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Universidad Rafael Landvar

Facultad de Ciencias Econmicas


Departamento de Hotelera y Turismo

GUA PARA LA
REALIZACIN DE EVENTOS
EN HOTELES GUATEMALTECOS

OLGA ALICIA SEGURA AMADO

Guatemala, enero de 2,006

Universidad Rafael Landvar


Facultad de Ciencias Econmicas
Departamento de Hotelera y Turismo

GUA PARA LA
REALIZACIN DE EVENTOS
EN HOTELES GUATEMALTECOS

OLGA ALICIA SEGURA AMADO


CARN 10165-99

Guatemala, enero de 2,006

AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR


Rector

Licda. Guillermina Herrera

Vicerrector Acadmico

Padre Rolando Alvarado, S.J.

Vicerrector Administrativo

Lic. Jos Alejandro Arvalo

Secretario General

Lic. Hugo Rolando Escobar Menaldo

AUTORIDADES DE LA FACULTAD
DE CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES
Decana

Mae. Ligia Garca

Vicedecano

Mba. Rolando Josu

Secretario

Ing. Gerson Tobar

Director Administracin de Empresas

Dr. Julio Alejandro Zelaya Garca

Director Economa y Comercio Internacional

Lic. Samuel Prez

Directora Contadura Pblica y Auditora

Licda. Claudia Castro

Directora Mercadotecnia y Publicidad

Mae. Ana Mara Micheo

Director Hotelera y Turismo

Lic. Ral Palma

Directora de Sedes Regionales

Ma. Rosemary Mndez

Director de Maestras

Mba. Rolando Josu

Representantes de Catedrticos

Lic. Julio Roberto Arvalo

ante Consejo

Lic. Miguel Enrique Rosales

Representante de Estudiantes

Margarita Ayala

Ante Consejo

Mara Olga Chacn

RESUMEN

La Gua para la Realizacin de Eventos en Hoteles Guatemaltecos, muestra la


Teora General y Especfica de los Banquetes, con el fin de que sea analizada y
llevada a la prctica por los mismos.
Para recabar la informacin de la investigacin, se tomaron como referencias las
fuentes bibliogrficas de La Industria de la Hospitalidad, rea de Banquetes,
Control de Costos de Alimentos y Bebidas, y Clases Magistrales de las mismas.
La descripcin de la experiencia en el rea de Banquetes, se bas en la prctica
realizada en un hotel de una Cadena Internacional.
Se recomienda la presente Gua, a los hoteles y empresas guatemaltecas
dedicadas a la organizacin de eventos, la cual indica con pasos lgicos, cmo
se debe realizar un evento, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes
y superar sus expectativas.

DEDICATORIA
A DIOS:
Por guiarme en cada momento de mi vida.
A MI MAMI:
Gracias por su apoyo incondicional y por creer en m.
La admiro como persona, mujer y profesional que es.
I Love You Colocha!
AL ABUELO:
Por ser como es: INCOMPARABLE CON OTRO. Lo quiero muchsimo y lo
extrao.
A MIS HERMANOS:
Lucha:
Gracias por su apoyo y jalones de orejas, La quiero un montn!.
Negro:
Sos un lder! Gracias por ensearme que en cada actividad de la
vida, se necesita la Administracin. Te admiro por tus logros como
profesional y espero verte en la 1era Divisin.
Ya somos 2 Licenciados en la family!
Tavo:
Te quiero muchsimo! Gracias por confiar en m y por mostrarme que
hay que perseguir los sueos, vas a llegar muy lejos.
A MARITO:
Sos mi inspiracin! Gracias por aceptarme como soy, espero que juntos
alcancemos muchsimas ms metas. TE AMO MILES.
A MIS SOBRINAS:
Andre:
Sos como mi hermana! Gracias por la confianza que haz depositado en m.
Te quiero muchsimo.
Mal:
Gracias por ser una personita especial, creativa y alegre! No cambies.
Anita:
La ms Amado de todas Te quiero un montn.

AGRADECIMIENTOS

A Mi Mami, Licda. Evelyn de Segura:


Mil gracias por TODO, por usted estoy donde estoy, agradezco su esfuerzo,
dedicacin y sobre todo las porras.
A Mi Familia:
Por su apoyo en cada momento de mi vida. LOS AMO!
A Marito:
Sos parte de m, agradezco t paciencia en todo este tiempo.
ayudarme a alcanzar esta meta. TE AMO!.

Gracias por

A Mis Amigas de la U:
Laurita, te quiero muchsimo, nunca me voy a olvidar de estos aos juntas. Sos la
mximo!. Cha y Noemis, Amigas, Si se pudo!.
A Mis Compaeros de Trabajo:
Gracias por la paciencia en los almuerzos y sus porras para mi privado. Los quiero
muchsimo.
A la Universidad Rafael Landvar, a mis catedrticos y a cada una de las personas
que de alguna u otra manera contribuyeron con la elaboracin de esta
investigacin.

INDICE

I.

Introduccin...1

II.

Naturaleza e Importancia del rea de Banquetes..................3

2.1

Antecedentes.3

2.2

2.3

2.1.1

Industria Hotelera...3

2.1.2

Los Banquetes... 4

Conceptos Bsicos y Clasificacin....6


2.2.1

Qu es un Banquete?.................................................................................6

2.2.2

Clasificacin de los Banquetes....6

Estructura y Funciones del Personal del rea de Banquetes...8


2.3.1

Gerente General del Hotel....8

2.3.2

Gerente de Alimentos y Bebidas..8

2.3.3

Funciones del Personal de Banquetes...9

2.3.4

Director de Banquetes..........9

2.3.5

Chef de Banquetes..10

2.3.6

Capitn de Banquetes.10

2.3.7

Mesero de Banquetes.10

2.3.8

Cantinero de Banquetes.10

2.3.9

Cocinero de Banquetes...10

2.3.10 Chef Steward de Banquetes.............11


2.4

Trabajo Administrativo de Banquetes.11


2.4.1

Bitcora de Salones.11

2.4.2

Orden del Servicio...11

2.4.3

Departamento de Recepcin y Bell Boys....12

2.4.4

Departamento de Ama de Llaves..12

2.4.5

Departamento de Mantenimiento..12

2.4.6

Departamento de Contralora y Cuentas..12

2.4.7

Departamento de Compras12

2.4.8

Evaluacin del Servicio...13

2.4.9

Facturacin13

2.4.10 Polticas de Reservaciones....14


2.4.11 Confirmaciones...............14
2.5

Trabajo Operativo...14
2.5.1

Planificacin del Evento................15

2.5.2

Montaje del Evento..16

2.5.3
2.6

2.7

Tipos de Montaje..16

Composicin de Mens.....16
2.6.1

Tipos de Mens....17

2.6.2

Coffe Break........................................................................................................17

2.6.3

Desayunos...........17

2.6.4

Men Servido..................17

2.6.5

Mens de Buffet18

2.6.6

Men de Boquitas19

Costos de Alimentos y bebidas...........19


2.7.1

Porcentaje de Costos de bebidas...........................20

2.7.2

Costos de Alimentos: Receta Estndar.........................20

2.8

Precios de Venta........20

III.

