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Asesora de Negocios

Qu es Activity-Based Costing ?

A
B
C
Cmo Apoyara el Costeo Basado en Actividades en Decisiones que
Mejoren la Rentabilidad y el Desempeo de su Negocio

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Costeo Basado en Actividades


Qu es ABC?
ABC (siglas en ingls de "Activity Based Costing" o "Costeo Basado en Actividades") surge como
herramienta prctica para resolver problemas referentes a los requerimientos y necesidades de informacin sobre
la aplicacin y consumo de los recursos de las empresas, situacin que se presenta en la actualidad a la mayora
de estas mismas. El ABC presenta diversas ventajas y beneficios sobre la informacin financiera y operativa de
una empresa debido a la razonabilidad que aplica para la asignacin de los gastos y costos, adems de su
identificacin exacta de quin, dnde, cmo y cundo se consumen los recursos, a diferencia de los sistemas de
contabilidad de costos tradicionales o convencionales que slo pueden ofrecer informacin subjetiva de la
aplicacin de los gastos y costos debido principalmente al metodo de prorrateo de estos mismos.
Estos sistemas tradicionales y convencionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con
fines de gestin interna.
Parte de estos defectos especialmente importantes son :
1. La incapacidad de reportar los costos de productos o servicios individuales a un nivel razonable de exactitud.
2. La incapacidad de proporcionar retroinformacin til para la administracin de la empresa a los efectos del
control de las operaciones y medicin del desempeo.

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Costeo Basado en Actividades


Qu es ABC?
La contabilidad de costos tradicional acostumbra "asignar" los costos arbitrariamente, mediante una distribucin
de los costos indirectos basada en alguna factor relacionado con el volumen. Por ejemplo: horas-hombre u horasmquina. Este sistema contable tradicional, asume que hay una relacin directa entre los costos indirectos y esos
factores relacionados con el volumen. La realidad de una empresa es que el aumento en las ventas no significa
necesariamente un aumento en las utilidades, que en su gama de productos y servicios hay rentables y no
rentables y que a veces no hay mucha claridad sobre de donde vienen las ganancias o por donde se est yendo.
Hoy ms que nunca las empresas necesitan establecer con mayor precisin sus costos, precisan descubrir
oportunidades para mejorarlos, requieren mejorar su toma de decisiones y preparar y actualizar sus planes de
negocios. Actualmente las empresas, especialmente las que tienen muchos productos o servicios, grandes costos
indirectos y una competencia feroz, estn adoptando el Costeo Basado en Actividades (ABC) y en vez de
"asignar" costos "rastrean" cada categora de gastos relacionada con un objeto de costeo.
En contraste con esto, ABC basa el proceso del "costeo" en las actividades. Los costos se rastrean de las
actividades a los productos o servicios, basndose en la demanda de productos para estas actividades durante el
proceso de produccin. Por lo tanto, los atributos de las actividades, tales como horas de tiempo de preparacin, o
nmero de veces involucrados, se utilizan como "direccionadores o causales para asignar costos indirectos.
Como el nmero de la actividad mide los incrementos utilizados, ABC permite captar mejor los factores
econmicos subyacentes a la operacin de la empresa, lo que permite obtener costos de productos ms exactos.

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Costeo Basado en Actividades


El Costeo Basado en Actividades analiza el uso de todos los recursos
organizacionales y posteriormente vincula el costo de estas actividades a
la produccin, productos, servicios, clientes y proyectos entre otros.

Cada
Cadaactividad
actividad realizada
realizada en
en una
unaempresa
empresa consume
consumealgn
algn tipo
tipo de
derecurso,
recurso, la
la
erogacin
erogacin yyaprovechamiento
aprovechamiento de
de estos
estos recursos
recursos incide
incideen
enque
que tan
tan productiva
productiva yy
rentable
rentablees
es esta
esta empresa,
empresa, dependiendo
dependiendode
de que
que porcentaje
porcentaje de
de la
la totalidad
totalidadde
de las
las
actividades
actividades realizadas
realizadas contribuyen
contribuyen aa la
la generacin
generacin de
de valor
valor para
para el
el negocio
negocio
El
ElCosteo
Costeo ABC
ABC permite
permite categorizar
categorizar yycostear
costear cada
cadauna
una de
de las
las actividades
actividades que
que se
se
ejecutan
ejecutan en
en la
la organizacin,
organizacin, con
con el
el propsito
propsito de
de minimizar
minimizar oo eliminar
eliminar actividades
actividades
que
queno
no sean
sean crticas
crticaspara
para el
el negocio
negocio yyno
no agregen
agregen valor
valor al
al mismo,
mismo, generando
generando un
un
ahorro
ahorroen
engastos
gastos yycostos
costos al
al reducir
reducir el
elconsumo
consumode
de recursos.
recursos.

