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AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE

GRAU
I.E.S.T.P.: JOSE MARIA ARGUEDAS

TEMA: LAS ADQUISCIONES

PRESENTADO POR:
-HUARCAYA SOSA FRAN SANDRO
-BALDEON FIGUEROA WENDY
-OCHOA RODRIGO NORA
-QUIONEZ INGA YULY
-ICHPAS HUAMAN EDITH
-MATAMOROS CERRON ZULMA
CARRERA:
ADMINISTRACION DE EMPPRESAS
PROFESOR:
WILFREDO ROJAS URIBE
SEMESTRE: I
SECCION: A
AO: 2016
DEDICATORIA
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INDICE
1.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2 Actualizaciones y mantenimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.3 Marco regulatorio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.3.1 Marco regulatorio y
procedimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.3.2 Efecto de prevalencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . 15
1.4 Principios de adquisiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.4.1 Relacin ptima costo-calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.4.2 Equidad, integridad y transparencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . 17
1.4.3 Competencia
efectiva. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.4.4 Consideracin de los intereses de UNOPS y sus
asociados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.4.5 Potenciales conflictos entre los principios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.5 Normas ticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.5.1 tica en el trato con los proveedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. 20
1.5.1.1 Normas de conducta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.5.1.2 Conflicto de
intereses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.5.2 Obsequios y atenciones sociales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. 22
1.5.3 Comportamiento tico de los
proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2 Organizacin de las adquisiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.1 Descripcin general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
2.1.1 Lineamientos generales del proceso de
adquisicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.1.2 Documentacin del proceso de adquisicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.2 Responsabilidades de las unidades organizativas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28
2.3 Organizacin y funciones del departamento de adquisiciones. . . . . . . . . . . . . . .
29
2.4 Autoridad en materia de adquisiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
2.4.1 Responsabilidades de la autoridad en materia de
adquisiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . 30

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INTRODUCCIN

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GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Durante el desarrollo de un proyecto es probable que sea necesario realizar
la compra o
adquisicin de productos as como de servicios o resultados externos, es
decir, fuera del
equipo del proyecto.
El objetivo de la gestin de las adquisiciones es el de definir los
procedimientos para la tarea
de compra de estos productos o servicios que puedan ser requeridos
durante la ejecucin del
Proyecto.
Dentro de estos procesos se incluye la gestin de contratos y el control de
cambios requeridos
para desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra emitidas por
miembros
autorizados del equipo del proyecto, entendindose por contrato aquel
documento legal que
se establece entre un comprador y un vendedor, y que presenta un acuerdo
vinculante para
ambas partes, en el cual el vendedor se obliga a proveer los productos,
servicios o resultados
especificados, y el comprador a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestacin vlida.
Es de suma importancia gestionar de forma activa el ciclo de vida de los
contratos y redactar
cuidadosamente los trminos y condiciones de las adquisiciones, de modo
que se puedan
evitar algunos de los riesgos identificados, mitigarlos o transferirlos al
vendedor.
La gestin de las adquisiciones est constituida por 4 procesos:
Planificar las adquisiciones. Documenta las decisiones de compra
para el proyecto,
especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.
Efectuar las adquisiciones. Obtiene respuesta de los vendedores, los
selecciona y
adjudica los contratos.
Administrar las adquisiciones. Gestiona las relaciones de las
adquisiciones, monitorea
la ejecucin de los contratos, y efecta cambios o correcciones segn sea
necesario.
Cerrar las adquisiciones. Finaliza cada adquisicin para el proyecto.
Nota: a lo largo de los procesos se utilizar tanto la palabra proveedor
como vendedor, ambas
hacen referencia al mismo concepto.

PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

a) INTRODUCCIN

Planificar las adquisiciones es el proceso bsico donde se documentan las

decisiones de
compra para el proyecto, se especifica la forma de hacerlo e identifica
posibles vendedores.
Realizar una correcta planificacin de las adquisiciones permite obtener una
efectiva y

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apropiada oferta, seleccin de vendedor, adjudicacin del contrato y cierre
de la adjudicacin
con xito.

b) ALCANCE

Este proceso se debe aplicar para cualquier adquisicin que se deba realizar
en el proyecto
Walkn Charge.

