Universidad Tecnolgica

de Quertaro

Firmado digitalmente por Universidad Tecnolgica de Quertaro

Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnolgica de
Quertaro, o=Universidad Tecnolgica de Quertaro, ou,
email=webmaster@uteq.edu.mx, c=MX
Fecha: 2012.08.31 11:29:12 -05'00'

UNIVERSIDAD TECNLIGICA DE QUERTARO

Nombre del proyecto:

MANUAL DE TRABAJO DE CUENTAS POR PAGAR EN EL

REA DE CONTABILIDAD

Empresa:
ARTLUX S.A. de C.V.

Memoria que como parte de los requisitos para obtener el ttulo de:

TCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN

DESARROLLO DE NEGOCIOS REA
MERCADOTECNIA

Presenta:
Camargo Castan Javier Jeovanni

Asesor de la empresa
Lic. Jess Rodrguez Smano

Asesor de la UTEQ
Ing. Luis Gutirrez Murgua

Santiago de Quertaro, Qro. 28 de agosto del 2012

Resumen
La competencia en el mbito laboral cada vez es mayor, con el paso del tiempo los
requisitos y las especificaciones que las empresas buscan en el trabajador, se vuelven
ms competitivas. Al ingresar a una empresa es importante dar a conocer los principios y
el giro que la empresa maneja, de tal forma que el trabajador est informado de lo que
representa la empresa en el mercado, un elemento fundamental es la capacitacin, de
sta depende si tendremos un trabajador competitivo o bien uno trabajador ineficiente, es
as como las capacitaciones son fundamentales para el desarrollo del trabajador. Se
redactar un manual de capacitacin para el rea de contabilidad, con la finalidad de
agilizar el aprendizaje de los nuevos trabajadores, y se puedan adaptar con mayor
facilidad en las labores de la empresas, se desarrollar cada uno de los pasos y
procedimientos que se realiza en el rea de cuentas por pagar.

Palabra clave: Manual, Aspel, Banco, Coi, Sae, Sistemas.

Abstract
The competition in the labor area every time is major, with the passage of time the
requirements and the specifications for that the companies look the worker, they become
more competitive. Having entered to a company is important to announce the beginning
and the draft that the company handles, in such a way that the this worker informed about
what represents the company on the market, a fundamental element is the training, on this
one depends if we will have a competitive worker or one inefficient worker, is as well as
the trainings are fundamental for the development of the worker. It will remove I end a
manual of training give in area of accounting, with the purpose of improving the learning of
the new workers, and could adapt with major facility in the labors of the empresas, one
was developing each of the steps and procedures that are realized in the account area for
paying.

Dedicatorias
Dedico este esfuerzo personal y logro acadmico:

A mi pap Jess Camargo, a pesar de no contar con su apoyo totalmente,

agradezco sus concejos y la disciplina que en m ha forjado, le dedico este
logro personal que con gran esfuerzo he podido concluir satisfactoriamente.
A mi madre Ma. Eugenia, por ser siempre el mayor apoyo en mis estudios
universitarios.
A mi novia Thala Flores por ser mi compaera en las alegras, ideas y
tambin frustraciones de todo el proceso de la carrera.
A mis hermanos, familia y amigos con los que comparto lo aprendido y de
quienes tambin sigo aprendiendo, a mis hermanos a los cuales les pido
que luchen por sus objetivos y que con esfuerzo y dedicatoria se pueden
lograr las metas que se propongan.

Agradecimientos
Quiero agradecer:

A Mara Eugenia por su apoyo de principio a fin en mis estudios.

A Luis Gutirrez

por su asesora y consejos en

la realizacin de mi

estada.
A Luis Fernando Pantoja por las enseanzas adquiridas en las aulas y por
ser un buen tutor en el periodo de mis estudios.
A todos los profesores y compaeros de la carrera, por haber compartido
conmigo el aprendizaje en esta etapa de formacin personal.
La UTEQ, por su aprendizaje y desarrollo.

