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ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS DEL REA DE MANTENIMIENTO DE

LOS LABORATORIOS DE LAS FACULTADES DE CIENCIAS NATURALES Y


CIENCIAS DE LA SALUD DE LA UNIVERSIDAD ICESI

ANDRS MAURICIO TAFURT LPEZ

UNIVERSIDAD ICESI
FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2012

ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS DEL REA DE MANTENIMIENTO DE


LOS LABORATORIOS DE LAS FACULTADES DE CIENCIAS NATURALES Y
CIENCIAS DE LA SALUD DE LA UNIVERSIDAD ICESI

ANDRS MAURICIO TAFURT LPEZ

Proyecto de grado para optar al ttulo


de Ingeniero Industrial

Anglica Mara Borja


Ingeniera Industrial

UNIVERSIDAD ICESI
FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2012

Aprobado por el comit de trabajos de grado


en cumplimiento de los requisitos exigidos
por la Universidad ICESI para otorgar el ttulo
de Ingeniero Industrial.

____________________________________
Presidente del Jurado

____________________________________
Jurado

____________________________________
Jurado

Santiago de Cali, Noviembre 23 de 2012

AGRADECIMIENTOS

El autor expresa sus agradecimientos a:


-

Anglica Mara Borja. Tutora temtica y Coordinadora Programa de Gestin


Salud, Seguridad y Ambiente. Universidad Icesi

Jairo Guerrero Tutor Metodolgico. Universidad Icesi

Ral Andrs Solarte - Coordinador de Mantenimiento. Universidad Icesi

Mauricio Delgado Auxiliar de mantenimiento en laboratorios. Universidad Icesi

Henry Calero Coordinador de Compras y Suministros. Universidad Icesi

Carlos G. Chaparro Director Administrativo. Universidad Icesi

Todas aquellas personas que de una u otra forma contribuyeron al desarrollo del
proyecto.

CONTENIDO
pg.
INTRODUCCIN ..................................................................................................... 1
1. ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS DEL REA DE MANTENIMIENTO
DE LOS LABORATORIOS DE LAS FACULTADES DE CIENCIAS NATURALES Y
CIENCIAS DE LA SALUD DE LA UNIVERSIDAD ICESI ......................................... 2
1.1. PROBLEMA ...................................................................................................... 2
1.2. JUSTIFICACIN ............................................................................................... 2
1.3. DELIMITACIN ................................................................................................ 3
2. OBJETIVOS ......................................................................................................... 4
2.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 4
2.2. OBJETIVO DEL PROYECTO ........................................................................... 4
2.3. OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................. 4
3. MARCO DE REFERENCIA.................................................................................. 5
3.1. ANTECEDENTES ............................................................................................. 5
3.2. MARCO TERICO ........................................................................................... 5
3.2.1. Mantenimiento ............................................................................................... 5
3.2.2. Procesos... ..................................................................................................... 6
3.2.3. Gestin del mantenimiento ............................................................................ 7
3.2.4. Mejoramiento continuo ................................................................................... 9
3.2.5. Anlisis de criticidad cuantitativo ................................................................. 10
3.2.6. Anlisis de fallas y efectos ........................................................................... 11
3.2.7. Norma ISO 9000 .......................................................................................... 12
3.3. APORTE CRTICO ......................................................................................... 13
4. ESTRATEGIA METODOLGICA DEL TRABAJO............................................. 14
4.1. METODOLOGA DEL PROYECTO ................................................................ 14
4.2. MATRIZ DE MARCO LGICO ....................................................................... 15
5. DESARROLLO DEL PROYECTO ..................................................................... 16
5.1. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL ................................................ 16

5.1.1. Contextualizacin del proyecto .................................................................... 16


5.1.1.1. Descripcin del funcionamiento actual del rea de mantenimiento de
laboratorios de la Universidad Icesi ....................................................................... 16
5.1.1.2. Inventario de equipos ................................................................................ 17
5.1.2. Anlisis de criticidad .................................................................................... 19
5.2. PLAN DE ACCIN .......................................................................................... 23
5.2.1. Propuesta para la estandarizacin de los procesos en el rea de
mantenimiento de laboratorios ............................................................................... 23
5.2.1.1. Mantenimiento correctivo .......................................................................... 24
5.2.1.2. Mantenimiento preventivo ......................................................................... 33
5.2.1.3. Adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos ....................... 38
5.2.2. Formatos propuestos ................................................................................... 48
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 49
6.1. CONCLUSIONES ........................................................................................... 49
6.2. RECOMENDACIONES ................................................................................... 50
BIBLIOGRAFA ...................................................................................................... 51
ANEXOS ................................................................................................................ 52
Anexo A. Formato de solicitud de compra de equipos ........................................... 52
Anexo B. Ficha tcnica de equipo.......................................................................... 53
Anexo C: Formato de pedido para prcticas de laboratorio ................................... 54
Anexo D: Formato de autorizacin de ingreso ....................................................... 55
Anexo E: Cotizacin de mantenimiento preventivo ................................................ 56
Anexo F: Orden de compra de mantenimiento preventivo ..................................... 57
Anexo G: Carta de garanta de equipo .................................................................. 59
Anexo H: Acta de capacitacin .............................................................................. 60
Anexo I: Reporte de servicio de mantenimiento correctivo .................................... 61
Anexo J: Acta de entrega de equipo de laboratorio ............................................... 62
Anexo K: Reporte de instalacin de equipo ........................................................... 63
Anexo L: Procedimiento del Sistema de Gestin de Solicitudes (S.G.S.) .............. 64
Anexo M: Ficha de uso de equipo.......................................................................... 68

Anexo N: Acta de reunin 1 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ...... 69


Anexo O: Acta de reunin 2 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ..... 70
Anexo P: Acta de reunin 3 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ..... 71
Anexo Q: Carta de proveedor para indicar falla de equipos .................................. 72
Anexo R: Acta de reunin 4 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ..... 73
Anexo S: Acta de reunin con el coordinador de compras .................................... 74
Anexo T: Acta de reunin 5 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ....... 75
Anexo U: Acta de reunin 6 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ...... 76
Anexo V: Acta de reunin con el director administrativo y financiero ..................... 77

LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Proceso que se realiza en el rea de mantenimiento ............................... 3
Figura 2. Evolucin del mantenimiento .................................................................... 6
Figura 3. Proceso de gestin del mantenimiento ..................................................... 8
Figura 4. Control de procesos segn la norma ISO 9001:2008 ............................. 12
Figura 5. Grfico de criticidad ................................................................................ 22
Figura 6. Diagrama del mantenimiento correctivo .................................................. 25
Figura 7. Diagrama del mantenimiento preventivo................................................. 34
Figura 8. Diagrama de la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos
........................................................................................................................... 39
Figura 9. Manual para la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de un
nuevo equipo ...................................................................................................... 45

LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla1. Ciclo Deming aplicado a mantenimiento ..................................................... 9
Tabla 2. Matriz de marco lgico ............................................................................. 15
Tabla 3. Equipos de soporte de los laboratorios del edificio L ............................... 18
Tabla 4. Criterios para criticidad en laboratorios de la U. Icesi .............................. 19
Tabla 5. Cuantificacin de variables en equipos de soporte .................................. 21
Tabla 6. Anlisis de criticidad cuantitativo de los equipos de soporte .................... 22
Tabla 7. Entradas y salidas en el mantenimiento correctivo .................................. 24
Tabla 8. Actividades del proceso de mantenimiento correctivo ............................. 26
Tabla 9. Historial de mantenimientos correctivos en el ao 2012 .......................... 29
Tabla 10. Entradas y salidas en el mantenimiento preventivo ............................... 33
Tabla 11. Actividades del proceso de mantenimiento preventivo .......................... 35
Tabla 12. Programacin de mantenimientos preventivos para el ao 2012 .......... 38
Tabla 13. Entradas y salidas en la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso
de equipos .......................................................................................................... 39
Tabla 14. Actividades del proceso de adquisicin, instalacin y capacitacin en
uso de equipos ................................................................................................... 41

INTRODUCCIN

El tema que abarca este proyecto es de gran importancia para la Universidad Icesi
ya que ste posibilita la ocurrencia de las prcticas de laboratorio de las facultades
de Ciencias Naturales y Ciencias de la Salud, concentrndose en sus equipos
como soporte vital, por lo cual se vela por su continuo y correcto funcionamiento.
Al ser aplicativo, este proyecto cont con fuentes primarias para el levantamiento
de informacin del sistema estudiado. Se realiz desde la observacin de todos
los equipos de soporte y sus actividades de mantenimiento, hasta entrevistas con
los responsables de los procesos.
Dicha informacin sustenta la problemtica, que se centra en la falta de
planeacin y programacin en el rea de mantenimiento de equipos de laboratorio,
especficamente en las actividades de mantenimiento preventivo, correctivo,
compra e instalacin de equipos.
Para la prestacin adecuada del servicio en el desarrollo de las prcticas de
laboratorio, se analiza el proceso de manera detallada para llevar un control del
estado, requerimientos, posibles fallas, entre otros, que puedan presentar los
dispositivos existentes en el edificio L de la Universidad Icesi.
Este anlisis contribuye a la mejora de los procesos del rea de mantenimiento de
los equipos de laboratorio, a travs de la aplicacin de una metodologa de
aseguramiento de la calidad para el desarrollo de los procedimientos, empleando
mtodos de estandarizacin para los mantenimientos correctivos y preventivos y
para la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos, que permiten
identificar la labor de cada una de las reas que participan en el funcionamiento
continuo de los equipos de laboratorio.
Se establece como prioridad organizar las actividades del rea para lograr un
mejor desempeo de los procesos y al mismo tiempo fortalecer la integracin de
las reas de la universidad para el control y evaluacin del funcionamiento de la
planta fsica, especficamente de los equipos utilizados en el edificio de
laboratorios, ya que se considera de gran importancia la organizacin de las
actividades para que sea posible prestar un mejor servicio, aumentando la vida til
de los equipos y al mismo tiempo disminuyendo el tiempo y recursos invertidos en
el desarrollo de las tareas.

1. ESTANDARIZACIN
DE
LOS
PROCESOS
DEL
REA
DE
MANTENIMIENTO DE LOS LABORATORIOS DE LAS FACULTADES DE
CIENCIAS NATURALES Y CIENCIAS DE LA SALUD DE LA UNIVERSIDAD
ICESI

1.1.

PROBLEMA

Para ilustrar el problema de manera correcta es importante definir qu se


considera como equipo de soporte, entindase por aquellos que prestan los
servicios de preparacin de materiales para las prcticas de laboratorio, son de
baja o nula portabilidad y se encuentran fijos en el rea donde se les da uso. Entre
ellos estn autoclaves, neveras, cabinas de extraccin de humo, etc.
Bsicamente el problema se centra en la falta de planeacin y programacin en el
rea de mantenimiento de equipos de laboratorio, especficamente en las
actividades de mantenimiento preventivo, correctivo, uso, compra e instalacin de
equipos.
Esta problemtica se debe fundamentalmente a dos situaciones especficas, por
una parte se encuentra la informalidad de las solicitudes de mantenimiento
(preventivo y correctivo). Y por otro lado, la inexistencia de un procedimiento para
la compra de equipos que defina todos los parmetros que se deben tener en
cuenta a la llegada del equipo, tales como instalacin, capacitacin, garanta y
uso.

1.2.

JUSTIFICACIN

Para el uso correcto de los equipos y la prestacin adecuada del servicio en el


desarrollo de las prcticas de laboratorio, se hace necesario analizar el proceso
que se realiza en el rea de mantenimiento de manera detallada para, adems del
conocimiento de la criticidad de los equipos, llevar un control del estado, del uso,
de los requerimientos (repuestos, herramientas, etc.), posibles fallas, entre otros,
que puedan presentar los dispositivos macro presentes en el edificio L de la
universidad Icesi.
Este anlisis tuvo como resultado la estandarizacin del proceso dentro del rea,
lo cual lleva a organizar las actividades y lograr un mejor desempeo del proceso.
Con esta estandarizacin se busca fortalecer la integracin total de la universidad
para el control y evaluacin del funcionamiento de la planta fsica, especficamente
de los equipos utilizados en el edificio de laboratorios, ya que para la universidad
es muy importante organizar sus actividades para prestar un mejor servicio,
manteniendo o aumentando la vida til de los equipos y al mismo tiempo
disminuyendo el tiempo y recursos invertidos en el desarrollo de sus tareas.
2

1.3.

DELIMITACIN

El proyecto est orientado a la organizacin del rea de mantenimiento de equipos


de laboratorio y de manera ms detallada al control de los equipos de soporte para
las actividades de docencia e investigacin de las facultades de Ciencias
Naturales y Ciencias de la Salud.
Inicialmente se efectu el reconocimiento de los equipos de soporte de las
actividades desarrolladas en los laboratorios, posteriormente se lleg a la
estandarizacin del proceso del rea de mantenimiento correspondiente a los
equipos macro y se culmin con la presentacin de una propuesta de mejora para
la adquisicin e instalacin de los equipos. Dicho proceso comprende la
instalacin de los equipos, capacitacin en uso de los mismos, el alistamiento de
ellos y los mantenimientos programados y correctivos.

