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Instructivo de Registro y Seguimiento de Proyectos

ROMAS DIT CP

Coordinacin de Sistemas de Informacin Setiembre 2015

HISTORIAL DE REVISIONES
tem

01

Fecha

10/09/2015

Versin

Equipo

Autor

Descripcin

Responsable de
revisin y/o
aprobacin

1.0.0

Coordinacin de
Sistemas de
Informacin

Ricardo
Francisco
Agreda
Jaramillo

Creacin del
Documento

Ricardo
Francisco Agreda
Jaramillo

Contenido
Propsito ............................................................................................................................................................. 4
Alcance ................................................................................................................................................................ 4
Procedimiento..................................................................................................................................................... 4
Sistema de Gestin de Proyectos ....................................................................................................................... 5
Acceso al SGP ...................................................................................................................................................... 5
Registro de Proyecto: ......................................................................................................................................... 5
Metas del Proyecto ............................................................................................................................................. 9
Asignacin de Funcin a Usuarios .................................................................................................................... 10
Informes de Seguimiento ......................................................................................................................... 14
Informes de Agente .......................................................................................................................................... 15
Transferencia de Proyectos. ............................................................................................................................. 23

Propsito: Este instructivo describe los pasos necesarios para el registro, asignacin de agentes, cambios de
estado y seguimiento de los proyectos ROMAS DIT CP en el Sistema de Gestin de Proyectos.

Alcance: Est dirigido a los Supervisores Tcnico y de Capacitacin de Proyectos ROMAS DIT y al personal
de la UT que gestione informacin de estos proyectos.

Procedimiento: El procedimiento para la administracin de Proyectos ROMAS DIT y su informacin se


encuentra en el documento Ejecucin y Liquidacin de las Actividades de Reposicin, Operacin y
Mantenimiento de Sistemas de Agua y Saneamiento Decreto de Urgencia N 004-2014 remitido por la UIFOE.

Sistema de Gestin de Proyectos


Es el sistema central de administracin de proyectos de FONCODES, donde se ha hecho la configuracin y
modificaciones necesarias para la gestin de la informacin de los proyectos ROMAS DIT CP.

Acceso al SGP
Para acceder al SGP es necesario haber sido registrado como usuario del mismo, con una funcin especfica.
En caso de que no tenga una cuenta de acceso al Sistema comunquese con la Coordinacin de Sistemas de
Informacin.

Una vez que se ingresen las credenciales respectivas, dar click en Aceptar.
Aparecer la ventana principal del Sistema. Ir al men principal, opcin:

O directamente al icono

Registro de Proyecto:
Se mostrar la ventana de bsqueda y registro de proyectos.

Click en el cono

, para registrar un nuevo proyecto.

En este caso, se debe elegir el tipo de proyecto ROMAS DIT CP (66). Al elegir este tipo de proyecto, la plantilla
es precargada con data por defecto (Prefijo del nombre, Tipo de Presentacin, Lnea de Inversin, Lnea Sub
Especfica y Solicitante).

Obsrvese que el nombre del proyecto muestra ahora un prefijo, correspondiente al tipo, pero en la parte
final no indica el nombre de la localidad.
Seguidamente, seleccionar la ubicacin geogrfica, dando click en el botn:

Importante: dado que este tipo de proyectos ha sido circunscrito a un determinado mbito, aparecer la
ventana de Distritos Focalizados, donde se podrn elegir solamente las ubicaciones geogrficas que se
encuentran comprendidas en esta focalizacin.
Se ha adecuado esta informacin de distritos para que las UT que son Sedes NED puedan registrar los
proyectos correspondientes a todo el mbito del NED y luego transfieran los proyectos a ser supervisados por
otra UT a la Unidad respectiva, a travs del SGP.

Luego de elegir hasta centro poblado, dar click en Aceptar.

Como se observa, al volver a la ventana de Ingreso de un nuevo Proyecto, la ubicacin geogrfica se muestra
en los campos correspondientes, habindose actualizado tambin la Localidad, con el nombre del centro
poblado elegido. Igualmente, el nombre de centro poblado se ha aadido a la parte final del nombre del
proyecto.
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No obstante, si el nombre de Localidad no es exacto o difiere del real, se puede editar este campo, reflejndose
luego este cambio en el nombre tambin. Solo hay que modificar el nombre de la Localidad y pasar a otro
campo (con Tab o mouse).
Por otra parte, el campo Nombre es tambin editable, por si es necesario agregar ms texto.

Una vez registrado esto, dar click en el botn Grabar para guardar el proyecto.

Obsrvese que los campos Monto a Financiar por FONCODES, Fecha de Acta de Asamblea NE, N de Asistentes,
son grabados en blanco y no son editables, por no corresponder a este tipo de proyecto. No obstante, en el
caso del campo Descripcin, el registro es opcional.

