Breve explicacin de la versin Formatos

Configuracin de la versin formatos

La configuracin de esta versin es a la medida de cada imprenta. Cada imprenta puede decidir los costes de cada
trabajo y cmo calcular los mismos. El clculo se realiza bsicamente en base a los siguientes ndices:

Pliegos (papel, impresin, plastificado alzado, hendido, guillotinado)

Ejemplares (encuadernados, pegados, doblados desplegables)
Caractersticas
Cuando la configuracin se basa en pliegos, podemos
tener un precio diferente para los trabajos que se
impriman/plastifiquen a una o a dos caras.
La configuracin del coste se puede establecer por
tramos, en funcin del nmero de Pliegos o Ejemplares
del trabajo.
Adems, a cada coste se le puede aadir un importe fijo,
incluso a los tramos del mismo,
El coste variable de los trabajos encuadernados tiene en
cuenta el nmero de hojas o pginas del trabajo.
Tambin cabe la posibilidad de que los costes que slo
tengan un importe fijo y que su importe no dependa ni
de los ejemplares ni de los pliegos.
Se pueden configurar partes opcionales de un trabajo
que el usuario tendr que confirmar al realizar el
presupuesto (portada de una revista o nmero de copias
de un talonario).
Una vez configurados los trabajos se pueden calcular
internamente desde el ERP o desde la W2PSe pueden calcular mrgenes distintos por clientes.
Se puede calcular un precio distinto segn el plazo de
entrega del trabajo.
Los ejemplares pueden ser a medida o unidades fijas de
ejemplares.
En los clculos por la web se pueden previsualizar las
cantidades que decida la imprenta. Etc....

Introduccin: la Ficha y el Formato del trabajo

Gesgraph ha desarrollado un innovador sistema para presupuestar trabajos de
imprenta o de cualquier otro tipo (tazas, camisetas, sellos, etc.), con slo crear
una completa "Ficha tcnica" para cada tipo de trabajo, en la que se darn de
alta los costes, imgenes, descripciones, plazo entrega, mrgenes, datos
tcnicos y Formato del trabajo.
En los trabajos de imprenta el FORMATO es el dato ms importante de la
Ficha. Por ejemplo, para una Revista grapada, crearemos una ficha para cada
uno de sus formatos ms habituales (A4, A5, ...), y en cada ficha
configuraremos los costes del trabajo para cada Formato.
Una vez que hemos configurado la Ficha de cada trabajo, podremos calcular
su presupuesto en cuestin de segundos (tanto internamente como desde la
web), rellenando un sencillo formulario desde el que introduciremos los datos
del trabajo (nmero de pginas, si tiene portada, la familia y gramaje del
papel, impresin, etc.)

Anexo: explicacin de la configuracin por Costes

1.- Configuracin del Papel
Veamos un ejemplo de cmo configurar el coste de Papel:

Antes de entrar en el detalle de la configuracin, hagamos un repaso rpido de lo que vemos en la anterior imagen:

Para dar de alta el coste papel, se ha seleccionado el interfaz "Papel", por lo que en la Tabla de configuracin
se pedirn las medidas del formato y el gramaje del mismo (con el gramaje se calcular el peso del trabajo).
Hemos configurado cuatro posibles tipos de papel, de los cuales, en los presupuestos aparecer
seleccionado por defecto la segunda opcin "Estucado brillo 170 gr." (est marcada por defecto).
El coste Papel vendr ubicado en la Agrupacin "Produccin folleto".
El usuario del presupuesto tendr que marcar obligatoriamente un valor (al estar marcada la opcin
"obligatoria").
El clculo de los pliegos del papel del trabajo se va a realizar en funcin del nmero de ejemplares (al estar
seleccionado el ndice "ejemplares").
Se ha configurado que en cada pliego 650 x 950 caben 4 ejemplares.
Que el coste de cada pliego de 650 x 950 es de 0.17 para el gramaje de 250 gr, y as distintos precios para
los distintos gramajes.

Pasamos a analizar en detalle la configuracin del coste papel, estudiando todos sus campos.
A.- Nombre.
Es el texto que le aparecer al usuario al realizar el presupuesto.

Como vemos, aunque se han configurado cuatro tipos de papel, aparece seleccionada la opcin de "Estucado brillo
170 gr", ya que dicho valor es el que est marcado por defecto (primera columna

).

