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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LOS ANDES

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD


FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS, CONTABLES Y SOCIALES.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA (SIGA)

INTRODUCCION
El SIGA es un sistema que supera el mbito del SIAF, que contribuye al ordenamiento y
simplificacin de los procesos de la gestin administrativa en el marco de las normas
establecidas por los rganos Rectores de los Sistemas Administrativos.
Este sistema se viene desarrollando e implementando por etapas. A la fecha se cuenta
con una segunda versin del Mdulo de Logstica (SIGA-ML) y, del Mdulo de Control
Patrimonial (SIGA-MP). Estos mdulos, integrados, permiten a la UE ejecutar los
procesos de la cadena logstica que van desde la programacin del Cuadro de
Necesidades y realizacin de los procesos de compras hasta la distribucin de bienes de
almacn y su registro patrimonial, esto ltimo en el caso de un activo. En la actualidad, el
SIGA-ML se encuentra integrado al SIAF-SP a travs de una interfase.
Estos mdulos han sido implementados a partir del ao 2002 en un grupo de UEs
pertenecientes a diferentes sectores (en el marco de un programa piloto), algunas de las
cuales han sido desactivadas o absorbidas por otras, existiendo a la fecha 15 UEs
usuarias con niveles de avance diferentes.
A partir de noviembre de 2004, sin embargo, sobre la base del reconocimiento de la
gestin de abastecimientos como factor crtico en los servicios de salud y, de la
experiencia exitosa del Programa de Administracin de Acuerdos de Gestin (PAAG), UE
bajo el mbito del Ministerio de Salud, la Alta Direccin del Sector ha diseado un plan
para la mejora de sus procesos de administracin a travs del uso, a nivel nacional (158
UEs), de los mdulos de Logstica y Control Patrimonial desarrollados por el Ministerio de
Economa y Finanzas.
IV Lecciones Aprendidas
La experiencia de implantacin del SIGA en las instituciones piloto nos ense que el
proceso iba a ser mucho complejo que el SIAF ya que supone un esfuerzo, no slo en la
denominada implantacin del sistema, sino en la revisin y mejora de procedimientos de
trabajo. Este sistema involucra ms reas, especialmente Logstica, Almacn y Control
Patrimonial que deben intervenir en forma oportuna con determinadas acciones.
El uso del SIGA contribuye al orden pero implica disciplina y respeto por las normas que el
Sistema justamente incorpora para cuidar que se respeten los procedimientos
establecidos.

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Generalmente, los usuarios de este tipo de sistemas piden una flexibilizacin de ciertos
procesos. Eventualmente esto puede determinar la perforacin del sistema, esto es, que
maneje excepciones a las normas para atender casos urgentes.
La etapa crtica para la puesta en marcha del Sistema es tener cargadas y actualizadas
todas las Tablas (Catlogo de Bienes y Servicios, personal, almacenes, centros de costos,
etc.) y, especialmente, realizar un corte, esto es sincerar los datos de los registros de
stock para el nuevo sistema, en la medida que ste, justamente, controla dicho stock para
tomar la decisin de realizar un proceso de seleccin de proveedores.
Por otro lado, el proceso incluye tambin la migracin de informacin de los sistemas
manuales o automatizados que utiliza la institucin para el control de los bienes
patrimoniales. La entidad debe preparar una Base de Datos de su patrimonio, consistente
con el registro contable. Luego, su migracin demanda la creacin de tablas de
equivalencia de cdigos de bienes.
Algunos de los puntos anteriores, sugieren la necesidad de que los mdulos del SIGA
sean desarrollados de acuerdo a lo normado o lo que establezca el rgano rector. En el
caso del SIAF-SP, esto fue posible en la medida que se encontraron procedimientos (a
travs de Directivas) claros tanto en la DNPP, DNTP y CPN. En el caso del SIGA
entendemos que es PCM el Ente rector.

