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Curso Word 2007 PDF
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Curso Word 2007 PDF
Schneider, Maringeles
Octubre de 2007
ndice de contenidos
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ndice de contenidos
Introduccin................................................................................................................................5
Captulo 1 - Comenzar a utilizar Word ......................................................................................7
1.1 Familiarizarse con Word ........................................................................................................................ 7
1.2 Manejo de documentos.......................................................................................................................... 11
1.3 Formas de visualizar un documento y men Ver........................................................................... 14
1.4 Uso de plantillas ...................................................................................................................................... 16
1.5 Impresin de documentos ..................................................................................................................... 17
Maringeles Schneider
Introduccin
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Introdu cci n
Word es el programa de procesamiento de textos ms popular del mercado. Su principal
funcin es la de facilitar a los usuarios la tarea de escribir documentos de texto y aplicarles
formato. Tambin ofrece una amplia variedad de funciones que permiten crear tablas, trabajar
con grficos, crear cartas para su distribucin masiva y disear pginas Web, entre otras.
Word puede mezclar en un documento textos, frmulas matemticas, imgenes, grficos,
tablas, hojas de clculos, etc., y mostrar en pantalla una imagen exacta de cmo va a quedar
impreso dicho documento. Esto es lo que se llama aplicacin WYSIWYG (What You See Is
What You Get): los efectos de cada comando o accin pueden ser inmediatamente observados
en la pantalla, los errores se detectan de inmediato y se pueden eliminar con una simple
accin. Es tambin muy fcil realizar pruebas hasta conseguir el efecto deseado en el
documento que se est preparando1.
Con este manual, dominar los aspectos bsicos del manejo de Microsoft Office Word 2003.
Gracias a un enfoque directo y a sus instrucciones paso a paso, le permitir conocer el
funcionamiento del programa desde el principio, sustentando sus conocimientos en una slida
base a medida que profundiza en el uso del mismo.
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Fig. 1.1
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- 8Barra de ttulo
Reglas: Vertical y
Horizontal
rea de trabajo
Barras de desplazamiento:
Vertical y Horizontal
Panel de
tareas Inicio
Barra de estado
Fig. 1.2
Tambin aparece un men contextual conteniendo los nombres de todas las barras de herramientas
disponibles cuando se hace clic con el botn derecho sobre alguna de las barras de herramientas
abiertas en la pantalla (Fig. 1.3).
La ltima barra, llamada Regla, aparece en la parte inferior, encima del texto. Con la regla se
pueden controlar los sangrados del texto, las tabulaciones, y en general lo que tiene que ver
con las medidas de la pgina en cm (o pulgadas) 3 (Fig. 1.2).
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Fig. 1.3
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En la parte inferior de la ventana est la barra de estado, contiene informacin de tipo general: la
pgina y la seccin, el nmero total de pginas, la lnea y la columna la pantalla en la que est el
cursor, etc. (Fig. 1.2).
En la parte inferior izquierda aparecen tres pequeos botones que permiten pasar de una forma de ver
el documento a otra.
3. Pegar
4. Copiar formato
1. Deshacer
2. Rehacer
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1. Insertar hipervnculo
2. Dibujar tabla (abre la barra Tablas y bordes)
3. Insertar tabla
1
4. Insertar Excel
5. Columnas
6. Dibujo (abre la barra de Dibujo)
1. Mapa del documento
2. Mostrar u ocultar
1
3. Zoom
4. Tamao
1. Negrita
2. Cursiva
3. Subrayado
1. Alinear a la izquierda
2. Centrar
1
3. Alinear a la derecha
4. Interlineado
1. Numeracin
2. Vietas
1
3. Reducir sangra
4. Aumentar sangra
1. Borde exterior
2. Resaltador
3. Color de fuente
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Panel de tareas
El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrar informacin diferente segn
lo que estemos haciendo en el momento de abrirlo.
Por ejemplo, si acabamos de abrir un documento nuevo y el panel de tareas que aparece es "Nuevo
documento" que nos ofrece los comandos ms tiles para esa situacin: nos muestra los documentos
recientemente abiertos; nos permite crear un nuevo documento a partir de una plantilla, etc.4
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Fig. 1.6
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las cuales se puede ver una parte del documento distinta. Tambin se activa desde men
Ventana/Dividir (Fig. 1.9).