NDICE
Pg.
Resumen..2
Abstract.3
Dedicatorias.....4
Agradecimientos..5
ndice.6
I. INTRODUCCIN.....7
II. ANTECEDENTES...8
III. JUSTIFICACIN....9
IV. OBJETIVOS....10
V. ALCANCE..................11
VI. FUNDAMENTACIN TERICA........12
VII. PLAN DE ACTIVIDADES.......15
VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS.....17
IX. DESARROLLO DE PROYECTO ...18
X. RESULTADOS OBTENIDOS ..51
XI. ANLISIS DE RIESGO....52
XII. CONCLUSIONES....53
XIII. RECOMENDACIONES..54
XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ..55

I. Introduccin
Dentro del mbito laboral, la competencia por obtener un trabajo o ascender
de puesto es muy peleada. Hoy en da para las empresas en muy difcil encontrar
buenos empleados e ideales para los puestos requeridos, ya que en la actualidad
existen muchos jvenes que no cubren los requisitos, ya sea por falta de estudios
o experiencia.

Al ingresar a una empresa, una buena o mala capacitacin puede ser la

diferencia de tener un empleado eficiente o uno ineficiente, una capacitacin
adecuada y bien estructurada puede facilitar este proceso y ayudar a evitar la
rotacin del personal.

Con la finalidad de ser ms eficientes en el mbito laboral se llevar a cabo

un anlisis de la capacitacin que ofrece la empresa ARTLUX S.A DE C.V
proponiendo el uso de los manuales en sus departamentos. Iniciando en el rea
de contabilidad con el fin de agilizar los procesos de induccin y darle
herramientas a los nuevos trabajadores.

II. Antecedentes
Al ingresar una persona nueva a la empresa ARTLUX SA. DE CV. en el
rea de contabilidad la capacitacin dura de 4 a 5 das sin tener ningn manual o
gua para facilitar el aprendizaje de la persona. Se realiz un anlisis previo y se
obtuvo que la capacitacin puede reducirse a tan solo 2 das con la ayuda de una
gua o manual donde se indiquen las actividades que la persona tiene que realizar
en su puesto, adems de reducir los das de capacitacin el encargado o jefe de la
persona no tendr ms responsabilidades extras y no descuidar sus labores
cotidianas.

III. Justificacin
La situacin de la capacitacin requiere tiempo y de una persona
responsable que est al tanto de las dudas y del aprendizaje de la persona
interesada por el puesto, dentro de la empresa no existe una persona encargada
de capacitaciones, es decir, al ingresar a algn departamento la persona
responsable del departamento capacita a la persona de nuevo ingreso, esto
representa una obligacin extra y reduce tiempo a sus actividades.

Por tal motivo se propone a realizacin de un manual que reducir los das
de capacitacin as como las actividades del responsable del departamento no
sern afectadas de la misma manera.

IV. Objetivo
Realizar la capacitacin en un periodo de 2 das.
Realizar un manual dinmico.
Alcanzar un aprendizaje del 80% en los das establecidos de la
capacitacin.
Reducir la rotacin de personal.

10

V. Alcances
El manual se realizar durante el periodo de estada comprendido del 02 de
mayo al 24 de agosto del 2012 involucrando al departamento de Cuentas por
Pagar.

El manual de cuentas por pagar mostrar las diferentes pantallas y funciones

de los diferentes sistemas que se usan en ese departamento, as como tambin el
diferente comando y cdigos que son fundamentales para poder trabajar en los
programas correspondientes. Adems de la especificaciones del ordenamiento de
cuentas, proveedores, acreedores, bancos, etc. Para la realizacin de manual se
debe de especificarlas los diferentes procedimientos que tiene que realizar el
practicante en los programas y as vez se especificarn cada una de sus
actividades correspondientes.

11

VI. Fundamentacin Terica

Qu es un manual de capacitacin? Es un conjunto de normas, reglas y
pasos para el diseo y redaccin de documentos, de uso general, o para una
actividad especfica. Dentro de los manuales se pueden componer tanto de
normas lingsticas, como de estilo, imgenes, para que el mensaje sea ms
coherente, eficaz y correcto.

Siempre es indispensable y recomendable elaborar un manual de

introduccin o induccin a nuestra empresa en el que se mencionen detalles
generales de quienes somos, en que ramo estamos, que productos o servicios
manejamos, nuestra misin, visin, etc. Esta parte del manual dado que servir
para todos los nuevos empleados, independientemente del puesto que ocupen.

Facturas: Es un documento mercantil que refleja toda la informacin de una

operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una
factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a
la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar.

Cuentas bancarias: Es un contrato financiero con una entidad bancaria en

virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero
del cliente.