Sin embargo, no se pudo encontrar procedimientos para:


Catalogacin de Bienes. El uso del SIGA, requiere que se trabaje con una Tabla de
Bienes y Servicios que permita un control de almacenes. Ya no es posible manejar slo
los Clasificadores Presupuestales sino tambin un mayor detalle.
Ante la falta de esta Tabla, el equipo SIAF ha trabajado a partir de los avances que tenan
las UEs que participan como pilotos. Podemos mencionar que, como resultado de este
trabajo se pudo contar con una Tabla de buena cobertura respecto a los bienes que
mueven las entidades.
Cabe sealar que el equipo SIAF del MEF se encuentra trabajando el Catlogo de Bienes
y Servicios a un mayor nivel de desagregacin, esto es a nivel de tem.
Documentos Fuente. Es el caso de las Ordenes de Compra y Servicios, Notas de
Entradas al Almacn (NEAS) y Pedidos Comprobante de Salida (PECOSAS). Con el SIGA
se pueden imprimir estos documentos. Se realizaron coordinaciones con la Contadura
Pblica de la Nacin para la adecuacin y estandarizacin de estos formatos.
El SIGA es un sistema que supera el mbito del SIAF. Para evitar el doble registro se ha
venido trabajando con una Interfase (como otras entidades que tienen ERPs o mdulos
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de Abastecimientos). Ante el requerimiento de las instituciones usuarias y la demanda, se


evalu la conveniencia de desarrollar un solo mdulo SIAF-SIGA.
La idea es que el sistema sea modular (por parmetros para personalizar por cada
institucin). En el caso de UEs pequeas, cuyas operaciones de compras y
contrataciones son reducidas y presentan poca complejidad, podran operar con el SIAF
que ya vienen utilizando. Para instituciones que s realizan procesos de envergadura y
han pasado por una mejora y adecuacin de sus procesos s utilizaran el SIGA.

LEY MARCO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR


PBLICO - LEY N 28112
EL Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA, surge como medio de
complementar las prestaciones del SIAF-SP en lo que concierne al registro y control de
Propiedades, Planta y Equipo e Inventarios.
Es complementario al SIAF-SP con el cual acta mediante interfase- y se orienta al
ordenamiento y simplificacin de los procesos de la gestin administrativa en el marco de
la logstica y en orden a la normativa de los rganos rectores de los Sistemas que
integran el SAFI y que utilizan el SIAF-SP.
El SIGA se desarrolla y se implementa por etapas. El actual Mdulo de Logstica y el
Mdulo de Control Patrimonial estn integrados y en ellos las Unidades Ejecutoras
registran y procesan la Programacin del Cuadro de Necesidades; las Adquisiciones y
Compras, as como el almacenaje, que comprende el ingreso y distribucin, aadiendo en
el caso de Propiedades, Planta y Equipo el registro patrimonial.
El SIGA est en proceso de modernizacin dentro del marco del SIAF I-SP II, con
proyeccin a todas las entidades del mbito SIAF-SP y sus Unidades Ejecutoras.

DEFINICION
El SIGA es un sistema informtico que integra a los procesos de los sistemas
administrativos de contabilidad (financiera y presupuestal), abastecimientos y
personal, bajo la normatividad establecida por el Ministerio de Economa y
Finanzas y la Presidencia del Consejo de Ministros.

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El SIGA administrativamente est orientado a la gestin institucional que da a da


se viene ejecutando, al control de ingresos (recursos propios), a la asignacin
presupuestaria, a las compras, a la gestin de almacn, a la gestin de personal y
Planillas nicas de Pagos, y a otorgar informacin agregada de los sistemas de
informacin gerencial. El SIGA comprende y desarrolla las tareas que se indican
en cada Sistema Administrativo:
El Sistema Integrado de Gestin Administrativa-SIGA es un proyecto desarrollado
por el Ministerio de Economa y Finanzas a travs de un convenio con el Ministerio
de Salud y financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo - BID.
El Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA), es una herramienta de
ayuda para la gestin Administrativa, en la cual se contempla todos los Procesos
Tcnicos del Abastecimiento, como son la elaboracin de los Cuadros de
Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, los Requerimientos
de Bienes y Servicios, para la afectacin presupuestal y realizar los Procesos de
Seleccin si el requerimiento as lo amerite.

