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identificacin de documentos

Documento

Gua para el ejercicio de las funciones de


supervisin e interventora de los contratos
del Estado
Manual de Supervisin e Interventora
Manual de Supervisin e Interventora
Manual Integrado de ContratacinResolucin 1333 de 2014
Manual de Supervisin e Interventora

Manual de Supervisin e InterventoraResolucin 018

Entidad
Colombia Compra Eficiente
Veedura Distrital- Bogot

vnculo

Ao

http://colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/20160505_guia_supervisioninterventoria_c
2016
ontratosestado.pdf
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/adminverblobawa?tabla=T_NORMA_ARCHIVO&p_NORMFIL_ID=3415&f
2013
_NORMFIL_FILE=X&inputfileext=NORMFIL_FILENAME
http://www.veeduriadistrital.gov.co/archivos/Entidad/PDF%20Manual%20de%20Supervision.pdf
2015

Veedura Distrital- Bogot


Secretara de Educacin
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=59381
2014
Distrital de Bogot
Superintendencia de
http://www.sic.gov.co/drupal/sites/default/files/files/MANUAL%20DE%20SUPERVISION%20E%20INTERVENTORI
2014
Industria y Comercio
A%20FINAL.pdf
Universidad Central del Valle http://www.uceva.edu.co/documents/contratacion/2016/RESOLUCION%20018%20MANUAL%20DE%20SUPERVIS
2016
del Cauca
ION%20E%20INTERVENTORIA.pdf

fecha de ltima
consulta
14/07/2016
17/06/2016

12/07/2016
8/07/2016

17/06/2016
13/07/2016

comparacin- manuales
FUNCIN -RESUMEN DE LOS MANUALES
1. Recopilar la documentacin de la fase precontractual (la
entidad no los entrega pero s exige que el interventor los
tenga).
2. a. Erigirse como interlocutor vlido y conducto regular
entre las partes.
b. Acompaar al contratista, colaborarle en todo cuanto
dependa de la SED/ brindarle el apoyo administrativo y
logstico que requiera

c. servir de canal de comunicacin con las reas (se


entiende que de la SED), evitando que las decisiones de la
entidad afecten, retrasen o limiten el decurso del contrato
negativamente y sin razn alguna/ Promover el oportuno
ejercicio de las facultades de direccin y reorientacin de la
relacin contractual y las de apremio y excepcionales que
corresponden a la entidad

3. Exigir al contratista la ejecucin oportuna e idnea del


objeto contratado
4. Verificar que existan los permisos y licencias necesarios
para la ejecucin del contrato
5. Llevar trazabilidad de la correspondencia cruzada con el
contratista para que la administracin d oportuna
respuesta a las solicitudes presentadas/ a. llevar un registro
de novedades, rdenes e instrucciones impartidas durante
la ejecucin
6. a. Organizar la documentacin generada durante la
ejecucin del contrato para que est a disposicin de los
interesados/ debidamente relacionados, foliados y
fechados/ mantener copias de los documentos
contractuales y financieros del proyecto bajo su custodia

b. remitir copia de la misma a la Oficina de contratos/


radicar en la Oficina Jurdica copia de las comunicaciones
dirigidas al contratista para que conste en el expediente
contractual
c. Entregar a la entidad, a la finalizacin del contrato, la
documentacin e informacin tcnica, administrativa y
contable del mismo a la Oficina de Contratacin para su
archivo
7. a. Programar y coordinar segn corresponda reuniones
peridicas para analizar el estado de ejecucin y avance del
contrato o convenio/ cuando tenga dudas sobre los
trminos de ejecucin del contrato o lo considere
pertinente para garantizar la normal ejecucin del
contrato/ y consignar las reuniones de comit, acuerdo,
convenio en actas
b. Participar del Comit de Obra en los casos de contrato de
obra pblica
8. Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad,
higiene, salud ocupacional y ambientales que sean
aplicables.

CLASE DE FUNCIN
MANEJO DOCUMENTAL
FACILITAR FLUJO CONTRACTUAL
APOYO A LAS PARTES
FACILITAR FLUJO CONTRACTUAL
APOYO A LAS PARTES

FACILITAR FLUJO CONTRACTUAL


APOYO A LAS PARTES

SED

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)
Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)
Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

VEEDURA

SUPERINDUSTRIA

UCEVA

NO

NO

NO

NO

F. legales

NO

NO

Deberes generales

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

F. Administrativas
Deberes generales

NO

Recomendaciones

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)
Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

MANEJO DOCUMENTAL/ CONTROL A LA


EJECUCIN

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

F. Administrativas

NO

MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

F. Administrativas

Funciones generales del interventor

MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

Procedimiento

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

FACILITAR FLUJO CONTRACTUAL


ANLISIS Y RECOMENDACIONES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

F. Administrativas
F. etapa contractual

NO

FACILITAR FLUJO CONTRACTUAL


ANLISIS Y RECOMENDACIONES

NO

NO

NO

F. generales del interventor (obra


civil)

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

comparacin- manuales

9. Llevar control sobre la ejecucin y cumplimiento cabal de


las obligaciones asumidas por razn del contrato o
convenio celebrado, informando en forma peridica a la
oficina de contratos, la forma en que las prestaciones
originadas en el contrato se vienen cumpliendo

CONTROL A LA EJECUCIN
INFORMES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES
Respecto a pagos al contratista

INFORMES- CERTIFICACIONES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

11. Requerir por escrito al contratista cuando quiera que


ste no ejecute, o ejecute indebida o tardamente las
obligaciones surgidas del acuerdo negocial o convencional.

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

12. Informar en forma inmediata y por escrito a la oficina


de contratos/ Asesora Jurdica, cualquier anomala en la
ejecucin del contrato/incumplimiento en la calidad
requerida o exigida por la entidad; indicando la actividad
desplegada en materia del control de ejecucin del
contrato, con el fin de poner a consideracin la procedencia
de la aplicacin de las sanciones pertinentes/ esto, dentro
de los 3 das hbiles siguientes al evento.
13. Gestionar la publicacin de los documentos propios del
control de la ejecucin del contrato, a travs de la Oficina
de Contratos, quien determinar, de conformidad con la
ley, cules sern objeto de publicacin.

10. Expedir las certificaciones que se requieran para efectos


de trmites administrativos, sobre la ejecucin del contrato
o convenio a su cargo.

14. a. Velar por la seguridad y conservacin de los


productos generados en los contratos de consultora o los
bienes o elementos adquiridos mediante los contratos
vigilados, y en consecuencia
b. informar al Responsable del Almacn lo pertinente para
la incorporacin de los productos en el Inventario de la
entidad contratante, su marcacin y aseguramiento si es
del caso.
15. a. Como requisito para el pago, exigir el soporte del
ingreso de los bienes o elementos adquiridos al Almacn de
la entidad si as lo requiere
b. Como requisito para el ltimo pago del contrato, verificar
que el contratista entregue los documentos de la
dependencia que se le hayan entregado para efectos de la
ejecucin contractual
16. Disponer de la organizacin adecuada para el ejercicio
de sus funciones
17. Conocer la organizacin y mtodos de la Entidad
1. a. Verificar y aprobar la localizacin de los trabajos y de
sus condiciones tcnicas para iniciar y desarrollar el
contrato/ revisar que los sitios de entrega de elementos,
ubicacin de materiales, localizaciones, etc., corresponda
con el sealado en los Pliegos o invitaciones.

F. Administrativas

NO

NO

NO

NO

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

NO

Incumplimiento del contrato


Deberes generales

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

Activ. de superv. Durante la


ejecucin
Sobre los bienes o servicios
contratados

Deberes generales

NO

GESTIN CONTRACTUAL
MANEJO DE DOCUMENTACIN

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

NO

NO

NO

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS GENERALES
Sobre los bienes o servicios
contratados

NO

NO

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS GENERALES
Sobre los bienes o servicios
contratados

NO

NO

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS GENERALES
Sobre los bienes o servicios
contratados

NO

NO

MANEJO DE INVENTARIOS
FINALIZACION DE CONTRATOS

NO

Activid. De superv. En etapa


post contractual

NO

NO

ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

NO

NO

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

NO

F. Administrativas

NO

NO

F. Administrativas

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

Deberes generales

NO

comparacin- manuales

b. Constatar, segn sea el caso, la existencia de planos,


diseos, estudios, clculos especificaciones y dems
consideraciones tcnicas que estime necesarias/ solicitar los
planos de la obra ejecutada, memorias y/o manuales de
operacin al contratista, los cuales sern parte del control
de supervisin/ solicitarlos a la entidad para su entrega al
constructor en contrato de obra o concesin

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

f. Tcnicas

NO

2. a. Verificar que el contratista suministre y mantenga el


personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad
pactadas/ (UCEVA) exigir la dedicacin y permanencia del
personal a cargo de los trabajos, e igualmente la de los
bienes y servicios requeridos para ejecutar el contrato.

CONTROL A LA EJECUCIN
RECURSO HUMANO

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

Lineamientos generales
Activ de superv. Durante la
Ejecucin

f. Tcnicas

Funciones generales del interventor

b. exigir su reemplazo cuando se estime necesario/ dar un


plazo para los reemplazos y aprobarlos

CONTROL A LA EJECUCIN
RECURSO HUMANO

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

Lineamientos generales
Activ de superv. Durante la
Ejecucin

NO

NO

NO

NO

NO

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

F. generales del interventor (obra


civil)

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES
Sobre los bienes o servicios
contratados

f. Tcnicas

Funciones generales del interventor


F. generales del interventor (obra
civil)

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

NO

NO

NO

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

NO

NO

NO

F. generales del interventor (obra


civil)

3. Estudiar y analizar los requerimientos de carcter tcnico


que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de
ATENCIN DE REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES Vigilancia tcnica (supervisor o
que se requiera modificaciones estas debern someterse a
ANLISIS Y RECOMENDACIONES
interventor)
consideracin del respectivo ordenador, previo concepto
del supervisor/interventor.
4. a. Controlar el avance del contrato con base en el
cronograma previsto y recomendar los ajustes que se
considere pertinentes/ revisar, aprobar y complementar el
plan de trabajo y/o el cronograma.
b. Exigir al contratista el inicio de los trabajos (contrato de
obra) en las fechas programadas dentro del cronograma

c. realizar evaluaciones peridicas sobre el avance fsico de


la obra con respecto al cronograma
d. Si se requieren modificaciones al cronograma por
cuestiones tcnicas o por la naturaleza del contrato,
solicitarlas al Ordenador del Gasto

5. a. Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad


de la obra, equipos materiales, bienes, insumos y
productos/ exigir materiales, mano de obra y elementos de
primera calidad segn las especificaciones del
Pliego/verificar que las cantidades relacionadas en los
informes correspondan exactamente con los ejecutados en
la obra y que cumplan con las especificaciones
b. ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias
para el control de los mismos
c. verificar que el contratista suministre la marca ofrecida y
no permitir cambios sin su autorizacin
d. hacer seguimiento y control a los procesos seguidos por
el contratista para vigilar el cumplimiento de las
condiciones de calidad exigidas
e. realizar visitas tcnicas al frente de los proyectos y
evaluar su desempeo
6. a. Elaborar el acta de entrega al contratista de los bienes
necesarios para la ejecucin del contrato

CONTROL A LA EJECUCIN

CONTROL A LA EJECUCIN

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

NO

comparacin- manuales

b. Verificar, cuando sea del caso, el reintegro a la entidad de


los equipos, elementos y documentos suministrados por
ella, constatando su estado y cantidad.

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

NO

Procedimiento

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

NO

NO

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

NO

NO

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

NO

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
CLUSULA GENERAL

NO

NO

F. Administrativas
F. legales
Deberes generales

Funciones generales del interventor

b. Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes


etapas de ejecucin/ firmar el certificado de cumplimiento
a satisfaccin para pago presentado por el contratista/
revisar y refrendar peridicamente los gastos del contrato
durante su ejecucin

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

NO

F. Administrativas
F. legales
F. etapa contractual
Deberes generales

Funciones generales del interventor

c. Elaborar actas mensuales de obras o servicios y ajustes,


con base en la verificacin directa y confrontacin de actas,
informes y facturas para la aprobacin

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

NO

F. generales del interventor (obra


civil)

NO

f. terminacin del contrato

NO

c. cuando se requiera el reemplazo de un equipo, exigir que


se haga por otro de iguales o superiores condiciones en el
plazo que establezca
d. Informar al Ordenador del gasto en caso de que el
equipo no sea reemplazado conforme con el requerimiento
hecho
e. verificar que el contratista mantenga actualizada una
relacin diaria de personal y equipo a emplear (ES
APLICABLE PARA CONTRATOS DE OBRA PERO NO PARA
SUMINISTRO DEL PAE, POR EJM.) slo 2013, no 2015

7. Abrir y llevar el libro o bitcora para el caso de contratos


de obra, para registrar en l las novedades, rdenes e
instrucciones impartidas durante el plazo de ejecucin del
contrato.
8. a. Verificar que el contrato se ejecute dentro del plazo,
montos, calidades y dems trminos del mismo y de la Ley/
dirigir el cumplimiento por parte del contratista y la entidad
de todas las obligaciones contradas en el contrato
supervisado

d. Solicitar la terminacin anticipada del contrato en caso


de incumplimiento del contrato, a travs del Grupo de
Trabajo Contractual con motivacin debida

FINALIZACIN DEL CONTRATO

NO

9. Exigir que los bienes, servicios u obras contratados se


ajusten a los requisitos previstos en las normas tcnicas
obligatorias y a las especificaciones y caractersticas
consignadas en el respectivo contrato.