Figura 1. Proceso que se realiza en el rea de mantenimiento

ENTRADA
S

Fuente: Autor.

Instalacin de Equipos
Capacitacin en Uso
Alistamiento de Equipos
Mantenimiento Programado
Mantenimiento Correctivo

RECURSO
S

SALIDAS

CLIENTE
INTERNO

PROVEEDOR

PROCESO

2. OBJETIVOS

2.1.

OBJETIVO GENERAL

Contribuir a la mejora de los procesos de mantenimiento de los equipos de la


planta fsica de la Universidad Icesi.

2.2.

OBJETIVO DEL PROYECTO

Estandarizar los procesos que se realizan en el rea de mantenimiento para los


equipos electrnicos que dan soporte a las prcticas desarrolladas en los
laboratorios de las Facultades de Ciencias Naturales y de Salud.
2.3.

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Definir los equipos de soporte a travs del anlisis de criticidad para los
mismos.
2. Estandarizar el proceso que permite desarrollar el mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos de soporte.
3. Presentar una propuesta de implementacin del proceso estandarizado que
incluya los criterios de adquisicin de los equipos, elaborando un manual para
el rea de mantenimiento.

3. MARCO DE REFERENCIA

3.1.

ANTECEDENTES

3.1.1. Gestin de calidad en mantenimiento


Gestin de calidad en mantenimiento es un trabajo de fin de curso para mster en
ingeniera y gestin del mantenimiento, elaborado por Carlos Prieto Garca en la
Universidad de Sevilla en el ao 2010. Se ilustra la metodologa que implica
alcanzar una gestin integral de mantenimiento, donde se muestran todos los
componentes del sistema, los modelos existentes de gestin y las herramientas
que guan un proceso de mejora en el rea de mantenimiento.

3.1.2. Estandarizacin del proceso de mantenimiento de la planta hdrica de


la Universidad Icesi
Estandarizacin del proceso de mantenimiento de la planta hdrica de la
Universidad Icesi es un trabajo de proyecto de grado para ingeniera industrial,
elaborado por Juan Arboleda y Juan ngel en el ao 2010. Se busca estandarizar
el mantenimiento preventivo de los equipos de la planta hdrica a travs de un
modelo de gestin basado en confiabilidad, donde se ilustran los componentes del
sistema y se identifican los elementos crticos. Con base en estos y el estudio
desarrollado, se despliega el esquema para el proceso que mejorar la efectividad
del rea de mantenimiento de planta hdrica.

3.2.

MARCO TERICO

3.2.1. Mantenimiento
Definicin: Es el conjunto de tcnicas destinadas a mantener instalaciones y/o
equipos en funcionamiento al mximo rendimiento y tiempo posibles.
Actualmente se conocen cinco tipos de mantenimiento, diferenciados por las
tareas y/o actividades vinculadas a su desarrollo. Estos son:

Mantenimiento Correctivo
Mantenimiento Preventivo
Mantenimiento Predictivo
Mantenimiento Cero Horas
Mantenimiento en Uso

As como por las caractersticas de su logstica se puede identificar la ubicacin de


la empresa (mover y guardar, planear y comprar, suply chain, suply web), el
mantenimiento tambin presenta diversos niveles de evolucin donde la empresa
puede ser ubicada. Existen: mantenimiento por estado que se caracteriza por su
ocurrencia dependiendo del estado actual de los equipos (correctivo y preventivo),
mantenimiento por condicin que vincula adems seguimiento y control de los
equipos (predictivo), modelos y herramientas aplicados al mantenimiento el cual
implica tambin el uso de elementos estratgicos para incrementar la efectividad
del proceso(cero horas y en uso) y gestin integral del mantenimiento que asegura
la calidad y garantiza el constante funcionamiento de las instalaciones bajo altos
ndices de efectividad.
Actualmente el rea de mantenimiento de los equipos elctricos de los laboratorios
se encuentra ubicada en un mantenimiento por estado y al desarrollar el proyecto
se pretende establecer modelos y herramientas aplicados al mantenimiento para
el incremento de su efectividad.
Figura 2. Evolucin del mantenimiento

Fuente: PRIETO GARCA, Carlos. Trabajo gestin de calidad en mantenimiento.


Universidad de Sevilla. 2010.

3.2.2. Procesos
Para estandarizar un proceso es necesario saber qu tipo de proceso ser objeto
de estudio, por lo cual es indispensable enmarcar el rea de trabajo y sus tareas
en un determinado perfil.

Existen cuatro tipos de procesos aplicados en cualquier empresa, los cuales son:

Procesos Estratgicos
Procesos Operativos
Procesos de Soporte
Procesos de Gestin

En el rea de mantenimiento identificamos procesos de soporte ya que sus


actividades se desarrollan en pro del correcto funcionamiento de las instalaciones
del edificio L. Adems, es orientado a servicio al cliente interno y sirve de apoyo a
los procesos operativos de la universidad Icesi (clases).
Por otro lado se desarrollaran procesos de gestin para lograr la estandarizacin
meta, ya que estos comprenden las herramientas que permiten cumplir de manera
eficaz y eficiente las actividades efectuadas en el rea de mantenimiento,
proporcionando directrices y estrategias de acuerdo a lo que se busca alcanzar
(estandarizacin).

3.2.3. Gestin del mantenimiento


Al hablar de estandarizacin es necesario involucrar dos componentes, uno es el
tcnico de aplicacin de herramientas y el segundo es el de gestin. Actualmente
existen muchos modelos de gestin para la calidad y es por ello que a lo largo del
desarrollo del proyecto me apoyar en diversos modelos para identificar los pasos
a seguir en el proceso de estandarizacin.
La meta para el proyecto es identificar cada uno de los componentes de la gestin
del mantenimiento en el rea de laboratorios, saber cules se encuentran en la
actualidad y cules debemos establecer para encaminarnos hacia la gestin
integral de mantenimiento.
Dentro de la gestin del mantenimiento, se encuentran cuatro elementos a gran
escala de los cuales surgen nuevos componentes que enmarcan todo el proceso
de mantenimiento:

Inventario Instalaciones: Se identifican los elementos que componen todo el


departamento al que se la va hacer el mantenimiento, adems de las
herramientas y equipo necesario para realizarlo. Encontramos dos pasos
fundamentales:
Identificacin y codificacin de elementos: no solo objeto de
mantenimiento sino tambin implementos para desarrollarlo.

Recepcin de instalaciones: distribucin de planta e instalaciones para


el eficiente uso y mantenimiento de maquinaria.

Planificacin del mantenimiento: Es todo lo relacionado a la programacin


del mantenimiento donde se tiene en cuenta la disponibilidad de tiempo y
espacio, el tiempo muerto de la mquina durante el mantenimiento, etc.

Mantenimiento: Es donde se identifica el tipo de mantenimiento pertinente


para la maquinaria dependiendo de su funcionamiento y condiciones, se
establece preventivo, predictivo, correctivo y/o reglamentario. Hacen parte del
proceso actividades como:
Recepcin de productos: estudio de la trazabilidad del producto objeto
de mantenimiento.
Deteccin de anomalas: anlisis de resultados de mantenimiento
orientado a deteccin de problemas o comportamientos inadecuados.
Informes de mantenimiento: entrega detallada de informacin
correspondiente al procedimiento efectuado.
Tratamiento de datos: archivar y procesar datos, los cuales son objeto
de estudio, para establecer posibles mejoras en el proceso (es usual el
establecimiento de indicadores).

Planeacin Estratgica: Al tener claras todas las herramientas que brindan


los puntos anteriores, se identifican fortalezas y debilidades del proceso de
mantenimiento para lograr mayor efectividad en la compaa de la cual sta
rea hace parte. Todo esto se logra a travs del desarrollo de planes de
fortalecimiento para cada una de las tareas desempeadas.

Figura 3. Proceso de gestin del mantenimiento

Fuente: PRIETO GARCA, Carlos. Trabajo gestin de calidad en mantenimiento.


Universidad de Sevilla. 2010.

3.2.4. Mejoramiento continuo


La implementacin de mejoramiento continuo involucra la correccin de errores
actuales y la revisin de todo el sistema de tal forma que los errores no se vuelvan
a presentar. Adems, envuelve un conjunto de actividades de planeacin,
ejecucin, evaluacin y mejora que enfocan al proceso a ser cada vez ms
completo.
El ciclo Deming o P.D.C.A. (Planning, Do, Check and Act) nos ilustra el modus
operandi para lograr mayor efectividad en un proceso, es una mirada estratgica a
la manera de proceder con los elementos que emergen de toda actividad. Este
modelo de aseguramiento de la calidad es el que actualmente utiliza la universidad
Icesi como poltica, lo que impulsa a tenerlo en cuenta en el desarrollo del
proyecto.

Tabla1. Ciclo Deming aplicado a mantenimiento

Fuente: PRIETO GARCA, Carlos. Trabajo gestin de calidad en mantenimiento.


Universidad de Sevilla. 2010.

Aplicado al mantenimiento, ste ciclo se puede ilustrar de la siguiente manera:

Planeacin: Es la mirada al futuro donde se expresan las intenciones que se


tienen con el proceso. Involucra estrategia, tiempo y espacio.
9

Ejecucin: Incluye las actividades que se desarrollan en el rea de


mantenimiento incluyendo los resultados cualitativos de dichas actividades.

Evaluacin: Es la revisin completa del proceso en busca de errores o


anomalas a partir de la informacin cualitativa recogida.

Mejora: Es la consecuencia de la deteccin de problemas que encarrila a la


compaa en el mejoramiento continuo de sus procesos.

3.2.5. Anlisis de criticidad cuantitativo


El anlisis de la criticidad de los equipos de una empresa nos sirve para poder
jerarquizar, por importancia, los elementos (sistemas) sobre los cuales vale la
pena dirigir recursos (humanos, econmicos y tecnolgicos). Adems ayuda a
identificar eventos potenciales indeseados, en el contexto de la confiabilidad
operacional.
Aspectos Principales
Para poder realizar un correcto anlisis, es necesario comenzar por hacerse la
pregunta: A qu nivel del conjunto (equipo, planta, componente, etc.) debera ser
incluido el anlisis? Y para responder esta pregunta, a ms de definir como se
identifican los componentes y sistemas crticos, tambin se definir varios
conceptos necesarios para una mejor concepcin del tema y se mostrar cules
son las estructuras tpicas en la empresa.
Componente: es una unidad o conjunto de unidades cuya confiabilidad se estudia
independientemente de la de sus partes. En general, cuando un componente se
cambia y no se remplaza.
Sistema: podemos definir un sistema como un conjunto de componentes
relacionados entre s.
Subsistema: es una parte del sistema, este puede estudiarse por separado y
considerarse como un sistema.
Criterios para determinar la criticidad de equipos
Los criterios que van a ser expuestos a continuacin estn sujetos a dos factores
muy importantes, la frecuencia del fallo y la consecuencia de su aparicin.

Seguridad: Efecto del fallo sobre personas y entorno.


Calidad: Efecto del fallo sobre la calidad del producto.

10

Operaciones: Efecto del fallo sobre la produccin.


Mantenimiento: Tiempo y costo de la reparacin1.

3.2.6. Anlisis de fallas y efectos


Dentro del proceso de estandarizacin es fundamental emplear un mtodo para la
deteccin de fallas y valoracin del riesgo que se incurre en cada actividad. Por
esto, decid aplicar el mtodo FMEA (failure modes and effects analysis) ya que
posibilita un mayor detalle en el anlisis de riesgos y permite su aplicacin en una
mayor diversidad de entornos industriales, determinando las consecuencias de las
fallas en cada uno de los componentes del proceso de mantenimiento. Con este
mtodo se puede evaluar maquinaria, equipos y sistemas.
El primer paso es identificar el estado actual y el historial del equipo, donde se
requiere la siguiente informacin:

tem analizado
Funcin
Fallas
Efecto de las fallas
Causa de las fallas
Controles previos
Acciones desplegadas
Otros

Despus de tener la informacin recolectada el siguiente paso es el anlisis de los


riesgos asociados al sistema, el cual comprende:

Modo de falla potencial


Consecuencias de falla: efecto sobre otros componentes y sobre todo el
sistema
Clase de riesgo: alto, moderado, bajo
Probabilidad de falla
Mtodos de deteccin de la falla
Elementos compensadores de la falla

Finalmente, se estudia la informacin recolectada y se desarrollan planes de


accin para afrontar las fallas a la hora de su aparicin. Esta es una forma
1

PESTEZ HUERTA, Alvaro Eduardo. 2007.Elaboracion de un Plan de


Mantenimiento Predictivo y Preventivo en Funcion de la Criticidad de los
Equipos del Proceso Productivo de una Empresa Empacadora de Camaron.
Guayaquil : s.n., 2007. Pgs. 60-65.
11

eficiente de analizar el mantenimiento correctivo, donde se identifica el error y se


planea la intervencin sobre el equipo antes de que se presenten averas para
lograr acciones preventivas en lugar de correctivas.

