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REPBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
PERSONERA MUNICIPAL
NIT 832.006.156-6

MANUAL MECI
PERSONERA
MUNICIPAL DE
EL ROSAL
Adriana M//

Por una Comunidad Rosaluna Digna

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TABLA DE CONTENIDO
1. PRESENTACIN
2. PRINCIPIOS DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
MECI 1000:2005
3. ESTRUCTURA DEL MODELO
4. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO
5. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
6. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
7. DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MODELO STANDAR DE
CONTROL INTERNO MECI 1000-2005

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1. PRESENTACIN

La Constitucin Poltica de 1991 incorpor el concepto del Control Interno

como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada
organizacin Estatal y el cumplimiento de los principios que rigen la funcin
pblica. Por su parte, la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio
del Control Interno en las entidades y organismo del Estado, y la Ley 489 de
1998 dispuso la creacin del Sistema Nacional de Control Interno.
En bsqueda de la eficacia y del impacto del Control Interno en las entidades
del sector pblico, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica,
promovi la adopcin e implementacin de un Modelo Estndar de Control
Interno, iniciativa que fue acogida por el Consejo Asesor del Gobierno
Nacional en materia de Control Interno, que condujo a la expedicin del
Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el MECI 1000:2005.
El Modelo Estndar de Control Interno proporciona la estructura bsica para
evaluar la estrategia, la gestin y los propios mecanismos de evaluacin del
proceso administrativo de la entidad, y su propsito fundamental es orientar a
la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribucin de stos a
los fines esenciales del Estado.
Este enfoque concibe el Control Interno como un conjunto de elementos
interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad y le
permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfaccin de los
compromisos contrados con la ciudadana, garantiza la coordinacin de las
acciones y la fluidez de la informacin y comunicacin, y anticipa y corrige,
de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer
institucional.
Este Manual es un documento que permite orientar a las partes interesadas
acerca de la forma en que la Personera Municipal de El Rosal ha planeado y
diseado los subsistemas, componentes y elementos que conforman el
Modelo Estndar de Control Interno, para desarrollo e implementacin.
2. PRINCIPIOS DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
MECI 1000:2005
Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran,
complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales,
fundamentados en:
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Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor pblico para

controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el
adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de
su funcin, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y/o
tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los
principios establecidos en la Constitucin Poltica.
Autorregulacin: Es la capacidad institucional para aplicar de manera
participativa al interior de las entidades, los mtodos y procedimientos
establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementacin
del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y
transparencia en la actuacin pblica.
Autogestin: Es la capacidad institucional de toda entidad pblica para
interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz
la funcin administrativa que le ha sido asignada por la Constitucin, la Ley y
sus Reglamentos.
3. ESTRUCTURA DEL MODELO
La estructura del Modelo establecida mediante el Decreto 1599 de 2005,
sienta las bases conceptuales y tcnicas bajo las cuales se estructura.
3.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO: Es el conjunto de
Componentes de Control que al interrelacionarse entre s, permiten el
cumplimiento de la orientacin estratgica y organizacional de la entidad
pblica. Este subsistema tiene como objetivo la creacin de una estructura
organizacional fundamentada en el control a los procesos de
direccionamiento estratgico, administrativos y operativos de la entidad
pblica.
Se estructura en tres Componentes: Ambiente de Control, Direccionamiento
Estratgico y Administracin de Riesgos, orientados a generar los estndares
que autocontrolan la entidad en cuanto a la cultura de control,
direccionamiento estratgico y organizacional. Estos elementos o estndares
de control se relacionan entre s, lo cual garantiza su operacin en forma
sistmica.

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3.2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN: Conjunto de Componentes

de Control, que al interrelacionarse bajo la accin de los niveles de autoridad
y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecucin de
los procesos de la entidad pblica, orientndola a la consecucin de los
resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misin.
Una vez la entidad cuente con un ambiente organizacional favorable al
control, establezca la orientacin estratgica de su accionar y los
mecanismos bsicos de proteccin de sus recursos es necesario establecer
las reglas, acciones, mtodos, procedimientos e instrumentos necesarios en
la entidad que le aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos
previstos, a travs de tres componentes, a saber: actividades de control,
Informacin y comunicacin pblica.
3.3 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN: Conjunto de
Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten
valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad
pblica; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de
ejecucin de los planes y programas, los resultados de la gestin, detectar
desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para
orientar las acciones de mejoramiento de la organizacin pblica.
El subsistema se estructura bajo tres componentes: autoevaluacin,
evaluacin independiente y planes de mejoramiento.
4. DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MODELO STANDAR DE
CONTROL INTERNO MECI 1000:2005
Para el Diseo del Modelo Estndar de Control Interno se realiz una
evaluacin sobre la existencia o estado de desarrollo e implementacin de
cada elemento de control en la entidad; el resultado cuantitativo y cualitativo
de la evaluacin se encuentra en el Anexo 1 de este Manual.
As mismo se definieron las actividades y los responsables del diseo, ajuste
e implementacin (Acta de compromiso y Formato de conformacin equipo
MECI)
A continuacin se presentan uno a uno los elementos que conforman los
componentes y subsistemas del Modelo, relacionados con los instrumentos
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diseados por la Personera Municipal de El Rosal, con el fin de demostrar su