12

Trasferencias bancarias: Es un modo de mover dinero, Se hacen entre

cuentas de una misma persona fsica o jurdica en un mismo banco o tambin en
diferentes bancos en diferentes pases o entre cuentas de diferentes titulares.

Sistema SAE: Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta

de la empresa como: inventarios, clientes, facturacin, cuentas por cobrar,
vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando
eficientemente los procesos administrativos y asegurando el cumplimiento de las
disposiciones fiscales. Permite conectar de manera remota las sucursales de la
empresa. Ofrece reportes, estadsticas, grficas y consultas de alto nivel que
colaboran en la oportuna toma de decisiones y desarrollo de estrategias
comerciales.

Sistema BANCO: Es el Sistema de Control Bancario que controla

eficientemente los ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta bancaria,
ofreciendo informacin financiera precisa en todo momento. Permite manejar
movimientos y saldos en moneda nacional y extranjera, la programacin de
movimientos peridicos, el control de inversiones en plazo fijo y en acciones, as
como la conciliacin electrnica con las principales instituciones financieras.

13

Sistema COI: Procesa, integra y mantiene actualizada la informacin

contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona diversos
reportes, documentos de trabajo y grficas que permiten soportar y evaluar el
estado financiero de la organizacin, as como generar oportunamente las
diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a
IETU, IVA, ISR y DIOT. Calcula la depreciacin de los activos fijos. Mantiene
interfaces con los sistemas de la lnea Aspel e interacta con hojas de clculo, lo
que contribuye a lograr una eficiente administracin de la empresa.

Proveedores: Persona o sociedad que suministra la materia prima utilizada

para producir los bienes o servicios necesarios para una actividad.

Acreedor: Es aquella persona (fsica o jurdica) legtimamente facultada para

exigir el pago o cumplimiento de una obligacin contrada por dos partes con
anterioridad.

Cuentas por pagar: Es cualquier importe adeudado como resultado de una

compra de bienes o servicios en trminos de crdito.

14

VII. Plan de Actividades

Para el desarrollo de las actividades se realizar una grfica de Gantt que
muestre los diferentes procedimientos a desarrollar dentro de la empresa, con la
finalidad de tener un mayor control en las actividades correspondientes.

15

Grfica de GATT.

Semanas

Actividades
Primer da de capacitacin
e integracin con el
departamento.

Segundo da capacitacin

Dudas sobre los

procedimientos de los
programas.

Realizacin de capturas en
los sistemas
Evaluacin y revisin de
las captura.
Revisin de las capturas

Manejo amplio de los

diferentes sistemas
Realizacin de capturas en
los sistemas, y
almacenamiento de plizas
Realizacin de
almacenamiento de plizas

16

VIII. Recursos Materiales y Humanos

Computadora
Silla
Calculadora
Engrapadora
Corrector
Folders
Plumas
Cellos
Escritorio
Regla
Tijeras
Broches para archivos
Perforadora
Copiadora e impresora
Cajas para archivas documentos
Etiquetas
Grapas
Clips
Hojas tamao carta
Cartuchos de tinta

17

IX. Desarrollo de Proyecto

Dentro del departamento de contabilidad en el rea de cuentas por pagar se
utilizan tres programas para la realizacin de capturas de cuentas y la realizacin
de pago de cuentas en estos sistemas se puede encontrar la informacin de los
proveedores, acreedores. As como el saldo que se le debe al da y las diferentes
facturas que se tienen que pagar.
Los tres sistemas que maneja el departamento de cuentas por pagar son:
ASPEL- BANCO 3.0
ASPEL- SAE 4.6
ASPEL- COI 5.7

Se desarrollar un manual de capacitacin en el rea de cuentas por pagar

con la finalidad de mejorar el aprendizaje y disminuir el tiempo de capacitacin.
Dentro del manual se mostrar cada una de las funciones de los programas, as
como

los diferentes procedimientos a realizar. El manual se presenta a

continuacin:

18

Manual de capacitacin de cuentas por pagar

! Bienvenido
En este manual de capacitacin podrs encontrar los diferentes programas que
utilizan en el departamento de cuentas por pagar, rea de contabilidad. Conocers
cada uno de los programas, as como las diferentes funciones y procedimientos
para poder trabajar correctamente con los sistemas.
Los sistemas son:
ASPEL- BANCO 3.0
ASPEL- SAE 4.6
ASPEL- COI 5.7

Antes de ingresar a los diferentes sistemas los comprobantes de pago tendrn

que llevar las diferentes facturas que se pagaron, y debern tener un folio, tambin
llamado orden de pago, ste deber ir en la parte de abajo de la hoja, de la
siguiente forma.
Ejemplos:
OP/ 1206001 OP/ 1206002 OP/ 1207015 OP/ 1208230
El folio esta integrado por el ao, mes y el nmero nominal de pago.

