Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
INTRODUCCIN Y PARMETROS
CARTILLA No 1
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION
1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PGINA WEB
1.1. QUE ES SIIGO
1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES
1.3. PRODUCTOS SIIGO
1.3.1. Soluciones Empresariales
2.
COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO
2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO
2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIN
2.2.1. Cuando Utilizarla?
2.2.2. Cmo Utilizarla?
2.3. ASISTENCIA VIRTUAL
2.3.1. Cuando Utilizarla?
2.3.2. Cmo Utilizarla?
2.4 A SISTENCIA TELEFNICA ILIMITADA S ERVICE CENTER
2.4.1. Cundo Utilizarlo?
2.4.2. Cmo Utilizarlo?
2.5.
ATENCION EN P LANTA
5.4.
DEFINICIN DE MONEDAS
REGISTRO DE CLAVES
CLAVE DE USUARIO
MULTIPLES CLAVES DE ADMINISTRADOR
INTENTOS FALLIDOS
BLOQUEO DE FECHA
DEFINICIN DE PLAN UNICO DE CUENTAS
ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MDULOS
CREACIN DE TERCEROS
BORRADO DE NIT
DEFINICION DE DOCUMENTOS
5.14.1.TIPOS DE DOCUMENTO
6.
PARMETROS GERENTE
6.1. COMPROBANTES PREFIJADOS
6.2. COMPROBANTES PREFIJADOS
6.3. FIJA PREFIJADOS
6.4. CONCILIACION BANCARIA
6.4.1. GENERACIN DE MOVIMIENTO
6.4.2. GRABA EXTRACTO BANCARIO
6.4.3. INTERFASES
INTRODUCCION
Actualmente las organizaciones requieren contar con herramientas tecnolgicas que le
permita optimizar y agilizar procesos y reducir costos, los cuales se ven reflejados en la
gestin de las diferentes reas de la empresa.
SIIGO Contador es diseado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los
contadores y las empresas en su relacin de utilizar servicios externos para el procesamiento
de datos contables. Las compaas no tendrn que suministrar los documentos fuente de sus
transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa,
automticamente y al instante alimenta la informacin necesaria para producir los estados,
indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita.
Es por ello que este manual le ofrece una gua a cerca del manejo y beneficios de los
diferentes productos y servicios de tecnologa que Informatica y Gestion S.A. tienen a su
disposicin como alternativa inmediata para la solucin de dudas e inquietudes de forma gil
y oportuna.
En esta sesin se establecern los parmetros iniciales del sistema, los cuales deben quedar
muy bien definidos ya que son la base para obtener posteriormente unos resultados ptimos
en el proceso de informacin del sistema.
QU ES SIIGO?
SIIGO - Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un
software genrico administrativo que permite llevar un registro detallado de
las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados
con la administracin de negocios. Su mercado objetivo son las medianas y
pequeas
empresas
de
los
sectores
industrial,
comercial
y de servicios, que utilizan
computadores
bajo los sistemas operacionales
DOS, WINDOWS, LINUX o REDES.
1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES
Por ser SIIGO el nico software administrativo TOTALMENTE INTEGRADO EN
LINEA Y TIEMPO REAL, el sistema le ofrece las siguientes ventajas diferenciales:
Auditoria de
Informacin, resume los informes de auditoria ms importantes que
el Gerente y el Grupo Contable requiere para ejercer un eficiente control en el
registro de transacciones y en el desarrollo de la gestin.
PRODUCTOS SIIGO
Soluciones Empresariales
Por tamao de empresa
SIIGO Bsico
SIIGO, Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un software
genrico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general,
todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios.
La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:
Tablero de indicadores
SIIGO VENDEDOR
SIIGO, Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un software
genrico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general,
todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios.
SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales:
LINUX (solo como servidor en la versin SIIGO Windows) y WINDOWS.
SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET
SIIGO Vendedor ofrece nueve (9) mdulos bsicos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Elaboracin de documentos
Contabilidad General
Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar
Inventarios
Ordenes de Pedidos
Ventas
El Inteligente
El Gerente
El Auditor
NOTA: EN SIIGO.NET algunos informes del Gerente y el Auditor estn incluidos; los
que faltan estarn incluidos en el segundo semestre del 2008
Inteligencia de Negocios
SIIGO Add-in
Balanced Scorecard
- Tablero de Indicadores
- Mapa de Gestion
- Mapa Estratgico
- Indicator Maker
SIIGO Estndar
SIIGO Estndar es el software administrativo cuya total integracin permite,
mediante la elaboracin de todos los documentos (facturas, cheques, recibos, notas,
etc.), obtener la informacin al instante y de manera confiable de todas las reas de
la empresa, permitiendo as ejercer un control total sobre la compaa disminuyendo
la posibilidad de que en cualquier rea se presente una fuga de utilidades.
