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Contenido
INTRODUCCIN .............................................................................................................. 4
1. Comportamiento del mapa de riesgos ...................................................................... 5
2. Procesos misionales ................................................................................................... 6
2. Procesos Estratgicos .............................................................................................. 13
3. Procesos de Apoyo................................................................................................... 17
4. Procesos de Seguimiento y Evaluacin .................................................................... 23
5. Plan de tratamiento del riesgo ................................................................................ 25
INTRODUCCIN
El presente documento contiene el seguimiento y la evaluacin a las acciones realizadas por las unidades acadmico administrativas para
tratar los riesgos identificados y valorados durante la aplicacin del modelo MITIGAR UV en el ao 2012, as como los riesgos propios
identificados por las unidades y los riesgos de corrupcin identificados en el ao 2013.
El documento presenta, para cada uno de los 13 procesos de la Universidad, la valoracin del riesgo en trminos de la combinacin entre la
probabilidad de ocurrencia y el impacto que ste causa para obtener el riesgo Extremo, Alto, Moderado y Bajo. Con el objetivo de analizar la
gestin del riesgo se presenta una comparacin entre la valoracin del perodo inmediatamente anterior con el actual por cada una de las
amenazas y vulnerabilidades identificadas. De igual manera, se muestra la evolucin del mapa de riesgos institucional entre los dos periodos
antes mencionados.
El riesgo identificado para el 2015-II que se compone de 82 amenazas y 185 vulnerabilidades fue tratado por medio del Plan de Riesgos que
contiene 456 acciones con sus indicadores. Los responsables de llevar a cabo este plan enviaron el informe de seguimiento de su unidad
durante los meses de diciembre y enero de 2016.
De este seguimiento se hace necesario resaltar que se disminuy la valoracin del riesgo para 15 vulnerabilidades y se increment la
valoracin del riesgo para 10 vulnerabilidades. Por otra parte, durante el proceso de revisin se encontraron 137 casos para revisar, como por
ejemplo: no se revalora el riesgo para el siguiente periodo, no se ejecutaron las acciones propuestas, unidades que revaloran el mismo riesgo
con valoraciones diferentes, se revalor el riesgo pero no se proponen acciones para tratarlo, con fecha programada errada, riesgo bajo con
acciones, riesgos sin anlisis de resultado, el indicador no coincide con lo expresado en la meta, entre otros. Para dar solucin a estos casos
se aplica las directrices que tiene el modelo y en los casos de falta de informacin para tomar una decisin se consulta con la unidad
responsable y/o el Comit Tcnico de Riesgos.
La informacin presentada consta de seis captulos donde se presenta el comportamiento del mapa de riesgos, luego se analiza el seguimiento
de los riesgos por los procesos misionales, estratgicos, de apoyo y de seguimiento y evaluacin y por ltimo se presenta el Plan del
Tratamiento de los Riesgos que se llev a cabo durante el segundo semestre de 2015.
Figura 1. Comportamiento de las amenazas y vulnerabilidad en el periodo 2010-II a 2015-II. Fuente: Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
Para ver la variacin en la gestin del riesgo entre el periodo anterior, 2015-I, y el periodo de anlisis, 2015-II, se muestra en la figura 2, el
mapa de riesgos para los dos periodos.
Es importante mencionar que en el seguimiento 2015-II, en cuanto al total de amenazas y vulnerabilidades valoradas, en riesgo Extremo se
incrementa en cuatro amenazas y en cuatro vulnerabilidades, en el riesgo Alto disminuye en una amenaza y en dos vulnerabilidades, el riesgo
Moderado disminuye en cuatro amenazas y ocho vulnerabilidades, y el riesgo Bajo disminuye en seis amenazas y en nueve vulnerabilidades.
2. Procesos misionales
A continuacin se presenta la comparacin de la valoracin del riesgo por los procesos misionales entre los periodos
2015-I y 2015-II.
PROCESO: FORMACIN
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3. Falta de voluntad poltica para comprometerse con la 3.3. El 99,9% de los docentes en las sedes regionales son hora ctedra
financiacin adicional que requiere la educacin superior.
y tienen vinculacin por Fundaciones que son entidades jurdicas
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diferentes a la Universidad.