19

ASPEL- BANCO 3.0

El sistema Banco: Es el Sistema de Control Bancario que controla eficientemente los
ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta bancaria, ofreciendo informacin financiera
precisa en todo momento. Permite manejar movimientos y saldos en moneda nacional y
extranjera, la programacin de movimientos peridicos, el control de inversiones en plazo
fijo y en acciones, as como la conciliacin electrnica con las principales instituciones
financieras.

Al ingresar al programa BANCO ingresars el nombre de usuario y clave, stas

son asignadas por el jefe del departamento, as como se muestra en la figura 1.

Figura 1.

El recuadro de la figura 2 no ser modificado, al menos que lo solicite el jefe del

departamento.

Figura 2.

20

Una vez cargado el programa, da clic en archivo, movimientos bancarios,

movimientos: depsitos y retiros, tal como se muestra en la figura 3.

Figura 3.

Posteriormente arrogara la siguiente pantalla que se muestra en la figura 4, esta

pantalla es la principal del programa BANCO, aqu podrs capturar las diferentes
facturas a pagar de la empresa, anticipos, transferencia, en moneda nacional o
internacional. Adems de observar las diferentes 10 cuentas bancarias con las
que cuenta la empresa, ubicadas en la parte de abajo con sus respectivos
nombres.

Figura 4.

21

Las funciones ms utilizadas en este programa son:

Agregar: El icono de agregar nos sirve para dar de alta los diferentes
movimientos en las cuentas bancarias.

Transferencia entre cuentas: Este icono nos sirve para realizar las
diferentes transferencias interbancarias de la empresa.

Eliminar: Nos aya a eliminar los movimientos mal capturados en el

sistema.

Alta de movimientos: En esta pantalla se captura la o las facturas pagadas

de los proveedores o acreedores de la empresa, adems de los anticipos, se
utilizara los siguientes conceptos que se muestran en la figura 8.

Grabar: Este icono guarda la captura en el sistema.

Salir: Sale del movimiento sin registrarlo en el sistema.

Modo multi concepto: Este icono se utiliza cuando se pagan ms de 2 o

ms facturas, como se muestra en la figura 7.

22

Paso 1
En el concepto pondrs la descripcin de cada operacin, las descripciones estn
asignadas por el sistema las cuales puedes observar con el botn F2 de tu
teclado, como se muestra en la figura 5.

Figura 5.

23

En la pestaa de No. de referencia se colocar el nmero de folio de las hojas de

pago. (OP1206280)
La fecha de la realizacin del pago en las siguientes dos pestaas.
En la siguiente pestaa se ingresa la clave del proveedor o acreedor al cual se le
realiz el pago, esta clave se obtiene al oprimir F2 en la pestaa colocando el
nombre de la empresa y el sistema lanza una clave, como se puede observar en la
figura 6.
En la siguiente pestaa se coloca la factura a pagar obtenindola con la tecla F2
del teclado, al seleccionar la factura y dar enter en automtico el sistema pone las
siguientes dos columnas factura y monto total.

Figura 6.

24

En esta figura se pude observar la funcin multi concepto, podrs descargar ms

de 50 facturas a la vez de un proveedor, o bien combinar pagos con anticipos.

Figura 7.

Figura 8.

