Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
DIGITAL NA PRÁTICA
Um guia para você organizar seus
dispositivos e informações digitais
de forma eficiente
Introduçao
~
1. Carta ao Leitor
Se você chegou até aqui é porque provavelmente está passando por uma
dessas situações:
Acessar
Organizar Transformar seus informações Otimizar o seu
Manter os seus de forma eficiente dispositivos em através de tempo enquanto usa
arquivos em seus arquivos em aliados na busca da dispositivos os seus dispositivos
segurança dispositivos digitais produtividade diária diferentes em digitais
qualquer lugar
2. Como usar este guia
Este Guia foi feito com muito carinho e eu inseri aqui várias
dicas que eu adoraria que alguém tivesse me ensinado antes de
eu cometer vários erros. Este é um presente meu para você.
Use sem moderação! :)
Um beijo.
Gabi
3. O que é organização digital?
1. Limpeza 10
2. Áreas, pastas e subpastas 12
3. Identificação 17
4. Backup no HD 18
5. Backup na nuvem 21
1. Limpeza 23
2. Categorização 25
3. Identificação 26
4. Notificações 27
5. Contatos 27
6. Sincronização e Backup 28
1. Organização do email 30
2. Privacidade e Segurança 32
3. Redes Sociais 36
4. Ferramentas Úteis 38
COMO FUNCIONA ESTE E-BOOK
2
transformar o seu tablet e seu celular em
verdadeiros aliados do cotidiano e não mais em
fonte de distração e perda de tempo como
acontece tantas vezes.
Capítulo 1
Organizaçao
~
do Computador
1. Limpeza 10
Uma boa forma de começar é fazendo um mapa mental das áreas nas quais
você costuma trabalhar enquanto usa o computador, isso vai ditar quais
pastas e subpastas você criará. Pegue um papel e uma caneta e faça esse
mapa. Tenha em mente a questão: quais as informações que eu preciso que
estejam no meu computador?
Exemplo de estrutura
14
DICA 5: Organize seus documentos
Organize estas pastas e subpastas dentro da área de documentos do seu
sistema operacional. Geralmente nessa área ficarão os arquivos em formato
PDF, Excel, Word, etc. Aqui estarão os textos, mapas mentais, relatórios,
contratos, recibos, comprovantes, tickets, escanes, certificados, resumos,
rascunhos, etc. Se alguma foto estiver relacionada a algum desses assuntos
dos Documentos (geralmente isto acontece em pastas de projetos), você
pode arquivar tudo junto. No entanto, fotos de eventos (aniversários,
batizados, festas, reuniões) devem ser armazenados na área de fotos. O
mesmo vale para músicas e vídeos.
15
DICA 6: Desafogue a memória do seu computador
usando o Evernote ou o Google Drive
Para não ocupar a memória do seu computador com vários arquivos ou ainda,
para ter a facilidade de encontrar os seus documentos de qualquer lugar onde
você esteja (mesmo sem o seu computador em mãos), uma boa alternativa é
usar serviços como o Evernote e o Google Drive. Ambos podem virar uma
extensão do seu cérebro, do seu trabalho e também dos seus projetos. Isso
significa, na prática, que você não precisa mais ficar arquivando documentos
no computador se você pode usar o Evernote e o Google Drive para isso.
Ambos permitem que você salve arquivos que já foram produzidos em outros
locais ou crie novos arquivos. Também é muito simples compartilhar arquivos
através desses aplicativos.
No Evernote os cadernos são como as suas pastas, mas aqui você não pode
incluir subpastas, apenas as suas notas (que podem conter anexos). Já no
Google Drive você pode utilizar a mesma estrutura de pastas e subpastas,
como no seu computador.
16
Evernote
Google Drive
17
3. Identificação
ler sobre lógica nomeação de arquivos
Defina dias para realizar seus backups, pode ser semanalmente, mensalmente,
isso depende da quantidade de arquivos que você gera. A frequência de um
backup é muito pessoal, mas em termos gerais, para arquivos mais sensíveis e
importantes devem ser realizadas mais de uma cópia ou backups em locais
diferentes.
comprar um pendrive só
para arquivos backup
MICROSOFT WINDOWS
Até o Windows 7 o Backup do Em Painel de Controle > Backup, é
Windows era feito pela própria possível fazer o backup do sistema e
máquina (atualmente a Microsoft dos arquivos pessoais (ou somente
aposta na nuvem, com o OneDrive). de um deles).
APPLE OSX
No OSX, o sistema perfeito de Backup é o Time Machine. Quem tem Apple,
precisa ter Time Machine. É a mágica desse sistema operacional, com certeza.