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

Lineamientos generales
Func relacionadas con los
bienes/ servicios

NO

NO

10. a. Verificar la entrega de los bienes, obras o servicios de


conformidad con las estipulaciones contractuales,
suscribiendo el acta de recibo correspondiente o
expidiendo las constancias de prestacin del servicio a
satisfaccin/ actas de recibo parcial de bienes o servicios.

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

Sobre los bienes o servicios


contratados
Respecto a pagos al contratista

F. Administrativas

F. generales del interventor (obra


civil)

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

Incumplimiento del contrato

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

NO

Lineamientos generales
Activ de superv. Durante la
Ejecucin

F. etapa contractual

NO

b. Advertir oportunamente al contratista sobre el


(in)cumplimiento de sus obligaciones contractuales
c. Solicitarle las acciones correctivas/ reposicin de
elementos, correccin de obras o servicios que sean
necesarias, siempre con un plazo perentorio/ rechazar y/o
devolver lo entregado sin observar las condiciones
estipuladas

comparacin- manuales

d. Contabilizar los bienes, servicios y suministros


entregados de acuerdo con lo establecido en el contrato/
realizar esta evaluacin previo a la finalizacin del contrato

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

f. Tcnicas
T. Etapa contractual
Deberes generales

NO

e. en los contratos cuya cuanta supere los 25 SMLMV,


presentar informe de evaluacin del contrato en cuanto a la
utilidad que su ejecucin dio a la entidad

FINALIZACIN DEL CONTRATO

NO

NO

NO

Procedimiento

f. Todas las objeciones al contratista sobre la ejecucin del


contrato deben hacerse por escrito, con copia al ordenador
del Gasto y enviarlo a la Oficina Asesora Jurdica

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

NO

NO

11. a. Expedir la constancia de correcto funcionamiento de


los bienes entregados e instalados por el contratista,
cuando el objeto del contrato determine tal obligacin.

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

NO

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

Procedimiento

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

b. reportar los daos que se evidencien en los trabajos


ejecutados e indicar sus causas (OBRAS),

c. Ordenar la suspensin de los trabajos que se estn


ejecutando irregularmente, hasta que el contratista cumpla
con las especificaciones del contrato o
d. Analizar y emitir concepto sobre las alternativas de
solucin propuestas (SE ENTIENDE QUE POR EL
CONTRATISTA O LA ENTIDAD) para su aprobacin por parte
del Comit de Conciliacin
12. a. Revisin previa de los precios correspondientes a los
tems no previstos, obras adicionales y/o complementarias,
para su posterior aprobacin por parte de la SED.

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor o


interventor)

NO

f. Tcnicas

NO

b. Dar traslado a la entidad contratante frente a las


situaciones excepcionales que requieran el reconocimiento
o autorizacin de actividades que originen gastos distintos a
los inicialmente contemplados; ello, con el fin de decidir el
Ordenador con el interventor conjuntamente, segn las
competencias legales y contractuales de ste

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

f. Tcnicas

NO

NO

F. etapa contractual

NO

13. velar porque, una vez terminado el plazo de ejecucin


del contrato, no contine la prestacin del servicio
14. a. Estudiar y conocer el proyecto a ejecutar

b. Solicitar copia del contrato perfeccionado para su


seguimiento

15. Adoptar las medidas que correspondan para evitar la


paralizacin temporal o definitiva de la ejecucin

16. Vigilar que durante el desarrollo del contrato se


elaboren gradualmente los documentos que se debern
presentar al momento del recibo definitivo
1. a. Constatar que el contratista cumpla con los requisitos
para la entrega del anticipo pactado y verificar su correcta
inversin. Para este efecto,

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS
CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

NO

fINALIZACIN DEL CONTRATO

NO

NO

Deberes generales

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

NO

F. generales del interventor (obra


civil)

Vigilancia Financiera (supervisor


o interventor)

NO

F. Administrativas

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

comparacin- manuales

b. deber exigir, segn corresponda, la presentacin del


programa de utilizacin de personal y equipos durante la
ejecucin del contrato, el programa de flujo de fondos del
contrato y el programa de inversin del anticipo.
c. Examinar los extractos contables para verificar los
rendimientos que se llegaren a producir con los recursos
entregados como anticipo/ (UCEVA) controlar la inversin
del anticipo y su amortizacin oportuna segn el plan
aprobado
d. Coordinar el trmite de desembolso del anticipo con la
entidad
2. a.Autorizar los pagos a los contratistas, previa
verificacin de los requisitos para el efecto
b. Aprobar o devolver para su modificacin, las
facturas, cuentas de cobro o actas de avance del
contrato, presentadas por el contratista

c. Radicar completos los documentos necesarios para el


pago a los contratistas, ante el responsable de presupuesto

3. Controlar y manejar en forma conjunta con el contratista,


la cuenta bancaria separada, que se abra a nombre de ste
y de la entidad, para la administracin de los recursos
entregados al contratista a ttulo de anticipo en aquellos
contratos cuyo monto sea superior al 50% de la menor
cuanta.
4. a. Revisar las solicitudes de pago formuladas por el
contratista,
b. llevar el registro cronolgico de los mismos al igual que
de las deducciones y ajustes efectuados.
c. en caso de discrepancias frente a la ejecucin del
contrato, acatar las observaciones/decisiones y rdenes de
la Oficina Asesora Jurdica/la entidad y abstenerse de
expedir recibidos a satisfaccin (SIC- firmar cumplidos o
entregas satisfactorias) para el pago de obligaciones hasta
tanto dicha dependencia/la entidad no emita concepto
favorable
4. a. Informar a la oficina de contratos, la existencia de
situaciones que incidan o alteren el equilibrio econmico o
financiero del contrato, con el fin de que se analice la
situacin y de ser procedente se adopten los mecanismos
para la actualizacin o revisin de precios.
b. Estudiar las frmulas de reajuste de precios y
compensaciones econmicas al contratista, as como la
revisin de precios.

5. Verificar que el contrato est debidamente soportado


con los recursos presupuestales requeridos, informando a
la oficina de contratos, para que se soliciten las
disponibilidades presupuestales que se requieran.

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

Vigilancia Financiera (supervisor


o interventor)

NO

F. Administrativas

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

F. Contables y Financieras

F. generales del interventor (obra


civil)

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

F. etapa contractual

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

NO

Respecto a pagos al contratista

F. Contables y Financieras

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

NO

Respecto a pagos al contratista

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

NO

Respecto a pagos al contratista

F. etapa contractual

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

Vigilancia Financiera (supervisor


Respecto a pagos al contratista
o interventor)

NO

NO

F. Contables y Financieras

NO

NO

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

F. etapa contractual
Incumplimiento de contrato

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL
MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia Financiera (supervisor


NO
o interventor)
Vigilancia Financiera (supervisor
Respecto a pagos al contratista
o interventor)

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


SANCIONES

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

Vigilancia Financiera (supervisor


o interventor)

NO

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

NO

NO

F. Contables y Financieras

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

Vigilancia Financiera (supervisor


o interventor)

Func. De vigilancia financiera

NO

NO

comparacin- manuales
6. Velar porque no se inicie la ejecucin del contrato o la
entrega de bienes sin que se haya expedido el registro
presupuestal correspondiente/ la afectacin presupuestal
correspondiente

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

NO

Func. De vigilancia financiera

Prohibiciones del interventor

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Func. De vigilancia financiera

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al contratista

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al contratista

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
FACILITAR EL FLUJO CONTRACTUAL

NO

Respecto a pagos al contratista

NO

NO

10. a. Controlar el estado financiero del contrato

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al contratista

NO

NO

b. Verificar que el valor ejecutado no exceda al del contrato

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al contratista

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al contratista

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al contratista

NO

NO

11. a. Velar por el cumplimiento del plazo contractual para


la realizacin de desembolsos y/ o pagos de contratos de
ejecucin de proyectos o administracin de recursos

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al contratista

NO

NO

b. y elevar por escrito las solicitudes correspondientes al


Responsable de Presupuesto en consecuencia de lo
anterior, en cuanto a la modificacin de las condiciones
pactadas para el pago en caso de no poder cumplirse. Ello,
con los soportes correspondientes

CONTROL A LA EJECUCIN
FACILITAR EL FLUJO CONTRACTUAL

NO

Respecto a pagos al contratista

NO

NO

7. a. Informar al responsable del Presupuesto el plan de


pagos del contrato para una correcta programacin del PAC

b. Realizar la reprogramacin de pagos derivada de


las adiciones contractuales
8. Evitar la causacin de intereses moratorios por la demora
en la remisin de los documentos necesario para el pago al
contratista
9. Elevar las consultas internas necesarias para resolver
asuntos que entorpezcan el flujo normal de los pagos

c. Comunicar por escrito al responsable de presupuesto la


liberacin de los dineros que no se utilizarn durante la
vigencia fiscal correspondiente
d. Informar al final de la vigencia fiscal, el valor por
el cual deben constituirse las cuentas por pagar
y las reservas de apropiacin

1. a. Verificar con la oficina de contratos, la constitucin y


aprobacin de las garantas exigidas una vez el contrato sea
suscrito/ Solicitar las plizas al contratista, si el contrato la
establece (UCEVA)
b. velar por que permanezcan vigentes durante el tiempo
de ejecucin del contrato, haciendo seguimiento hasta el
cierre del expediente contractual (es decir, una vez
liquidado el contrato y verificadas las obligaciones que
quedaren pendientes como la estabilidad y mantenimiento
de la obra posterior a su entrega, etc.)
c. Solicitar la modificacin de las mismas cuando sea
necesario, incluyendo su extensin con relacin al amparo
de los riesgos que deban cubrirse con posterioridad a la
finalizacin del contrato

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


VERIFICACIN DE ASPECTOS PREVIOS

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

F. Administrativas

Funciones generales del interventor

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

F. Administrativas
F. legales
Deberes generales

Procedimiento

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

F. legales

Procedimiento

comparacin- manuales

d. asimismo, informar a la Compaa Aseguradora de


cualquier modificacin al contrato u otra variacin en las
condiciones del contrato que cambien las condiciones del
riesgo amparado mediante las plizas otorgadas,
agravndolo o variando su identidad local

e. Si ocurre un siniestro, informar de inmediato al


ordenador del gasto para que inicie las acciones
correspondientes; esto, al da hbil siguiente a la ocurrencia
del siniestro a ms tardar
2. a. Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales
que se generen con ocasin del contrato/ incluyendo las de
Seg Social y las fiscales (SIC)/ para el personal vinculado por
el contratista
b. verificar la afiliacin que por Ley debe realizar el
contratista a la Administradora de Riesgos Laborales, si es
del caso, esto es de acuerdo a las actividades a ejecutar y el
nivel de riesgo de las mismas.
c. Exigir al contratista los comprobantes de pago de
Seguridad Social y ARL

d. para el ltimo pago, verificar que el contratista aporte los


paz y salvos del personal que utiliz para su desarrollo
e. avisar a la entidad en caso de verificarse incumplimiento
en cuanto a la Seg Soc del contratista

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


RECURSO HUMANO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

F. Administrativas
F. legales

Funciones generales del interventor

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


RECURSO HUMANO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


RECURSO HUMANO

NO

NO

F. etapa contractual

NO

RECURSO HUMANO
FINALIZACIN DEL CONTRATO

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

Procedimiento

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


RECURSO HUMANO

NO

NO

Deberes generales

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

f. Tcnicas
f. Legales

Funciones generales del interventor

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

NO

3. a. Analizar/ estudiar/ tramitar las solicitudes y


reclamaciones que presente el contratista, y hacer las
recomendaciones que corresponda para solucionarlos,
ATENCIN DE REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES
segn su competencia y de manera que no se configure
ANLISIS Y RECOMENDACIONES
silencio administrativo positivo/ (SIC) estudiar sugerencias y
consultas, proyectar aclaraciones y dar traslado oportuno a
la entidad
b. Apoyar la Oficina Asesora Jurdica en la atencin de
reclamaciones, solicitudes de conciliacin y demandas
originadas con ocasin del contrato de Interventora
mediante la presentacin de los soportes documentales e
informes necesarios para fundamentar la respuesta o
decisin de la entidad

c. Atender y resolver consultas sobre la correcta


interpretacin de las especificaciones exigidas, y sobre
errores y omisiones que los pliegos puedan contener, con el
apoyo de la Oficina Asesora Jurdica y/ o los centros de
gestin y/o el Comit de Contratos (2015)
d. Suministrar al contratista toda la informacin necesaria
sobre las especificaciones tcnicas que deba usar durante el
transcurso del contrato/ solicitar los planos a la entidad y
suministrarlos al constructor en contratos de obra o de
concesin