La anchura relativa de estas dos partes puede cambiarse con el mouse haciendo clic sobre el borde de
separacin y arrastrndolo a la posicin que se desee. Para eliminar la subdivisin de la pantalla hay
que hacer doble clic en el punto de unin de las dos barras de desplazamiento vertical 5.
Fig. 1.8
Fig. 1.9
Trabajo en paralelo
Otra manera de poder trabajar con dos
documentos abiertos que nos ofrece Word
2003 es mediante la opcin Comparar en
paralelo con del men Ventana. Este modo
nos permite tener dos documentos organizados
paralelamente en la pantalla de manera
simultnea
pudiendo
compararlos
y
modificarlos (Fig. 1.10).
Fig. 1.10
Proteger documentos
Existen dos niveles de proteccin para un documento:
Proteccin de lectura: Utilizado para impedir que otros usuarios puedan abrir un documento y
leerlo. La contrasea de acceso (password) incluye letras, nmeros, smbolos y espacios. Las letras
maysculas y minsculas se consideran diferentes.
Proteccin de escritura: Se utiliza para impedir que otros usuarios modifiquen un documento, pero
permite su lectura. Los usuarios que no conocen la contrasea slo pueden abrir el documento en
modo slo lectura y no podrn guardarlo en el disco con modificaciones en el mismo directorio o
con el mismo nombre. Lo podrn guardar con un nombre distinto o en otro directorio.
Existen dos formas de activar estas protecciones:
1. Elegir el comando Opciones del men Herramientas y hacer clic sobre la pestaa Seguridad
de la ventana que se abre. En la parte inferior del cuadro de dilogo resultante hay que elegir el
tipo de proteccin que se desea.
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2. Al guardar el documento con Guardar como, hacer clic sobre el botn Opciones de
seguridad, con lo que se accede al mismo cuadro de dilogo.
Fig. 1.7
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herramientas superfluas) y utiliza la configuracin de pantalla del equipo para dar al documento el
tamao ptimo para su lectura.
En esta vista puede utilizar el Mapa del documento o las Vistas en miniaturas para saltar a diferentes
secciones del documento, y utilizar un panel de tareas para realizar acciones relacionadas con la lectura
(como buscar la definicin o la traduccin de una palabra). Si desea modificar el documento, haga clic
donde desee realizar el cambio y modifique el documento de la forma habitual.
La vista Diseo de lectura no muestra el documento del modo que se ver una vez impreso.
Para cambiar a la vista Diseo de lectura, haga clic en Lectura en la barra de herramientas Estndar o
a travs del men Ver/Diseo de lectura.
Esquema
Vista Esquema: vista que muestra los ttulos de un documento con sangra para representar su nivel en
la estructura del documento. Los lmites de pgina, los encabezados y pies de
pgina, los grficos y los fondos no aparecen.
En el modo Esquema se puede contraer un documento para ver solamente
los ttulos principales o se puede expandir para ver todos los ttulos e incluso
texto independiente.
Cuando se trabaja con el modo Esquema aparece una barra de herramientas
especfica que permite cambiar fcilmente la estructura del documento.
Mapa del documento
Mapa del documento: panel vertical a lo largo del borde izquierdo de la
ventana que muestra un esquema de los ttulos del documento. A la derecha
aparece el propio documento. Puede utilizarlo para desplazarse rpidamente
por el documento y conocer su posicin
Cuando hace clic en un ttulo del Mapa del documento, Word salta al ttulo
correspondiente en el documento, lo muestra en la parte superior de la
ventana y lo resalta en el Mapa del documento.
Vistas en miniatura
Las miniaturas son versiones pequeas de cada una de las pginas del
documento, mostradas en un panel independiente. Proporcionan una
impresin visual del contenido de las pginas. Puede hacer clic en una
miniatura para saltar directamente a la pgina.
Las miniaturas estn disponibles en las vistas Normal, Diseo de
impresin, Esquema y Diseo de lectura. No estn disponibles en la vista
Diseo Web ni en el Mapa del documento.
Pantalla completa
En el men Ver existe la opcin Pantalla completa, con la cual el documento aparece ocupando toda la
pantalla (desaparecen los mens, barras, etc.). Para volver a la situacin
inicial hay que hacer clic en el icono que aparece abajo, en el margen
derecho.
