PROCESO DE COMPRAS GRUPO &ALMACENES XITO

El proceso se lleva a cabo en el grupo xito es:

Inventario de Mercanca
Pedido para cubrir la venta stock
Generar pedido Va Electrnica al Proveedor
El proveedor visualiza el pedido, organizan la factura
Entrega de la Mercanca en la plataforma
Transporte de la Mercanca desde la Distribucin Logstica (CEDI las
vegas) al almacn.
Llegada a los Puertos de Embarque y Desembarque para chequeo e
inspecciones correspondientes surtido al piso de ventas
Venta de los Productos.
CLASIFICACIN DE LAS COMPRAS

Sus compras estn clasificadas por productos y calidad del producto ubicadas
en tres categoras:

Regional: por zonas

Nacional: estn en todo el pas como Noel y Nestl en lugares como
Cartagena, Barranquilla, Bogot, Buenaventura
Internacionales: con la participacin de CASINO con sus diversos
productos, tambin hay participaciones con China, Europa, Panam.
otras marcas: zen, Sony, Alpina, Oreo, Colanta, Pasta la Mueca,
Caribe, Pequen, Surtir, Tenex, Noel, etc. Tiene mas de 2.400
proveedores.

INFLUENCIA DE LAS COMPRAS

La influencia de las compras se ve reflejadas en las utilidades desde el
momento que se adquiere dicho producto por eso cuando el producto es bueno
y se genera una buena compra se puede hablar de una mayor rentabilidad y
de un mejor posicionamiento en el mercado.
Adems la idea es comprar el mejor producto que ofrezca el proveedor para
venderlo a un costo accesible al consumidor. Por lo cual se debe estar
pendiente de satisfacer las necesidades del cliente y lograr estar a la
vanguardia para no generar decrementos en las utilidades.
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Debe contar con una revisin minuciosa del producto al momento de la llegada
utilizando el sistema P.E.P.S (primeras en entrar y primeras en salir), adems
siempre debe permanecer surtida la estantera.
El sistema de la gestin de la calidad esta sustentado bajo la norma ISO 9000
la cual le da muchas ventajas a las empresas tales como:

La estandarizacin de las actividades del personal que trabaja dentro de

la organizacin por medio de la documentacin
Incrementar la satisfaccin del cliente
Medir y monitorizar el desempeo de los procesos
Disminuir re-procesos
Incrementar la eficacia y /o eficiencia de la organizacin en el logro de
sus objetivos
Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, etc.
Reducir las incidencias de produccin o prestacin de servicios.
ENTREGAS

Beneficios de las entregas certificadas

Reducir el tiempo de atencin del proveedor para recibo de
mercanca:
Espera, descargue y verificacin.
Reducir la excesiva manipulacin de la mercanca.
Reducir el desgaste administrativo en la solucin de diferencias.
Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena
de abastecimiento.
Consolidar la relacin como socios entre el proveedor y le cliente.
PASOS DE LA ENTREGA CERTIFICADA

Paso 1. Verificacin de las condiciones para los Participantes en la

Alianza
Proveedor: debe brindar las condiciones que garanticen confiabilidad,
seguridad y agilidad desde que se recibe el pedido hasta qque se carga
y se despacha al vehculo.

Unidad
de
Empaque:
contar
con
empaque
diseado
especialmente para el producto de acuerdo con sus
especificaciones y los requerimientos de la demanda.
Identificacin y codificacin de empaques y subempaques:
expresando el contenido y la identificacin con cdigo de barras.
Utilizacin de infraestructura (muelles, bodegas, estanteras) y
equipos (lectores, gastos hidrulicos, montacargas) que
garanticen eficiencias en el proceso de cargue y despacho de
mercanca.
Paletizacion: cuando el volumen de la mercanca lo amerite se
despachara la carga pale tizada en estibas de intercambio
estndar.
EDI: capacidad de generar y recibir mensajes (aviso de despacho,
aviso de recibo, instrucciones de transporte).
Proceso de facturacin: posterior a la separacin de la mercanca
y en el caso de utilizar EDI despus del informe de recibo.

Certificacin de las EPSL a contratar: cada proveedor debe

informar al cliente sobre las EPSL que estn certificadas.
Padrino: definir un responsable directo como interlocutor con el
recibo del cliente.

Cliente: el cliente debe brindar condiciones que garanticen

confiabilidad, seguridad y agilidad, debe ofrecer personal idneo y bien
capacitado, disponer de una infraestructura fsica y de sistemas
adecuados para la recepcin de la mercanca, debe contar con:

Infraestructura Adecuada: Muelles con plataformas niveladoras.

Equipos: Montacargas, estibadoras, carretillas, basculas (si
aplica), lectores, entre otros.
Recursos Humanos: El cliente debe contar con el equipo de
trabajo necesario para llevar a cabo la entrega. Capacidad de
generar y recibir mensaje EDI (orden de compra, aviso de recibo).
Programacin de Recibos: Mecanismo que permitan programar las
entregas y ofrecer un tiempo mximo de recibo, entendido como
la permanencia del proveedor desde el momento de la cita hasta
que abandona las instalaciones del cliente.
Control de Horario de Recibo: Registro del tiempo de permanencia
del proveedor en el recibo.
Generacin de Pedidos: Se recomienda tener sistematizada la
generacin de los pedidos de los puntos de venta a los CEDIS de
tal forma que se pueda controlar de una mejor forma la
generacin de los pedidos en los horarios establecidos y
garantizar que se cumplan las condiciones del acuerdo.
Padrino: Definicin de un interlocutor especial que pueda atender
de inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor
en la aplicacin de este programa.
EPSL Empresa Prestadora de Servicios Logsticos
EDI: Capacidad de generar y recibir mensaje (aviso de despacho,
instrucciones de transporte, status del transporte, entre otros).

PASO 2: CAPACITACION

Capacitacin del Personal: cada una de las partes ser

responsable de implementar un programa de capacitacin del
personal involucrado en el proceso de entregas certificadas.
El proveedor debe asegurar que el operador logstico haga parte
de estos procesos de capacitacin y este a su vez reforzar la
capacitacin cuando realice entregas a otras ciudades.

PASO 3: DEFINICION DEL ACUERDO

Recibo del pedido

Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI,

fax, correo, telfono, etc. durante el proceso de certificacin. Al

final del mismo proveedor debe estar en capacidad de recibir el

pedido via EDI para obtener la certificacin
Definir la frecuencia de pedido, das de pedido, fecha y hora de
entrega.
Cuando el operador logstico prepara el pedido, se debe definir
como el proveedor le comunica los pedidos que debe preparar,
por medio de instrucciones de despacho (EDI) o una lista de
despacho de papel.
Dentro del acuerdo debe quedar un plan de contingencias en el
caso de la transmisin de EDI falle para no reprogramar la
entrega y dentro de esta definir si se debe hacer inspeccin al
100% .

PROCESOS DE COMPRAS
La cadena de abastecimiento esta conformada por los proveedores,
fabricantes, clientes y distribuidores para brindar un servicio o producto a los
consumidores.