La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:
Caractersticas:
e- Synergy
e-Synergy es una solucin nueva basada en tecnologa Web (Internet / Intranet), la
cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia global, dando a mas personas
acceso a mas informacin que antes. Esto significa que cada elemento puede ser
relacionado o conectado: computadores, documentos, clientes, productos,
empleados y mucho ms.
La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:
SIIGO Comercial
SIIGO Comercial es una herramienta de apoyo para la administracin y el control
empresarial en los negocios del sector comercial; a travs de la elaboracin de
documentos en el computador (facturas, cheques, recibos, etc) actualizando en lnea
y tiempo real los registros de contabilidad, cartera, inventarios y ventas.
SIIGO Servicios
Software modular de SIIGO para la administracin de negocios del sector de
servicios, con el cual se obtiene al momento y de manera confiable la informacin de
contabilidad, cartera o proveedores partiendo de la elaboracin de documentos
fuentes (facturas, cheques, recibos, etc.), ofreciendo as, todas las cifras necesarias
para la toma de decisiones.
SIIGO Contador
SIIGO Contador es diseado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad
de los contadores y las empresas en su relacin de utilizar servicios externos para el
procesamiento de datos contables. Las compaas no tendrn que suminis trar los
documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido
que al subir al programa, automticamente y al instante alimenta la informacin
necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la
empresa necesita.
Si desea saber cmo bajar los archivos generados, consulte la opcin Cmo bajo
los archivos de actualizacin a mi disco duro?
RECUERDE
Hacer copia de seguridad de su informacin (empresas) y de
los archivos de programa.
Cada uno de los pasos descritos anteriormente tiene
recomendaciones, las cuales sugerimos leer antes de
continuar.
Si la opcin elegida es Actualizacin Total, se deben
bajar todos los archivos de actualizacin generados por el
sistema.
Los archivos de actualizacin se deben copiar en cada una de
las mquinas donde tenga instalado SIIGO Windows, para
DOS nicamente en el servidor.
ATENCION EN PLANTA
Informtica & Gestin S.A. tiene a su disposicin a un grupo de asesores que le
podrn prestar un servicio personalizado dentro de nuestras instalaciones.
Cuando Utilizarlas?
Las visitas podrn ser utilizadas cuando requiera efectuar actualizaciones de versin,
revisin de informacin, capacitacin, limpieza de y mantenimiento de archivos, etc.
l nmero de visitas que pueden solicitar, depende del producto adquirido.
Como Utilizarlas?
Los seminarios son totalmente gratis, pero estos se programan en fechas y horas
especficas que sern publicadas con anticipacin en nuestra pgina web.
SERVICIO EN LINEA
Objetivo:
Esta nueva funcionalidad permitir a los usuarios consultar las soluciones de las
inconsistencias que le presente sin necesidad de llamar al call center, ya que va a
tener la solucin inmediatamente solo ingresando a la opcin de consultar mas sobre
el mensaje que se le este generando y as realizar los procesos indicados en el
documento que consulta.
Parmetros:
Para acceder a esta funcionalidad el usuario no tendr que realizar ninguna
parametrizacion, solamente se le entregaron los archivos de programa que contiene
esa informacin y de esta manera pueda consultar los protocolos para seguir los
procesos indicados en el documento.
Procesos:
El usuario debe ingresar a la opcin de consultar documento para asi poder realizar
los procesos que estn ah indicados.
MODULOS DE SIIGO
Documentos
Contabilidad
Cuentas por cobrar
Gestin de Recaudo
Cuentas por pagar
Inventarios
Nmina
Activos fijos
Presupuesto
Ordenes de pedidos
Ordenes de compra
Ventas
Gestin de clientes
Tesorera
PORTAL DE CLIENTES
S
E
R
V
I
C
E
Contabilidad
Proceso de Compras
Gestin de Clientes
Parmetros
Proceso de Ventas
Gestin de Recaudos
Tesorera
C
E
N
T
E
R
Saldos
Iniciales
Proceso de
Inventarios
Procesos Automticos
Y Cierres
Activos Fijos
C
E
R
T
I
F
I
C
A
C
I
O
N
OBJETIVOS
Controlar la contabilizacin de los comprobantes o documentos como:
facturas, recibos, egresos y notas.