3.4. La congelacin de la planta profesoral y administrativa no permite
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un crecimiento armnico de la oferta.
3.5. Inexistencia de una infraestructura administrativa para atender la
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jornada nocturna y de fines de semana en la Sede Melndez.
4. Tendencia a la globalizacin y masiva competencia de otras 4.1. Inexistencia de una poltica para incorporar las TIC en los procesos
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universidades nacionales e internacionales que abre espacios educativos que considere ofertas de programas no presenciales.
de formacin por fuera de la Universidad.
4.10. Deficiencia a nivel presupuestal, por la cual no es posible divulgar
de forma efectiva los programas de posgrado en los medios de
M
comunicacin locales, regionales, nacionales e internacionales.
4.2. Normatividad desactualizada (Reglamento Estudiantil de pregrado
y posgrado, Asignacin Acadmica, resolucin de asistencia de
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docencia a posgrado como estmulo para iniciar desde el primer
semestre) con respecto a los procesos actuales.
4.3. Deficiencia en estrategias de promocin y divulgacin de la oferta
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acadmica especialmente del posgrado.
4.4. Dependencia de las Facultades e Institutos en la toma de
decisiones con respecto al ofrecimiento de la oferta acadmica de las
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sedes.
4.5. Ausencia de formacin en segunda lengua, TIC, liderazgo,
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emprendimiento y vida laboral.
4.6. Limitada financiacin para estudiantes que inician sus estudios de
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posgrado.
4.7. Deficiencia en la formacin de competencias laborales para el
desarrollo como seres productivos.
4.8. Inexistencia de una poltica para incorporar las TIC en los procesos
educativos que facilite los procesos de formacin.
4.9. Deficiencia en estrategias de promocin y divulgacin de la oferta
acadmica especialmente del pregrado.
5.1. Falta de estrategias de promocin de la imagen de la Universidad
que contrarresten la percepcin de los aspirantes frente a supuestos
por situaciones de anormalidad acadmica y orden pblico que puedan
afectar su proceso formativo en los tiempos previstos.
6.1. Dependencia de los resultados de los exmenes de Estado para el
ingreso a los programas acadmicos.
17.3. Riesgo psicosocial por ingreso de estudiantes provenientes de
familias de diversidad cultural. Desarticulacin con la bsica y la media.
19.6. Salidas de emergencia inexistentes, bloqueadas o insuficientes.
19.7. Existencia de infraestructura fsica inadecuada o en mal estado
(pisos, escaleras, rampas, paredes, puertas o ventanas, presencia de
humedad, desniveles, techos, bateras sanitarias, ductos de servicio,
redes hidrulicas y elctricas, dimensiones de pasillos y vas de
circulacin incluyendo barreras arquitectnicas para personas con
movilidad reducida).
20.4. No se tiene control sobre este tipo de eventos que interrumpen
los procesos de formacin y de extensin.
39.1. Deficiente infraestructura y planta fsica para atender la demanda
acadmica.
40.1. Debilidad en el desarrollo acadmico de la Sede Zarzal. Baja
admisin, desercin por debilidad en bases acadmicas de los
estudiantes que ingresan y escasos recursos de los usuarios.
44.1. Incremento en los costos de los programas acadmicos que
deben realizar prcticas de laboratorio.
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58. Nocin errnea de la flexibilidad acadmica para manejo 58.1. Falta de precisin sobre el tema de la flexibilidad presentndose
de contingencias.
inasistencia a clase por parte de estudiantes y desorientacin de los
profesores.
59. Matrcula de cursos en perodo de adiciones y 59.1. Falta de claridad y precisin sobre los mecanismos de las
cancelaciones.
adiciones y cancelaciones. (Los estudiantes comienzan clase con un
mes de atraso en los cursos).
59.2. Cancelacin de cursos por bajo nmero de estudiantes y despus
los estudiantes solicitan el curso.
