Admin Manual

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:

AREA DE ADMINISTRACION DE LA COOPERATIVA
ACOSENAR, R.L.
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Lcda. Yendris Arcaya
14
Aprobado por:
Ing. Juan Daz

CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
Tabla de contenido
pg.
Introduccin....03
Objetivos del trabajo.04
Alcance..05
Normas del trabajo....06
Misin y Visin de ACOSENAR.....07
Organigrama Estructural de ACOSENAR...08
Procedimientos..09
Flujograma..18
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
15
TRABAJO PARA EL AREA DE

ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
INTRODUCCION
El presente trabajo muestra las instrucciones y pasos a seguir que se deben
tomar para la realizacin de cada uno de los procedimientos del rea de
administracin de la cooperativa adaptando a las estrategias y reglamento de la
misma; lo que permitir tener a la mano un instructivo de fcil acceso para una mayor
eficiencia y eficacia en cada proceso.
Actualmente, la cooperativa exige la adecuacin constante de los sistemas,
mtodos y procedimientos; dentro de este contexto se requiere la ejecucin de la
misma para estandarizar cada uno de los procesos, con un mayor control de acuerdo a
los procesos y normativas de trabajo dentro del rea administrativa para as evitar
desperdicio del tiempo en cuanto a mala clasificacin y almacenaje de la
documentacin como tambin el extravo de material e informacin valiosa para la
organizacin.
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz

16
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
OBJETIVO GENERAL
Establecer normas y procedimientos que permita llevar el control de las actividades
descritas para el rea administrativa de la Cooperativa ACOSENAR, R.L, para lograr
de manera eficaz y efectiva el desempeo dentro del rea administrativa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Presentar de forma clara y secuencial cada uno de los procedimientos que se
realizan.
Describir en forma clara y exprese la responsabilidad y funciones para lograr
mayor eficiencia en el proceso y evitar las demoras y los errores.
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE

TRABAJO PARA EL AREA DE
17
ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
ALCANCE
Este manual va dirigido al personal que labora en el rea de administracin as como a
los clientes de la cooperativa y a todas aquellas que intervienen en los procesos y
procedimientos para el logro de los objetivos planteados en la administracin de la
misma
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
18
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
NORMAS DE TRABAJO
Este manual est diseado de manera que la informacin resulte accesible al mximo,
aun para quienes no han tenido un entrenamiento especializado o relacin cercana
con el mismo, sus normas de uso son las siguientes:
Este manual es propiedad de la cooperativa ACOSENAR, R.L, por lo tanto se
debe cuidar y respetar.

Se debe actualizar de acuerdo a los cambios que ocurran en los
procedimientos.
Solo ser modificado por las personas autorizadas.
El trabajo se encuentra organizado para que el usuario pueda encontrar
informacin clara y precisa sobre las actividades que deben cumplirse durante
el desarrollo del mismo.

En la aplicacin del presente trabajo el cumplimiento de los procedimientos
descritos recaen sobre el rea de administracin de la cooperativa.
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
19 AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
MISION Y VISION DE LA COOPERATIVA ACOSENAR

MISION:
Brindar servicios de agenciamiento naviero y portuario confiables de calidad y tiempo
mediante procesos eficientes y eficaces a travs de un equipo humano altamente
capacitado y motivado, apoyado sobre lo ms alto estndares de calidad y
competitividad.
VISIN:
Posicionarnos como la empresa lder a nivel nacional, satisfaciendo todas las
necesidades de nuestros clientes en el rea de servicios de agenciamiento naviero y
portuario, distinguindonos en prestar servicios martimos de excelencia y calidad que
contribuyan con el crecimiento de la organizacin, con un enfoque socialmente
responsable con nuestros empleados, la sociedad y el ambiente.
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz

CDIGO: MPT-ADM
20
PGINA:
ORGANIGRAMA ESTRUCTURALDE ACOSENAR
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
21
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
001
Responsable
Actividad N
Descripcin de Actividades
Elaboracin de factura PDVSA
a. Orden de factura (Gastos Reembolsable)
Departamento
administrativ
o
Nominacin (si aplica).
Nominacin Port Long.
INEA (Alcuota-Pilotaje).
ASOPIPAR.
Lanchas (embarque desembarque de

piloto).
OCHINA.
Autoridades (Aduana, Capitana, Sanidad,

Saime, Resguardo, Insai).
Habilitacin de aduana por operalidad del

buque.
Transporte de piloto autoridades.
Permiso de fondeo (si aplica).
Habilitacin funcionario visita al fondeo (si

