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Cmo definir y mapear procesos

Definir y mapear procesos en una organizacin


Definir y mapear procesos es una tarea esencial en toda organizacin, puesto que ayuda a la
misma a visualizar la estructura de procesos que posee o que quieren implantar, as como
poder normalizar dichos procesos.
Para comenzar, empecemos entendiendo el concepto de proceso. Cuando hablamos de proceso,
nos referimos al conjunto de actividades realizadas siguiendo una secuencia determinada para
dar lugar a la obtencin de un bien o servicio para nuestros clientes.
Cuando definimos un proceso en concreto, lo que buscamos es poder normalizarlo de cara a que
se puedan repetir posteriormente las mismas acciones.
Por su parte el Mapeo de Procesos, es una herramienta a disposicin de las organizaciones
mediante la cual les permiteoptimizar los procesos presentes en las mismas o bien en caso de an
no haber definidos ninguno, ayuda a la implementacin en la organizacin de una
estructura basada en procesos.
Definir y mapear procesos es tremendamente til para toda organizacin, pues es una manera de
poder visualizar las fortalezas y debilidades que posee su estructura.
A travs de la tarea de definir y mapear procesos, logramos dar solucin a problemas
habituales que surgen en las organizaciones como los siguientes:

Funcionamiento complejo.

Costes elevados.

Existencia de los denominados cuellos de botella.

Integracin de procesos.

Duplicidad de actividades.

Tareas que se estn realizando y que aportan poco valor a la organizacin.

Problemas derivados por una documentacin excesiva.

As pues, vemos que definir y mapear procesos, por las soluciones que aporta a la organizacin, es
una forma excelente de alcanzar un mayor entendimiento de sus procesos con el fin
de ejecutarlos de la manera ms ptima y poder incrementar la rentabilidad de nuestra
organizacin.
Veamos a continuacin, como realizar esta tarea de definir y mapear procesos.
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Cmo definir y mapear procesos
Para comenzar a definir y mapear procesos lo primero es la recogida de datos mediante
entrevistas, reuniones, cuestionarios, observaciones de campo, anlisis de datos, o cualquier otra
fuente que consideremos necesaria.
Una vez realizada esta recogida de datos como paso previo, los pasos a seguir en la definicin y
mapeo de procesos son los siguientes:

Realizar una identificacin de los objetivos perseguidos en cada proceso.

Definir cules son las entradas y las salidas que se obtendrn en los diferentes procesos.

Establecer los componentes que integrarn cada proceso.

Indicar los lmites que han de tener los procesos.

En ltimo lugar, documentaremos todo lo anterior clasificndolos por reas.

Este procedimiento de definir y mapear los procesos debe ser realizado por el personal que
conozca en detalle tales procesos y las interacciones entre ellos.
Este equipo encargado de definir y mapear los procesos deber asegurarse de que las diferentes
actividades de los procesos son realizadas de manera homognea. En este proceso, es frecuente
detectar la existencia de cierta problemtica en los procesos.
Una vez que la situacin actual de los procesos de la organizacin ha sido definida, el equipo est
en disposicin de poder elaborar una grfica que muestra tal situacin de los procesos actuales,
as como las funciones y relaciones entre los mismos.
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Beneficios de Definir y Mapear Procesos
Entre los resultados que se persiguen a travs del mapeo de procesos destacamos:

Un comprensin ms clara de los procesos actuales.

Poder tener analizados los procesos del negocio a fin de buscar su mejora.

Definir requisitos ms fciles a fin de simplificar la gestin del sistema.

Reducir el tiempo de realizacin de los procesos.

Lograr la normalizacin en los procesos y la mejora de la calidad de stos.

Introducir el cambio de un pensamiento basado en departamentos a uno basado en


procesos.

Para realizar este proceso de visualizacin de procesos a travs del mapeo, contamos con varias
herramientas a nuestra disposicin. Una de estas herramientas es la llamada Business Process
Modeling Notation (BPMN), mediante la que que se expresan los procesos de negocio a travs de
diagramas con el objetivo de dar apoyo a la gestin de los mismos, facilitando su comprensin.
Tambin le puede resultar interesante el siguiente artculo Gestin de Procesos. Importancia para
las organizaciones tecnolgica.