capacidad para cumplir con cada ellos. As mismo se relaciona el proceso al
cual se encuentra asociado el elemento.

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO

1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
1.1.1 ELEMENTO: Acuerdos, compromisos o protocolos ticos
Este elemento define el estndar de conducta de la Personera Municipal de
El Rosal, evidenciado a travs del Cdigo de tica, en el cual se establecen
declaraciones explicitas que en relacin con las conductas de los servidores
Pblicos, fueron acordadas en forma participativa, con el fin de lograr los
objetivos institucionales de la Entidad. Adems, se dise como herramienta
de la consolidacin de la tica pblica de la entidad, el Cdigo de Buen
Gobierno, que constituye el compromiso institucional con el desempeo de la
funcin pblica que le ha sido asignada, hacia el logro de una gestin
caracterizada por la integridad, transparencia, eficiencia y clara orientacin
hacia el cumplimiento de los fines del Estado. Proceso de Administracin y
Mejoramiento Continuo del SCI
1.1.2
ELEMENTO: Desarrollo del talento humano La Personera
Municipal de El Rosal define el compromiso de la entidad con el desarrollo de
las competencias, habilidades aptitudes e idoneidad de sus servidores
pblicos, determinando las polticas y prcticas de gestin humana con base
en los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos
de seleccin, induccin, formacin, capacitacin y evaluacin del
desempeo.
Los procesos y prcticas de talento humano se adelantan de manera
articulada a los dems procesos de gestin de la entidad, de tal forma que
haya coherencia entre el desempeo de las personas y las estrategias de la
entidad, al tiempo que se fomenta el desarrollo permanente de los servidores
pblicos durante su vida laboral en la entidad. Proceso de Accin
Administrativa
1.1.3 ELEMENTO: Estilo de Direccin Le alta direccin de la Personera
Municipal de El Rosal, gua y orienta las acciones de la entidad con
competencia, integridad, transparencia, responsabilidad pblica, con
compromiso con el servicio pblico, conocimiento, suficiencia y capacidad
gerencial necesarios para conducir la entidad en el actuar que exige la
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comunidad y las dems partes interesadas. Tabulacin y Anlisis de la

encuesta Estilo de Direccin
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
1.2.1 ELEMENTO: Planes y programas
Mediante la aplicacin del Plan de Accin la Personera Municipal de El
Rosal, modela la proyeccin de la Entidad a corto, mediano y largo plazo e
impulsa y gua sus actividades hacia el logro misional y los resultados
previstos. Los planes y programas materializan las estrategias de la entidad
establecidas para dar cumplimiento a su misin, visin y objetivos
institucionales esperados en un perodo de tiempo determinado, asegurando
adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines planeados
por la entidad. Mapa Estratgico de la Personera Municipal.
1.2.2 ELEMENTO: Modelo de operacin por procesos La Personera
Municipal de El Rosal, ha diseado un estndar organizacional que soporta
la operacin de la entidad, armonizando con enfoque sistmico la misin y la
visin institucional, orientndola hacia una organizacin por procesos, los
cuales en su interaccin, interdependencia y relacin causa-efecto garantizan
una ejecucin eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad
pblica. Para una mejor comprensin de este modelo de operacin
organizacional, se ha diseado un Mapa de Procesos con un soporte
matricial que hace relacin a su interaccin; este esquema se muestra en el
Mapa de Procesos y en la Matriz de Procedimientos.
1.2.3 ELEMENTO: Estructura organizacional La Personera Municipal de
El Rosal configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las
relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad,
permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con
su misin y su funcin constitucional y legal adoptados por la entidad.
La Estructura Organizacional est compuesta
por la estructura u
organizacin interna de la entidad, por su planta de personal y por el manual
especfico de funciones y competencias laborales; est definida a partir de
los procesos y procedimientos que conforman el Modelo de Operacin y que
permiten cumplir los objetivos institucionales. Manual de funciones y
requisitos.
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO
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1.3.1 ELEMENTO: Contexto estratgico El nivel directivo de la Personera

