Que es la retencin en la Fuente?

La retencin en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de

recado anticipado de un impuesto.
La retencin en la fuente, lo que hace es recaudar un impuesto en el
momento en que ocurre el hecho generador del mismo.
Los impuestos operan por periodos que pueden ser mensuales,
bimestral, anuales, etc., lo que significa que el estado para poder cobrar
o recaudar un impuesto debe esperar a que transcurra el periodo del
impuesto.
Mediante la figura de la retencin en la fuente, el estado ya no debe
esperar por ejemplo un ao para recaudar el impuesto de renta, sino
que cada mes lo cobra, de esta forma asegura un flujo constante de
recursos.
La retencin en la fuente, es pues una forma de recaudar un impuesto lo
ms pronto posible, sin tener que esperar a que transcurra el periodo del
impuesto.
Por ejemplo, cuando se hace una venta se obtiene un ingreso, y un
ingreso por venta de productos o servicios es una operacin que
conduce a que el contribuyente pueda incrementar su patrimonio, por lo
que es un ingreso que puede estar gravado con el impuesto de renta,
razn por la cual, al momento que el cliente hace el pago, ste debe
retener un valor por concepto de impuesto de renta. Es por eso que si la
venta es de $100 el cliente pagar slo $96,5 pues los otros $3,5 los
retiene como anticipo o pago anticipado del impuesto de renta, as que
al momento de hacer cada venta, el contribuyente va pagando el

impuesto que va generando, de suerte que al finalizar el ao, muy

posiblemente ya haya pagado todo el impuesto que le corresponde por
ese ao, y quizs hasta le sobre generando un saldo a favor.
Como la retencin en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado
de un impuesto, para cada impuesto hay retencin. Hay retencin en la
fuente para el impuesto de renta, el impuesto de IVA, de Timbre y de
industria y comercio.
Otro concepto generalizado equivocado es el de asimilar el trmino
retefuente con retencin en la fuente a ttulo del impuesto de renta, lo
cual no es correcto toda vez que existe retefuente por renta, retefuente
por IVA, retefuente por Ica, etc.
El sujeto pasivo.
El sujeto pasivo en la retencin en la fuente, es la persona natural o
jurdica a la que se le debe practicar retencin.
La retencin en la fuente es aplicada por el agente retenedor, quien es
el que paga, de modo que el sujeto pasivo ser quien recibe el pago, el
vendedor del producto o prestador del servicio, quien es el que realiza la
actividad gravada con el impuesto que se pretende recaudar
anticipadamente mediante el mecanismo de retencin en la fuente.
As pues, el sujeto pasivo en la retencin en la fuente, es aquella
persona sobre la que recae la obligacin de pagar un impuesto, y en
razn a ello es retenida en la fuente de la generacin del ingreso sujeto
a dicho impuesto.
Por ejemplo, el hecho de vender mercancas es un hecho que genera
ingresos susceptibles de ser gravados con el impuesto de renta o de
industria y comercio, de modo que la fuente de esos impuestos es la
venta de una mercanca, por lo que mediante el mecanismo de
retencin, esos impuestos se recaudan desde la misma fuente, que es la
causacin del ingreso generado por la persona que vende la mercanca,
y por tanto es esa persona que acta como sujeto pasivo tanto del
impuesto como de la retencin en la fuente que lo recauda
anticipadamente.
Certificado de Retencin en la Fuente.

El Consejo de estado ha considerado que el agente retenedor slo

tendr que expedir el certificado si el sujeto pasivo lo solicita, no
obstante, para la fecha lmite fijada por el gobierno nacional para la
expedicin de los certificados, el agente de retencin debe tener la
informacin necesaria disponible, pues de lo contrario se entender
extempornea la expedicin:
Si los sujetos de retencin solicitan tardamente la entrega de los
certificados, la expedicin de los mismos es oportuna, siempre que la
informacin se encuentre oportunamente almacenada y a disposicin de
los interesados, pues, la obligacin de expedir oportunamente los
certificados de retencin en la fuente por conceptos distintos a los
laborales, no implica la de entregar los certificados. Ello, porque los
retenedores slo estn obligados por ley a expedir los certificados en
mencin (artculos 379, 381 y 667 del Estatuto Tributario), por lo que la
entrega de los documentos slo procede cuando los sujetos de retencin
lo solicitan.
De otra parte, tambin ser extempornea la expedicin de los
certificados si, a pesar de estar almacenada con antelacin la
informacin, se pone tardamente a disposicin de los sujetos de
retencin, esto es, despus de vencido el plazo para su expedicin
[Sentencia del 30 de octubre de 2008, expediente 15762]
Queda claro entonces que si el sujeto retenido no solicita el certificado
de retencin el agente de retencin no tiene obligacin de expedirlo,
pero s est obligado a tener disponible dentro de la fecha lmite fijada
por el gobierno la informacin pertinente sobre las retenciones
practicadas.
As las cosas, si un sujeto pasivo al que no se le expidi el certificado lo
solicita un mes despus de vencido el plazo fijado por el gobierno a los
agentes de retencin para expedir certificados, el agente de retencin
podr expedirlo con esa fecha extempornea sin que incurra en una hecho
sancionable, siempre que demuestra haber tenido lista la informacin dentro de la
oportunidad legal fijada por el reglamento.
Una de las preocupaciones de quienes tienen que declarar, es la
recoleccin de los certificados de las retenciones que les hayan
practicado, certificados que muchas veces no es posible conseguir.

Qu se puede hacer si por alguna razn no se cuenta con el certificado

de unas retenciones que le fueron practicadas?
En principio y segn el artculo 374 del estatuto tributario, slo se
pueden declarar las retenciones que estn respaldas por su respectivo
certificado:
En la liquidacin oficial se deben acreditar los valores retenidos. El
impuesto retenido ser acreditado a cada contribuyente en la liquidacin
oficial del impuesto sobre la renta y complementarios del
correspondiente ao gravable, con base en el certificado que le haya
expedido el retenedor.
Pero la ley, considerando que existen casos en los que por causa ajenas
al contribuyente no es posible contar con dicho certificado, permite que
dicho certificado sea sustituido por la factura en la que conste el
concepto y por supuesto el valor retenido.
As lo dispone el pargrafo 1 del artculo 381 del estatuto tributario:
Las personas o entidades sometidas a retencin en la fuente podrn
sustituir los certificados a que se refiere el presente artculo, cuando
stos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia
autntica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y
cuando en l aparezcan identificados los conceptos antes sealados.
Esto slo aplica para los certificados de retenciones diferentes a la
retencin por ingresos laborales, de suerte que si a un asalariado le han
practicado retencin por salarios y no le expiden el certificado, no podr
imputar las retenciones en la declaracin de renta.
No sobra recordar que los agentes de retencin que no expidan los
certificados, se exponen a la sancin contemplada por el artculo 667 del
estatuto tributario.