aplica).
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Inspeccin antidroga (si aplica).
Transporte de agencia tramites.
Lanchas adicionales.
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
22
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOSDE TRABAJO PARA EL
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
10
001
Responsable
Actividad N
b. Orden de factura (Gastos Reembolsable)
Departamento
administrativ
o
Nominacin (si aplica).
Nominacin Port Long.
INEA (Alcuota-Pilotaje).
ASOPIPAR.
Lanchas (embarque desembarque de piloto).
OCHINA.
Autoridades
(Aduana,
Capitana,
Sanidad,
Saime, Resguardo, Insai).
Habilitacin de aduana por operalidad del

buque.
Transporte de piloto autoridades.
Permiso de fondeo (si aplica).
Habilitacin funcionario visita al fondeo (si

aplica).
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Inspeccin antidroga (si aplica).
Transporte de agencia tramites.
Lanchas adicionales.
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
23
CDIGO: MPT-ADM-EFResponsable
001
Actividad N
PGINA:
11
c.
Transcripcin de factura.
Se ingresa todos los servicios que aplican para

la atencin del buque, segn el orden de
factura (a).
Miscelneos
(cobro
de
papelera
comunicaciones).
Departamento
administrativ
o
Datos del buque (puerto de operaciones, tipos

de operacin carga, descarga o protectorado,
ltimo puerto, prximo puerto, fecha de arribo,

fecha de atraque, fecha de zarpe).
Datos de la factura (nmero de factura, fecha

de elaboracin y fecha de vencimiento).
Numero de viaje segn nominacin de PDVSA

(si aplica).
Unidad tributaria vigente.
Ventana (tiempo de buque en muelle).
Nombre del buque.
Nacionalidad (la bandera).
Slora (dimensin del buque.
Peso (muerto, bruto, neto).
Sobre-estada (tiempo extra del buque por

operatividad).
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
24
Aprobado por:
Ing. Juan Daz

001
Actividad N
PGINA:
12
d. Sumario de gastos
Ingreso
(agenciamiento,
sobre-estada,
miscelneos, gestiones.
Departamento
administrativ
o
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Gastos reembolsables y servicios de transporte.
Base imponible (ingreso bruto).
IVA (sobre base imponible).
Total a pagar.
e. Datos del cliente
Nombre del cliente.
Direccin del cliente.
Rif.
Contacto (nombre).
Telfono.
Correo electrnico.
Fecha de culminacin de factura.
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
25
CDIGO: MPT-ADMResponsable
EF002
Actividad N
PGINA:
13
Elaboracin de factura PDVMARINA
(Agenciamiento)
a.
Datos del buque
puerto de operaciones.
tipos de operacin (carga, descarga o

protectorado).
Departamento
administrativ
o
Ultimo puerto.
prximo puerto.
fecha de arribo.
fecha de atraque.
fecha de zarpe.
b. Orden de factura
c.
Agenciamiento.
Gestiones.
Movimientos de embarque o desembarque.
Sobre-estada (48 hrs despus del arribo).
Gastos administrativos.
Sumario de gastos
Ingresos brutos (las gestiones, movimientos,

agenciamiento,
sobre-estada,
administrativos).
IVA (sobre base imponible).
Total a pagar.
gastos
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
26
002
Actividad N
PGINA:
14
(Agenciamiento)
d. Datos del cliente
Departamento
administrativ
o
Nombre del cliente.
Direccin del cliente.
Rif.
Contacto (nombre).
Telfono.
Correo electrnico.
Fecha de culminacin de factura.
e. Certificacin de ingreso
Fecha de servicios por proveedor.
Rif por cada proveedor.
Nombre de la empresa.
Descripcin de servicios.
Numero de factura.
Cantidad (nmero de servicio segn factura).
Monto bruto.
Base imponible.
IVA facturado.
Total a pagar.
Numero de factura.
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Numero de viaje.
Nombre del buque.
Fecha.
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz

Responsable
CDIGO: MPT-ADM-EFPGINA: 15
27
003
Actividad N
Elaboracin de factura PDVMARINA (Gastos

Reembolsable)
a. Orden de factura
Separacin de factura segn proveedores.
Se ordenan segn fecha del servicio.
b. Armado de factura
Departamento
administrativ
o
2.1
c.
Carta de capitn.
Evaluacin del buque.
SAV.
Factura de proveedores.
Correspondencias.
Reporte de consignacin de documentos.
Elaboracin de factura
Datos del buque (muelle, protectorado, ltimo

puerto, prximo puerto, fecha de arribo, fecha
de atraque (si aplica) y fecha de zarpe).
Datos de la factura (nmero de factura, fecha

de elaboracin y fecha de vencimiento).
Gastos reembolsables (factura de

proveedores).
Sumario de gastos (monto total de gastos

reembolsable base imponible, IVA, monto total
a pagar).
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
28