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N
1

SIGA
LOGISTICA

Abastecimiento
Control de Inventarios
Control Patrimonial
CONTABILIDAD

Contabilidad Presupuestal
Contabilidad Patrimonial
Programacin Presupuestal
TESORERIA

Ingresos
Egresos
Fondos de pago en efectivo
Conciliacin Bancaria
PERSONAL

Planilla (276, 728, pensionistas, contratados)


Control de Asistencia
Bienestar
Desplazamiento de RR.HH.
INFORMACION

Gerencial
Transparencia

Qu es el SIGA?

Sistema Integrado porque permite integrar y sistematizar procesos, de la Gestin


Administrativa.

Es una Herramienta de Gestin, que realiza procesos de cadena Logstica y


Patrimonial.

Por qu es importante?

Permite la eficiencia en la Gestin de los Procesos de Abastecimiento y


Control Patrimonial (Permite el ordenamiento, la calidad y una mejor definicin de
roles).

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EL OBJETIVO GENERALES:
Es mejorar la Gestin de las Finanzas Pblicas, permitiendo la integracin de la
informacin de los procesos de ejecucin presupuestaria, financiera y contable.
Para llevar adelante esta tarea los pases no slo deben asignar recursos
importantes (equipamiento, licencias, tcnicos para desarrollo de software) sino
adems significa una suerte de apuesta por contar con un instrumento de utilidad
prctica.
Por estas consideraciones, debemos destacar la importancia de manejar 2
elementos crticos:
-Cobertura del Sistema. Un reto para un Sistema de este tipo es que permita
alcanzar una cobertura de operacin en el 100% de las UEs y que cada una de
stas registre el 100% de las operaciones de gastos e ingresos.
- Plazos razonables (cunto tiempo toma el desarrollo y la puesta en operacin
del Sistema). Un plazo recomendado es 2 aos. De otra manera se pierde
credibilidad con los usuarios.
-La posibilidad de lograr estas metas tiene que ver con una serie de elementos
tales Como el numero de UEs, la infraestructura de equipamiento y conectividad y
tambin si cuentan con el personal entrenado en el uso del Sistema y el manejo de
las normas y procedimientos vigentes.

OBJETIVOS ESPECFICOS:
Simplificar los trmites administrativos que requieren realizar los organismos ordenadores
de compromisos y pagos para el logro de sus objetivos institucionales, facilitando a las
Unidades Ejecutoras Locales y a las Unidades Administradoras la gestin de los bienes,
servicios y obras mediante la revisin e incorporacin de elementos de racionalidad para
asegurar una gestin gil, oportuna y eficiente, en el manejo de las asignaciones
presupuestarias.
Implementar mecanismos de control, que permitan establecer responsabilidades en los
procesos de la gestin administrativa, definiendo las operaciones fundamentales de los
procesos relacionados con la gestin, identificando sus acciones e integrndolas en forma
automtica al Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas
(SIGECOF)
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BENEFICIOS DEL SIGA


Se realiza la Programacin del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios
(desde las Unidades Orgnicas - Centro de Costo).
Permite la Elaboracin real del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
(PAAC)
Se atiende los Pedidos de Bienes y Servicios provenientes de las Unidades
Orgnicas (Centro de Costo) con la compra o de Almacn.
Registra y Controla la ubicacin, movimiento
y asignacin de los Bienes
Patrimoniales a los usuarios.
Genera rdenes de Compra y de Servicios de los requerimientos Programados
(PAAC) y No Programados, de los Centros de Costo .
PROBLEMTICA DEL SIGA
El SIGA se ha convertido en un paradigma difcil de alcanzar por las Oficinas de
Informtica de la Administracin Publica, sin embargo, es una aspiracin
fundamental para mejorar los Sistemas de la Administracin Publica.

De acuerdo a los resultados de la IV ENRIAP, el 86% de las entidades


pblicas no cuentan con SIGA, algunos han construido aplicaciones
independientes o llevan los proceso administrativos en forma manual,

principalmente los gobiernos locales.


Las aplicaciones independientes han sido desarrolladas en plataformas

heterogneas y no disponen de archivos normalizados.


