INSTRUCTIVO

3127-IT-SUM-01

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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE

INSTRUCTIVO DE COMPRAS

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ndice
1. OBJETO................................................................................................................
2. ALCANCE..............................................................................................................
3. DEFINICIONES........................................................................................................
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..............................................................................
5. RESPONSABILIDADES............................................................................................
6. METODOLOGA......................................................................................................
6.1. Evaluacin de Proveedores:.............................................................................
6.2. Gestin de Pedido de Precios:.........................................................................
6.3. Gestin de Compras.........................................................................................
6.4. Inspeccin:........................................................................................................
7. REGISTROS...........................................................................................................
8. ANEXOS................................................................................................................

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1.

OBJETO
Este INSTRUCTIVO describe la forma operativa de la Gerencia de Suministros
y su interrelacin con la gerencia del proyecto y sus correspondientes reas en la
gestin de adquisicin de equipos, materiales o servicios que afecten o puedan
afectar la calidad del suministro de TECNA, en el Proyecto 3127 Planta
Compresora .

2.

ALCANCE
Este documento es aplicable durante la gestin de compras de materiales,
insumos, equipos y servicios de TECNA.
Cuando se presenten casos particulares relacionados con el cumplimiento de
requisitos contractuales, se debern emitir nuevas instrucciones que definan la
metodologa a seguir.

3.

4.

DEFINICIONES
AST:

Consorcio Astra-Santos CMI-Tecna.

GS:

Gerencia de Suministros.

GCSSA:

Gerencia de CSSA.

RC:

Requerimiento de Compra.

OC:

Orden de Compra.

VENDOR LIST:

Lista de Proveedores Aprobada por el Cliente

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2000
ISO 14001:1996
OHSAS 18001:1999
Manual de Gestin de CSSA
Procedimiento de Compras PT-SUM-01.
Elaboracin Requerimiento de Compras IT-SUM-03.
Mtodos de Compras IT-SUM-02.
Calificacin de Proveedores: IT-SUM-01
Codificacin de documentos de Ingeniera 3127-IT-ING-02

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5.

RESPONSABILIDADES
Los responsables de las distintas reas generan la RC como se indica en la
presente instruccin.
El coordinador del proyecto es responsable de:
-

Aprobar la RC

Firmar la OC

El Responsable de Suministros es responsable de:

-

Solicitar la calificacin de los proveedores a CSSA

Realizar la Gestin para realizar la compra.

Generar la OC

Coordinar con el Gerente de CSSA las inspecciones que fueren

necesarias
-

6.

Archivar las OC y las RC

METODOLOGA
6.1. EVALUACIN DE PROVEEDORES:
Todas las compras destinadas a Obras, sern canalizadas a travs de
proveedores evaluados y aprobados por la Gerencia de CSSA incluidos en el
Vendor List, sobre la base de los lineamentos de la Instruccin: IT-SUM-01
Calificacin de Proveedores.
De presentarse un potencial proveedor no incluido en el Listado de
Proveedores Aprobados, el Gerente de Suministros deber Solicitar a la Gerencia
de CSSA, su evaluacin y pedir su aprobacin por parte del cliente para que sea
incluido en el Vendor List.
En los casos particulares de proyectos donde el cliente indique
contractualmente un listado de proveedores por l aceptados, deber verificarse
que los mismos estn Evaluados y aprobados por Tecna.

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6.2. GESTIN DE PEDIDO DE PRECIOS:
El coordinador del Proyecto enviar a la Gerencia de Suministros un mail
en el que se adjuntar la documentacin tcnica (del equipo o material), Fecha de
necesidad de la oferta, Plazo de entrega, Repuestos necesarios. Adjuntndose el
documento 3127-X-RM-ZZZ. A partir de ste mail se iniciar la gestin de pedido
de precios.

6.3.