Capítulo 2
Organizaçao
~
do Celular/Tablet
1. Limpeza
23
DICA 14: O que você não usa, você não precisa guardar
Ter dispositivos organizados significa ter ferramentas com aplicativos que
são úteis e importantes para o seu dia a dia, que irão facilitar a sua vida.
É tão fácil baixar um novo aplicativo se você precisar que não vale a pena
acumular peso no seu dispositivo.
Ah! Se você já comprou, não vai precisar pagar por ele outra vez em caso
de uma segunda instalação no celular.
2. Categorização
25
5. Contatos
DICA 18:
Mantenha uma agenda
de contatos organizadas
Cada contato salvo na sua agenda deve ter
informações pertinentes. Se possível
adicione emails, telefone fixo, aniversário.
Assim é possível centralizar as informações
de um contato em um local só.
6. Sincronização 28
Capítulo 3
Organizaçao~
da vida online
1. Organização do email
30
2. Arquive 4. Responda
Você não precisa responder aquela questão, Se o email pode ser respondido entre 2 e 5
mas as informações podem servir a você minutos, responda já. Essa pequena ação
futuramente, em curto ou longo prazo? elevará muito a organização do seu email, sua
produtividade e sua eficiência, principalmente
Então você pode arquivar a mensagem para no trabalho.
referência. Utilize pastas ou marcadores para
organização desses emails. Você também Caso o email precise de mais informações para
pode enviar mensagens para o Evernote e ser respondido, mantenha o mesmo na caixa
arquivar a informação no Elefante. de entrada até que isso seja feito. Se for um
compromisso com data e horário, anote-o em
seu calendário.
5. Revise
Você precisa fazer uma revisão para que o seu sistema de organização funcione. Geralmente as
segundas e sextas feiras são dois dias bons para que essa revisão seja realizada. Segunda no primeiro
horário de trabalho revise as demandas em seus marcadores para a semana. Na sexta feira confira o
que foi concluído e o que ficará para semana que vem.
2. Privacidade e Segurança 32
Restringir amigos: você pode fazer listas
no seu Facebook e compartilhar
informações com listas restritas. Isso
DICA 23: funciona bem pra quem só quer
DICA 28:
Organize suas senhas
e cadastros ***
Mantenha uma lista de cadastros
que você já fez e que tipo de
conteúdo existe em cada rede.
3. Redes Sociais
Mesmo com as inúmeras vantagens em se manter um perfil no Facebook,
Instagram, Pinterest, Twitter e outras redes sociais, nos deparamos
diariamente com propagandas, memes, notícias e poluição visual que nos
fazem perder tempo, pois mesmo que não nos interessem, acabamos lendo.
Para evitar essa "perda de tempo" nas redes sociais, é fundamental saber
como organizar melhor os seus perfis e otimizá-los para que se adaptem as
suas necessidades.
DICA 31: Faça uma limpeza nos seus perfis Sabe aquela pessoa que
está no seu Facebook,
mas vocês nunca se falam? Por que ela está ali mesmo? Reveja seus contatos
e suas páginas. Os perfis que você está seguindo realmente fazem parte dos
seus interesses? Delete, descurta, bloqueie jogos e aplicativos, mas não
deixe coisas que você não precisa ocupando espaço no seu feed de notícias.
O mesmo vale para outras redes sociais.
37
DICA 32: Crie listas de amigos
Leva um tempo dependendo de quantos amigos
você tem na rede. Mas quando você quer saber
notícias de um grupo específico isso pode facilitar.
Identifique os grupos em: família, melhores amigos,
faculdade, trabalho, entre outras categorias.
4. Ferramentas úteis
DICA 37:
Use o WebClipper
Esqueça os Bookmarks. Quando você encontrar algo
interessante, capture com o Webclipper.
DICA 38:
Use o Google Keep para guardar ideias
O Google Keep é uma ferramenta do
Google que permite que você
armazene ideias no seu smartphone,
tablet ou computador. Registre
imediatamente cada pensamento
inspirador.
organize@gabrielabrasil.com
facebook.com/gabrielabrasilorganiza
instagram.com/gabrielabrasilorganiza
linkedin.com/in/gbrasil
Gabriela Brasil Organiza. Todos os direitos reservados e protegidos pela lei n° 9.610, de 02/1998.
Gabriela Brasil
É consultora de organização, Especialista em Organização Digital.
Especializada em Organização Residencial e Office pela OZ, de São Paulo,
certificada em Administração do Tempo pela FGV RJ. Parceira da empresa Oz
Organize sua Vida, a frente do Curso de Organização Digital para formação
de profissionais de organização. Profissional membro da NAPO – National
Association of Professional Organizers (EUA). Mora em Palo Alto, na
Califórnia, de onde, via web, atende seus clientes no Brasil.