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

ATENCIN DE REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES


INFORMES Y CERTIFICACIONES
NO
APOYO A LAS PARTES

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

F. etapa contractual

NO

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

f. Tcnicas

NO

comparacin- manuales

e. hacer que las consultas del contratista derivadas de la


relacin contractual sean por escrito, debidamente
fundamentadas y con los soportes correspondientes para
dar respuesta oportuna (se entiende esto de la respuesta
proyectada y/o trasladada a la entidad)

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

F. etapa contractual

NO

NO

NO

F. etapa contractual

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


RECURSO HUMANO
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

NO

NO

NO

6. Suscribir las actas que se requieran de acuerdo con la


naturaleza y objeto del contrato, incluida el acta de
iniciacin del convenio o contrato, cuando tal trmite haya
sido previsto en los mismos, remitiendo copia a la oficina de
contratos/ incluyendo actas de recibo parcial/ y acta de
recibo a satisfaccin final o informe final/ para
consideracin del Ordenador del gasto y firma de las partes

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

Activ. de superv. Durante la


ejecucin
Sobre los bienes o servicios
contratados

F. Administrativas
F. tcnicas
f. etapa contractual
terminacin del contrato

Funciones generales del interventor


Procedimientos

7. a. Preparar con el contratista dentro del plazo sealado


en el contrato, el acta de liquidacin del contrato y
proyectar la liquidacin unilateral del mismo, cuando las
circunstancias as lo exijan (NUMERAL 2 SED- el proyecto de
liquidacin no se prepara con el contratista; lo presenta el
interventor al profesional designado de la Oficina de
Contratos para efectuar los ajustes del caso, para luego ser
sometida a aprobacin de la Oficina y de la Direccin de
Contratacin y puesta a consideracin del ordenador del
gasto y del contratista para su revisin y firma)/ Adelantar
los trmites necesarios para la liquidacin del contrato (pg
54 Manual Veed: solicitar la proyeccin de las actas de
terminacin y liquidacin en los casos en que se requiera, a
la finalizacin del contrato y una vez expedido el recibo a
satisfaccin de los bienes y/o servicios contratados)/
elaborar el acta de liquidacin dentro del mes siguiente a la
terminacin

FINALIZACIN DEL CONTRATO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

Activid. De superv. En etapa


post contractual

Liquidacin del contrato


Deberes generales

Funciones generales del interventor


F. generales del interventor (obra
civil)
Procedimientos

b. Remitir esos documentos a la oficina de contratos para


su revisin, ajustes y trmite que corresponda y en el que
indicar, adems de las generalidades propias de la
liquidacin, los pagos efectuados al contratista y los saldos
a favor de ste o de la entidad/ presentar al ordenador del
gasto para su revisin y firma de las partes.

MANEJO DOCUMENTAL
FINALIZACIN DEL CONTRATO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

Activid. De superv. En etapa


post contractual

NO

Funciones generales del interventor

c. Presentar, a la terminacin del contrato, un informe sobe


su gestin de vigilancia y control, relacionando las
actividades desarrolladas por el contratista, evidenciar
avances o mejoras del contrato a su rea.

INFORMES- CERTIFICACIONES

NO

NO

Deberes generales

NO

f. Avalar y dar visto bueno con su firma a todos los papeles


de trabajo, formatos, actas, comunicaciones,
requerimientos, solicitudes y dems relacionados con la
ejecucin
5. Verificar, en coordinacin con Talento Humano, la
realizacin por parte del contratista del examen
preocupacional, requisito previo al inicio de la ejecucin de
las obligaciones pactadas en el contrato, (ART.18 DEL
DECRETO 0723 DE 2013)

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

comparacin- manuales
8. a. Solicitar oportunamente a la entidad la adicin,
prrroga, modificacin o cesin de contrato si se presenta,
durante la ejecucin, alguna situacin que afecte algn
aspecto inicialmente pactado/ a travs del Grupo de
Trabajo Contractual

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Modificaciones contractuales

Adiciones, prrrogas,
modificaciones o aclaraciones

NO

b. Emitir concepto por escrito sobre la viabilidad,


conveniencia y pertinencia de la adicin del contrato, su
prrroga, modificaciones, suspensiones, cesiones o
cualquier otra eventualidad contractual, emitiendo el
concepto tcnico que le corresponda/ analizar, aprobar y
decidir elaborando las proyecciones financieras del caso
(SIC).

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

NO

F. Contables y Financieras
F. legales

F. generales del interventor (obra


civil)

c. El escrito respectivo deber allegarse a la oficina de


contratos, con una antelacin no inferior a cinco das
hbiles de la fecha de vencimiento del plazo de ejecucin
del contrato (TENER EN CUENTA ASPECTOS PROPIOS DE LA
EJECUCION QUE NO PERMITAN CONTAR CON TODA LA
INFORMACIN FINAL PARA ESE MOMENTO, COMO LOS
SUMINISTROS PENDIENTES POR CERTIFICAR), con el fin de
que se adelanten los trmites a que haya lugar.

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

NO

NO

NO

d. Coordinar el trmite de la modificacin, adicin, prrroga


o aclaracin ante el Grupo de Trabajo de Contratacin de la
entidad
e. Gestionar el certificado de disponiblidad presupuestal
que ampare la adicin al valor del contrato cuanto sea
preciso hacerla. Para ello, se debe respetar el tope del 50%
del valor inicial del contrato expresado en SMLMV al
momento de la adicin, y del 20% si es un contrato
amparado por la Ley 1508 de 2012 (Asociaciones Pblico
Privadas).
f. Solicitar copia de la modificacin contractual para su
labor

9. Rendir los informes que le sean requeridos y los que se


hayan previsto en el contrato o convenio/ elaborar y
presentar al ordenador del gasto los informes de avance y
el estado del contrato y un informe final de ejecucin (SIC)/
informes peridicos de carcter tcnico y financiero
10. a. Abstenerse de impartir rdenes verbales/
comunicarse siempre por escrito con el contratista
10. b. Abstenerse de suscribir documentos que modifiquen
o alteren las condiciones pactadas en el contrato,
"prerrogativa que slo corresponde al ordenador" (SED).
11. Comunicar a la oficina de contratos, en forma oportuna
cualquier situacin que no haya sido posible solucionar en
su condicin de supervisor / interventor con el contratista a
fin de que sea considerada y se adopten las medidas que
sean del caso.

GESTIN CONTRACTUAL

NO

NO

Adiciones, prrrogas,
modificaciones o aclaraciones

NO

GESTIN CONTRACTUAL

NO

LINEAMIENTOS GENERALES

Adiciones, prrrogas,
modificaciones o aclaraciones

NO

GESTIN CONTRACTUAL
MANEJO DE DOCUMENTACIN

NO

NO

Adiciones, prrrogas,
modificaciones o aclaraciones

NO

INFORMES- CERTIFICACIONES

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

F. Administrativas
Deberes generales

Funciones generales del interventor

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


COMUNICACIN CON LAS PARTES

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

Deberes generales

NO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS GENERALES

NO

F. generales del interventor (obra


civil)

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

NO

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


FACILITAR EL FLUJO CONTRACTUAL
COMUNICACIN CON LAS PARTES
(limitacin)
FACILITAR EL FLUJO CONTRACTUAL
CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

comparacin- manuales

12. Tanto para efectos del pago, como para el seguimiento


de las obligaciones del contratista, expedir el respectivo
documento que acredite el cumplimiento por parte del
contratista de los pagos mensuales al Sistema de Seguridad
Social en Salud y Parafiscales, de acuerdo a la normatividad
vigente que regule la materia.

CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL


RECURSO HUMANO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

Lineamientos generales
Activ de superv. Durante la
Ejecucin
Respecto a pagos al contratista

NO

NO

13. Para las interventoras de los contratos de obra, adems


de las funciones establecidas en este manual y en el
respectivo contrato el supervisor/ interventor deber dar
cumplimiento a lo sealado en el Decreto 2090 de 1989 y
dems normas que regulen la materia.

CLUSULA GENERAL

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

NO

NO

NO

Activ. de superv. Durante la


ejecucin

NO

NO

14. Verificar que los informes de los contratistas cumplan


con los requisitos del Manual/ correspondan con las
obligaciones del mes o perodo de pago

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

15. Al solicitar la cesin del contrato, allegar toda la


documentacin requerida incluida la carta del contratista
en que manifiesta no poder continuar ejcutando el contrato
y dems soportes sobre la idoneidad del cesionario

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Modificaciones contractuales

NO

NO

16. a. Solicitar la suspensin temporal de la ejecucin del


contrato en caso de ser necesario, por circunstancias de
fuerza mayor, caso fortuito o ajenas a la voluntad de las
partes que impidan seguir adelante. Ello, mediante escrito
de justificacin dirigido al Ordenador del Gasto/ firmar el
acta de suspensin (SIC)/ Conceptuar oportunamente sobre
la necesidad de suspender el contrato, y elaborar las
respectivas actas

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Suspensiones contractuales

F. etapa contractual
Deberes generales

Funciones generales del interventor

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Suspensiones contractuales

F. etapa contractual

Funciones generales del interventor

b. Una vez desaparezcan las causales que motivaron la


solicitud de suspensin, solicitar la reanudacin del
contrato si en el acta de suspensin no se contempl la
reanudacin automtica/ suscribir el acta de reinicio del
contrato (SIC)/ Conceptuar oportunamente sobre la
necesidad de reanudar el contrato, y elaborar las
respectivas actas
17. Las dems que de acuerdo con la naturaleza del
contrato y las disposiciones contractuales y legales le
correspondan.
18. a. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas
contractuales, evitando dilaciones
b. Establecer trmites sencillos que deben tender a
estandarizarse, fijando requisitos similares para trmites
similares
1. Requerir del contratista informes, aclaraciones,
explicaciones sobre la ejecucin contractual/ exigirle la
informacin que requiera para verificar la correcta
ejecucin del contrato
a. siempre por escrito, con consecutivo de la entidad y
prueba de entrega al contratista (correo certificado)

CLUSULA GENERAL

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

NO

Deberes generales

Funciones generales del interventor

CLUSULA GENERAL

NO

NO

Deberes generales

NO

CLUSULA GENERAL

NO

NO

Deb. Del interventor

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Competencia y rol en lo
sancionatorio

NO

F. Administrativas
Incumplimiento de contrato
Deberes generales

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Competencia y rol en lo
sancionatorio

sobre la imposicin de
sanciones

NO

NO

comparacin- manuales
b. describir los hechos, actos o circunstancias que motivan
el requerimiento, explicando por qu pueden configurar un
incumplimiento y los soportes que se necesitan del
contratista
c. establecer un plazo prudencial para allegar las
explicaciones o aclaraciones y los soportes solicitados/
dndole la oportunidad al contratista para que ejerza su
derecho a la defensa

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Competencia y rol en lo
sancionatorio

NO

NO

NO

Competencia y rol en lo
sancionatorio

sobre la imposicin de
sanciones

NO

NO

LINEAMIENTOS GENERALES
(2013 y 2015)
sobre la imposicin de
sanciones (2015)

NO

NO

NO

NO

NO

sobre la imposicin de
sanciones

F. Administrativas
F. legales
f. etapa contractual
Incumplimiento de contrato

F. generales del interventor (obra


civil)

d. remitir copia del requerimiento a la Aseguradora, si la


garanta de cumplimiento es pliza

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Competencia y rol en lo
sancionatorio

e. Y enviar la respuesta del contratista a la SED con los


soportes allegados

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Competencia y rol en lo
sancionatorio

2. a. Hacer un informe pormenorizado sobre lo sucedido, si


el contratista no responde o la respuesta es insatisactoria,
mencionando el presunto o potencial incumplimiento con
las consecuencias para el contratista y remitiendo los
soportes para que la entidad decida lo pertinente/ informar
al ordenador del gasto sobre el incumplimiento y

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Competencia y rol en lo
sancionatorio

b. solicitar la aplicacin de sanciones -multa o clusula


penal- con motivacin suficiente y pruebas oportunas,
pertinentes y necesarias, segn lo dispuesto en el contrato