c) RESPONSABLES

La persona designada del Dpto. de Compras para el proyecto Walkn Charge

ser la encargada
y responsable de velar por correcta y ptima gestin del proceso de
adquisiciones.
Los diferentes ingenieros designados de cada rea (electrnica, mecnica y
procesos) sern los
responsables en identificar aquellos productos/servicios que se desean
adquirir y de
describirlos, es decir, detallar con exactitud los requisitos de las
adquisiciones que se tienen
que hacer en cada una de sus reas as como de informar de las fechas en
las que se requieren.
EL Project Manager ser el responsable de velar para que el Dpto. de
Compras tenga toda la
informacin necesaria de los diferentes departamentos y de la informacin
general del
proyecto (requisitos, riesgos, estimacin de costes, cronograma general de
las adquisiciones,
etc.), con el fin de garantizar una correcta ejecucin de los procesos de
adquisiciones.

d) PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES

Es bsico tener en cuenta la informacin proveniente de los siguientes
puntos para una
correcta planificacin de las adquisiciones:
La lnea base del alcance.
Documentacin de requisitos (general del proyecto y de los recursos de
las
actividades).
Registro de riesgos.
Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos (seguros, garantas,
etc.)
Cronograma del proyecto.
Estimacin de costes de las actividades (que servir de referencia para
comparar con
las ofertas que se reciban).
Factores ambientales de la empresa.
Activos de los procesos de la organizacin.
Para llevar a cabo cualquier tipo de adquisicin en la empresa M-Devices,
y en consecuencia
en el proyecto Walkn Charge, se debern seguir los siguientes pasos:
1. Identificar qu necesidades del proyecto deben satisfacerse
mediante la adquisicin
de productos, servicios o resultados fuera de la organizacin del
proyecto. Para ello

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se realizar un anlisis entre los ingenieros de cada rea (electrnica,
mecnica,
procesos y calidad) y el Project Manager, con el fin de determinar los
trabajos que se
pueden realizar de forma satisfactoria por el equipo (siempre que sea
factible) o por el
contrario se deben adquirir fuera de la organizacin. Una vez analizado y
tomada la
decisin de realizar la adquisicin fuera de la organizacin, se estudiar si
sta se
comprar o alquilar.
2. Generar el documento de solicitud de adquisicin. Una vez
identificadas las
adquisiciones a realizar, los ingenieros de cada departamento deben
detallar el
producto o servicio que se requiere teniendo en cuenta la lnea base del
alcance, de
todo ello debe quedar constancia en el anexo ANX_Solicitud_Adquisicin.
En el
documento a cumplimentar, se dejarn reflejados los puntos ms
importantes que se
deben tener en cuenta, como por ejemplo:
a. Detalle de los requisitos del producto/servicio
b. Cantidades
c. Fecha de la necesidad.
d. Coste objetivo.
e. Riesgos que nos pueden afectar y que se tienen que tener en cuenta para
que
queden reflejados y que el vendedor los conozca.
f. Lugar de entrega requerido
3. Revisar documento de solicitud. El Project Manager recibir los
documentos de
solicitud de adquisiciones, los revisar por si fuese necesario corregir o
aadir algo
ms, puesto que es la persona que mejor conoce el proyecto y tiene una
visin general
de ste, lo validar o rechazar y lo har llegar al Dpto. de Compras (en
caso de estar
ok) o lo devolver a la persona solicitante (en caso de no estar ok).
4. Buscar proveedores. El Dpto. de compras se encargar de buscar
proveedores que
cumplan con los requisitos descritos, este trabajo nos servir para realizar
un filtro de
proveedores en el mercado y para tener una base de datos de los mismos,
que se
deber ir actualizando.
5. Lanzar solicitudes de precio y condiciones. Una vez filtrados e
identificados los
proveedores, compras lanzar las solicitudes de precio y condiciones de las
adquisiciones requeridas. En el documento de solicitud al proveedor, se
redactar de