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Definiciones del sistema de costeo ABC

Sistema que asigna el costo de los recursos a las actividades para


aplicarlos a productos/servicios con el objeto de determinar de manera
precisa su costo y rentabilidad.

Los recursos son asignados a las actividades, las actividades son


asignadas a los objetos de costo (productos, servicios, clientes,
procesos) en base a su uso.
Recursos

Causal del costo

Actividades

2 Hrs

Archivar
4 Hrs

Telefonear
2 Hrs

Capturar
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El ABC desglosa la visin tradicional de costos por


centros de responsabilidad y actualiza los costos de
acuerdo con la manera en que se consumen los recursos
DEL: LIBRO MAYOR GENERAL

A: BASE DE DATOS ABC

VISION DEL PLAN DE CUENTAS

VISION BASADA EN ACTIVIDADES

Departamento de ingeniera de procesos

Departamento de ingeniera de procesos

Salarios

$ 600,000

Equipo

$ 150,000

Gastos de Viaje

$ 60,000

Compras

$ 40,000

Empleo de
Causales
de Costos

Uso y alquiler

$ 30,000

Drivers

Total

$ 880,000

Qu se Gast
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Supervisar demostradoras
Controlar publicidad
Crear recorridos
Procesar pedidos especiales
Mejorar procesos
Cobrar facturas a clientes
Recibir pedidos de clientes
Capacitar empleados
Administrar departamento

$ 31,500
$ 121,000
$ 32,500
$ 83,000
$ 45,000
$ 119,000
$ 145,000
$ 43,000
$ 158,000

Total

$ 880,000

Cmo se Gastan los Recursos

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El modelo de actividades toma en cuenta...

Gastos

Actividades/
Procesos de Negocio

Ventas
Ventas Netas
Netas

Proveer
ProveerServicios
Servicios de
de
Apoyo
Apoyo

--Costo
Costo de
de Material
Material **
--Costo
Costo de
de Fabricacin
Fabricacin **

Administrar
AdministrarFinanzas
Finanzas

Utilidad
Utilidad Bruta
Bruta
-- Ventas
Ventas
-- Administracin
Administracin
Utilidad
Utilidad de
de Operacin
Operacin

Administrar
AdministrarRecursos
Recursos
Humanos
Humanos
Proveer
ProveerApoyo
Apoyo aa
Manufactura
Manufactura
Vender
VenderProductos
Productos
Producir
ProducirProductos
Productos
Distribuir
DistribuirProductos
Productos

Objetos de Costo

Clientes
Clientes
Servicios
Servicios
Productos
Productos
Canales
Canales
Familias
Familias

* El costo se asigna directamente a cada producto segn su consumo, evitando prorrateos generales

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El ABC no reemplaza al sistema de contabilidad actual,


reestructura sus datos para que soporten con ms
eficacia a la toma de decisiones
Datos
Balanza
contable
Transacciones
financieras y
de operacin

Informacin Toma de decisiones

Datos

e informacin
operativa

A
B
C
/
A
B
M

Lente ptico
(resignacin de
costos)

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Estrategia
Rentabilidad por cliente
y lnea de servicio
Contribucin a la
generacin de valor

Operacin
Medicin del
desempeo de las
actividades
Administracin de
costos.