Municipal de El Rosal, orienta sus decisiones con base en los riesgos que
pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la entidad, identificando y
analizando el conjunto de circunstancias internas y externas que puedan
generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su
funcin, misin y objetivos institucionales. Proceso de Administracin y
Mejoramiento del SCI - Mapa de Riesgos.
1.3.2 ELEMENTO: Identificacin de riesgos El nivel directivo de la
Personera Municipal de El Rosal establece acciones con el fin de conocer
los eventos potenciales, estn o no bajo el control de la entidad, que ponen
en riesgo el logro de su Misin, estableciendo los agentes generadores, las
causas y los efectos de su ocurrencia. Proceso de Administracin y
Mejoramiento del SCI - Mapa de Riesgos.
1.3.3 ELEMENTO: Anlisis del riesgo. El nivel directivo de la Personera
Municipal de El Rosal establece la probabilidad de ocurrencia de los eventos
positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y
evalundolos a fin de determinar la capacidad de la entidad para su
aceptacin y manejo. Proceso de Administracin y Mejoramiento del SCI Mapa de Riesgos.
1.3.4 ELEMENTO: Valoracin del riesgo El nivel directivo de la Personera
Municipal de El Rosal determina el nivel o grado de exposicin de la entidad
al impacto del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.
Para la valoracin del riesgo toma como base la calificacin y evaluacin de
los riesgos, procediendo a la ponderacin de riesgos del Modelo de
Operacin, con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y
fijacin de polticas. Proceso de Administracin y Mejoramiento del SCI Mapa de Riesgos.
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
2.1.1 ELEMENTO: Polticas de operacin
El nivel directivo de la Personera Municipal de El Rosal define los lmites y
parmetros necesarios para ejecutar de manera eficiente y eficaz, los
procesos y actividades en el cumplimiento de la funcin, los planes y
programas, los proyectos, polticas y administracin del riesgo.
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2.1.2 ELEMENTO: Procedimientos Para regular la forma de operacin de

los servidores de la entidad y permitir entender la dinmica requerida para el
logro de los objetivos y la obtencin efectiva de sus productos, la Personera
Municipal de El Rosal establece un sistema documental conformado por el
conjunto de manuales, procedimientos y guas de las tareas requeridas para
cumplir con las actividades de cada proceso, controlando las acciones que
requiere la operacin. Manual de Procesos y Procedimientos
2.1.3 ELEMENTO: Controles Con el nimo de prevenir o reducir el impacto
de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos
requeridos para el logro de los objetivos de la entidad, la Personera
Municipal de El Rosal toma los procesos identificados y las polticas de
operacin y define los controles necesarios eliminando las causas de riesgos
potenciales o materializados. Proceso de Administracin y Mejoramiento del
SCI - Mapa de Riesgos.
2.1.4 ELEMENTO: Indicadores La Personera Municipal de El Rosal ha
diseado los mecanismos necesarios para la evaluacin de la gestin de la
entidad, los cuales se presentan como un conjunto de variables cuantitativas
y cualitativas sujetas a la medicin, que permiten observar la situacin y las
tendencias de cambio generadas en la entidad, en relacin con el logro de
los objetivos y las metas propuestas. Manual de Procesos y ProcedimientosFichas de Caracterizacin de Proceso
2.1.5 ELEMENTO: Manual de procedimientos La Personera Municipal de
El Rosal ha establecido un Manual de procedimientos como gua de uso
individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se
ejecuta o desarrolla su funcin administrativa, propiciando la realizacin del
trabajo bajo un lenguaje comn a todos sus Servidores Pblicos. Manual de
Procesos y Procedimientos
2.2 COMPONENTE INFORMACIN
2.2.1 ELEMENTO: Informacin primaria
La Personera Municipal de El Rosal procesa la informacin proveniente de
fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la
organizacin est en permanente contacto, as como de las variables que no
estn en relacin directa con la entidad, pero que afectan su desempeo, por
los canales de comunicacin que sta misma garantiza para tal fin. Proceso
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2.2.2 ELEMENTO: Informacin Secundaria Con el objetivo de lograr una