3.2.7. Norma ISO 9000


La norma ISO 9000 se tiene en cuenta ya que esta nos gua con tres aspectos
fundamentales:

Un idioma universal a travs del cual todas las compaas se entienden bajo
un mismo conjunto de conceptos.
Establece un sistema de gestin de reconocimiento mundial, lo que ha
permitido mayor facilidad en la creacin de relaciones comerciales
internacionales bajo los criterios de la norma.
Garantiza un sistema de informacin comn ya que requiere ciertos
parmetros para la creacin de relaciones organizacionales.

La estructura fundamental de reconocimiento internacional en la norma es el


establecimiento de un sistema de gestin basado en procesos, lo que permite un
diseo de procesos similar en todas las organizaciones que se cobijan bajo ISO
9000.
Figura 4. Control de procesos segn la norma ISO 9001:2008

Fuente: PRIETO GARCA, Carlos. Trabajo gestin de calidad en mantenimiento.


Universidad de Sevilla. 2010.

12

Los captulos de principal apoyo para el proyecto son el sexto y octavo, entendidos
como gestin de los recursos y medicin, anlisis y mejora respectivamente. En
el captulo seis se establecen las necesidades de recursos (tcnicos, humanos,
etc.) para la implementacin de la norma y tambin los requisitos para la
comunicacin a lo largo del proceso de ejecucin. Por otra parte, en el captulo
ocho se desarrollan los procedimientos que garantizarn la eficacia del proceso a
nivel interno y externo, identificando el plan de deteccin de problemas y las
acciones a tomar para prevenir y corregir errores.

3.3.

APORTE CRTICO

Como resultado de esta investigacin se estandariz el proceso del rea de


mantenimiento tomando como base un modelo de gestin para el mantenimiento
que permite, a travs de la aplicacin genrica del esquema de mejoramiento
continuo y siguiendo los lineamientos de la poltica de calidad de la universidad
Icesi, el uso de elementos estratgicos para incrementar la efectividad del
proceso.
Por una parte se direccionaron las actividades de mantenimiento exclusivamente a
la planeacin y control del funcionamiento de los equipos de soporte,
estableciendo prioridades y lmites al personal para garantizar un buen
seguimiento y como consecuencia de esto, un mayor aprovechamiento de los
recursos.
Por otra parte se lleg a la documentacin de todos los equipos de soporte, al
punto de conocer su estado actual, histricos de mantenimiento, requerimientos
para mantenimiento, periodicidad del mantenimiento, vigencia de garanta
(algunos equipos an se encuentran en garanta post venta), posible extensin de
garanta y la vigencia, renovacin e inicio de contratos de mantenimiento; todo
esto para asegurar la calidad del servicio prestado por los equipos.

13

4. ESTRATEGIA METODOLGICA DEL TRABAJO

4.1.

METODOLOGA DEL PROYECTO

Para alcanzar los objetivos especficos estipulados, fue necesario plantear una
metodologa para el desarrollo de las tareas que dieron cuerpo al proyecto.
La primera etapa en este camino fue la creacin del marco de referencia el cual
considero el soporte del proyecto. Para la creacin de dicho marco, desarroll una
investigacin y bsqueda bibliogrfica con el fin de hallar antecedentes y trabajos
relacionados con el tema.
Para conocer la situacin actual y formar el inventario de equipos que hacen parte
de los procesos desarrollados en los laboratorios de la Universidad, tuve una serie
de reuniones y visitas de campo con los encargados de estas reas. El propsito
de estas entrevistas es conocer a fondo los procesos, para poder establecer qu
equipos se consideran crticos y dan soporte a las actividades del edificio L.
La tercera etapa de la metodologa fue definir y aplicar el mtodo de anlisis de
criticidad para la gestin del mantenimiento de los equipos de soporte. Para
lograrlo fue necesario recopilar los mtodos de anlisis de criticidad y modelos de
gestin investigados con anterioridad e identificar bajo qu estructura se hace la
estandarizacin del proceso.
Despus de haber realizado el anlisis de criticidad para los equipos y haber
determinado los ms crticos, defin los procedimientos por medio de diagramas de
flujo. Tambin document los equipos involucrados en el proceso para crear un
historial y de esta manera hacerles seguimiento paso a paso desde su compra,
involucrando adquisicin, uso, mantenimiento preventivo y mantenimiento
correctivo.
El ltimo paso que hice, fue documentar la propuesta de implementacin para el
proceso estandarizado (en forma de gua), lo que implica la redaccin de las
nuevas propuestas de trabajo y las nuevas polticas que se implementaran (que
incluye adquisicin e instalacin de equipos), con la previa aprobacin de los
mtodos por parte de la oficina de servicios generales.

14

4.2.

MATRIZ DE MARCO LGICO

Tabla 2. Matriz de marco lgico


Indicadores
Enunciado del Objetivo

Objetivo
General

Contribuir a la mejora de los procesos


desarrollados por la universidad Icesi, para
el manejo de los elementos del edificio L.

Objetivo
del
Proyecto

Estandarizar el proceso que se realiza en el


rea de mantenimiento para los equipos
electrnicos que dan soporte a las prcticas
desarrolladas en los laboratorios.

Objetivo
Definir los equipos de soporte a travs del
Especfico 1
anlisis de criticidad para los mismos.

Frmula de Clculo

Medios de
Verificacin

Supuestos

Tiempo usado
(%)

Reunin con ingeniero

Tiempo usado
(%)

Presencia del
tutor

Disponibilidad de
tiempo por parte
del ingeniero Raul

Renin con personal de mantenimiento.

Tiempo usado
(%)

Correos de
respuesta

Disponibilidad de
tiempo por parte
de Mauricio
Delgado

Inventario de equipos.

Equipos en
inventario (%)

Documentacin
de equipos

Equipos en uso
(clases)

Registro de actividades.

Tiempo usado
(%)

Tabla de
registro de
actividades

Disponibilidad de
tiempo por parte
de Mauricio
Delgado

Verificacin medios de control.

Tiempo usado
(%)

Verificacin del
tutor

Estandarizar el proceso que permite


Tiempo usado
desarrollar el mantenimiento preventivo y
(%)
correctivo de los equipos de soporte.
Recopilacin de informacin relacionada con Tiempo usado
los mantenimientos.
(%)

Verificacin del
tutor

Diseo de diagramas de flujo

Tiempo usado
(%)

Verificacin del
tutor

Aceptacin de diagramas por parte del rea.

Diagramas
aceptados (%)

Verificacin del
tutor

Disponibilidad de
tiempo por parte
del ingeniero Raul

Acceso a la
informacin

Actividades

Objetivo
Especfico 2

Enunciado
(dimensin /
mbito de
control)

Actividades

Presentar una propuesta de implementacin


del proceso estandarizado que incluya los
Objetivo
Tiempo usado
criterios de adquisicin de los equipos,
Especfico 3
(%)
elaborando un manual para el rea de
mantenimiento.

Actividades

Documentar los procesos de compra y


llegada de equipos.

Tiempo usado
(%)

Verificacin del
tutor

Redactar el manual para los proceso de


mantenimiento que incluya la correcta
adquisicin e instalacin de equipos.

Tiempo usado
(%)

Verificacin del
tutor

Fuente: Autor
15

5. DESARROLLO DEL PROYECTO

5.1.

DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL

5.1.1. Contextualizacin del proyecto


Al inicio del desarrollo del proyecto, lo primero que se hizo fue una reunin con el
coordinador de servicios generales y planta fsica de la Universidad el Ingeniero
Ral Andrs Solarte, quin es la persona encargada de coordinar todas las
labores de mantenimiento que se realizan en la institucin para explicar el
funcionamiento y la organizacin de las tareas que se llevan a cabo en este rea.
Como coordinador de servicios generales y planta fsica, el Ingeniero, plante los
intereses y las necesidades que tiene la Universidad actualmente de estandarizar
los procesos de mantenimiento correctivo y preventivo, con el fin de tener un
sistema de mantenimiento organizado, el cual contribuya a la reduccin de fallas
operacionales en el sistema.

5.1.1.1.

Descripcin del funcionamiento actual del rea de mantenimiento


de laboratorios de la Universidad Icesi

El funcionamiento de los laboratorios del edificio L de la Universidad Icesi es de


relativa novedad, el rea de mantenimiento de estos laboratorios se encuentra en
proceso de organizacin y para consolidarse como grupo de apoyo a las
actividades de docencia e investigacin de las facultades de ciencias naturales y
ciencias de la salud, es necesaria la documentacin de sus actividades y el
alcance de sus labores, teniendo en cuenta el costo y el impacto que generan los
equipos de los laboratorios a la Universidad.
Se tiene clara una divisin de los equipos de acuerdo a su funcionalidad, tamao,
frecuencia de uso y cantidad de existencias. Se establecen dos grupos de
equipos: de apoyo y de soporte. Siendo los equipos de soporte de mayor inters
en relacin al control de su funcionamiento debido al alto impacto en las prcticas
de laboratorio.
Para el conocimiento del rea de mantenimiento de laboratorios fue necesaria una
visita de campo dirigida por el seor Mauricio Delgado, quien es el encargado de
toda la parte de mantenimiento para todos los equipos de laboratorio. Esa persona

16

explic detalladamente las actividades de mantenimiento correctivo,


mantenimiento preventivo, adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de
equipos.
Mantenimiento correctivo. La deteccin y el reporte de fallas se hacen de
manera informal entre el colaborador de los laboratorios y el auxiliar de
mantenimiento, el dao en muchos casos no se verifica, se accede directamente a
contactar un contratista para la reparacin del equipo y no se cuenta con contratos
con proveedores de servicio, haciendo que el tiempo de respuesta se incremente.
El acceso a la informacin tcnica del equipo se dificulta y toma tiempo determinar
si el equipo actualmente se encuentra en garanta. Adicionalmente, la informalidad
en la comunicacin dificulta el conocimiento de la disponibilidad del equipo
posterior a la reparacin.
Mantenimiento preventivo. No se lleva control ni programacin de los
mantenimientos preventivos, estos se llevan a cabo a consideracin del auxiliar de
mantenimiento en laboratorios, dificultando la evaluacin del funcionamiento del
equipo y la oportuna asistencia del proveedor del equipo cuando ste an se
encuentra en garanta. Adems, no se cuenta con contratos de servicio para los
equipos que se encuentran por fuera de garanta.
No existe ficha tcnica para la totalidad de los equipos, dificultando la obtencin de
informacin requerida a la hora de efectuar el mantenimiento preventivo.
Adquisicin, instalacin y capacitacin en uso. La solicitud de equipos se hace
de manera informal impidiendo, en muchos casos, el flujo de la informacin hasta
la decanatura. El docente delega toda la responsabilidad del proceso al auxiliar de
mantenimiento en laboratorios y al personal de compras, generando actividades
adicionales a los deberes del rea de mantenimiento.
No se especifica en los formatos, las necesidades fsicas y tcnicas del equipo
que se quiere adquirir y tampoco se identifica el aval de Colciencias para el trmite
de exencin del I.V.A. (en caso de que el equipo sea utilizado para un proyecto de
investigacin).
5.1.1.2.

Inventario de equipos

Para iniciar el proceso de estandarizacin del rea de mantenimiento de los


laboratorios, el primer paso fue determinar qu equipos se consideraban macro en
relacin a su capacidad de dar soporte a las prcticas de docencia e investigacin
que se llevan a cabo en el edificio L.