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Investigaciones fundamentan que la informacin contable


tradicional ha perdido relevancia para ser un instrumento
con el cual se puedan tomar decisiones en el nuevo
mundo de los negocios
Administracin estratgica de
actividades y costos (SCM)

Estrategia y
Transformacin
del Negocio

Administracin de
actividades (ABM)

Grado de
detalle
requerido

Costos basados en
actividades (ABC)
Contabilidad
Administrativa
Contabilidad
Anlisis de
Estados de costos
Partida Financieros
Rentabilidad
Doble

Mejora de las
Operaciones

Tiempo/Necesidades de informacin para la toma de decisiones

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El ABC asigna el costo de productos y servicios de manera


ms exacta que el enfoque tradicional
Ejemplo de Anlisis de Situaciones Especficas

Enfoque Tradicional

Producto
A

Producto
B
$ 1,300

Enfoque Basado en
Actividades

Producto
A
$950
Overhead

Mano
de
Obra

Gastos
Indirectos

$900
Overhead

Costos
Rastreables

Overhead
$ 550

Material

Producto
B

Costos
Rastreables

Material
Overhead

M/O

M/O
Material

Material

Total $ 1,850

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Material

Material

Total $ 1,850

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Informacin que genera el ABC


Rentabilidad por tipo de cliente
Rentabilidad por lnea de servicio
Presupuestos basados en actividades

Informacin de
administracin
de costos tradicional

Modelo de
Actividades

Costos de productos y servicios


(ms del 95% exactitud)
Mediciones de desempeo
de actividades
Target Costing

Informacin para la toma de decisiones


Estrategia
Rentabilidad por cliente y
lnea de servicio
Contribucin a la generacin
de valor.

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Operacin
Medicin del desempeo de
las actividades
Administracin de costos.

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Objetivos del Activity-Based Product Costing

Costear con ms exactitud los productos basndose en el


consumo real de recursos.
Apoyar el control operacional a travs de la aplicacin de
sistemas de medicin del desempeo.
Apoyar en la mejora de procesos y la reduccin de costos.
Apoyar en el anlisis de proyectos de planeacin e inversin.

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Dimensiones del ABC


Vista - Cost Assignment
Recursos
Resource Cost
Assignment

Vista - Procesos
Modelo
Procesos
de Negocio

Resource
Drivers

Indicadores
de Desempeo

Actividades

Activity Cost
Assignment

Activity
Drivers

Objectos de Costo
(Productos,
Clientes)
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Dimensiones del ABC


Vista - Cost Assignment
Qu Gastamos?

Recursos
Resource Cost
Assignment

Resource
Drivers

Porqu Gastamos?
Qu Gastamos?
Qu Hicimos?

Actividades

Activity Cost
Assignment

Objectos de Costo
(Productos,
Clientes)

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Activity
Drivers

Para que lo Hacemos?


Qu Hacemos?
Para quin lo hicimos?

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Dimensiones del ABC


Activity Anlisis
Gastos & Costos

Cunto
Gastamos?

Qu
Hacemos?

Para qu o
para quin
lo hacemos?

Centro de
Costos 1

Actividades

Centro de
Costos 2

Centro
Centro de
de
Costos
Costos 33

Centro de
Costos 5

Centro
Centro de
de
Costos
Costos 44

Actividades Actividades Actividades Actividades

Cost Object

Cost Object

Cost Object

Cost Object

Cost Object

Corporativo

Productos

Grupo de
Clientes

Servicio A
Cliente B

Producto Z

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Conceptos del Activity-Based Cost


Resource Drivers

Activity Drivers

Plan

Costos de
Investigacin
&
Desarrollo

Diseo
# de FTEs

# de Nuevos
Productos

# de Nuevos
Productos
# de Productos
-Complejidad por
Tipo de Producto -

Prueba

Mantenimiento

# de Productos

FTE - Full Time Equivalent

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Conceptos del Activity-Based Cost


# de FTEs
# de Ordenes
de Compra

Costos
de
Produccin

Prototipo

# de Nuevas Partes

Compras

# de FTEs
por M2

# de FTEs

# de Ordenes de
Venta
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# de Nuevos Productos

Produccin

Horas Mquina
Horas Hombre
Tiempo de
Preparacin

Pruebas

# de Productos
Compejidad del
Producto

Distribucin

# de Productos
# de Envios

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Cmo apoya el ABC a su Negocio


Producto
Producto 11
Producto
Producto 22

ABC
ABC

Supervisin
Supervisin

Asignacin Directa

Negocio

Servicio
Servicio

Costeo
Costeo
Actual
Actual

Operacin
Operacin

Producto
Producto 44

Producto
Producto 55
Producto
Producto 66
Producto
Producto 77

Costos
Costos Administrativos
Administrativos
(Compras,
(Compras, Contabilidad,
Contabilidad, Recursos
Recursos Humanos
Humanos
Sistemas,
Sistemas, Ventas,
Ventas, etc)
etc)