Metas del Proyecto


Para registrar las metas, en la ventana de bsqueda y registro de proyectos elegir, una vez seleccionado el
proyecto al cual desea agregar metas, el icono:
Se abrir la ventana de registro de Metas, la cual mostrar las mismas ya registradas o un mensaje, de no
existir meta alguna.

Proceder a registrar la Meta, eligiendo el tipo del desplegable que se muestra.

En este caso, la nica meta disponible es Hogares Atendidos. Ingresar el valor de la Meta Programada, el cual
ser validado por el rango que aparece a la derecha.

Finalmente, click en Grabar.

Asignacin de Funcin a Usuarios


A fin de poder relacionar proyectos a determinados usuarios del Sistema, para determinada funcin
(Supervisores o Agentes Externos), es necesario primero tener registrados a estos usuarios en el SGP y
haberles asignado funciones especficas.
Para ello, en el men principal ir a la opcin:

O al cono del men principal:


Se abrir la ventana de Cartera de Agentes:

Click en el botn Agente de Proyecto, para encontrar al agente que se est buscando. Se presentar la ventana
de bsqueda de personal.

Donde se ingresa alguno de los argumentos de bsqueda (DNI, Apellidos, Nombres) y se pulsa Buscar o tecla
Enter. Se mostrar la lista de personas segn el filtro hecho. Una vez seleccionada la persona, dar click en
Aceptar.

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El aplicativo regresar a la ventana anterior y mostrar la data del usuario seleccionado, con las funciones
asignadas por tipo de proyecto que tuviera.

Para asignar una nueva funcin, hacer un registro nuevo, haciendo click en el icono

Aparece la ventana Cartera de Agentes, donde se podr asignar la funcin requerida al usuario indicado:

En el desplegable Funcin, buscar y elegir el tipo de Agente indicado dentro del Tipo de Proyecto ROMAS, por
ejemplo Supervisor Tcnico UT ROMAS DIT. Click en Grabar.
Seguidamente, volver a la ventana de asignaciones donde aparecer la nueva funcin.

Obsrvese que una persona puede tener ms de una funcin asignada.

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Una vez que se registran las funciones, se puede asignar los proyectos a un determinado agente.
Para ello, volver a la ventana de Registro de Proyectos y recuperar el listado de los proyectos correspondientes,
usando los filtros de la parte superior de la ventana (por ejemplo, los proyectos de la UT, del ao 2015) y
dando click en Buscar:

Seleccionar el proyecto y dar click en la opcin Asignacin de Agentes. Icono


Asignacin de Agentes.

. Aparecer la ventana de

En esta ventana dar click en Asignar:


Aparece la ventana Datos del Agente:

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Luego de elegir la Funcin, debe elegir a la persona a asignar, dando click en Seleccionar. Aparecer la ventana
Bsqueda General de Agentes, donde puede buscar a la persona que desea asignar al proyecto, llenado
alguno de los parmetros de bsqueda y dando click en el botn Buscar:

Luego, seleccionar a la persona y dar click en Aceptar.


Se regresa a la pantalla Datos del Agente. Se observa que ya aparece el nombre de la persona elegida.

Para terminar, click en Grabar.


Al volver a la ventana Asignacin de Agentes, aparecer el registro del agente asignado.
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Con lo que ya se pueden hacer informes de seguimiento al proyecto.

Informes de Seguimiento
Para ello, con el proyecto seleccionado, dar click en el cono

del men de la izquierda:

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Se abre la ventana Informe de Seguimiento, donde se pueden registrar una Observacin o Recomendacin.
Igualmente, el estado y subestado del proyecto pueden ser cambiados a travs de este informe, de
corresponder el cambio. Para los proyectos ROMAS DIT solo se cambia el estado, dejando el subestado en
blanco. Si este campo no es cambiado, el proyecto permanece con el estado que tiene.

Informes de Agente
Para presentar Informes de este tipo, es necesario:
1.
2.
3.
4.
5.

Generar una Solicitud.


Generar un Contrato para esa Solicitud (previa asignacin de Ganador)
Registrar los informes programados
Registrar los informes presentados
Registrar el pago de los informes presentados

1) Para generar una Solicitud, ir a la opcin:

Para recuperar los contratos de un proyecto en particular se ingresan los datos del proyecto en la seccin
Expediente:

Se recuperan las solicitudes y contratos del proyecto buscado, de existir.

Para generar un nueva Solicitud, click en el botn


Se debe ingresar el nmero de expediente, para recuperar el nombre del proyecto, elegir el tipo de agente
del desplegable del campo y registrar el importe solicitado y la duracin. Se puede tambin cambiar el
texto del Servicio, Resumen y Referencia. El campo Observacin es opcional.
IMPORTANTE: en el caso de los proyectos ROMAS DIT, la Modalidad debe ser siempre Ncleo Ejecutor,
lo cual indica que el pago est a cargo del Ncleo y no va a ser asumido por FONCODES.