17

Se defini a los equipos de soporte como aquellos que prestan los servicios de
preparacin de materiales para las prcticas de laboratorio, son de baja o nula
portabilidad y se encuentran fijos en el rea donde se les da uso. Entre ellos estn
autoclaves, neveras, cabinas de extraccin de humo, etc. (listados a continuacin).
Tabla 3. Equipos de soporte de los laboratorios del edificio L
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28

Equipo
Nevera
Nevera
Nevera
Autoclave
Autoclave
Destilacin
Destilacin
Estufa
Incubadora
Cabina
Cabina
Cabina
Microscopio
Microscopio
Microscopio
Equipo
Mufla
Tabletadora
Tamizadora
Centrifuga
Centrifuga
Centrifuga
Centrifuga
Durometro
Espectrofotometro Infrarrojo
Cromatografo UPLC
Bombo
Bomba Peristaltica

Caracteristicas
-80C
-20C
-4C y -2C
Desechos Biologicos
Esterilizacin
Tipo 1
Tipo 2
Secado de instrumentos
Incubadora de CO2
Flujo laminar
Extraccin de humos
Bioseguridad
Fluorescencia
Microcirugia
Frio
Absorcin atmica
Mufla de calentamiento
Farmacotecnia
Refrigerada
Mediana (tubos para sangre)
nico
Pequea (Eppendorf)
Dureza de tabletas
Liquido
Recubrimiento de Tabletas

Fuente: Autor y auxiliar de mantenimiento en laboratorios de la Universidad Icesi


Estos datos se obtuvieron a partir de una reunin con el auxiliar de mantenimiento
en laboratorios Mauricio Andrs Delgado, el cual, a travs de un recorrido por
todas las instalaciones del edificio L, indicaba qu equipos se consideraban
relevantes de acuerdo a su impacto en las prcticas de laboratorio, su inventario o
su frecuencia de uso. En dicho recorrido se listaron los equipos que an se
encontraban en garanta, as como los que presentan una ficha tcnica registrada
(ver anexo 14).

18

5.1.2. Anlisis de criticidad


Para desarrollar un correcto anlisis es necesario tener en cuenta ciertos criterios
que estn sujetos a ser ajustados para cada empresa, pero de manera particular
para los laboratorios del edificio L de la Universidad Icesi se les determin de la
siguiente manera:
Tabla 4. Criterios para criticidad en laboratorios de la U. Icesi

Criterios para determinar Criticidad


Frecuencia de Falla
Mayor a 4 fallas/3 aos
2-4 fallas/3 aos
1-2 fallas/3 aos
Mnimo de 1 falla/3 aos

Cuantificacion
4
3
2
1

Impacto Operacional
Parada inmediata del funcionamiento de la Universidad
Parada de la Universidad (recuperable)
Impacto en ciertas areas de la U.
Repercute a costos operacionales adicionales (indisp.)
No genera ningun efecto significativo sobre las demas reas

10
6
4
2
1

Flexibilidad Operacional
No existe opcion de funcionamiento y el repuesto no hay forma de recuperarlo
Existe opcin de repuesto compartido
Funcion de repuesto disponible

4
2
1

Costo de Mantenimiento
Alto costo del mantenimiento
Medio y bajo costo de mantenimiento

2
1

Impacto en la Seguridad Ambiental y Humana


Afecta la seguridad humana tanto externa como interna
Afecta el ambiente produciendo daos irreversibles
Afecta las instalaciones causando daos severos
Provoca daos menores (accidentes)
Provoca un impacto ambiental cuyo efecto no viola las normas
No provoca ningun tipo de dao a personas, instalaciones o ambiente

8
6
4
2
1
0

Fuente: Autor
En el caso puntual de los equipos de laboratorio el anlisis de criticidad se hace
por equipo ms no por proceso ya que cada equipo puede llevar a cabo un
proceso y al mismo tiempo estar vinculado en muchos otros.

19

Los parmetros bajo los cuales se considera la criticidad de cada equipo estn
sujetos a cinco variables determinantes:
-

Frecuencia de Fallas: Cuantificacin de las fallas de cada equipo por cierto


periodo. Son establecidas segn informacin proporcionada por los
proveedores (ver anexos) ya que en estas se indican los posibles daos y la
vida til de los elementos fundamentales en cada equipo. Se contempla un
periodo de tres aos por fuera de la garanta de los equipos ya que durante
esta, no se presentan fallas considerables.

Impacto Operacional: Determina el comportamiento en la prestacin del


servicio en presencia de una inminente falla. Las fallas de mayor impacto
representan la detencin de las prcticas de investigacin o docencia ya que
imposibilita el uso del equipo o las buenas condiciones de los elementos que
sern usados (las que imposibilitan llevar a cabo las prcticas de investigacin
y docencia son calificadas con 6). En otros casos se inutilizan algunas
muestras, lo que repercute en costos adicionales.

Flexibilidad Operacional: Hace referencia a la posibilidad de recuperar el


equipo con elementos disponibles on-hand. Para la gran mayora de equipos
macro no se cuenta con un stock de repuestos, solo se encuentra opcin de
repuesto compartido para los equipos de los cuales se maneja ms de una
unidad o referencia. Los pocos equipos que tienen repuesto disponible es
porque a travs del mantenimiento preventivo se identific que la vida til de
dicho repuesto estaba llegando a su fin.

Costo de Mantenimiento: Implica los costos en que se incurre al reparar un


equipo, ya sea en repuestos y/o en mano de obra. Cuando el equipo requiere
ms de lo presupuestado o genera fallas frecuentes que incrementan la
inversin en reparaciones, en este tem es calificado con 2 (de lo contrario
siempre ser 1).

Impacto en Seguridad Ambiental y Humana: Se refiere a la posible inseguridad


que crea la falla en el equipo, para el medio ambiente y para los operarios. En
el caso de los equipos de soporte de los laboratorios el impacto es controlado y
debido a las precauciones que se tienen en el desarrollo de las prcticas,
nunca sobrepasa la normatividad.

La cuantificacin de estas cinco variables en cada uno de los equipos de soporte


inventariados, se ilustra de la siguiente manera:

20

Tabla 5. Cuantificacin de variables en equipos de soporte


No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28

Equipo
Nevera
Nevera
Nevera
Autoclave
Autoclave
Destilacin
Destilacin
Estufa
Incubadora
Cabina
Cabina
Cabina
Microscopio
Microscopio
Microscopio
Equipo
Mufla
Tabletadora
Tamizadora
Centrifuga
Centrifuga
Centrifuga
Centrifuga
Durometro
Espectrofotometro Infrarrojo
Cromatografo UPLC
Bombo
Bomba Peristaltica

Caracteristicas
-80C
-20C
-4C y -2C
Desechos Biologicos
Esterilizacin
Tipo 1
Tipo 2
Secado de instrumentos
Incubadora de CO2
Flujo laminar
Extraccin de humos
Bioseguridad
Fluorescencia
Microcirugia
Frio
Absorcin atmica
Mufla de calentamiento
Farmacotecnia

Frecuencia de Fallas Impacto Operacional Flexibilidad Operacional Costos de Mantenimiento Impacto S.A.H.
2
4
4
1
0
2
2
2
1
0
2
2
2
1
0
3
4
4
1
1
4
4
4
2
0
3
4
1
2
0
3
6
4
1
0
2
1
2
1
0
2
2
4
1
1
2
4
2
1
1
4
1
2
2
1
2
4
2
1
1
3
4
4
2
0
2
1
4
1
0
2
1
2
1
0
3
1
4
2
1
2
1
4
1
1
3
4
4
1
0
2
4
4
1
0
Refrigerada
1
1
2
1
1
Mediana (tubos para sangre)
1
1
2
1
1
nico
1
1
4
1
1
Pequea (Eppendorf)
1
1
4
1
1
Dureza de tabletas
3
4
4
2
0
3
4
4
1
0
Liquido
2
4
4
1
0
Recubrimiento de Tabletas
2
4
4
1
0
2
4
4
1
0

Fuente: Autor y auxiliar de mantenimiento en laboratorios de la Universidad Icesi


Los valores aqu mencionados fueron producto de varias reuniones con el auxiliar
de mantenimiento en laboratorios. Inicialmente se cuantificaron todas las variables
de acuerdo a la experiencia de Mauricio Delgado (auxiliar de mantenimiento), pero
en ciertos equipos que llevaban poco tiempo en la universidad fue necesario
contactar a los proveedores de los mismos para tener valores de referencia y
efectuar un diagnostico ms exacto (ver anexos 15, 16 Y 17).
Se consider el contacto con otras universidades, pero la informacin suministrada
fue de muy pocos equipos ya que la mayora pertenecan a otras reas de
investigacin.
Se solicit informacin a ciertas empresas que usan equipos similares pero
muchas de estas se negaron a compartir informacin ya que se creen variables
confidenciales asociadas a la productividad de la compaa.
Al cuantificar las variables tenemos las herramientas para determinar el valor de
las consecuencias de la aparicin de fallas y la criticidad total de la siguiente
manera:
Consecuencias = (Impacto Operacional x Flexibilidad)+Costo Mtto.+ Impacto S.A.H.
Criticidad Total = Consecuencias x Frecuencia de Fallas1322

21

Con estas frmulas y el grfico de criticidad estamos en capacidad de determinar qu


equipos se consideran crticos como resultado de este anlisis, relacionando directamente
las consecuencias de la aparicin de fallas y la frecuencia de las mismas.
Figura 5. Grfico de criticidad

Tabla 6. Anlisis de criticidad cuantitativo de los equipos de soporte

Fuente: Autor
22

5.2.

PLAN DE ACCIN

5.2.1. Propuesta para la estandarizacin de los procesos en el rea de


mantenimiento de laboratorios
Con el fin de continuar con el mejoramiento de la gestin de mantenimiento en la
Universidad se proponen modelos de estandarizacin para las actividades que se
desarrollan antes, durante y despus de efectuar los mantenimientos correctivo y
preventivo de los equipos de laboratorio, ya sea por parte del personal del rea de
mantenimiento de la universidad o por proveedores de servicios contratados. A
estos mantenimientos tambin se suman las actividades de adquisicin,
instalacin y capacitacin en uso de equipos de laboratorio, tambin vitales para la
ocurrencia de las prcticas de investigacin y docencia de las facultades de
ciencias de la salud y ciencias naturales.
Los criterios y la metodologa utilizada son apoyadas en la poltica de calidad de la
Universidad Icesi a travs de la aplicacin del modelo genrico de aseguramiento
de la calidad de la universidad para procesos administrativos y de apoyo
acadmico, y como plataforma de desarrollo se utiliza el protocolo de
documentacin de procesos establecido por la universidad para el montaje de
dicho proceso a intranet.
El modelo de aseguramiento de la calidad de la Universidad Icesi incluye once
pasos, que adaptados a los procesos de mantenimiento correctivo, mantenimiento
preventivo, adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos, se listan de
la siguiente manera:
1. Elaboracin de los documentos con los parmetros y actividades del proceso.
2. Revisin o diagramacin del proceso, de los roles y las funciones.
3. Identificacin de los momentos de verdad. Se considera que los momentos de
verdad son la deteccin de las necesidades de los clientes del rea y el tiempo
de respuesta.
4. Definicin de las variables de monitoreo del proceso y de los mecanismos de
anlisis de dichas variables (para mantenimiento correctivo es el historial de
correctivos, para mantenimiento preventivo es el programador y para
adquisicin, instalacin y capacitacin en uso, es la gua para solicitantes de
equipo).
5. Ejecucin de las actividades planeadas.

23

6. Seguimiento y recoleccin de datos del proceso. Es aqu donde se obtienen las


rdenes de compra, cotizaciones, reportes de servicio, actas de entrega de
equipos, actas de capacitacin, etc. (ver anexos).
7. Creacin del historial de mantenimientos correctivos, del programador de
mantenimientos preventivos y de la gua para la adquisicin, instalacin y
capacitacin en uso de equipos.
8. Revisar los resultados (evaluacin de la propuesta por parte del tutor temtico).
9. Elaborar propuestas de ajuste, a partir de los resultados.
10. Evaluar ajustes a las polticas o a las actividades del proceso, de acuerdo con
las propuestas hechas.
11. Formular el proyecto de implementacin de las propuestas de mejoramiento
(en el caso particular del rea de mantenimiento de laboratorios es la
presentacin de las propuestas ante el ingeniero Ral Solarte ya que para
estos procesos no existen antecedentes).
La documentacin de los procesos de acuerdo al protocolo establecido por la
universidad, debe cumplir los siguientes parmetros:
1. Entradas y salidas
2. Diagrama de procesos
3. Propsito
4. Alcance
5. Condiciones generales
6. Cuerpo del procedimiento de acuerdo a las actividades del proceso
7. Documentos involucrados
8. Procesos relacionados
5.2.1.1.

