Guia Organizacion Archivos Acumulados UN Abril 22 2008 PDF

GUA PARA LA
ORGANIZACIN Y VALORACIN
DE
ARCHIVOS ACUMULADOS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

SECRETARA GENERAL
UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO
GUA METODOLGICA
PARA LA ORGANIZACIN Y VALORACIN
DE ARCHIVOS ACUMULADOS
Equipo de Trabajo
Sara Luca Amaya Pinto:
Directora Unidad Nacional de Archivo
Sandra Viviana Reyes Velandia:
Contratista
ngela Liliana Ramrez:
Contratista
Colaboracin:
Ricardo Gutirrez Rodrguez:
Asistente de apoyo en el Manual de

Procesos y procedimientos del
Sistema Nacional de Archivos
Asesora:
Archivo General de la Nacin
Bogot D.C., Ciudad Universitaria

Septiembre de 2006
Actualizacin marzo de 2008
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN ..........................................................................................................................................5
INTRODUCCIN ........................................................................................................................................6
OBJETIVOS DE LA GUA .............................................................................................................................9
1.
General..........................................................................................................................................9
2.
Especficos.....................................................................................................................................9
MARCO INSTITUCIONAL.........................................................................................................................10
METODOLOGA PARA LA ORGANIZACIN .........................................................................................11
DE LOS ARCHIVOS ACUMULADOS ........................................................................................................11
OBJETIVOS .................................................................................................................................................12
1.
General ...................................................................................................................................12
2.
Especficos ..............................................................................................................................12
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS ACUMULADOS .................................................................................13
DESCRIPCIN DEL PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS ...................................................................13
1.
DIAGNSTICO..........................................................................................................................13
2.
PLAN DE TRABAJO ...................................................................................................................14
La organizacin de los archivos exige el uso permanente de gafas protectoras, tapabocas, guantes y
bata, as como la correcta postura durante la labor para evitar riesgos en la salud................................15
3.
RECONSTRUCCIN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL.....................................................15
3.1.
Recopilacin de fuentes y diligenciamiento del formato Listado de Normatividad y Otras
Fuentes ...................................................................................................................................................16
3.2.
Anlisis de las fuentes..................................................................................................................19
II
CLASIFICACIN....................................................................................................................23
1.
LIMPIEZA EXTERNA.............................................................................................................23
2.
IDENTIFICACIN DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS.............23
7.
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN ORGANIZAR ..25
10.
AJUSTE A LOS CUADROS DE CLASIFICACIN.................................................................25
11.
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS CUADROS DE
CLASIFICACIN.................................................................................................................................26
III
VALORACIN .......................................................................................................................27
1.
ELABORACIN DE LA PROPUESTA DE TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
(T.V.D.) ....................................................................................................................................................27
2.1.
Evaluacin e informe sobre la propuesta de TVD por parte de la Comisin de Valoracin..31
2.2.
Aval del Comit de Archivo de la Universidad .......................................................................31
2.3.
Aprobacin de la propuesta de TVD por el Archivo General de la Nacin...........................31
3.
APLICACIN DE LAS TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL .....................................32
IV
ORDENACIN Y DESCRIPCIN.............................................................................................33
1.
ORDENACIN......................................................................................................................34
1.1.
Preparacin fsica ........................................................................................................................34
1.2.
Ordenacin cronolgica y depuracin........................................................................................34
1.3.
Almacenamiento y marcacin definitiva......................................................................................35
1.4.
Disposicin fsica de los documentos..........................................................................................37
2.
FOLIACIN ...........................................................................................................................37
3.
DESCRIPCIN.......................................................................................................................39
GLOSARIO..................................................................................................................................................41
BIBLIOGRAFA............................................................................................................................................43
ANEXOS .....................................................................................................................................................44
PRESENTACIN
Este documento es una versin ajustada de la Gua para la Organizacin y Valoracin de Archivos
Acumulados enviada a las sedes en el ao 2006 y presenta la nueva propuesta metodolgica para
la elaboracin de Tablas de Valoracin Documental. Esta nueva metodologa fue presentada y
aprobada durante el Comit Nacional de Archivo del 14 de diciembre de 2007.
Teniendo en cuenta que la Unidad Nacional de Archivo adelanta el proyecto Culminacin de los
Procesos de Organizacin y Recuperacin de la Memoria Documental de la Universidad Nacional de
Colombia 2007-2009 en el cual se propone como una de las metas, concluir los procesos de
archivo, y que para finalizar la organizacin de los Archivos Acumulados se hace necesario llevar a
cabo la propuesta de Tablas de Valoracin Documental, lo cual implica una serie de procesos
complejos y que requieren tiempo e inversin; la Unidad Nacional de Archivo ha trabajado en
una propuesta que optimice el tiempo y los recursos y que cumpla la misma finalidad, sin
interferir con el proceso de organizacin documental que actualmente adelantan las sedes. La
idea es que cindose tanto a las prescripciones legales como a las disposiciones tcnicas
emitidas por los entes encargados1, sea factible implementar en las sedes, una metodologa de
organizacin ms eficiente que a mediano plazo, se traduzca en una mayor eficiencia del proceso
de organizacin que permita cumplir las metas de los proyectos de las sedes y el Nivel Nacional;
la incorporacin de los Archivos Acumulados al Sistema de Archivos de la Universidad; la
liberacin de espacios y recursos hasta ahora destinados a la tenencia de estos archivos; y la
recuperacin del patrimonio documental histrico de la Universidad.
El propsito fundamental de la UNA es desarrollar, en estrecha colaboracin con cada una de las
sedes y con base en su propia experiencia, mecanismos alternos que contribuyan a hacer ms
eficaz la valoracin documental. Desde esta perspectiva, el punto de partida para el diseo de
estrategias efectivas que permitan optimizar la organizacin documental, es la coordinacin entre
este proceso y la elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental. En la medida en que se ha
avanzado en el tema, se ha observado que no es indispensable aplicar determinados
procedimientos a la totalidad de las series, debido a que buena parte de stas carecen de valores
secundarios y por tanto son susceptibles de eliminacin. En consecuencia, no resulta productivo
invertir tiempo y recursos en estas series y en cambio se puede agilizar el trabajo. Se trata
entonces de avanzar en la ejecucin de los procedimientos tcnicos de la organizacin
documental que son estrictamente necesarios para iniciar la fase de valoracin, mientras que
actividades ms onerosas como la foliacin, la depuracin, el desdoblamiento de los folios, el
cambio de unidades de conservacin y la ordenacin, pueden realizarse con posterioridad a la
valoracin, nicamente sobre la documentacin a conservar. Los documentos que van a ser
eliminados, recibirn un tratamiento distinto dentro de los requerimientos tcnicos establecidos.
De otro lado, la definicin de series transversales en los archivos de la Universidad como:
Comprobantes de Pago, Estados Financieros y Movimientos de Almacn, entre otras, y que son
1
Ley General de Archivos, 594 de 2000 del Congreso de Colombia, Reglamento General de Archivos de la Nacin, Acuerdo 07 de 1994 y
Acuerdo 002 de 2004 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin y Resoluciones 385 y 386 de 2003 de la Rectora de la Universidad.
comunes para todas las sedes, permitir optimizar el proceso de elaboracin de las TVD, por
cuanto har posible que se definan tanto los tiempos de retencin como la disposicin final de
dichas series por una nica vez, y de este modo, aplicarlos luego a las TVD de todas las sedes.
Esta actividad est estrechamente relacionada con el estudio de series que se est llevando a
cabo en la Unidad Nacional de Archivo.
La revisin de la propuesta de TVD para determinar el valor de las series, estar a cargo de una
Comisin Evaluadora. Este proceso debe hacerse antes de presentar las TVD ante el Comit de
Archivo de la Universidad y de ser enviadas al Archivo General de la Nacin para su aprobacin.
La Unidad Nacional de Archivo est trabajando en la definicin de los perfiles, mecanismos y
actividades de la Comisin Evaluadora. Teniendo en cuenta las grandes reas de actividades de la
Universidad como el componente acadmico y el administrativo, esta definicin se realizar de
acuerdo con el contenido de las Tablas de Valoracin, sus insumos y el estudio de series.
El objetivo del cambio en la metodologa es acelerar el proceso de evaluacin y aprobacin y
posteriormente su aplicacin antes de concluir la vigencia del Proyecto de Archivo para poder
cubrir con sus recursos los procesos necesarios.
INTRODUCCIN
Los avances logrados en la Universidad Nacional de Colombia en relacin con la labor archivstica
durante los ltimos aos han permitido abordar temas que, como el de los archivos acumulados,
merecen una atencin especial, dado que a travs de la organizacin de esta documentacin, la
institucin adelanta una serie de actividades que le permiten preservar y difundir buena parte de
su patrimonio documental. As, mediante proyectos de inversin, las unidades tcnicas adelantan
la organizacin de estos archivos no slo para actualizar los procesos necesarios, sino para
fortalecer y consolidar el Sistema de Archivos de la Universidad SAUN.
Debido a la inexistencia o precariedad de una teora archivstica y de lineamientos tcnicos para
el manejo documental, as como de normas que determinaran la conservacin de los
documentos, antes de la dcada del noventa, la documentacin generada por las instituciones se
fue acumulando sin criterios adecuados de organizacin, conservacin o consulta, lo que
ocasion el fenmeno que hoy se denomina como Archivos Acumulados. Estos se definen como
documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio
archivstico determinado de organizacin y de conservacin2 los cuales deben ser asimilados por
el Sistema de Archivos de tal manera que sean dispuestos para su preservacin y consulta, ya que
al finalizar la intervencin tcnica el archivo acumulado deja de existir y sus documentos se
transfieren al archivo central, al histrico o se eliminan, dependiendo de su contenido informativo
y la importancia que aun representen para la gestin de las oficinas o para la historia.
Esta gua intenta ser un instrumento que facilite de manera general y en el contexto de la
Universidad, el desarrollo de la organizacin de la gran masa documental que conforma los
archivos acumulados existentes tanto en las sedes como en el Nivel Nacional y de esta forma
contribuir a la preservacin del patrimonio documental y resolver la situacin que actualmente
presentan estos archivos e incorporarlos organizadamente al Sistema de Archivos.
El presente documento contiene aspectos que orientan sobre la organizacin de los archivos
acumulados de una manera general, teniendo en cuenta los pasos metodolgicos y los procesos
tcnicos que han sido diseados para tal fin. Tiene como fuente de inspiracin el Manual de
Organizacin de Fondos Acumulados, publicado por el Archivo General de la Nacin en abril de
20043, la experiencia en la organizacin de uno de los archivos acumulados de la Universidad y el
contexto de la misma. La gua est dirigida a las personas que por sus funciones, son las
responsables del desarrollo y aplicacin de los procesos archivsticos en la Institucin.
La gua est dividida en los siguientes aspectos: un marco institucional en el que se describe tanto
el carcter institucional como sus componentes estructurales. Los objetivos de la gua que indican
2
3
MANUAL DE organizacin de fondos acumulados. Bogot: Archivo General de la Nacin, abril de 2004, p. 13.
MANUAL DE organizacin de fondos acumulados. Bogot: Archivo General de la Nacin, abril de 2004.
la finalidad del documento y el componente metodolgico que define y describe los

procedimientos a implementar para llevar a cabo el proceso de esta organizacin.
OBJETIVOS DE LA GUA
1. General
Brindar a los funcionarios de la Universidad que tienen bajo su responsabilidad la organizacin de
los archivos y la preservacin del patrimonio documental, un instrumento orientador que apoye
la organizacin y valoracin de los archivos que se han venido acumulando de manera
desordenada en diferentes lugares de la Institucin a lo largo de su existencia con el fin de
incorporarlos al sistema de archivos institucional.
2. Especficos
A.
Orientar a los funcionarios responsables del manejo de los archivos sobre los aspectos
que es necesario tener en cuenta para la organizacin y valoracin de los archivos
acumulados.
B.
Divulgar y presentar la metodologa para la organizacin de los archivos acumulados.
C.
Constituirse como un instrumento de apoyo para el rescate e incorporacin de los