Obtener en forma detallada los informes que se utilizan para realizar todos los
procesos automticos como prefijados, diferidos y ajustes por inflacin.
Optimizar el proceso de interfase de documentos elaborados en cada empresa
donde presta la asesora, con el capturador de datos.
BENEFICIOS
Impresin de informes detallados de movimientos contables, acumulados de
terceros y centros de costos.
Liquidacin de impuestos y obtencin de informes para anlisis de informacin
Evitar cargar documentos de los clientes, optimizando la utilizacin del capturador
de datos.
GENERALIDADES
Es un software diseado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de
los contadores y las empresas en su relacin de utilizar servicios externos para el
procesamiento de datos contables.
El Contador se puede utilizar a travs de computadores que trabajen bajo cualquier
plataforma, ya sea Windows o Red. Adems de lo anterior el Contador tiene una
estructura de funcionamiento muy sencilla, en donde predominan la facilidad de
manejo y la total integracin.
Caractersticas:
Es un programa con un empaquetado de seis mdulos
Trabaja monousuario y multiusuario
Permite instalar hasta 98 empresas
Maneja hasta 9999 centros de costo
Maneja moneda extranjera (Multimoneda)
Maneja capturador de datos
INSTALACION DE EMPRESA
El programa debe instalarse en el c omputador establecido por el usuario para tal fin,
SIIGO permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98) en el mismo equipo,
Usando los directorios con un nmero consecutivo as SIIWI01, SIIWI02,... donde
se encontraran la informacin de cada una de las empresas.
La instalacin de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar
espacios libres, ejemplo 1,2,3,4
SIIGO permite la reinstalacin de empresas, aquellas que ya no se estn usando
pueden volver a crearse con razn social, y NIT diferentes al instalado inicialmente.
Los datos que debe saber antes de iniciar el proceso son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
d. Nota:
En caso de instalar una empresa sobre otra ya creada, es
obligatorio
seleccionar
la
opcin
Corresponde
a
una
reinstalacin para que el sistema pida la Clave del Administrador
y pueda reemplazar los archivos existentes. De lo contrario se
debe dejar en blanco.
e. El sistema nos solicita el serial - Siigo, digite el serial de su empresa
dado por Informtica & Gestin. (lo puede encontrar en el Men
Ayuda Acerca de en el Men Principal.)
f. El Nombre Empresa, Digite el Nombre tal como aparece en el
Registro nico Tributario (RUT) o Cmara y Comercio.
h. Para la opcin
Maneja Mltiples Retenciones se debe marca
cuando en el mismo documento requiero computar diferentes
retenciones, adicionalmente, realiza el clculo de las mismas
nicamente en los casos en que realmente procede.
Nota: Lo anterior tanto para quienes estn catalogados como Auto
retenedores como para quienes no lo son.
i.
j.
Plan
Plan
Plan
Plan
IMPORTANTE
Para que el sistema asuma los cambios, deber salir de la
aplicacin y volver a ingresar, encontrando as la empresa que
acab de instalar.
NUMERO DE REGISTRO
El nmero de registro es una herramienta utilizada por Informtica y Gestin S.A.
Para identificar cuantas de las 98 empresas se han instalado por cada licencia. Se
debe hacer solicitud de nmero de registro de todas las empresas que tenga
instaladas.
Este tiene restriccin de tiempo para solicitar este nmero, esto quiere decir que si
una vez pasados noventa das despus de la fecha de instalacin y no se ha
ingresado el nmero de registro no podr seguir utilizando el programa.
La solicitud es bastante fcil, simplemente es seleccionar la opcin Imprimir
OPCIONES DE AYUDA
ASISTENTE DE CONFIGURACION
Una vez creada la empresa y se digiten los datos de entrada (usuario, clave, ao,
mes da) muestra los siguientes mensajes del asistente de configuracin.
o F1.
El asistente una vez modificado y guardado los cambios solicitar la creacin de una
Pas y Ciudad como Mnimo, presentara el mensaje aclarativo.
Para SIIGO se parametriza desde el Grupo que corresponde a los dos primeros
dgitos, cuenta los cuatro primeros dgitos y Subcuenta los seis primeros dgitos.
SIIGO maneja tambin auxiliar que son los ocho primeros dgitos y subauxiliar los
diez primeros dgitos.
Con esto podemos afirmar que SIIGO maneja 5 niveles en el PUC
OTROS DATOS
Ajustable. Corresponde a la marcacin que se le deben asignar a las cuentas
que son ajustables por inflacin. En este campo se pueden seleccionar
cualquiera de los siguientes criterios:
Paag. Aplica para todas las compaas que ajustan al paag (Porcentaje de
Ajuste Ao Gravable).