Mantenimiento correctivo

El mantenimiento correctivo es un tipo de mantenimiento que se realiza despus


de la aparicin de un fallo o problema en un sistema, con el objetivo de restaurar
la operacin del proceso. En algunos casos, puede ser imposible de predecir o
prevenir un dao, lo que hace del mantenimiento correctivo la nica opcin.
5.2.1.1.1. Documentacin del proceso
Entradas y salidas
Tabla 7. Entradas y salidas en el mantenimiento correctivo
Entradas
Salidas
Solicitud
Usuario
Entregable
Destinatario
Solicitud
Colaborador
Equipo en
Colaborador
reparacin de Universidad Icesi funcionamiento Universidad

24

equipo
Fuente: Autor

Icesi

Diagrama de procesos
Figura 6. Diagrama del mantenimiento correctivo
Mantenimiento Correctivo en Laboratorios
Encargado del
Laboratorio o el
Equipo

rea de Mantenimiento

Compras

Proveedor de Equipo

Contratista de
Servicios

Planta Fsica

Inicio

1. Reportar el dao

2. Verificar el dao

No

3. El equipo se
encuentra en
garanta?

4. Existen las
herramientas para
reparacin?

No

Si

6. Programar
reparacin U. Icesi Proveedor

7. Programar
reparacin U. Icesi Proveedor

11. Contactar al
contratista
Si

12. Cotizar el
servicio

5. Reparar el equipo

8. Tramitar orden
de entrada

9. Generar orden de
entrada

13. Reportar
contratista elegido

14. Generar orden


de compra

15. Programar
reparacin U. Icesi Contratista

10. Reparar el
equipo

16. Programar
reparacin U. Icesi Contartista

17. Tramitar orden


de entrada

20. Reportar la
disponibilidad del
equipo al encargado
del laboratorio o del
equipo.

19. Reparar el
equipo

18. Generar orden


de entrada

Fase

Fin

Fuente: Autor y auxiliar de mantenimiento en laboratorios de la Universidad Icesi


Propsito
Definir las condiciones especficas bajo las cuales se genera la reparacin de los
equipos de soporte de los laboratorios del edificio L de la Universidad Icesi.
Alcance
Este protocolo va desde la solicitud de reparacin del equipo hasta la entrega en
funcionamiento del mismo.

25

Condiciones generales

Para iniciar todo proceso de reparacin el encargado del laboratorio debe


montar el caso por Sistema de Gestin de Solicitudes (ver anexo 12).

El caso es atendido por el auxiliar de mantenimiento en laboratorios quien


pertenece a la dependencia de Servicios Generales.

Siempre que se requieran reparacin se involucra a la oficina de Compras y


Suministros para realizar la cotizacin y posterior compra de repuestos. Las
cotizaciones se solicitan principalmente a los proveedores del equipo a reparar.

Para cada reparacin se promedia un tiempo de respuesta segn el


diagnstico realizado por el auxiliar de mantenimiento en laboratorios, tiempo
que incluye compra, entregas e instalacin de repuestos.

Se notifica por Sistema de Gestin Solicitudes y correo electrnico la solucin


del caso, al encargado del equipo de laboratorio para su puesta en marcha.

Se cuenta con una base de datos de proveedores autorizados para el


mantenimiento de los equipos, la cual estar a disposicin del auxiliar de
mantenimiento en laboratorios.

Cuerpo del procedimiento de acuerdo a las actividades del proceso


Tabla 8. Actividades del proceso de mantenimiento correctivo
1. Reporte del dao del equipo
Detalle
Restricciones
Encargados
Auxiliar de laboratorio,
El dao puede no Auxiliar de
docente o investigador
ser identificado
laboratorio,
reporta el dao del equipo inmediatamente
docente o
en el SGS
investigador

Recursos
SGS

2. Verificacin del dao


Detalle
Restricciones Encargados
El auxiliar de mantenimiento en
Auxiliar de
los laboratorios verifica el dao
mantenimiento
despus de recibir la notificacin
en laboratorios
que se hizo por el SGS

Recursos
Notificacin del
SGS

3. Revisar garanta del equipo


Detalle
Restricciones

26

Encargados

Recursos

Revisar la ficha tcnica del


equipo para determinar si
an se encuentra en
garanta y sta cubre la
reparacin del equipo

No existe ficha
tcnica del equipo
o la misma no
presenta el dato
de garanta

Auxiliar de
Ficha tcnica del
mantenimiento equipo
en
laboratorios

4. Consecucin de cotizaciones de reparacin


Detalle
Restricciones Encargados
Enviar solicitud de cotizaciones
Auxiliar de
a los prestadores de servicios
mantenimiento
identificados y/o recomendados
en laboratorios

Recursos
Notificacin de
solicitud de
cotizaciones

5. Enviar solicitud de compra de servicios al contratista


Detalle
Restricciones Encargados
Se solicita la compra del
Auxiliar de
servicio del contratista para
mantenimiento en
la reparacin del equipo
laboratorios

Recursos
Notificacin de
solicitud de
servicio

Excepciones
Esta solicitud es necesaria slo si: el equipo no se encuentra en garanta o si la
reparacin del mismo se puede efectuar con las herramientas existentes en la
universidad
6. Programacin de la reparacin
Detalle
Restricciones
Encargados
Se establece el da y la hora de La programacin Auxiliar de
la reparacin, siempre se tiene depende de quien mantenimiento
en cuenta la disponibilidad del vaya efectuar la en laboratorios
auxiliar de mantenimiento en
reparacin
y prestador de
laboratorios y del prestador de
servicios (si es
servicios (si es necesario)
necesario)

Recursos
Confirmacin
de solicitud a
prestador de
servicios

Excepciones
La programacin cuenta exclusivamente por el encargado del mantenimiento en
laboratorios en caso de que la universidad tenga las herramientas necesarias
para efectuar la reparacin
7. Enviar solicitud de ingreso de terceros para reparacin
Detalle
Restricciones
Encargados Recursos
Posterior a la programacin El prestador de
Auxiliar de
Datos precisos

27

de la reparacin se enva la
solicitud a planta fsica para
el ingreso del prestador de
servicios, verificando su
seguridad social

servicios depende mantenimiento de la entrada y


de si el equipo
en
salida del
est en garanta laboratorios
prestador de
(proveedor o
servicios y
contratista)
seguridad social

Excepciones
Este paso puede ser eliminado del proceso si la reparacin del equipo es hecha
por el encargado del mantenimiento en laboratorios, con las herramientas
existentes en la universidad
8. Reparacin del equipo
Detalle
Restricciones
Encargados
Se efecta la
Puede ser efectuada Auxiliar de
reparacin del
por el auxiliar de
mantenimiento en
equipo.
mantenimiento en
laboratorios y
laboratorios o el
prestador de servicios
prestador de servicios (si es necesario)
9. Enviar reporte de equipo en funcionamiento
Detalle
Restricciones Encargados
Se enva reporte a los
Auxiliar de
encargados de laboratorio o
mantenimiento en
equipo de que el equipo ya
laboratorios
se encuentra disponible
nuevamente para uso
Fuente: Autor
Documentos involucrados

Ficha tcnica del equipo


Cotizaciones
Orden de compra
Orden de ingreso
Reporte de servicios

Procesos relacionados
Compras: Autorizacin del servicio del contratista.

28

Recursos
Reporte de
servicios por
parte del
prestador de
servicios

Recursos
Notificacin de
disponibilidad
de uso del
equipo

5.2.1.1.2. Historial de mantenimientos correctivos


El historial de mantenimientos correctivos de los equipos de laboratorio facilita la
evaluacin del desempeo de cada uno de los equipos, identificando su frecuencia
de fallas y la gravedad de los daos ocurridos. Adicionalmente, brinda las fechas
exactas de reparacin y la ubicacin de los equipos para identificar qu equipo es,
en caso de que existan varias unidades del mismo.
En este planeador no solo se presentan los correctivos sino tambin las
actividades y procedimientos tcnicos hechos por el auxiliar de mantenimiento en
laboratorios. Incluye capacitacin, calibracin, limpieza e instalacin de equipos.
Tabla 9. Historial de mantenimientos correctivos en el ao 2012
ENERO
Lunes

Lunes

Martes

Martes

Mircoles

Mircoles

Mantenimiento Correctivo
Lampara de Luz Fria
Microscopio Invertido
Investigacion Dra. Alfora

Lunes

10

Martes

Jueves

11

Mircoles

Jueves

Mantenimiento Correctivo
Autoclave 160 Lts Bioterio

12

Jueves

Viernes

Viernes

Sbado

Sbado

Instalacion Osmometro Wescor


Lab. Investigacion Fisiologia
Animal

13

Viernes

14

Sbado

20

Viernes

21

Sbado

28

Sbado

Instalacion Balanzas Nuevas


Lab. 305L Farmacotecnia
Liquidos

16

Lunes

17

Martes

18

Mircoles

19

Mantenimiento Correctivo
Termohigrometro Bioterio

23

Lunes

24

Martes

25

Mircoles

26

Instalacion Marmita de
Calentamiento Lab. 305L
Farmacotecnia Liquidos

30

Lunes

Jueves

Traslado de Autoclave 60
Litros para posterior
Instalacion

31

Jueves

Revision Lamparas Nuevas


para Instalacion de dispositivo
Crecimiento de Plantas Lab.
107L Dra. Thaura Ghneim

27

Viernes

Limpieza Electronica Balanzas


203L

Martes

Mantenimiento Correctivo
Microscopio E100 Lab. 101L

29

Tabla 9. (Continuacin)
FEBRERO
1

Mircoles

Jueves

Viernes

Sbado

Mantenimiento Correctivo Fuentes


de Poder
Mantenimiento Correctivo
Multimetro Almacen Materiales

Lunes

Mantenimiento Correctivo
Cronometros Fisicoquimica
203L

13

Lunes

Martes

Mircoles

Mantenimiento Correctivo
Microscopio E100 Lab. 102L

14

Martes

Lunes

21

Martes

15

Mircoles

Lunes

28

Martes

16

Jueves

10

Viernes

11

Sbado

Mantenimiento Correctivo
Zapata Tableteadora
Monopunzonica Lab. 304L

17

Viernes

18

Sbado

24

Viernes

25

Sbado

Mantenimiento Correctivo
Microscopio E100 Lab. 102L

22

Mircoles

Mantenimiento Correctivo
Microscopio E100 Lab. 101L

27

Jueves

Mantenimiento Correctivo pH
metro Dra. Marcela Santaella

Mantenimiento Correctivo
Instalacion Bombo y Accesorios
Cabina 509L Lab. Investigacion
Equipos Erw eka Lab. 305L
Biotecnologia Dra. Alfora
Farmacotecnia Liquidos
Gonzalez

20

29

23

Jueves

Mantenimiento Correctivo
Durometro Lab. 304L
Farmacotecnia Solidos

Mircoles

30

Tabla 9. (Continuacin)
MARZO
1

Jueves

Viernes

Sbado

Mantenimiento Correctivo
Motor Erw eka AR 403 Lab.
305L Farmacotecnia Industrial

Lunes

Martes

Mantenimiento Correctivo pH
metro Doctora Thaura
Investigacion Fisiologia Vegetal

12

Lunes

13

Martes

Mircoles

Jueves

Viernes

10

Sbado

15

Jueves

16

Viernes

17

Sbado

24

Sbado

Mantenimiento Correctivo
Modulo Inyeccion/Extraccion
lab. 305L Farmacotecnia
Industrial

14

Mircoles

Mantenimiento Correctivo
Rotoevaporador Quimica
Organica Lab. 206L

19

Lunes

20

Martes

Instalacion y Capacitacion
Rapid Vap Lab. 202L
Fitoquimica Docencia

21

Mircoles

22

Jueves

23

Viernes

Mantenimiento Correctivo
Calibracion Flujo de Aire
Rotoevaporador Heidolph Lab. Cabina de Bioseguridad Clase
202L Fitoquimica Docencia
2 Lab. 406L Biotecnologia

Mantenimiento Correctivo cabina


de extraccion Investigacion 507L
Fitoquimica
Mantenimiento Correctivo
Autoclave Tuttnauer 160 litros

26

Lunes

27

Martes

28

Mircoles

29

Mantenimiento Correctivo
Mantenimiento Correctivo
Equipo Millipore Agua Destilada Conductivimetros
tipo 2 Cuarto Aguas

31

Jueves

30

Viernes

31

Sbado

Tabla 9. (Continuacin)
ABRIL

Lunes

Martes

Mircoles

Mantenimiento Correctivo
Estereoscopio N. 03 Lab. 101
Biologia General

Lunes

10

Martes

Mantenimiento Correctivo
Mantenimientos Correctivo
Cabina Extraccion humos
Plancha de Calentamiento
toxicos Preparacion de medios Almacen de materiales 2do piso

16

Lunes

17

Martes

Jueves

Viernes

Sbado

13

Viernes

14

Sbado

Mantenimiento Correctivo
Fusiometro Lab. 206L

11

Mircoles

12

Jueves

Mantenimiento Correctivo
Equipo Sartorius Agua
Destilada tipo 1 Cuarto
Prepracion de Aguas

18

Mircoles

Mantenimiento Correctivo
Horno de Secado Binder Lab.
Fisicoquimica 203L

19

Jueves

20

Viernes

21

Sbado

26

Jueves

27

Viernes

28

Sbado

Instalacion Equipos Erw eka


Lab. Farmacotecnia Industrial
305L

23

Lunes

24

Martes

25

Mircoles

Mantenimiento Correctivo
Microscopios 3 y 6 Lab. 101L
Zoologia

30

Mantenimiento Correctivo
Cabina de Bioseguridad Clase
2 Lab. 406L Biotecnologia

Lunes

Fuente: Autor y auxiliar de mantenimiento en laboratorios de la Universidad Icesi


Para la estandarizacin del proceso de mantenimiento correctivo se hizo un
seguimiento a las actividades que se desarrollan para retomar el funcionamiento
de los equipos averiados y a travs de reuniones con el auxiliar de mantenimiento
en laboratorios. Se evidenciaron puntos relevantes, como el reporte de daos, que
deban ser tratados con mayor formalidad. Se listaron las actividades que se
hacan antes de la estandarizacin y se modificaron de acuerdo a la propuesta.
Se incluye la creacin de la ficha tcnica para todos los equipos y del historial de
los mantenimientos correctivos en el ao, con el fin de tener valores de referencia
para la evaluacin de desempeo del equipo (ver anexo 18).

