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Direccin de Proyectos

Los pasos claves para el xito de un proyecto

As como se habla del ciclo de vida de los productos, los proyectos tambin cuentan con un ciclo de vida bien definido
y dividido en distintas fases, que van desde el inicio de la idea hasta que el proyecto concluye. El objetivo de este
ciclo es hacer ms eficiente la administracin y control de los proyectos.
La transicin de una fase a otra est determinada por alguna forma de transferencia fsica o entregable, la que deber
ser aprobada por l o los encargados respectivos. Para ello, uno de los principales aportes en el xito de cualquier
proyecto es que todos los involucrados acepten utilizar procesos y procedimientos comunes.
Este acuerdo facilita el reparto de informacin, sobre todo cuando se trabaja en distintos lugares y pases. Incluso
debemos preocuparnos de utilizar los mismos sistemas informticos o aplicaciones para guardar los datos. El
propsito de todo ello es crear un "idioma comn" y compartido por el equipo, que sirva para ahorrar tiempo y mejorar
sustancialmente la comunicacin.
El ciclo de vida de un proyecto generalmente define:
Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase;
Cundo se deben generar los entregables y cmo se revisan, verifican y validan;
Quin est involucrado en cada fase;
Cmo se controla y aprueba cada fase.

Las fases del proyecto


El ciclo de vida reconoce que los proyectos tienen un alcance limitado de vida y que hay cambios predecibles en el
nivel de esfuerzo y de enfoque a lo largo de la vida del proyecto. Existen distintos modelos de ciclo de vida en la
literatura de la administracin de proyectos. Muchos son nicos en una industria o tipo de proyecto especfico.

Unidad 2 - Los pasos claves para el xito de un proyecto


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Punto Clave
El Ciclo de Vida del Proyecto, con sus definiciones y fases, tiene como objetivo, hacer ms eficiente la
administracin y control de los proyectos.

Por lo general, el ciclo de vida del proyecto atraviesa, en forma secuencial, cuatro etapas: definicin, planificacin,
ejecucin y entrega. El punto de partida se inicia en el momento que arranca el proyecto. Los esfuerzos comienzan
poco a poco, pero llegan a un punto mximo y luego caen hasta la entrega del proyecto al cliente (sea interno o
externo).
En el grfico a continuacin se presenta el ciclo de vida de un proyecto estndar indicando el uso de recursos y
costos en cada una de sus fases.

Por lo general en la fase inicial del proyecto se utilizan pocos recursos, lo que implica bajos costos, en las etapas
intermedias se consume la mayor parte del presupuesto y en la fase final el costo es relativamente bajo.
En qu fase del proyecto hay mayor nivel de incertidumbre? Obviamente al inicio. La certeza de alcanzar un
proyecto exitoso aumenta a medida que avanza el proyecto.
En qu fase del proyecto los interesados tienen mayor influencia? Al inicio es cuando ms pueden influir con
cambios. Por ejemplo, es ms fcil derribar una pared del segundo piso en el plano, que derribarla cuando el edificio
ha avanzado en su construccin hasta el quinto piso.
En la prctica algunos grupos de proyectos utilizan el ciclo de vida del proyecto para representar la calendarizacin
de las tareas ms importantes en la vida del proyecto.

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Procesos en la Direccin de Proyectos


La Direccin de Proyectos tiene una marcada naturaleza integradora, segn la
cual acciones o errores cometidos en un rea afectan indefectiblemente a otras.
Dichas interacciones, en el seno del proyecto, pueden ser directas y evidentes o
bien sutiles e inciertas. Por esta razn la direccin exitosa de proyectos exige,
muchas veces, el balance entre varios objetivos del proyecto y el manejo activo
de estas interacciones.

El ciclo de vida atraviesa, en


forma secuencial, cuatro
etapas: Definicin,
Planificacin, Ejecucin y
Entrega.

La direccin de proyectos involucra la interrelacin de Procesos, definiendo


proceso como una serie de acciones llevadas a cabo para lograr un resultado.
Tienen que ver con la descripcin y organizacin de los trabajos.

Proceso de iniciacin
La metodologa comienza con una etapa conceptual donde se analiza la factibilidad del proyecto a encarar. Se
realizan estudios econmicos, de riesgos, de oportunidades y estratgicos. Sus resultados sirven como elementos
importantes para decidir proseguir o no con el proyecto.
Una decisin positiva en el proceso de seleccin implica comprometer recursos humanos y materiales para el
planeamiento del proyecto. La autorizacin para construir el plan da lugar al Acta del Proyecto o a la Declaracin de
Trabajo que define:
La necesidad de negocio que dio origen al proyecto
La descripcin del producto
El responsable del proyecto
Su autoridad y responsabilidad para el uso de los recursos de la organizacin en el proyecto.

Asimismo, se confecciona el "enunciado del alcance" tambin conocido como Documento de Requerimientos del
Proyecto (DRP) que presenta informacin tal como nivel de riesgo, criterio de xito y/o aceptacin, medidas de costo,
tiempo, alcance y calidad, niveles de comunicacin, etc.
Esta informacin, que sirve de base para comenzar a planificar el proyecto, no permanece inalterable sino que es
enriquecida y refinada a medida que se avanza en dicho proceso.

