, para bene ciarse de ella desde el principio.
Una vez que toda la informacin se ha recogido, revisado y corregido
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debe ser publicada, para que todos los involucrados en el proyecto


conozcan su contenido y puedan aprender de l y mejorar.
Por ltimo, hay que asegurarse de que se conserva esta informacin,
para que la organizacin y los equipos de proyecto puedan disponer de
ella cuando sea necesario.

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