Experiencia en el rea de Banquetes...22

3.1

Formatos Impresos Utilizados en el rea de Banquetes..23


3.1.1

Libro de Reservas23

3.1.2

Formato de Cotizacin del Evento24

3.1.3

Formato de Requisicin de Bebidas.24

3.1.4

Evaluacin del Servicio...24

3.1.5

Contrato de Banquetes25

IV.

Anlisis y Reflexiones sobre el rea de Banquetes.26

V.

Conclusiones..28

VI.

Recomendaciones.....30

VII.

Referencias Bibliogrficas..31

ANEXOS........
ANEXO 1

GUA PARA LA REALIZACIN DE EVENTOS EN HOTELES GUATEMALTECOS

ANEXO 2

ORGANIGRAMA DE BANQUETES

ANEXO 3

FORMATO DE COTIZACIN

ANEXO 4

FORMAS DE MESAS

ANEXO 5

TIPOS DE MONTAJES PARA EVENTOS

ANEXO 6

TIPOS DE SERVICIOS

ANEXO 7

SERVICIO DE BUFFET

ANEXO 8

DECORACIN DE LAS MESAS

ANEXO 9

CLCULO DE LICOR

ANEXO 10

FOTOGRAFAS DE EVENTOS

I.

INTRODUCCIN

La Gua para la Realizacin de Eventos en Hoteles Guatemaltecos, describe la


naturaleza e Importancia del mismo.
El Banquete, es una comida que se organiza con el motivo de celebrar un
determinado acontecimiento, al que concurren muchas personas, invitadas o a
escote, para agasajar a alguien o celebrar algn suceso.
Para la realizacin de un evento, la organizacin juega un papel importante, tanto
en el rea Administrativa como el rea Operativa, ya que estas van de la mano.
La Organizacin Administrativa de este servicio, requiere una especial atencin a
un sistema de formatos impresos, ya que estos facilitaran un control exacto de
todo cuanto deba hacerse en el rea Operativa.
Un Banquete tiene xito, si se le agrega adems de los alimentos y bebidas de
buena calidad, un excelente servicio del personal. Este es un producto que no
puede comprarse. La conducta humana en una sociedad libre no puede
uniformarse, slo puede ser guiada en un proceso que requiere de supervisin,
atencin y entrenamiento constante.
El buen xito de los Banquetes, es la agilidad en el servicio. Los esfuerzos en
conjunto del personal, puede crear un cliente satisfecho, pero sobre todo crea un
cliente leal, que siempre regresa con el Hotel o Servicio de Catering que ms le
gust.
En el anlisis final, todo lo que la publicidad puede lograr es la atraccin de
nuevos Clientes. Solo los esfuerzos concertados del personal, puede crear uno
satisfecho; el que regresa, la persona que habla entre amigos y socios del
maravilloso Hotel o Servicio de Catering que le organiz el evento. La publicidad
oral es el medio ms poderoso en la Industria del Servicio para bien y para mal.
Muchos propietarios han descubierto que es muy difcil lograr una buena
reputacin y muy fcil arruinarla, enfatizando una vez ms la necesidad de
organizacin, capacitacin y supervisin.

Al

finalizar

esta

investigacin,

se

encontrarn

las

Conclusiones

Recomendaciones de la misma, segn el Anlisis hecho por la autora, basado en


sus estudios universitarios y experiencia en el rea de Banquetes.

II.
2.1

NATURALEZA E IMPORTANCIA DEL SERVICIO DE BANQUETES

ANTECEDENTES

2.1.1 Industria Hotelera


Segn Fernndez (2000), La Industria Hotelera nace en el siglo XIX y se
considera al Hotel Tremont House, construido en Boston en 1819, como el Adn y
Eva de la Hotelera moderna, paralelamente al adelanto en las vas de
comunicaciones y medios de transporte, tales como el ferrocarril y los barcos de
vapor, los cuales facilitaron el movimiento masivo de pasajeros. Surgi la
necesidad de disponer de incremento la construccin de mltiples hoteles cerca
de las estaciones de ferrocarril.
Fernndez (2000), afirma que La Hotelera es un establecimiento que ofrece
alojamiento y servicios de alimentacin y bebidas a los turistas. Desde los inicios
de los aos noventas del siglo veinte, el crecimiento de Establecimientos
Hoteleros a sido espectacular.
Foster (1994), indica que Las polticas y prcticas administrativas en los Hoteles
es muy obvia, o sea, para mantener un cliente a gusto en su estada en un Hotel,
debe tenerse un buen servicio y dar al cliente todo lo que desee, para que el
cliente salga complaciente del mismo y con el anhelo de volver a este.
2.1.2 Los Banquetes
De Rayo (2001), dice que El Buffet es una actividad que voluntaria o
involuntariamente, se ha ido produciendo desde que el hombre tiene

necesidad

de comer. En un principio, se puede describir como una mera exposicin de

alimentos, que ya desde la prehistoria se produce, y que de formas ms o menos


cambiantes se producen a lo largo de la historia.
Para Fernndez (2000), Los Romanos fueron los que en un principio mejor
hicieron alarde de sus grandes fiestas, en donde los invitados coman y beban
pudiendo llegar a durar todo el da, reciban regalos de los anfitriones y eran
servidos por esclavos, sin tener que levantarse de sus asientos. Detrs de
estos grandes banquetes, ya existan los primeros gremios de cocineros y
panaderos,

clase

social

de

alta categora y muy apreciados, en donde se

competa mucho por tener los mejores manjares y de las ms complicadas


elaboraciones.
Fernndez (2000), cuenta que Los Griegos tambin fueron unos grandes
expertos en la elaboracin de grandes banquetes, perfeccionaron las tcnicas
de la pesca y elevaron su importancia en la alimentacin. Empezaron a
distinguir los platos como entrantes, pescados, carnes, postres, y a entablar su
orden en la comida, observando las reacciones en sus digestiones tras

los

grandes festine.
Toda esta accin de alimentarse pas de ser una simple necesidad a ser un
acto social, en el que aprovechaban para la reunin de gente

ya

fueran

familiares, nobles o amigos, dependiendo de la poca y finalidad.