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Proceso de Planificacin
En este proceso se avanza en la consolidacin de los requerimientos, inicialmente los funcionales, basado en lo
descrito en el DRP. Estos requerimientos se van afinando para servir como base de los requerimientos tcnicos que
finalmente se materializan en una Estructura de Trabajo Detallada (EDT), donde se desagrega el trabajo hasta llegar
a elementos que se puedan asignar a organizaciones o individuos (definiendo su responsabilidad en la ejecucin de
la/s tarea/s), dando respuesta a preguntas tales como: Qu hay que hacer? Quin es responsable? Cmo o con
que recursos? Cundo hay que entregarlo? Cunto costar?
Este documento, que veremos ms adelante, contiene el alcance del proyecto y es la base para obtener el
cronograma, realizar el presupuesto y obtener el flujo de caja. Se comienza con la identificacin de riesgos dentro de
su proceso de Gerenciamiento.
Tomando las tareas de la EDT y teniendo en cuenta dependencias, recursos y restricciones surge el cronograma, de
l la duracin total del proyecto medida en su camino crtico. Para realizar el presupuesto del proyecto se suman
todos los costos de las tareas de la EDT, obteniendo un presupuesto definitivo (por su grado de detalle). La
conjuncin de los costos por tarea y el momento de efectivizarse la erogacin (obtenido del cronograma), permiten
conocer el flujo de caja necesario para el proyecto.
Una vez logrado el conocimiento del alcance, del tiempo y del costo del proyecto, estamos en condiciones de realizar
el proceso de gerenciamiento de riesgos, el cual comienza con la identificacin, sigue con la cuantificacin y
priorizacin y culmina en esta etapa del proyecto con la planificacin de las posibles respuestas a dichos riesgos.
La metodologa propone una serie de documentos que complementan los ya enunciados y que conforman el plan
total del proyecto:
Plan de calidad: Define cmo se efectuar el control y la mejora continua, tanto del proyecto como del
producto o servicio creado por el mismo. Se definen una serie de auditoras y revisiones pautadas a lo largo del
ciclo de vida del proyecto.
Plan de comunicaciones: Fundamentalmente establece Qu comunicar, a quin, cmo y cundo.
Plan de Recursos Humanos: Presenta una clara definicin de los roles y responsabilidades de los
participantes del proyecto, quienes son los mismos y como se desarrollar y fortalecer el trabajo en equipo
(team building).

Finalmente los tres ltimos documentos apuntan al control durante las etapas de implementacin y cierre del
proyecto.El primero es el Control de Cambios. Apunta a implementar un proceso que permita evaluar impactos y
realizar slo aquellos cambios que sean aprobados. El proceso establece que los pedidos deben ser realizados en
forma escrita, en formulario preestablecido y con la firma del solicitante. Esta informacin es presentada a un cuerpo
colegiado (formado por el representante del cliente, el gerente de proyectos y una autoridad superior a este ltimo), el
cual evala el impacto de los cambios (tiempos, costos, alcance, riesgos, etc.) y decide su implementacin. La
decisin se guarda en un registro de control.
El segundo es el de Control de Avance mediante la aplicacin de un proceso que dado los estndares establecidos y
los resultados obtenidos en la ejecucin del proyecto (performance), analiza los desvos y toma las medidas
correctivas necesarias.
Por ltimo se establecen los criterios de aceptacin del entregable final del proyecto.

Proceso de ejecucin
Este proceso comienza con el "kickoff" o primera reunin conjunta del equipo que ejecutar el proyecto, donde se
terminan de definir los roles y responsabilidades de sus miembros con el nivel de informacin necesario para la
ejecucin del proyecto.

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Tambin se comienza a realizar, dentro del Plan de Recursos Humanos, el desarrollo del equipo. En definitiva, todos
los componentes del Plan de Gerenciamiento del proyecto son llevados a cabo en forma simultnea (Calidad,
Comunicaciones, Riesgos, etc.).

Proceso de control
Se realiza el gerenciamiento de los cambios documentando las solicitudes, anlisis y decisiones. Se realizan las
revisiones programadas y las auditoras de ejecucin, las cuales tienen como objetivo verificar la marcha real del
proyecto contra el plan y en el caso de desvos tomar las acciones correctivas correspondientes.
Se ejecuta tambin el proceso de Control de Calidad, el cual verifica el cumplimiento de los estndares de calidad
previamente definidos e identifica formas de eliminar las causas de resultados insatisfactorios.
Se lleva a cabo el gerenciamiento de riesgos implementando las estrategias establecidas para hacer frente a los
riesgos que se materializan, identificando nuevos riesgos y revaluando continuamente los riesgos vigentes.