Vista preliminar
Una ltima forma de visualizar el documento, que est en el men Archivo,
es el comando Vista preliminar (puede accederse desde la barra Estndar
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con el botn Vista preliminar). Con este comando se tiene una visin global y rpida de cmo queda el
documento en conjunto antes de imprimirlo. As es posible ver una o mltiples pginas
simultneamente, pueden verse los saltos de pgina y las marcas de agua, como tambin modificar el
documento o cambiar su formato antes de imprimirlo.
Cuando la ltima pgina del documento contiene un texto muy breve, haciendo clic en el botn
Reducir hasta ajustar, se puede eliminar esa pgina casi en blanco acomodando de modo automtico
ese texto en las pginas anteriores. Este botn aparece cuando se activa la opcin Vista preliminar.
Barra de herramientas
En el men Ver est tambin la posibilidad de ver o dejar de ver cualquiera de las barras de
herramientas. Para ello se elige el comando Barras de herramientas. Al lado del nombre de la barra
correspondiente aparece una marca que indica si la barra est activada o no. En este men se tiene
tambin la posibilidad de modificar la configuracin de las barras de herramientas, eligiendo
Personalizar.
Encabezado y pie de pgina / Notas al pie / Regla
En el men Ver se activa la posibilidad de ver los encabezados y pies de pgina, las notas al pie de
pgina, y otros campos.
En modo Diseo de impresin los Encabezados y Pies se ven directamente (aunque en tono gris, que
pasa a color negro cuando se elige el comando Ver/Encabezado y Pie).
Tambin se puede escoger entre ver o no la Regla.
Zoom
Es ltimo comando del men Ver. Permite controlar el tamao de lo que aparece en la pantalla. En el
cuadro de dilogo que se abre al elegir Zoom hay varias opciones predefinidas, como ver la pgina
completa, ver ancho de pgina o ver ancho de texto. Tambin hay unos porcentajes de zoom
predefinidos. El mismo control sobre el tamao de la imagen se tiene con la lista desplegable presente
en la barra de herramientas Estndar.
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Las plantillas permiten realizar documentos diferentes con formatos comunes. Se pueden preparar
plantillas para faxes, para anuncios, para avisos, para cartas, etc6.
Para crear una plantilla basta hacer un documento con los estilos y dems caractersticas que se deseen
y guardarlo con un Guardar como eligiendo Plantilla de documento en la lista desplegable Guardar
como tipo...
Para modificar una plantilla existente hay que abrirla con Archivo/Abrir eligiendo el tipo de
documento Plantilla de documento (*.dot).
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Otra forma de seleccionar texto es hacer clic en el comienzo (o final) de la seleccin para insertar all el
cursor, soltar el botn, moverse al sitio donde est el final (o principio) de la seleccin y luego volver a
hacer clic all manteniendo pulsada la tecla de Maysculas. Este sistema es ms cmodo cuando se
quiere seleccionar una gran cantidad de texto.
Word 2003 dispone de otros mtodos rpidos para seleccionar texto. Se pueden citar los siguientes:
En el men Edicin est el comando Seleccionar todo, que selecciona todo el texto del
documento. Tambin con la combinacin Ctrl+E.
Haciendo doble clic sobre una palabra, esa palabra queda seleccionada.
En el margen izquierdo del documento hay una barra vertical invisible, llamada a veces barra de
seleccin. Esta barra se reconoce porque cuando se coloca el cursor sobre ella, su forma cambia a
la de una flecha apuntando hacia arriba y a la derecha. Haciendo clic una vez en la barra de
seleccin queda seleccionada la lnea en la que est el cursor; haciendo clic dos veces, se
selecciona todo el prrafo, y haciendo clic tres veces se selecciona todo el texto.
Tambin se puede seleccionar texto por medio del teclado. Con el cursor colocado en la posicin
en la que se quiere iniciar la seleccin, hay que moverse hasta el final de la del fragmento de texto
deseado manteniendo pulsada la tecla Maysculas (se pueden utilizar teclas especiales como
Inicio, Fin, Re Pg, Av Pg, y las cuatro flechas del teclado). De esta manera, el texto recorrido
queda seleccionado. Pulsando al mismo tiempo que Maysculas la tecla Control se modifica la
forma de seleccionar el texto.