Acuerdo. Esta marcacin se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje
diferente, generalmente aplica para empresas del estado.
Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables
por inflacin.
Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema posteriormente
solicita la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida
CODIGO
11
1110
111005
11100501
DESCRIPCION
Disponible
Bancos
Moneda Nacional
Banco de Bogota
SUBAUXILIAR
1110050101
1. SIIGO cuenta con 16 tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la
informacin de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos.
En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compaa
requiere para ingresar la informacin correspondiente a las transacciones
comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos est identificado por una
letra, que indica el tipo de documento que se est trabajando.
El Sistema muestra las modificaciones de las nuevas versiones en dos formatos Word
o URL
PARAMETRIZACION
CREACIN DE PASES Y CIUDADES.
RUTA Nuevo Men: Administracin Parmetros Parmetros Generales
Registro de Ciudades
RUTA Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Ciudades.
Se pueden crear hasta 999 pases y 9999 ciudades, empleando cdigos numricos
Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas. El
Cdigo del DANE es un campo informativo nicamente y se puede parametrizar
para que al digitar la ciudad aparezca el cdigo DANE.
Para grabar la ciudad y el pas a crear se debe hacer click sobre el cono
la tecla de funcin F1.
, o con
CENTROS DE COSTOS.
Se pueden crear hasta 9999, este parmetro se define
para poder llevar detallado los ingresos o los gatos por reas especificas de la
compaa, de manera que se puedan tener informes financieros y movimientos
detallados por cada uno.
SUBCENTROS DE COSTOS.
Se pueden definir hasta 999 por cada centro de
costo, para poder detallar por reas mas especificas dentro de cada centro de costos.
Ciudad. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la empresa.
Cdigo Pas y Ciudad. Asigne el cdigo que haya parametrizado en la creacin de
pases y ciudades.
Telfonos. Se pueden asignar cuatro nmeros telefnicos
Moneda Nacional. Coloque la descripcin de la moneda de su pas, este parmetro
tiene efecto directamente en la impresin de los valores en letras en los documentos .
Signo moneda. Digite el signo de la moneda, este campo afecta en la impresin del
valor del cheque.
Sigla Identificacin. Digite en este campo la palabra NIT o de acuerdo a la sigla
utilizada en cada pas para la identificacin de la empresa.
Sigla Impuesto Ventas. Digite la sigla de impuesto a las ventas IVA.
Porcentaje Inters Mora. Ingrese la tasa efectiva mensual de inters por mora.
Esta asignacin tiene efecto en el estado de cuenta impreso y circular de cobro, en el
mdulo de cartera.
Ayuda en lnea: Este campo se selecciona si se requiere que durante los procesos
realizados en el programa, antes de ejecutarlos el sistema genere un cuadro
explicativo de los mismos.
Numero de Informe Diario. Asigne el nmero de autorizacin del Libro Diario de
Facturacin si su compaa esta obligada a llevarlo. Se debe asignar el consecutivo
de numeracin.
Conversin a Moneda Extranjera: Si genera operaciones en moneda extranjera,
seleccione el campo para que el sistema haga la conversin automtica y pueda
tener informes en las diferentes monedas siempre que se haya alimentado la tasa de
cambio diaria.
Aplica rgimen de Detraccin. Este aplica para el Rgimen Tributario del Per
DEFINICIN DE MONEDAS
RUTA: Parmetros Registro de monedas
Mediante esta opcin el administrador del programa puede generar claves para cada
uno de los usuarios.
En SIIGO es posible definir hasta 99 monedas diferentes a la moneda local. Se deben
parametrizar a partir del cdigo (01) el programa automticamente le da el cdigo
(00) a la moneda local que este en el registro de control Pesos Mcte, permite
manejar smbolo y la tasa diaria para cada tipo de moneda.
El programa permite elaborar documentos contables en cualquier tipo de moneda y a
su vez hace el proceso de conversin en pesos automticamente, de esta manera se
podrn obtener estados de cuenta en moneda local y moneda del exterior siempre
que se haya capturado la tasa de cambio diaria y se haya definido en parmetros registro de control Conversin a Extranjera.
Es importante tener en cuenta que cuando se trabaja con moneda extranjera, al final
del mes debe ejecutarse el proceso ajuste de Diferencia al Cambio
REGISTRO DE CLAVES
RUTA: Parmetros Registro de Claves
Mediante esta opcin el administrador del programa puede generar claves para cada
uno de los usuarios.
