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MANUAL

de
USUARIO
Control de tiempos taller
P
Puueebbllaa,, JJuulliioo ddee 22000099

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Manual de Usuario de Control de tiempos taller.


1

INTRODUCCIN.......................................................................................................................................................... 3

OBJETIVOS FUNCIONALES ..................................................................................................................................... 3

SIMBOLOGA DEL SISTEMA. .................................................................................................................................. 4

FUNCIONES OFERATIVAS ....................................................................................................................................... 5


4.1
4.2

4.3

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ......................................................................................................................... 15


5.1
5.2

PANTALLA DE ACCESSO A LA FIRMA DEL TRABAJADOR ........................................................................ 5


INICIO O REINICIO DE LA OS............................................................................................................................. 8
4.2.1 INICIAR UNA OS......................................................................................................................................... 9
4.2.2 REINICIAR UNA OS................................................................................................................................... 10
PARO TEMPORAL O TERMINACION DEL A OS ................................................................................................ 12
4.3.1 PARO TEMPORAL ..................................................................................................................................... 12
4.3.2 TERMINACION DE LA OS ........................................................................................................................ 14

BITACORA DE PAROS TEMPORALES ............................................................................................................ 18


GENERACION DEL REPORTE .......................................................................................................................... 23
5.2.1 CONTENIDO DEL REPORTE ................................................................................................................... 26
5.2.1.1 REPORTE CON DETALLE............................................................................................................. 26
5.2.1.2 REPORTE SIN DETALLE............................................................................................................... 28

REGLAS DE LA FUNCIONALIDAD ....................................................................................................................... 28

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Introduccin

La finalidad de este manual es orientar al usuario de gDS respecto a la nueva funcionalidad del
sistema. Dicha funcionalidad consiste en llevar un control de tiempos productivos de los mecnicos
realizando la reparacin de las ordenes de servicio asignadas y comparndolo contra el tiempo
estimado segn el catlogo de posiciones de trabajo.
Este control de tiempos se realizar mediante la firma del trabajador con su huella digital o bien de
acuerdo al nmero de control e introduciendo su clave.

Objetivos funcionales

Los objetivos funcionales son:

Funcionalidad:

Detectar las diferencias entre el tiempo realizado por los tcnicos en la reparacin de una
unidad y el tiempos estimado para dicha reparacin.

Detectar los diferentes casos por lo que se frena el tcnico para la reparacin de la unidad
(falta de refacciones, salidas constantes por parte del tcnico etc), mediante la bitcora de
paros temporales.

Rendimiento.
o

Guardar la bitcora de paros temporales.

Orientar al asesor para deducir qu mecnico puede tener ms conocimientos o es ms


eficiente para ciertas circunstancias.

Deducir el porqu de los tiempos muertos de los tcnicos en la reparacin de una unidad.

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Simbologa del Sistema.

A continuacin se muestra un listado detallado de los iconos del sistema

de las pantallas

relacionadas a Control de tiempos en taller.

En la pantalla de Control de tiempos taller, al iniciar nos encontramos con la siguiente simbologa:
Aceptar Es utilizado para guardar los datos introducidos en pantalla.
Cerrar Cierra la ventana actual y por consiguiente cerrar la conexin del lector de huella
digital.

Para la pantalla Reportes para el control de tiempos se utilizan las siguientes imgenes:
Actualizar Si se utiliza este botn, la informacin que se muestra en el recuadro ser
actulizada de acuerdo a la informacin solicitada en los filtros de la parte superior de la
pantalla.
Imprimir Mostrara el reporte de Control de tiempos solicitando si desea o no imprimir los
detalles de los movimientos por tcnico.
Cerrar Cierra la ventana actual, regresando al men principal de servicio.

En el caso de la pantalla de la bitcora de Paros temporales los botones utilizados sern:


Borrar utilizado para eleminar el registro seleccionado en la bitcora de paros temporales.
Aceptar Dando clic sobre el botn aceptar se guardarn las modificaciones en pantalla.
Cerrar Cierra la ventana actual y regresa al men principal de servicio.
Desplazamiento Donde el primer botn ( |< ) indica el recorrido al primer registro
que se encuentra en la bitcora, el segundo ( < ) lleva al registro anterior del que se encuentra
posicionado, el tercero ( > ) indica el siguiente registro y el cuarto ( >| ) se desplaza al ultimo
registro almacenado en la bitcora.