66. Posibles situaciones de ofrecimiento de ddivas con el 66.1. Posibilidad de que existan profesores que no observen un
objetivo de obtener un beneficio.
comportamiento tico al no mantener la dignidad de su cargo.
66.6. Falta de rigurosidad en la aplicacin de controles existentes para
la verificacin de cumplimiento de requisitos en los procesos.
66.7. Posibilidad de que servidores pblicos no observen un
comportamiento tico en el cumplimiento de sus funciones.
67. Posibles situaciones de ofrecimiento de ddivas con el 67.1. Posibilidad de que existan personas al interior de la Divisin de
objeto de conseguir un beneficio en la expedicin de un Admisiones y Registro Acadmico, que no observen un
certificado, un diploma, en una verificacin de ttulo, en la comportamiento tico en el desempeo de sus funciones.
liquidacin de los Derechos Econmicos o en la aplicacin de
exenciones o para ingresar a la Universidad.
81. Alteraciones en el suministro de energa por el proveedor o 81.1. Inexistencia de cajas, tomas e interruptores antichispa.
por condiciones ambientales.
82. Condiciones originadas por sustancias qumicas que 82.1. Inadecuada utilizacin o almacenamiento o transporte o
afectan la salud y el ambiente.
disposicin final de sustancias qumicas.
83. Fenmenos asociados al desarrollo organizacional, gestin 83.1. Falta de protocolos y medidas de seguridad en el trabajo.
del talento humano y gestin administrativa que afectan su
desarrollo.
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11. Tendencia a la globalizacin y masiva competencia por
recursos financieros, de otras universidades nacionales e
internacionales y otros espacios de investigacin por fuera de
la Universidad.
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11.1. Falta de diversificacin de la bsqueda de fuentes de recursos
externos para investigacin.
11.2. Falta de vigilancia del entorno.
11.3. Falta de planeacin a largo plazo de los grupos de investigacin
que permita identificar las tendencias del entorno, los aliados
estratgicos y las formas de asociacin con grupos pares.
11.4. Baja capacidad competitiva y de productividad en la regin.
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obligatorio cumplimiento como materia acadmica y no como
opcional".
38. Aspectos socioculturales generalizados de la comunidad de
impacto de la Sede, que muestra falta de inters frente a la
formacin continua y permanente aunados con dificultades
econmicas.
42. Costos de los cursos ofrecidos en comparacin con otras
ofertas municipales, cursos virtuales, cursos del Sena.
64. Posible trfico de influencias, ofrecimiento de ddivas,
dineros o beneficios particulares en la demanda de servicios
especializados por parte de entidades externas pblicas o
privadas a travs de la ejecucin de proyectos.
65. Presiones de actores polticos, gremiales y particulares
sobre la toma de decisiones.
66. Posibles situaciones de ofrecimiento de ddivas con el
objetivo de obtener un beneficio.
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16.1. Carencia de escenarios deportivos y artsticos-culturales en la
Sedes Regionales.
17.1. Insuficiente informacin para conocer si la aplicacin de los
recursos econmicos de ayuda han tenido el impacto en la
permanencia reglamentada.
17.2. Normatividad del bienestar estudiantil desactualizada que no
contempla lmites de beneficios.
18.1. Permisividad con relacin al control frente a la oferta y la
demanda de sustancias psicoactivas dentro de las instalaciones de la
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Universidad.
19. Fenmenos naturales o fsico-qumicos que afectan las
condiciones locativas (incendio, explosiones, terremotos,
tormentas elctricas, inundaciones, entre otros).
2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un
cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados
para tal fin por parte del Estado.
20. Fenmenos externos e internos que propulsan una agenda
de desestabilizacin de la Universidad.
2. Procesos Estratgicos
A continuacin se presenta la comparacin de la valoracin del riesgo por los procesos estratgicos entre los periodos
2015-I y 2015-II. Los procesos estratgicos son: Comunicacin Institucional, Planeacin Institucional, Gestin del Control y
Gestin de la Calidad.