No obstante, el usuario al realizar el presupuesto podr seleccionar cualquier otro de los valores configurados:

B.- Agrupacin
Como hemos visto, las Agrupaciones sirven para ordenar la informacin a visualizar en el presupuesto y para indicar
si el trabajo es paginado o no.
Si en una Agrupacin se habilitan las pginas, esto significa que el clculo de sus costes tendr que tener en cuenta
dichas pginas, ya que, obviamente, no consume el mismo papel, ni los mismos costes una revista de 24 pginas que
otra de 64 pginas.
B.1.- Configuracin de trabajos paginados.
Como acabamos de indicar en los trabajos paginados hay que habilitar las pginas en la Agrupacin, por ejemplo, en
el interior de una Revista vamos a habilitar las pginas (imagen siguiente):

Por lo tanto, al realizar el presupuesto se pedir el nmero de pginas del trabajo (al estar habilitadas las mismas):

En la "Tabla de configuracin" del coste podemos ver que el ndice seleccionado son las Pginas.

Lo que significa que el consumo de papel del ejemplo anterior es que en cada pliego 650 x 950 caben 16 pginas (ya
que el ndice seleccionado son las pginas). El programa calcular el nmero total de pginas del trabajo, teniendo
en cuenta los ejemplares a presupuestar, y lo dividir entre 16 para obtener el consumo total de pliegos de papel.
B.2.- Configuracin de trabajos no paginados (desplegables, tarjetas, cartas, ...)
Si el trabajo no es paginado, en la Agrupacin no habilitaremos las pginas y en la Tabla de configuracin elegiremos
el ndice Ejemplares (ver imagen siguiente), para que los clculos se hagan por ejemplares, en concreto que en el
Formato 650 x 900 quepan 4 ejemplares (y no 16 pginas):

C.- Valores
Los valores son las distintas opciones que presenta el coste (papeles de distintas calidades y gramajes). Para crear un
nuevo Valor hay que marcar en la cruz verde
que hay al lado del nombre del coste, para eliminar un Valor hay
que marcar en la cruz roja que hay a la derecha de cada Valor.
Se puede establecer un valor por Defecto, para que aparezca seleccionado al realizar el presupuesto, marcndolo en
la primera columna
.
Tambin se puede obligar, que al realizar un presupuesto haya que elegir un valor obligatoriamente, como sera el
caso del papel. Por ejemplo, el plastificado sera un coste no obligatorio.
D.- Configuracin del papel ( valor, N ndices x valor y fijos).

Datos
informativos

Configuracin
coste variable

Configuracin
coste fijo

Los datos informativos dependen del

interfaz elegido. En el interfaz Papel
aparece el formato y gramaje, en el
Pliego slo el formato y en Varios, no
aparece ni el formato ni el gramaje.

Para calcular la parte variable del coste,

depende del ndice que hayamos seleccionado
en la caracterstica (ejemplares, pginas u
hojas), indicando el nmero de unidades del
ndice elegido que caben en el valor o formato.

A cada valor tambin se

puede poner un coste
fijo que no dependera
ni de los ejemplares, ni
de las pginas.

En la configuracin del papel, elegiremos el interfaz Papel, para que aparezca el formato y el gramaje. En el Formato
indicaremos las medidas del papel que vamos a utilizar (de almacn), el gramaje se indica a los solos efectos de
calcular el peso del trabajo.
Para configurar el coste variable indicaremos el precio del pliego y el nmero de ndices que caben en dicho pliego.
El coste fijo suele estar a cero a no ser que por la utilizacin de algn papel especial queramos cobrar un
suplemento.

2.- Configuracin de la impresin.

En la impresin, los valores ms habituales son los que aparecen en la Tabla de configuracin siguiente:

Como vemos hay impresin a una y a dos caras. El coste de la impresin a una cara es el precio de un click o copia
(bien a color o en B/N), en tanto que el precio de la impresin a dos caras pondremos el precio de dos clicks o copias.
En el interfaz, elegiremos el de Pliego, para que slo aparezcan las medidas del Formato, medidas que son
puramente informativas para facilitar la introduccin de datos ( valor o precio del Formato e ndices que caben en
el Formato).