32

5.2.1.2.

Mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo permite detectar fallos repetitivos, disminuir los


tiempos muertos por paradas, aumentar la vida til de equipos, disminuir costos de
reparaciones, detectar puntos dbiles en la instalacin, entre otras ventajas.
Consiste en la revisin peridica de ciertos aspectos, los cuales influyen en el
correcto desempeo del sistema. Adems, permite la determinacin de
condiciones operativas, de durabilidad y de confiabilidad de un equipo. En pocas
palabras, este tipo de mantenimiento nos ayuda a reducir los tiempos que pueden
generarse por mantenimiento correctivo.
Para la planeacin de estos se deben tener en cuenta las recomendaciones de los
fabricantes, la legislacin vigente, las recomendaciones de expertos y las acciones
llevadas a cabo sobre activos similares.
Las tareas de mantenimiento preventivo incluyen acciones como cambio de piezas
desgastadas, cambios de aceites y lubricantes, etc. ste procura evitar los fallos
en el equipo antes de que estos ocurran.

5.2.1.2.1. Documentacin del proceso


Entradas y salidas
Tabla 10. Entradas y salidas en el mantenimiento preventivo
Entradas
Salidas
Solicitud
Usuario
Entregable
Destinatario
Registro
del Colaborador
Programacin y Colaborador
equipo
Universidad Icesi ejecucin
del Universidad
mantenimiento
Icesi
preventivo
Fuente: Autor

33

Diagrama de procesos
Figura 7. Diagrama del mantenimiento preventivo
Mantenimiento Preventivo en Laboratorios
rea de Mantenimiento

Compras

Proveedor de Equipo

Contratista de Servicios

Planta Fsica

Inicio

1. Registrar el
equipo con ficha
tcnica

2. El mtto se hace
por garanta?

Si

7. Generar orden de
entrada

6. Programar mtto

No

No

3. El mtto
requiere
contratista?

8. Ejecutar mtto

Si

9. Contactar al
contratista

4. Programar mtto

10. Cotizar el
servicio

11. Reportar
contratista elegido
5. Ejecucin mtto

18. Reportar el mtto


en la ficha tcnica

12. Generar orden


de compra

Si

No

13. Programar el
mtto U. IcesiContratista

14. Programar el
mtto U. IcesiContratista

17. Se requiere
mtto adicional?

16. Ejecutar mtto

15. Generar orden


de entrada

Fase

Fin

Fuente: Autor y auxiliar de mantenimiento en laboratorios de la Universidad Icesi


Propsito
Definir las condiciones especficas bajo las cuales se genera el mantenimiento
preventivo de los equipos de soporte de los laboratorios del edificio L de la
Universidad Icesi.

34

Alcance
Este protocolo va desde el registro del equipo en la ficha tcnica, hasta la
programacin y ejecucin del mantenimiento preventivo del mismo.
Condiciones generales

En el momento de llegada de un equipo, este debe cumplir todos los pasos


establecidos en el proceso de adquisicin, instalacin y capacitacin en uso.

Se debe crear la ficha tcnica del equipo y archivarse electrnica y desarrollar


su debida actualizacin.

Se debe crear la ficha de uso donde se explique al usuario la forma adecuada


de operar el equipo y las precauciones que debe tener al usarlo.

El auxiliar de mantenimiento en laboratorios debe solicitar la informacin de


garantas de los equipos instalados para iniciar la programacin del
mantenimiento preventivo.

Se contar con una base de datos de proveedores autorizados para el


mantenimiento de los equipos, la cual estar a disposicin del auxiliar de
mantenimiento en laboratorios.

Cuerpo del procedimiento de acuerdo a las actividades del proceso


Tabla 11. Actividades del proceso de mantenimiento preventivo
1. Registro del equipo con ficha tcnica
Detalle
Restricciones
Encargados
Recursos
Creacin de la ficha
Auxiliar de
Ficha tcnica
tcnica del equipo al
mantenimiento en del equipo
momento de adquirirlo o
laboratorios
instalarlo
2. Revisar garanta del equipo
Detalle
Restricciones
Encargados
Recursos
Revisar la ficha tcnica del No existe ficha
Auxiliar de
Ficha tcnica
equipo para determinar si tcnica del equipo mantenimiento en del equipo
an se encuentra en
o la misma no
laboratorios
garanta y esta cubre el
presenta el dato de
mantenimiento preventivo garanta

35

3. Consecucin de cotizaciones de mantenimiento


Detalle
Restricciones
Encargados
Enviar solicitud de
Auxiliar de
cotizaciones a los
mantenimiento en
prestadores de servicios
laboratorios
identificados y/o
recomendados

Recursos
Notificacin
de solicitud de
cotizaciones

4. Enviar solicitud de compra de servicios al contratista


Detalle
Restricciones
Encargados
Recursos
Se solicita la
Auxiliar de
Notificacin de
compra del servicio
mantenimiento en
solicitud de
del contratista para
laboratorios
servicio
la reparacin del
equipo
Excepciones
Esta solicitud es necesaria slo si: el equipo no se encuentra en garanta, la
garanta no cubre mantenimientos preventivos o si el mantenimiento del mismo
se puede efectuar con las herramientas existentes en la universidad
5. Programacin del mantenimiento
Detalle
Restricciones Encargados
Se establece el da y la hora del La
Auxiliar de
mantenimiento, siempre se tiene programacin mantenimiento
en cuenta la disponibilidad del depende de
en laboratorios y
auxiliar de mantenimiento en
quien vaya
prestador de
laboratorios y del prestador de efectuar el
servicios (si es
servicios (si es necesario)
mantenimiento necesario)

Recursos
Confirmacin
de solicitud a
prestador de
servicios

Excepciones
La programacin cuenta exclusivamente por el encargado del mantenimiento en
laboratorios en caso de que la universidad tenga las herramientas necesarias
para efectuar el mantenimiento
6. Enviar solicitud de ingreso de terceros para mantenimiento
Detalle
Restricciones
Encargados Recursos
Posterior a la programacin
El prestador de
Encargado del Datos precisos
de la reparacin se enva la
servicios depende mantenimiento de la entrada y
solicitud a planta fsica para el de si el equipo
en
salida del
ingreso del prestador de
est en garanta
laboratorios
prestador de

36

servicios y verificacin de
documentos de seguridad
social.

(proveedor o
contratista)

servicios y
seguridad
social

Excepciones
Este paso puede ser eliminado del proceso si el mantenimiento del equipo es
hecho por el encargado del mantenimiento en laboratorios, con las herramientas
existentes en la universidad
7. Ejecucin del mantenimiento del equipo
Detalle
Restricciones
Encargados
Se efecta el
Puede ser efectuado Auxiliar de
mantenimiento
por el auxiliar de
mantenimiento en
preventivo del
mantenimiento en
laboratorios y
equipo.
laboratorios o el
prestador de servicios
prestador de servicios (si es necesario)

Recursos
Reporte de
servicios por
parte del
prestador de
servicios

8. Reportar el mantenimiento del equipo en la ficha tcnica


Detalle
Restricciones Encargados
Recursos
Se modifica la ficha tcnica
Auxiliar de
Ficha tcnica
en cuanto a los datos del
mantenimiento en del equipo
ltimo mantenimiento y se
laboratorios
estima la fecha del prximo.
Fuente: Autor
Documentos involucrados

Ficha tcnica del equipo


Cotizaciones
Orden de compra
Programador de mantenimiento
Orden de ingreso
Reporte de servicios

Procesos relacionados
Compras: Autorizacin del servicio del contratista.

37

5.2.1.2.2. Programacin de mantenimientos preventivos


El planeador de mantenimientos preventivos para los equipos de soporte permite
tener un panorama a futuro de la disponibilidad de los equipos, tambin es una
herramienta muy til a la hora de buscar asistencia oportuna de los proveedores
de servicio ya que facilita la programacin de sus visitas y la rpida accin,
teniendo en cuenta que el continuo funcionamiento de los equipos de soporte es
vital para el desarrollo de las prcticas de laboratorio.
Tabla 12. Programacin de mantenimientos preventivos para el ao 2012
PLANEACION MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS EQUIPOS LABORATORIO 2012
EQUIPO
Nevera -80C
Nevera -20C
Nevera -4C
Autoclave Desechos Q.
Autoclave Esterilizacion
Agua Destilada tipo 1
Agua Destilada tipo 2
Estufa de Secado Instrumentos
Incubadora de CO2
Cabina Flujo Laminar
Cabinas Extractoras Humos Tox
Cabinas Bioseguridad
Microscopio Fluorescencia
Microscopio Microcirugia
Microscopio Frio
Absorcion Atomica
Mufla de Calentamiento
Tableteadora
Tamizadora
Centrifuga Refrigerada
Centrifuga Hettich
Centrifuga Unico
Durometro
Espectrofotometro Infrarrojo
Cromatografo UPLC
Bombo recubrimiento de tabletas
Bomba Peristaltica

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO
29-may

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

17-ago
27-sep
13-jun
14-jun

14-dic
15-dic

21-abr
12-jun
03-sep
20-sep
18-jul
06-jun
17-oct
12-ene
21-nov
12-ene
15-feb
19-sep
23-oct
09-ago
10-sep
15-mar
23-feb
15-oct

08-nov

20-sep
AO 2013
AO 2013

Fuente: Autor y auxiliar de mantenimiento en laboratorios de la Universidad Icesi


Este programador es producto de una reunin con el auxiliar de mantenimiento,
con lo que se buscaba, adems del servicio oportuno de proveedores, suministrar
un informe para que los docentes e investigadores, tuvieran en cuenta las fechas
de mantenimiento preventivo, en las cuales no iban a estar disponibles los equipos
y de esta forma contar con el recurso en el momento adecuado (ver anexo 18).
5.2.1.3.

Adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos

Para que los laboratorios cuenten con un nuevo equipo se deben seguir tres
pasos: adquisicin, instalacin y capacitacin en uso. La adquisicin de equipos
es un paso fundamental en la creacin de los laboratorios, adems del inicio del
campo de accin del rea de mantenimiento. Se debe velar por la adquisicin bajo
las mejores condiciones posibles en cuanto a calidad del equipo, confiabilidad del
proveedor y servicios de post-venta. El rea de mantenimiento es la encargada de
coordinar todo el procedimiento de instalacin de un nuevo equipo, contactando el
proveedor y supervisando la logstica del mismo. Y por ltimo, la capacitacin en

38

uso del equipo es programada por el rea de mantenimiento y es proporcionada a


las personas que utilizarn el equipo y al auxiliar de mantenimiento en
laboratorios. Esta generalmente se realiza al mismo tiempo que el equipo es
instalado.
5.2.1.3.1. Documentacin del proceso
Entradas y salidas
Tabla 13. Entradas y salidas en la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso
de equipos
Entradas
Salidas
Solicitud
Usuario
Entregable
Destinatario
Solicitud del
Docente o
Equipo instalado y Docente o
equipo
investigador
personal capacitado investigador
Fuente: Autor
Diagrama de procesos
Figura 8. Diagrama de la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos

39

Adquisicin, Instalacin y Capacitacin en Uso de Equipos


Encargado del
Laboratorio o el
Equipo

Decanatura de la
Facultad

Compras

rea de
Mantenimiento

Proveedor de Equipo

Inicio

1. Solicitar el equipo

2.Cotizar el equipo

3. Autorizar la
adquisicin del
equipo

6. Reportar la
adquisicin del
equipo al rea de
mantenimiento

4. Generar orden de
compra

5. Reportar la
adquisicin del
equipo al encargado
del equipo
7. Contactar al
proveedor para
solicitud de
informacin del
equipo

8. Brindar
informacin del
equipo

9. Identificar los
requerimientos para
instalacin del
equipo
10. Evaluar el lugar
idneo para la
instalacin del
equipo

11. Adecuacin del


lugar

12. Coordinar la
llegada y
almacenaje
temporal del equipo
13. Solicitar
elementos para
instalacin y/o
prueba del equipo

14. Instalar el
equipo

15. Hacer
acompaamiento a
la instalacin del
equipo

17. Programar
personal a capacitar

16. Programar
personal a capacitar

18. Informar al
proveedor la fecha,
hora y lugar de la
capacitacin.

19. Solicitar
elementos para la
capacitacin

20. Dictar la
capacitacin en uso
del equipo

Fase

Fin

Fuente: Autor y auxiliar de mantenimiento en laboratorios de la Universidad Icesi

40

Propsito
Definir las condiciones especficas bajo las cuales se adquiere, instala y capacita
al personal en el uso de un equipo de los laboratorios del edificio L de la
Universidad Icesi.
Alcance
Este protocolo va desde la solicitud del equipo, hasta la instalacin y capacitacin
en uso del mismo.
Condiciones generales

Se debe solicitar la autorizacin para la compra del equipo, al decano(a) de la


facultad y/u ordenador del gasto.