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internacional que afectan la cultura de las organizaciones impiden que los procesos de divulgacin de cambios sean
(normatividad, globalizacin, exigencia de acreditaciones).
oportunos. Deficiencia en los canales de comunicacin entre
oficinas y responsables de procesos.
2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un 2.12. Escasa asignacin de recursos en el presupuesto del
cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados sistema de Regionalizacin para el desarrollo del proceso de
para tal fin por parte del Estado.
comunicacin en las Sedes Regionales.
2.13. Escasa divulgacin de la poltica de comunicacin.
Desconocimiento de procedimientos para el cumplimiento de
normas de comunicacin informativa, entendida sta como la
difusin de informacin de la entidad pblica sobre su
funcionamiento, gestin y resultado.
30. Usuarios insatisfechos frente a los servicios prestados por la 30.1. Demora en la respuesta por parte de las dependencias
Universidad.
involucradas con las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
30.2. Falta de interiorizacin del proceso de PQRS en las prcticas
de la Institucin.
30.3. Bajo uso de los buzones de PQRS existentes en todas las
Sedes de la Universidad.
31. Usuarios insatisfechos frente a la interfaz y el entorno 31.1. Pgina Web esttica y desactualizada.
grfico de la pgina web de la Universidad.
41. Cambios en las polticas sobre indexacin de revistas 41.1. Falta de actualizacin de la poltica editorial de la
cientficas, as como polticas para el reconocimiento de las Universidad.
editoriales de las Universidades.
5. Imagen negativa de la Universidad ante ciertos sectores de la 5.2. No hay una visin compartida de la comunicacin para la
sociedad
gestin institucional.
5.3. Falta de fortalecimiento y articulacin de la estructura de
comunicaciones a nivel organizacional.
5.4. Poca comunicacin sobre la participacin de la Universidad en
espacios de inters local, nacional e internacional.
5.5. Percepcin de desarticulacin de las sedes frente al nivel
central de la Universidad.
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parte de la ciudadana a la Universidad.
2.5. Inexistencia de un anlisis de riesgos para la Ley
Anticorrupcin.
8.1. Falta de un dominio conceptual y de apropiacin de
herramientas que le permita aceptar el cambio a una cultura del
mejoramiento.
10.1. Desconocimiento o falta de actualizacin de la normativa
interna y externa que rige a la Universidad por parte de los
funcionarios.
10.2. Evidencia de la dispersin en la documentacin que soporta
las decisiones y actos administrativos que profieren las diferentes
dependencias y oficinas de la Universidad.
49.1. Incumplimiento de los Objetivos Institucionales.
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2.10. Inexistencia de instructivo que establezca y formalice la
actualizacin y la difusin en normas de Contratacin.
2.11. Poco conocimiento de la normatividad comercial y civil por
parte de los funcionarios encargados de las compras de bienes y
servicios centralizados.
2.2. Inexistencia de un sistema de informacin institucional para el
Sistema de Gestin de Calidad.
2.9. Formas de asignacin presupuestal no responden a las
necesidades de recursos para vinculacin de un responsable con
dedicacin de tiempo completo al sistema de gestin de la calidad
en la Sede.
74. Prdida de transparencia en los procesos ante la 74.1. Omisin de controles en la documentacin de los
Comunidad Universitaria y la Sociedad.
procedimientos en beneficio propio.
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3. Procesos de Apoyo
A continuacin se presenta la comparacin de la valoracin del riesgo por los procesos de apoyo entre los periodos
2015-I y 2015-II. Los procesos de apoyo son: Gestin de Bienes y Servicios, Gestin Financiera, Gestin de Recursos
Tecnolgicos y Gestin del Talento Humano.
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1.5. Resistencia a adoptar medidas de prevencin relacionadas
con la conservacin de los documentos y la informacin.
19.2. Deterioro de las edificaciones e incumplimiento de
normas sismo-resistentes.
19.3. Inexistencia de un Plan de Evacuacin en el Campus la
Carbonera.
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19.4. Ubicacin del archivo central de la Sede en los bajos de
la biblioteca, en nivel por debajo de la calle y tuberas,
generando exposicin a la humedad y posibles inundaciones.