Las entidades que desarrollan sus procesos en forma manual, no cuentan
con

personal

capacitado

para

la

implementacin

de

soluciones

automatizadas e integradas.
Si bien es cierto que la normatividad para los sistemas SIGA es nica para
todo el Estado, las particularidades de las entidades pblicas, obliga a
personalizar los sistemas, haciendo poco factibles compartirlos entre

entidades pblicas.
Las entidades pblicas han implementado los SIGA, a travs de:
a) Licitacin Pblica, para adquirir, en un solo paquete un sistema SIGA.
b) Desarrollo de un sistema SIGA con recursos humanos propios.

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c) Adquisicin de un paquete bsico, es decir por mdulos, sobre los


cuales construir aplicaciones personalizadas.
d) Establecimiento de proyectos de integracin

de

aplicaciones

independientes de personal, contabilidad, finanzas y abastecimiento.

Los SIGAs implementados estn orientados a las funciones y a las normas


establecidas por el Estado, no as a los procesos y al control de recursos

empleados.
Los SIGAs, no estn orientados a integrarse a otros servicios o sistemas del
Estado (enfoque cerrado y no modular), por ejemplo: SIGA Sistema de
Ventas, SIGA- Sistema de Recaudacin, SIGA Sistema de Compras en
Lnea, SIGA Intranet; los proyectos de integracin han resultado muy
problemticos debido a las pocas facilidades de integracin de los archivos y
de las herramientas utilizadas, al final se han recurrido al desarrollo de
nuevos sistemas SIGAs.

VENTAJAS DEL SIGA

La mejora de calidad de ejecucin (Cuadro de Necesidades y Plan Anual de

Adquisiciones y Contrataciones).
Simplificacin de procesos
Ahorro en Recursos
Mayor Productividad
Informacin sistematizada en las Compras Corporativas, Consulta de Precios

y toma de decisiones.
Cumplimiento con Entes Rectores
Ordenamiento (Organizacin, Funcional,

Procesos),

generando

la

disminucin de malas prcticas. Transparencia

IMPORTANCIA DEL SIGA


La importancia del SIGA radica en la contribucin de los procesos para el estado,
as mismo tambin se busca que este sistema sea de uso obligatorio, el uso del
SIGA se ve implementado por etapas en su desarrollo, hasta el da de hoy se

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cuenta con una segunda versin de Mdulo de logstica y del Mdulo de control
Patrimonial, los cuales aportan a la ejecucin de los procesos de la cadena
logstica.
En la actualidad el Sistema Integrado de Gestin Administrativa se encuentra
enlazado con el SIAF, el cual est unido por una interface que permite gestionar un
solo registro en el sistema.
El objetivo principal de este sistema es tener una contribucin a los procesos del
estado, de modo que podemos mencionar que una de las ventajas ms
sobresalientes que existen en este sistema es que contamos con un catlogo
estandarizado donde se maneja un mismo cdigo, desde que se inicia el pedido
hasta que se enva al almacn, esto garantiza ver el rendimiento y eficacia de
cada trabajador.

MODULOS DEL SIGA

El SIGA cuenta con 5 mdulos bsicos y 3 mdulos complementarios, as como un


aplicativo Web de Logstica y Tesorera.
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MODULOS BASICO
a) MDULO DE LOGSTICA (SIGA ML): contiene los mdulos de programacin,
de pedidos, de adquisicin, de almacn, de procesos de seleccin y de gestin
presupuestal. Se encarga de efectuar la Programacin de los Bienes, Servicios
y Viticos, para el cumplimiento de sus metas durante el periodo anual.
Asimismo, contiene los procedimientos para la ejecucin de sus adquisiciones
y el control presupuestal de los mismos.
b) MDULO DE PATRIMONIO (SIGA MP): aqu se efecta el registro,

administracin, control, cautela y supervisin de los Bienes Patrimoniales hasta


la generacin de la informacin para su envo a la Superintendencia Nacional
de Bienes Patrimoniales.
c) MDULO DE PRESUPUESTO POR RESULTADOS (SIGA PPR): aqu se
realiza la personalizacin de la Cartera de Servicios Local, la Programacin de
Metas Fsicas hasta la Programacin de sus Necesidades por Sub Producto y
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Punto de Atencin, como insumo para la elaboracin del Cuadro de