Es en el siglo XIX, donde Francia se encontraba en su mejor momento con el
buffet, se empezaban a elaborar las grandes piezas de exposicin y a transformar
el buffet en una fiesta, donde los comensales disfrutaban tanto por la vista como
degustando todos los manjares.
De Rayo (2001), afirma que El buffet se tiene como una exposicin de alimentos
de consumo inmediato, en donde el comensal selecciona aquellos platillos que le
apetezcan, y puede repetirse tantas veces como quiera, bajo un mismo precio fijo.
El buffet es adems de la exposicin de platos, la conjuncin de arte en las
elaboraciones, la esttica y decoracin en que son terminados los mismos.

Para Fernndez (2000), Este servicio proporciona la facilidad de poder ofrecer


al cliente una gran variedad de platos ms amplia, donde se puede comer sin
prisas ni esperas. Esta es la oportunidad de conocer la gastronoma del lugar,
repitiendo aquel plato que tanto le gust, como hacer de pequeo gourmet y
degustar un poco de todo.

2.2 CONCEPTOS BSICOS Y CLASIFICACIN


2.2.1 Qu es un Banquete?

Mesalles (2002), afirma que Los Banquetes son actos muy generalizados que se
producen por diversos motivos, debido a la necesidad de contactos entre las
personas. Aunque las costumbres y los mens han sufrido una gran
transformacin, su finalidad en lneas generales, deja en segundo plano el factor
comida; ya que el motivo principal en la mayora de los casos salvo los banquetes
tradicionales, es reunir a un determinado nmero de personas para un fin
determinado.
Por definicin, el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, dice que un
Banquete es: Comida a que concurren muchas personas, invitadas o a escote,
para agasajar a alguien o celebrar algn suceso. Y tambin lo define como:
Comida esplndida. Adems, Un Banquete es una comida que se organiza con
el motivo de celebrar un determinado acontecimiento (una visita oficial, una boda,
un aniversario, etc.). Hay otros muchos tipos de "comidas" que se organizan para
otras ocasiones, y que no revisten de la misma importancia que un banquete
(brunch, vinos de honor, cctel, etc.). El Banquete puede tener un aperitivo previo
o una continuacin; puede ir seguido a su trmino de un baile o un espectculo.
Todo ello debe guardar relacin con el motivo de la celebracin.
2.2.2 Clasificacin de los Banquetes
Mesalles (2002), clasifica los Banquetes de la siguiente forma:

-Bodas -Bailes de empresas -Desfiles de moda


-Cenas de Gala -Homenajes -Comidas de negocios
-Cenas de Fin de ao y Reyes -Seminarios -Presentacin de personajes
-Congresos -Conferencias -Cumpleaos
-Ccteles con distintos motivos -Rueda de prensa Inauguraciones

2.3

ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL PERSONAL DEL SERVICIO DE


BANQUETES

Segn Lemus (2001), el rea de Banquetes debe estar organizada de la siguiente


forma:
2.3.1 Gerente General
El Gerente General es responsable de definir e interpretar las polticas
establecidas por la direccin. Adems, con xito debe aplicarlas y mejorarlas, y
ocasionalmente verse obligado a omitirlas por completo. El correcto desempeo
de estas obligaciones requiere de un conocimiento funcional de todas las fases de
la operacin del hotel.
2.3.2 Gerente de Alimentos y Bebidas
El Gerente de Alimentos y Bebidas dirige un departamento que tambin interfiere
en las relaciones con los huspedes. El personal de servicio en restaurantes,
cafeteras, bares y salones para banquetes, entra en contacto directo, no slo con
los huspedes residentes, si no con miembros del pblico en general, que utilizan
las instalaciones del hotel adems de sus habitaciones, y que son igualmente
importantes en la operacin total.
Lemus (2001), afirma que Este es el departamento que tal vez demuestra con
mayor claridad en famoso y antiguo proverbio hotelero: el servicio es nuestro
producto ms importante. La comida integrada por un buen alimento bien cocinado
y bellamente presentado, puede arruinar su imagen fcilmente por un mesero o
una mesera descuidados o sucios. La debida atencin en el arreglo de la mesa en

cuanto a cubiertos, vajillas, cristalera, etc. Adems de una atencin correcta a las
necesidades de los huspedes de artculos como pan, agua y licores son tan
importantes como la comida misma.
2.3.3 Funciones del Personal de Banquetes
Para Lemus (2001), El Personal de Banquetes ofrece sus servicios en los
diferentes eventos que se realizan a la vez son los encargados de planificar,
montar y adecuar los salones para la realizacin de los diferentes montajes. El
Departamento de Banquetes debe estar compuesto por un personal capacitado
que est entrenado para ofrecer estos servicios y a la vez ofrecer detalles e
informacin a los clientes de las diferentes opciones que ofertan. Dentro de los
principales puestos se encuentran:
2.3.4 Director de Banquetes
Este proporciona las facilidades para lograr los estndares de calidad y eficiencia
establecidos y mantiene un liderazgo en los departamentos de Cocina, Almacn, y
Limpieza, para mantener el mejor servicio a los clientes en eventos y banquetes.
Este a la vez, se encarga de supervisar las operaciones internas y externas,
relacionadas con el rea de Banquetes, incluyendo el Servicio a Domicilio. Dentro
de sus obligaciones y deberes estn:

Asistir a las Reuniones de Banquetes.

Programar reuniones con sus subalternos para hablar del servicio.

Revisar las hojas de funcin con el Chef.

Solicitar el personal para los eventos con tiempo.

Revisar el uniforme del personal.

Supervisar la limpieza general de los salones y equipos.

Chequear con almacn si llega todo lo solicitado en la hoja de funcin del


Evento.

Dar el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el
Chef antes de iniciar el evento.

Organizar y operar eventos dentro y fuera del lugar.