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

NO

NO

F. legales
Incumplimiento del contrato

NO

c. Promover el oportuno ejercicio de los mecanismos de


apremio y las facultades excepcionales que corresponden a
la entidad

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

NO

NO

F. Administrativas
F. legales
f. etapa contractual

NO

3. Debe estar presente en la audiencia de trmite


sancionatorio que se inicie, designando previamente el
personal que corresponda e incluyendo al representante
legal o una persona delegada por ste por si se requiere
tomar alguna decisin que comprometa a la interventora,
teniendo en cuena que es su informe y argumentos los que
dan origen a la actuacin sancionatoria. No obstante, no
est prevista su participacin activa dentro de la audiencia,
de acuerdo con la estructura que describe el Manual

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Competencia y rol en lo
sancionatorio

NO

NO

NO

4. Realizar la tasacin de los perjuicios causados por el


incumplimiento del contratista, a solicitud de la entidad, y
soportarla debidamente para efectos de la sancin a
imponer

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Competencia y rol en lo
sancionatorio

NO

NO

NO

Gua CCE vs. Manual

FUNCIN DEL MANUAL

CLASE DE FUNCIN

UBICACIN EN
LA GUA

1. Entregar sus rdenes al contratista


por escrito

EQUIVALENCIA
DIRECTA
(funcin se replica)

CLUSULA GENERAL

General

2. Publicar los requerimientos realizados


y los informes presentados en el SECOP

CLUSULA GENERAL

General

EQUIVALENCIA
INDIRECTA
(se infiere del texto)

I. Apoyar el logro de los objetivos


contractuales

x
APOYO A LAS PARTES

F. generales

2. Evitar la generacin de controversias y


propender por su rpida solucin

3. Desarrollar (otras) herramientas


encaminadas a verificar la adecuada
ejecucin del contrato:

APOYO A LAS PARTES

FACILITAR EL FLUJO
CONTRACTUAL

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

F. generales

b. Acompaar al contratista, colaborarle en


todo cuanto dependa de la SED/ brindarle el
apoyo administrativo y logstico que requiera
b. Apoyar la Oficina Asesora Jurdica en la
atencin de reclamaciones, solicitudes de
conciliacin y demandas originadas con
ocasin del contrato de Interventora
mediante la presentacin de los soportes
documentales e informes necesarios para
fundamentar la respuesta o decisin de la
entidad

CLASIFICACIN-SED

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
COMUNICACIN CON LAS PARTES

CLASIFICACINVEEDURA

CLASIFICACINSUPERINDUSTRIA

CLASIFICACINUCEVA

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

Deberes generales

NO

GESTIN CONTRACTUAL
MANEJO DE DOCUMENTACIN

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

NO

NO

NO

FACILITAR FLUJO CONTRACTUAL


APOYO A LAS PARTES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

NO

Deberes generales

NO

ATENCIN DE REQUERIMIENTOS Y
SOLICITUDES
INFORMES Y CERTIFICACIONES
APOYO A LAS PARTES

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

F. etapa contractual

NO

F. legales

NO

NO

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

2. a. Erigirse como interlocutor vlido y


conducto regular entre las partes.

FACILITAR FLUJO CONTRACTUAL


APOYO A LAS PARTES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

c. servir de canal de comunicacin con las


reas (se entiende que de la SED), evitando
que las decisiones de la entidad afecten,
retrasen o limiten el decurso del contrato
negativamente y sin razn alguna/ Promover
el oportuno ejercicio de las facultades de
direccin y reorientacin de la relacin
contractual y las de apremio y excepcionales
que corresponden a la entidad

FACILITAR FLUJO CONTRACTUAL


APOYO A LAS PARTES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

3. Exigir al contratista la ejecucin oportuna e


idnea del objeto contratado

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

F. Administrativas
Deberes generales

NO

c. en caso de discrepancias frente a la


ejecucin del contrato, acatar las
observaciones/decisiones y rdenes de la
Oficina Asesora Jurdica/la entidad y
abstenerse de expedir recibidos a
satisfaccin (SIC- firmar cumplidos o entregas
satisfactorias) para el pago de obligaciones
hasta tanto dicha dependencia/la entidad no
emita concepto favorable

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
SANCIONES

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

F. etapa contractual
Incumplimiento de
contrato

NO

11. Comunicar a la oficina de contratos, en


forma oportuna cualquier situacin que no
haya sido posible solucionar en su condicin
de supervisor / interventor con el contratista
a fin de que sea considerada y se adopten las
medidas que sean del caso.

FACILITAR EL FLUJO CONTRACTUAL


CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

NO

NO

NO

fINALIZACIN DEL CONTRATO

NO

NO

Deberes generales

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
FACILITAR EL FLUJO CONTRACTUAL

NO

Respecto a pagos al
contratista

NO

NO

F. generales

x
F. generales

10. a. Abstenerse de impartir rdenes


verbales/ comunicarse siempre por escrito
con el contratista
13. Gestionar la publicacin de los
documentos propios del control de la
ejecucin del contrato, a travs de la Oficina
de Contratos, quien determinar, de
conformidad con la ley, cules sern objeto
de publicacin.

CLASE DE FUNCIN

c. Atender y resolver consultas sobre la


correcta interpretacin de las
especificaciones exigidas, y sobre errores y
omisiones que los pliegos puedan contener,
con el apoyo de la Oficina Asesora Jurdica y/
o los centros de gestin y/o el Comit de
Contratos (2015)

1. Mantener en contacto a las partes del


contrato

FUNCIN DE MANUALES- ENTIDADES

15. Adoptar las medidas que correspondan


para evitar la paralizacin temporal o
definitiva de la ejecucin
9. Elevar las consultas internas necesarias
para resolver asuntos que entorpezcan el
flujo normal de los pagos

NO

NO

Gua CCE vs. Manual

a. Solicitar informes

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

x
x

F. generales

b. Integrar comits

c. llevar a cabo reuniones

FACILITAR EL FLUJO
CONTRACTUAL

F. generales

FACILITAR EL FLUJO
CONTRACTUAL

F. generales

b. Participar del Comit de Obra en los casos


de contrato de obra pblica

7. a. Programar y coordinar segn


corresponda reuniones peridicas para
analizar el estado de ejecucin y avance del
contrato o convenio/ cuando tenga dudas
sobre los trminos de ejecucin del contrato
o lo considere pertinente para garantizar la
normal ejecucin del contrato/ y consignar
las reuniones de comit, acuerdo, convenio
en actas

3. Exigir al contratista la ejecucin oportuna e


idnea del objeto contratado

9. a. Llevar control sobre la ejecucin y


cumplimiento cabal de las obligaciones
asumidas por razn del contrato o convenio
celebrado

5. a. Controlar e inspeccionar
permanentemente la calidad de la obra,
equipos materiales, bienes, insumos y
productos/ exigir materiales, mano de obra y
elementos de primera calidad segn las
especificaciones del Pliego/verificar que las
cantidades relacionadas en los informes
correspondan exactamente con los
ejecutados en la obra y que cumplan con las
especificaciones

II. Velar por el cumplimiento del contrato


en trminos de plazos, calidades,
cantidades y adecuada ejecucin de los
recursos del contrato

CLUSULA GENERAL
CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

F. generales

14. Verificar que los informes de los


contratistas cumplan con los requisitos del
Manual/ correspondan con las obligaciones
del mes o perodo de pago
a. siempre por escrito, con consecutivo de la
entidad y prueba de entrega al contratista
(correo certificado)
c. establecer un plazo prudencial para allegar
las explicaciones o aclaraciones y los
soportes solicitados/ dndole la oportunidad
al contratista para que ejerza su derecho a la
defensa

x
x
x

11. Requerir por escrito al contratista cuando


quiera que ste no ejecute, o ejecute
indebida o tardamente las obligaciones
surgidas del acuerdo negocial o
convencional.
1. a. Verificar y aprobar la localizacin de los
trabajos y de sus condiciones tcnicas para
iniciar y desarrollar el contrato/ revisar que
los sitios de entrega de elementos, ubicacin
de materiales, localizaciones, etc.,
corresponda con el sealado en los Pliegos o
invitaciones.

4. a. Controlar el avance del contrato con


base en el cronograma previsto y
recomendar los ajustes que se considere
pertinentes/ revisar, aprobar y
complementar el plan de trabajo y/o el
cronograma.
b. Exigir al contratista el inicio de los trabajos
(contrato de obra) en las fechas programadas
dentro del cronograma
c. realizar evaluaciones peridicas sobre el
avance fsico de la obra con respecto al
cronograma
d. Si se requieren modificaciones al
cronograma por cuestiones tcnicas o por la
naturaleza del contrato, solicitarlas al
Ordenador del Gasto

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

NO

NO

Competencia y rol en lo
sancionatorio

sobre la imposicin de
sanciones

NO

NO

Competencia y rol en lo
sancionatorio

sobre la imposicin de
sanciones

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES
CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES
FACILITAR FLUJO CONTRACTUAL
ANLISIS Y RECOMENDACIONES

NO

NO

NO

F. generales del
interventor (obra
civil)

FACILITAR FLUJO CONTRACTUAL


ANLISIS Y RECOMENDACIONES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

F. Administrativas
F. etapa contractual

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

F. Administrativas
Deberes generales

NO

F. Administrativas

NO

f. Tcnicas

Funciones
generales del
interventor
F. generales del
interventor (obra
civil)

Incumplimiento del
contrato
Deberes generales

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

CONTROL A LA EJECUCIN
INFORMES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES
Respecto a pagos al
contratista

LINEAMIENTOS
GENERALES
Sobre los bienes o
servicios contratados

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

Deberes generales

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

NO

F. generales del
interventor (obra
civil)

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

NO

NO

Gua CCE vs. Manual

x
x
x

NO

NO

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

NO

NO

NO

NO

NO

11. a. Expedir la constancia de correcto


funcionamiento de los bienes entregados e
instalados por el contratista, cuando el
objeto del contrato determine tal obligacin.

F. generales del
interventor (obra
civil)

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

NO

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

Procedimiento

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

f. Tcnicas

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

NO

F. generales del
interventor (obra
civil)

4. a. Informar a la oficina de contratos, la


existencia de situaciones que incidan o
alteren el equilibrio econmico o financiero
del contrato, con el fin de que se analice la
situacin y de ser procedente se adopten los
mecanismos para la actualizacin o revisin
de precios.

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL

Vigilancia Financiera
(supervisor o interventor)

NO

NO

NO

b. Estudiar las frmulas de reajuste de


precios y compensaciones econmicas al
contratista, as como la revisin de precios.

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL

NO

NO

F. Contables y
Financieras

NO

c. Solicitar la modificacin de las mismas


cuando sea necesario, incluyendo su
extensin con relacin al amparo de los
riesgos que deban cubrirse con posterioridad
a la finalizacin del contrato

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

F. legales

Procedimiento

d. asimismo, informar a la Compaa


Aseguradora de cualquier modificacin al
contrato u otra variacin en las condiciones
del contrato que cambien las condiciones del
riesgo amparado mediante las plizas
otorgadas, agravndolo o variando su
identidad local

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

b. Certificar el cumplimiento del contrato en


sus diferentes etapas de ejecucin/ firmar el
certificado de cumplimiento a satisfaccin
para pago presentado por el contratista/
revisar y refrendar peridicamente los gastos
del contrato durante su ejecucin

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

NO

F. Administrativas
F. legales
F. etapa contractual
Deberes generales

Funciones
generales del
interventor

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

b. identificar y dar tratamiento a los


riesgos que puedan surgir durante las
diversas etapas del contrato

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

e. realizar visitas tcnicas al frente de los


proyectos y evaluar su desempeo

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

c. verificar que el contratista suministre la


marca ofrecida y no permitir cambios sin su
autorizacin
d. hacer seguimiento y control a los procesos
seguidos por el contratista para vigilar el
cumplimiento de las condiciones de calidad
exigidas

CONTROL A LA EJECUCIN

1. a. Monitorear y controlar los riesgos


que se le asignen, en coordinacin con el
rea responsable de cada riesgo (de la
entidad, segn se entiende)

b. ordenar y supervisar los ensayos o pruebas


necesarias para el control de los mismos

b. reportar los daos que se evidencien en


los trabajos ejecutados e indicar sus causas
(OBRAS),

c. Ordenar la suspensin de los trabajos que


se estn ejecutando irregularmente, hasta
que el contratista cumpla con las
especificaciones del contrato o
14. a. Estudiar y conocer el proyecto a
ejecutar
16. Vigilar que durante el desarrollo del
contrato se elaboren gradualmente los
documentos que se debern presentar al
momento del recibo definitivo