documentos que permanecen acumulados y en riesgo de desaparecer al Sistema de
Archivos de la Universidad.
MARCO INSTITUCIONAL
La Universidad Nacional de Colombia como institucin autnoma de naturaleza pblica, se rige
por las normas expedidas por el poder ejecutivo, el legislativo y las autoridades administrativas de
la Nacin para regular temas como el de la preservacin y difusin del patrimonio documental.
En este sentido y bajo el marco de la Ley General de Archivos y otras normas4, la Rectora de la
Universidad expidi en el ao 2003, las resoluciones 385 Por la cual se fijan las polticas
gubernamentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comits de Archivo y 386 Por la
cual se expide el Reglamento General de Archivos de la Universidad.
Las polticas documentales y el sistema de archivos son la estructura flexible con vocacin de
permanencia con la cual cuenta la Universidad como recurso institucional para proyectar en el
tiempo y garantizar el desarrollo de las responsabilidades de la entidad con su patrimonio
documental, como campo institucional de soporte a la misin de la Institucin5.
El Sistema de Archivos de la Universidad Nacional se define como: el conjunto estructurado de
dependencias universitarias, cuerpos colegiados y componentes de ndole archivstica, jurdica y
tcnica, que de forma sistmica, estructuran y desarrollan en todos los niveles de forma ordenada, la
administracin de los archivos de acuerdo con el concepto de Archivo Total desarrollado por la
institucin a travs de su red de archivos de Gestin, Satlites, Especiales y Centrales e Histricos6.
Este sistema est compuesto, en cada uno de los niveles de la siguiente manera: en el Nivel
Nacional, por el Consejo Superior Universitario, el Comit de Archivo de la Universidad, la
Rectora General, la Secretara General y la Unidad Nacional de Archivo. En las sedes, por el
respectivo Consejo de Sede, el Comit de Archivo de la sede, la Vicerrectora de Sede, la
Secretara de Sede y la Unidad de Archivo correspondiente y en el nivel de facultades se
compone del Consejo de Facultad, el Comit de Archivo de la Facultad, la Decanatura y la
Secretara de Facultad.
Por su parte, la Resolucin 386 establece las directrices y lineamientos tcnicos y de
funcionamiento bsicos sobre los que se debe desarrollar el sistema de archivos7. A nivel interno
tambin deben researse los documentos de carcter tcnico (manuales, guas, estudios,
conceptos, circulares) como parte del andamiaje institucional de la administracin de los archivos
universitarios.
Normas como el Reglamento General de Archivos de Colombia, Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nacin.
Las polticas documentales son: Reconocimiento del patrimonio documental, autorregulacin, modernizacin y construccin de una cultura
archivstica.
6
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectora General. Resolucin No. 385 de 2003. En: Gaceta Universitaria. Ao V, No. 15 (30, Mar.,
2003); p. 21.
7
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectora General. Resolucin No. 386 de 2003. En: Gaceta Universitaria. Ao V, No. 15 (30, Mar.,
2003); p. 25-31.
5
10
METODOLOGA PARA LA ORGANIZACIN

DE LOS ARCHIVOS ACUMULADOS
Debido a que los documentos de una institucin se organizan de acuerdo con su estructura
orgnica y funcional y los cambios que a lo largo de su historia han acaecido y dada la complejidad
de la Universidad Nacional y de los procedimientos para la organizacin de los archivos
acumulados, en esta gua no se contemplan las inquietudes particulares que surjan a lo largo de
dicha organizacin. Por lo tanto, estas inquietudes pueden ser consultadas a la Unidad Nacional
de Archivo a fin de lograr resultados homogneos en todas las sedes de la Universidad.
En un comienzo, los Archivos Acumulados se organizaron llevando a cabo la limpieza de los
documentos, su ordenacin, almacenamiento en unidades de conservacin adecuadas, la
marcacin de las mismas y la elaboracin del inventario documental, as como la ubicacin en
lugares adecuados para su conservacin. A partir de la publicacin del Manual de Organizacin de
Archivos Acumulados por parte del Archivo General de la Nacin, se integr a dicho proceso la
depuracin de manera simultnea con la organizacin y la valoracin para llegar a la propuesta de
Tablas de Valoracin Documental. Con este ajuste a la metodologa se observaron los beneficios
de contar con mayor claridad en el proceso de organizacin.
Sin embargo, la experiencia con los Fondos Acumulados de la Universidad y la premura de
finalizar su organizacin, hicieron manifiesta la necesidad de buscar alternativas que permitieran
optimizar la organizacin documental, sin perjuicio del trabajo ya adelantado. Aunque la
propuesta de la Unidad Nacional de Archivo es anticipar algunos pasos, sta contempla todos los
pasos enunciados por el Archivo General de la Nacin. De este modo, se pudo establecer que
variando la secuencia de ejecucin de las actividades propuestas por el AGN, era posible
adelantar tanto la elaboracin de la propuesta de Tablas de Valoracin Documental como su
aprobacin y aplicacin.
11
OBJETIVOS
1. General
Organizar los archivos acumulados de la Universidad Nacional de Colombia y establecer criterios
de valoracin que permitan conservar, seleccionar o eliminar la documentacin de acuerdo con
sus valores primarios y secundarios, en el marco de un Plan de Accin, elaborado de acuerdo con
las polticas y metodologas definidas por el Archivo general de la Nacin y adaptadas por la
Unidad Nacional de Archivo para la Universidad Nacional, con el fin de incorporarlos a su
Sistema de Archivos.
2. Especficos
A. Aplicar el diagnstico pertinente a los depsitos de archivo para establecer las condiciones de
conservacin y organizacin de los documentos.
B. Identificar los archivos que se encuentran en estado de acumulacin a partir de la aplicacin
del diagnstico.
C. Planear el trabajo de organizacin de los archivos de acuerdo con la informacin del
diagnstico, con el fin de establecer tiempos, movimientos y recursos.
D. Identificar y separar los documentos de los Fondos Acumulados por Dependencia Productora
y Serie.
E. Aplicar los criterios de valoracin documental a los archivos, de manera que se pueda definir
su conservacin, seleccin o eliminacin y elaborar la propuesta de Tablas de Valoracin
Documental, mediante el diligenciamiento del formato respectivo.
F. Someter las Tablas de Valoracin Documental al anlisis de la Comisin Evaluadora.
G. Presentar la propuesta de Tablas de Valoracin Documental a los estamentos pertinentes
para su aprobacin.
H. Aplicar las Tablas de Valoracin Documental.
I. Organizar tcnicamente los documentos que segn las TVD tengan valores primarios o
secundarios en los archivos de las sedes y del Nivel Nacional de la Universidad, de acuerdo
con la metodologa para ello establecida.
12
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS ACUMULADOS

DESCRIPCIN DEL PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS
I
DIAGNSTICO E INVESTIGACIN
De acuerdo con el Reglamento de Archivos de la Universidad, los archivos documentales sern

archivsticamente clasificados con un criterio orgnico funcional teniendo como base la estructura
de la entidad y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificacin y
organizacin de los mismos en secciones y series8.
Lo anterior se traduce en la aplicacin de los principios para la organizacin de archivos, el
principio de procedencia y el orden original. El primero hace alusin al autor de los documentos,
es decir quin los produjo, de dnde proceden, ya sea una entidad o una persona, para su
establecimiento es necesario establecer el nombre del productor documental, reconstituir el
orden jerrquico dentro de la Universidad y las funciones que corresponden a cada dependencia.
Por su parte, el orden original hace referencia a la secuencia en que fueron producidos los
documentos que conforman una unidad documental, teniendo en cuenta que estas son el
resultado de una gestin o un trmite que dio origen a los documentos en un orden cronolgico.
La aplicacin de estos principios es la base fundamental de la correcta organizacin de los
archivos. Proceso que comprende varios procedimientos que, a su vez, estn conformados por
una serie de actividades encaminadas a llevarlos a cabo eficazmente. Algunas de estas actividades
y procedimientos pueden realizarse simultneamente sin que se vea afectado el resultado, as,
por ejemplo la elaboracin del diagnstico y la reconstruccin de la Historia institucional y los
Cuadros de Clasificacin, previas a la seleccin y organizacin de los archivos, pueden llevarse a
cabo a un mismo tiempo, igual que algunas de las actividades que hacen parte de la organizacin
documental tcnica, sin perjuicio del proceso. A continuacin se describen todos los
procedimientos encaminados a la organizacin de los archivos acumulados.
1. DIAGNSTICO
El diagnstico de archivos permite obtener informacin a partir de la cual se pueden evaluar las
condiciones en que estos se encuentran. Con el fin de identificar los archivos que van a tener
prioridad para su organizacin se deben tener en cuenta los siguientes criterios: riesgo de
prdida, deterioro de los soportes, desorganizacin y dispersin de los documentos, antigedad
e importancia de su contenido, frecuencia de consulta, carencia de instrumentos de descripcin,
deficientes condiciones locativas, falta de mobiliario adecuado, espacio insuficiente y necesidades
de automatizacin9.
8
9
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectora General. Resolucin No. 386 de 2003. Op. cit., p. 25
MANUAL DE organizacin fondos acumulados. Op. cit., p. 26.
13
En este sentido, la Unidad Nacional de Archivo dise un instrumento compuesto de mdulos

que recogen informacin de diversa naturaleza en cuanto a las condiciones de los archivos (ver
anexo 1, formato Diagnstico), el cual se aplic para las sedes Manizales, Medelln y Palmira en
un 80% de los depsitos y para Bogot en menor proporcin; por lo tanto, esta informacin
puede ser tenida en cuenta para efectos del diagnstico. Sin embargo, para los depsitos que
quedan pendientes se pueden aplicar los mdulos existentes en el formato de diagnstico, de
acuerdo con la informacin requerida para el anlisis del estado de los depsitos.
El diagnstico de archivos permite establecer el estado del Archivo Acumulado antes de iniciarse el proceso de
organizacin. Fotografas tomadas en el Archivo Satlite de la Facultad de Medicina, sede Bogot y cedidas por la Divisin
de Archivo y Correspondencia.
Una vez diligenciado el formato, los datos que all se consignen deben ser tabulados y analizados,
de modo que se registre la totalidad de la informacin requerida sobre los depsitos de la sede,
hacer el anlisis de las condiciones encontradas y proceder a la elaboracin del informe de
anlisis respectivo.
2. PLAN DE TRABAJO
Con la informacin contenida en el informe de anlisis se pueden seleccionar los archivos que se
consideran prioritarios de organizar, los cuales deben quedar incluidos en el Plan de Trabajo que
se debe elaborar teniendo en cuenta los siguientes contenidos: el estado de organizacin y
conservacin de los archivos seleccionados, los antecedentes del proceso, planteamiento de los
objetivos y metas, descripcin de la metodologa y los procesos tcnicos a implementar, personal
requerido, cronograma de actividades, material y recursos necesarios en el proceso de
organizacin, as como las condiciones de seguridad, fsicas y locativas para llevarlo a trmino con
eficiencia y comodidad (ver anexo 2, Normas de seguridad para trabajo en archivo).
Es importante que el Plan de Trabajo contemple las condiciones de salud ocupacional y las
medidas de proteccin necesarias: el uso de bata o overol, tapabocas, guantes y gafas y se tomen
14
las medidas conducentes a la implementacin de las condiciones de trabajo adecuadas (ver anexo
3, Protocolo de Bioseguridad).
La organizacin de los archivos exige
el uso permanente de gafas
protectoras, tapabocas, guantes y
bata, as como la correcta postura
durante la labor para evitar riesgos
en la salud.
3. RECONSTRUCCIN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL

Este procedimiento es una de las primeras actividades, que junto con el diagnstico, hacen parte
del proceso de organizacin de los archivos acumulados y sus productos son las bases principales
para la correcta organizacin documental. Se realiza por una sola vez para la Universidad y cada
una de las sedes en general y debe servir de insumo cuando en el futuro se aborde la
intervencin de todos los archivos de la misma.
Para el caso de las sedes Medelln, Palmira y Manizales, as como para la Universidad en el siglo
XIX, la elaboracin de la Historia Institucional y la reconstruccin de los Cuadros de Clasificacin
respectivos estar a cargo de la Unidad Nacional de Archivo. Debido a que en la sede Bogot ya
se haba iniciado este proceso, sta lo continuar haciendo.
Teniendo en cuenta que las instituciones, generalmente, a lo largo de su existencia atraviesan por
cambios estructurales y funcionales que se reflejan en su produccin documental, son los
documentos producidos en cumplimiento de su misin los que proporcionan informacin
fidedigna sobre los detalles de esas transformaciones que afectan a la institucin desde su
creacin, as como en lo relativo a la creacin, supresin, fusin e incorporacin de
dependencias, cargos y funciones.
La Historia Institucional, junto con los Cuadros de Clasificacin, es la base fundamental para la
adecuada organizacin y valoracin de los archivos de la Universidad, ya que stos deben reflejar,
lo ms fielmente posible la estructura de la institucin en cada uno de los perodos de su vida. Su
principal importancia radica en que, a partir del establecimiento de la estructura jerrquica de
cada una de las sedes se identifican los productores documentales, es decir la aplicacin del
15
principio de procedencia y con la identificacin de las funciones que cumplieron sus

dependencias, pueden definirse los asuntos que se tramitaron, lo que debe ser trasladado al
proceso de organizacin del archivo.
Uno de los aspectos ms importantes a tener en cuenta es el establecimiento de una clara
periodizacin a partir de los cambios establecidos por los estatutos orgnicos, por las leyes y
decretos orgnicos o por normas internas de acuerdo con la poca que se est trabajando. Es
decir, el lmite temporal de los perodos estar demarcado por las reestructuraciones sucedidas y
los cambios estructurales. En el mismo sentido, en cada uno de los perodos establecidos debe
ser claro el nivel jerrquico de las dependencias dentro del gobierno y administracin de la
Universidad.
Los productos finales de esta actividad son el documento de reconstruccin de la Historia
Institucional y los Cuadros de Clasificacin, que constituyen la reconstitucin del marco histrico
en el que se produjeron los documentos por los respectivos productores documentales, de
modo que el principio de procedencia quede claramente definido para as devolverlos a su
contexto original.
3.1.
Recopilacin de fuentes y diligenciamiento del formato Listado de

Normatividad y Otras Fuentes
En el caso de la Universidad Nacional, la reconstruccin de su Historia Institucional y la

elaboracin de los Cuadros de Clasificacin, supone una indagacin que permita recopilar la
informacin pertinente sobre la estructura y funcionamiento institucional, contenida en fuentes
primarias y bibliogrficas. Dentro de las primeras estn no slo las escritas sino tambin las
orales, estas ltimas recopiladas a partir de los testimonios de aquellas personas que han estado
o estuvieron involucradas en el funcionamiento de la Universidad y que, por ende, la conocen
desde su interior. Las fuentes escritas estn representadas por normas externas (disposiciones
constitucionales, leyes, decretos leyes, decretos reglamentarios, decretos orgnicos, resoluciones
gubernamentales), e internas (acuerdos del Consejo Directivo, acuerdos del Consejo Superior
Universitario, acuerdos de Consejo Acadmico, resoluciones) y otros documentos producidos
por la Universidad en cumplimiento de su misin y actividades, como manuales, reglamentos o
informes entre otros. Sin embargo, no slo deben obtenerse las fuentes relativas a la universidad
o las sedes, sino tambin aquellas sobre las instituciones que la antecedieron, ya que es posible
que los archivos de la Universidad alberguen documentos de estas.
De la misma manera, dentro de las fuentes primarias se consideran los organigramas oficiales que
hayan sido elaborados para la Universidad en general, las sedes y sus dependencias en particular;
sin embargo, si no es posible contar con estos, pueden reconstruirse a partir de la informacin
obtenida10.
10
16
De otro lado, las fuentes bibliogrficas, es decir las publicaciones existentes sobre la historia de la
Universidad o sus componentes administrativos y acadmicos, ofrecen la posibilidad de
complementar y contrastar la informacin brindada por las fuentes primarias.
Aunque la recoleccin de fuentes es una tarea que se realiza antes de iniciar la intervencin
tcnica de los archivos, es posible que el archivo mismo brinde informacin complementaria que
permita ajustar los documentos de Historia Institucional y los Cuadros de Clasificacin, ya que
este se constituye en otra fuente de informacin.
Una vez obtenidas las fuentes se hace el diligenciamiento del Listado de Normatividad y otras
Fuentes (ver anexo 4, formato Listado de Normatividad y Otras Fuentes), en el cual se
relacionan cronolgicamente no solo las normas, sino aquellos documentos que contengan
informacin sobre los cambios en la estructura orgnica del alma mater a lo largo de su historia.
El ejemplo que se presenta a continuacin ilustra sobre el diligenciamiento del listado de fuentes.
17
LISTADO NORMATIVIDAD Y OTRAS FUENTES

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOS ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA
1864-1872
Elaborado por: Unidad Nacional de Archivo, Contratista Sandra Viviana Reyes

Dirigido por: Sara Luca Amaya, Directora Unidad Nacional de Archivo
Fecha de elaboracin: Noviembre 4 de 2005
Actualizado: Febrero 18 de 2008
NORMA O
FUENTE
No DE
ORGANO
FECHA DE
PUBLICADO
No. DE LA
FECHA DE
LA
QUE EXPIDE
EXPEDICIN
EN
PUBLICACIN PUBLICACIN
NORMA
O AUTOR
PAGINA
CONTENIDO
DEPENDENCIA
Decreto
25 de agosto de
1864
Poder Ejecutivo
de la Unin
DIARIO
OFICIAL
No. 103
27 de agosto de
1864
371
Decreto restableciendo el Colegio Militar de

la Nacin
Colegio Militar
Decreto
24 de abril de
1865
Congreso de los
Estados Unidos
de Colombia
DIARIO
OFICIAL
No. 310
26 de abril de 1865
1197
Decreto creando el Instituto Nacional de

Ciencias y artes y destinando local para su
establecimiento
Instituto Nacional de Ciencias y

artes
Poder Ejecutivo
de la Unin
DIARIO
OFICIAL
No. 447
30 de octubre de
1865
1745
Decreto restableciendo la Escuela

Politcnica y el Colegio Militar en la capital
de los Estados Unidos de Colombia
Escuela Politcnica y Colegio Militar
Instituto Nacional de Ciencias y

Artes
Decreto
Decreto
1 de marzo de
1866
Congreso de los
Estados Unidos
de Colombia
DIARIO
OFICIAL
No. 583
10 de marzo de
1866
233
Decreto reformatorio del decreto de 24 de

abril de 1865 creando un Instituto Nacional
de Ciencias y Artes y destinando local para
su establecimiento
Decreto
8 de enero de
1867
Poder Ejecutivo
de la Unin
DIARIO
OFICIAL
No. 838
10 de enero de
1867
29
Decreto que reglamenta el Instituto Nacional

Instituto Nacional de Artes y Oficios
de Ciencias y Artes
Ejemplo de listado de fuentes diligenciado para la Universidad Nacional en el siglo XIX.
3.2.
Anlisis de las fuentes
Una vez recopilada la informacin pertinente, se revisa y analiza su contenido, teniendo especial
cuidado en extractar de ella los datos que permitan el establecimiento de la periodizacin, es
decir, las fechas de creacin, supresin, fusin, reestructuracin, tanto para la Universidad como
para cada una de sus seccionales, la clara identificacin de los productores documentales y su
nivel jerrquico, as como las funciones que se cumplieron en el ejercicio de los diferentes cargos
en cada uno de los perodos establecidos.
El anlisis de las fuentes conduce a la elaboracin del documento de reconstruccin de la Historia
Institucional que consiste en el relato escrito del acontecer orgnico de la Institucin a travs de
los cambios en su estructura jerrquica, en la cual se refleja la creacin, supresin y fusin de
dependencias y cargos, as como de las funciones correspondientes, sin olvidar que dichas
variaciones en la vida institucional, deben concordar con la periodizacin establecida.
Dado que la elaboracin de este documento no obedece a un esquema o lnea especfica, los
aspectos mencionados, as como el contexto en el que dichos cambios se produjeron se registran
en una redaccin dividida por captulos, donde cada uno de estos es uno de los perodos
establecidos.
Este documento se complementa con los organigramas, ya sean oficiales o aquellos que se
reconstruyeron a partir de la informacin recopilada, pues stos registran de manera grfica la
evolucin de la estructura orgnica y sus cambios. Adems es importante incluir el Listado de
Normatividad y otras Fuentes, ajustado para cada perodo.
A continuacin se presenta un ejemplo de reconstruccin de un organigrama, a partir de la
informacin obtenida de las fuentes.
ORGANIGRAMA VICERRECTORA ACADMICA

1974-1975
CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
RECTORIA
CONSEJO
ACADMICO
COMISIN DE
ESTUDIOS PARA
LA
INTEGRACION
VICERRECTORIA
ACADEMICA
CENTRO DE INVESTIGACIONES
PARA EL DESARROLLO CID
OFICINA DE PLANEACIN
DIVISIN DE
PROGRAMACIN
ACADMICA
SECCIN
PROGRAMA
DIVISIN DE
PROGRAMACI
N FSICA
DIVISIN DE
PROGRAMACIN
ECONMICA
OFICINA DE
ORGANIZACIN
Y MTODOS
DIVISIN
ADMINISTRATIVA
DIVISIN DE
DIVULGACIN
DIVISIN DE
INVESTIGACIONES
SECCIN
DE DISEO
Ejemplo de organigrama (no oficial), reconstruido a partir de la informacin recopilada. Tomado del documento de reconstruccin de la
Historia Institucional de la Vicerrectora Acadmica, 1951-1997.
A manera de sntesis puede decirse entonces que los pasos para la elaboracin de la historia
institucional son:
1. Recopilacin y anlisis de la informacin11.
2. Elaboracin del listado de fuentes.
3. Establecimiento de la periodizacin para cada etapa de la vida institucional de acuerdo
con sus transformaciones y ajuste del listado de fuentes de acuerdo con la periodizacin.
4. Redaccin del documento de Historia Institucional en el que se registran los aspectos
tocantes a la historia acadmico-administrativa de la Universidad y sus sedes para cada
uno de los perodos establecidos.
4. ELABORACIN DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIN

Los cuadros de clasificacin registran la organizacin jerrquica de la Universidad y sus sedes en
todos sus niveles y los identifica con los asuntos y subasuntos que les corresponden de acuerdo
11
Debido a que las normas se encuentran en archivos y bibliotecas, de estas se debe obtener una copia, ya sea en papel o en medio magntico,
para facilitar su anlisis y consulta y conservarlas como soporte del documento.
20
con los documentos producidos en el ejercicio de sus funciones y el cumplimiento de su misin

como entidad acadmica.
Estos cuadros se elaboran con base en la informacin recopilada, por perodos histricos, de
acuerdo con los cambios producidos por las reestructuraciones o modificaciones institucionales
internas, de modo que el resultado debe ser la elaboracin de tantos cuadros de clasificacin
como cambios en la vida institucional existan.
Con la informacin pertinente se diligencia el formato de Cuadro de Clasificacin (ver anexo 5,
formato Cuadros de Clasificacin), uno para cada perodo histrico establecido, en cada una de
sus columnas, teniendo en cuenta que este se compone de las siguientes columnas: Fondo,
definido como la totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o
persona en desarrollo de sus funciones o actividades12, se asimila a la Institucin; Subfondo, que
para el caso especfico de la Universidad es la totalidad de la documentacin producida o recibida
por cada una de las sedes y se asimila a estas; Seccin, que se identifica con la produccin
documental de las unidades que componen la Universidad o las sedes y se asimila a las
dependencias y Subsecciones, entendidas como las subdivisiones de las secciones; en este caso
se generan tantas columnas como subdivisiones existan.
As, para la columna Fondo, debe registrarse Universidad Nacional de Colombia, o el nombre
que esta haya tenido de acuerdo con el perodo en referencia, para el siglo XX siempre ser el
mismo; el Subfondo ser cada una de las seccionales, sedes o los establecimientos que las
hayan antecedido; en la columna Seccin se relacionan las dependencias de ms alta jerarqua
tanto en la Universidad como en las sedes y las Subsecciones sern aquellas dependencias
subalternas de cada una de las secciones. Finalmente los asuntos, aunque se determinan para la
organizacin del archivo a partir de las funciones establecidas por las normas, se relacionan en la
columna Asuntos y se ajustan una vez organizado el archivo.
Con base en la experiencia de elaboracin de Tablas de Valoracin Documental, la Unidad
Nacional de Archivo ha encontrado que tanto la elaboracin de los Cuadros de Clasificacin
como la de las TVD se facilita con la elaboracin de un listado de series a partir de las funciones,
complementado posteriormente con el inventario inicial que se levanta durante la clasificacin.
Este listado, que no hace parte de la metodologa y que la Unidad Nacional de Archivo ha
levantado como una manera de tener el registro de las series e incorporarlas a las Tablas de
Valoracin sin remitirse nuevamente a los inventarios, puede considerarse como otro insumo
para la elaboracin de stas.
El siguiente ejemplo de Cuadro de Clasificacin, elaborado para la Sede Palmira, ilustra sobre el
modo de diligenciar el formato y la informacin pertinente que debe incluirse.
12
GODOY, Julia y otros. Organizacin de documentos de archivo. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin, 1995. p. 19.
21