2.3.5 Chef de Banquetes


Coordina y supervisa el adecuado funcionamiento de las cocinas de Banquetes,
en cuanto a la preparacin de las rdenes de comidas, para lograr una buena
presentacin y buen sabor, dentro del costo unitario de elaboracin de platillos
pre-establecido.
2.3.6 Capitn de Banquetes
Es responsable ante el Maitre, del buen funcionamiento del evento al cual est
asignado.
2.3.7 Mesero de Banquetes
En el evento sirve alimentos y bebidas en la zona asignada por el Capitn.
2.3.8 Cantinero de Banquetes
Prepara y sirve las bebidas y ccteles en los Bares de los Banquetes.
2.3.9 Cocinero de Banquetes
Responsable ante el Chef, de la preparacin y presentacin de las rdenes de
comidas.
2.3.10 Chef Steward de Banquetes
Coordina con el Chef, la decoracin y presentacin de los montajes de buffet, de
la limpieza y ordenamiento de los equipos de cocina.

2.4.

TRABAJO ADMINISTRATIVO EN EL SERVICIO DE BANQUETES

Mesalles (2002), dice: El trabajo administrativo del servicio de Banquetes,


requiere una especial atencin a un sistema de archivos e impresos, ya que estos
facilitarn un control exacto de todo cuanto deba hacerse. Se deben tener
controlados todos los detalles de un servicio, desde el primer contacto con el
cliente hasta la realizacin del mismo. Las formas impresas a utilizarse son las
siguientes:
2.4.1 Bitcora de Salones
Es un libro con todos los das del ao en donde se encuentra el nombre de cada
saln. En l se anotan las reservas de los clientes, que tiene como objetivo tener
constancia de los salones ocupados para que en ningn caso pueda venderse un
saln dos veces, lo cual acarreara un gran problema de difcil solucin. En cada
casillero debern anotarse los siguientes conceptos:
Saln, fecha en que se registra la reserva, nombre del cliente, domicilio y telfono,
tipo de banquete, hora, nmero de personas y observaciones.
2.4.2 Orden del Servicio
La organizacin del montaje del evento, se har con unos das de anticipacin,
con el fin de coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver
algo con el servicio, y que queden enterados y puedan preparar lo que les
corresponda hacer. Entre los datos que se deben transmitir a cada uno de los
departamentos involucrados adems del da, hora, nmero de personas, deben
figurar:
Men: Especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los mens
pueden ser de: Coffe Breaks, Desayunos, Almuerzos, Cenas o Ccteles.
Forma del montaje
Observaciones a cocina sobre la forma en que se servir

Los Departamentos que colaboran de una forma ms directa con el rea de


Banquetes son:
2.4.3 Departamento de Recepcin y Bell Boys
Se encarga de dar a sus colaboradores la informacin bsica del evento para que
a la llegada de los invitados, puedan indicarles a su el lugar a donde deben
dirigirse.
2.4.4 Departamento de Ama de Llaves
Limpieza de los salones y zonas prximas, antes y despus de cada servicio, con
especial atencin a los baos.
2.4.5 Departamento de Mantenimiento
Luces, sonidos, aire acondicionado, colocacin de la decoracin, tarimas, pistas
de bailes, etc.
2.4.6 Departamento de Contralora y Cuentas
Forma de pago en que se realiza el evento.
2.4.7 Departamento de Compras
Si se requiere comprar algo especial, para el servicio de los invitados que pueden
asistir, especialmente si son personalidades. La comunicacin efectiva es
imprescindible, para involucrar al hotel entero en el evento, los presupuestos u
hojas de servicios debern hacerse llegar a todos los departamentos, que en la
realizacin de la actividad tienen responsabilidades para el desarrollo de la
misma.
2.4.8 Evaluacin del Servicio
Al finalizar el evento, Banquetes proporcionar una Evaluacin de Servicio al
cliente o a la empresa responsable del evento, en la cual se describirn todas las
incidencias y pormenores durante el servicio. Es importante conocer a travs de

esta carta lo bien o mal que haya sido el servicio; pues ello servir de crtica
constructiva, que ayudar en el futuro a mejorar el servicio. Entre los datos que se
deben incluir, se encuentran: Nombre del Cliente o Empresa, Tipo de Evento,
Nmero de Personas, Fecha del evento, Preguntar su opinin o evaluacin de los
siguientes servicios: Funcionamiento de servicios tcnicos, luces, sonido, aire
acondicionado, Presentacin de los platillos, Rapidez del servicio, Cortesa e
Higiene del personal, Exactitud con las horas. Los calificativos sern: Malo,
Regular, Bueno, Muy Bueno.
Luego de recibirse la Evaluacin en Banquetes, se trasladar el Gerente de A y B
para su revisin, y si lo estima necesario, comentar sus incidencias, y mandar
copia al Gerente General, anexndole por su parte los comentarios, para
inmediatamente realizar las correcciones necesarias en el servicio.
2.4.9 Facturacin
Al finalizar el evento, debe de confeccionarse la factura, haciendo constar en ella,
el nmero de Invitados, precio por cubierto y los conceptos extras que se hayan
contratado o producido durante el servicio. Normalmente los Banquetes no se
pagan al contado, ya que para el cliente resulta incmodo venir con la cantidad de
dinero tan elevada que supone el pago de un banquete; de cualquier forma, en
algunas ocasiones se suele pagar a travs de un cheque autorizado por el
Departamento de Crdito, por lo tanto, al finalizar el evento se debe de trasladar la
factura al cliente para que la firme, dando su visto bueno. El Director de Banquetes
debe de supervisarlas antes de presentarlas al cliente, para ver si estn
correctamente hechas y si han cargado todos los conceptos contratados.
2.4.10 Polticas de Reservaciones
Regularmente las Reservaciones se producen a travs de llamada telefnica o
por escrito (Cartas o Fax) y se procede a asentarla en el Libro de Banquetes,
bloqueando tentativamente una fecha y saln. Para bloquear tentativamente se
requiere, que con anticipacin se haya solicitado verbal y por escrito lo siguiente:

50% de anticipo del costo total.

Si se trata de ventas de A y B un nmero mnimo de personas garantizadas


y que se pagaran aunque no asistan al evento. Esto deber informarse
verbal y por escrito.

En la Carta - Cotizacin se debern precisar: lugar, nmero de persona,


Fecha, Hora, Montaje, Evento, Coordinador y responsable por parte del
grupo.