19.5. La edificacin donde funciona la sede no es planta fsica
propia.
19.7. Existencia de infraestructura fsica inadecuada o en mal
estado (pisos, escaleras, rampas, paredes, puertas o ventanas,
presencia de humedad, desniveles, techos, bateras sanitarias,
ductos de servicio, redes hidrulicas y elctricas, dimensiones
de pasillos y vas de circulacin incluyendo barreras
arquitectnicas para personas con movilidad reducida).
2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un 2.8. Insuficiente divulgacin de normas que regulan el proceso
cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados de Gestin de Bienes y Servicios a nivel operativo y directivo.
para tal fin por parte del Estado.
35. Fcil acceso del personal a las sedes de la Universidad.
35.1. Concepcin de espacio pblico de los predios de la
Universidad.
35.2. Fragilidad del sistema de seguridad institucional que
conduce a no ejercer medidas correctivas posteriores de los
controles realizados por el personal de vigilancia.
35.3. Insuficiente control de la comunidad universitaria,
visitantes, contratistas y personal no autorizado en las reas
seguras.
35.4. Porte y uso ilegal de elementos de violencia, amenazas e
intimidaciones contra miembros de la comunidad universitaria.
36. En el mercado regional encontramos proveedores de bienes y 36.1. Contratacin de proveedores de bienes y servicios para
servicios de mala calidad o muy costosos.
ejecutar diferentes actividades en forma simultnea.
37. Demandas de ampliacin de cobertura y servicios que presta 37.1. Dficit y deterioro en aulas de clase para los grupos que
la universidad.
se programan.
37.2. Lentitud en la adaptacin de la planta fsica a la movilidad
de personas con limitaciones fsicas.
37.4. Falta de proveedores en la regin que cumplan con los
requisitos de contratacin de bienes y servicios.
37.5. Inexistencia en la planta fsica que facilite la movilidad de
personas con limitaciones fsicas.
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43. Daos de equipo o no entrega por fuerza mayor o caso fortuito. 43.1. Poco poder de control sobre agentes externos con
capacidad de alterar el Orden Pblico. Algunas instalaciones
fsicas son vulnerables o agentes de riesgo.
46. Ingreso de personas ajenas a la institucin con fines nocivos 46.1. Deficientes condiciones de seguridad y precario servicio
para los bienes muebles e inmuebles (hurtos, deterioro de planta de vigilancia.
fsica).
47. Insuficiente e inadecuada planta para el cumplimiento de los 47.1. Falta de espacios adecuados para el cumplimiento de los
procesos misionales.
procesos misionales.
53. Posible afectacin del patrimonio institucional.
53.1. Desconocimiento de la norma requerida para recibo fsico
de donaciones.
54. Revisin inadecuada de los documentos soporte de proceso 54.1. Sobre carga de trabajo en periodos "pico". Procesos a
pre - contractual antes de Solicitar Ofertas o publicar Pliego de cargo de los funcionarios que pueden llevar a que no realicen
Licitacin.
una revisin completa.
56. Ubicacin geogrfica de la Universidad en una zona de fallas 56.1. Falta de tecnologa que detecte el humo y elementos
geolgicas, tormentas elctricas y zonas de riesgo en cuanto a contra incendios adecuados.
inundaciones o incendios naturales o provocados.
61. Condiciones ambientales que amenazan la conservacin del 61.1. Archivo Central e Histrico sin cumplimiento de los
acervo documental de la Universidad del Valle.
requisitos mnimos y condiciones tecnicoambientales
requeridas para el correcto depsito y conservacin de
documentos.
62. Posibles acciones constitucionales y legales.
62.2. Demoras en los trmites y pagos a proveedores.
62.3. Informes deficientes por parte de interventores y
coordinadores.
66. Posibles situaciones de ofrecimiento de ddivas con el objetivo 66.4. Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones
de obtener un beneficio.
que permitan direccionar los procesos contractuales hacia un
grupo en particular.
66.5. Adquisicin de recursos tecnolgicos donde priman los
beneficios particulares sobre los institucionales.