Distribucin
Distribucin
Publicidad
Publicidad
Staff
Staff
Servicios
Servicios
Mantenimiento
Mantenimiento
Seguridad
Seguridad
Limpieza
Limpieza

Prorrateos

Producto
Producto 33

Otros
Otros

Costos
Costos de
de
Productos
Productos
Subsidiados
Subsidiados **

Costos
Costos de
de
Productos
Productos
ms
ms Precisos
Precisos

* ABC Permite identificar que productos son subsidiados en los costos y gastos debido al sistema tradicional de costeo

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Cmo apoya el ABC a su Negocio


Apoyo en la Cadena de Valor

Investigacin
& Desarrollo

Costo de Invesigar
Costo de Desarrollar
Costo de Abastecimiento
M.P.
Complementarios
Costo del proceso de compra

Diseo de
Productos
Procesos
Servicios

Produccin

Costo de diseo
Costo de planeacin
Costo de gestion de
procesos y servicios
Costo de mover
Costo de almacenar

Mercadeo

Distribucin

Costo por proceso


Costo subproceso
Rentabilidad por proceso
Costo de actividades
VA / NVA
Criticas / No Criticas
Rentabilidad lnea / producto
Actualizar modelo de precios

Servicio al
Cliente

Rentabilidad por cliente


Rentabilidad por Canal de
Distribucin
Costo de gestionar clientes
Rentabilidad por Familia
Rentabilidad por Producto
Costo de vender

Gestin de los Costos & Gastos


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Rastreando actividades a travs de mltiples vistas


permite identificar oportunidades de reduccin de costos
Por Ejemplo:

Vistas
Vistas por
por Producto/
Producto/
Lnea
Lnea de
de Servicio
Servicio
Vista
Vista por
por Canal
Canal
de
de Distribucin
Distribucin
Vista
Vista por
por Cliente
Cliente
Vista
Vista por
por Proceso
Proceso
de
de Negocio
Negocio
Vista
Vista Organizacional
Organizacional //
Actividad
Actividad

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Cules son los costos reales y mrgenes de productos /


lnea de servicios ?
Cunto cuesta realmente servir a nuestros diferentes tipos
de clientes ?
Qu segmentos de clientes (mercado) son rentables ?
Cules impulsan los costos a un alto grado ?
Cunto cuesta realizar este trabajo internamente ?

Cunto gastamos en realizar ciertos tipos de actividades ?

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La administracin operativa de actividades se enfoca en


la administracin del desempeo de los procesos y de
las actividades que las componen
NIVELES DE DESEMPEO

Organizacin

Procesos /
Actividades

Individual

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Qu viene despus de ABC ?

A
B
C

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?
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La ejecucin del siguiente paso para un efectivo negocio

A
B
C

...Decisiones
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ABC identifica diversos atributos a las actividades


Para la administracin adecuada de las actividades se pueden establecer
diferentes tipos de atributos con los cuales se puedan tomar mejores decisiones
120
Operativas
Estratgicas
Redundantes

100
Total Cap
80

Cap no til
Cap til

60
40
20
0

Lnea de producto

Proceso A

Proceso B

1,000,000
950,000
900,000

Actividades del negocio

850,000
800,000
750,000
Administrativas/Soporte

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Operativas

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ABC realiza reducciones de costos sin afectar las


actividades clave de la empresa
Recorte con informacin
tradicional

El recorte tradicional no toma en cuenta el tipo de


actividades, se realiza solo mediante la reduccin
como porcentaje de cada rubro contable, por lo que
en el futuro no se eliminar la necesidad de las
actividades (el sndrome bajar de peso y volver a
engordar)

Recorte con informacin


de ABC

El recorte con ABC identifica las caractersticas de las


actividades, eliminando las actividades redundantes y
duplicadas que no contribuyen en la operacin del
negocio, por lo que en el futuro la organizacin no
tendr la necesidad de invertir en actividades que no
contribuyen a los objetivos del negocio