2.4.11 Confirmaciones
Se entiende por Confirmado, cuando el cliente haya dado el anticipo requerido.
En ese caso de cancelacin antes de las 48 horas, se retendr el 50% del
anticipo; y en caso de que sea despus de 24 horas, el hotel reservar el total del
depsito. Este lineamiento se le har saber al cliente por escrito y est sujeto a
polticas de ventas de cada establecimiento en particular.
2.5

TRABAJO OPERATIVO

Mesalles (2002), indica que el Trabajo Operativo requiere una atencin estricta.
Para ello indica lo siguiente:
2.5.1 Planificacin del Evento
El Gerente de Banquetes, llegado el da del evento, deber planificar este,
supervisando en principio todos los detalles que figuran en la orden de servicio o
presupuesto de banquetes. En primer lugar deber prever, para el nmero de
invitados que concurran al Banquete, el personal que se precise para el mismo. La
necesidad de personal vara en relacin al tipo de servicio que se vaya a ofrecer.
Para comida tipo buffet se necesita:
Un camarero por cada 25 personas.
Un cantinero hasta 150 personas, de ah en adelante (2)
Un supervisor para ms de 50 personas.
Para comida servida seran:

Un camarero y un ayudante por cada 25 personas


Un supervisor por ms de 40 personas
Un cantinero hasta 150 personas, de ah en adelante (2)
El Gerente de Banquetes tambin debe de chequear que todo el material que se
necesite para el montaje est preparado, en perfectas condiciones y verificar si la
cantidad que se necesita est disponible y a la mano. Estos Materiales Son: Sillas
y Mesas limpias y en buenas condiciones; Manteles y Servilletas planchados y sin
huecos; Cubertera y Lozas brillantes; Saleros y pimenteros llenos; Ceniceros sin
golpes; Cristalera brillada; Decoracin adecuada, Carros transportadores de
comida caliente y fra, Jarras para servir agua, Jarras para servir leche y caf,
Bandejas de comidas, Bandejas de bebidas, Cubos para enfriar vino o
champagne, Equipos auxiliares (Proyector, pantalla, Pizarrn, rota folio, podium,
pedestales, y micrfonos, equipos de transmisin simultanea), Utensilios de servir
(hieleras y pinzas), Suministro de papelera (Servilletas, agitadores, fsforos y
otros).
2.5.2 Montaje del evento
Segn De Rayo (2001), El montaje de un Banquete requiere suficiente tiempo,
para ir ejecutndose debidamente todos los detalles que exige la planificacin que
previamente se ha convenido. La forma de efectuarlo, depender de la forma del
local, dimensiones, etc., as como del nmero de comensales a los que haya que
dar servicio y del tipo de este. Es conveniente hacer un pequeo croquis con la
distribucin de las mesas; facilitando de esa manera el trabajo. Las mesas que se
utilizan en estos servicios tienen unas dimensiones mayores que las normales con
patas plegables o de roscas. Las medidas de estas mesas varan entre dos, tres y
medios o cuatro metros de largo y 0.80 metros de ancho (para comer) y (0.40)
metros de ancho como apoyo de material.

2.5.3 Tipos de Montaje


Bodas, Quince Aos, etc.: Se montarn las mesas de los invitados, estas
pueden ser redondas o rectangulares, si hay baile, la pista se colocar al centro o
los lados.
Cctel: Se trata de montar un bar mostrador desde donde servir las bebidas y
montar mesas altas cocteleras o bien, mesas bajas con sillas en forma de
medialuna.
2.6

COMPOSICIN DE MENS

Ojugo (2000), afirma que La Composicin de Mens para banquetes, es uno de


los puntos ms importantes, ya que de su composicin y precio depende en gran
parte el xito de la contratacin del servicio. Existen una serie de mens, que ya
se encuentran elaborados y en muchos casos hay que confeccionarlos al
momento, si los ya preparados no se ajustan al gusto y necesidades del cliente,
tanto en lo que se refiere a calidad como a precio. Si los mens no gustaron se
debe tratar de confeccionarlos conjuntamente con el cliente y pedirles
sugerencias.

La confeccin de men Estndar, correr a cargo del Encargado de


Banquetes, el cul a su vez se asesorar del jefe de cocina, para
conjuntamente considerar el costo, ejecucin y posibilidad de servicio.

La variedad de mens ya elaborados es la siguientes:

Coffe Breaks, Desayunos, Men Servido, Men Buffets, Men de Boquitas


para Ccteles
Todas estas comidas pueden servirse en forma de buffet o plato servido.
Ojugo (2000), clasifica los mens de la siguiente forma:

2.6.1

Tipos de Mens

2.6.1.1

Coffe Breaks

Todos los Coffe Breaks deben llevar como comestibles bsicos caf y pan, a
partir de estos se derivan lo jugos, leche, frutas, pasteleras, refrescos, limonadas
con variedad de sndwich, galletas, bizcochos, etc.
2.6.1.2

Desayunos

Los Desayunos son de cuatro tipos: Continental, Americano, Buffet del Hotel o
Brunch.
Los desayunos tradicionales estn compuestos por: caf, jugo, pan, huevos,
acompaado de algunas variedades de embutidos y carnes o tubrculos.
2.6.1.3

Men Servido

Es un tipo de servicio bastante sencillo, rpido y cmodo, ya que evita muchas


complicaciones y facilita mucho la tarea. Al trabajar con un Men Fijo para todos
los comensales, no se necesitan camareros muy preparados y da la oportunidad
de seleccionar personal extra, ocasionalmente cuando haya actividad, an con
extras no muy expertos, con un Men Fijo servido se lograr que la comida llegue
al cliente rpido, caliente y todo al mismo tiempo, ya que el plato sale de la cocina
preparado, listo para comer.
2.6.1.4

Mens de Buffet

Es un tipo de comida donde se le da a escoger al comensal, en forma de auto


servicio, varios tipos de comida, presentados vistosamente, a seleccin y gusto, y
la cantidad deseada. Este servicio es muy solicitado en las actividades de
Banquetes, ya que para muchos clientes es una buena solucin que complace a
todos los invitados. Los Buffets consisten en platillos fros y calientes y el xito de
este, depende de la presentacin de los platos. Los clientes primero comen con
los ojos y un buffet bien presentado, es un xito no solo en cuanto a calidad, sino

tambin en lo econmico. Si se sabe planear bien el men, este tendr costo


bajo. La composicin de l, consiste por lo general de:

Pan y Mantequilla (Variedad de ambos)

4 a 6 ensaladas de varios tipos.

1 a 2 platos fros (Fiambres, pats,)

4 a 6 platos calientes (Papas, vegetales, arroz, carnes rojas, pescados,


mariscos, pastas, pastelones, etc.)