El precio se establece para un determinado Formato (en la imagen anterior 320 x 450, que es el formato habitual de
impresin digital). El formato es puramente informativo, lo que tiene valor es la columna de " Valor" que indica el
precio de la copia a dicho formato.
El coste copia (de una o de dos caras) se repercute por ejemplares o por pliegos, segn que hayamos elegido el
ndice ejemplares o pliegos, de la misma forma que vimos al tratar la repercusin del coste papel.
El precio del click o copia se puede cobrar por tramos, si marcamos en la rueda dentada a la derecha de cada Valor
se abrir una tabla para indicar el precio de los tramos. Como tramos para configurar el coste variable podemos
elegir los ejemplares o bien los pliegos, ya que en la versin Formatos, Gesgraph calcula los pliegos del trabajo.
En el caso de la impresin elegiremos los pliegos, que segn el valor (impresin 4/0 tintas, impresin 4/4 tintas, ...)
se tratarn de pliegos impresos a una o a dos caras, por lo que en el precio del tramo tendremos que poner el precio
de un click o de dos clicks.
Si estamos configurando el doblado de Trpticos, los tramos sern el nmero de Ejemplares, pero si configuramos el
coste de impresin de una revista o del interior de un libro los tramos sern el nmero de Pliegos del trabajo.
Por ejemplo, podemos indicar que si el trabajo no pasa de 50 pliegos el coste por pliego sea de 0.15 , que si llega
hasta los 100 pliegos el coste copia baje a 0.12 y as sucesivamente, como se ve en la tabla siguiente:

Con la tabla de tramos de impresin podemos configurar los costes por click de la impresin digital por tramos de
copias e incluso simular el coste de impresin offset (a partir de una determinada cantidad de pliegos), poniendo el
coste por copia y en la columna de fijo el coste de las planchas.

3.- Configuracin del Plastificado.

El funcionamiento del Plastificado es muy similar al de la impresin.

El precio de los plastificados a dos caras es del doble que el de los plastificados a una cara. Una diferencia con
respecto a la impresin, es que como podemos ver no hay marcado ningn Valor por defecto, ya que el plastificado
es un coste normalmente opcional.
En el plastificado tambin elegiremos el interfaz de Pliegos, para que aparezca el Formato, ya que normalmente el
precio del plastificado viene referido al plastificado de un formato en concreto, indicando el precio de plastificar
dicho formato y el nmero de ndices que caben en dicho formato (pginas, hojas o ejemplares).

4.- Reflexiones para configurar el resto de costes

En los tres costes que hemos visto (papel, impresin y plastificado) las medidas del formato del papel, o el formato
en el que vamos a imprimir o plastificar, suponen una referencia para que el usuario aporte los datos de la
configuracin.
Pero puede haber otros costes para cuya configuracin el formato no aporte un valor aadido tan claro, como por
ejemplo en el guillotinado, en el alzado, en el hendido, el encuadernado, doblados, etc. Para este tipo de costes, la
imprenta decidir si quiere que aparezca el formato o no, eligiendo el interfaz Pliego (si quiere que aparezca) o
eligiendo el interfaz Varios (si no quiere que aparezca).
Si la imprenta elige el interfaz de Pliego en el que hay que aportar el Formato, en la casilla
el precio
que ponga ser el del formato. Pero si la imprenta elige el interfaz Varios, al no haber formato, el precio que indique
en la casilla
, ser directamente el precio que tendr el nmero de ejemplares, pginas u hojas que
quepan en dicho Valor.
Posibilidades para configurar el
En los tres costes que hemos visto, el precio del Formato es unitario, porque hay una relacin entre el coste de UN
formato y lo que cabe o se va a realizar en dicho formato, como vemos en el siguiente cuadro:
Tipo coste

valor

Impresin

0,25

Papel

0,07

Plastificado

0,25

ndice
Ejemplar
Pgina
Hoja
Ejemplar
Pgina
Hoja
Ejemplar
Pgina
Hoja

N ndices
2
8
4
2
8
4
2
8
4

Significado del valor

Coste de la impresin de 2 ejemplares a una o dos caras
Coste de la impresin de 8 pginas
Coste de la impresin de 4 hojas a una o dos caras
Coste del papel para 2 ejemplares
Coste del papel para 8 pginas
Coste del papel de 4 hojas
Coste del plastificado de 2 ejemplares a una o dos caras
Coste del plastificado de 8 pginas
Coste del plastificado de 4 hojas a una o dos caras