CUADROS DE CLASIFICACIN
FACULTAD DE AGRONOMA DEL VALLE DEL CAUCA
1946-1963
Direccin: Sara Luca Amaya

Elaborado por: Sandra Viviana Reyes
Fecha de Elaboracin: Diciembre de 2007
FONDO
UNIVERSIDAD
NACIONAL DE
COLOMBIA
SECCIN
RECTORA
SUBSECCIN 1
SUBSECCIN 2
ASUNTO
DECANATURA
Informes mensuales
Informes anuales
Horarios de clase
Nombramiento de jurados de exmenes
Nombramiento de jurados de tesis
Elecciones
Sanciones
SECRETARA
Actas de Consejo Directivo

Libros de Actas Consejo Directivo
Actas de grado
Informes
Informes presidentes de tesis
Inventarios de bienes
Correspondencia
Historias acadmicas
Programas de asignaturas
Libros de Matrcula
Libros de resoluciones Consejo Directivo
Libros de resoluciones Decanatura
Registros de asistencia
Registros de calificaciones
Registros de daos
Registros de trabajos
Inventarios
Libros de registro de adquisiciones
FACULTAD DE
ACRONOMA DEL VALLE
DEL CAUCA
BIBLIOTECA
Ejemplo de Cuadro de Clasificacin, elaborado para la Sede Palmira en el periodo 1946-1963.
II
CLASIFICACIN
Esta es la primera actividad dentro de los procesos tcnicos para abordar la organizacin de los
archivos acumulados, se considera como un paso previo a la valoracin y a la ordenacin y est
directamente relacionada con la aplicacin del principio de procedencia13. Dado que se lleva a
cabo de manera simultnea a las actividades de diagnstico e investigacin, sta se realiza sobre
el archivo fsico e implica una primera aproximacin a los documentos que lo conforman. La
finalidad de la clasificacin es el establecimiento de la produccin documental y su procedencia
de modo que se convierta en insumo de los procedimientos de valoracin. Esta etapa del
proceso se compone de varios pasos:
1. LIMPIEZA EXTERNA
El primer paso, fundamental para iniciar la intervencin del archivo, es la aplicacin de una
limpieza externa general tanto al depsito como a las unidades de conservacin originales donde
se encuentran las unidades documentales (cajas, carpetas, legajos, etc.) con el fin de retirar la
suciedad acumulada y comenzar la intervencin de los documentos. Para ello se emplea una
aspiradora pero para no ocasionar deterioros a la documentacin el tubo aspirador debe
protegerse con una tela.
2. IDENTIFICACIN DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS

Hecha la limpieza externa se verifica el contenido de los documentos que hacen parte del archivo
con el fin de identificar las dependencias que los produjeron y se adelanta la separacin de estos
de acuerdo con la identificacin realizada.
3. IDENTIFICACIN DE ASUNTOS
Como paso seguido y complementario del anterior, para cada una de las dependencias
productoras se identifican los asuntos pertenecientes a ella, de acuerdo con su produccin
documental y el contenido informativo de las unidades documentales. Del mismo modo que para
las dependencias aqu se hace la separacin fsica de los documentos de acuerdo con los asuntos
identificados.
13
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede.
Identificacin del autor del documento ya sea una persona natural o jurdica
4. SEPARACIN DE DOCUMENTOS CON DETERIORO MICROBIOLGICO

Simultneamente a la separacin por asuntos puede identificarse el material que presente
deterioro microbiolgico y debe realizarse la separacin de stos aislndolos de manera
adecuada del resto de la documentacin para evitar el riesgo de contaminacin.
El material contaminado se lleva a otro lugar, aparte de los dems documentos aislndolos
fsicamente de estos por medio de materiales que eviten no slo la propagacin al exterior sino
que no contribuyan a que la contaminacin interna avance, es decir no deben envolverse en
bolsas plsticas, por poner un ejemplo. Ya que los documentos contaminados hacen parte de la
produccin documental de las dependencias del archivo, debe identificarse claramente, hasta
donde sea posible, la dependencia a la que pertenecen, el asunto con el que se relacionan y las
fechas extremas de la unidad documental.
Es necesario hacer las consultas con las instancias pertinentes a fin de evaluar el grado de
deterioro, el tipo de contaminacin de los documentos y definir las acciones a seguir para su
recuperacin e incorporacin al acervo documental.
5. ALMACENAMIENTO
Como complemento de las acciones anteriores y para contribuir con la adecuada conservacin
de los documentos mientras se encuentran en proceso de organizacin, aquellas unidades
documentales que se encuentren en unidades de conservacin inadecuadas o no cuenten con
ninguna se almacenan en las unidades de conservacin establecidas (cajas y carpetas) por la
normatividad pertinente. Esta actividad se realiza solamente de ser necesario y contribuye a
tener un acceso ms rpido a los documentos durante las etapas posteriores.
6. MARCACIN PROVISIONAL
Para conservar la identificacin de dependencias y asuntos en los documentos almacenados, estas
unidades de conservacin reciben una marcacin provisional que identifique la dependencia a la
que pertenecen, el asunto al que corresponden y las fechas extremas del mismo. El Archivo
General de la Nacin sugiere que en lo posible se conserven los nombres originales de los
asuntos o series, sin embargo, si las unidades de conservacin no estn marcadas o su nombre no
se relaciona con el contenido de la unidad documental, es necesario establecerlo a partir de las
mismas y corregir o completar la marcacin.
El resultado de lo anterior es la separacin fsica de los documentos por dependencias
productoras y dentro de cada una de ellas, la separacin de los asuntos respectivos. Es decir que
al finalizar esta etapa se cuenta con la identificacin de productores documentales y con la base
para el establecimiento de las series y subseries, que servirn de insumo para la elaboracin de la
propuesta de Tablas de Valoracin Documental.
24
7. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN

ORGANIZAR
Una vez realizadas las actividades descritas y separada la documentacin, para finalizar la etapa
de clasificacin, se diligencia el formato Archivos Acumulados sin Organizar, en el que se
relacionan la totalidad de los documentos identificados y sus productores documentales, as
como sus fechas extremas y volumen (ver anexo 6: Formato de Inventario para Archivos
Acumulados sin Organizar).
Este inventario inicial hace parte de los insumos que, junto con la Historia Institucional y los
Cuadros de Clasificacin, alimentarn la valoracin documental y contribuirn a la construccin
de las Tablas de Valoracin. Sin embargo este formato puede aplicarse tambin a archivos que
tengan algn grado de intervencin, pero cuya organizacin no haya finalizado y por tanto no
cuenten con un inventario definitivo.
8. CONFRONTACIN DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIN CON EL

INVENTARIO
Los datos registrados en el inventario de archivos acumulados sin organizar se confrontan
posteriormente con los Cuadros de Clasificacin y la Historia Institucional con el fin de contrastar
la estructura jerrquica establecida en los Cuadros con las dependencias productoras
identificadas con base en el archivo fsico y verificar igualmente los asuntos inferidos a travs de
las funciones con los que se identificaron en el archivo.
9. VERIFICACIN Y AJUSTE DEL INVENTARIO CON BASE EN EL ARCHIVO

FSICO
Como consecuencia de los anterior se verifican los contenidos del archivo fsico y se procede a
realizar los ajustes derivados de dicha verificacin, es decir, a identificar los errores que se hayan
cometido durante el proceso de identificacin de asuntos, corregir los nombres que se hayan
asignado de manera equivocada, precisar las denominaciones de las dependencias cuyos nombres
no correspondan a los que debieron tener en cada uno de los perodos y trasladar estos ajustes al
inventario ya elaborado.
10. AJUSTE A LOS CUADROS DE CLASIFICACIN

El ajuste del inventario alimentar ajustes a los Cuadros de Clasificacin especialmente en lo
relacionado con los asuntos, de modo que stos se complementen con los asuntos identificados
en el archivo fsico pero que no pudieron ser inferidos a partir de las funciones y por tanto no
quedaron incluidos en la versin inicial de los Cuadros de Clasificacin.
25
11. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS CUADROS DE

CLASIFICACIN
La clasificacin se define como la labor intelectual por medio de la cual se identifican y establecen
los asuntos que componen cada agrupacin documental, de acuerdo con la estructura orgnicofuncional de la Universidad14 y que est directamente relacionada con la identificacin de los
productores documentales15, ya que para cada uno de ellos se establecen las series o asuntos
correspondientes de acuerdo con las funciones que desempearon, lo que significa que mediante
la clasificacin se agrupan aquellos documentos con caractersticas comunes producidos por una
oficina en desarrollo de sus funciones o en cumplimiento de su gestin, siempre en
correspondencia con los diferentes perodos histricos establecidos para la Universidad y para
cada una de las sedes.
En consecuencia, los pasos que deben seguirse para un correcta clasificacin son, en primer
lugar, la identificacin de productores documentales, es decir la aplicacin del principio de
procedencia, en el caso de la Universidad, estamos hablando de cada una de las dependencias
con sus respectivas unidades, que han producido documentos; esta informacin est contenida
en la Historia Institucional y los Cuadros de Clasificacin.
En segundo lugar, se identifican las series o asuntos para cada uno de los productores de acuerdo
con las actividades y funciones que estos hayan cumplido en cada momento de la historia de la
Institucin. Finalmente, se identifican las subseries, teniendo en cuenta que estas se definen como
agrupaciones de documentos que forman parte de una serie, que comparten caractersticas
comunes dentro de ella y pueden establecerse a travs de criterios legales o administrativos.
Ejemplo de ellas son las actas, donde esta es la serie y las subseries son Actas del Consejo
Superior Universitario, Actas del Comit de Programas Curriculares, Actas del Comit de
Puntaje, etc.
De acuerdo con lo anterior, una vez realizados los ajustes tanto al inventario como a los Cuadros
de Clasificacin, se aplican stos ltimos a la clasificacin del archivo fsico, teniendo en cuenta en
primer lugar la periodizacin establecida, en segundo lugar la estructura jerrquica de la
Universidad o la Sede en cada uno de los perodos y finalmente las series y subseries para cada
una de las dependencias. De este modo los documentos quedarn clasificados por perodos
histricos, dentro de cada uno de estos perodos por dependencia, con el nombre con el que
cada una de ellas funcion en dicha poca y dentro de cada dependencia por serie y subserie de
acuerdo con el contenido de las unidades documentales, lo cual ilustra la evolucin de la
produccin documental en relacin con los cambios estructurales de la Universidad, informacin
que al quedar registrada en los Cuadros de Clasificacin contribuye al control de los
documentos.
Es probable que una o varias de las dependencias que aparecen en el cuadro no estn reflejadas
en el archivo fsico porque no existe documentacin producida por stas, lo mismo puede
14
GODOY, Julia. Op. cit., p. 8.