CDIGO: MPT-ADM-EF004
PGINA:
16
Responsable
Actividad N
Elaboracin de factura PDVMARINA (Gastos
Reembolsable)
2.1
Datos del cliente, nombre del cliente, direccin

del cliente, Rif, Contacto (nombre), Telfono,
Correo electrnico, Fecha de culminacin de
factura.
Elaboracin de factura a terceros

a. Orden de armado
Departamento
administrativo
Factura de proveedores.
Correspondencias.
Habilitaciones.
b. Elaboracin de factura
Agenciamiento.
Sobre-estada.
Gestiones.
Gastos reembolsables (factura de

proveedores).
Elaborado por:
Br . Castillo Andrea
Miscelneos.
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz

29
CDIGO: MPT-ADM-EF005
PGINA:
17
Responsable
Actividad N
Ingreso a cuentas por pagar
Finalizado la elaboracin de factura, se procede a

ingresar las facturas de los proveedores segn sus
servicios (servicio de lancha, transporte, habilitaciones,
entre otros).
Se toma los siguientes datos: fecha de servicio, numero

de factura, descripcin del servicio, nmero de viaje del
buque segn el expediente, puerto, nombre del buque y
monto.
Ingreso a cuentas por cobrar
Departamento
administrativ
o
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
fecha de factura de la agencia.
Nombre del cliente.
Nombre del barco.
Nmero de viajes.
Puerto de operaciones.
Monto a cobrar.
Fecha de pago.
Numero de transferencia y/o cheque.
Numero de aviso del pago.
Saldo pendiente por pagar.
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
30 AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
18
001
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
a. Orden de factura ( Gastos reembolsable)
Inicio
Nominacin
Transporte de piloto
Aplica?
Permiso de fondeo
si
Aplica?
Nominacin Port Log
si
INEA
Habilitacin funcionario
Visita al fondeo
ASOPIPAR
Aplica?
Lanchas
si
Inspecciones antidrogas
OCHINA
Transporte de agencia
Autoridades
Lanchas adicionales
Habilitacion de aduana
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Fin
Revisado por:
31
Aprobado por:
Ing. Juan Daz

CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
19
001
b. Transcripcin de factura
Inicio
Se ingresa todos los servicios

que aplican para la atencin
del buque
Ventana (tiempo de buque

en muelle
Miscelneos (cobro de
papelera y comunicaciones
Nombre del buque

Nacionalidad (la bandera)
Datos del buque

Slora (dimensin del buque
Datos de la factura
Peso (muerto, bruto, neto)
Numero de viaje
segn PDVSA
Sobre estada
Aplica?
Fin
si
Unidad tributaria
A
Elaborado por:
Revisado por:
32
Aprobado por:
Ing. Juan Daz

CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
20
001
d. Datos del cliente
c. Sumario de gastos
Inicio
Inicio
Nombre del cliente
Ingreso (agenciamiento, sobre

estada, miscelneos, gestiones,
gastos administrativos
Direccin del cliente

Gastos reembolsables y
servicios de transporte
Rif
Base imponible (ingreso
bruto)
Contacto (nombre)
Telfono
IVA (sobre base

imponible)
Correo electrnico
Total a pagar
Fecha de culminacin
de factura
Fin
Fin
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
33

CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
21
002
(agenciamiento)
a. Datos del buque
b.orden de factura
Inicio
Inicio
Agenciamiento
Puerto de operaciones
Tipos de operacin (carga,
descarga o protectorado)
Gestiones
Movimientos de embarque o
desembarque
Ultimo puerto
Prximo puerto
Sobre estada (48 hrs

despus del arribo)
Fecha de arribo
Fecha de atraque
Gastos administrativos
Fecha de zarpe
Fin
Fin
Elaborado por:
Revisado por:
34
Aprobado por:
Ing. Juan Daz

CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
22
002
(agenciamiento)
c..Sumario de gastos
d.Datos del cliente
Inicio
Inicio
Nombre del cliente
Ingresos brutos (las gestiones,

movimientos, agenciamiento, sobre
estada, gastos administrativos
Direccin del cliente

IVA (sobre base imponible)
Rif
Total a pagar
Contacto (nombre)
Fin
Telfono
Correo electrnico
Fecha de culminacin
de factura
Fin
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
35
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
23
002
(agenciamiento)
e. Certificacin de ingreso
A
Inicio
Fecha de servicios proveedor
Base imponible
Rif por cada proveedor
IVA facturado
Nombre de la empresa
Total a pagar
Descripcin de servicios
Numero de factura
Numero de factura
Numero de viaje
Cantidad (nmero de
servicios segn factura
Nmero del buque
Fecha
Monto bruto
Fin
Elaborado por:
Br.Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
36
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
24
002
(Gastos reembolsable)
b.Armado de factura
a. Orden de factura
Inicio
Inicio
Carta de capitn
Separacin de factura segn proveedor