Bandeja de quesos (eventualmente)

Sopas o Cremas (eventualmente)

Postres

Caf

Mesalles (2002), indica que Todo ello debe ser magistralmente presentado y
decorado, generalmente se aaden decoraciones para una presentacin mejor
con bambalinas de colores y diseos vistosos, figuras de hielo, candelabros,
arreglos de flores y frutas naturales, plantas ornamentales, paneles con
decoracin de ambiente, etc.
2.6.1.5

Men de Boquitas

Estn compuestos por dos renglones, fras y calientes. Regularmente se ofrecen


entre 10 a 8 unidades variadas entre fro y caliente, tratando de seleccionarlo de
una manera equilibrada con relacin a la presentacin y a los comestibles e
ingredientes que los componen. Este tipo de men, es solicitado partiendo de la
idea de brindar una forma de comida simple, no muy abundante y econmica.

2.7

COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Ojugo (2000), dice que Los Costos representan la cantidad de dinero invertido
para producir los alimentos y bebidas de una actividad de banquete, o el valor total
de las mercancas utilizadas. Esos alimentos y bebidas se registran a travs de
las Hojas de Eventos o Presupuesto. El Gerente de Banquetes pre-selecciona los
mens que se ofrecen a los clientes, en sus diferentes renglones, de otra forma, el
cliente lo selecciona y disea conjuntamente con el encargado. Los seleccionados,
ya sean diseados por el cliente al momento de comprar el banquete o los pre
seleccionados por el Departamento de Banquetes, se envan al jefe de cocina
para que este proceda a elaborar las recetas de los platos o manjar que
componen los mens elegidos y luego se calculan sus costos unitarios. De igual
forma se procede para l clculo de los costos unitarios de las bebidas.
Segn Ojugo (2000), Los costos de Banquetes usualmente se representan en
porcentajes, los cuales se obtienen dividiendo los costos unitarios de los
componentes del men entre el precio de venta al cliente, siendo los porcentajes
de costos generalmente aceptados en los negocios de Banquetes, los siguientes:
2.7.1 Porcentaje de Costos de Bebidas
Coffe Breaks 20% Refrescos y bebidas suaves 17%
Desayunos 25% Ron 12%
Almuerzos y Cenas 38% Whisky, vodka, ginebra 25%
Picaderas 28% vino, Cervezas, Champagne 28%
2.7.2 Costos de Alimentos: Receta Estndar
Roberto Vallejo (2001) afirma que Es una frmula escrita para producir un plato o
artculo alimenticio de una calidad especfica y cantidad deseada. Muestra la
cantidad exacta de cada ingrediente usado en la preparacin del plato o artculo y
la secuencia del paso a seguir en su preparacin. Se debe tener un gran cuidado
al utilizar los ingredientes precisos en los procedimientos de cocinar, de modo que

el estndar producir el producto deseado. Esta ayuda a obtener el valor preciso


de los platos o de los artculos alimenticios, controla el costo unitario de los
alimentos y asegura consistencia en la calidad y en la preparacin.
2.8

PRECIOS DE VENTA

Segn Ojugo (2000), Del precio depende gran parte del xito de la contratacin
de los servicios de Banquetes, para ello es muy importante tener precios que se
ajusten a la necesidad del cliente. En el establecimiento de estos, caben dos
grandes criterios: ofrecer precios bajos y poca calidad tener buena calidad y
precios altos. Para determinarlos, Ojugo (2000), indica que hay que considerar los
siguientes factores:

Seleccin de mens

Recetas de los mens

Costo unitario de men

Porcentajes de costos de comidas y bebidas

Anlisis de competencias con servicios e instalaciones similares.

Calidad de comidas y bebidas

Tamao de las porciones por servicio.

Tipo de cliente

Inversin en mobiliarios y equipos

Criterios y estrategias de Ventas

Servicios complementarios y equipos auxiliares.

III.

EXPERIENCIA EN EL SERVICIO DE BANQUETES

En 1999, tuve la primera experiencia directa el campo de la Hotelera. Esta


primera prctica supervisada la realic en el Hotel Clarion Suites, en el rea de
Banquetes.
El rea de Banquetes se encontraba organizada de la siguiente forma:
Dependa directamente del Director, por lo que se le deba realizar un informe
detallado de todas las actividades que esta desarrollara. Era responsabilidad de
l, supervisar, coordinar y verificar que se cumplieran las metas establecidas.
La Jefe de Banquetes, diriga el rea, y coordinaba todos los eventos a futuro.
Verificaba que el Libro de Banquetes estuviera al da y no hubiera eventos
pendientes. Durante los meses de la Prctica, se llevaran a cabo los convivios
navideos, por lo que Director juntamente con la Jefe, enviaron cartas a cada una
de las empresas de la Cartera de Clientes, con motivo de ofrecer los servicios del
Hotel y tenerlo como opcin.
Las Ejecutivas, eran encargadas de hacer las cotizaciones para los clientes que
llegaran personalmente o llamaran va telefnica. Deban de llevar un estricto
control del Libro de Banquetes y verificar que no hubiesen traslapes de eventos.
Cada Ejecutiva era responsable de su evento desde la planeacin hasta la
realizacin del mismo. Tuve la oportunidad de dar apoyo en la realizacin de las
cotizaciones para eventos, as como de enviar a cada empresa los diferentes
mens.
El Capitn, tena bajo su responsabilidad todo el montaje de cada evento,
dependa del tipo este y de las instrucciones que se dieran, en la forma Impresa

que enviara la Ejecutiva de Banquetes. Tambin diriga a los meseros, para la


colocacin de las mesas y del servicio del evento. En varias oportunidades, pude
montar diferentes mesas para almuerzos y cenas servidas. Aprend dobleces de
las servilletas de tela, colocacin correcta de la loza, cubertera y cristalera.
Se encargaba de preparar los contratos para los diferentes eventos que se fueran
realizar en el Hotel. Personalmente atendan a los clientes que visitaban la oficina
en busca de informacin para sus eventos. Preparaba las cotizaciones a las
personas que la solicitaban. Las ejecutivas de cuentas, visitaban a los clientes a
sus oficinas y le llevan la carpeta con toda la informacin de los salones y mens,
para que pudieran realizar diferentes eventos como: seminarios, cursos,
congresos o eventos sociales.
En horas de la tarde, se haca una distribucin de los contratos de reservacin ya
firmados que se haban hecho todo el da, y se deban de llevar a todos los
Departamentos que tuvieran que ver con la realizacin y organizacin del evento.
Estos Departamentos eran: Cocina, Restaurante, Ama De Llaves, Seguridad, Bell
Boys, Compras, Crditos, Auditoria, Mantenimiento, Montaje de los Salones.
Tuve la oportunidad de participar en todas estas actividades, recibir las llamadas
telefnicas de los clientes, atenderlos personalmente, recibir informacin para
hacer cotizaciones, hacer llamadas para confirmar faxes, supervisar salones y
eventos, visitar la cocina para verificar que los platillos estuvieran listos y trasladar
a los diferentes departamentos involucrados, los contratos de los eventos
confirmados.
3.1

