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Tecnología de la Información II Ing. Juan Portillo C

Actualizado octubre/2009.

Universidad Central de Venezuela Escuela de Administración y Contaduría

Esquema para el desarrollo del trabajo de diseño de un sistema de información

Fase II: Conociendo el sistema actual

II.1 Objetivo del sistema actual:

El objetivo de este punto es el de identificar el objetivo general sobre el cual está concebido y opera el actual sistema, así como los objetivos particulares de este.

II.2 Identificación y definición de los procesos realizados por el sistema actual:

El objetivo de este punto es el de identificar, definir y describir detalladamente que procesos son realizados en el actual sistema. Debe indicarse cual es el objetivo de cada proceso y el área de la organización en la cual opera, que y como se realiza cada proceso, que documentos son empleados, que documentos y transacciones son almacenadas (archivadas), que resultados produce cada proceso.

II.3 Elaboración del diagrama de flujo de datos (DFD) de los procesos del sistema actual:

El objetivo de este punto es el de elaborar cada uno de los DFD para los procesos descritos en el apartado anterior. Se empleará de forma obligatoria la metodología de Gane y Sarson.

II.4 Análisis de los procesos del sistema actual:

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El objetivo de este punto es analizar cada uno de los procesos que han descrito en el punto anterior, con la finalidad de encontrar fortalezas y debilidades de estos. Este análisis debe realizarse para cada uno de los procesos descritos.

Fase III: Definición de requerimientos del nuevo sistema

III.1 Objetivo del sistema propuesto:

El objetivo de este punto es el de identificar el objetivo general que tendrá el nuevo sistema, y los objetivos particulares de este. Debe indicarse que se espera que el nuevo sistema sea capaz de realizar.

III.2 Definición de los procesos que soportará el nuevo sistema:

El objetivo de este punto es el de identificar y definir que procesos serán realizados en el nuevo sistema (no describirlos). Debe indicarse cual es el objetivo de cada proceso, el área de la organización en la cual operaran, quien lo realiza, que resultados se producen. Recuerde que el DFD del nuevo sistema en la fase IV, se basará en estas definiciones.

III.3 Definición de las tablas que conformarán la base de datos del nuevo sistema:

El objetivo de este punto es el de identificar y definir (no describir) cuales tablas (archivos) serán empleadas por el nuevo sistema, que datos (no cuales) se espera almacenar y que objetivo se persigue al guardar estos datos. Apóyese en el DFD del sistema actual para encontrar las primeras tablas (archivos), recuerde que los datos usados por el sistema actual tienen que ser usados en su mayor parte por el nuevo sistema. Agregue todas las otras tablas que piense serán necesarias para el funcionamiento del nuevo sistema. No olvide considerar las tablas que contendrán los códigos como sucursales, vendedores, productos, ciudades, usuarios y todo dato por el cual espera obtener información. Para solicitar información basado en algún dato cualquiera del sistema es ideal que este sea codificado de manera previa y por consecuencia si está codificado debe estar almacenado en alguna tabla (archivo) .

Ejemplo A.

Clientes: esta tabla tiene por objeto contener los datos que identifican a cada uno de los clientes con los cuales nuestra organización realizará transacciones de

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venta. Con la finalidad de dar cumplimiento a las normas de retención de ISLR e IVA la definición de los datos de los clientes debe contener los datos relacionados con estas normas.

Ciudades: Esta tabla tiene por objeto contener la definición de cada una de las sucursales que conforman nuestra organización, para de esta manera poder obtener estadísticas por estos valores.

III.4 Definición de los reportes que producirá el nuevo sistema:

El objetivo de este punto es el de identificar y definir (no describir) cada uno de los

reportes que el nuevo sistema producirá, los reportes que hoy en día el sistema

actual está produciendo muy probablemente también deberán ser usados en el nuevo sistema, no los olvide.

Ejemplo B.

Clientes morosos: el objeto de este reporte es el de mostrar cual es el estado de

los clientes que tienen facturas vencidas. Se mostrarán las facturas y sus montos,

a efecto de que los gerentes de sucursales y de ventas puedan realizar las gestiones pertinentes de cobranza y venta.

Fase IV: Diseño detallado del sistema propuesto

IV.1 Diseño detallado de reportes:

El objetivo de este punto es el de elaborar el diseño de cada uno de los reportes

que fueros definidos en la fase III. Para esto debe elaborarse un diagrama que muestre como se verá el reporte impreso, debe definir (a continuación de cada reporte) cada una de las columnas mostradas en el reporte. Por ejemplo tenemos el reporte de clientes activos:

Clientes Activos al 31/10/2005

Código

Cédula/RIF

Nombre del cliente

Fecha Ingreso

000123

V-00023456 María Rodríguez

10/05/1997

123654

J-000000011Inversiones Principal

11/02/2000

Total clientes:

6.345

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IV.2 Diseño detallado de procesos de captura de datos:

El objetivo de este punto es el de elaborar el diseño de cada una de las formas mediante las cuales el usuario alimentara los datos necesarios de cada uno de los procesos que fueron definidos en la fase III. Para esto debe elaborarse un diagrama que muestre como se verá la pantalla. Por ejemplo tenemos el proceso de ingreso de nuevos clientes:

Actualización de Clientes

Código: Cédula/RIF: Nombre: Dirección: Ciudad: E-mail: Salvar Cancelar
Código:
Cédula/RIF:
Nombre:
Dirección:
Ciudad:
E-mail:
Salvar
Cancelar

IV.3 Diseño detallado de entidades de datos (Tablas/Archivo) que componen la base de datos:

El objetivo de este punto es el de elaborar el diseño de cada una de las tablas que fueros definidas en la fase III. Para esto debe elaborarse una lista que muestre cual será la estructura de la tabla. Por ejemplo tenemos la tabla de clientes:

Tabla de Clientes:

Código del cliente Cédula o RIF del cliente Nombre del cliente Dirección del cliente

Código de la ciudad en donde reside el cliente alfabético de 6 posiciones

alfabético 20 posiciones alfabético de 12 posiciones alfabético de 50 posiciones alfabético de 50 posiciones

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Debe describir cada uno de los campos que están contenidos en cada tabla. Revise cuidadosamente el DFD de la fase IV, con el fin de no olvidar ningún archivo. Observe que la ciudad corresponde a un código el cual debe estar contenido un una tabla de códigos de ciudades.

IV.4 Descripción de cada uno de los procesos que soportará el sistema:

El objetivo de este punto es el de describir con el mayor detalle posible cada uno de los procesos que fueron definidos en la fase III. La descripción debe contener además de las acciones realizadas las personas que intervienen así como los documentos y archivos usados.

IV.5 DFD del sistema propuesto:

El objetivo de este punto es el de elaborar un modelo gráfico de los procesos que serán realizados en el nuevo sistema, utilizando la metodología de Chris Gane & Trish Sarson.

IV.6 Diseño de las planillas para recolección de datos:

El objetivo de este punto es el de elaborar y describir cada una de las planillas o formatos que se emplearan en los procesos que conforman el sistema.

Reglas generales de actuación:

Deben haberse presentado ocho o más revisiones parciales. Por cada dos inasistencias a las revisiones parciales se tendrá un punto menos sobre la nota final del trabajo. No se permite ninguna fotocopia en el trabajo. No debe desperdiciarse papel. Las reglas metodológicas para la elaboración del trabajo corren por cuenta del los estudiantes.