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pgina nueva sin haber llenado la anterior (por ejemplo, para iniciar un nuevo captulo), ste debe
introducir de modo explcito un salto de pgina.
Para introducir un cambio de seccin o un salto de pgina, hay primero que colocar el cursor en el
punto donde se quiere empezar la nueva seccin o pgina, que deber ser justo antes o despus de un
prrafo. Luego se deber elegir el comando Salto del men Insertar.
En el cuadro de dilogo que se abre se puede elegir entre introducir un
cambio de pgina (Salto de pgina), un cambio de columna (Salto de
columna), o un cambio de seccin (Salto de seccin) (Fig. 2.1).
Para el cambio de seccin existen posibilidades de que la nueva seccin
que comienza despus del cambio contine, contine en una nueva
pgina, contine en una nueva pgina par, o contine en una nueva
pgina impar.
Si se est en modo Ver/Diseo de pgina se ve claramente en la
pantalla la lnea de indicacin del salto de lnea o de seccin. Para
eliminar uno de estos saltos basta seleccionarlo con el mouse, como si
fuera una lnea o carcter cualquiera, y pulsar la tecla Supr.
Fig. 2.1
Los saltos de pgina no representan de por s ningn cambio de formato. Los cambios de seccin s
pueden representar ese cambio, aunque cuando se crea una nueva seccin introduciendo un Salto de
seccin, la nueva seccin hereda los formatos de aqulla de la que ha surgido por divisin. Esos
formatos pueden ser modificados por el usuario cuando lo desee7.
Fig. 2.2
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seccin actual si est seleccionado Esta seccin; finalmente, los formatos afectarn a la seccin actual
y a todas las sucesivas si se selecciona la opcin De aqu en adelante.
Seleccionando la solapa Diseo, se pueden definir aspectos como Encabezados y pies de pgina (Pares
e impares diferentes, Primera pgina diferente) y Pgina (alineacin).
Fig. 2.3
Otra opcin de formato que tiene que ver con las secciones
son los nmeros de pgina. La numeracin de las pginas
puede ser nica para todo el documento, o independiente para
cada seccin. Una u otra opcin se elige con el comando
Insertar/Nmeros de pgina y haciendo clic en el botn
Formato del cuadro de dilogo resultante. En el nuevo
cuadro de dilogo que se abre se tiene la opcin de continuar
con la numeracin de la seccin anterior o de comenzar con
una numeracin nueva (Fig. 2.3).
Alineacin de prrafos
Si en el cuadro de dilogo Prrafo se selecciona
la solapa Sangra y Espacio, con la lista
desplegable Alineacin se pueden realizar
diferentes cambios en la alineacin del texto del
prrafo: izquierda, centrada, derecha, justificada.
Sangrado de prrafos
El sangrado de prrafos (Sangra) permite que la
primera y/o todas las lneas de un prrafo
comiencen a una determinada distancia del
margen izquierdo. El sangrado puede depender de
las posiciones de los tabuladores, o establecerse
Fig. 2.4
independientemente de stos. En el cuadro de
dilogo correspondiente el sangrado se controla con el panel Sangra. Los cuadros Izquierda y
Derecha controlan la posicin de los mrgenes izquierdo y derecho respectivamente. La posicin de la
primera lnea se controla con el cuadro Especial: si se elige Primera lnea la primera lnea se desplaza
respecto al texto; si se elige Francesa, el texto se desplaza respecto a la primera lnea. La magnitud del
desplazamiento se fija en cm o en puntos.
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Tabuladores
Por defecto, los tabuladores suelen estar preestablecidos en intervalos de 1,27 cm (media pulgada), a
partir del margen izquierdo. Estos tabuladores por defecto aparecen sobre la Regla en forma de unas
marcas muy tenues. Cada vez que se pulsa la tecla Tab, el cursor de desplaza hasta la posicin del
siguiente tabulador.
Se puede cambiar el espaciado entre los tabuladores predeterminados (Formato/Tabulaciones), as
como prescindir de los tabuladores por defecto e introducir los propios. Como todo formato de prrafo,
hay que seleccionar los prrafos en los que se desea establecer o cambiar tabulaciones y:
1. Hacer clic en el botn de alineacin de las tabulaciones, situado en el extremo izquierdo de
la Regla horizontal, hasta que aparezca el tipo de tabulador correspondiente a la alineacin
deseada.