Proceso de cierre
En este proceso existen dos reas claramente marcadas:
La que atiende a la aceptacin del producto o servicio por parte del cliente (y su grado de satisfaccin con lo
realizado) que posibilita la facturacin del trabajo y el cierre administrativo del proyecto.
La que atiende a la organizacin ejecutora del proyecto en lo que hace a la evaluacin del proyecto realizado, a
los beneficios que le dej la ejecucin del mismo:
Equipo experimentado
Gente con nuevas aptitudes adquiridas durante la ejecucin del mismo
Lecciones aprendidas basadas en el anlisis de la documentacin actualizada del proyecto

El liderazgo y su relacin con las distintas fases del ciclo de vida de un


proyecto
La inflexibilidad del lder atenta contra la ejecucin exitosa de un proyecto. Para evitar esto, el Jefe de Proyecto
deber aplicar las diferentes competencias del liderazgo durante el desarrollo de su proyecto. Algunas de las
competencias requeridas al inicio del proyecto, cuando se est conceptualizando qu se busca lograr, as como
tambin convencer a los diferentes stakeholders y miembros del equipo, son intensivas en tener capacidad de visin,
creatividad, anlisis, convencimiento y convocatoria, entre otras. Muy por el contrario, cuando se est en plena
ejecucin del proyecto, el lder deber ser riguroso en llevar el control de avance, as como tambin deber motivar,
apoyar a su equipo y asegurar la fluidez de informacin entre el equipo y los stakelholders. Finalmente, cuando el
proyecto est terminando, ser particularmente importante que el Jefe de Proyecto sea ordenado para dirigir las
tareas de documentacin y ser visionario para generar las lecciones aprendidas para futuros proyectos.
A continuacin detallamos las competencias de liderazgo necesarias en cada fase del proyecto:

Etapa de definicin

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Procesos de Iniciacin
Estudio
Visionario
Conceptual
Muy analtico
Pero tambin muy creativo

Etapa de Planificacin
Procesos de Planificacin
Actividades de Anlisis o Definiciones o Diseo (Plan de Proyecto)
Saber escuchar y dejar hablar (no interrumpir, dejar que las personas expongan sus ideas o planteamientos)
Saber llegar a consenso
Gran motivador
Creatividad
Persuasin
Saber alinear (tener claridad de los objetivos estratgicos)
Tambin analtico

Etapa de Ejecucin
Procesos de Ejecucin y Control
Desarrollo
Capacidad para organizar equipos y recursos (experiencia)
Gran motivador
Aqu es saber trabajar en equipo
Cohesionar
Muy participativo (por ende, muy colaborador y abierto)
Saber aceptar y buscar compromisos (responsabilidades)
Apoyador
Poder e influencia

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Ejecucin
Rigurosidad para medir y controlar
Aqu fuertemente se busca un muy buen tomador de decisiones
Balance y equilibrio (entender entre lo que es trabajo y lo que es diversinse busca pasarlo bien durante
TODA la ejecucin del proyecto)
Trabajo en equipo
Flexibilidad
Paciencia
Capacidad para generar sinergia
Capaz de generar empata
Apoyador

Etapa de entrega
Procesos de Cierre
Aqu se cumple un rol ms Administrador
Orden
Cerrar, capacidad para consolidar el aprendizaje adquirido

Para finalizar, cabe destacar que es importante tener claro que debe existir un solo Lder del Proyecto. En algunas
ocasiones se comete el error, por ejemplo, de encomendar un proyecto a un Gerente de un rea tcnica en conjunto
con algn Gerente del rea de ventas o que represente al cliente, cosa que no es recomendable, pues se privilegian
las defensas funcionales y nadie responde por el proyecto.

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Puntos Principales
Los proyectos tienen un ciclo de vida que tiene como objetivo hacer ms eficiente la administracin y
control de los proyectos.
El ciclo de vida atraviesa, en forma secuencial, cuatro etapas: Definicin, Planificacin, Ejecucin y
Entrega. La Direccin de Proyectos involucra la interrelacin de procesos, entendidos como una serie
de acciones llevadas cabo para lograr un resultado. Estos procesos son: Proceso de Iniciacin,
Proceso de Planificacin, Proceso de Ejecucin, Proceso de Control y Proceso de Cierre.
El Proceso de Iniciacin comienza con una etapa conceptual, donde se analiza la factibilidad del
proyecto. Se confecciona el enunciado de alcance o Documento de Requerimientos del Proyecto
(DRP).
En el Proceso de Planificacin se avanza en la consolidacin del DRP, que sirve para elaborar la
Estructura de Trabajo Detallada (EDT), documento base para obtener cronograma, presupuesto y
flujo de caja del proyecto. Se trabaja en documentos complementarios, que conforman el plan total del
proyecto: Plan de Calidad, de Comunicaciones, de Recursos Humanos, as como el documento de
Control de Cambios y de Control de Avance.
El Proceso de Ejecucin comienza con la primera reunin del equipo, donde se comienzan a llevar a
cabo todos los componentes del Plan de Gerenciamiento.
En el Proceso de Control se desarrolla el gerenciamiento de cambios, el proceso de control de calidad
y el gerenciamiento de riesgos.
En el Proceso de Cierre se basa en dos reas: la que recibe la aceptacin del proyecto, factura el
trabajo y cierra el proyecto administrativamente, y la que atiende a la organizacin ejecutora del
proyecto en lo que hace a la evaluacin del proyecto realizado, a los beneficios que le dej la ejecucin
del mismo.

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