25

Paso2
Captura de pliza.
En el recuadro de concepto se pondr la siguiente informacin:
La orden de pago (OP/ 1206281)
La descripcin del movimiento que se captur, nombre de la empresa, nmero de
facturas pagadas, o la descripcin especifica de lo que se pag (viticos, pensin
alimenticia, gasolina ahorros prestamos etc.)
Por ltimo se captura las claves de las cuentas, as como el monto total del pago,
y el IVA las claves se pueden observar con el botn F2 del teclado o bien en la
hoja de cuentas. En el espacio de concepto de movimiento podrs copiar el
concepto de arriba con F2 o bien poner otro concepto diferente como se muestra
en la figura 9.
Al finalizar la captura se sellarn las facturas pagadas y se debe ingresar el
nmero de la parte de arriba de la pantalla ubicado entre EG y la fecha, este
nmero indica el nmero de pliza, el cual se pondr en la hoja de pago a lado
del nmero de folio. Poniendo un ok en la parte de arriba de hoja de pago.
Ejemplo:

OP/ 1206281 EG= 302

26

NOTA:
(AL INGRESAR ANTICIPOS DE DLARES AL SISTEMA BANCO, SE DEBER
DE REALIZAR TAMBIN POR SEPARADO LA CAPTURA EN EL PROGRAMA
SAE).

Figura 9.

Transferencia entre cuentas

La trasferencia de cuentas, en este movimiento se transferir dinero de las
diferentes cuentas de la empresa entre si (Banamex, Banorte, HSBC, Banamex
etc.,)

27

Paso 1
En este recuadro que se muestra en la figura 10 se colocarn los siguientes datos:

Fecha

Nmero de orden de pago o folio.

El nmero de la cuenta de origen.

El nmero de la cuenta destino.

El tipo de cambio si la trasferencia es en dlares.

El monto de la trasferencia.

Paso 2
Una vez realizada la captura de las diferentes cuentas de la transferencia, en la
pgina principal de bancos dars click en procesos, interface COI. En automtico
el sistema lanzar una pantalla nueva.
En esta pantalla dars click en el filtro y posteriormente seleccionars el periodo
del movimiento. Como se muestra en la figura 11.

28

Figura 10. Paso 1

Figura 11 (paso 2)

29

Una vez seleccionado el periodo aparecer una pantalla nueva mostrando las
diferentes transferencias que se han realizado en ese periodo, y das enter en la
trasferencia realizada.
Paso 3
Realizacin de pliza
Se deber colocar en el concepto los siguientes datos:

Orden de pago o folio

La descripcin de la trasferencia, es decir, de qu banco a que banco se

realiz y el nmero de ambas cuentas.

Anotar el nmero de egreso (nmero de pliza) en la hoja del movimiento,

como se muestra en la figura 9.

Ejemplo:
OP /1206697 trasferencia Banamex de la 41515 a HSBC 34582
Colocacin de cuentas, concepto y montos.

30

Pago de facturas en dlares

El pago de facturas en dlares se puede realizar con las cuentas Banamex,
Banorte, JP Morgan chase bank. En la pantalla de agregar se colocan los datos
del pago, nmero de folio, fecha, cliente, montos.
Utilizando la funcin multi-concepto se colocarn las diferentes facturas a pagar
(monto en dlares) as cmo en cada una de ellas el tipo de cambio del da en que
se est realizando el pago, como se muestra en la figura 12 y 13.
Al trmino de seleccionar las facturas se debe corroborar el monto del sistema
con el monto de la hoja de pago.
En la realizacin de la pliza se pondr el concepto y las claves correspondientes
del banco, acreedor o proveedor. Adems del tipo de cabio el cual va en la
segunda pestaa, el IVA correspondiente y en el ltimo rengln se colocar si
hay alguna prdida o ganancia sobre el tipo de cambio en pago efectuado, como
se muestra en la figura 14.

Figura 12

31

Figura 13.

Figura 14.

NOTA: Cualquier duda de los procedimientos realizados en el sistema BANCO

consultarlo con el jefe del departamento.

32

Programa COI
El sistema COI: Es un programa que nos ayuda

a poder ver todos los

movimientos de cada ao mes por mes, adems de ver las plizas que estamos
realizando en el periodo reciente y dar de alta a empleados.
El sistema COI nos ayuda a poder identificar los pagos del mes o de aos
anteriores, esto con la finalidad de localizar con mayor rapidez el pago a travs de
los nmeros de plizas. Tambin nos ayuda para poder integrar facturas
atrasadas

en pagos que se hicieron sin tener factura en su momento de la

captura.
En la figura 16 se puede observar la

principal pantalla

del sistema donde

encontrars las diferentes cuentas de la empresa, adems de los periodos que

estn ubicados en la parte de debajo de la pantalla, al seleccionar una cuenta en
el recuadro de abajo aparecern todos los movimientos realizados en el mes
seleccionado, mostrando nmero de pliza, fecha de realizacin, y la descripcin
del movimiento que se realiz, se ingresara con la misma clave que del sistema
banco como se muestra en la figura 15.