Existen las siguientes posibilidades:
Tabulador de alineacin por la izquierda
Tabulador de alineacin de centrado
Tabulador de alineacin por la derecha
Tabulador de alineacin de la coma decimal (para datos numricos con decimales)
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2. Una vez elegido el tabulador deseado, hacer clic sobre la Regla en el punto o los puntos
donde se desee establecer tabuladores: la marca correspondiente al tabulador aparece all
donde se hace clic.
La posicin de los tabuladores puede modificarse arrastrndolos con el mouse hasta una nueva
posicin. Para eliminar un tabulador slo hay que arrastrarlo fuera de la Regla.
Fig. 2.5
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El encabezado es una caracterstica de la seccin, por tanto puede ser diferente de una seccin a otra
del mismo documento.
Los botones que aparecen en la barra correspondiente son los siguientes (de izquierda a derecha):
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En el cuadro de dilogo que se abre se puede elegir entre introducir una nota al pie de la pgina actual
o al final del documento. Se puede elegir el formato de la numeracin y si se desea aplicar a la seccin
actual o a todo el documento.
Pulsando Aceptar se tiene acceso al pie de la pgina para escribir el texto de la nota.
Numeracin y Vietas
Word 2003 puede numerar automticamente los
apartados de un documento si para los ttulos se
utilizan estilos predefinidos. Esta numeracin se
introduce y modifica de modo automtico, es decir
que si se suprime o inserta un apartado la numeracin
de los apartados posteriores se cambia de modo
acorde.
Para realizar esta numeracin automtica hay que
ejecutar el comando Numeracin y vietas del men
Formato, con lo que se abre un cuadro de dilogo. En
este cuadro de dilogo se debe elegir la solapa
Esquema Numerado. Word 2003 permite elegir el
tipo de numeracin que se desea para los ttulos o
apartados. Tambin es posible modificar el estilo y la
forma de la numeracin a travs del botn
Personalizar.
Fig. 2.7
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Redefinicin de un estilo
Redefinir un estilo es cambiar sus caractersticas. Si se
desea redefinir el estilo Normal, dentro del cuadro de
Estilos y formato del men Formato, se hace clic en
el men desplegable sobre la opcin Modificary se
introducen todas las modificaciones que se deseen
(cambio del tipo de letra, de los sangrados, del
espaciado, etc.).
Una vez hechos todos estos cambios, al nuevo estilo se
le puede cambiar el nombre.
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Fig. 3.1
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Revisin de la gramtica
De forma predeterminada, Word 2003 revisa la ortografa y la gramtica, si est activada la casilla de
verificacin Revisar ortografa mientras escribe. Para revisar slo la gramtica, sealada por un
subrayado verde ondulado, hay que desactivar la opcin Revisar gramtica con ortografa en
Herramientas/Opciones/Ortografa y gramtica.
La revisin de la gramtica mediante rdenes, se efecta de la misma manera que la ortografa y la
manera de realizar correcciones es prcticamente anloga.
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Los distintos niveles de ttulos en el documento tienen a su vez unos estilos predeterminados en la tabla
de contenidos, llamados Ttulo 1, Ttulo 2, Ttulo 3, etc. A su vez, estos estilos pueden ser modificados
por el usuario de la forma ya sealada. Los nmeros de pgina presentes en el ndice no se actualizan
automticamente cuando se modifica el documento. Si se introducen cambios que afectan a esos
nmeros de pgina, hay que volver a ejecutar el comando Insertar/Referencia/ndice y tablas/Tabla
de contenidos, que crea un nuevo ndice que sustituye al anterior.
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El comando Reemplazar est tambin en el men Edicin y es anlogo a Buscar, con la diferencia de
que permite opcionalmente sustituir el texto encontrado por un texto alternativo. Este comando permite
que el usuario decida cada vez que encuentra el texto buscado, si quiere realizar la sustitucin o no.
Referencias cruzadas
Una referencia cruzada remite al lector a informacin situada en otra parte del documento. Puede
mostrar varios tipos de informacin, incluyendo formatos de ttulos, nmeros de pgina que
correspondan a un texto relativo a una referencia cruzada, notas al pie y notas al final, ttulos y
marcadores de posicin.
