SECRETAIRE MEDICALE ET MEDICO-SOCIALE

REFERENTIEL DES ACTIVITES PROFESSIONNELLES

Dfinition de lemploi
Le(la) secrtaire mdico-social(e) assure, au sein de structures sanitaires et/ou sociales,
laccueil des patients, des usagers et de toutes personnes en lien avec les dites structures,
lorganisation et la planification des activits mdico-sociales, administratives,
thrapeutiques, la gestion des dossiers mdico-administratifs ou mdico-sociaux, la
comptabilit mdicale, sociale ou hospitalire, la gestion des stocks, la gestion et
lentretien du matriel du secrtariat et de son environnement.
Le(la) secrtaire mdico-social(e) est linterface entre tous les intervenants.

Contexte professionnel
Types de structures
La secrtaire mdico-sociale exerce dans des structures mdicales et/ou sociales de tailles,
de missions et de statuts diffrents, principalement :
Structures mdicales et paramdicales :
- tablissements publics et privs de courts, moyens et longs sjours
- associations dhospitalisation domicile
- cabinets mdicaux et maisons mdicales
- cabinets dexpertises mdicales
- cabinets de soins paramdicaux
- laboratoires danalyse
- laboratoires de recherche
- centres dimagerie mdicale
- centres de mdecine du travail et /ou prventive
facults de mdecine
- centres de rducation fonctionnelle (enfants/adultes)
- centres de bilan de sant
- cabinets dentaires mutualistes et de la scurit sociale
Structures sociales :
- caisses dallocations familiales
- caisses nationales, rgionales et primaires de lassurance maladie
- directions rgionales des affaires sanitaires et sociales
- directions dpartementales des affaires sanitaires et sociales
- centres communaux daction sanitaire et sociale
- commissions dpartementales dducation spcialise
- services sociaux dentreprise
- services sociaux communaux, du conseil gnral, du conseil rgional et des ministres
- services ddis la petite enfance et aux personnes ges

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Structures mdicosociales :
- organismes publics, privs, associatifs dentraide, de secours, dassistance et
durgence
- dispensaires mdicosociaux
- rseaux de soins
- centres de contrle mdical des caisses de scurit sociale

Emplois concerns
-

secrtaire des structures mdicales

secrtaire des structures sociales et mdicosociales
secrtaire mdicale des armes

Description des activits

Accueil
- accueil physique et identification des patients et de leurs familles, des usagers et de tout
autre interlocuteur
- recueil dinformations et de documents utiles pour traiter spcifiquement une demande
- information et orientation du public vers les services mdicosociaux ou administratifs
comptents ; classification et valuation des demandes, facilitation de lattente, gestion
des situations dlicates.
- accueil tlphonique : rception des messages tlphoniques et analyse / ciblage de la
demande de soins, de traitements, daides, de suivi pour renseigner, filtrer, orienter,
transmettre et traiter les informations mdico-socio-administratives recueillies. (Cet
accueil physique et tlphonique pouvant tre men en langue trangre)
- mise en confiance, coute, dialogue et ngociation avec une personne et/ou son
entourage ou avec un groupe
- gestion relationnelle des usagers, des patients et de leur entourage, des visiteurs
mdicaux, prsents en salle dattente
- facilitation du parcours de soins (explications sur la prparation et le droulement des
examens) ou du circuit de prise en charge sociale (explications sur la prparation et le
droulement de lentretien)
- gestion de la situation durgence mdicale ou sociale (enfance en danger)

Traitement des informations et dition de documents

- exploitation des informations recueillies lors de laccueil physique et tlphonique, par
courrier postal et lectronique et par messagerie vocale.
- annotations sur documents pour suite donner
- rdaction de rponses simples
- gestion des dossiers mdicaux/sociaux : cration, suivi, vrification, classement et
archivage.
- rdaction de messages crits : lettres administratives et caractre social, notes,
convocations aux consultations ou aux entretiens, rsums de communications
tlphoniques.
- prise rapide de notes lors de consultations mdicales, de bilans para-mdicaux et/ou
sociaux, de comptes rendus opratoires, de runions.