F. generales

F. generales

Gua CCE vs. Manual

2. Aprobar o rechazar por escrito, de


forma oportuna y motivada la entrega
de los bienes o servicios, cuando stos
no se ajustan a lo requerido en el
contrato, especificaciones tcnicas,
condiciones y/o calidades acordadas

x
CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

F. generales

F. generales

F. generales

b. entregar los soportes necesarios para


que la Entidad Estatal desarrolle las
actividades correspondientes

SANCIONES
CONTROL A LA
EJECUCIN

F. generales

NO

F. generales del
interventor (obra
civil)

LINEAMIENTOS
GENERALES

Incumplimiento del
contrato

NO

Lineamientos generales
Activ de superv. Durante F. etapa contractual
la Ejecucin

NO

NO

f. Todas las objeciones al contratista sobre la


ejecucin del contrato deben hacerse por
escrito, con copia al ordenador del Gasto y
enviarlo a la Oficina Asesora Jurdica

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

NO

NO

f. Avalar y dar visto bueno con su firma a


todos los papeles de trabajo, formatos, actas,
comunicaciones, requerimientos, solicitudes
y dems relacionados con la ejecucin

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

F. etapa contractual

NO

6. Suscribir las actas que se requieran de


acuerdo con la naturaleza y objeto del
contrato, incluida el acta de iniciacin del
convenio o contrato, cuando tal trmite haya
sido previsto en los mismos, remitiendo
copia a la oficina de contratos/ incluyendo
actas de recibo parcial/ y acta de recibo a
satisfaccin final o informe final/ para
consideracin del Ordenador del gasto y
firma de las partes

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

Activ. de superv.
Durante la ejecucin
Sobre los bienes o
servicios contratados

F. Administrativas
F. tcnicas
f. etapa contractual
terminacin del
contrato

Funciones
generales del
interventor
Procedimientos

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

NO

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
INFORMES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES
Respecto a pagos al
contratista

F. Administrativas

NO

12. Informar en forma inmediata y por


escrito a la oficina de contratos/ Asesora
Jurdica, cualquier anomala en la ejecucin
del contrato/incumplimiento en la calidad
requerida o exigida por la entidad; indicando
la actividad desplegada en materia del
control de ejecucin del contrato, con el fin
de poner a consideracin la procedencia de
la aplicacin de las sanciones pertinentes/
esto, dentro de los 3 das hbiles siguientes
al evento.

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

Deberes generales

NO

b. solicitar la aplicacin de sanciones -multa


o clusula penal- con motivacin suficiente y
pruebas oportunas, pertinentes y necesarias,
segn lo dispuesto en el contrato

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

NO

F. legales
Incumplimiento del
contrato

NO

12. Informar en forma inmediata y por


escrito a la oficina de contratos/ Asesora
Jurdica, cualquier anomala en la ejecucin
del contrato/incumplimiento en la calidad
requerida o exigida por la entidad; indicando
la actividad desplegada en materia del
control de ejecucin del contrato, con el fin
de poner a consideracin la procedencia de
la aplicacin de las sanciones pertinentes/
esto, dentro de los 3 das hbiles siguientes
al evento.

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

Deberes generales

NO

SANCIONES
CONTROL A LA
EJECUCIN

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

4. a. Informar a la Entidad Estatal de


hechos o circunstancias que puedan
constituir actos de corrupcin tipificados
como conductas punibles, o que pongan
en riesgo el cumplimiento del contrato

NO

NO

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

b. Advertir oportunamente al contratista


sobre el (in)cumplimiento de sus obligaciones
contractuales
c. Solicitarle las acciones correctivas/
reposicin de elementos, correccin de obras
o servicios que sean necesarias, siempre con
un plazo perentorio/ rechazar y/o devolver lo
entregado sin observar las condiciones
estipuladas

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

3. Suscribir las actas que se generen


durante la ejecucin del contrato para
dejar documentadas diversas situaciones
y entre las que se encuentran: actas de
[sic] actas parciales de avance, actas
parciales de recibo y actas de recibo final

c. Elaborar actas mensuales de obras o


servicios y ajustes, con base en la verificacin
directa y confrontacin de actas, informes y
facturas para la aprobacin

6. a. Elaborar el acta de entrega al contratista


de los bienes necesarios para la ejecucin del
contrato
b. informar en forma peridica a la oficina de
contratos, la forma en que las prestaciones
originadas en el contrato se vienen
cumpliendo

Activ. de superv.
Durante la ejecucin
Sobre los bienes o
servicios contratados

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin
Sobre los bienes o
servicios contratados

Gua CCE vs. Manual

5. Informar a la Entidad Estatal cuando


se presente incumplimiento contractual;
as como entregar los soportes
necesarios para que la Entidad Estatal
desarrolle las actividades
correspondientes

SANCIONES
CONTROL A LA
EJECUCIN

F. generales

e. Y enviar la respuesta del contratista a la


SED con los soportes allegados

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Competencia y rol en lo
sancionatorio

NO

NO

NO

2. a. Hacer un informe pormenorizado sobre


lo sucedido, si el contratista no responde o la
respuesta es insatisactoria, mencionando el
presunto o potencial incumplimiento con las
consecuencias para el contratista y
remitiendo los soportes para que la entidad
decida lo pertinente/ informar al ordenador
del gasto sobre el incumplimiento y

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

Competencia y rol en lo
sancionatorio

sobre la imposicin de
sanciones

F. Administrativas
F. legales
f. etapa contractual
Incumplimiento de
contrato

F. generales del
interventor (obra
civil)

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
RECURSO HUMANO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
INFORMES

x
x

d. Informar al Ordenador del gasto en caso


de que el equipo no sea reemplazado
conforme con el requerimiento hecho
d. Solicitar la terminacin anticipada del
contrato en caso de incumplimiento del
contrato, a travs del Grupo de Trabajo
Contractual con motivacin debida

NO

Deberes generales

NO

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES
Respecto a pagos al
contratista

F. Administrativas

NO

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

NO

NO

FINALIZACIN DEL CONTRATO

NO

NO

f. terminacin del
contrato

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

F. Administrativas

Funciones
generales del
interventor

NO

NO

6. a. Organizar la documentacin generada


durante la ejecucin del contrato para que
est a disposicin de los interesados/
debidamente relacionados, foliados y
fechados/ mantener copias de los
documentos contractuales y financieros del
proyecto bajo su custodia

MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

1. Recopilar la documentacin de la fase


precontractual (la entidad no los entrega
pero s exige que el interventor los tenga).

MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

5. Llevar trazabilidad de la correspondencia


cruzada con el contratista para que la
administracin d oportuna respuesta a las
solicitudes presentadas/ a. llevar un registro
de novedades, rdenes e instrucciones
impartidas durante la ejecucin

b. remitir copia de la misma a la Oficina de


contratos/ radicar en la Oficina Jurdica copia
de las comunicaciones dirigidas al contratista
para que conste en el expediente contractual

c. Entregar a la entidad, a la finalizacin del


contrato, la documentacin e informacin
tcnica, administrativa y contable del mismo
a la Oficina de Contratacin para su archivo

I. Velar porque exista un expediente del


contrato que est completo, actualizado
Vig.
MANEJO DOCUMENTAL
y que cumpla las normas en materia de
Administrativa
archivo

e. avisar a la entidad en caso de verificarse


incumplimiento en cuanto a la Seg Soc del
contratista
b. informar en forma peridica a la oficina de
contratos, la forma en que las prestaciones
originadas en el contrato se vienen
cumpliendo

b. Solicitar copia del contrato perfeccionado


para su seguimiento

f. Solicitar copia de la modificacin


contractual para su labor

17. Conocer la organizacin y mtodos de la


Entidad

7. a. Informar al responsable del Presupuesto


el plan de pagos del contrato para una
correcta programacin del PAC
c. Comunicar por escrito al responsable de
presupuesto la liberacin de los dineros que
no se utilizarn durante la vigencia fiscal
correspondiente

NO

MANEJO DOCUMENTAL/ CONTROL A Vigilancia administrativa


LA EJECUCIN
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

F. Administrativas

NO

MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

Procedimiento

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

NO

F. etapa contractual

NO

GESTIN CONTRACTUAL
MANEJO DE DOCUMENTACIN

NO

NO

Adiciones, prrrogas,
modificaciones o
aclaraciones

NO

ORGANIZACIN

NO

NO

F. Administrativas

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Func. De vigilancia
financiera

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al
contratista

NO

NO

Gua CCE vs. Manual

II. Coordinar las instancias internas de la


Entidad Estatal relacionadas con la
celebracin, ejecucin y liquidacin del
contrato. Por ejemplo: (celebracin)
plizas, impuestos, y documentos para la
celebracin del contrato, etc

FACILITAR EL FLUJO
CONTRACTUAL

Vig.
Administrativa

d. Coordinar el trmite de la modificacin,


adicin, prrroga o aclaracin ante el Grupo
de Trabajo de Contratacin de la entidad

GESTIN CONTRACTUAL

NO

NO

Adiciones, prrrogas,
modificaciones o
aclaraciones

NO

e. Gestionar el certificado de disponiblidad


presupuestal que ampare la adicin al valor
del contrato cuanto sea preciso hacerla. Para
ello, se debe respetar el tope del 50% del
valor inicial del contrato expresado en
SMLMV al momento de la adicin, y del 20%
si es un contrato amparado por la Ley 1508
de 2012 (Asociaciones Pblico Privadas).

GESTIN CONTRACTUAL

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

Adiciones, prrrogas,
modificaciones o
aclaraciones

NO

c. Promover el oportuno ejercicio de los


mecanismos de apremio y las facultades
excepcionales que corresponden a la entidad

CONTROL A LA EJECUCIN
SANCIONES

NO

NO

NO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

F. Administrativas
F. legales
f. etapa contractual

NO

NO

NO

FINALIZACIN DEL CONTRATO

NO

NO

NO

Procedimiento

INFORMES- CERTIFICACIONES

NO

NO

Deberes generales

NO

NO

NO

11. Comunicar a la oficina de contratos, en


forma oportuna cualquier situacin que no

III. Entregar los informes que estn


previstos y los que soliciten los
organismos de control

IV. Garantizar la publicacin de los


documentos del contrato, de acuerdo
con la ley

INFORMES

MANEJO DOCUMENTAL

Vig.
Administrativa

Vig.
Administrativa

e. en los contratos cuya cuanta supere los 25


SMLMV, presentar informe de evaluacin del
contrato en cuanto a la utilidad que su
ejecucin dio a la entidad

c. Presentar, a la terminacin del contrato,


un informe sobre su gestin de vigilancia y
control, relacionando las actividades
desarrolladas por el contratista, evidenciar
avances o mejoras del contrato a su rea.

13. Gestionar la publicacin de los


documentos propios del control de la
ejecucin del contrato, a travs de la Oficina
de Contratos, quien determinar, de
conformidad con la ley, cules sern objeto
de publicacin.

8. Exigir el cumplimiento de las normas de


seguridad, higiene, salud ocupacional y
ambientales que sean aplicables.

2. a. Velar por el cumplimiento de las


obligaciones laborales que se generen con
ocasin del contrato/ incluyendo las de Seg
Social y las fiscales (SIC)/ para el personal
vinculado por el contratista

V. Verificar el cumplimiento de las


obligaciones del contratista en materia
de seguridad social, salud ocupacional,
planes de contingencia, normas
ambientales, etc. De acuerdo con la
naturaleza del contrato

CONTROL A LA
EJECUCIN
RECURSO HUMANO

Vig.
Administrativa

FACILITAR EL FLUJO CONTRACTUAL


CONTROL A LA EJECUCIN

GESTIN CONTRACTUAL
MANEJO DE DOCUMENTACIN

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
RECURSO HUMANO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

F. Administrativas
F. legales

Funciones
generales del
interventor

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
RECURSO HUMANO
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

NO

NO

NO

NO

5. Verificar, en coordinacin con Talento


Humano, la realizacin por parte del
contratista del examen preocupacional,
requisito previo al inicio de la ejecucin de
las obligaciones pactadas en el contrato,
(ART.18 DEL DECRETO 0723 DE 2013)

12. Tanto para efectos del pago, como para


el seguimiento de las obligaciones del
contratista, expedir el respectivo
documento que acredite el cumplimiento por
parte del contratista de los pagos mensuales
al Sistema de Seguridad Social en Salud y
Parafiscales, de acuerdo a la normatividad
vigente que regule la materia.

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
RECURSO HUMANO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

Lineamientos generales
Activ de superv. Durante
la Ejecucin
Respecto a pagos al
contratista

NO

NO

b. verificar la afiliacin que por Ley debe


realizar el contratista a la Administradora de
Riesgos Laborales, si es del caso, esto es de
acuerdo a las actividades a ejecutar y el nivel
de riesgo de las mismas.