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Funciones Operativas

Previo al acceso del trabajador, el asesor o encargado deber firmarse con su Usuario y contrasea.
Realizaremos el acceso a travs de la siguiente pantalla:

4.1

Pantalla de Acceso a la firma del trabajador

Como se muestra en la siguiente figura:

La opcin que se debe elegir ser Servicio y Tiempo Productivo a OS.


Despus de esto, se podr visualizar que se est realizando la conexin al lector de huella digital:

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La pantalla que se presentar para el trabajador encargado de la realizacin de la OS es:

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Una vez visualizando esta pantalla, el empleado podr firmarse con su huella digital o bien introducir
su numero de control y contrasea para registrar su hora de inicio en la orden de servicio (OS).
Si el lector de huella digital esta encendido, el trabajador podr firmarse con su huella digital; en caso
de que el lector no haya encendido o no funcione, el trabajador solo podr firmarse con su clave de
empleado y su contrasea previamente dada de alta en el mdulo de nmina en Catlogo de
trabajadores.

En caso de que sea un Inicio o Reinicio de una OS, se mostrarn las ordenes asignadas en el
Magnetoplan o bien aquellas que hayan sido empezadas y nunca terminadas definitivamente por el
trabajador.
Es decir, el trabajador se registrar y una vez identificado en caso de Inicio o Reinicio podr elegir la
OS que va a trabajar:

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Como se puede ver en la figura anterior, hay dos pestaas:


Inciar una OS
Reinicar una OS.

4.2. Inicio o Reinicio de OS


Empezaremos aclarando las posibles circunstancias en las que el trabajador no podr firmarse:
Si el trabajador no tiene asignadas OS en el magnetoplan y que tampoco tenga OS con estatus de
Paro temporal, GDS enviar el siguiente mensaje:

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En caso de que el trabajador salga de la pantalla con el botn cerrar

del formulario el mensaje

enviado ser:

Cuando el trabajador seleccione una OS a la que ya haya firmado con Terminacin definitiva, se
mostrar el mensaje de la figura que se presenta a continuacin, de la que se hace referencia
tambin en el punto de Terminacin Definitiva de OS:

4.2.1 Iniciar una OS


Solo se mostrarn aquellas OS asignadas de acuerdo a la fecha del sistema., en caso de no tener
ninguna asignada esta pestaa aparecer vaca.
Para seleccionar la OS a Iniciar se tendr que dar clic sobre el nmero de OS y posteriormente en el
botn Guardar Inicio de OS:

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Para asegurar al trabajador que ha iniciado una orden de servicio, GDS inmediatamente despus que
este da clic sobre el botn guardar, cierra la ventana y adems manda un mensaje de almacenaje
exitoso:

4.2.2 Reiniciar una OS


Mostrar todas las OS que tienen estatus de paro temporal (sin repetirse) aunque sean de das
anteriores, estas se seguirn mostrando hasta que el trabajador selecciones la opcin de Termino
Definitivo (Se mostrar mas adelante).
Para seleccionar la OS a reiniciar se debe dar clic sobre el nmero de OS deseada y posteriormente
en el botn Guardar Reinicio de OS:

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Una vez que se da clic en el botn Reiniciar o Iniciar una OS se guarda el registro de la fecha y hora
del sistema para de esta manera utilizar estos datos posteriormente para la generacin del reporte.
Al igual que cuando se Inicia la OS, para asegurar al trabajador que ha reiniciado una orden de
servicio, GDS inmediatamente despus que este da clic sobre el botn guardar, cierra la ventana y
adems manda un mensaje de almacenaje exitoso:

El trabajador quedar con un status de Inicio lo que quiere decir que no podr estar trabajando en
dos OS a la vez. Dicho status podr ser cambiado hasta que vuelva a firmar, solo que esta vez GDS
dar otras opciones, estas sern:
Paro Temporal a la OS
Terminacin de la OS
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4.3

Paro Temporal o Terminacin de la OS

Como se mencionaba anteriormente, cuando el trabajador ya firmo un inicio o un reinicio a una OS la


prxima vez que este firme tendr otras dos opciones que son: Parar temporalmente la OS o bien
realizar la Terminacin de la orden.