Actividades estratgicas
Actividades y de soporte indispensables para la operacin del negocio
Actividades redundantes, duplicadas que no contribuyen a la operacin ptima del negocio
Actividades recortadas

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Adems ABC permite tomar decisiones sobre el


desempeo de las actividades para optimizarlas

4 semanas
$ X00,000 M

Materia prima

Materia prima

Recibir
Inspeccionar
Almacenar
Maquinar
Inspeccionar
Maquinar
Ensamblar
Inspeccionar
Almacenar
Probar
Almacenar
Empacar
Almacenar
Enviar

Recibir
Maquinar
Ensamblar
Probar
Empacar
Enviar

Reducir el costo al
eliminar
actividades de baja
prioridad o

4 das
$ XX,000 M

innecesarias
Producto terminado

Producto terminado

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ABC permite realizar anlisis de rentabilidad de los


clientes y de las lneas de producto / servicio
Rentabilidad
Rentabilidad
del
del cliente
cliente

Valuar los clientes que generan


de menor a mayor rentabilidad

Mejora
Mejora de
de
actividades
actividades

Mercados
Mercados
meta
meta

Rediseo de actividades con alto costo y


con bajo rango de rentabilidad por
cliente
Identifica las actividades relacionadas
con el cliente y adems mide su
desempeo

Mezcla
Mezcla de
de
productos
productos
yy servicios
servicios

Identifica las actividades que afectan de manera


considerable el costo del producto / servicio
Redefine las relaciones con clientes que no son
redituables

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Valor
Valor del
del
cliente
cliente

Determina la mezcla de productos


y servicios que permiten tener un
buen margen de crecimiento y
ganancias

Relaciones
Relaciones yy
negociaciones
negociaciones
con
con clientes
clientes

Identifica cuales son los clientes mas rentables


Determina los atributos de los clientes meta

Evala los atributos del


servicio que son valorados por
el cliente

Negociacin
Negociacin de
de
precios
precios

Aprecia los diferentes mrgenes de ganancia


por cliente
Soporta decisiones para incrementar precios
Indica los rangos para establecer precios

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Sistema Activity-Based Cost


Mejoramiento del
Costeo de Productos

Costos
&
Gastos

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Apoyo en la Toma
de Decisiones

?
?
?

Precio del Producto/Servicio


Promociones de Producto
Rentabilidad Real
Control de Inventario
Mezcla de Productos
Presupuesto
Reduccin de Gastos
Canales de Distribucin
Clientes
Categorias de Clientes
Grupo de Productos
Lnea de Productos
Produccin

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Aplicando datos del ABC

Decisiones
Estrategicas

Empr

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ende

Descontinuar Producto
Eliminar Clientes no rentables
Estrategia de Distribucin
Estrategia de Precios
Reduccin de Costos
Identificacin de Recursos
Aprovechamiento de Capacidad Instalada

r el C
ambi
o

Datos
ABC

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Informacin de un Modelo ABC


GL

Datos Precisos...

Costo de
Actividades

Grupo de
Actividades Productos

Generan
Una Dinmica Situacin...

Fijo %
Volumen

y una
Relevante Dimensionalidad...
en una

Decisin
%

$
$
$

Clientes
Canal
Producto
Region

Herramienta Oportuna
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Dimensionalidad de la Informacin del Modelo ABC

Cliente
Tipo

Volumen
Alto

Bajo

Comercial

Gob.

Producto

Canal

Familia 1 Familia 2
W

Familia 3

Prod. Lnea Prod. Lnea Prod. Lnea


1
3
2

Regin
Norte
Europa
Amrica

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Asia

Sur
Amrica

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Herramientas para Decidir con ABC


Tipo de Producto
Lnea de Producto
Unidades de Negocio
Ingreso
Costo de Ventas:
M.P. Directa
M.O. Directa
Otros Costos
Total Costos
Total Costo de Ventas
Utilidad Bruta
Gastos de Operacin:
Investigacin & D, etc.
Total Gastos de Operacin
Utilidad de Operacin
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$X

ie
l
C

e
t
n
i
bu

es
r
o

ri
$X
t
s
i
$X D
al
n
$X
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e
$X
-R
$X
ur tro
S
$X en e
C ort
N
$X
$X
$X

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Herramientas para Decidir con ABC


ABC Permite identificar en que nivel de ventas se dejan de percibir utilidades debido a la
erogacin de gastos y costos que conlleva el proceso de venta y gestin de clientes, es
decir la asignacin de los recursos mayor ventas = mayor utilidades ?