El productor documental se define como toda aquella unidad bsica de gestin acadmica o administrativa que genera o conserva documentos
en desarrollo de sus funciones.
15
26
suceder con algunos de los asuntos, esto no genera ningn problema para la organizacin, pero
no deben desaparecer del cuadro.
III
VALORACIN
Finalizadas las fases de diagnstico e investigacin y de clasificacin, es necesario determinar la

disposicin final de los documentos y definir as su conservacin total, eliminacin o seleccin.
Esta decisin es el resultado de la valoracin, la cual se realiza mediante el anlisis intelectual de
la produccin documental de la institucin16 durante el que se identifican los valores primarios y
secundarios de los documentos, para establecer su permanencia en las fases de archivo de
acuerdo con el inters que an conservan para la academia y la administracin (acadmicos,
jurdicos, fiscales, contables, legales, administrativos) o su importancia para la constitucin del
patrimonio histrico, la ciencia, la cultura y las artes.
La finalidad primordial de la valoracin es la conservacin de aquellos documentos que tienen
valores secundarios y por ello merecen ser preservados para la historia y de los que brindan
testimonio sobre el devenir cultural, social, cientfico, artstico y tecnolgico. Sin embargo,
tambin ayuda a la descongestin de los depsitos a travs de la eliminacin de documentos
irrelevantes o sin valor.
La valoracin es un procedimiento de gran responsabilidad por lo que el Archivo General de la
Nacin recomienda que sea liderada por el Comit de Archivo de la entidad y por un grupo
interdisciplinario de profesionales en el cual se incluya uno con experiencia en investigacin
histrica. En este procedimiento es importante conservar los criterios y visin de quienes
realizaron la valoracin, lo cual deber quedar registrado en las Tablas de Valoracin
Documental17.
Para llevar a cabo la valoracin es necesario cumplir con un proceso en varias etapas:
1. ELABORACIN DE LA PROPUESTA DE TABLAS DE VALORACIN

DOCUMENTAL (T.V.D.)
Las Tablas de Valoracin Documental se definen como el listado de series o asuntos a los cuales
se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposicin final18. La
Universidad Nacional acogi para este fin los lineamientos metodolgicos publicados por el
Archivo General de la Nacin y sus recomendaciones, con el fin de elaborar sus propuestas de
T.V.D.
La importancia de las Tablas de Valoracin Documental radica en que ellas permiten:
16

Ibdem.
18
Ibd.., p. 38.
17
27
La incorporacin de los documentos con sus tiempos de retencin, a la segunda y tercera

fase de su ciclo vital en el marco del Sistema de Archivos.
La seleccin y eliminacin de los documentos de manera adecuada.
La disminucin del volumen documental y por ende contribuyen a la descongestin de los
espacios.
El acceso rpido y controlado a los documentos.
La planificacin de las transferencias a la fase de archivo correspondiente.
Establecer criterios para seleccionar el tipo de muestreo a aplicar.
La conservacin del patrimonio histrico documental de la Institucin19.
En la elaboracin de la propuesta de T.V.D. se toman como base la Historia Institucional, los

Cuadros de Clasificacin y el Inventario de Archivos Acumulados sin Organizar, ya que las Tablas
de Valoracin se elaboran de acuerdo con los perodos de la vida institucional, las dependencias
existentes en cada uno de ellos y las series y subseries de cada dependencia. As, para cada uno
de los perodos establecidos a partir de los cambios estructurales se elabora una Tabla de
Valoracin por dependencia productora, en la que se registran todas las series y, en caso de que
existan, las subseries de esta, diligenciando el formato respectivo.
Dicho formato, adoptado por la Universidad a partir del establecido por el Archivo General de la
Nacin, consta de: Ttulo (Tablas de valoracin Documental); nombre de la Institucin
(Universidad Nacional de Colombia), nombre de la sede de acuerdo con el perodo, fechas
extremas del perodo, oficina productora, fecha de elaboracin, asunto o serie, tiempo de
retencin en el archivo central, disposicin final y procedimientos (ver anexo 7, formato Tablas
de Valoracin Documental).
Dado que la valoracin se hace por serie y en algunos casos por subserie, en la columna
correspondiente deben registrarse todos las series de la dependencia, sin omitir ninguna, en la
columna Retencin se relaciona el tiempo en que algunos de los asuntos, por sus caractersticas
o por disposicin legal, deben permanecer en el archivo central antes de ser seleccionados o
transferidos al archivo histrico, estas anotaciones y la disposicin de dichos asuntos una vez
terminado su tiempo de retencin deben consignarse en la columna Procedimientos, as por
ejemplo los asuntos financieros y contables que hacen parte del archivo de la Vicerrectora
Acadmica, permanecen en el archivo central durante 20 aos, al cabo de los cuales debe
seleccionarse una muestra que ser de conservacin permanente en el archivo histrico.
En la columna Disposicin Final se tiene en cuenta el valor secundario de las series o asuntos
all relacionados. Para los que se conservan por su importancia para la historia, la ciencia y la
cultura o por ser series misionales o testimoniales, se marca la columna correspondiente a
conservacin total CT; esta opcin se aplica a todos los documentos que tienen valor
permanente, por disposicin legal o por su contenido. En relacin con lo anterior y de acuerdo
con lo establecido por el Archivo General de la Nacin, existen cierto tipo de documentos que
agrupados por caractersticas comunes permiten considerarse como de valor permanente desde
19
28
que nacen, aun sin mediar un proceso de valoracin formal. El criterio fundamental para
determinar este tipo de documentos es el contenido informativo y la funcin del documento en
la administracin que lo produjo20. Para este propsito se han identificado tres grupos:
1. Dispositivos. Actos administrativos, generados por la Universidad, que dan cuenta de
rdenes, determinaciones o decisiones, regulaciones o normalizacin de procesos o
actividades; estos documentos permiten conocer las disposiciones, las polticas y
directrices internas. Ejemplo de estos son las Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las
Circulares, los Estatutos, entre otros.
2. Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones
acadmicas o administrativas de las seccionales y dependencias que conforman la
Universidad. Dentro de stos se encuentran los informes de gestin, informes de
actividades, proyectos, convenios, contratos, planes, programas, balances, inventarios
muebles, inmuebles y documentales, entre otros. Es posible que algunos de estos
documentos sean voluminosos y por lo tanto requieran seleccionarse.
3. Misionales. Documentos generados en desarrollo de las labores misionales, especialmente
algunos asuntos producidos por las facultades y las dependencias acadmicoadministrativas, y que hacen referencia directa a la tarea especfica encomendada a la
Universidad21.
Estas caractersticas se tienen en cuenta al momento de valorar la produccin documental. As
como resulta de importancia tener en cuenta las disposiciones que para la seleccin y valoracin
contiene la resolucin de Rectora 385 de 2003 en su pargrafo del artculo 8.
En la columna E (eliminacin) se marcan los documentos que hayan perdido sus valores y que
no ameriten conservarse. En la columna de procedimientos, se registra la forma en que dicha
eliminacin se llevar a cabo. La columna M (microfilmacin), se destina para aquellos asuntos
que se van a conservar en este formato de microfilme o digital. La columna S (seleccin) se
refiere a la seleccin de aquellos documentos que por sus registros informativos de cierta
antigedad revisten un inters histrico pero que por ser repetitivos requieren ser seleccionados
o para series de las que se conservar una muestra como testimonio.
Teniendo en cuenta lo anterior se inicia la construccin de las Tablas por periodo, en cada uno
de ellos se verifica a travs del Cuadro de Clasificacin, las dependencias que existieron en dicho
momento y las series y subseries de cada una de ellas, de acuerdo con las funciones y procesos
administrativos o acadmicos que cumplieron. A su vez para cada una de estas series se
establece, de acuerdo con sus caractersticas, el tiempo de retencin en archivo central, su
disposicin final y los procedimientos para llevarla a cabo. Deben elaborarse tantas Tablas como
dependencias productoras de documentos hayan existido en cada poca.
A continuacin se presenta un ejemplo de Tablas de Valoracin Documental
20
21
Ibd., p. 32.
Ibd., p. 33.
29

Tablas de Valoracin Documental
FACULTAD DE AGRONOMA DEL VALLE DEL CAUCA
1946-1963
OFICINA PRODUCTORA: DECANATURA

ELABORADO POR: SANDRA VIVIANA REYES
FECHA DE ELABORACION: DICIEMBRE 7 DE 2007
REVISADO POR: SARA LUCA AMAYA - SECRETARA GENERAL
ANA MILENA GONZLEZ - SEDE PALMIRA
RETENCION
ASUNTO O SERIE
ARCHIVO
CENTRAL
DISPOSICIN
FINAL
CT E
INFORMES
INFORMES MENSUALES
INFORMES ANUALES
HORARIOS
HORARIOS DE CLASE
NOMBRAMIENTOS
NOMBRAMIENTOS DE JURADOS
PRESUPUESTO
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
ELECCIONES
HOJA 1 DE 1
PROCEDIMIENTOS
S
X
Se conservan en Archivo Histrico solamente los informes anuales, los

informes mensuales se eliminan ya que su contenido est registrado en los
primeros
Realizar una seleccin como muestra de los documentos
Realizar una seleccin como muestra de los documentos

Esta serie se elimina ya que su contenido est en el presupuesto general de la
Universidad aprobado por el Consejo Directivo
Esta serie se conserva en Archivo Histrico dado que los documentos que la
conforman son testimoniales de las actividades desarrolladas por esta
dependencia
SANCIONES
X
Esta serie se conserva en Archivo Histrico dado que los documentos que la
conforman son testimoniales de las actividades desarrolladas por esta
dependencia
Firmas de Aprobacin:
Presidente del Comit: ______________________________________
Secretario del Comit:________________________________
Acta No. : _____________ Fecha:______________________________________________________________
CONVENCIONES: CT: Conservacin Total. M: Microfilmacin. E: Eliminacin. S: Seleccin
Ejemplo de Tablas de Valoracin Documental. Facultad de Agronoma del Valle del Cauca 1946-1963
2. APROBACIN DE LA PROPUESTA DE TVD

Una vez elaborada la propuesta de Tablas de Valoracin Documental, sta inicia su proceso de
aprobacin, que se compone de tres partes: Estudio de la propuesta, junto con sus soportes, en
la Comisin de Valoracin; presentacin de la propuesta con el informe de la Comisin al
Comit de Archivo de la Universidad para su aval y presentacin de la propuesta al Archivo
General de la Nacin para su aprobacin final.
2.1.
Evaluacin e informe sobre la propuesta de TVD por parte de la Comisin de

Valoracin
La propuesta de Tablas de Valoracin Documental es llevada a anlisis por una comisin

evaluadora interdisciplinaria, conformada por personas idneas en los diferentes temas tanto
administrativos como acadmicos de la Universidad y conocedoras de su produccin
documental, con el fin de evaluar la propuesta con una mirada inter y multidisciplinaria y rendir el
informe respectivo, ya sea sobre aprobacin de la propuesta como est o sobre ajustes que a su
criterio deban introducirse antes de ser presentada para el aval del Comit de Archivo.
Durante el anlisis de la propuesta los integrantes de la Comisin deben contar adems de las
Tablas, con sus soportes, es decir, con la Historia Institucional, los Cuadros de Clasificacin, las
fuentes utilizadas en su elaboracin y los Listados respectivos y los inventarios existentes, lo
anterior con el fin de que todos estos documentos sean confrontados y la evaluacin de la
propuesta sea rigurosa.
Luego del anlisis de la propuesta de TVD la comisin debe rendir su informe con las
observaciones a que haya lugar. De acuerdo con este informe los ajustes que deban hacerse
sern incorporados a la propuesta.
2.2.
Aval del Comit de Archivo de la Universidad
Luego de su paso por la Comisin Evaluadora, la propuesta de Tablas de Valoracin Documental

ser presentada, junto con sus soportes y el informe de la Comisin ante el Comit de Archivo
para su aval, mediante el acta respectiva, y posterior envo al Archivo General de la Nacin. Si
hay lugar a ajustes estos se incorporarn a la propuesta.
2.3.
Aprobacin de la propuesta de TVD por el Archivo General de la Nacin
Cuando la propuesta de TVD ha sido avalada por el Comit de Archivo de la Universidad, sta
puede enviarse al Archivo General de la Nacin para su aprobacin final.
Para cumplir con este requisito la propuesta debe estar acompaada de sus soportes y de los
conceptos respectivos para ser analizados por la instancia pertinente en la entidad. Si la
propuesta, a juicio de sus evaluadores en el AGN requiere ajustes, stos deben incorporarse para
que las Tablas de Valoracin Documental reciban la aprobacin de dicha institucin y pueda
procederse con su aplicacin.
3. APLICACIN DE LAS TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL

Una vez aprobadas las TVD por el Archivo General de la Nacin puede procederse a su
aplicacin, siempre y cuando la documentacin cumpla con los tiempos previstos en las Tablas,
haciendo la relacin en los correspondientes inventarios.
As, se proceder al traslado de la documentacin que deba ir al archivo central, sta se
relacionar en el inventario respectivo y se har el levantamiento del acta correspondiente.
Si la opcin es la Conservacin Total la accin a seguir es el traslado al archivo histrico, al lugar
que le corresponde acompaada de sus inventarios y del acta.
Cuando la opcin establecida en las TVD sea la Eliminacin Documental, es necesario revisar en la
columna de Procedimiento con el fin de verificar la sustentacin de dicha eliminacin. Una vez
separadas las series a eliminar de las que se deben conservar y levantado el inventario
correspondiente, el paso a seguir consiste en la elaboracin del acta de eliminacin como
constancia del procedimiento realizado.
Es importante tener en cuenta que en las normas expedidas por la Universidad se estableci que,
dentro de las funciones del Comit de Archivo de la Universidad est la de aprobar o improbar
las solicitudes de eliminacin documental del Nivel Nacional, as mismo los Comits de Archivo
de las sedes deben cumplir la misma funcin para las solicitudes de eliminacin presentadas por
las Unidades de Archivo de las sedes22.
En cuanto a la Seleccin Documental, ste es un proceso por el cual se determina la conservacin
parcial de la documentacin a travs de muestreo23, que se refiere a la accin de escoger
muestras representativas estadsticamente determinadas, de la cantidad o condiciones medias de
un todo para inferir el valor de una o varias caractersticas del conjunto, de acuerdo con el
Diccionario de la Real Academia Espaola.
De acuerdo con el Manual de Organizacin de Fondos Acumulados, algunas series o asuntos
contienen informacin de inters pero son repetitivos o su volumen es muy alto, por lo que
requieren de una seleccin que incluye la evaluacin de los documentos y tiene como objetivo
fundamental reducir la cantidad de expedientes de una misma serie, por lo que es necesario
22
23
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Resolucin 385. Op. cit., p. 23-24.

32
observar que no se refiere a una labor meramente operativa de separacin de los documentos
de conservacin permanente de los que no lo son24.
Por lo anterior la seleccin es un proceso que requiere no slo el conocimiento del archivo sino
del contenido de las unidades documentales que conforman las series o asuntos a seleccionar, de
sus caractersticas y de los tipos documentales que comparte con otras, es el caso de las historias
laborales25.
En este orden de ideas, cuando la opcin para alguna serie o subserie sea la seleccin, stas se
separarn, si han cumplido su tiempo de retencin en archivo central y se acoger el mtodo de
seleccin adoptado por la Universidad de acuerdo con las caractersticas de la serie.
Al finalizar la aplicacin de las TVD, las series y subseries deben estar separadas de acuerdo con
la disposicin final que para cada una de ellas se haya aprobado y paso seguido, es necesario
llevar a cabo la fase final para aquellos documentos de conservacin total o que deben
permanecer en Archivo Central.
IV
ORDENACIN Y DESCRIPCIN
Tras finalizar los procedimientos que conforman la etapa de Valoracin, se continan los
procesos tcnicos archivsticos que se haban iniciado con la clasificacin. Para ello es necesario
tener en cuenta que los procesos que se abordan aqu son los que completan la organizacin del
archivo a travs de la aplicacin de los principios de procedencia y de orden natural de los
documentos, entendiendo por organizacin documental el proceso tcnico que facilita la
consulta y recuperacin de la informacin26, y que comprende tres momentos consecutivos y
complementarios, la Clasificacin, la Ordenacin y la Descripcin27. Sin embargo, dado que
previamente se realiz la clasificacin, en sta fase final se abordan los dos ltimos.
Lo anterior significa que al finalizar todas las fases que componen la organizacin de un archivo
acumulado, ste debe reflejar la composicin estructural y orgnica del momento en que los
documentos fueron producidos.
Cabe recordar aqu que los procesos tcnicos slo se aplican sobre aquellos documentos de
conservacin total y de permanencia temporal en la fase de archivo central, ya que los que se
eliminan reciben un tratamiento diferente.
A continuacin se describe cada uno de los procedimientos que conforman esta fase:
24
Ibd.., p. 36.
Ibdem.
26
27
JIMNEZ GONZLEZ, Gladys. Ordenacin documental. Bogot: Archivo General de la Nacin, 2003. p. 7.
25
33
1. ORDENACIN
La ordenacin es el paso consecutivo y complementario a la clasificacin, se define como la labor
archivstica en la cual se establece fsicamente la secuencia natural de produccin documental al
interior de las series y stas al interior de las secciones.
1.1.
Preparacin fsica
Antes de iniciar este procedimiento, la documentacin debe ser preparada fsicamente, de tal
manera que se realice tanto una nueva limpieza de la parte externa de las unidades de
conservacin como carpetas, cajas o legajos, como la limpieza interna de los documentos, accin
que consiste en el retiro del polvo y la suciedad en las dos caras del documento, ya sea con
brocha o pincel, ambos de cerdas suaves o utilizando tela de lycra.
Igualmente debe retirarse el material metlico, como grapas, clips o ganchos legajadores, que
pueda ocasionar o haya ocasionado perforaciones, xido u otra clase de deterioro. Sin embargo
si es necesario conservar unidos uno o varios de los documentos que hacen parte de la unidad
documental, los elementos metlicos se reemplazan por clips con recubrimiento plstico o por
nuevas grapas sobre un papel protector.
Cuando el documento presenta pliegues y dobleces, estos se eliminan hasta donde el mismo
soporte lo permita. Para los dobleces que no estn muy marcados y cuya reparacin no
representan riesgo de roturas en el papel, puede utilizarse una esptula para desdoblar con
suavidad.
Si durante la limpieza se observan documentos con contaminacin biolgica deben aislarse, si se
encuentran dentro de un empaste o legajo es necesario aislar los folios contaminados con
cartulina o algn elemento que impida que la contaminacin se extienda, si los documentos
contaminados hacen parte de una unidad documental, pero estn sueltos, se retiran de sta,
dejando un testigo con los datos del folio retirado e igualmente en este se identifican los de la
unidad a la que pertenecen.
Ante dudas puntuales sobre el tipo y grado de deterioro debe acudirse a consultas con expertos
en el tema para determinar los procedimientos a seguir y comunicar la situacin a la Unidad
Nacional de Archivo.
1.2.
Ordenacin cronolgica y depuracin
Con los documentos limpios y una vez aplicadas estas medidas de prevencin, se procede a la
ordenacin, que se realiza tomando las unidades documentales que conforman las series o las
subseries de las dependencias y se establece una secuencia cronolgica teniendo en cuenta el
orden natural y el trmite original y se realiza de manera ascendente, es decir que el primer
documento que debe aparecer dentro de la carpeta, una vez ordenados los documentos, es
aquel cuya fecha sea ms antigua y el ltimo el de fecha ms reciente, teniendo siempre presente
el trmite que se cumpli.
34
Los documentos limpios, sin dobleces ni

elementos metlicos, son ordenados
cronolgicamente y almacenados en
carpetas de cartulina blanca. Fotografa
tomada en el archivo de la Direccin
Nacional de Programas Curriculares, 2004.
Simultneo a la ordenacin, se realiza la depuracin, procedimiento que consiste en retirar de las

unidades documentales aquellos documentos que han perdido sus valores o que corresponden al
archivo facilitativo28, adems de documentos sin firma, tarjetas sociales, documentos de apoyo,
circulares o memorandos informativos, duplicados, fotocopias, constancias, invitaciones. Es
importante aclarar que en caso de encontrar varias copias del mismo documento, se debe
conservar una y depurar las dems, excepto aquellas que contengan anotaciones relevantes para
el documento o proceso que represente.
Durante esta actividad y, en general durante el proceso de organizacin de los archivos, se
generan residuos slidos y basuras que ameritan un tratamiento particular (ver anexo 6,
Protocolo de manejo de residuos slidos en un rea de archivo. Unidad Nacional de Archivo,
2004).
1.3.
Almacenamiento y marcacin definitiva
Cuando se ha restablecido el orden natural de los documentos, estos pueden empezar a

almacenarse en las unidades de conservacin correspondientes. Las unidades documentales
ordenadas se almacenan dentro de carpetas y se procede a la marcacin con los datos que
identifican su contenido. Se recomienda que el volumen de documentos no exceda de 100 folios
por carpeta, dependiendo del grosor del papel, de modo que ningn fragmento de los
documentos quede expuesto, aunque esto implique que una unidad documental deba
almacenarse en ms de una carpeta.
La marcacin de las carpetas se hace siempre de izquierda a derecha, registrando el nombre de
la oficina productora, el asunto o serie y subserie (si existe), el nmero de caja, el nmero de
folios y las fechas extremas. En el extremo derecho se anota el nmero de la carpeta dentro de
28
El archivo facilitativo se define como aquel que rene documentos de carcter administrativo, comunes a cualquier institucin y que cumplen
funciones de apoyo.
35
la caja, iniciando en uno, sin embargo, en caso de que el expediente por su volumen, deba
almacenarse en ms de una carpeta, adems del nmero mencionado, las carpetas que se utilicen
deben marcarse con el nmero que le corresponda segn la cantidad (1de 3, 2 de 3, 3 de 3). La
numeracin de las carpetas debe iniciarse de nuevo en cada caja. Este nmero es correlativo a la
caja.
La marcacin de las
carpetas se hace en la
pestaa que para tal fin se
deja al doblar la cartulina y
all se consignan los datos
que
identifican
su
contenido.
Fotografa
tomada en el archivo de la
Direccin Nacional de
Programas
Curriculares,
2004.
Las carpetas deben almacenarse dentro de las cajas de archivo, de modo que no se mezclen
varios asuntos en la misma caja, si del mismo asunto hacen parte tanto empastes como carpetas,
el orden determinar que deben intercalarse, no deben ser ordenados por separado.
El espacio de la caja debe ser aprovechado de manera eficiente, cuidando que la cantidad de
carpetas no exceda su capacidad para que la consulta no contribuya al deterioro; si, por razones
de la ordenacin, dentro de una caja quedan pocas carpetas, de manera que no se mantienen en
posicin vertical por si solas, deber introducirse un fuelle de cartn firme, ajustado a las
dimensiones de la caja, que ayude a sostenerlas e impedir as que se pandeen.
Las cajas deben ser marcadas en la parte lateral, teniendo en cuenta: oficina productora, serie y
subserie, fechas extremas; el nmero de la caja, que se asigna para todas las cajas que componen
el archivo, de manera consecutiva de uno a infinito una vez colocadas en el lugar asignado en la
estantera; nmero de carpetas en la caja y observaciones para lo que se considere pertinente
registrar. (Ver Anexo 8, Formato para Marcacin de Caja en Archivos Acumulados).
36
Las carpetas se almacenan dentro de las cajas correspondientes, que se marcan en la parte lateral. Fotografas tomadas en
el archivo de la Direccin Nacional de Programas Curriculares, 2004.
1.4.
Disposicin fsica de los documentos
Para una mejor conservacin y acceso a los documentos, las cajas marcadas deben colocarse en
estanteras, siempre de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo siguiendo el orden de las series
de cada dependencia29 y respetando la periodizacin establecida. Lo anterior significa que los
documentos ordenados se ubican en la estantera por perodos, cabe recordar que en la
clasificacin la documentacin ya se ha separado de este modo; dentro de cada perodo las cajas
se disponen por dependencia y en cada dependencia por series y subseries, si stas ltimas
existen, el orden de las series debe ser alfabtico. Una vez dispuestas las cajas se numeran de
uno a infinito hasta finalizar las que se encuentren en el depsito.
2. FOLIACIN
Con el fin de controlar el nmero de folios de una unidad de conservacin (carpeta, legajo) y la
calidad de la organizacin documental (principio de orden original) as como la integridad de la
misma es imprescindible realizar la foliacin a los documentos que van a ser conservados en el
archivo central o histrico30.
Esta actividad consiste en numerar todos los folios escritos de una unidad de conservacin, desde
uno hasta infinito por su cara recta; entendiendo el folio como hoja y cara recta como la primera
cara de ste. Aunque la cara vuelta contenga informacin, no debe numerarse.
Adems de los aspectos sealados, la foliacin es requisito indispensable para efectuar las
transferencias a que haya lugar y hace parte fundamental de los inventarios finales.
29
30