4.3.1 Paro Temporal


El paro temporal podr aplicarse de acuerdo a la bitcora de paros temporales establecida por la
concesionaria (Posteriormente se dar la explicacin).
Para poder realizar un Paro temporal debe de existir un Inicio o Reinicio firmado por el trabajador con
anterioridad.
Si se cumple esta condicin entonces la pantalla que visualizar el trabajador ser:

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De esta manera el trabajador podr elegir si desea realizar una Terminacin de OS o un Paro
Temporal.
En caso de elegir la opcin Paro Temporal, el trabajador deber forzosamente Elegir el motivo por el
cual esta parando dicha reparacin.
Tambin podr realizar observaciones, en caso de que no se encuentre la opcin deseada en el
motivo del paro (bitcora de paros temporales).
Por ejemplo: Si el motivo del paro es por faltante de refaccin entonces podr elegir en bitcora dicho
motivo y en las observaciones hacer referencia la nmero de parte de la refaccin o bien el nombre
de la pieza:

Una vez que introduce los datos deseados, el trabajador debe dar clic sobre el botn Guardar Paro
Temporal a la OS indicado con una flecha en color rosa de la imagen anterior, de lo contrario si
cierra la ventana con el botn

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no se habr registrado el paro del empleado.

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4.3.2 Terminacin de la OS

En el caso de la Terminacin definitiva de la OS, el trabajador solo debe dar clic sobre el botn
Guardar Terminacin de la OS y si el considera necesario realizar una observacin se da la opcin
a que la introduzca, obviamente el que presente o no observaciones es opcional.

Es importante recalcar es que para esta opcin una vez que el trabajador haya seleccionado la
Terminacin Definitiva de la OS no se podr reasignar la OS para que este contine trabajando en
ella. El mensaje que mostrar GDS ser:

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5. Funciones Administrativas
La funcin que tiene el encargado del control de tiempos (asesor, administrativo) empieza desde el
acceso a GDS con su usuario y contrasea para posteriormente elegir el almacn en el que se
trabajar y por ltimo dejar lista la pantalla para que los trabajadores puedan firmar sus inicios a las
OS.

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La pantalla que se presentar para el trabajador encargado de la realizacin de la Os es:

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Una vez presentada esta opcin, si el administrador as lo desea puede realizar una prueba de
conexin al lector de huella digital, para el caso de quien realice dicha prueba, si no tiene OS
asignadas se mostrar el mensaje del que ya se hizo mencin pero esto servir para realizar la
prueba de conexin exitosa.

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Una vez realizada la prueba, los trabajadores pueden empezar a hacer uso de la funcionalidad.

5.1 Bitcora de paros Temporales

Para que el trabajador pueda realizar Paros Temporales es necesario que se tenga configurada la
Bitcora de paros Temporales.
Dicha configuracin se realiza desde el mdulo Servicio, en el men de Reportes de Servicio y
posteriormente en Control de Tiempos, bitcora de Paros temporales.

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Una vez que se sigue esta ruta, se presenta una pantalla para guardar las razones de los paros
temporales:

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Donde:
Clave: Ser una cadena conformada por tres caracteres que el usuario debe definir para el motivo
del paro. Dicha clave no podr ser repetida, en caso de que asi sea la Descripcin del primer registro
se perder y se modificar por la nueva Descripcin:

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Los botones que se muestran en la pantalla ya fueron explicados con anterioridad.


Para guardar cambios se dar clic en el segundo botn de izquierda a derecha presentado en la
parte superior derecha de la pantalla.
En caso de crear un nuevo registro, lo que se debe hacer es posicionarse en el campo clave e
introducir la nueva clave para ese motivo de paro, posteriormente introducir la Descripcin y dar clic
en el botn Aceptar. Es importante mencionar que las claves no se pueden repetir por ello cuando se
introduce una nueva clave GDS limpia los campos y crea en automtico el nuevo registro.
Por ejemplo, si deseo agregar otro motivo de Paro al ejemplo de la figura anterior, posiciono el cursor
sobre REF e introduzco la nueva clave y en automtico GDS pasa a otro registro:

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En el momento que posiciono el cursor en la descripcin GDS limpia el campo para dar entrada a
este nuevo registro.

Al dar clic en el botn Aceptar se guardar el nuevo registro y entonces ya se tienen dos motivos de
paro temporal: REF y NVO
En caso de Eliminar un registro solo se tiene que dar clic en el botn Eliminar y se borrara
definitivamente ese motivo de paro temporal.