Evaluacin del buque
Sav
Se ordenan segn fecha del

servicio
Factura de proveedores
Fin
Correspondencias
Reporte de consignacin de
documentos
Fin
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
37
CDIGO: MPT-ADM-E-002
PGINA:
25

(Gastos reembolsable)
c.Elaboracin de la factura
Inicio
Datos del buque (muelle, protectorado,

ltimo puerto, prximo puerto, fecha
de arribo, fecha de atraque y fecha de
zarpe
Datos de la factura (nmero de

factura, fecha de elaboracin y
fecha de vencimiento
Sumario de gastos (monto total de

gastos reembolsable base
imponible, IVA, monto total a pagar
Datos del cliente

Fin
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
38
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
PARA EL AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-003
PGINA: 26
Elaboracin de factura a terceros
a. orden de armado
b .Elaboracin de factura
Inicio
Inicio
Factura de proveedores
Agenciamiento
Correspondencias
Sobre estada
Habilitaciones
Gestiones
Fin
Gastos reembolsables
(factura de proveedores
Miscelneos
Fin
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
39
CDIGO: MPT-ADM-IC-
PGINA:
004
Ingreso a cuentas por pagar
Inicio
Finalizado la elaboracin de factura, se procede a

ingresar las facturas de los proveedores segn sus
servicios (servicio de lanchas, transporte,
habilitaciones, entre otros.
Se toma los siguientes datos: fecha de servicio,

numero de factura, descripcin del servicio,
nmero del viaje del buque segn el expediente,
puerto, nombre del buque y monto.
Fin
27
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
40
CDIGO: MPT-ADM-IC-
PGINA:
005
28
Ingreso a cuentas por cobrar

Inicio
Fecha de factura de la agencia
Nombre del cliente
Nombre del banco
Numero de viaje
Puerto de operaciones
Monto a cobrar
Fecha de pago
Numero de transferencia y/o cheque
Numero de aviso de pago
Saldo pendiente por pagar
Elaborado por:
Andrea castillo
Fin
Revisado por:
41
Aprobado por:
Ing. Juan Daz

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MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE

TRABAJO PARA EL AREA DE

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL

Presentar de forma clara y secuencial cada uno de los procedimientos que se

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL

Este manual es propiedad de la cooperativa ACOSENAR, R.L, por lo tanto se

debe cuidar y respetar.

el desarrollo del mismo.

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL

MISION Y VISION DE LA COOPERATIVA ACOSENAR

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL

ORGANIGRAMA ESTRUCTURALDE ACOSENAR

Nominacin (si aplica).

Nominacin Port Long.

Lanchas (embarque desembarque de

Autoridades (Aduana, Capitana, Sanidad,

Habilitacin de aduana por operalidad del

Transporte de piloto autoridades.

Permiso de fondeo (si aplica).

Habilitacin funcionario visita al fondeo (si

Inspeccin antidroga (si aplica).

Transporte de agencia tramites.

Nominacin (si aplica).

Nominacin Port Long.

Lanchas (embarque desembarque de piloto).

Saime, Resguardo, Insai).

Habilitacin de aduana por operalidad del

Transporte de piloto autoridades.

Permiso de fondeo (si aplica).

Habilitacin funcionario visita al fondeo (si

Inspeccin antidroga (si aplica).

Transporte de agencia tramites.

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOSDE TRABAJO PARA EL

Se ingresa todos los servicios que aplican para

Datos del buque (puerto de operaciones, tipos

ltimo puerto, prximo puerto, fecha de arribo,

Datos de la factura (nmero de factura, fecha

Numero de viaje segn nominacin de PDVSA

Unidad tributaria vigente.

Ventana (tiempo de buque en muelle).

Nombre del buque.

Nacionalidad (la bandera).

Slora (dimensin del buque.

Peso (muerto, bruto, neto).

Sobre-estada (tiempo extra del buque por

MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOSDE TRABAJO PARA EL

Gastos reembolsables y servicios de transporte.

Base imponible (ingreso bruto).

IVA (sobre base imponible).

e. Datos del cliente

Nombre del cliente.

Direccin del cliente.

Fecha de culminacin de factura.

Datos del buque

tipos de operacin (carga, descarga o

Movimientos de embarque o desembarque.

Sobre-estada (48 hrs despus del arribo).

Ingresos brutos (las gestiones, movimientos,