Necesidades en el SIGA ML, logrando de esta manera obtener la estimacin
del presupuesto real que necesita la Unidad Ejecutora para brindar los
productos de los Programas Presupuestales a su poblacin.
d) MDULO DE BIENES CORRIENTES (SIGA MBC): se realiza aqu el registro,
administracin, control y supervisin de los Bienes Corrientes.
e) MDULO DE TESORERA: en este mdulo se realiza el registro de la
informacin

aplicacin

de

los

procedimientos

para

la

asignacin,

otorgamiento y rendicin de cuentas de Pasajes y Viticos dentro y fuera del


territorio nacional; asimismo, en la gestin de la Caja General y Caja Chica,
seguimiento de las garantas asociadas a los contratos y generacin de las
declaraciones del Registro de Compras, Retenciones y Detracciones de
comprobantes de pago que se informan a la SUNAT.
MODULOS COMPLEMENTARIOS
a) MDULO ADMINISTRADOR: maneja el coordinar administrativo de la entidad
para la creacin de nuevos usuarios, generacin de back ups, mantenimientos
de tablas, etc.
b) MDULO DE CONFIGURACIN: donde se encuentra el catlogo, las tablas
maestras.
c) MDULO UTILITARIOS: aqu se observan las estadsticas de uso del sistema,
y el rendimiento de cada trabajador que usa el SIGA. Es relativamente nuevo
(2 aos).

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PROCESOS SIGA ML

PROGRAMACI
N
PEDIDOS
PROCESO DE
SELECCION
ADQUISICION
ES
ALMACN

Programacin:

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cuadro de necesidades.
Plan anual de adquisiciones y contrataciones (PAAC).

Pedidos:

Registro de pedidos.
autorizacin de pedidos.
Requerimiento de compra.
Autorizacin de compra.

Proceso de seleccin:
Menor cuanta, adjudicacin directa, licitacin/concurso publico.
Contratos.
Adquisiciones:

Cuadro de Adquisiciones.
O/C, O/S.
Almacn:

Afectacin Calendario de Compromisos.


Entradas y Salidas de Almacn.
Atencin de pedidos.
Krdex.

COMPONENTES DEL SISTEMA SIGA

Subsistema de Presupuestos
Subsistema de Logstica
Subsistema de Finanzas
Subsistema de Recursos Humanos

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SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO
Formulacin:
Ingresos y Egresos de presupuestos mediante
presupustales, actividades y/o proyectos de la institucin.

cdigos

Ejecucin:
Centralizacin automtica de la afectacin y ejecucin presupuestal lo cual
permite efectuar el seguimiento y control respectivo.
Evaluacin:
Emisin de reportes de lo Ejecutado vs. Presupuestado, facilitando el
anlisis para la evaluacin.

SUBSISTEMA DE LOGISTICA
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SUBSISTEMA DE LOGISTICA
cada proceso de seleccin excepto la adjudicacin de menor cuantia sera llevado
a cabo por un comit especial (organizacin, conduccin y ejecucin de la
integridad del proceso) hasta antes de la suscripcin del contrato.
esta integrado por tres o cinco titulares, quienes tendrn suplentes. Una vez que el
titular hubiera sido reemplazado por el suplente ya no podr reincorporarse es
designado con resolucin directoral
Esta conformado por:
un miembro como mnimo de las dependencias usuarias de los bienes o
servicios u obras requeridas.
un miembro de la dependencia encargada de las contrataciones y
adquisiciones (logstica).
un miembro tiene que tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la
convocatoria.
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Registro en lnea y centralizado de las operaciones administrativas de la SUNASS.


Conciliacin Bancaria.
Generacin de los libros contables.
Ajuste por inflacin.
Generacin Estados Financieros.

SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

Generacin de mltiples planillas.


Registro de informacin de trabajadores.
Registro de conceptos de ingresos y descuentos por planilla.
Administracin de clculos de descuentos mediante frmulas programadas por el
usuario 100% flexibles.
Generacin de reportes de planillas.
Generacin automtica de CTS.
Generacin automtica de asientos contables de planilla.
Modulo de evaluacin de Personal.
Generacin del Bono de Productividad del personal.

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