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- saisie, mise en forme, dition et diffusion de documents constitutifs du dossier mdical

ou social en utilisant les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, gestionnaire de
base de donnes, progiciel mdical) :
lettres mdicales, comptes rendus opratoires ou dinterventions sociales,
certificats mdicaux, observations mdicales,
ordonnances de prescriptions mdicamenteuses, de matriel mdical, daides
mnagres, de soins infirmiers, de personnel daccompagnement domicile
- prise de contact avec tout service extrieur pour traiter un dossier (mdical, paramdical,
social ou administratif)
- transcription et transmission de procdures, de consignes mdicales et protocoles
sociaux valids ou dinformations diverses valides
- ralisation de statistiques simples sur lactivit mdico-sociale : nombre, frquence et
nature des appels
- conception et ralisation doutils de communication (affiches, plaquettes dinformation,
cartes de visite)
- ralisation de documents de formation lusage des tudiants hospitaliers ou
paramdicaux au sein dun service, de supports de prsentation en vue de congrs,
confrences, colloques et de supports de cours pour les enseignements universitaires
- saisie et mise en forme de documents de formation lusage des tudiants hospitaliers ou
para-mdicaux, de supports de prsentation en vue de congrs, confrence, colloques et de
supports de cours pour les enseignements universitaires.

Organisation et planification des activits

- planification de lactivit journalire du service : organisation des rendez-vous de
consultations, des interventions, des dplacements, des entretiens sociaux ; tenue des
agendas des personnels de la structure et des intervenants mdicaux et mdicosociaux
extrieurs
- programmation des examens para-cliniques, des hospitalisations, des circuits de soins en
rseaux et des traitements
- coordination de lintervention des diffrents professionnels (soignants, travailleurs
sociaux)
- planification des rservations de salles
- gestion des absences des personnels : cong, maladie, formation
- prise en charge et organisation du travail des secrtaires mdicosociales stagiaires

Gestion des dossiers mdicaux / sociaux des usagers

-

recherche, sortie et prparation

vrification et contrle, classement et archivage
transmission du dossier ou dlments du dossier aux interlocuteurs concerns dans le
respect de la lgislation

Gestion des produits, du matriel et des locaux

-

tenue et vrification des stocks (consommables mdicaux et paramdicaux, fournitures

administratives)
amnagement et/ou prparation des locaux : secrtariat, accueil, salle dattente, salle
de runion, salle de sminaire

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comptabilit
-

gestion des devis, facturation, tenue de caisse, gestion des tiers payants et des prises en
charge daccidents du travail
vrification de la concordance entre les pices comptables et les dossiers
collaboration (pour la secrtaire sociale) au montage de dossiers de demandes daide
financire ; suivi des budgets allous

Autres activits
-

propositions concrtes, au cours des runions de service, en vue dlaboration dun

projet dquipe
collaboration la recherche de solution dans le cas dun dysfonctionnement

Conditions dexercice des activits

Comportement et qualits professionnelles
-

sens de lcoute, diplomatie, disponibilit, adaptabilit

aisance dans la communication crite et orale
rigueur organisationnelle
discrtion, respect de la dontologie professionnelle et de la confidentialit (secret
professionnel et devoir de rserve)
autonomie et capacit travailler en quipe
sens de linitiative

Limites et responsabilit
Le(la) secrtaire mdico-social(e) ne doit, en aucun cas, effectuer des tches ne relevant pas
strictement de sa comptence, notamment en matires dactes mdicaux (prescription de
transport, signature dordonnances), paramdicaux, thrapeutiques (aide aux soins
infirmiers, brancardage,) et comptables (fiches de paie).
Le(la) secrtaire mdico-social(e) doit mesurer prcisment les consquences de lensemble
de ses actes professionnels, ceux-ci pouvant entraner des erreurs parfois graves, voire vitales.

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