Figura 15.

33

Figura 16.

Alta de Movimiento
Para poder dar de alta a un nuevo trabajador en el sistema debers ingresar a la
pestaa de alta de movimiento, el sistema arrojara una ventana nueva donde
debers ingresar los datos de la persona, su nombre completo y una clave de
trabajador, como se muestra en la figura 17.

Figura 17.

34

PROGRAMA SAE
En este programa podrs encontrar cada uno de los proveedores y acreedores
que tiene la empresa, donde puedes obtener direcciones, telfonos, saldos al da,
fecha de vencimiento de facturas, fecha de facturas pagadas, podrs dar de alta a
nuevos proveedores o acreedores y adems el programa sirve para el
departamento de cuentas por cobrar, se ingresara con la misma clave de los
sistemas anteriores, como se muestra en la figura 18.

Figura 18.

Al ingresar al sistema debers de ingresar a mdulos, proveedores y cuentas por

pagar como se muestra en la figura 19. Una vez ingresado el sistema arroja una
nueva imagen donde se muestran los proveedores y acreedores existentes en la
empresa.

Figura 19.

35

Las diferentes actividades que podrs realizar en el sistema SAE son:

1.- Bsqueda de clientes personalizada.
2.- Anticipos de dlares.
3.- Alta de proveedor o acreedor.
4.- Saldos generales de los clientes.
5.- Alta de movimientos.
6.- Aplicacin de anticipos.

Bsqueda de clientes personalizado

En la pgina principal de SAE encontrars en la parte de arriba una barra de
tareas (de las cuales se ocupan varias). Dar click en el icono del filtro, saldr una
pantalla nueva como se muestra en la figura 20.
En esta pantalla puedes buscar a un proveedor o acreedor, por nmero de clave la
cual se coloca en las primeras pestaas, o bien por nombre de la empresa o razn
social, como se muestra en la figura 20.

36

Figura 20.

Una vez de poner el nombre o la clave del cliente el sistema te mostrara, la

clasificacin del cliente, telfonos, saldo al da, y las diferentes facturas que se
deben o bien que se han pagado.
Con el icono de saldo general del proveedor podrs ver las facturas pagadas,
vencidas o bien las que se van a pagar en su momento.

37

Anticipo de dlares
Como ya se haba mencionado en el programa bancos al momento de realizar una
captura en el sistemas de anticipo dlares, obligatoriamente el movimiento se
deber de registrar por separado en el sistema SEA, es decir en ambos sistemas.

Paso 1
Una vez de tener identificado a tu cliente en el sistema, con la ayuda del filtro
ingresa al cliente con el icono de saldo general de proveedor.
Selecciona en la barra de herramientas del sistema una hoja en blanco llamada
alta de movimientos, como se observa en la figura 21.

Figura 21.

38

Paso 2
El sistema arrojar una nueva ventana en esta se deber de poner los siguientes
datos:

Concepto: Los conceptos estn enumerados, existen diferentes conceptos

los cuales se pueden ver con la tecla F2, en este caso el concepto a usar
es anticipo con el nmero 9, como est marcado en la figura 22.

No. de documento: Se deber de colocar el nmero de orden de pago o

nmero de folio de la hoja.

Fechas de aplicacin: La fecha en que se esta dando de alta el movimiento.

Moneda: Si es moneda nacional o extranjera.

Tipo de cambio: El tipo de cambio del da que se realizo el anticipo.

Monto: El total del monto en moneda nacional.

De esta forma el movimiento queda registrado en el sistema SAE, adems del

sistema BANCO, este procedimiento se deber realizar en todos los anticipos de
dlares, sea acreedores o proveedores de la empresa.

39

Figura 22.

Nota:
Cuando el cliente maneja facturas en dlares es importante

saber el tipo de

cambio del da en que se esta pagando la factura lo cual se puede obtener de la

pagina de hacienda. Adems de conocer el tipo de cambio de la venta este se
conoce al darle doble clic en la factura correspondiente, arrojando la imagen que
se muestra en la figura 23.

Figura 23.

40

Alta de proveedores o acreedores.