Cuando se ingresa al Registro de Claves, aparece otra pantalla con tres opciones las
cuales son:
Parmetros: Es la creacin y/o modificacin de las diferentes variables que
aplican para la definicin de una clave.
Auditoria: Permite generar informes donde muestra las fechas y cambios de
los accesos de la respectiva clave.
Intentos Fallidos: Permite verificar los usuarios que han intentado ingresar al
sistema con clave errada.
Al seleccionar con click significa SI al dejar en blanco significa que No
Autoriza utilizar este parmetro.
los permisos.
Una vez se han asignado todos los permisos se guardan con el icono
CLAVE DE USUARIO
Para la clave de usuario, el nombre del usuario y la clave sern los asignados por el
Administrador del programa.
Una vez se termina de dar la clave del usuario creado, mostrara clave quedo creada.
Por lo anterior, para poder cambiar dicha clave se realizar por la misma opcin ya
Existente Ruta. Parmetros - Cambio de clave en Administracin.
INTENTOS FALLIDOS
Para verificar los usuarios que han intentado ingresar al sistema con clave errada, el
sistema genera un reporte con esta informacin, en la opcin Parmetros
Registro de Claves Intentos Fallidos:
BLOQUEO DE FECHA
RUTA: Parmetros - Bloqueo de fecha El bloqueo de fecha protege la informacin
contra borrado o adicin de registros de periodos ya auditados.
Corresponde a la estructura en la cul deben ser creadas todas y cada una de las
cuentas contables teniendo en relacin la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta.
La definicin de los niveles deben estar acorde con las normas contables que existen
segn el Decreto Reglamentario 2649 de 1993.
NIVEL
CODIGO
DESSCRIPCION
GRUPO
CUENTA
SUBCUENTA
AUXILIAR
SUBAUXILIAR
11
1110
101005
11100501
1110050101
Disponible
Bancos
Moneda Nacional
Banco de Bogota
Cuenta Corriente No 26411810
A travs del Plan nico de Cuentas es posible establecer enlaces desde el mdulo de
contabilidad con los dems mdulos de SIIGO, y de su correcta definicin depender
el buen manejo del programa en forma integrada y la obtencin de informes.
Los campos que definen estos enlaces son:
Disponible. Esta opcin se marca cuando se quiere que el movimiento de las
cuentas de Caja o Bancos se vea reflejado en el informe de Flujo de Efectivo del
mdulo del Gerente
Detalles. El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es
obtener listados en los mdulos de Cartera y Proveedores.
Las cuentas que se detallan son: Por Cobrar 130505, 130510, 1310, 280505 y
136595. Por Pagar 2105, 220505, 221005, 2335 y 133005.
Cuenta alterna: Cuando alguna empresa sea filial de una matriz extranjera en
donde tenga que enviar balances con el cdigo de las cuentas de la filial, se deben
incluir el cdigo contable de la matriz y el nombre de esta cuenta como la tenga
catalogada la sociedad matriz.
Caracterstica: Esta opcin se marca cuando se quiere que el movimiento de las
cuentas se vea reflejado en los informes tributarios del mdulo del Auditor.
Datos de los bancos: Estos datos son para los medios magnticos, en el caso del
cdigo relacionado con Bancos donde solicita el acumulado por entidad financiera,
razn social y Nit.
CREACIN DE TERCEROS
FOTO DEL TERCERO
Para subir la foto en siigo es necesario dentro de la carpeta de siiwi01, siiwi02,
siiwi03 etc
Crear una carpeta con el nombre de IMGENES.
Dentro de esta carpeta se debe guardar la foto del tercero con las siguientes
caractersticas:
Debe tener un tamao de 156 X 156
Debe nombrarse con el nmero del nit respectivo con una extensin .BMP
Ej: la cedula 79458539 se bebe nombrar as:
0000079458539000 .bmp
BORRADO DE NIT
Para Eliminar Nits, ya creados basta con accesar el Nit a borrar y pulsar la tecla de
funcin F5 sobre el nombre, en caso de que el Nit tenga movimiento. Pero si el nit
tiene un saldo no podr ser borrado y en el pie de pantalla aparecer El Nit tiene
movimiento no borra
MANTENIMIENTO DE TERCEROS
RUTA: Contador Administracin de terceros Mantenimiento de terceros
Esta opcin se utiliza para modificar en forma general o individual el movimiento de
los Nits.
MANTENIMIENTO GENERAL
Ruta: Contador Administracin de terceros Mantenimiento de terceros
General. Si desea realizar mantenimiento de Nits, trasladando todo el movimiento
de un perodo especifico a un nit correcto, se realiza por mantenimiento general.