Generalmente, las referencias cruzadas contienen dos tipos de texto: el que el usuario escribe para esa
referencia y la informacin relativa que Word insertar. Se pueden incluir varias referencias dentro de
una sola referencia cruzada en el documento.
Para agregar una referencia cruzada, hay que escribir en primer lugar el texto introductorio que precede
a la referencia cruzada (por ejemplo, Vase la pgina....). Con el punto de insercin en el lugar en el
que debe aparecer la referencia cruzada, hay que elegir el comando Insertar/Referencia/Referencia
cruzada
En el cuadro de dilogo al que se accede, en la lista Tipo hay que seleccionar el tipo de elemento al que
hace referencia.
En la lista Insertar referencia a se elige la informacin acerca del elemento al que hacer referencia.
Esta lista vara segn el tipo elegido.
En el cuadro de lista Para qu elemento numerado, hay que seleccionar el elemento especfico al que
hay que hacer referencia. Word 2003 lista todos los elementos del tipo seleccionado que halla en el
documento. Para aadir un enlace en pantalla desde la referencia, al elemento de la referencia cruzada
en el documento, se debe seleccionar Insertar como hipervnculo10.
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Diseo de tablas
La posibilidad ms directa de insertar una tabla en un documento consiste en colocar el cursor en el
lugar en el que deba ser insertada, y activar el comando Insertar Tabla del men Tabla (Fig. 4.2).
Otra alternativa es hacer clic en el botn Insertar Tabla de la barra Estndar. Con este mtodo se abre
una cuadrcula arrastrando sobre la cual puede determinarse el nmero de
filas y columnas que se desea tenga la tabla.
Seleccionando una o ms filas de la tabla, los comandos Tabla/Eliminar
Filas y Tabla/Insertar Filas permiten borrar las filas seleccionadas o
introducir antes de la seleccin tantas nuevas filas, como filas estn
seleccionadas. Estn las mismas funciones pero referidas a celdas, sin
necesidad de que las celdas seleccionadas ocupen una fila o columna
completa. En este caso los comandos Tabla/Eliminar Celdas y
Tabla/Insertar Celdas abren sus respectivos cuadros de dilogo en los que
aparecen nuevas opciones. El comando Tabla/Combinar Celdas, permite
juntar dos o ms celdas de una fila o columna.
Seleccionando una o ms columnas, en el men Tabla se tienen las opciones
Insertar Columnas y Eliminar Columnas, anlogas a las vistas para filas.
Adems con el comando Celda ancho y alto se puede controlar la altura de
las filas y la anchura de las columnas, al mismo tiempo que permite
seleccionar algunas otras caractersticas de cada celda.
Fig. 4.2
Dentro de cada celda de una tabla se aplican los mismos criterios de formato
que afectan a los caracteres y a los prrafos de Word 2003. Para controlar con el mouse la anchura y la
posicin de las columnas de una tabla, se selecciona y se utiliza la Regla. Tambin se pueden modificar
los mrgenes y la alineacin del texto.
Una opcin es la de Convertir Texto en Tabla. Si se tiene una serie de datos en varias lneas separados
por blancos o tabulaciones, se puede formar una tabla con ellos de forma automtica, seleccionndolos
y ejecutando este comando.
La opcin Tabla/Autoformato de tablas da la posibilidad de disear la tabla utilizando formatos
predefinidos de Word 2003.
Un ltimo aspecto interesante de las tablas es el control sobre las lneas de separacin entre sus celdas.
Se pueden dibujar las lneas que se desee y con el grosor ms adecuado. Para ello, hay que seleccionar
las celdas a las que va a afectar el cambio, y elegir el comando Bordes y sombreado del men
Formato. En el cuadro de dilogo resultante, elegir la lengeta Bordes y elegir el tipo de lnea para
cada borde de la tabla.
El proceso resulta ms sencillo al hacer clic en el botn Tablas y Bordes de la barra Estndar,
apareciendo una barra de herramientas llamada Tablas y bordes en donde se encuentras las opciones
para manipular tablas (Fig. 4.3).
Fig. 4.3
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Referencia bibliogrfica
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Referencia bibliogrfica
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www.duiops.net/manuales/word
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