Los precios anteriores son los de un pliego de papel, el de una impresin o el de un plastificado. Pero puede que en
otro tipo de costes el precio no sea el de una impresin, un pliego o un plastificado, sino que sea el precio de muchos
procesos. Por ejemplo, si ponemos como precio del valor 20 y decimos que por 20 se doblan 2000 ejemplares, o
se alzan 5000 pliegos.
Esta forma de configurar sera por Horas, ya que lo que en realidad estamos diciendo es que en una hora (cuyo
precio es 20 ) hacemos tantos procesos (doblar 2000 ejemplares o alzar 5000 pliegos).
Por lo tanto, distintas son las posibilidades que tenemos para configurar un coste, dependiendo del contenido que le
queramos dar al Valor o Formato que configuremos.
Los contenidos posibles que puede tener el precio del Valor seran los siguientes:

El precio de un nico ndice (ejemplar, pliego o pgina). Configuracin por Unidad.

El precio del nmero de ndices que se procesen en una hora. Configuracin por Horas.
El precio de un conjunto limitado de ndices que tengan un tratamiento homogneo (esta opcin sera en la
que tendra sentido aportar un Formato, e indicar el nmero de ndices que quepan en dicho formato).
Configuracin por Formato.

Para comprender las alternativas que Gesgraph ofrece para configurar un coste, vamos a ver las tres posibilidades
que hay para configurar un coste, por ejemplo el coste de alzado. Las tres posibilidades que vamos a ver tienen el
mismo resultado, pero la forma de aportar los datos es distinta.
Configuracin de costes por HORAS
Tipo coste
valor
ndice
Ejemplar
Alzado
20,00
Pgina
Hoja

N ndices
800
3000
2000

Significado del valor

Coste de alzar 800 ejemplares
Coste de alzar 3000 pginas
Coste de alzar 2000 hojas

Configuracin de costes por UNIDAD

Tipo coste
valor
ndice
0,0250 Ejemplar
Alzado
0,0067 Pgina
0,0100 Hoja

N ndices
1
1
1

Significado del valor

Coste de alzar 1 ejemplar
Coste de alzar 1 pginas
Coste de alzar 1 hoja

Configuracin de costes por FORMATO

Tipo coste
valor
ndice
N ndices
0,1000 Ejemplar
4
Alzado
0,1072 Pgina
16
0,0800 Hoja
8

Significado del valor

Coste de alzar 4 ejemplares
Coste de alzar 16 pginas
Coste de alzar 8 hojas

Si dividimos el precio hora de 20 entre los 800 ndices que hacemos en una hora, resulta que el precio del ndice
ejemplar es de 0.025 , que coincide con el precio calculado por unidad. Y si dividimos el precio del Formato de 0.1
entre los 4 ejemplares que incluye tambin el precio por ejemplara es de 0.025
El planteamiento ms lgico es que cuando queramos cobrar un coste que tenemos muy claro su importe (bien
porque sea el que nos cobre el proveedor o porque tengamos una tarifa interna) elegiremos la configuracin por
unidad o por formato. Pero cuando no tengamos una tarifa que reproducir, lo lgico es elegir la configuracin por
horas, poniendo en " valor" el precio que estimemos que vale una hora de trabajo y en los ndices, el nmero de
ndices que consideremos que se pueden procesar en una hora de trabajo.
En los tres costes que hemos analizado (papel, impresin y plastificado) los hemos configurado por Formatos, ya que
normalmente se tiene clara la tarifa de lo que cuesta un pliego de papel, la de una impresin o la de un plastificado.
Para el resto de costes la propuesta de Gesgraph va a ser configurarlos por horas, aunque como hemos visto cada
imprenta puede cambiar a su medida la configuracin de sus costes.
Tambin podemos configurar las horas por tramos. Por ejemplo, se podra configurar que si nos piden hasta 2.000
trpticos los doblemos a razn de 1.500 dpticos a la hora, pero que si nos piden ms de 2.000, la velocidad de
doblado aumente a 2.500 dpticos a la hora, y as con cualquier otro coste.
Propuesta de configuracin de Gesgraph para el resto de costes
Los siguientes costes se configurarn con el interfaz de VARIOS.
Configurar por Unidad:
Los costes de encuadernacin y los de doblado de desplegables (dpticos, trpticos, etc.).
Configurar por Horas:
Alzado, hendidos, guillotinados, pegados, cantos romos y el coste de preparacin de los pliegos para su
encuadernacin.