ARCHIVO GENERAL de la Nacin. Foliacin. Folleto impreso.
37
Para llevar a cabo satisfactoriamente la foliacin debe tenerse en cuenta lo siguiente: Utilizar
lpiz de mina negra HB o B y en ningn caso hacer uso de tinta, marcar el nmero del folio en el
extremo superior derecho, numerar todos y cada uno de los folios de la unidad de conservacin,
independientemente de su formato, cuidar de no repetir ni omitir nmeros o dejar algn folio sin
marcar, si existe alguna foliacin anterior y esta no coincide con la que deberan tener las hojas,
debe anularse trazando sobre el nmero una lnea diagonal. Cuando se trata de empastes o
legajos, se deben foliar todas las hojas, inclusive las que se hallan en blanco y no se folian las
pastas ni las hojas guarda en blanco. La numeracin se hace independientemente para cada
unidad de conservacin comenzando de nuevo en uno en la unidad siguiente, sin embargo para
varias carpetas que componen un mismo expediente, deben foliarse consecutivamente, es decir,
si en la primera carpeta se termin la foliacin en 100 en la siguiente debe comenzar en 101,
etc.31
Si existen anexos estos se folian consecutivamente como parte de las unidades documentales, sin
embargo, si estos son folletos, boletines, peridicos o revistas, se numeran como un solo folio, si
los anexos son fotografas se marcan con el nmero que les corresponda por su cara vuelta,
cuando los anexos son radiografa o negativos, se guardan en un sobre de proteccin y se har la
foliacin en el sobre32
Las anotaciones correspondientes a folios en blanco de los empastes, la existencia de anexos
como fotografas, mapas, planos y otros, deben quedar consignadas en la columna respectiva del
inventario.
Para conocer el detalle de los aspectos de la foliacin el Archivo General de la Nacin public un
folleto que es importante que quienes realicen la organizacin de documentos tengan en cuenta.
Las cajas marcadas se agrupan por asuntos, se almacenan en la estantera respectiva y se les asigna una numeracin
continua de uno a infinito, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Fotografas tomadas en el Archivo Satlite de la
Facultad de Medicina, sede Bogot y cedidas por la Divisin de Archivo y Correspondencia.
31
32
ARCHIVO GENERAL de la Nacin. Foliacin. Folleto impreso. s.f.

Ibdem.
38
3. DESCRIPCIN
El ltimo procedimiento de la organizacin de los archivos acumulados es la descripcin, definida
como la fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de los instrumentos de
informacin para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones
de los archivos33.
Para la llevarla a cabo se hace el levantamiento del inventario documental, que de acuerdo con el
Manual de Organizacin de Fondos Acumulados publicado por el Archivo General de la Nacin,
es un instrumento de control que describe las unidades de un fondo siguiendo la organizacin
de las series34. Para ello se diligencia el formato de Inventario Documental, adaptado por la
Unidad Nacional de Archivo y enviado a las sedes, en el que se registran datos como: oficina
productora, oficina que conserva, nmero de orden, serie o asunto, unidades de conservacin,
nmero de folios, observaciones, soporte fsico del documento, volumen documental en metros
lineales, nmero de cajas y frecuencia de consulta (ver anexo 9, formato Inventario
Documental).
Igual que en la clasificacin y disposicin fsica de los documentos prima la periodizacin
establecida, el levantamiento de los inventarios se realiza por perodo, en el mismo orden en que
la documentacin se encuentra en la estantera, de modo que para cada uno de los perodos
establecidos se cuente con el inventario respectivo.
La importancia de la descripcin radica en que el inventario permite el conocimiento de la
documentacin existente en un depsito, producida en cada perodo histrico de la institucin,
ya que en l se relacionan los asuntos o series documentales producidas a lo largo de su historia
as como las fechas extremas de los asuntos, la frecuencia de consulta, su ubicacin en el
depsito y otros datos de importancia consignados en las observaciones35.
Adems de los documentos a conservar, el inventario debe registrar la documentacin con
deterioro biolgico que ha sido separada del resto de los documentos durante la clasificacin y la
ordenacin.
33
JIMNEZ GONZLEZ, Gladys. Op. Cit., p. 33.

35
Con base en el inventario puede elaborarse, opcionalmente, como apoyo para la valoracin, un listado de asuntos del archivo, que sera ms
general que el inventario.
34
39

INVENTARIO DOCUMENTAL: TRANSFERENCIA___ TRASLADO___ ELIMINACIN___ CONSERVACIN _X_
Oficina Productora: Vicerrectora Acadmica
Oficina que Conserva: Direccin Nacional de Programas Curriculares
REGISTRO DE ENTRADA
Fechas Extremas: 1974-1975
AO
MES
DIA
2005
04
N.T.
N.T. = NUMERO DE TRANSFERENCIA
No. DE ORDEN
1
2
3
4
5
SERIE SUBSERIE o ASUNTO

ASUNTOS DOCENTES. ESTATUTO PERSONAL
DOCENTE. ANTEPROYECTO
ASUNTOS DOCENTES. TRABAJOS ACADMICOS.
LISTADO TESIS DE GRADO EN EL REA DE PROCESOS
AGRCOLAS.
CENTRO DE INVESTIGACIONES PARA EL DESARROLLO.
RELACIN DE TRABAJOS PUBLICADOS POR EL CID
SEXTO CONGRESO PANAMERICANO DE ENSEANZA
DE INGENIERA
DOCUMENTO DE TRABAJO: "REUNIN INTERSEDES"
INFORMES DE ACTIVIDADES DE LA VICERRECTORA

ACADMICA
MONITORIAS. NORMATIVIDAD.
PRESUPUESTO. CONTRATOS.
FECHAS EXTREMAS
UNIDAD DE CONSERVACIN
No. FOLIOS
POR
CARPETA
INICIAL
FINAL
No. CAJA
No. CARPETA
1975
1975
20
31
1974
1988
16
14
87
Feb-73
Oct-74
19
10
Oct-74
Oct-74
81
28
Abr-75
Abr-75
140
133
1975
1975
144
13
1975
1975
153
19
1975
1975
160
12
OTRO
OBSERVACIONES
EMPASTE
FRECUENCIA DE CONSULTA: Diaria___ Semanal___ Mensual___ Espordica ___ No se consulta _X_

Elaborado por. UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO
Ejemplo de inventario de conservacin. Tomado del inventario de la Vicerrectora Acadmica, perodo 1974-1975.
Una vez elaborado el inventario final el proceso de organizacin y valoracin de los archivos
acumulados se considera finalizado y los documentos pueden ser puestos al servicio de los
investigadores y del pblico en general interesado en conocer ms profundamente la Universidad
De este modo la Unidad Nacional de Archivo espera contribuir con su aporte al desarrollo y
conocimiento de la Universidad a travs de la divulgacin y control de su patrimonio documental
como integrante fundamental del patrimonio cultural de la Nacin.
40
GLOSARIO36
ASUNTO: Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una
unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa*
CLASIFICACIN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen
los asuntos que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin, subseccin), de acuerdo
con la estructura orgnico-funcional de la entidad*.
CONSERVACIN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente y que
por su contenido informan sobre el origen, estructura, procedimientos y polticas de la entidad
productora. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y
conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura*.
DEPURACIN: Operacin por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que
no tienen valores primarios ni secundarios*.
DESCRIPCIN DOCUMENTAL: Fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de
los instrumentos de recuperacin de informacin para facilitar el conocimiento y consulta de los
fondos documentales de los archivos*.
ELIMINACIN DOCUMENTAL: Destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnologa*.
FONDO DOCUMENTAL: Se refiere a la totalidad de las series documentales de la misma
procedencia o a la parte de un archivo que llegue a ser objeto de conservacin por la
Universidad**.
IDENTIFICACIN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivstica que consiste en
indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la
estructura de un fondo*.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento que describe las series de un fondo*.
MUESTREO: Operacin por la cual se extraen unidades documentales representativas de las
series que se conservan parcialmente*.
ORDEN NATURAL: Hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada
serie, de acuerdo a la secuencia que origin el expediente y en el orden en que se dieron los
documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin
administrativa de un asunto determinado***.
36
Las definiciones contenidas en este glosario fueron tomadas de: *Manual de organizacin Fondos Acumulados. Archivo General de la Nacin;
** Tablas de Retencin Documental. Gua para su aplicacin. Universidad Nacional de Colombia; ***Organizacin de documentos de archivo.
Archivo General de la Nacin; ****Ordenacin documental. Archivo General de la Nacin.
41
ORDENACIN DOCUMENTAL: Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto

relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En
el caso de los archivos, estos elementos sern las unidades documentales dentro de las series o
las series dentro de las secciones*.
ORGANIZACIN DOCUMENTAL: Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y
ordenacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un
fondo****.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el
fondo documental del que procede. Identificacin del autor del documento ya sea una persona
natural o jurdica***.
SELECCIN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de
la documentacin por medio de muestreo*.
SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados
de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas****.
SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de
acuerdo con el trmite de cada asunto****.
VALORACIN DOCUMENTAL: Proceso intelectual por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos, a fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases de archivo**.
42
BIBLIOGRAFA
ARCHIVO GENERAL de la Nacin. Manual de organizacin fondos acumulados. Bogot, abril de
2004.
GODOY, Julia y LPEZ, Mara Imelda. Cartilla de clasificacin documental. Bogot: Archivo
General de la Nacin, 2001.
GODOY, Julia y otros. Organizacin de documentos de archivo. Santaf de Bogot: Archivo
General de la Nacin, 1995.
JIMNEZ GONZLEZ, Gladys. Ordenacin documental. Bogot: Archivo General de la Nacin,
2003.
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Tablas de Retencin Documental. Gua para su
aplicacin. Bogot: Universidad Nacional de Colombia. Secretara General. Archivo General,
Mayo de 2003.
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectora General. Resolucin No. 385 de 2003. En:
Gaceta Universitaria. Ao V, No. 15 (30, Mar., 2003). p. 20-25.
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectora General. Resolucin No. 386 de 2003. En:
Gaceta Universitaria. Ao V, No. 15 (30, Mar., 2003). p. 25-31.
VSQUEZ, Manuel. Manual de seleccin documental. Bogot: Archivo General de la Nacin,
1992.
43
ANEXOS
44
NDICE DE ANEXOS:
ANEXO 1.
FORMATO DIAGNSTICO37
ANEXO 2.
NORMAS DE SEGURIDAD PARA LOS PUESTOS DE TRABAJO EN ARCHIVOS
ANEXO 3.
PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA ARCHIVOS
ANEXO 4.
FORMATO LISTADO DE NORMATIVIDAD Y OTRAS FUENTES
ANEXO 5.
FORMATO CUADRO DE CLASIFICACIN
ANEXO 6.
FORMATO INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN INTERVENIR
ANEXO 7.
FORMATO TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
ANEXO 8.
FORMATO MARCACIN DE CAJA
ANEXO 9.
FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL
37
El formato de Diagnstico fue enviado por la Unidad Nacional de Archivo a las Sedes el 8 de Septiembre de 2005
45
ANEXO 2
46
47
48
49
50
51
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60
61
62
63
64
65
66
67
ANEXO 3
PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA ARCHIVOS
Fecha de elaboracin:
Versin del documento:
Elaborado por:
PROYECTO:
Noviembre de 2006.
Versin N 01
Luz Miryam Londoo A.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 2006
1. ASPECTOS GENERALES.
La bioseguridad de acuerdo con el decreto 1543 de 1.997 del Ministerio de Salud es el conjunto de actividades,
intervenciones y procedimientos de seguridad ambiental, ocupacional e individual que garantizan el control del riesgo
biolgico.
Una de las amenazas para los archivos son los agentes biolgicos que a su vez se convierten en un factor de riego
para las personas que all laboran o todas aquellas que estn en contacto con el material contaminado.
Las medidas de bioseguridad tienen como finalidad evitar la enfermedad profesional y los accidentes de trabajo por
el contacto con material documental contaminado.
Entre los agentes biodeteriorantes en archivos se pueden mencionar entre otros, los roedores, los insectos y los
microorganismos; ellos no solamente son un factor de riegos para el hombre sino que son los causantes de daos a
los soportes documentales.
2. OBJETIVO.
Elaborar un documento que contenga las normas y procedimientos de seguridad para la manipulacin del material
documental contaminado; con el fin de orientar a las unidades de sede en las formas de control de los factores de
riesgo a los que pueden estar expuestas las personas que laboran en archivos y los documentos.
3. ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL.