efectiva operacin en la entidad, la Personera Municipal de El Rosal
identificada la informacin interna, producto de cada uno de sus procesos,
los receptores de la misma y los canales que aseguran su destino. Adems
cuenta con mecanismos para documentar el conocimiento y experiencia de
los funcionarios de la entidad. Proceso de Comunicacin Pblica
2.2.3 ELEMENTO: Sistemas de informacin La Personera Municipal de El
Rosal identifica el conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados
para la generacin de informacin, (procedimientos, mecanismos de control,
asignacin de personas responsables de la captura, procesamiento,
administracin y distribucin de datos e informacin), orientada a soportar de
manera ms eficiente la gestin de operaciones en la entidad. Proceso de
Comunicacin Pblica
2.3 COMPONENTE COMUNICACIN PBLICA
2.3.1 ELEMENTO: Comunicacin organizacional La Personera Municipal de
El Rosal garantiza los mecanismos y estrategias de comunicacin a su
interior con el propsito de difundir a todo nivel sus polticas, planes,
programas, proyectos y la gestin de operaciones hacia los cuales se enfoca
el accionar de la entidad. Proceso de Comunicacin Pblica
2.3.2 ELEMENTO: Comunicacin informativa La Personera Municipal de El
Rosal garantiza los mecanismos y estrategias de comunicacin para facilitar
el acceso a la informacin que acerca de su funcionamiento, gestin y
resultados tienen los diferentes grupos de inters. Proceso de Comunicacin
Pblica
2.3.3 ELEMENTO: Medios de comunicacin La Personera Municipal de El
Rosal garantiza la difusin de informacin hacia los diferentes grupos de
inters mediante la puesta en funcionamiento y el control de los diferentes
medios y mecanismos de comunicacin como la publicacin de la gaceta y la
rendicin de cuentas. Proceso de Comunicacin Pblica
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIN
3.1.1 ELEMENTO: Autoevaluacin del control Para determinar la calidad y
efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada rea
organizacional la Personera Municipal de El Rosal evala peridicamente la
eficacia y la eficiencia de los mismos. Para ello hace partcipes a los
servidores pblicos que dirigen y ejecutan los procesos, segn el grado de
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responsabilidad y autoridad que tiene definidos para su operacionalizacin.

Proceso de Evaluacin Independiente.
3.1.2 ELEMENTO: Autoevaluacin de la gestin La Personera Municipal
de El Rosal revisa la obtencin de las metas y resultados previstos e
identifica las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos
que garanticen mantener la orientacin de la Entidad, basado en el
comportamiento de los indicadores de gestin diseados en los Planes y
Programas y en los Procesos de la Entidad. Proceso de Evaluacin
Independiente
3.2 COMPONENTE EVALUACIN INDEPENDIENTE
3.2.1 ELEMENTO: Evaluacin del sistema de control interno El
responsable del control interno de la Personera Municipal de El Rosal,
evala el Sistema de Control Interno en forma independiente a la
administracin para lo cual toma como base el cumplimiento de los objetivos,
principios y fundamentos del Sistema de Control Interno, la existencia de los
diferentes subsistemas, componentes y elementos y comprueba la
efectividad de cada uno de ellos y su interaccin para apoyar el cumplimiento
de los objetivos de la entidad. Proceso de Evaluacin Independiente
3.2.2 ELEMENTO: Auditora interna La Personera Municipal de El Rosal
ha diseado un mecanismo que permite realizar un examen sistemtico,
objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y
resultados de la entidad, adems permite emitir juicios basados en
evidencias sobre los aspectos ms importantes de la gestin, los resultados
obtenidos y la satisfaccin de los diferentes grupos de inters. Proceso de
Evaluacin Independiente
3.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
3.3.1 ELEMENTO: Plan de mejoramiento institucional Con base en las
recomendaciones y anlisis generados en el desarrollo de los Componentes
de Auditora Interna, Evaluacin Independiente y las observaciones
obtenidas de la evaluacin al Sistema de Control Interno, la Personera
Municipal de El Rosal estructura el Plan de Mejoramiento que ha de
adelantarse en un periodo determinado que permita el mejoramiento continuo
institucional. Proceso de Administracin y Mejoramiento del SCI
3.3.2 ELEMENTO: Plan de mejoramiento por procesos La Personera
Municipal de El Rosal, determina las acciones para subsanar las variaciones
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presentadas entre las metas esperadas para cada proceso de acuerdo a los
indicadores planteados
y los resultados alcanzados. Proceso de
Administracin y Mejoramiento del SCI
3.3.3 ELEMENTO: Plan de mejoramiento individual
La Personera Municipal de El Rosal, establece acciones de mejoramiento a
ejecutar para cada uno de sus Servidores Pblicos con el objetivo de mejorar
su desempeo y el del rea organizacional al cual pertenece, en un marco de
tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades
y/o tareas bajo su responsabilidad.
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