Nit Actual. Digite el Nit a Cambiar, paso seguido aparecer el nombre del tenedor
de ese Nit, en caso de no existir en el pie de pantalla aparecer NIT no catalogado.
Nit Nuevo. Digite el Nit Nuevo, al cual va a trasladar todo el movimiento, en caso de
no existir digite el Nombre a crear (50 posiciones).
Nombre. Digitar el nuevo nombre del tercero si tambin cambia la razn Social.
Desea mantener el contacto del Nit Actual. Si se mantiene el nombre del tercero
al cual se le esta realizando el mantenimiento.
Ao Desde. Digitar desde donde se desea modificar el movimiento.
Esta Seguro. Si los datos estn correctos seleccionarlo, caso contrario dar Esc y
retomar el proceso de forma correcta.
MANTENIMIENTO INDIVIDUAL
Ruta: Contador Administracin de terceros Mantenimiento de terceros
Individual
Se utiliza en caso de haber grabado en forma incorrecta alguna secuencia el
comprobante: Permite modificar la cuenta, descripcin, valor, base de retencin, Nit
y nombre del tercero, estas modificaciones las toma para los certificados de
retencin.
INACTIVOS
Ruta: Contador Administracin de terceros Mantenimiento de terceros
Inactivos
POR PROCESO. El sistema marca como Inactivos el rango de terceros
seleccionado.
Nmero de meses. Corresponde a la cantidad de meses que se verificaran
hacia atrs, para identificar que el tercero no tenga movimiento.
Rango de Terceros. Es el rango de NITS que se verificaran para hacer la
marcacin. El sistema marcar automticamente los terceros que no tengan
movimiento y cuyos saldos a 31 de diciembre sean ceros.
Muestra las modificaciones realizadas y con que usuario del sistema en que
fecha y hora.
DEFINICION DE DOCUMENTOS
El proceso de parametrizacin de los documentos es uno de los ejes centrales en la
implementacin del programa SIIGO, ya que las definiciones hechas aqu afectaran
todos y cada uno de los procesos contables. Con las definiciones que se tengan para
el proceso de documentos se puede asegurar el xito en el resultado final de la
implementacin, as como la obtencin de informes tiles y exactos.
Dentro de la definicin de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta:
Tipos de documento
Numeracin
Tipo de documento: Cuenta con nueve tipos de documentos que tienen como
objetivo organizar la informacin de la empresa.
En este listado se encuentran los principales para ingresar la informacin
correspondiente a las transacciones comerciales y contables, cada uno de ellos est
identificado por una letra, que indica el tipo de documento que se est trabajando.
Ruta: Contador Opciones administrador Definicin de documentos
TIPOS DE DOCUMENTO
A Ajustes x Inf. Documento que permite contabilizar los ajustes por inflacin de
ctivos fijos propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y dems partidas No
monetarias. Adems este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por
diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera.
C Nota Crdito. Documento que permite tener control contable de las notas
crdito bancario o tener control de las devoluciones de factura con el fin de afectar
los costos de forma manual.
D Nota Debito. Documento que permite tener control contable de las notas debito
bancarias o tener control de las devoluciones de mercancas de la empresa hacia los
proveedores.
F Factura de Venta. Documento contable que permite tener control de la
facturacin hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorizacin.
FACTURA DE VENTA
El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente los valores
correspondientes al inventario vendido, afectando la correspondiente carga
tributaria.
Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999
diferentes, con el fin de tener organizada la contabilizacin por reas, sucursales o
cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
Descripcin. La descripcin que se debe asignar es una abreviatura de la utilizacin
que se le dar a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la
captura.
COMPROBANTE DE EGRESO
El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de
dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para ada
banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas
generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento tipo G por
cada Banco.
Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso
solo se definir un tipo de recibo.
Cuenta Banco. Digite el cdigo de la cuenta del Banco que ms utilice para girar,
este cdigo se puede modificar en la elaboracin del comprobante de egreso.
RECIBO DE CAJA
El recibo de caja se utiliza para registrar contablemente todas las entradas de dinero
a la empresa, especialmente por motivo de cancelacin de facturas de clientes.
Dentro los documentos tipo R se pueden definir hasta 999 diferentes, uno por cada
caja, siempre que se lleven consecutivos diferentes.
Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso
solo se definir un tipo de recibo.
PARMETROS GERENTE.
RUTA: Parmetros Parmetros Gerente
Esta opcin aplica para definir los rangos de algunas cuentas que se toman como
base para generar algunos informes dentro del mdulo del gerente.