Toda compra de equipos se debe tramitar a travs de la Oficina de compras y


suministros, para ello debe enviarse el formato de solicitud de compras a
travs del correo electrnico compras@listas.icesi.edu.co

Para todo equipo que soporte un proyecto de investigacin, se debe realizar el


trmite de exencin de IVA, por parte del personal de compras y suministros.

Ponerse de acuerdo entre proveedor y auxiliar de mantenimiento en


laboratorios, para dar a conocer las especificaciones tcnicas del equipo que
soportan la instalacin y uso del mismo.

Una vez se instale el equipo, la oficina de Compras y Suministros deber


informar al auxiliar de mantenimiento en laboratorios para programar
capacitacin en uso.

Cuerpo del procedimiento de acuerdo a las actividades del proceso


Tabla 14. Actividades del proceso de adquisicin, instalacin y capacitacin en
uso de equipos
1. Solicitud del equipo
Detalle
Restricciones
Encargados
Recursos
Solicitud del equipo a
El formato debe incluir Docente o
Formato de
compras, debe indicarse aval de planta fsica (y investigador de solicitud de
si el equipo es para un del SYRI si es
la Universidad equipo
proyecto de
necesario software)
Icesi
investigacin (exencin
de I.V.A.)

41

2. Cotizar el equipo
Detalle
Restricciones
Cotizacin del equipo,
que incluye un cuadro
comparativo de
cotizaciones

Encargados
Comprador de
la Universidad
Icesi

3. Autorizacin de la decanatura
Detalle
Restricciones
Autorizar la compra del
equipo

Encargados
Decano(a) u
ordenador del
gasto

4. Solicitud de informacin del equipo


Detalle
Restricciones
Solicitar informacin del
equipo al proveedor y
creacin de la ficha
tcnica.

Recursos
Cotizacin de
equipo

Recursos
Formato de
aprobacin de
compra de equipo

Encargados
Recursos
Auxiliar de
Ficha tcnica
mantenimiento en del equipo
laboratorios

Excepciones
La informacin requerida no es suministrada en su totalidad y se remite a
investigar con otras entidades que tengan el equipo
5. Identificar los requerimientos para instalacin del equipo
Detalle
Restricciones
Encargados
Recursos
Identificar los
Auxiliar de
requerimientos fsicos para
mantenimiento en
la instalacin del equipo
laboratorios
(volumen, energa, gases,
etc.)
6. Evaluar el lugar idneo para instalar el equipo
Detalle
Restricciones Encargados
Recursos
De acuerdo a los requerimientos
Auxiliar de
establecidos, se evala el mejor
mantenimiento
espacio posible para ubicar el
en laboratorios
equipo.

42

7. Adecuacin del lugar


Detalle
Restricciones Encargados
Se inicia la adecuacin del lugar
Auxiliar de
donde ser instalado el equipo
mantenimiento
(modificaciones fsicas,
en laboratorios
estantes, conexiones, etc.)
8. Coordinar llegada del equipo
Detalle
Restricciones
Se coordina la llegada del
equipo y de acuerdo al da de
instalacin, el equipo se dirige
al almacn o al punto directo
de su instalacin.

Encargados
Encargado del
mantenimiento
en laboratorios

Recursos

Recursos
Acta de
entrega del
equipo

9. Solicitar elementos para instalacin y/o prueba del equipo


Detalle
Restricciones Encargados
Recursos
Se solicita al almacn los
Auxiliar de
Formato de
elementos requeridos para
mantenimiento en
solicitud de
instalacin y/o prueba del
laboratorios
elementos para
equipo (reactivos, vidriera,
prcticas de
etc.)
laboratorio
10. Acompaamiento a la instalacin del equipo
Detalle
Restricciones Encargados
Recursos
Supervisar la correcta y
Auxiliar de
Reporte de
completa instalacin del
mantenimiento en instalacin
equipo
laboratorios
11. Programar personal a capacitar
Detalle
Restricciones Encargados
Programar junto con el
Auxiliar de
responsable del equipo, el
mantenimiento
personal que debe recibir la
en laboratorios
capacitacin en uso, brindando
al proveedor la fecha, hora y
lugar destinados para la

43

Recursos

capacitacin
12. Solicitar elementos para capacitacin en uso del equipo
Detalle
Restricciones Encargados
Recursos
Se solicita al almacn los
Auxiliar de
Formato de
elementos requeridos para la
mantenimiento en solicitud de
capacitacin en uso del equipo
laboratorios
elementos
(reactivos, vidriera, etc.)
para prcticas
de laboratorio
Fuente: Autor
Documentos involucrados

Ficha tcnica del equipo


Cotizaciones
Orden de compra
Formato de solicitud de elementos para prcticas de laboratorio
Formato de aprobacin de compra de equipo
Reporte de instalacin
Acta de capacitacin
Acta de entrega de equipo

Procesos relacionados
Compras: Generara opciones de compra de equipos.
5.2.1.3.2. Gua para solicitantes de equipos
Esta es una prctica gua cuyo objetivo es poner al tanto a los colaboradores de
los laboratorios, sobre la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos.
Adems, se da a conocer el rol del solicitante del equipo a lo largo del proceso,
asignando tareas para la solicitud del equipo, reporte de la compra y participacin
activa en las capacitaciones.

44

Figura 9. Manual para la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de un


nuevo equipo

45

46

Fuente: Autor y auxiliar de mantenimiento en laboratorios de la Universidad Icesi

47

En el caso de adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos, se abord


individualmente cada uno de los pasos mencionados. La propuesta de compra de
equipos fue evaluada junto con el coordinador de compras y suministros (Henry
Calero), en dicha propuesta se planteo un nuevo formato de compra donde se
establece que antes de solicitar un equipo se deben tener presentes sus
necesidades fsicas y tecnolgicas, adems de saber si el equipo ser utilizado
para prcticas de investigacin (trmite de exencin de impuestos).
Posteriormente se exige el aval de la decanatura para iniciar el proceso de
cotizacin (ver anexo 19).
La propuesta de instalacin de los equipos adquiridos se plante junto con el
auxiliar de mantenimiento en laboratorios, quien se encargar de supervisar la
labor del contratista y suministrar el espacio y el acceso a los medios solicitados
para el funcionamiento del equipo (ver anexo 20).
En la propuesta de capacitacin en uso de los equipos el auxiliar de
mantenimiento en laboratorios coordinar junto con el contratista y el responsable
del equipo, la capacitacin en el manejo del equipo adquirido, suministrando todos
los elementos necesarios para garantizar el xito de la instruccin (vidrios,
qumicos, espacios, equipos de apoyo, etc.).
Finalmente, en reunin con el Dr. Carlos G. Chaparro, director administrativo y
financiero de la Universidad Icesi, se efectuaron correcciones al manual, con el fin
de iniciar su implementacin en el rea de laboratorios (ver anexo 22).
5.2.2. Formatos propuestos
Los formatos propuestos a lo largo del proyecto fueron planteados con el objetivo
de que se facilite la creacin de las historias de los equipos. Y que con estos
recursos sea ms fcil crear tablas de frecuencia de fallas de los equipos,
programacin de actividades de mantenimiento y realizar los seguimientos
pertinentes segn la necesidad de cada uno. Los formatos creados o modificados
son listados a continuacin:

Ficha tcnica mejorada, anexando reportes de servicio


Solicitud de compra de equipos mejorada
Formatos de rdenes de trabajo
Historial de mantenimientos correctivos mejorado
Programador anual de mantenimientos preventivos

48

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1.

CONCLUSIONES

-En el anlisis de criticidad se encontr que debido al impacto de los equipos el


sistema debi ser evaluado por dispositivo ms no por proceso, debido a que el
funcionamiento de algunos mecanismos lleva a cabo la totalidad de un proceso y
simultneamente puede estar vinculado en muchos otros.
-El anlisis de criticidad realizado determin que el equipo de destilacin de agua
tipo 2 y la autoclave de esterilizacin son crticos, mientras que la autoclave de
desechos biolgicos, el equipo de destilacin de agua tipo 1, la cabina de
extraccin de humos, el microscopio de fluorescencia, el equipo de absorcin
atmica, la tableteadora de farmacotecnia, el durmetro para tabletas y el
espectrofotmetro infrarrojo son semi-crticos. Dando prioridad a la preparacin y
ocurrencia de las prcticas de docencia.
-A travs de la documentacin del proceso de mantenimiento preventivo se
identific que para los equipos de soporte, dicho mantenimiento es tercerizado en
su mayora. El auxiliar de mantenimiento en laboratorios lleva a cabo labores de
seguimiento, control y calibracin programada de algunos equipos y coordina las
visitas del proveedor de servicios.
-La deteccin de fallas en equipos es una variable relevante para la oportuna
realizacin del mantenimiento correctivo. Se deben emplear diversas formas de
localizacin de problemas, reporte pertinente y rpida accin para lograr un
continuo funcionamiento de los laboratorios.
-Se calific al rea de mantenimiento como estratgica en el funcionamiento de los
laboratorios ya que sin ella no se llevara un control y evaluacin del
funcionamiento de los equipos, los cuales, debido a su alto costo e impacto para la
Universidad Icesi, deben mantenerse bajo uso continuo y en las mejores
condiciones posibles.
- Se logran estandarizar los procesos asociados a los mantenimientos correctivo y
preventivo, cumpliendo con la poltica de calidad de la Universidad Icesi, lo que
permite organizar esta nueva rea.
- A travs de la estandarizacin del proceso de adquisicin, instalacin y
capacitacin en uso de equipos, se obtiene el engrane del rea de compras, el
rea de mantenimiento y los encargados de los equipos de investigacin y/o
docencia, para la adecuacin de las herramientas necesarias para el desarrollo de
las prcticas de laboratorio.

49

6.2.

RECOMENDACIONES

- Se considera pertinente la aprobacin de contratos de mantenimiento correctivo


y preventivo, para lograr una rpida respuesta ante problemticas de fallas y
facilitar la creacin de relaciones empresariales de largo plazo con los
proveedores de servicios.
- Debido al alto costo de los equipos de soporte, se recomienda la adquisicin de
plizas de seguros contra todo riesgo que incluyan mantenimientos preventivos y
correctivos.
- Es de gran importancia identificar las fallas de equipos en el menor tiempo
posible, por lo que se sugiere la creacin de instructivos de deteccin y reporte de
fallas de equipos, acompaado de capacitacin al personal de investigacin y
docencia que utilice los equipos.
-Se aconseja la evaluacin de un posible stock de repuestos para los equipos
crticos y semi-crticos, ya que al presentarse una falla de los mismos, puede
tomar varios das su reparacin y de esta forma imposibilitar el acontecimiento de
las prcticas de docencia e investigacin.
- Asumir la responsabilidad, por parte del equipo de mantenimiento de la
Universidad para poder implementar este trabajo y hacerle una labor de control,
teniendo en cuenta los ajustes que se le puedan hacer a la propuesta realizada.
- Se recomienda que la metodologa aplicada en este proyecto sea replicada para
las otras reas de la Universidad que estn creciendo y que estn implementando
sus propios sistemas de estandarizacin de los mantenimientos correctivos y
preventivos.
- Se deben establecer mecanismos de control a los entes externos que realicen
actividades de mantenimiento al interior de las instalaciones de la Universidad con
el fin de supervisar que las prcticas empleadas sean las adecuadas.
- Se sugiere sistematizar todas las fichas tcnicas de los equipos, programaciones
de mantenimiento preventivo e historiales de mantenimiento correctivo.

50

BIBLIOGRAFA

CASTANYER FIGUERAS, Francesc. Control de Mtodos y Tiempos. Espaa.