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Una vez completados los datos, click en Grabar.

Al cerrar la ventana se vuelve a la anterior, donde aparece el registro hecho (Obsrvese el estado Solicitud
Registrada).

2) Seguidamente, debe asignar al ganador en la opcin de Seleccin de Postulantes:

Para ello, debe dar click al botn Adicionar (aparecer la ventana Bsqueda General de Agentes donde se
podr elegir a la persona). Una vez elegida la persona, dar click en el botn Indique el GANADOR!!!. Hecho
esto, click en Grabar.

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3) Una vez asignado el ganador, es factible Generar Contrato, para ello, click en el cono del men de la

derecha:

Se ingresa la fecha de firma del Contrato. La Observacin es opcional.


Click en el botn Grabar, para generar el Contrato.

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Obsrvese el nmero de Contrato generado y mensaje de confirmacin.


Al regresar a la ventana Lista de Solicitudes de Servicio, dar click en botn Procesar, para refrescar la vista
de informacin. El estado de la Solicitud ha debido cambiar a Contrato Aprobado.
De haber algn error en la generacin del Contrato, se puede anular ste, para generar uno nuevo, dando
click en el cono:

4) Para registrar la programacin de informes, dar click en el cono

La descripcin de los informes puede ser cambiada. El tipo de informe se elige del desplegable del
campo. Las fechas, % de avance, monto, duracin, periodo y nmero de visitas programadas son datos
obligatorios. En este caso, aparecen dos informes precargados por defecto, por haber sido
previamente configurados, aunque pueden ser modificados o remplazados por informes definidos
manualmente.
Para aadir o eliminar informes, dar click a los botones respectivos. El botn Anexos no se utiliza para
proyectos ROMAS DIT. Una vez terminado el registro, dar click en el botn Grabar.

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5) Posteriormente, ser necesario registrar los Informes Presentados, basndose en los informes
programados. Para ello, dar click en el cono:

Aparece la ventana de Informes Presentados. Click en el botn Aadir para agregar un informe.

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Registrar los datos de Informes (del desplegable), % Avance Ejecutado, Fechas, Comentarios,
Recomendacin y Observacin (de corresponder). El estado del proyecto puede ser cambiado en un
informe de este tipo, pero no es obligatorio. Para el caso de los agentes de los proyectos ROMAS DIT,
no se usa esta interfaz para el cambio de estado, lo cual corresponde a los Supervisores, a travs de
un informe de seguimiento.
6) Luego de presentar el informe, es posible registrar el pago del mismo.
Para ello, con el informe a pagar seleccionado, dar click en el botn Pagar Informe, en la ventana
Informes Presentados.

Aparece la ventana Pago de Informes, donde se deben llenar los datos Fecha Emisin, Comprobante,
Fecha Comprobante Suspensin, Suspensin y marcar el check de Suspender Renta? Luego, dar click
en el botn 1. Calcular Importes.

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Una vez calculados y revisados los importes, se puede 2. Autorizar el Pago.

Click en S.

Click en S. Ntese que indica que el pago es hecho por el Ncleo Ejecutor (NED) en este caso, lo que
quiere decir que no se generar desembolso a pagar por FONCODES. Es un registro de los gastos del
NED en este rubro, por proyecto y agente.

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Obsrvese que el estado del Informes ahora es Pago NE y que el botn 2. Autorizar el Pago se
encuentra desactivado.
Aqu es factible Anular el Pago para lo cual puede dar click en el botn respectivo y confirmar.
Igualmente, se puede ver la 3. Hoja de Liquidacin, para una posible impresin o verificacin de lo
procesado.

Hasta aqu, termina el registro de proyectos, agentes, informes y seguimiento de los Proyectos ROMAS DIT.

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Transferencia de Proyectos.
Los proyectos registrados en una Unidad Territorial que van a ser gestionados por otra deben ser transferidos
a la UT destino mediante la siguiente opcin:

Se muestra la ventana de Proyectos Transferidos:

Para agregar uno a transferir, click en el botn:

Se filtran los proyectos a transferir y se presiona el botn Continuar

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En esta ventana se llenan los datos Fecha Traspaso, Zonal Destino y Motivo Traspaso. Aparecer el mensaje:
Se ha registrado la Transferencia del Proyecto, con lo que se confirma el traspaso del proyecto a otra UT.
Esto significa que el proyecto transferido, en adelante, mantendr transmisin de datos Sede Central-UT
Destino y ser accesible solo para esta UT Destino.

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