5.2 Generacin del reporte


Para generar el reporte de Control de tiempos de taller la ruta que se seguir es: Servicio / Reportes
de Servicio / Control de tiempos taller / Reporte.

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Una vez que se selecciona esta opcin la pantalla que se muestra es:

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En la pantalla mostrada en la figura anterior se presenta los posibles filtros para seleccionar la Orden
de Servicio, es decir se podr filtrar por:
Cliente
Nombre
Placas
Orden de Servicio
Chasis
Siempre que se introduzca un nuevo filtro, para que en la seccin de Ordenes (sealada con la flecha
en la figura anterior) aparezcan los datos actualizados se tendr que dar clic en el botn de Refresh
.
En la seccin de Ordenes se mostrarn solo aquellas ordenes de servicio que tengan estatus
cerradas, para que de esta manera se lleve un control de qu trabajador no ha cerrado su OS a pesar
de que esta ya esta cerrada por el administrador o asesor.

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Una vez que aparece la orden de servicio en dicha seccin, se da clic en el botn Generar reporte
(segundo botn de izquierda a derecha posicionado en la parte superior derecha de la pantalla) y
entonces se validaran las siguientes condiciones:
El almacn firmado corresponda al de la OS seleccionada, de lo contrario se mostrar el siguiente
mensaje:

La OS no debe tener ningun estatus en PT por parte de los trabajadores que hicieron la reparacin,
en caso de ser as el reporte no podr ser mostrado.

De esta manera se llevar un control de los trabajadores que aun no entienden el proceso.

5.2.1 Contenido del reporte

Cuando la OS pertenece al almacn y adems esta terminada por completo por los trabajadores, se
mostrar el siguiente mensaje:

5.2.1.1 Reporte con detalle

Al seleccionar la opcin YES, el reporte que se mostrar son todos aquellos Inicios, Reinicios, Paros
y Terminaciones realizadas por cada trabajador, de esta manera se podr observar la causa ms
recurrente de tiempos muertos.

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La informacin contenida para este reporte es:


En el encabezado
El numero de Orden de Servicio
Numero y nombre del cliente
Tipo de unidad
Fecha y hora promesa
En el detalle
La fecha y hora de inicio
La fecha y hora del(os) paro temporal
La fecha y hora de terminacion
El motivo del paro temporal (bitcora de paros)
Observaciones por parte del trabajador
Lo anterior agrupado por trabajador
En la parte del detalle con letras en negritas
El numero de trabajador
Nombre completo del trabajador
Tiempo realizado para la reparacin de la orden (totalizado en unidades de tiempo)
Tiempo estimado segn el catlogo de posiciones de trabajo (Unidades de tiempo)
La diferencia entre el tiempo estimado y el realizado.
Lo anterior totalizado por trabajador
Por ultimo los totalizados de tiempos estimados, realizados y su diferencia.

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5.2.1.2 Reporte sin detalle

Al seleccionar la opcin NO del mensaje que aparece en el punto numero 5.2.1


Se genera el reporte solo que de manera resumida.
Ejemplo:

La informacin contenida en el reporte:


En el encabezado
El numero de Orden de Servicio
Numero y nombre del cliente
Tipo de unidad
Fecha y hora promesa
En el detalle
El numero de trabajador
El nombre completo del trabajador
El tiempo realizado por trabajador (unidades de tiempo)
El tiempo estimado por trabajador (unidades de iempo)
Totalizados del tiempo realizado por todos los trabajadores (unidades de tiempo)
Totalizados del tiempo estimado para la Os (Unidades de tiempo)
La diferencia entre el tiempo estimado y el realizado (unidades de tiempo)

6. Reglas de la funcionalidad
Para que esta funcionalidad se pueda utilizar en un 100% es necesario que:
Para que el trabajador sea reconocido por el lector de huella tendr que darse de alta en el mdulo
de nmina, Catlogo de trabajadores y guardar su huella digital para su registro posterior en el botn
.
Se asigne OS al trabajador en el magnetoplan.

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Los estatus de las Ordenes de servicio (Cerrada, abierta etc.), no se vern afectados por la nueva
funcionalidad, es decir una OS puede esta cerrada y sin embargo a un trabajador se le pudo pasar no
realizar la terminacin definitiva.
Para generar el reporte de Control de tiempos se tienen que cargar y asignar las posiciones de
trabajo en la OS de esta manera se podr realizar la comparacin entre tiempos estimados y
realizados.

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