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
RECURSO HUMANO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

c. Exigir al contratista los comprobantes de


pago de Seguridad Social y ARL

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
RECURSO HUMANO

NO

NO

F. etapa contractual

NO

Gua CCE vs. Manual

x
x

CONTROL A LA
EJECUCIN
VERIFICACIN
ASPECTOS PREVIOS

Vig. Tcnica

CONTROL A LA
EJECUCIN
RECURSO HUMANO

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
RECURSO HUMANO

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

Procedimiento

NO

NO

Deberes generales

NO

Recomendaciones

NO

f. Tcnicas

NO

f. Tcnicas

Funciones
generales del
interventor

NO

NO

NO

NO

f. Tcnicas

Funciones
generales del
interventor
F. generales del
interventor (obra
civil)

Vigilancia administrativa
(supervisor o interventor)

b. Constatar, segn sea el caso, la existencia


de planos, diseos, estudios, clculos
especificaciones y dems consideraciones
tcnicas que estime necesarias/ solicitar los
planos de la obra ejecutada, memorias y/o
manuales de operacin al contratista, los
cuales sern parte del control de supervisin/
solicitarlos a la entidad para su entrega al
constructor en contrato de obra o concesin

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

2. a. Verificar que el contratista suministre y


mantenga el personal o equipo ofrecido, con
las condiciones e idoneidad pactadas/
(UCEVA) exigir la dedicacin y permanencia
del personal a cargo de los trabajos, e
igualmente la de los bienes y servicios
requeridos para ejecutar el contrato.

CONTROL A LA EJECUCIN
RECURSO HUMANO

Lineamientos generales
Vigilancia tcnica (supervisor
Activ de superv. Durante
o interventor)
la Ejecucin

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
RECURSO HUMANO

Lineamientos generales
Vigilancia tcnica (supervisor
Activ de superv. Durante
o interventor)
la Ejecucin

c. cuando se requiera el reemplazo de un


equipo, exigir que se haga por otro de iguales
o superiores condiciones en el plazo que
establezca

II. Verificar que el contratista suministre


y mantenga el personal o equipo
ofrecido, con las condiciones e
idoneidad pactadas inicialmente y exigir
su reemplazo en condiciones
equivalentes cuando fuere necesario

RECURSO HUMANO
FINALIZACIN DEL CONTRATO

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

x
I. Verificar y aprobar la existencia de las
condiciones tcnicas para iniciar la
ejecucin del contrato (por ejemplo
planos, diseos, licencias,
autorizaciones, estudios, clculos,
especificaciones, etc.)

d. para el ltimo pago, verificar que el


contratista aporte los paz y salvos del
personal que utiliz para su desarrollo
e. avisar a la entidad en caso de verificarse
incumplimiento en cuanto a la Seg Soc del
contratista
4. Verificar que existan los permisos y
licencias necesarios para la ejecucin del
contrato

Vig. Tcnica

LINEAMIENTOS
GENERALES

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

b. exigir su reemplazo cuando se estime


necesario/ dar un plazo para los reemplazos
y aprobarlos

5. a. Controlar e inspeccionar
permanentemente la calidad de la obra,
equipos materiales, bienes, insumos y
productos/ exigir materiales, mano de obra y
elementos de primera calidad segn las
especificaciones del Pliego/verificar que las
cantidades relacionadas en los informes
correspondan exactamente con los
ejecutados en la obra y que cumplan con las
especificaciones

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES
Sobre los bienes o
servicios contratados

d. Informar al Ordenador del gasto en caso


de que el equipo no sea reemplazado
conforme con el requerimiento hecho

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

NO

NO

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

NO

NO

NO

e. verificar que el contratista mantenga


actualizada una relacin diaria de personal y
equipo a emplear (ES APLICABLE PARA
CONTRATOS DE OBRA PERO NO PARA
SUMINISTRO DEL PAE, POR EJM.) slo 2013,
no 2015
b. deber exigir, segn corresponda, la
presentacin del programa de utilizacin de
personal y equipos durante la ejecucin del
contrato, el programa de flujo de fondos del
contrato y el programa de inversin del
anticipo.

3. Estudiar y analizar los requerimientos de


carcter tcnico que no impliquen
modificaciones al contrato. En caso de que se
requiera modificaciones estas debern
someterse a consideracin del respectivo
ordenador, previo concepto del
supervisor/interventor.

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

Vigilancia Financiera
(supervisor o interventor)

NO

F. Administrativas

NO

ATENCIN DE REQUERIMIENTOS Y
SOLICITUDES
ANLISIS Y RECOMENDACIONES

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

NO

NO

NO

Gua CCE vs. Manual

3. a. Analizar/ estudiar/ tramitar las


solicitudes y reclamaciones que presente el
contratista, y hacer las recomendaciones que
corresponda para solucionarlos, segn su
competencia y de manera que no se
configure silencio administrativo positivo/
(SIC) estudiar sugerencias y consultas,
proyectar aclaraciones y dar traslado
oportuno a la entidad

ATENCIN DE REQUERIMIENTOS Y
SOLICITUDES
ANLISIS Y RECOMENDACIONES

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

f. Tcnicas
f. Legales

Funciones
generales del
interventor

c. Atender y resolver consultas sobre la


correcta interpretacin de las
especificaciones exigidas, y sobre errores y
omisiones que los pliegos puedan contener,
con el apoyo de la Oficina Asesora Jurdica y/
o los centros de gestin y/o el Comit de
Contratos (2015)

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Activ. de superv.
Durante la ejecucin

F. etapa contractual

NO

e. hacer que las consultas del contratista


derivadas de la relacin contractual sean por
escrito, debidamente fundamentadas y con
los soportes correspondientes para dar
respuesta oportuna (se entiende esto de la
respuesta proyectada y/o trasladada a la
entidad)

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

F. etapa contractual

NO

8. a. Solicitar oportunamente a la entidad la


adicin, prrroga, modificacin o cesin de
contrato si se presenta, durante la ejecucin,
alguna situacin que afecte algn aspecto
inicialmente pactado/ a travs del Grupo de
Trabajo Contractual

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Modificaciones
contractuales

Adiciones, prrrogas,
modificaciones o
aclaraciones

NO

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

NO

F. Contables y
Financieras
F. legales

F. generales del
interventor (obra
civil)

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

NO

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
FACILITAR EL FLUJO CONTRACTUAL
COMUNICACIN CON LAS PARTES
(limitacin)

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

F. generales del
interventor (obra
civil)

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

F. Administrativas

Funciones
generales del
interventor

x
III. 1. Estudiar y decidir los
requerimientos de carcter tcnico que
no impliquen modificaciones o
sobrecostos al contrato.

CONTROL A LA
EJECUCIN
ANLISIS Y
RECOMENDACIONES

Vig. Tcnica

2. Justificar y solicitar a la Entidad Estatal


las modificaciones o ajustes que requiera
el contrato

CONTROL A LA
EJECUCIN
ANLISIS Y
RECOMENDACIONES

Vig. Tcnica

c. El escrito respectivo deber allegarse a la


oficina de contratos, con una antelacin no
inferior a cinco das hbiles de la fecha de
vencimiento del plazo de ejecucin del
contrato (TENER EN CUENTA ASPECTOS
PROPIOS DE LA EJECUCION QUE NO
PERMITAN CONTAR CON TODA LA
INFORMACIN FINAL PARA ESE MOMENTO,
COMO LOS SUMINISTROS PENDIENTES POR
CERTIFICAR), con el fin de que se adelanten
los trmites a que haya lugar.

10. b. Abstenerse de suscribir documentos


que modifiquen o alteren las condiciones
pactadas en el contrato, "prerrogativa que
slo corresponde al ordenador" (SED).
e. Si ocurre un siniestro, informar de
inmediato al ordenador del gasto para que
inicie las acciones correspondientes; esto, al
da hbil siguiente a la ocurrencia del
siniestro a ms tardar

3. Solicitar que la Entidad Estatal haga


efectivas las garantas del contrato,
cuando haya lugar a ello, y suministrarle
la justificacin y documentacin
correspondientes

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

Vig. Tcnica

b. Emitir concepto por escrito sobre la


viabilidad, conveniencia y pertinencia de la
adicin del contrato, su prrroga,
modificaciones, suspensiones, cesiones o
cualquier otra eventualidad contractual,
emitiendo el concepto tcnico que le
corresponda/ analizar, aprobar y decidir
elaborando las proyecciones financieras del
caso (SIC).

1. a. Verificar con la oficina de contratos, la


constitucin y aprobacin de las garantas
exigidas una vez el contrato sea suscrito/
Solicitar las plizas al contratista, si el
contrato la establece (UCEVA)

CONTROL A LA EJECUCIN

CONTROL A LA EJECUCIN
Vigilancia legal (supervisor o
CONTRACTUAL
interventor)
VERIFICACIN DE ASPECTOS PREVIOS

Gua CCE vs. Manual

correspondientes

LINEAMIENTOS
GENERALES

F. Administrativas
F. legales
Deberes generales

Procedimiento

Respecto a pagos al
contratista

F. Contables y
Financieras

NO

NO

F. Contables y
Financieras

NO

NO

NO

Activid. De superv. En
etapa post contractual

NO

NO

NO

Respecto a pagos al
contratista

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL

NO

Respecto a pagos al
contratista

F. etapa contractual

NO

8. Evitar la causacin de intereses moratorios


por la demora en la remisin de los
documentos necesario para el pago al
contratista

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al
contratista

NO

NO

b. llevar el registro cronolgico de los mismos


al igual que de las deducciones y ajustes
efectuados.

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL
MANEJO DOCUMENTAL

Vigilancia Financiera
(supervisor o interventor)

Respecto a pagos al
contratista

NO

NO

10. a. Controlar el estado financiero del


contrato

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al
contratista

NO

NO

2. a.Autorizar los pagos a los contratistas,


previa verificacin de los requisitos para el
efecto

4. a. Revisar las solicitudes de pago


formuladas por el contratista,

x
x

I. Revisar los documentos necesarios


para efectuar los pagos al contrato,
incluyendo el recibo a satisfaccin de los
bienes o servicios objeto del mismo

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

Vig. Financiera y
contable

II. A. Documentar los pagos y ajustes que


se hagan al contrato

b. controlar el balance presupuestal del


contrato para efecto de pagos y de
liquidacin del mismo

CONTROL A LA
EJECUCIN
Vig. Financiera y
CONTRACTUAL
contable
MANEJO DOCUMENTAL

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

b. velar por que permanezcan vigentes


durante el tiempo de ejecucin del contrato,
haciendo seguimiento hasta el cierre del
expediente contractual (es decir, una vez
liquidado el contrato y verificadas las
obligaciones que quedaren pendientes como
la estabilidad y mantenimiento de la obra
posterior a su entrega, etc.)

Vig. Financiera y
contable

c. Radicar completos los documentos


necesarios para el pago a los contratistas,
ante el responsable de presupuesto

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL

Vigilancia Financiera
(supervisor o interventor)

MANEJO DE INVENTARIOS
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES
Sobre los bienes o
servicios contratados

MANEJO DE INVENTARIOS
FINALIZACION DE CONTRATOS

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL

12. a. Revisar previamente los precios


correspondientes a los tems no previstos,
obras adicionales y/o complementarias, para
su posterior aprobacin por parte de la SED.

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

NO

f. Tcnicas

NO

b. Dar traslado a la entidad contratante


frente a las situaciones excepcionales que
requieran el reconocimiento o autorizacin
de actividades que originen gastos distintos a
los inicialmente contemplados; ello, con el fin
de decidir el Ordenador con el interventor
conjuntamente, segn las competencias
legales y contractuales de ste

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

x
x
x

15. a. Como requisito para el pago, exigir el


soporte del ingreso de los bienes o
elementos adquiridos al Almacn de la
entidad si as lo requiere
b. Como requisito para el ltimo pago del
contrato, verificar que el contratista entregue
los documentos de la dependencia que se le
hayan entregado para efectos de la ejecucin
contractual
b. Aprobar o devolver para su modificacin,
las
facturas, cuentas de cobro o actas de avance
del
contrato, presentadas por el contratista

CONTROL A LA EJECUCIN

13. velar porque, una vez terminado el plazo


de ejecucin del contrato, no contine la
prestacin del servicio
b. Verificar que el valor ejecutado no exceda
al del contrato
11. a. Velar por el cumplimiento del plazo
contractual para la realizacin de
desembolsos y/ o pagos de contratos de
ejecucin de proyectos o administracin de
recursos
1. a. Constatar que el contratista cumpla con
los requisitos para la entrega del anticipo
pactado y verificar su correcta inversin. Para
este efecto,

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

NO

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al
contratista

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al
contratista

NO

NO

NO

F. Administrativas

NO

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

Vigilancia Financiera
(supervisor o interventor)

Gua CCE vs. Manual

III. Verificar la entrega de los anticipos


pactados al contratista, y la adecuada
amortizacin del mismo, en los trminos
de la ley y del contrato

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

Vig. Financiera y
contable

b. deber exigir, segn corresponda, la


presentacin del programa de utilizacin de
personal y equipos durante la ejecucin del
contrato, el programa de flujo de fondos del
contrato y el programa de inversin del
anticipo.