66.6. Falta de rigurosidad en la aplicacin de controles
existentes para la verificacin de cumplimiento de requisitos en
los procesos.
70. Posibles situaciones de ofrecimiento de ddivas de 70.1. Adjudicacin de contratos sin el cumplimiento del
proveedores de bienes y servicios.
procedimiento y los requisitos.
77. Ofrecimiento de ddivas a supervisores e interventores de 77.1. Falta de criterios claros para la seleccin y asignacin de
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contratos.
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interventores y/o supervisores de contratos.
79. Falsedad en la informacin presentada para acceder a una 79.1. Complicidad del funcionario que sabe que la informacin
contratacin.
esta adulterada y no denuncia.
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2.7. Plataforma tecnolgica rgida y obsoleta que no responde a
los requerimientos actuales.
20.2. Reprocesos y demoras en los trmites.
20.3. Dificultad para lograr recursos pblicos necesarios para la
construccin del nuevo edificio de la Universidad por
situaciones coyunturales que pueden presentarse por los entes
gubernamentales.
20.5. No cuenta con un plan alternativo para trmite de pagos.
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justificado prometido, ofrecido o concedido por personas
naturales o jurdicas.
71.1. Posibilidad de que usuarios que no cuentan con el debido
permiso ingresen al sistema presupuestal y aprueben gastos o
transferencias no autorizados en el presupuesto.
72.1. Posibilidad de que funcionarios del nivel directivo
aprueben la solicitud de alguna Entidad no vigilada por la
Superintendencia Financiera de depositarle recursos a cambio
de recibir ddivas o beneficios de ndole personal.
84.1 Insuficiencia de recursos por estampilla para ejecutar plan
inversiones
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1.9. Lentitud y/o resistencia al cambio tecnolgico.
3. Falta de voluntad poltica para comprometerse con la 3.6. Crecimiento inexorable de los gastos y costos versus una
financiacin adicional que requiere la educacin superior.
estructura financiera congelada (base presupuestal de recursos
de la nacin).
45. Incertidumbre frente a vinculacin del personal administrativo y 45.1. No hay polticas establecidas para la vinculacin del
docente de la Sede a la planta de Cargos de la Universidad.
personal de las sedes.
76. Favorecimiento a terceros.
76.2. Falta de objetividad y rigurosidad en la revisin de
documentacin en el proceso de seleccin de personal
docente.
78. Trfico de influencias y ofrecimiento de ddivas.
78.1. Posibilidad de que existan funcionarios de la Divisin de
Recursos Humanos que no observen un comportamiento tico
con la informacin que se maneja de cada uno de los
funcionarios y pensionados de la Universidad.
78.2. Posibilidad de que se incluyan conceptos en el sistema de
informacin por fuera de las normas vigentes internas y
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externas para el pago de los mismos.
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1.10. Insuficiente formacin para auditores internos de calidad
en la Sede al momento de realizar las actividades de auditora.
(Falta de experticia).
1.6. Desestimacin de la importancia del seguimiento y
autoevaluacin mediante ejercicio de auditora interna.
1.7. Desestimacin de la importancia del seguimiento y
evaluacin de los planes para dar respuesta a las auditoras
internas de calidad por parte de las Unidades.
1.8. Inexistencia de un anlisis de riesgos para el programa de
auditoras de calidad.
6. Cambios en la reglamentacin relacionada con los exmenes de 6.1. Dependencia de los resultados de los exmenes de Estado
Estado.
para el ingreso a los programas acadmicos.
7. El entorno dinmico y exigente requiere de decisiones
7.1. Lentitud en la solucin de problemas acentuada con la
oportunas, preventivas y efectivas.
poca profundizacin en el anlisis real de los mismos.
7.2. Lentitud en los procesos de la institucin para responder
oportunamente.
75. Posibles situaciones de ofrecimiento de ddivas, por parte del 75.2. Posible recepcin de beneficios o ddivas por el auditor
auditado, con el objetivo de obtener un beneficio.
para beneficio del auditado en las auditoras internas de
calidad.
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