GESTIN DE COMPRAS

Cada rea generar sobre la base de sus necesidades, y siguiendo el

instructivo IT-SUM-03, los requerimientos de compra (RC) correspondientes,
utilizando el Formulario F-01 los que contendrn todos los datos necesarios para
la adquisicin inequvoca del material deseado, las normas o especificaciones
aplicables, proveedores sugeridos (de ser necesario), fechas de entrega
requerida, requerimientos de embalaje y transporte, nivel de inspeccin y las
condiciones de inspeccin pactadas contractualmente con el Cliente, si las
hubiere. El Coordinador del Proyecto aprueba las RC.
El RC ser fechado y firmado por el solicitante y deber cumplir con
todas las etapas de aprobacin indicadas en la IT-SUM-02 (punto 5.1) quedando
la aprobacin final como responsabilidad del Coordinador de Proyecto o quien l
designe en su ausencia, previo a su entrega a la GS para su gestin.
La GS iniciar con el RC su gestin, a los efectos de adquirir el material a
los proveedores incluidos en Vendor List acordado con Transierra, procedindose
a realizar la comparativa de precios, calidad y plazo de entrega, en los casos que
la GS y/o el Lder de Proyecto y/o el Coordinador del Proyecto lo crean
conveniente.
En el caso de suministros tcnicamente complejos la GS realizar las
consultas que considere necesarias con el Coordinador del Proyecto.
Definido el proveedor al que se le encomendar el suministro, la GS
generar una Orden de Compra (OC), utilizando el Formulario electrnico en la
que se transcribirn todos los datos contenidos en el RC necesarios para la
compra, los requisitos de calidad e inspeccin y las condiciones comerciales
pactadas.
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Dicha OC ser firmada por el Coordinador de Proyecto. Una vez firmada

dicha OC queda aprobada para su emisin al proveedor; se enva tambin una
copia de la misma, pero sin valores, al Cliente o su representante.
La GS distribuir copias de la OC de acuerdo a lo indicado en la IT-SUM02.
Todo cambio relacionado con la provisin, deber ser documentado
mediante la revisin del RC por el Coordinador de Proyecto y podr originar la
anulacin de la OC original y la emisin de una nueva OC en su reemplazo,
cumpliendo los mismos pasos que la emisin de la OC original.
En estos casos toda nueva revisin de una OC debe indicar que la misma
anula y reemplaza a la OC anterior.

6.4. INSPECCIN:
El Gerente del Suministros ser el responsable de coordinar con el
Gerente de CSSA o con quin l designe, las fechas previstas para la ejecucin
de las inspecciones y/o ensayos necesarios para la aprobacin del suministro y a
los efectos de satisfacer los requisitos contractuales del Cliente, lo estipulado en
la OC y el nivel de inspeccin.
La Gerencia de CSSA deber contar, a los efectos de planificar las
inspecciones, con una copia de cada OC, que le ser entregada por la GS.
Se considerar tcnicamente cumplida aquella OC que, de ser requerida,
posea la aprobacin en todo su alcance por parte de la Gerencia de CSSA de
TECNA, mediante un Informe de Control de Calidad y la aprobacin del Cliente en
caso que sea requerida contractualmente.
En caso de existir rechazos u observaciones sobre el suministro la
Gerencia de CSSA informar al Lder de Proyecto y a la GS.
De ser requerido, para la inspeccin de suministros de importacin podrn
contratarse servicios de una agencia de inspeccin de reconocimiento
internacional, la cual deber estar calificada como proveedora de servicios.

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7.

REGISTROS
Los RC sern ordenados por Proyecto y las OC por nmero correlativo. Ser
responsabilidad del personal designado por el Gerente de Suministros mantener
los registros.
Todos stos registros originales sern archivados en la GS y la
Coordinacin del Proyecto archivar copia de las RC que hubiera emitido.
Los informes de Control de Calidad se archivarn en la Gerencia de
CSSA por el responsable designado, adjuntos a una copia de las OC
correspondientes, por Proyecto.
Todos los registros tendrn un tiempo de mantenimiento en archivo de
acuerdo a lo indicado en el PG-02 Control de los Registros, salvo que existan
requisitos legales o contractuales que requieran un plazo mayor.

8.

ANEXOS
F-01 Requerimiento de compra
3127-X-RM-ZZZ Requisicin de compras

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