CONTROL A LA EJECUCIN
VERIFICACIN ASPECTOS PREVIOS

c. Examinar los extractos contables para


verificar los rendimientos que se llegaren a
producir con los recursos entregados como
anticipo/ (UCEVA) controlar la inversin del
anticipo y su amortizacin oportuna segn el
plan aprobado

IV. Verificar que las actividades


adicionales que impliquen aumento del
valor o modificacin del objeto del
contrato cuenten con autorizacin y se
encuentren justificados tcnica,
presupuestal y jurdicamente

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

Vig. Financiera y
contable

Vigilancia Financiera
(supervisor o interventor)

NO

F. Administrativas

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

NO

F. Contables y
Financieras

F. generales del
interventor (obra
civil)

3. Controlar y manejar en forma conjunta con


el contratista, la cuenta bancaria separada,
que se abra a nombre de ste y de la entidad,
para la administracin de los recursos
entregados al contratista a ttulo de anticipo
en aquellos contratos cuyo monto sea
superior al 50% de la menor cuanta.

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL

Vigilancia Financiera
(supervisor o interventor)

Respecto a pagos al
contratista

NO

NO

6. Velar porque no se inicie la ejecucin del


contrato o la entrega de bienes sin que se
haya expedido el registro presupuestal
correspondiente/ la afectacin presupuestal
correspondiente

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL

NO

Func. De vigilancia
financiera

Prohibiciones del
interventor

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

Vigilancia tcnica (supervisor


o interventor)

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

NO

LINEAMIENTOS
GENERALES

NO

NO

4. a. Controlar el avance del contrato con


base en el cronograma previsto y
recomendar los ajustes que se considere
pertinentes/ revisar, aprobar y
complementar el plan de trabajo y/o el
cronograma.

b. Dar traslado a la entidad contratante


frente a las situaciones excepcionales que
requieran el reconocimiento o autorizacin
de actividades que originen gastos distintos a
los inicialmente contemplados; ello, con el fin
de decidir el Ordenador con el interventor
conjuntamente, segn las competencias
legales y contractuales de ste

ANLISIS Y RECOMENDACIONES
CONTROL A LA EJECUCIN

5. Verificar que el contrato est debidamente


soportado con los recursos presupuestales
requeridos, informando a la oficina de
contratos, para que se soliciten las
disponibilidades presupuestales que se
requieran.

CONTROL A LA EJECUCIN
CONTRACTUAL

Vigilancia Financiera
(supervisor o interventor)

Func. De vigilancia
financiera

NO

NO

CONTROL A LA EJECUCIN

NO

Respecto a pagos al
contratista

NO

NO

b. Realizar la reprogramacin de pagos


derivada de
las adiciones contractuales

Gua CCE vs. Manual

x
V. Coordinar las instancias necesarias
para adelantar los trmites para la
liquidacin del contrato y entregar los
documentos soporte que le
correspondan para efectuarla

CONTROL A LA
EJECUCIN
CONTRACTUAL

Vig. Financiera y
contable

7. a. Preparar con el contratista dentro del


plazo sealado en el contrato, el acta de
liquidacin del contrato y proyectar la
liquidacin unilateral del mismo, cuando las
circunstancias as lo exijan (NUMERAL 2 SEDel proyecto de liquidacin no se prepara con
el contratista; lo presenta el interventor al
profesional designado de la Oficina de
Contratos para efectuar los ajustes del caso,
para luego ser sometida a aprobacin de la
Oficina y de la Direccin de Contratacin y
puesta a consideracin del ordenador del
gasto y del contratista para su revisin y
firma)/ Adelantar los trmites necesarios
para la liquidacin del contrato (pg 54
Manual Veed: solicitar la proyeccin de las
actas de terminacin y liquidacin en los
casos en que se requiera, a la finalizacin del
contrato y una vez expedido el recibo a
satisfaccin de los bienes y/o servicios
contratados)/ elaborar el acta de liquidacin
dentro del mes siguiente a la terminacin

FINALIZACIN DEL CONTRATO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

b. Remitir esos documentos a la oficina de


contratos para su revisin, ajustes y trmite
que corresponda y en el que indicar,
adems de las generalidades propias de la
liquidacin, los pagos efectuados al
contratista y los saldos a favor de ste o de la
entidad/ presentar al ordenador del gasto
para su revisin y firma de las partes.

MANEJO DOCUMENTAL
FINALIZACIN DEL CONTRATO

Vigilancia legal (supervisor o


interventor)

Activid. De superv. En
etapa post contractual

Liquidacin del
contrato
Deberes generales

Funciones
generales del
interventor
F. generales del
interventor (obra
civil)
Procedimientos

Activid. De superv. En
etapa post contractual

NO

Funciones
generales del
interventor

CCE-gua

1. Seguimiento tcnico, aunque la entidad puede determinar si lo


extiende a los aspectos financieros, administrativos, contables y/o
jurdicos (todos o algunos)
2. A la ejecucin de contratos de distintas tipologas
3. persona natural o jurdica
4. contratada para ese fin por el Estado, es decir, siempre es un
contratista
5. Cuando:
a. la Ley imponga la necesidad de contar con interventor para ciertos
contratos
b. cuando el seguimiento del contrato requiera conocimientos
especializados
c. cuando la complejidad o extensin del contrato lo justifique
6. El contrato es principal y autnomo frente al contrato a vigilar,
aunque supone la existencia de ste sin depender de ella
7. Siendo una especie del contrto de consultora, debe seleccionarse
por concurso de mritos salvo que se trate de contratos de mnima
Definicin de interventora cuanta por su presupuesto

Limitaciones o prohibiciones

Facultades

1. Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo


de la ejecucin contractual
2. Impartir instrucciones al contratista
Procedimiento para
3. Hacer recomendaciones con miras a lograr una adecuada ejecucin solucionar controversias
del objeto contractual
sobre la ejecucin

concurrencia con
supervisin

No se produce por regla general; sin embargo, la entidad puede


considerarlo pertinente. En este caso, se deben indicar expresamente
la actvidades a cargo del interventor y el resto se asignarn, por
defecto, al supervisor. No pueden duplicarse las funciones

1. No puede sustituir a la entidad contratante en la toma de decisiones


respecto al contrato vigilado; esto es, no puede tomar decisiones, celebrar
acuerdos o suscribir documentos para modificar contratos sin llenar todos los
requisitos legales
2. Solicitar y/o recibir, para s o para un tercero, ddivas, favores, prebendas y
dems beneficios o afines, ni gestionar indebidamente a ttulo personas
asuntos relacionados con el contrato vigilado
3. Omitir, retardar o denegar el despacho de asuntos a su cargo
4. Entrabar actuaciones de las autoridades o el ejercicio de derechos por parte
de particulares en relacin con el contrato
5. Permitir indebidamente el acceso de terceros a informacin del contrato
6. Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones al contrato
7. Exonerar al contratista de sus obligaciones
8. Actuar como supervisor o interventor violando el rgimen de inhabilidades
e incompatibilidades
1. Interventor debe dar al contratista todas las instrucciones que sean
necesarias para una adecuada ejecucin, por escrito y fijando un plazo
determinado para que ste d respuesta
2. Contratista debe presentar sus objeciones por escrito, manifestando y
sustentando las razones de su inconformidad
3. El interventor debe fijar fecha y hora para reunirse con el contratista,
levantando un acta con los temas discutidos, los acuerdos y compromisos
adquiridos, los desacuerdos y la iniciacin o no de un proceso
4. Se debe informar al ordenador del gasto de lo hablado en la reunin

SED 2014

Perfil del interventor

1. Firma acta de inicio


2. Comunicacin con contratistas
3. Seguimiento y control a la ejecucin contractual
4. Vo.Bo. Solicitudes de modificacin, adicin, prrroga, suspensin,
reiniciacin, terminacin, cesin al contrato inicial
5. Elaboracin del informe de incumplimiento contractual
6. Elaboracin del Acta de terminacin
7. Elaboracin de la minuta de liquidacin
8. Aprobacin y firma minuta de liquidacin
9. Seguimiento a obligaciones posteriores a la liquidacin de contratos
Proporcionarle el contrato y las propuestas del contratista
Remitirle copia de cesiones, modificaciones, adiciones, prrrogas,
suspensiones, transmisin de derechos econmicos (no requiere su
concepto)
se define en los EP de cada contrato/ convenio, pero en todo caso se
requiere que sea un tercero contratado para efectos de ejercer la
interventora

Funciones

se deben cumplir segn se adecen a la modalidad y naturaleza del


contrato o convenio (Nota 1- numeral 10.5)

Responsabilidad

Remisin a art. 90 de la CN, Ley 80, CDU y Ley 1474- arts. 82-85
Nota 3- numeral 10.6: "ejercer en forma oportuna, eficiente y eficaz el
control que garantice a la Administracin el apropiado desarrollo y
ejecucin del objeto contractual, al igual que el cumplimiento a cabalidad
de las obligaciones convencionales".
R. fiscal, administrativa y penal

Definicin de interventora

1. Seguimiento tcnico al cumplimiento del contrato


2. Persona natural o jurdica contratada para tal fin por la Secretara
3. Cuando para el seguimiento
a. se requiera conocimiento especializado en la materia, o
b. la complejidad o la extensin del mismo lo justifiquen.
4. puede incluir el seguimiento administrativo, tcnico, financiero,
contable, jurdico del objeto o contrato si la SED considera que lo justifica.
(Art. 83 ley 1474 de 2011)
Escenarios de ejercicio

concurrencia con supervisin

SED puede establecerla, quedando lo tcnico a cargo el interventor y lo


dems a cargo del supervisor

Facultades

Art. 83- L 1474: para contratos de obra que superan la menor cuanta, se
debe determinar la necesidad de interventor
Remisin a Ley 1474- arts. 82-85
Expresa: solicitar informes, aclaraciones y/o explicaciones sobre el
desarrollo del contrato

Deberes

Remisin a Ley 1474- art. 84


Le son aplicables las obligaciones del Manual y las propias del contrato.
1. informar a la SED los hechos o circunstancias posiblemente corruptos,
punibles o riesgosos para el cumplimiento del contrato.
2. Informar los incumplimientos que se presenten
3. OBLIGACIN GENERAL: rendir los informes que se pacten en los
estudios previos de los contratos o convenios,
a. con los elementos del numeral 10.6
b. en los trminos del contrato de interventora
c. para contratos de obra, adems con los elementos de la nota 2 al
numeral 10.6

Necesidad de interventor

SED frente a interventor debe

Veedura 2013-2015

Definicin de la actividad de
interventora (la supervisin es
una funcin)

1. Persona natural o jurdica contratada mediante concurso de mritos o


por mnima cuanta
2. ejerce la vigilancia y el control sobre la
a. iniciacin
b. ejecucin y
c. liquidacin
3. en los contratos de obra
4. con el fin de prevenir los posibles riesgos que podra asumir la entidad
como consecuencia de la ejecucin de la obra, actividad o servicio
contratado (DANDO A ENTENDER QUE NO SLO APLICA PARA LOS
CONTRATOS DE OBRA)

Actividades de supervisin en la
etapa contractual

Facultades

1. solicitar informes, aclaraciones y/o explicaciones sobre el desarrollo del


contrato
2. (Supervisor) Solicitar a la dependencia o dependencias competentes,
La entidad debe
segn su juicio, los conceptos tcnicos que requiera para poder determinar
con precisin si el contratista ha cumplido o no y la calidad del objeto
contractual

Deberes

1. Informar las graves irregularidades que se evidencien durante la


ejecucin del contrato.
2. Debe revisar los documentos y antecedentes del contrato a suscribir, los
derechos y obligaciones de las partes, y en particular, los mecanismos
establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de
contenido econmico.
Responsabilidad
3. As mismo, le corresponde al supervisor desarrollar las actividades
necesarias para evitar la ocurrencia de riesgos que puedan comprometer a
la entidad frente al contratista.
4. Enviar los documentos dela ejecucin de cada contrato a la Oficina
Asesora Jurdica para su incorporacin en el expediente contractual.