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forma clara el enunciado del trabajo relativo a la adquisicin, tomando como
base de
la informacin el documento ANX_Solicitud_Adquisicin realizado por los
ingenieros
y revisado por el Project Manager.
Siempre que sea viable, se agruparn paquetes de solicitudes de varias
adquisiciones a
un mismo proveedor con el fin de poder tener mayor poder de negociacin.
6. Anlisis de ofertas y seleccin de proveedor. El Dpto. de Compras
filtrar y
seleccionar a los proveedores siguiendo los criterios de seleccin de
proveedores de
M-Devices. (Dichos criterios los podemos ver con mayor detalle en el
punto Criterios
de Seleccin de Proveedores).
Una vez seleccionado el proveedor, se planificar una reunin (siempre que
sea
posible de forma presencial), para terminar de negociar los trminos y
condiciones que
quedarn recogidos posteriormente en el contrato.
7. Adjudicar contrato. El Dpto. de compras adjudicar un contrato de
adquisicin al
proveedor seleccionado e informar de ello a los implicados dentro de la
organizacin
(Project Manager e ingenieros de cada rea). Los tipos de contratos se
describen con
ms detalle en el punto Tipos de Contrato.
8. Desempeo de la adquisicin. El Project Manager informar del
desempeo de la
adquisicin (monitorear el alcance, el coste, el cronograma y el desempeo
tcnico).
Obtendr la informacin de los ingenieros de cada rea y traspasar esta
informacin
al Dpto. de compras, actualizar los procesos y documentos que se vean
afectados por
solicitudes de cambios necesarias (registro de riesgos, cronograma, etc.).
9. Cerrar contrato adquisicin. El Project Manager ser el encargado de
cerrar las
adquisiciones, es decir, de finalizar cada adquisicin para el proyecto.

e) CRITERIOS DE SELECCIN DE PROVEEDORES

Los criterios de seleccin de proveedores establecidos por M-Divises estn
basados en tres
principios fundamentales para la organizacin:
Mxima relacin calidad-precio.
Fiabilidad de los productos/servicios.
Transparencia.
Estos son los tres principios bsicos para la seleccin de proveedores, pero
como es lgico

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existen otros puntos tambin importantes que se deben trabajar para
realizar la seleccin del
proveedor, como son, por ejemplo:
Analizar si el proveedor cumple con todos los datos aportados en el
documento de
solicitud de adquisicin (requisitos, plazos, riesgos, lnea base de alcance,
etc.)
Evaluar la capacidad tcnica del proveedor.
Evaluar el nivel de riesgo identificado en el documento de solicitud y ver
la proporcin
que le puede asignar al vendedor.
Evaluar si el proveedor cuenta con procesos de gestin vlidos.
Analizar si el periodo de garanta es vlido y qu incluye.
Evaluar la capacidad financiera del proveedor, as como el tamao de la
empresa y su
tipo de negocio.
Buscar referencias que lo avalen como un buen proveedor.
Una vez trabajados todos estos puntos, podemos introducirlos en una tabla
comparativa,
cuantificar los anlisis/evaluaciones y tomar la decisin sobre el proveedor a
elegir. (Ver
documento ANX_Tabla_Comparativa_Proveedores.

f) TIPOS DE CONTRATO

Como se coment al inicio de este proceso: un contrato es aquel

documento legal que se
establece entre un comprador y un vendedor, y que presenta un acuerdo
vinculante para
ambas partes, en el cual el vendedor se obliga a proveer los productos,
servicios o resultados
especificados, y el comprador a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestacin vlida.
El tipo de contrato entre el proveedor y el cliente determina el nivel de
riesgo compartido
entre ambos. Aunque existen diferentes tipos de contratos (de precio fijo, de
costos
reembolsables, y por tiempo y materiales) el ms utilizado por las
organizaciones es el de
precio fijo.
El tipo de contrato que utilizar M-Devices variar en funcin de las
necesidades de la
adquisicin y del proyecto. El proyecto Walkn Charge contrato que se
utilizar ser de precio
fijo cerrado.
El contrato de precio fijo cerrado se caracteriza por tener establecido un
precio total fijo para
un producto o servicio definido. En los contratos de precio fijo tambin
pueden incluir
incentivos financieros para quienes alcancen o superen objetivos
seleccionados del proyecto,
tales como las fechas de entrega programadas, el desempeo de costos y
tcnico, o todo
aquello que pueda ser cuantificado y posteriormente medido, pero este tipo
de variante slo

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se utilizar cuando las necesidades de la adquisicin lo requieran.
El riesgo que corren los proveedores en este tipo de contratos, es que se
encuentran obligados
por ley a cumplir los acuerdos contrados, bajo el riesgo de afrontar
eventuales daos y
perjuicios financieros si no cumpliesen con lo establecido en el contrato.
Los compradores tienen la responsabilidad de definir con exactitud el
producto o los servicios
que son objeto de la adquisicin. En el caso de cambios en el alcance, estos
quedarn siempre
reflejados en el contrato y se debe tener en cuenta que pueden estar
acompaados de un
aumento en el precio por parte del proveedor.

g) SOLICITUDES DE CAMBIO
Durante el proceso de gestin de las adquisiciones es probable que se
produzcan solicitudes
de cambio, por ello es importante que estas se gestionen de acuerdo al
Control Integral de
Cambios y que la comunicacin de dichos cambio se haga de acuerdo al
Plan de Gestin de las
Comunicaciones.

EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

Efectuar las adquisiciones del proyecto es el proceso que se encarga de
obtener respuesta de
los proveedores, seleccionar uno y adjudicarle un contrato.
Toda adquisicin que se necesite realizar seguir el procedimiento
establecido en el Plan de
Gestin de las Adquisiciones descrito en el proceso.
El Dpto. de compras no aceptar ninguna solicitud de adquisicin que no
cumpla con todos los
puntos del proceso. A continuacin, podemos ver de forma resumida los
puntos a tener en
cuenta y a trabajar para realizar las adquisiciones:
Plan de gestin de las adquisiciones.
Documentos de adquisicin.
Lista de vendedores preseleccionados en base a sus calificaciones y
experiencia,
(utilizar plantilla ANX_Tabla_Comparativa_Proveedores), as como histrico
de
vendedores ya conocidos por la empresa.
Propuestas de los vendedores.
Registro de riesgos.
Anlisis de hacer o comprar.
Internet ser una herramienta bsica en la bsqueda inicial de proveedores
para el proyecto
Walkn Charge, principalmente para aquellas adquisiciones que se tiene que
realizar en el
extranjero y no tiene representacin en Espaa. A modo de ejemplo,
encontramos las

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siguientes adquisiciones a realizar en China y para las cuales internet ser
una herramienta
eficaz en la bsqueda inicial de posibles vendedores:
MATERIALES (FASE 2.1)
MOLDE
UTILLAJE

LUGAR DE ADQUISICIN
CHINA
CHINA

MATERIALES (FASE 2.1) LUGAR DE

ADQUISICIN
FABRICACIN Y MONTEJE
PRODUCTO ACABADO

LUGAR DE ADQUISICIN

(CONTRA MANUFACTURER*)

CHINA

CHINA

*Contra Manufacturer: ser la empresa a la cual se le compraremos el

servicio de fabricar el
producto acabado, es decir, stos comprarn los materiales electrnicos
ms los mecnicos, los
ensamblarn y los probarn, vendern un producto acabado y listo para
entregar al cliente
final para su montaje en el cochecito
Una vez obtenida respuesta de los diferentes proveedores, se har un
anlisis de sus
propuestas basndonos en los Criterios de Seleccin de Proveedores
(detallado en el
proceso 12.1.e). El juicio de expertos ser otra herramienta a tener en
cuenta y a utilizar en la
seleccin de proveedores, especialmente en aquellos casos donde las
adquisiciones tengan
asociadas riesgos que puedan afectar significativamente al proyecto.
La negociacin y adjudicacin del contrato una vez seleccionado el
proveedor ser el siguiente
paso. Como ya se ha comentado anteriormente, aunque el documento
contractual pueda
variar en funcin de la adquisicin a realizar, la redaccin en ste del
alcance y de los trminos
y condiciones de forma detallada y correcta, ser la base para que se
puedan evitar algunos de
los riesgos identificados, mitigarlos o transferirlos al vendedor.
En lneas generales el contrato deber reflejar los siguientes puntos:
Enunciado detallado del trabajo o de los entregables.
Lnea base del cronograma y perodo de ejecucin/entrega.
Informes de desempeo.
Roles y las responsabilidades (incluyendo los lmites).
Periodo y lugar de ejecucin/entrega.
Precio detallado y condiciones de pago.
Criterios de inspeccin y aceptacin.
Garantas y soporte del producto.
Honorarios, incentivos, retenciones y sanciones.
Seguro y fianzas de ejecucin.
Procedimiento de solicitudes de cambio.

ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES

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[Escriba aqu]
Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar las
relaciones de
adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y
correcciones segn
las necesidades del proyecto.
El proceso Administrar las Adquisiciones garantiza que el desempeo del
vendedor satisfaga
los requisitos de adquisicin y que el comprador acte de conformidad con
los trminos del
contrato legal.
Las adquisiciones del proyecto Walkn Charge no se realizarn a un nico
proveedor sino a
varios proveedores (nacionales e internacionales). Los procesos de direccin
de proyectos que
se debern aplicar para administrar satisfactoriamente las adquisiciones
sern los siguientes:
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto (Seccin 4.3), para
autorizar el trabajo del
vendedor en el momento oportuno. Este proceso est directamente ligado a
la
informacin de la lnea base del cronograma, de modo que las
autorizaciones de
compra o servicios se hagan de acuerdo al plan establecido.
Informar el Desempeo (Seccin 10.5) para monitorear el alcance, el
costo, el
cronograma y el desempeo tcnico del contrato. El objetivo de revisar el
desempeo
de las adquisiciones que se realicen en el proyecto Walkn Charge, es el de
identificar
los xitos o fracasos en cuanto al desempeo, el avance con respecto al
enunciado del
trabajo relativo a adquisiciones y el incumplimiento del contrato, lo cual va
a permitir a
M-Devices cuantificar la capacidad o incapacidad demostrada por el
vendedor para
realizar el trabajo. Ver plantilla ANX_Revisin_Desempeo_Adquisiciones
Realizar el Control de Calidad (Seccin 8.3). Se realizarn
inspecciones y auditorias del
producto por parte de M-Devices, independientemente de las que pueda
realizar el
propio vendedor. El objetivo es verificar que las cantidades, el tipo de
producto y la
calidad del mismo son las contratadas. El responsable de gestionar este
proceso ser el
Ingeniero de Calidad asignado al proyecto.
Realizar el Control Integrado de Cambios (Seccin 4.5). Todo
proyecto puede ser
objeto de cambios, y el proceso de administrar las adquisiciones puede
generar
solicitudes de cambio que afecten al resto de procesos, por ello es
importante que si
se produce alguna solicitud de cambio, sta se procese para su revisin y
aprobacin

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(por medio del Control Integral de Cambios) y se distribuya la informacin a
las
personas afectadas (por medio del Plan de Gestin de las Comunicaciones).
Monitorear y Controlar los Riesgos (Seccin 11.6). Una vez
identificados los riesgos de
las adquisiciones, el objetivo es el de redactar cuidadosamente los trminos
y
condiciones de las adquisiciones en el contrato, de modo que se puedan
evitar algunos
de los riesgos identificados, mitigarlos o transferirlos al vendedor, no
obstante, stos
los debemos monitorear y controlar durante la vida del proyecto, con ello
nos
aseguramos que las posibles consecuencias de stos se minimicen.

CERRAR LAS ADQUISICIONES

El proceso de Cerrar las Adquisiciones consiste en finalizar cada adquisicin
realizada para el
proyecto. En algunos casos, los trminos y condiciones de un contrato
pueden prescribir
procedimientos especficos para el cierre del mismo, pero indistintamente
de ello, cerrar una
adquisicin implica actividades administrativas para M-Devices como
finalizar reclamaciones
abiertas, actualizar los registros para obtener los resultados finales y
archivar toda la
informacin.
Este proceso alimenta de informacin al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase
(Seccin 4.6), ya
que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean
aceptables.
En el proyecto Walkn Charge, el Project Manager ser la persona
responsable de recopilar la
informacin (informes de desempeo, auditoras, inspecciones, etc.)
procedente de los
departamentos correspondientes para verificar que el proveedor ha
cumplido con el 100% de
lo establecido en el contrato, e informar al Dpto. Compras y Finanzas
cuando la adquisicin se
pueda cerrar, del mismo modo que notificar al vendedor del cierre formal
de la adquisicin.
Podra darse el caso que el vendedor solicite este cierre formal al entender
que ha finalizado
su trabajo, en este supuesto el Project Manager realizar del mismo modo la
verificacin de
ello y le remitir el resultado final.
Una vez finalizado este trabajo se debern actualizar los activos de los
procesos de la
Organizacin como por ejemplo:
Archivo de la adquisicin, que constar del contrato de la adquisicin,
documentacin
complementaria del mismo y el documento de cierre de contrato, todo ello
se
archivar junto a los archivos finales del proyecto.

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[Escriba aqu]
Lecciones aprendidas, esta informacin es de las que M-Devices
considera ms
valiosas, puesto que recopila todas las experiencias vividas y las
recomendaciones para
mejorarlas, creando de este modo un histrico que alimenta la mejora
continua.

CONCLUSIONES

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