Rango de bancos. Se debe ingresar el rango de las cuentas de bancos que utilic la
empresa las cuales sern utilizadas en el informe de saldos bancarios en el modulo
de Gerente. Ejemplo: 111005, 112005, etc.
Rango de efectivo. Se debe ingresar el rango de las cuentas de caja que utilic la
empresa las cuales sern utilizadas en el informe de flujo de fondos en el modulo de
Gerente. Ejemplo: 110505, 110510, etc.
Factor de Conversin. Este aplica para los Siigos que tienen el modulo de
inventarios el cual lee los productos que manejan factor de conversin, para el
Contador No Aplica.
COMPROBANTES PREFIJADOS.
RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes prefijados
Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se
convierten en operaciones peridicas repetitivas. Algunas de ellas son las diferentes
provisiones (Cartera, inventarios, activos, gastos de personal, etc.), y causaciones
de gastos pagados por anticipado.
Cuando se ingresa a comprobantes prefijados muestra tres opciones las cuales son:
COMPROBANTES PREFIJADOS.
RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes prefijados
Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se
convierten en operaciones peridicas repetitivas. Algunas de ellas son las diferentes
provisiones (Cartera, inventarios, activos, gastos de personal, etc.), y causaciones
de gastos pagados por anticipado.
Cuando se ingresa a comprobantes prefijados muestra tres opciones las cuales son:
Fija. Es la parametrizacin de cada uno de los comprobantes prefijados que se van a
utilizar.
Imprime. Es la impresin de un listado de todos los comprobantes parametrizados.
Utiliza. Es correr el proceso para realizar la respectiva causacin o contabilizacin.
FIJA PREFIJADOS
RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes prefijados Fija
Cuando se ingresa por la opcin Fija parametrizacin de comprobantes prefijados se
deben actualizar uno a uno los datos que solicita:
Esta herramienta permite definir los parmetros requeridos para ejecutar
mensualmente y de forma automtica la contabilizacin de un comprobante contable
sin que sea necesario hacerlo manualmente o para efectuar el clculo de las
provisiones de nmina como son las cesantas, intereses de cesantas, primas de
servicios, vacaciones o contabilizacin de parafiscales.
Nit: Las provisiones se deben registrar a un nit o tercero especfico y en este caso se
debe digitar el nit de la empresa.
RECUERDE. El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la
cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar e l valor del
movimiento de la cuenta de clculo por el porcentaje establecido en el comprobante
prefijado.
Para Modificar un comprobante ya creado basta con llamarlo y repasarlo
aplicando las modificaciones deseadas.
Para Eliminar un comprobante ya creado se llama por esta misma opcin y
ubicando el cursor al frente del campo Porcentaje con el botn.
Escoja desde que numero de prefijado hasta que numero fue parametrizado para
hacer la contabilizacin automticamente. En caso de que el nmero digitado no se
encuentre dentro de los catalogados, en el pie de pantalla
COMPROBANTES DIFERIDOS
RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes diferidos
Comprende el conjunto de cuentas representadas en el valor de los Gastos Pagados
por Anticipado y de los Cargos Diferidos en que incurre el ente econmico en el
desarrollo de su actividad, que representan bienes o servicios adquiridos de los
cuales se espera obtener beneficios econmicos en otros perodos futuros.
Son objeto de amortizac in extincin gradual correspondiente a las alcuotas
mensuales resultantes del tiempo en que se considera se va a utilizar o recibir el
beneficio del activo diferido segn Decreto 2650 de 1993.
De acuerdo con el mismo decreto en la distribucin del Plan nico de Cuentas
(P.U.C.) las cuentas que hacen parte del grupo 17 Diferidos son las siguientes y se
clasifican en No Ajustables y Ajustables por Inflacin.
No ajustables
1705 Gastos Pagados por Anticipado:
Intereses, Honorarios, Comisiones, Seguros y Fianzas, Arrendamientos,
Bodegajes, Mantenimiento de Equipos, Suscripciones
1730 Cargos por Correccin Monetaria Diferida
Fija: Escogiendo esta opcin el programa permite definir los comprobantes para los
diferidos.
Imprime: En esta opcin el programa permite generar una impresin de la
parametrizacin de los Comprobantes Diferidos.
Utiliza: Esta opcin permite ejecutar de forma automtica la amortizacin de los
diferidos.
FIJA DIFERIDOS
RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes Diferidos Fija
Cuando se ingresa por la opcin Fija parametrizacin de comprobantes Diferidos se
deben actualizar uno a uno los datos que solicita:
Valor Total: En este campo se debe digitar el valor total del diferido que se va a
amortizar.