Objetivo del Manual

Ofrecer parmetros para el ejercicio de la figura, sirviendo como


herramienta de apoyo para servidores pblicos y contratistas

Al supervisor le corresponde la coordinacin, vigilancia


y control de la ejecucin del objeto contratado, para garantizar
que las obligaciones contractuales se cumplan.
Para ello, debe revisar los documentos y antecedentes
del contrato a suscribir, los derechos y obligaciones de
las partes, y en particular, los mecanismos establecidos
en el contrato para el reconocimiento de los derechos
de contenido econmico.
As mismo, le corresponde al supervisor desarrollar
las actividades necesarias para evitar la ocurrencia de
riesgos que puedan comprometer a la entidad frente
al contratista.
Proporcionar copias de las actas elaboradas al interventor, como las de
suspensin y reinicio de las actividades, liquidacin o de archivo definitivo si
el anterior no procede.
Art. 44 Ley 1474 de 2011
1. Responsabilidad Civil: pecuniaria por la negligencia o ejecucin indebida
de deberes de supervisin que hace incurrir a la entidad en un detrimento
patrimonial:
a. Responsabilidad fiscal: se configura el incumplimiento de obligaciones
fiscales
b. Responsabilidad patrimonial: mediante accin de repeticin contra quien
haga pagar a la entidad
2. Responsabilidad penal
3. Responsabilidad disciplinaria: CDU, art. 45 y 84 Ley 1474 de 2011 y art. 23
Ley 1150 de 2007 (no verificar cumplimiento de pagos Seg Soc Integral)
4. Reponsabilidad solidaria de supervisores e interventores y otros
servidores pblicos.

SuperIndustria

Definicin de interventora

concurrencia con supervisin

1. Actividad inherente al proceso contractual


2. Consistente en seguimiento y vigilancia
a. tcnica
b. administrativa
c. financiera
d. contable
e. jurdica
3. Contratada cuando el contrato
a. requiera conocimientos especializados,
b. recaiga sobre un asunto complejo
c. presente alguna de las situaciones especiales descritas en el Manual o
d. cuando la Ley lo exija
4. Persona natural o jurdica externa a la entidad
5. exclusivamente contratada para el seguimiento y vigilancia tcnica de un
contrato desde el iicio hasta la liquidacin (el seguimiento del resto de
aspectos se contrata si la entidad lo considera conveniente)

Objetivo

En principio, no deben concurrir las dos; sin embargo, SIC puede


establecer que s, definiendo expresamente la competencia del interventor
y dejando el resto al supervisor por competencia residual
Limitaciones o prohibiciones

Art. 83 Ley 1474


1. Verificar: Establecer el verdadero estado y nivel de cumplimiento del
contrato mediante:
a. realizacin de visitas permanentes
b. reuniones
c. control de calidad de bienes y servicios
d. aplicacin de correctivos
e. solucin de problemas
f- toma de decisiones motivadas, argumentadas y oportunas
g. absolucin de dudas
h. las dems que conduzcan a determinar el cumplimiento de los
compromisos contractuales adquiridos, respetando la autonoma de los
contratistas y evitando extralimitarse en sus funciones
2. Controlar: verificar si la ejecucin del contrato se ajusta a lo estipulado
en el contrato y acuerdos escritos entre las partes, concretamente en
cuanto a las especificaciones all establecidasy el plazo fijado:
a. inspeccin
b. asesora
c. corroboracin
d. evaluacin
3. Exigir: el adecuado y oportuno cumplimiento del contrato en caso de
verificarse que el contrato no se est ejecutando conforme a lo pactado, so
pena de iniciar los procedimientos sancionatorios que correspondan.
4. Prevenir: su actividad no debe ser nicamente sancionatorio, ya que est
dirigida a la consecucin de una correcta ejecucin del contrato; por ello,
debe propender por por la gil y adecuada correccin de los errores que se
presenten dentro de los parmetros legales, dentro del marco legal y
contractual que le cobija
General: 1. Abstenerse de realizar actos de perturbacin real o potencial a
la ejecucin del contrato, abusivos o de uso indebido de su funcin
2. Art. 9, 25, 36 Decreto Ley 019-2012, sobre la simplificacin de trmites
Especficas del interventor: 1. Adoptar decisiones que impliquen la
modificacin del objeto contractual
2. Disponer de los bienes de la entidad para su uso particular o el de
terceros
3. recibir o pedir ddivas, favores, prebendas, etc. de parte del contratista,
sea directa o indirectamente.
4. Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o los derechos de los
particulares relacionados con el contrato
5. Exonerar al contratista de sus obligaciones
6. Suscribir documentos en que se modifiquen las condiciones del contrato
o aumenten su valor (AUTORIZACIN DE OBRA/ BIEN/ SERVICIO
ADICIONAL)
7. Permitir a terceros el acceso a informacin privilegiada o protegida,
obtenida con ocasin del ejercicio de la interventora
8. legalizar hechos cumplidos

SuperIndustria

Facultades

1. Contratos que lo requieran por la naturaleza del contrato, y que por ello
requieran interventor por disposicin legal (v.gr. Art. 32 Ley 80: contratos
de obra)
2. a. Contratos cuyas especificaciones tcnicas lo exijan, previo
requerimiento del rea solicitante y mediante acto motivado
b. Contratos complejos o con cualidades particulares en las
especificaciones tcnicas
3. Contratos que lo requieran por razones de conveniencia de la entidad,
mediante auto con suficiente fundamentacin
Art. 83- L 1474: para contratos de obra que superan la menor cuanta, se
debe determinar la necesidad de interventor
Perfil del interventor
1. Acceder a las instalaciones fsicas donde se desarrollen las actividades
del contrato
2. Acceder a los documentos e informacin relacionados con el desarrollo
del contrato
Naturaleza jurdica

Deberes (segn definicin del


manual)

1. Buscar el cumplimiento de los fines de la contratacin,


2. vigilar la correcta ejecucin del objeto contratado,
3. a. Asesorar, b. controlar y c. aprobar el desarrollo del contrato de
acuerdo con su alcance
4. haciendo cumplir en lo aplicable:
a. las especificaciones tcnicas y
b. actividades administrativas,
c. legales,
d. contables,
e. financieras,
f. presupuestales,
g. contractuales,
h. de aseguramiento integral de la calidad
5. proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que
puedan verse afectados por la ejecucin del contrato.
6. Informar al ordenador del gasto la posible comisin de hechos delictivos
dentro de la ejecucin del contrato
Aspectos funcionales

Designacin

Etapa previa: en cualquier momento el Ordenador del Gasto puede


determinar la necesidad de contar con un interventor para vigilar el La
ejecucin del contrato a vigilar y el inicio del de interventora deben darse
al tiempo.
Marco jurdico

Necesidad de interventor

1. Debe corresponder con la naturaleza de contrato y estar -por ende- en


capacidad de
a. verificar el cumplimiento del contrato,
b. resolver los problemas y dificultades presentados durante la ejecucin
del contrato (pg. 15)
2. Debe poder interpretar el plano, diseo y/o proyecto para que se
ejecute conforme a los criterios con que fueron elaborados,
a. no permitiendo cambios al mismo sin la previa suscripcin de un otros
3. Debe poder prever los problemas tcnicos que se presenten, no
permitiendo ejecucin con imperfecciones y/o requiriendo las
correcciones.
4. Debe no incurrir en inhabilidades o incompatibilidades
5. Debe estar dispuesto a colaborar con el contratista en la buena
ejecucin del contrato sin interferir con su trabajo
6. Ser eminentemente adminsitrativa en caso de diseos, proyectos o
estudios, por lo cual dejer al contratista en libertad de usar tcnicas y
mtodos de diseo universalmente aceptados salvo que la SIC requiera
alguna paticularidad.

1. Escogida mediante concurso de mritos


2. Contrato de interventora es accesorio al contrato o convenio vigilado

Les aplican las funciones del contrato a vigilar y las del Manual.
La entidad debe establecer clara y expresamente todas las obligaciones del
interventor frente al contrato a vigilar en cada contrato de interventora
suscrito; ello, con relacin directa a las funciones del Manual.
1. Aspectos tcnicos: labores para determinar si las obras, servicios o
bienes se ajustan a cantidades, especificaciones y calidades de los trminos
de referencia y/o contrato
2. Aspecto administrativo: "eje central de la colaboracin etnre la Entidad y
el contratista" (pg. 17)
3. Aspecto financiero: seguimiento del presupuesto de los contratos en
cuanto a los desembolsos y pagos; manejo e inversin de recursos del
contrato
4. Aspecto legal: revisin y verificacin del cumplimiento del marco legal,
reglamentario y contractual de la ejecucin vigilada
Dcto 1520 de 2013; Estado constitucional y Social de Derecho; Estatuto de
Contratacin de la Admn Pblica, "atendiendo los principales parmetros
de nuestra jurisprudencia"
Principio de auto organizacin aplicando lo ya regulado por la
normatividad jurdica vigente a las necesidades concretas de la entidad
(pg. 4)

SuperIndustria

Finalidad del Manual

Su objetivo (del Manual) es ofrecer parmetros para el ejercicio de la


figura, sirviendo como herramienta normativa de apoyo (pg 5, de fcil
entendimiento) para servidores pblicos y contratistas (pg 4). En ese
sentido, es el criterio de interpretacin principal de los contratos de la SIC
junto con el Manual de Contratacin de la entidad (pg. 5)
Responsabilidad

1. Interventor debe dar al contratista todas las instrucciones que sean


necesarias para una adecuada ejecucin, por escrito y fijando un plazo
determinado para que ste d respuesta
2. Contratista debe presentar sus objeciones por escrito, manifestando y
sustentando las razones de su inconformidad
3. El interventor debe fijar fecha y hora para reunirse con el contratista,
levantando un acta con los temas discutidos, los acuerdos y compromisos
Procedimiento para solucionar adquiridos, los desacuerdos y la iniciacin o no de un proceso
controversias sobre la ejecucin 4. Se debe informar al ordenador del gasto de lo hablado en la reunin
Recomendaciones

Remisin a art. 90 de la CN, Ley 80, CDU y Ley 1474- arts. 83


Pg 3: "son sujetos de responsabilidad respecto del suministro oportuno de
la informacin que solicite el contratista o cualquier rea de la
Superintendencia de Industria y Comercio.
La responsabilidad a ellos imputable debe propender por el cumplimiento
del objeto contractual, buscando satisfacer las necesidades y exigencias de
la entidad pblica contratante"
1. Elaborar el acta de inicio una vez verificados y estudiados los
documentos previos como diseos, planos, licencias, etc.
2. Cumplir a cabalidad con sus deberes en todos los aspectos, para no
incurrir en conductas que le acarreen sanciones
3. No abandonar sus funciones (no puede hacerlo)
4. Presentar informes de cumplimiento al menos una vez cada trimestre,
con copia al Grupo de Trabajo de Contratacin
5. Levantar y firmar actas de todas las reuniones celebradas en el curso y
con ocasin de la ejecucin contractual
6. Responder por escrito y de manera gil y eficiente las consultas,
requerimientos y solicitudes del contratista, so pena de tener que asumir
responsabilidades por la tardanza en la respuesta y la consiguiente
afectacin al curso contractual.

UCEVA
1. Persona natural o jurdica
2. representante de la entidad en contrato
3. encargada de vigilar su ejecucin y hacer cumplir las
obligaciones del mismo
4. Idnea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado
segn el objeto del contrato
5. Puede ser externo (vinculado mediante contrato de
interventora) o interno (funcionario de la entidadsupervisor)
La interventora puede ser integral (seguimiento tcnico,
financiero, jurdico y contable) o tcnica (con apoyo de un
supervisor y un equipo de trabajo interdisciplinar de la
Definicin de interventora entidad)
Objetivo
Estandarizar procedimientos que llevan a mejores
resultados, y facilitar la interpretacin de la actividad a
Finalidad del Manual
contratar
Limitaciones o prohibiciones
1. en el contrato de interventora constarn, de manera
detallada, las funciones, responsabilidades y campo de
accin del interventor
2. Para contratos de obra civil, hay deberes especiales
adicionales a los descritos en el acpite de "Funciones
generales"
3. debe contar con el aval previo del Rector de la UCEVA o
su delegatario para cualquier modificacin a las actividades
Deberes
de obra del contrato
Procedimiento
CDU, Ley 190 de 1995, Ley 1474 de de 2011 Dcto Ley 019Marco jurdico
12, Leyes 80 y 1150 y normas complementarias

Hacer seguimiento y control a la accin del contratista para


verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales
y el respeto de las especificaciones tcnicas
Supervisar la ejecucin de las actividades administrativas
1. No puede autorizar directamente cambios en cantidades
y/o especificaciones tcnicas de la obra
1. Se le entrega al interventor la documentacin necesaria
para ejercer su labor, incluyendo los de la fase
precontractual y los requisitos de perfeccionamiento y
ejecucin del contrato
2. En los conratos cuya cuanta supere los 25 salarios
mnimos, el intervntor debe presentar al rector un informe
breve sobre la utilidad obtenida por la UCEVA con la
ejecucin del contrato