CONTROL DE DOCUMENTOS

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GC-P-01

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1. OBJETIVO
Este procedimiento define los parmetros necesarios para controlar los
documentos del sistema de gestin de calidad de SISTELEN S.A.S. en lo
relacionado con su elaboracin, revisin, aprobacin, modificacin y
anulacin.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos internos y externos de la organizacin,
relacionados con el Sistema de gestin de la calidad e involucra a todos los
procesos.
3. ELABORACION DE DOCUMENTOS
Para la elaboracin y control de cualquier tipo de documento se deben tener
en cuenta los siguientes requisitos:
Encabezado: Contienen el logo de la organizacin, titulo de documento,
cdigo, paginacin y versin.
Codificacin: Se realiza con base a las siguientes tablas:
TIPO DE
USO
DOCUMENTO
Procedimiento Describe el mtodo de ejecucin o
pasos a seguir para realizar una
actividad o un proceso
Instructivo
Explicacin detallada, especificaciones
o paso a paso de un proceso o producto
Formato
Documento para registrar los resultados
de actividades realizadas
Anexo
Complemento que especfica o amplia
una informacin.
DEPARTAMENTO
Produccin
Control calidad
Mantenimiento
Metrologia
Compras
Ventas
Gestin de calidad
Gestin humana
Almacn
Despacho

CODIGO
PR
CA
MA
CO
VE
GC
GH
AL
DE

CODIGO
P
I
F
A

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3.1.2 Consecutivo: Se asigna un nmero de acuerdo al orden y a la

cantidad de documentos que tenga el departamento responsable.
3.1.3 Orden de Codificacin:
1
Departament
o

2
Tipo de documento

3
Consecutivo

Ej.: GC-F-01
Nota: Para la codificacin del manual de calidad de la organizacin, se emplea
el cdigo MC seguido por un nmero consecutivo, de acuerdo a la cantidad de
secciones que presente.
Pie de pgina: Se muestra nicamente en la ltima pgina del documento y
contiene los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin con sus
respectivos cargos y fechas; el orden utilizado por los documentos internos es:
Da /Mes/ Ao.
4. NECESIDADES DE DOCUMENTACION
Cualquier proceso puede optar por la creacin, modificacin o anulacin de
un documento. Una vez elaborado el respectivo borrador por el personal del
departamento interesado, se entrega al departamento de Gestin de calidad
para la verificacin de los aspectos relacionados con su estructura y
presentacin de acuerdo a los requisitos establecidos. Para todos los casos
debe remitirse al departamento de Gestin de Calidad quien diligencia, para
los cambios de versin, el formato Elaboracin, modificacin o anulacin de
documentos, CDIGO GC-F-01, el cual debe ser diligenciado en su
totalidad. Se permite la socializacin, uso y vinculacin del documento al
listado maestro de documentos del sistema de gestin de la calidad,
nicamente cuando se evidencia su aprobacin mediante la firma registrada
en el formato GC-F-01 por parte del responsable del proceso al cual
pertenece el documento.
Nota: Los instructivos requeridos para la fabricacin del producto, son
elaborados por el departamento de Calidad, estos no requieren codificacin,
para su control se utiliza la fecha de actualizacin, la cual se relaciona en el
listado de instructivos del producto cdigo CA-F-11.

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5. REVISION Y APROBACIN
La revisin de todos los documentos del sistema de Gestin de Calidad la
realiza el departamento de Gestin de Calidad, con el fin de garantizar que
cumpla con los procedimientos y con la norma ISO 9001:2008.
Para la aprobacin de los documentos se tiene en cuenta los siguientes
criterios:
- Los procedimientos son elaborados por el responsable de cada proceso y
aprobados por el representante de la direccin.
- Los instructivos y anexos son elaborados y aprobados por los
responsables de los procesos que tienen relacin directa con el
documento.
- Los documentos que hacen parte del direccionamiento estratgico, red de
procesos, poltica de calidad, objetivos de calidad, manual de calidad y
organigrama, son aprobados por el Gerente General o Representante de la
direccin.
Notas:
1. Si el documento requiere correccin se entrega a los responsables de
su elaboracin
para su ajuste. Una vez corregidos se repite el
procedimiento de Revisin y probacin. La revisin y aprobacin aplica
para creacin, modificacin y anulacin de documentos.
2. Cada departamento es responsable de revisar y adecuar los documentos
relacionados con el sistema de gestin de la calidad, para garantizar su
mejora y funcionalidad, cualquier cambio requerido debe ser informado al
departamento de Gestin de la Calidad.
6. DISTRIBUCION Y CONSULTA DE DOCUMENTOS
Aprobado el documento, el departamento de gestin de calidad es el
encargado de incluirlo y actualizar el listado maestro de documentos, cdigo
GC-F-03, en el cual se relacionan los departamentos que reciben copia
fsica del mismo, identificando cada una de sus pginas con el sello de
documento controlado.
Para la difusin de los documentos, ya sea por creacin, modificacin o
anulacin se puede hacer por medio verbal o escrito con las personas
involucradas en la aplicacin del documento.
7. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
Cada departamento que utilice copia fsica de documentos es responsable
de eliminar documentos obsoletos y conservar las versiones actuales de
acuerdo al listado maestro de documentos. Cuando sea necesaria la
conservacin de documentos obsoletos, se deben almacenar de forma
independiente a los dems documentos actuales del Sistema de gestin de
calidad.

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En los procedimientos se debe relacionar en la tabla Relacin de Cambios,

como mnimo las dos ltimas modificaciones realizadas, resumiendo
brevemente el cambio.
Los documentos del sistema de Gestin de Calidad, slo pueden ser
modificados desde el computador del departamento de Gestin de Calidad,
los dems departamentos slo tienen acceso de lectura sin posibilidad de
modificacin.
Cuando se anula un documento, se excluye del listado maestro y se retiran
y destruyen las copias fsicas que se tengan de este documento.
Para el caso de modificacin se sigue el procedimiento de revisin,
aprobacin y distribucin.
8.

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Una vez definidos por cada departamento los documentos de origen

externo relacionados con el Sistema de gestin de calidad, son incluidos en
el listado maestro de documentos por el departamento de gestin de
calidad, quien a su vez consultara con los responsables de los documentos
o en los sitios pertinentes su actualizacin a intervalos planificados.
Nota. Los planos suministrados por los clientes son controlados en el
sistema de gestin de calidad, por medio de un listado teniendo en cuenta
su fecha de actualizacin.
TIPO
Registro
Registro

TITULO
Elaboracin, modificacin o anulacin
de documentos
Listado maestro de documentos

9. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CODIGO
GC-F-01
GC-F-03

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10. RELACION DE CAMBIOS

VERSION
ANTERIOR

DESCRIPCION DEL
CAMBIO
ELABORO
REVISO
-Se remplaza el logo
NOMBRE: Vanessa Mrquez A
NOMBRE: Ricardo Marn
por
CARGO: Coord. De gestinSistelen
de CARGO: S.A.
Rep de la Direccin
la Calidad
3
Sistelen
FECHA:
S.A.S.
08/08/2016
y los
FECHA: 08/08/2016
cargos de jefe por
FIRMA:
FIRMA:
director.
Se agrega la columna
4
uso en el tem 3 y la
nota en el tem 4
Se agrega restriccin
para
el
uso
de
5
documentos
aprobados (ITEM 4)

FECHA DE
APROBACION

APROBO
NOMBRE: Ricardo Marn
CARGO: Rep de la Direccin
FECHA:
17-08-2011
08/08/2016
FIRMA:

08-05-2012

08/08/2016