En la pgina principal del sistema SAE aparece en la en la barra de tareas la
funcin agregar, con esta funcin podemos dar de alta a un nuevo cliente.

Nota: Antes de dar de alta a un cliente es necesario tener a la mano toda la

informacin del cliente como telfono, direccin, razn social, RFC, cdigo postal,
entre otros.

Paso 1
Al dar click en agregar aparecer una pestaa nueva en esta tendrn que ir los
siguientes datos:

Clave del cliente.

Nombre de la empresa.

Telfonos:

Direccin:

Clasificacin

Estos datos son los ms importantes para poder dar de alta a un nuevo cliente,
una vez ingresado la informacin esta dado de alta el cliente en el sistema, como
se muestra en la figura 24.

41

Paso 2
Corroborar en el sistema si estn bien los datos y si el cliente esta dado de alta
con xito, usando la funcin del filtro.

Figura 24.

42

Aplicacin de anticipos
Con esta funcin podemos pagar diferentes facturas, utilizando los anticipos
realizados anteriormente a los diferentes clientes, esta aplicacin requiere de
mucha atencin, ya que los montos a pagar pueden ser en moneda nacional o
internacional y los montes del anticipo tendrn que coincidir con los montos de las
facturas a pagar.
Al ingresar al saldo general del proveedor, en la barra de tareas de la pantalla
aparece la funcin de aplicacin de anticipos al dar clic el sistema pedir la clave
del cliente, ubicada en la parte izquierda de la pantalla, como se observa en la
figura 25.
Una vez ingresada la clave del cliente el sistema arrojara los diferentes saldo que
existen en la cuenta, de esta forma se seleccionar el documento al cual se le
aplicara el anticipo, posteriormente se rectificar en la pantalla si los montos son
iguales, as como tambin el tipo de moneda, como se muestra en las figuras 26 y
27.

43

Nota: Para la aplicacin de los anticipos es necesario que el jefe del

departamento te pida la realizacin del movimiento o bien consultarlo con el
asesor.

Figura 25.

44

Figura 26.

Figura 27.

Al momento de realizar las capturas de plizas es fundamental conocer los

cdigos y cuentas contables que cada proveedor, acreedor, gasto por comprobar,
entre otros deben tener, a continuacin podrs observar una tabla con todas las
cuentas contables que se usan al momento de la captura de la pliza.

45

ARTLUX SA DE CV CUENTAS CONTABLES.

Cuentas contables

Cargo

Abono

Pago proveedores
pesos
2112-005-001

Proveedores pesos

1160-035-001

IVA pagado por compras

1110-005-001

Banamex

1160-030-001

IVA pendiente de pago

Pago acreedores pesos

Cargo

abono

2117-005-001

Acreedores pesos

11-60-035-002

IVA pagado compras

1110-005-001

Banamex

1160-030-002

IVA pendiente de pago

Anticipos acreedores.