Utilidades
$

Ventas $
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Resultados del Modelo ABC para la toma de decisiones

Anlisis Pareto

Modelo de Decisin

Anlisis de la Situacin Actual


Anlisis What If - Qu pasa si?
Evaluacin de Reduccin de Costos
Formulacin de Escenarios

Carcteristicas del Costo

Cost Drivers
Directo vs. Indirecto
Capacidad Instalada
Capacidad Sobrada

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Producto
Cliente
Regin
Canal

Aplicacin de los
Gastos & Costos
Funcin
Actividad
Producto

Cliente
Regin
Canal

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Resultados del Modelo ABC para la toma de decisiones


Usos gerenciales del Anlisis ABC
Al comprender los causales de costos de las diferentes actividades, se pueden tomar
importantes decisiones operativas, por ejemplo:

Actualizacin del modelo de precios


Eliminacin de clientes no rentables
Identificacin de productos poco rentables
Reduccin de actividades redundantes, ineficientes y no productivas.
Aumento en la satisfaccin del cliente ofreciendo una mejor mezcla de
productos.
Identificacin precisa de margenes por lnea / producto.

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Rentabilidad por Dimensin


Articulos
Rentables

Articulos
No Rentables
ABC

Utilidad
($000)
Costeo
Tradicional

$X,XXX,XXX

Nmero de Articulos (Ordenado por Contribucin)


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Algunas Generalidades de la
Administracin de Actividades
La Administracin de Actividades permite:

Conocer hacia donde se dirigen los recursos y en que actividades se


erogan; mejorando con esto la rentabilidad y el desempeo

Conocer qu se hace, cmo se hace y cuanto contribuye a las metas


organizaciones

Enfocar los problemas y las actividades especficas en las que se


generan, as como las relaciones causa-efecto de la operacin, en
lugar de los sntomas que de stos se derivan.

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Informacin del ABC


Misin y
Visin
Finanzas

ABC

Calidad

Procesos

Clientes

Aprendizaje

La informacin generada por el Modelo ABC identifica el costo de las actividades que son
necesarias para producir un bien o servicio, as como el costo de los productos intermedios
y finales en un rea operativa. A partir de la informacin contable, ABC genera diferentes
vistas; de esta manera proporciona informacin estrategica, operativa y financiera.
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ABC adems genera informacin til para otros


proyectos de mejora de operaciones
Aplicaciones
Estndar

Activity
Based
Costing
Total Quality
Management

Business
Process
Modeling
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Executive
Information
Systems

Activity
Database

Activity Based
Management
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Conclusiones

El sistema de Costeo ABC apoyar a su Negocio en reflejar el crecimiento y


diversidad de cada producto y servicio. Adems de ser una herramienta que
apoya la administracin avanzada de precios.

Al lograr tener conocimiento exacto del origen del costo permitir a su Negocio
atacarlo desde sus races, contribuyendo esto a incrementar la satisfaccin de
clientes y la contribucin por lnea / producto.

Su Negocio podr contar con la capacidad para implantar administracin de


actividades para buscar oportunidades de mejora y reduccin de costos.

La integracin de ABC con un sistema ERP permitir a su Negocio utilizar una


solucin tecnolgica integrada, el sistema ERP apoya la informacin
proporcionada segn la metodologa ABC en una manera ms oportuna y
rentable.

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Contacto

En TF Asesores usted nos interesa y nos agradara que formara parte de nuestros clientes distinguidos.
Esperamos con gusto poder contribuir a realizar alguna mejora dentro de su empresa, as como estar en
contacto con Usted por este o cualquier otro medio y responder cualquier pregunta sobre cmo aplicar la
iniciativa del Costeo Basado en Actividades y la Administracin Basada en Actividades en su Negocio,
as como los beneficios que obtendra.
Agradecemos de antemano su atencin y comentarios al respecto.

Para ms informacin o comentarios acerca de


este documento, por favor contctenos
Carlos Alberto Tllez F.
Socio-Consultor de Negocios - TF Asesores
ctellezf@tfasesores.com.mx

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