Los elementos de proteccin personal son un complemento indispensable de los mtodos de control de riesgos para
proteger al trabajador, actan como una barrera de entrada para evitar la proliferacin de microorganismos.
Los elementos de proteccin personal usados en la manipulacin de documentos de archivo son:
Mascarillas con filtro para material particulado o tapa boca. Previene la exposicin de las mucosas de la
boca y nariz a los microorganismos protege la va area superior.
Protectores oculares (Monogafas).

microorganismos.
Guantes. Su Uso reduce el riesgo de contaminacin en las manos. Es importante sealar que el uso de
guantes tiene por objeto proteger no sustituir las prcticas apropiadas del control de infecciones, en
particular el lavado correcto de las manos. Los guantes deben ser de ltex, ceidos, para facilitar la
ejecucin de procedimientos. Si se rompen deben ser retirados, proceder al lavado de manos y
reemplazarlos. Los guantes para el personal de oficios varios deben ser ms resistentes; tipo industrial.
Con esta medida se previene la exposicin de los ojos a los
68
3.1.
Bata u overol. Es un protector que, asla el cuerpo y la ropa de microorganismos. En archivos debe usarse
un delantal, bata industrial u overol de poco peso, no desechable.
USO Y MANTENIMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL.
Monogafas de Seguridad.
Caractersticas de las Monogafas.

Que sean antiempaantes, con ventilacin indirecta mediante rejillas laterales.

Permitir el uso de anteojos prescritos.
Tener lentes resistentes al impacto.
Mantenimiento.

Lavar las monogafas con jabn lquido.

Secar con pauelo de papel suave, no utilizar tela o material abrasivo, no frotarlas con las manos.
No colocarlas con los lentes hacia abajo porque se pueden rayar.
Evitar los golpes.
En lo posible deben se guardadas limpias en su estuche original.
Uso de las monogafas.

Se deben usar siempre limpia.

No se deben usar fuera del puesto de trabajo.
Mascarillas o tapa-bocas.
Caractersticas de las Mascarillas o Tapa-bocas.

Es un elemento de proteccin personal y desechable, deben ser reemplazadas cada ocho das.
Protege desde el puente de la nariz, hasta el inicio del cuello.
Debe mantenerse alejada de lquidos inflamables o cidos, porque el roce con esas sustancias o la humedad
pueden deteriorar la mascarilla.
Bata u overol.
Mantenimiento y uso de la bata.

Envela a la lavandera en una bolsa.

En el lavado no la mezcle con otras prendas de uso personal.
En el proceso de desinfeccin, utilice la solucin de hipoclorito de sodio, luego lave con abundante agua
para retirar los residuos de hipoclorito que desgastan el material.
Deben permanecer cerrados o abotonados hasta el cuello.
Guantes industriales
Usuarios.
Personal de servicios generales (aseo de las reas de conservacin documental y dems reas de archivo) y en el
manejo de residuos slidos.
Mantenimiento y uso de los guantes.
Lavar con agua y jabn.
69

Cuando se trabaje con material documental contaminado sumergir durante 20 minutos en hipoclorito
(Decol o Cloros) a 5000 partes por milln.
Enjuagar y secar al aire libre.
Los elementos de proteccin personal, deben retirarse de la parte ms alejada del centro del cuerpo (distal) a la
ms cercana (proximal); en primer lugar se deben retirar, en su orden, los guantes, el tapa-bocas, las gafas
protectoras y por ltimo la bata.
4.
NORMAS DE BIOSEGURIDAD.
Definicin:
Son niveles de referencia que determinan condiciones y acciones laborales seguras que orientan y logran patrones de
comportamiento dirigidos a la prevencin y el control de los riesgos laborales. Tambin conocidos como: normas
de seguridad, o procedimientos seguros de trabajo.
Deben se fijadas en un lugar visible y en cada una de las reas de conservacin documental. Socializadas con cada
una de las personas que laboran en los archivos o que eventualmente tengan contacto con los documentos. La
norma de bioseguridad debe ser acatada por el personal de archivo que cumpla con labores de limpieza documental,
clasificacin documental, organizacin documental y personal que por su trabajo deba manipular documentos.
70
Fecha de Elaboracin: Octubre de 2006.

Universidad Nacional de Colombia. Sistema Nacional de Archivos.
reas de Conservacin Documental.
AREA O SECCION: reas de Conservacin
Documental.
NORMAS DE BIOSEGURIDAD
Solicitar un examen ocupacional actualizado que permita valorar el estado de salud del
personal antes de la asignacin de labores.
Completar el esquema de vacunacin, especialmente para ttanos, hepatitis e influenza.
Mantener el lugar de trabajo en ptimas condiciones de higiene y aseo.
Las condiciones de humedad, ventilacin y temperatura de los sitios de trabajo deben ser
confortables.
Las reas de conservacin documental no deben ser utilizadas como reas de trabajo.
No realizar consumo de alimentos slidos y lquidos en lugar de trabajo.
No es permitido fumar ni aplicarse cosmticos en los puestos de trabajo.
No es permitido utilizar saliva para pasar los folios.
Manejar cualquier documento de archivos como potencialmente contaminado.
Lavar cuidadosamente las manos con jabn lquido antes y despus de cada procedimiento.
Es necesario el uso de los elementos de proteccin personal (bata u overol, monogafas,
mascarilla y guantes de ltex), estos deben estar en buen estado sin perforaciones y roturas.
Realizar el cambio de ropa en los lugares destinados para ello.
Para el lavado de la bata, colocarla en una bolsa plstica, no mezclarla con otras prendas de
uso personal, utilizar la solucin de hipoclorito de sodio, luego lavar con abundante agua para
retirar los residuos de hipoclorito que desgastan el material.
Mantener sus elementos de proteccin personal en ptimas condiciones de aseo, en lugar
seguro y de fcil acceso.
Mantener siempre cerrado el overol o la bata de trabajo.
Los elementos de proteccin personal se deben retirar de la parte ms alejada del centro del
cuerpo (distal) a la ms cercana (proximal). En primer lugar se deben retirar, en su orden,
los guantes, el tapabocas, las gafas protectoras y por ltimo la bata.
Abstenerse de tocar con las manos enguantadas cualquier parte de su cuerpo, y manipular
cualquier objeto diferente a los requeridos durante el procedimiento.
Evitar deambular con los elementos de proteccin personal por fuera de su rea de trabajo.
Si se presenta una herida por pequea sea, cubrirla con curitas o espadrapo y reportarla a
su jefe inmediato.
Manejar con estricta precaucin los elementos corto-punzantes como ganchos y
legajadores.
Lavar las mucosas nasales con suero fisiolgico diariamente.
71
BIBLIOGRAFIA
INSTITUTO DE
SEGUROS SOCIALES, Administradora de Riesgos Profesionales. Manual de
bioseguridad programa de vigilancia epidemiolgico para factores de riesgo biolgico en personal de

salud.
ARCHIVO DISTRITAL DE BOGOTA. Luz Marina Villalba. Protocolo de limpieza para archivos.
CLINICA DEL BOSQUE. Comit de Vigilancia Epidemiolgico Divisin de Talento Humano. Manual de
Normas y Procedimientos de Bioseguridad.
www. minsalud.gov.co
72
ANEXO 4
LISTADO NORMATIVIDAD Y OTRAS FUENTES

[SEDE]
[PERODO]
Elaborado por:
Coordinado por:
NORMA O
FUENTE
No DE LA
NORMA
FECHA DE
EXPEDICIN
ORGANO QUE
EXPIDE O
AUTOR
PUBLICADO
EN
No. DE LA
FECHA DE
PUBLICACIN PUBLICACIN
73
PAGINA
CONTENIDO
DEPENDENCIA
ANEXO 5
CUADROS DE CLASIFICACIN
SEDE
PERIODO
Direccin:
Elaborado por:
Fecha de Elaboracin:
FONDO
SECCIN
SUBSECCIN 1
SUSECCIN 2
74
SUSECCIN 3
ASUNTO
ANEXO 6
FORMATO DE INVENTARIO PARA ARCHIVOS ACUMULADOS SIN ORGANIZAR
(Datos para la programacin de la elaboracin de las TVD)
Sede _____________________
Lugar:
Fechas extremas:
No.
de
orden
Oficina Productora
Elaborado por:
Serie/Asunto
Fechas extremas de la serie
Inicial
75
Final
Longitud de la
serie en metros
Observaciones
ANEXO 7
Tablas de Valoracin Documental

SEDE]
[PERODO]
OFICINA PRODUCTORA:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA DE ELABORACION:
RETENCION
ASUNTO O SERIE
ARCHIVO
CENTRAL
Firmas de Aprobacin: Presidente del Comit: _______________________

Acta No. : _____________ Fecha:______________________
CONVENCIONES: CT: Conservacin Total. M: Microfilmacin. E: Eliminacin.
HOJA
DISPOSICIN
FINAL
CT
PROCEDIMIENTOS
S
Secretario del Comit:________________________
S: Seleccin.
76
DE
ANEXO 8
FORMATO PARA MARCACIN DE CAJAS
1
DEPENDENCIA
OFICINA PRODUCTORA
CONTENIDO DOCUMENTAL
FECHAS
INICIAL
No. DE CAJA
No. DE CARPETAS EN LA CAJA
OBSERVACIONES
77
FINAL
ANEXO 9
INVENTARIO DOCUMENTAL: TRANSFERENCIA___ TRASLADO___ ELIMINACIN___ CONSERVACIN _X_
Oficina Productora:
Oficina que Conserva:
Fechas Extremas:
AO
REGISTRO DE ENTRADA
MES
DIA
N.T.
N.T. = NUMERO DE TRANSFERENCIA

FECHAS EXTREMAS
UNIDAD DE CONSERVACIN
SERIE SUBSERIE o ASUNTO
No. DE
ORDEN
INICIAL
SOPORTES:
FRECUENCIA DE CONSULTA: Diaria___ Semanal___ Mensual___
Espordica___ No se consulta _X_
Elaborado por:_______________________________
78
FINAL
No. CAJA
No.
CARPETA
OTRO
No. FOLIOS
POR CARPETA
OBSERVACIONES

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