Cargo

Abono

1156-001-002

Anticipos Acreedores

1160-035-004

IVA pagado por compras

1110-005-001

Banamex

1160-020-000

IVA pendiente de pago

46

ARTLUX SA DE CV CUENTAS CONTABLES

Pago proveedores

Cargo

Abono

dlls
2112-010-001

Proveedores usd

2112-010-002

Proveedores usd

1160-035-001

IVA pagado compras

1110-005-001

Banamex

1115-10-001

JP Morgan chanse

115-010-002

Al cambio

1160-030-001

IVA pendiente

4405-010-000

Utilidad

5810-000-000

Perdida

Pago Acreedores

Cargo

Abono

dlls
2117-010-001

Acreedores usd

2117-010-002

Acreedores usd

1160-035-002

IVA pagado compras

1110-005-001

Banamex O

1115-010-001

JP Morgan chanse

47

ARTLUX SA DE CV CUENTAS CONTABLES

Anticipo de

Cargo

Abono

acreedores usd
1156-010-001

Acreedores usd

1156-010-002

Al cambio

1160-035-004

IVA

1115-010-001

JP Morgan chanse

1115-010-002

Al cambio

1160-020-000

IVA

4405-010-000 /

Utilidad o perdida

Pensin alimenticia

Cargo

Abono

1150-117-001

5810-000-000

1110-010-001

Banco

Caja chica

Cargo

1105-005-004

1110-005-001

Banamex

Abono

Cuota sindical

Cargo

5610-116-001

1110-005-001

Abono

48

ARTLUX SA DE CV CUENTAS CONTABLES

Nominas

Cargo

2155-001-000

Nominas

1110-010-001

Banorte

X
X

Gastos por comprobar

Cargo

1150-000

1110-010-001

Banco
Cargo
Ahorro

1110-005-001

Banco

Abono

Ahorro C.G.V
1150-020-001

Abono

Abono

X
X

Prstamo C.G.V

Cargo

1150-016-001

1110-005-001

Abono

Descuento de lentes

Cargo

1150-018-001

Concepto

1110-005-001

Banamex

Abono

X
X

Practicantes

Cargo

Abono

5430-034-001

Concepto

2145-005-002

IVA

1110-005-001

Banamex

49

Al realizar las diferentes capturas en los sistemas ya explicados anteriormente, se

deber agrupar los diferentes pagos realizados mes con mes, de la siguiente
forma:

Pliza anexada al comprobante de pago, con las respectivas facturas pagadas.

Realizar la agrupacin correspondiente, menor a mayor en diferentes folders.

Colocar en la pestaa de los folders el mes, el nmero de legajo (folder), y el

nmero de las plizas que van dentro de cada uno de los folders.

Ejemplo:

Legajo 1 mes mayo, EG-1 al EG 50

Legajo 2 meses mayo, EG- 51 al EG- 70

Nota: Cualquier duda sobre los procedimientos y actividades

anteriormente, favor de consultarlo con el jefe del departamento.

50

explicados

X. Resultados Obtenidos.
La realizacin del manual en el rea de cuentas por pagar, se desarrollo de
forma correcta, demostrando que el tiempo de la capacitacin puede ser menor y
con mejores resultados, logrando as un aprendizaje del 80% de los sistemas en
tan solo 2 das. Se pondr en prctica a partir del mes de septiembre con los
nuevos trabajadores en el rea de contabilidad.

Adems de no interrumpir de manera total las actividades del jefe del

departamento, con la realizacin del manual se busca impulsar la realizacin de
manuales en los dems departamentos de la empresa logrando as una mejor
capacitacin y lo ms importante tener, reducir la rotacin de personal en la
empresa.

51

XI. Anlisis de Riesgos.

Al realizar en anlisis del manual en el rea de contabilidad cuentas por
pagar, se puedo observar que el ndice de riesgos es menor

al 70%,

considerando como un riesgo nico el cambio de sistemas operacionales, o la

actualizacin de versiones nuevas de los mismos, esto representara elaborar un
nuevo manual de capacitacin con las especificaciones nuevas que los programas
tengan.

52

XII. Conclusiones
Al trmino de la realizacin del manual de capacitacin para la empresa
ARTLUX, SA DE CV en el departamento de contabilidad, rea de cuentas por
pagar se lleg a la conclusin que los manuales de capacitacin pueden ayudar
considerablemente el aprendizaje del trabajador, as como el desarrollo y
desempeo que ste tenga en la empresa, reduciendo tiempos, rotacin de
personal, e incluso dinero para la empresa.

Con este manual de capacitacin los procedimientos de aprendizaje se

acelerarn considerablemente, adems de ser ms eficaces en sus labores
correspondientes.

En lo personal la realizacin del manual fue una experiencia muy

satisfactoria, al saber que la realizacin del mismo fue til y calificado de manera
perfecta por el jefe del departamento, la visin de poder observar problemas
dentro del mbito laboral y adems poderlos resolver son cualidades que abren
las puertas y la confianza de los compaeros de trabajo, impulsndote a realizar
mejor las actividades da a da.

53

XII. Recomendaciones
Implementar un departamento

especial para las capacitaciones, en

general.
Dar seguimiento a los programas y procesos de produccin.
Realizar ms manuales de capacitacin en los diferentes departamentos de
la empresa.
Impulsar el desarrollo tico, moral, y acadmico en los trabajadores.

54

XIV. Referencias Bibliogrficas.

Manual de la empresa (Internet)
Manual de capacitacin. Recuperado el 7 de enero del 2008.
www.artlux.com.mx

Internet
Articulo de informacin de programa en la web.
http://www.aspel.com.mx/mx/productos/banco1.htm
http://www.aspel.com.mx/mx/productos/coi1.html
http://www.aspel.com.mx/mx/productos/sae1.html

55