Diagrama de flujo de operaciones

Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un proceso. Cada

paso del proceso es representado por un smbolo diferente que contiene una
breve descripcin de la etapa de proceso. Los smbolos grficos del flujo del
proceso estn unidos entre s con flechas que indican la direccin de flujo
del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripcin visual de las actividades

implicadas en un proceso mostrando la relacin secuencial ente ellas,
facilitando la rpida comprensin de cada actividad y su relacin con las
dems, el flujo de la informacin y los materiales, las ramas en el proceso,
la existencia de bucles repetitivos, el nmero de pasos del proceso, las
operaciones de interdepartamentales Facilita tambin la seleccin de
indicadores de proceso

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Flujograma de procedimiento
Definicion:

Un diagrama de flujo o flujograma emplea simbolos y figuras para representar una etapa o un
proceso. Se usa en varias materias como la progra industriales. Se utilizan smbolos con
significados bien definidos que representan los pasos de un algoritmo, y representan el flujo de
ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de trmino las
flechas tienen que ser verticales u horizontales.
los diagramas de flujo es la representacion grafica de los algoritmos, que se llevan a cabo para
realizar un deteminado proposito.
Desarrollo del Diagrama de Flujo
Para elaborar un diagrama de flujo se suguieren los siguientes pasos
*Identificar a los participantes o el dueo del algoritmo o proceso a desarrollar.
Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o
responsables del algoritmo o proceso para poder desarrollarlo cmo se desea

* Concluir que se espera obtener del diagrama de flujo es decir el resultado.

* Identificar quin lo emplear, cmo y que resolvera.

* Establecer el nivel de detalle requerido puede ser muy finito o poco expresado.
* Determinar los lmites del proceso o tema que se va a tratar.
Caracteristicas:
Un diagrama de flujo siempre empieza con un inicio y un fin aunque dentro de los mismos
puede haber otro inicio y otro fin de una subetapa. Las siguientes son acciones previas a la
realizacin del diagrama de flujo: Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama
de flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables
del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quin lo emplear y cmo.
Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los lmites del proceso a describir.
para construir un diagrama de flujo se siguen los siguientes pasos : Establecer el alcance del
proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama.
Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso
siguiente. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el
proceso a describir y su orden cronolgico. Si el nivel de detalle definido incluye actividades
menores, listarlas tambin. Identificar y listar los puntos de decisin. Construir el diagrama
respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. Asignar un
ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido

Manual de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya
el quehacer cotidiano de las diferentes reas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto
las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las
funciones generales de la empresa. Adems, con los manuales puede
hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades
anteriormente programadas en orden lgico y en un
tiempo definido.
,.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial
de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de
efectuar un trabajo dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.
Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del
personal, la determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos
materiales, tecnolgicos y financieros, la aplicacin de mtodos de trabajo y
de control para lograr un eficiente y
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a.
Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.
b.
Auxilian en la induccin al puesto.
c.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d.
Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
e.
Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
f.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se
siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
g.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un
flujo eficiente de la informacin.
h.
Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.
i.
Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
j.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,
omisiones y desempeos de los empleados involucrados en un determinado
procedimiento.
k.
Son guas del trabajo a ejecutar.
Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.
Elaboracin
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes
pasos:
Definir el contenido:

Introduccin.

Objetivos.

reas de aplicacin.

Responsables.

Polticas.

Descripcin de las operaciones.

Formatos.

Diagramas de flujo.

Terminologa.
Recopilacin de informacin.
Estudio preliminar de las reas.
Elaboracin de inventario de procedimientos.
Integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Graficar los procedimientos.
Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los
procedimientos.

Las fuentes de informacin ms comunes son:

Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los mtodos para compilar la informacin son:

Encuestas.
Investigacin documental.
Observacin directa.
Recomendaciones generales de presentacin

La presentacin es muy importante, para lo cual hay que considerar:

a.
Logotipo.
b.
Nombre de la empresa.
c.
Lugar y fecha de elaboracin.
d.
Responsables de la revisin y autorizacin.
e.
ndice con la relacin de captulos que forman el manual.
f.
Cartula, portada, ndice general, introduccin, parte sustancial del
manual, diagramas y anexos.
g.
Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisin y
actualizacin en tamao carta u oficio.
h.
Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.
i.
Utilizar separadores de divisiones para los captulos y secciones del
manual.
Revisin, aprobacin, distribucin e implantacin
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
informacin est completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.
El responsable de cada rea de la empresa debe aprobar el contenido para
su impresin, difusin y distribucin con los ejecutivos y empleados que
deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal
encargado de realizar las actividades.
Actualizacin
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados.
mediante revisiones peridicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de
la operacin.