1988
GARCA PALENCIA, Oliveiro. Gestin Integral de Mantenimiento Basada en
Confiabilidad. Tunja. 2006
KRICK, Edward. Ingeniera de Mtodos. Quinta Edicin. Mxico. 1980
ICESI. Modelo de aseguramiento de calidad. Santiago de Cali 2004
MORA GUTIRREZ, Alberto. Mantenimiento Industrial Efectivo. Medelln. 2009
NIEBEL, Benjamin. FREIVALDS, Andris. Ingeniera Industrial: Mtodos,
estndares y diseo del trabajo. Duodcima Edicin. Mxico. 2009
PESTEZ HUERTA, Alvaro Eduardo. 2007.Elaboracion de un Plan de
Mantenimiento Predictivo y Preventivo en Funcion de la Criticidad de los Equipos
del Proceso Productivo de una Empresa Empacadora de Camaron. Guayaquil :
s.n., 2007
PRIETO GARCA, Carlos. Trabajo gestin de calidad en mantenimiento.
Universidad de Sevilla. 2010

51

ANEXOS
Anexo A. Formato de solicitud de compra de equipos
Solicitud de Compra - Laboratorios de Investigacin y Docencia

Fecha:

04/05/2012 11:44

Compras y Suministros

Versin:

1.0

Laboratorio:

Ordenador del Gasto:

Profesor:

Cenco:

Aval de Planta Fsica:


Aval del SYRI:
Descripcin del Item a Solicitar

No Aplica (

No Aplica (

Cantidad Und/Med

Caractersticas Tcnicas (# CAS, # de Catalogo, Marca o Referencia)

Nota: En caso de que tenga cotizaciones, pginas web de proveedores, fotos o datos que apoyen la gestin de compra, favor adjuntarlos a la solicitud.

Fuente: Universidad Icesi

52

Anexo B. Ficha tcnica de equipo


FICHA TCNICA DEL EQUIPO:______________________________
NOMBRE DEL ENCARGADO:
DD:
FACULTAD:

MM:

AA:

UBICACIN DEL EQUIPO:


NUM. ACTIVO FIJO:
CARGO:

FICHA NUMERO
#
DATOS DEL EQUIPO

TIPO DE EQUIPO:
CARACTERISTICAS TECNICAS
MECANICAS:
ELECTRICAS:
ELECTRONICAS:
MARCA:
PROVEEDOR:
VOLTAJE:
POTENCIA:
CORRIENTE:
FRECUENCIA:
FASES:
RPM:
NUMERO DE SERIE:
MODELO:
CALIBRACION
EQUIPO REQUIERE CALIBRACION:
TIPO DE CALIBRACION:
FECHA DE CALIBRACION:
PROXIMA CALIBRACION:
ELEMENTOS REQUERIDOS PARA USO DEL EQUIPO
PROTECCION RESPIRATORIA:
PROTECCION VISUAL:
PROTECCION AUDITIVA:
PROTECCION CORPORAL:
GUANTES:
CALZADO ESPECIAL:
CASCO:

OBSERVACIONES
OBSERVACIONES:
PERSONA CONTACTO PROVEEDOR:

NUMERO DE CONTACTO PROVEEDOR:


RECOMENDACIONES DE USO

MEDIDAS DE SEGURIDAD

MODO DE USO

EQUIPO POSEE GARANTIA:


DURACION DE LA GARANTIA:
EMPRESA ENCARGADA DEL MANTENIMIENTO:
TIPOS DE MANTENIMIENTO QUE NECESITA EL EQUIPO:
MANTENIMIENTO
PREDICTIVO:
PREVENTIVO:
CONDICION DEL EQUIPO
CRITICA:
MEDIA:
ASPECTO FISICO DEL EQUIPO AL ENTREGARSE:
ASPECTO FISICO DEL EQUIPO AL RECIBIRSE:
DIAGNOSTICO:
PROBLEMAS:
DETALLES DE OPERACIN:
ENCENDIDO:
NIVEL DE RUIDO:
NORMAL:
MEDIO:
MEDIR VOLTAJE:
VOLT :
MEDIR AMPERAJE:
ESTADO BATERIAS:
ESTADO SOLDADURAS:
LIMPIEZA DE LA TARJETA:
REVISION Y AJUSTE DISPOSITIVOS DE PROTECCION:
PROGRAMACION CONTROLADOR:
ELABORO:
FIRMA:

MANTENIMIENTO
FECHA DE VENCIMIENTO DE LA GARANTIA:
PERIODOS DE MANTENIMIENTO:
MECANICO:
ELECTRICO:
TIPO DE EQUIPO:
CORRECTIVO:
NORMAL:
FECHA REVISION:

ALTO:
AMP:

AVERIAS O FALLAS:
APAGADO:
ESTADO CABLE DE CONEXIN:
REVISION DISPLAY:
ESTADO CARGADOR:
RESIDUOS (RESINAS O FLUX DE SOLDADURAS) :
ELEMENTOS DESGASTADOS:
AJUSTE DE TORNILLERIA:
REVISION LAZO DE CONTROL:
FECHA:

Fuente: Universidad Icesi

53

EQUIPO POSEE CONTRATO DE MANTENIMIENTO:


ELECTRONICO:
PROXIMA FECHA REVISION:

REPUESTOS:

Anexo C: Formato de pedido para prcticas de laboratorio

LABORATORIO: ____________________
PRCTICA: _____________________
NOMBRE: _____________________
FECHA: _______________________
ITEM

VOLUMEN

PESO

FIRMA RECIBIDO: _________________


NOMBRE: ________________________
FECHA : __________________________

Fuente:Universidad Icesi

54

CONCENTRACION

CANTIDAD

OBSERVACIONES

FIRMA ENTREGADO: ___________________


NOMBRE : ____________________________
FECHA : ______________________________

Anexo D: Formato de autorizacin de ingreso


ELABORADO POR: jaescboar
FORMATO DE AUTORIZACIN DE INGRESO

CODIGO: FOR-AUTOINGRE
VERSIN: 1.0

DATOS DE LA SOLICITUD
N de orden de
compra

Oficina:
Solicitante:

Semana N:

Extensin:

Empresa contratista

Descripcin de servicio

Lugar a trabajar

Horario
Inicio

Fin

Fecha
Inicio
Fin

DATOS DEL PERSONAL


Das de ingreso
Nombre del empleado
L M M J V S D

FIRMA DEL SOLICITANTE

Documento de
identidad

ARP

EPS

Observaciones

FIRMA DE AUTORIZACIN DE SERVICIOS GENERALES

Fuente:UniversidadIcesi

55

Anexo E: Cotizacin de mantenimiento preventivo

Fuente: Universidad Icesi

56

Anexo F: Orden de compra de mantenimiento preventivo

57

Fuente:UniversidadIcesi

58

Anexo G: Carta de garanta de equipo

Fuente:UniversidadIcesi

59

Anexo H: Acta de capacitacin

Fuente:UniversidadIcesi

60

Anexo I: Reporte de servicio de mantenimiento correctivo

Fuente: Universidad Icesi

61

Anexo J: Acta de entrega de equipo de laboratorio

Fuente: Universidad Icesi

62

Anexo K: Reporte de instalacin de equipo

Fuente: Universidad Icesi

63

Anexo L: Procedimiento del Sistema de Gestin de Solicitudes (S.G.S.)


Contenido
1. Entradas y salidas
2. Diagrama de procesos
2.1 Diagrama - Sistemas de gestin y seguimiento de solicitudes
3. Cuerpo del procedimiento de acuerdo a las actividades del proceso
3.1 Solicitar creacin o modificacin de sistema de gestin y seguimiento solicitudes
3.2 Aprobacin del lder del proceso
3.3 Solicitar reunin para acordar la estructura y funcionalidad del sistema
3.4 Acordar estructura y funcionalidad del sistema
3.5 Revisar acuerdo de estructura y funcionalidad
3.6 Aprobacin de la implementacin del sistema
3.7 Revisar el proceso
3.8 Presentar el sistema de solicitudes y aprobacin del usuario y lder del proceso.
3.9 Capacitacin en la funcionalidad del sistema
4. Documentos involucrados
5. Procesos relacionados
6. Glosario

1. Entradas y salidas

Entradas
Salidas
Solicitud Proveedor Solicitud Atendida Destinatario
Servicio Usuario Servicio
Usuario
2. Diagrama de flujo funcional
2.1 Diagrama - Sistema de gestin y seguimiento de solicitudes

3. Cuerpo del procedimiento de acuerdo a las actividades del proceso

3.1 Solicitar creacin o modificacin de sistema de gestin y


seguimiento solicitudes
Detalle
Restricciones Encargados
Recursos
El usuario
Contacto va
Usuario
N/A
deber
electrnica.
Contacto:
contactarse con Nota:
Jorge Antonio Escobar
el lder del
Enviar datos
EXT: 755
proceso para la del usuario
Correo:
creacin o
(nombre y
jaescobar@icesi.edu.co
modificacin de correo
sistema de
electrnico).
gestin y
seguimiento
solicitudes.
Excepciones
N/A
3.2 Aprobacin del lder del proceso
Detalle
Restricciones Encargados Recursos

64

Si el lder del proceso


Contacto va
Lder del
N/A
aprueba la solicitud, le
electrnica.
proceso
informar al lder funcional
sobre la solicitud. Sea el
caso contrario, la solicitud
es cancelada
definitivamente.
Excepciones
N/A
3.3 Solicitar reunin para acordar la estructura y funcionalidad del
sistema
Detalle
Restricciones Encargados Recursos
El lder funcional deber
Contacto va
Lder
N/A
contactarse con el usuario electrnica.
funcional
y lder del proceso para
programar una reunin
para acordar la estructura y
funcionalidad del sistema.
Excepciones
N/A
3.4 Acordar estructura y funcionalidad del sistema
Detalle
Restricciones Encargados Recursos
El usuario, lder del proceso N/A
Usuario
N/A
y lder funcional acordarn
Lder del
la estructura y funcionalidad
proceso
del sistema.
Lder
funcional
Excepciones
N/A
3.5 Revisar acuerdo de estructura y funcionalidad
Detalle
Restricciones
Encargados Recursos
El lder funcional y Se guiarn por la
Lder
N/A
lder tcnico
informacin resultante funcional
revisarn el acuerdo de la reunin de
Lder tcnico
de estructura y
usuario, lder del
funcionalidad.
proceso y lder
funcional.
Excepciones
N/A
3.6 Aprobacin de la implementacin del sistema

65

Detalle
Restricciones Encargados Recursos
Si el lder tcnico
Para el
Lder tcnico N/A
considera que es posible desarrollo de la Lder
implementar el sistema, aplicacin se
funcional
desarrollar la aplicacin debe revisar
(y si esta dentro de la
funcionalidad en
funcionalidad de la
mantis.
herramienta de registro
de solicitudes),
configurar la
herramienta de registro
de solicitudes en el
entorno de pruebas. Sea
el caso contrario, debern
contactarse con el lder
funcional para que este
solicite una reunin para
acordar una nueva
estructura y funcionalidad
del sistema.
Excepciones
N/A
3.7 Revisar el proceso
Detalle
Restricciones Encargados Recursos
El lder funcional y lder
N/A
Lder
N/A
tcnico revisarn el proceso
funcional
e informarn el resultado de
Lder tcnico
la revisin al lder del
proceso.
Excepciones
N/A
3.8 Presentar el sistema de solicitudes y aprobacin del usuario y
lder del proceso.
Detalle
Restricciones Encargados Recursos
El lder del proceso
N/A
Lder del
N/A
presentar el sistema de
proceso
solicitudes al usuario. Si el
Usuario
usuario y lder del proceso
Lder tcnico
se encuentran satisfechos
con el sistema (aprobado)
se le informara al lder
tcnico para activar la

66

puesta en produccin del


sistema. Sea el caso
contrario, debern acordar
la nueva estructura y
funcionalidad del sistema.
Excepciones
N/A
3.9 Capacitacin en la funcionalidad del sistema
Detalle
Restricciones Encargados Recursos
Estando listo el sistema, el N/A
Lder
N/A
usuario, lder del proceso y
tcnico
lder funcional debern ser
capacitados en la
funcionalidad del sistema
por el lder tcnico.
Excepciones
N/A
4. Documentos involucrados
Cdigo

Nombre del Formato

N/A
5. Procesos relacionados
Cdigo

Nombre
N/A

6. Glosario
Trmino

Descripcin

Funcionalidad en mantis

Fuente: Universidad Icesi

67

Anexo M: Ficha de uso de equipo

Fuente: Universidad Icesi

68

Anexo N: Acta de reunin 1 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios

Fuente: Autor
69

Anexo O: Acta de reunin 2 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios

Fuente: Autor
70

Anexo P: Acta de reunin 3 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios

Fuente: Autor
71

Anexo Q: Carta de proveedor para indicar falla de equipos

Fuente: LAB BRANDS S.A.


72

Anexo R: Acta de reunin 4 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios

Fuente: Autor
73

Anexo S: Acta de reunin con el coordinador de compras

Fuente: Autor
74

Anexo T: Acta de reunin 5 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios

Fuente: Autor

75

Anexo U: Acta de reunin 6 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios

Fuente: Autor

76

Anexo V: Acta de reunin con el director administrativo y financiero

Fuente: Autor

77