FORMATOS IMPRESOS UTILIZADOS EN EL AREA DE BANQUETES

3.1.1 Libro de Reservas


En este Libro se registraban todas las reservaciones de los eventos a realizarse.
Este estaba conformado por 365 pginas, que correspondan a cada da del
ao, y en cada una de las pginas se encontraban el nombre de los salones. Se
anotaba en el saln que se deseaba reservar, el tipo de evento, hora, nmero de
personas, los contactos, telfonos y observaciones. Yo tuve la oportunidad de

llevar el control del libro, anotar eventos tentativos y confirmados, y lo deba


mantener siempre al da para evitar traslapes en los salones y ventas dobles.
3.1.2 Formato de Cotizacin del evento
Este Formato, detallaba todas las especificaciones del evento, el tipo de men, el
nmero de personas y los datos de la persona que haca la solicitud de la
cotizacin. Se entregaba ya fuera personalmente al cliente o se enviaba va fax.
Varias veces pude realizar estas cotizaciones en la computadora, tomaba los
datos de los clientes por telfono o tambin hubieron algunos que llegaron
personalmente a las oficinas e inmediatamente se les entregaba la cotizacin
firmada por la Jefe. La mayora de las cotizaciones que realic, eran para eventos
de reuniones de empresas.
3.1.3 Formato de Requisicin de Bebidas (Licor)
En este Formato se enumeraban las bebidas seleccionadas por el cliente para el
evento, las cuales eran pedidas al almacn. Esta requisicin la llenaba el cantinero
y lo firmaba el Director de A / B del Hotel. Tena 3 copias, la original iba al
Almacn, 1 copia a Costos y la otra al Cantinero.

Este lo manejaba

exclusivamente la Jefe y el Director, solo pude observar como se llenaba y cul


era el procedimiento, porque era de uso delicado.
3.1.4 Evaluacin del Servicio
Al finalizar el evento, se le solicitaba al cliente que llenara la Evaluacin del
Servicio, para que escribiera sus comentarios, o bien, si haban quejas, que
sirvieran para mejorarlo.
Esto era muy importante, ya que el hotel tena como objetivo principal Exceder las
expectativas de los Clientes, tratando de cometer cero errores.
En una oportunidad, la traslad a la persona encargada del evento que tuvo una
reunin en el hotel. Fue difcil, porque tuve que esperar hasta que la llenara y

escuchar verbalmente los comentarios que haca del evento, que en esa ocasin
todo haba salido muy bien.
3.1.5 Contrato de Banquetes
En este se anotaban todas las especificaciones del evento, responsable de la
cuenta, hora del evento etc.
Es importante destacar que el Departamento de Banquetes de este Hotel solo
utilizaba este formato juntamente con la cotizacin para la realizacin del evento,
ya que en este se especificaba el men, el nmero de platos y las bebidas en las
cantidades ideales. Adems las observaciones, por si el cliente solicitaba algo
muy especial.
Cuando ya estaban bien claras las ideas, el cliente firmaba el contrato de
aceptado y lo regresaba firmado a Banquetes, para que se empezara a coordinar.
De este se repartan copias, las cuales se distribuan de la siguiente manera: La
original a Cocina, una copia al cliente, copia a Bell Boys (Para el franelgrafo),
Seguridad, Mantenimiento, Limpieza, Compras y Caja General.
Cuando haba que realizar un Contrato, lo hacan estrictamente las Ejecutivas, ya
que haba

que detallarlo bien y trasladarlo a la Jefe para su visto bueno y

autorizacin. Pude realizar solamente uno, porque en ese momento no estaba la


encargada, y luego ya solo lo traslad y lo autorizaron. La Jefe se encarg de
darlo al cliente para revisin y firma.

IV.

ANLISIS Y REFLEXIONES SOBRE EL SERVICIO DE BANQUETES

Se comprob que efectivamente, Banquetes es una de las reas ms importantes


de un Hotel, despus de las habitaciones, adems de verificar lo diferente que es
la Teora de la Prctica, y se refiere a lo cierto que es el dicho La prctica hace al
maestro, por supuesto puede conocerse toda la teora, pero es mejor todava si
se lleva a la Prctica.
Los Banquetes estn en su mejor momento, ya que millones de turistas viajan a
todas partes del mundo, ya sea por negocios o por placer, a asistir a
Convenciones, Congresos, Conferencias, etc. Y estos eventos, permiten que los
participantes se deleiten de grandes Banquetes, ofrecidos por los mejores
servicios de los Banquetes de los hoteles o de los mejores Servicios de Catering.
Los Hoteles y Empresas Guatemaltecas dedicadas a la organizacin de eventos,
necesitan para el xito de los mismos, contar con una estructura del personal bien
definida, que est conformada por un Director o Jefe de Departamento, Ejecutivas,
Chef, Capitanes, Personal operativo, Personal de cocina y de limpieza.
Adems, crear Perfiles de Puestos, que indiquen las caractersticas que debe
poseer cada uno de los colaboradores en el Banquetes. Y no debera faltar una
Descripcin de Puestos, para que cada uno, conozca cuales son sus tareas y
obligaciones. Una herramienta importante para prestar un buen servicio, es el
Manual de Procedimientos, que indique como se deben de realizar cada una de
las actividades.
La actividad administrativa y operativa, es muy importante, sobre todo porque van
de la mano.