Monto: En este campo se debe digitar la cuota o el valor que se desea amortizar
mensualmente.
Saldo. Cuando el diferido se inicia, el saldo equivale al mismo valor del diferido; de
o contrario, corresponde al saldo pendiente por amortizar. Por otro lado, cada vez
ue se ejecuta el proceso y/o se generan los comprobantes, este valor se va
actualizando automticamente, reflejando el saldo pendiente a diferir.
Activo. Indica si el diferido esta activo o inactivo, es decir que para aquellos
diferidos que estn como No, no generar el comprobante contable ni por
amortizacin ni por ajuste a la amortizacin as este tenga un saldo pendiente.
Cuotas: El programa calcula de forma automtica el nmero de cuotas con las que
se har la amortizacin del diferido (Valor Total / Monto = No. de Cuotas). Si se
quiere cambiar el nmero de cuotas se puede hacer en este momento y el programa
calcular automticamente el monto que se debe amortizar mensualmente.
Saldo Ajuste Diferido: Es informativo y muestra el acumulado de los valores que
por concepto de ajustes por inflacin han afectado el diferido y que aun est
pendiente por amortizar.
Saldo cuotas: Es informativo y muestra el nmero de cuotas que faltan por
amortizar para que el diferido sea igual a cero 0.
Cuenta Dbito: En este campo se debe digitar la cuenta del Gasto a la que se
llevarn los registros contables correspondientes a la amortizacin del diferido.
Cuenta Crdito: En este campo se debe digitar la cuenta del Activo Diferido
(17XXXX) correspondiente a los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos.
Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se quiere
afectar, siempre y cuando, la cuenta este marcada como Centro de Costo.
Nit: Si la cuenta digitada maneja terceros se debe digitar el Nit del tercero al cual se
le cargar el movimiento.
Cdigo de Activo: El programa solicitar un cdigo de activo si alguna de las
cuentas digitadas se encuentra parametrizada en una tabla de activos fijos. No aplica
para Siigo Contador.
Producto Bodega Cantidad: Si alguna de las cuentas escogidas corresponde a
una cuenta que se encuentra parametrizada en alguna de las tablas de inventario, se
debe digitar el cdigo del producto, la bodega y la cantidad del producto al cual se va
a realizar el movimiento dbito o crdito. No aplica para Siigo Contador.
Tipo de Documento Cruce Nmero Secuencia Cruce Fecha de
Vencimiento: Si la cuenta digitada corresponde a una cuenta detallada por cobrar o
por pagar, se debe digitar el tipo de documento (F P), escoger el nmero
consecutivo del documento, escoger la secuencia y digitar la fecha de vencimiento
CONCILIACION BANCARIA
GENERACIN DE MOVIMIENTO.
RUTA: Contador Conciliacin Bancaria Generacin de Movimiento
En esta opcin se genera un archivo temporal el cual mantiene el movimiento de la
cuenta contable y las diferencias que se encuentren con el extracto bancario. Se
puede generar a nivel general o de caja, seleccione la opcin deseada.
GENERAL
RUTA: Contador Conciliacin Bancaria Generacin de Movimiento General.
Genera. el sistema le reportara el movimiento de cada cuenta bancaria
Mantener. Cuando ya se haya generado y cuando se haya ingresado
movimiento del extracto.
Cuenta Inicial. De bancos a los cuales les desea realizar la conciliacin bancaria.
Cuenta Final. De bancos a los cuales les desea realizar la conciliacin bancaria.
Mes de Movimiento. Digite el nmero del mes que desee conciliar. Sistema permite
generar mas cuentas para la conciliacin.
INTERFASES
GENERACION DE ARCHIVOS PLANOS
Con el fin de agilizar algunos de sus procedimientos, especificamos a continuacin
las caractersticas de los archivos ASCII de las diferentes interfases internas que
ofrece SIIGO, en donde se especifica la posicin inicial y final, el nombre del dato a
ingresar y la longitud mxima que puede tener:
ASPECTOS A TENER EN CUENTA:
Los campos definidos como numricos deben ser completados con ceros a la
izquierda en el caso de que su longitud sea menor o no se utilice. Ej:
Los campos definidos como alfanumricos deben ser completados con espacios en
blanco a la derecha en el caso de que su longitud sea menor o no se utilice. Ej:
Oprimir click derecho del mouse sobre la celda seleccionada y escoger la opcin que
se muestra a continuacin.
Al finalizar muestra informe con los terceros que incorporo y los que no incorporo el
motivo por el cual el sistema no los subi a la base de datos. Se deben realizar las
correcciones respectivas y subir los terceros pendientes.