El Director o Jefe tiene que supervisar de cerca

todos los

procedimientos, para evitar que se cometan errores en los eventos, es su


obligacin cumplir con los clientes y superar sus expectativas.
La comunicacin juega un papel fundamental, que permite que todo el
Departamento est enterado de los eventos y actividades, y estn en la misma
sintona. Se tienen que tener informados a los departamentos involucrados.
Un buen servicio debe ser constante, por lo que se les debe dar la oportunidad a
los empleados, de tomar capacitaciones, cursos, seminarios y talleres. Es
necesario contar con un buen equipo, para brindarlo, por lo que Banquetes debe
tener un mobiliario y equipo completo.
Todo lo que la publicidad puede lograr, es la atraccin de nuevos Clientes. Solo
los esfuerzos concertados del personal, puede crear un Cliente satisfecho; el que
regresa, la persona que habla entre amigos y socios del maravilloso Hotel o
Servicio de Catering que le organiz el evento. La Publicidad Oral es el medio mas
poderoso en la Industria del Servicio para bien y para mal. Muchos propietarios de
hoteles han descubierto que es muy difcil lograr una buena reputacin y muy fcil
arruinarla, enfatizando una vez mas la necesidad de organizacin, capacitacin y
supervisin

V.
1.

CONCLUSIONES

El rea de Banquetes es una de las ms importantes del hotel, despus


de las habitaciones, ya que significa la segunda fuente ms alta de
ingresos para estos establecimientos.

2.

Una estructura perfecta de Banquetes, permite contar con el nmero


adecuado de personas y por lo tanto una mejor distribucin de las tareas
en el rea administrativa y en el rea operativa., cada empleado debe de
contar con sus funciones especficas. Es muy importante tener controlados
los ms mnimos detalles de un Servicio de Banquetes, desde el primer
contacto con el cliente hasta la realizacin del mismo, por lo tanto la
organizacin juega un papel importante, tanto en el rea administrativa
como el rea operativa, ya que estas van de la mano. La organizacin
administrativa de este servicio, requiere una especial atencin a un
sistema de formatos impresos, ya que estos facilitaran un control exacto
de todo cuanto deba hacerse en el rea operativa.

3.

El Servicio de Banquetes tiene xito, si se le agrega adems de los


alimentos y bebidas de buena calidad, un excelente servicio del personal.
Este es el nico producto que no puede comprarse. La conducta humana
en una sociedad libre no puede uniformarse, slo puede ser guiada en un
proceso que requiere de supervisin, atencin y entrenamiento constante.

4.

Los Alimentos y Bebidas que se sirvan en los eventos, deben de seguir


normas de calidad, con el fin de que se d lo mejor a un precio justo.

5.

La clave en los Banquetes, es la agilidad en el servicio: Los esfuerzos en


conjunto del personal de servicio, puede crear un cliente satisfecho, pero
sobre todo crea un cliente leal, que siempre regresa con el hotel o servicio
de catering que ms le gust.

VI.

RECOMENDACIONES

1. Se recomienda a los hoteles que brindan el Servicio de Banquetes y


Empresas de Catering, utilizar la presente Gua de Pasos para la
Realizacin de un Evento, ya que esta es una de las reas ms importantes
y por lo tanto, una de las fuentes ms grandes de ingresos.
2. Crear una estructura ideal del Personal del rea de Banquetes, as como
especificar las funciones de cada uno de ellos, delegar a los colaboradores,
sus tareas respectivas y supervisar cada una de las actividades del rea
administrativa, ya que de esta depende el rea operativa de Banquetes, y lo
mismo implica mantener una buena comunicacin con todos los
departamentos involucrados en la realizacin de un evento, para evitar
confusiones a la hora de este, y con ello evitar molestias al cliente.

3. Las empresas dedicadas al Servicio de Banquetes, deben ofrecer a sus


Ejecutivos(as) y dems personal, una capacitacin constante, as como
brindar la oportunidad a los colaboradores, de participar en cursos,
seminarios, talleres, etc., sobre el montaje de eventos, protocolo y etiqueta
de eventos, etc.

4. Se espera que los productos y servicios que se ofrezcan, cuenten con la


Calidad y el Precio justo, previamente supervisado por el Director
encargado, o bien, por el dueo de la empresa.

5. Permitir a los clientes en la Evaluacin del Servicio, ofrecer sus comentarios


del evento, con la finalidad de mejorar el servicio y superar las expectativas
en una prxima oportunidad.

VII.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Buzzelli, G. (1994). Manual de la Industria Hotelera. Tomo I. La Gestin del


Hotel. Tomo II. Proyecto, Estructura Y Tecnologa. Espaa.

De Rayo, R. (2001). Folleto del Centro de Etiqueta y Protocolo para


Guatemala. Guatemala.

Fernndez V. (2000). Clase Magistral de Eventos y Protocolo. Guatemala.

Foster,D. (1994). Introduccin a la Industria de la Hospitalidad. Mxico.

Lemus, S. (2001). Clase Magistral de Gerencia Hotelera. Guatemala.

Mesalles, L. (2002). Eventos, Reuniones y Banquetes. Espaa.

Mndez, I. (1999). Diccionario de Gastronoma y Hotelera.

Ojugo, C. (2000). Control de Costes en Alimentos y Bebidas.

Segura, A. (1999). Bitcora de Prctica Supervisada, rea de Banquetes.


Guatemala.

Vallejo R. (2001). Clase Magistral de Control de Costos en Alimentos y


Bebidas. Guatemala.

Varios Autores. (1997). Diccionario de la Real Academia de la Lengua.


Espaa.

GUA PARA LA REALIZACIN DE EVENTOS EN HOTELES


GUATEMALTECOS
1. Contacto del Cliente
con la Ejecutiva de
Banquetes (personal,
va telefnica, fax o
e-mail)

6. Traslado de la Cotizacin al
Gerente de Banquetes, para
coordinar el No. De Personas
de Servicio y disponibilidad de
equipo para el montaje del
evento

7. Traslado de la
Cotizacin a las reas
involucradas (Cocina de
Banquetes, Capitn de
Banquetes, Recepcin,
Ama de Llaves, etc.)

Fuente: Segura Amado

2. Captura de las
necesidades del cliente
para su evento (fecha,
hora, lugar, motivo del
evento, nmero de
personas, men, etc.)

3. Verificacin de
Disponibilidad en la
Bitcora de Salones

5. Aceptacin por
parte del Cliente, de
las Polticas y Forma
de Pago para la Firma
del Contrato

8. El da del evento,
supervisar que todo lo
que el Cliente solicit
se cumpla al pie de la
letra (montaje,
decoracin, men,
bebidas, etc.)

9. Al finalizar el
evento, trasladar al
Cliente una Evaluacin
del Servicio del Evento

4. Realizacin de la
Cotizacin y entrega
de la misma al cliente

10. Facturacin y
Cancelacin de Saldos
del Evento

ORGANIGRAMA DE BANQUETES
GERENTE GENERAL

GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

DIRECTOR DE BANQUETES

CHEF DE BANQUETES

EJECUTIVAS DE BANQUETES

PERSONAL OPERATIVO

COCINEROS

STEWARD