Sistemas de Informacin II

Mara Josefina Castilla

Cursogramas
Introduccin
El anlisis y diseo de sistemas de informacin es un proceso por el cual se investigan los sistemas actuales de la organizacin con el fin de detectar necesidades y proponer sistemas mejores.
Un sistema de informacin es un sistema que procesa datos, en forma manual o computarizada,
para obtener informacin. Los componentes de un sistema de informacin son personas, datos,
formularios, mquinas, procedimientos, controles, etc.
Para poder detectar las necesidades, se hace indispensable conocer los distintos componentes del
sistema para lo cual se utiliza el relevamiento de informacin. Para facilitar el relevamiento se
dispone de herramientas que son diferentes para procesos manuales y computarizados. Las herramientas que se utilizan son importantes durante la etapa de relevamiento de informacin y tambin se utilizan en la etapa de diseo cuando se necesite describir claramente el nuevo sistema.
Entre esas herramientas se encuentran los cursogramas que nos permitirn mostrar grficamente
procedimientos manuales.

Cursogramas
Un cursograma permite representar grficamente procedimientos administrativos.
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del conjunto de
tareas administrativas.
A travs de los cursogramas se puede determinar si la descripcin del procedimiento es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de subsanarlos y
lograr procedimientos ms eficientes.
Informacin que brindan
Los cursogramas permiten conocer:

Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organizacin como fuera de ella
que participan en el procedimiento.

Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y
las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.

Formularios y soportes de informacin involucrados en el procedimiento: cuntos formularios se emiten cada vez, cmo se distribuyen y hacia dnde se dirigen.

Distintos cursos de accin posible dentro del procedimiento.

Cmo se ordenan los archivos y de qu tipo son.

Antecedentes de los cursogramas

Antes de la aparicin de los cursogramas se utilizaban los diagramas sinpticos y analticos para
graficar los procedimientos administrativos. Estos diagramas surgieron para describir en forma
grfica procedimientos fabriles, razn por la cual podr advertirse que la simbologa utilizada no
era suficiente para mostrar aspectos importantes en los procedimientos administrativos. De todas
maneras resultaron una herramienta de utilidad para representar grficamente procedimientos ac1

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tuales y las mejoras propuestas.

Diagrama sinptico
El nombre es cursograma sinptico pero lo llamaremos diagrama para diferenciarlo de los
cursogramas.
El diagrama sinptico presenta un cuadro general de cmo se suceden las principales operaciones e inspecciones.
Muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones y las inspecciones que se realizan
para comprobar los resultados de esas operaciones.
Utiliza nicamente los smbolos de operacin y de inspeccin.
Smbolo

Denominacin

Descripcin

Operacin

Indica que se altera el estado de un elemento con el

que se est trabajando. En procedimientos administrativos, brindar informacin, emitir un formulario,
etc.

Inspeccin

Indica verificar calidad y cantidad conforme a especificaciones preestablecidas.

Diagrama analtico
El nombre es cursograma analtico pero lo llamaremos diagrama analtico para diferenciarlo
de los cursogramas.
Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento sealando todos los hechos sujetos a
examen mediante el smbolo correspondiente.
Los smbolos que utiliza son los siguientes:
Smbolo

Denominacin

Descripcin

Operacin

Indica que se altera el estado de un elemento con

el que se est trabajando. En procedimientos
administrativos, brindar informacin, emitir un
formulario, etc.

Inspeccin

Indica que se verifica la calidad, la cantidad o

ambas conforme a especificaciones preestablecidas.

Transporte

Indica el traslado fsico de los trabajadores, materiales y equipo de un lugar a otro. En procedimientos administrativos el traslado de un formulario.

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Smbolo

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Denominacin

Descripcin

Espera

Indica que hay un elemento dado detenido esperando a que se produzca un acontecimiento determinado. Periodo de tiempo en el que se registra inactividad ya sea en los trabajadores, materiales o equipo

Almacenamiento

Indica depsito de un objeto bajo vigilancia en

un almacn segn un criterio determinado de
clasificacin.

Las formas de graficacin de estos diagramas son:

a) Utilizar ramales que representan las distintas unidades. A la informacin que dan de por s
los smbolos y su sucesin se aade paralelamente una breve nota junto al smbolo segn su
naturaleza. Tambin pueden colocarse nmeros dentro de los smbolos para ser referenciados
a la derecha del diagrama.
Unidad 1

Unidad 2

Unidad 3
8

Referencias
1
2
3-

10

11

12

13

b) Un esquema sencillo como el siguiente:

DIAGRAMA ANALITICO DE PROCESO

Proceso:
Mtodo: Actual/Propuesto
Smbolo

Actividad

Distancia
Tiempo
(metros)

Almacn
Emite Solicitud de Compras por duplicado
Enva original a Compras
Archiva el duplicado por fecha

10 min.
115

5 min.

3 min.

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Smbolo

Distancia
Tiempo
(metros)

Actividad
Compras
Consulta el fichero de Proveedores

10 min.

12 min.

5 min.

Emite Pedido de Cotizacin por duplicado

Archiva el duplicado del Pedido de Cotizacin y el
original de la Solicitud de Compras por nmero de Solicitud
----------------------------------Total

127

45 min.

c) Cuando se usaban regularmente diagramas analticos, resultaba ms prctico emplear hojas

impresas como la que sigue:
DIAGRAMA ANALITICO DE PROCESO
Diagrama N
Proceso:
Actividad:
Mtodo: Actual/Propuesto
Realizado por:
Descripcin

Almacn
Emite Solicitud de Compras por duplicado

Actividad
Operacin
Transporte
Espera
Inspeccin
Almacenamiento
Tiempo
Distancia
Smbolo

Actual

Distancia

Tiempo

10 min.
x
x

Archiva el duplicado por fecha

Emite Pedido de Cotizacin por duplicado

Economa

Enva original a Compras

Compras
Consulta el fichero de Proveedores

Propuesta

115

5 min.

3 min.

10 min.

12 min.

5 min.

x
x

Archiva el duplicado del Pedido de

Cotizacin y el original de la Solicitud de Compras por nmero de Solicitud

Total

127

45 min.

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Normas IRAM
Para graficar los cursogramas vamos a tener en cuenta las normas dictadas por el Instituto Argentino de Normalizacin y Certificacin (en sus comienzos Instituto Argentino de Racionalizacin de Materiales) referidas a cursogramas.
Las normas son:
a) Norma 34501 Smbolos para la representacin grfica: se refiere a la simbologa a utilizar
en los cursogramas
b) Norma 34502 Tcnicas para la representacin grfica: se refiere a las tcnicas de diagramacin
c) Norma 34503 Lineamientos generales para el diseo de los formularios para la representacin grfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar los cursogramas
Norma IRAM 34501
Esta norma establece los smbolos a utilizar para graficar cursogramas y son los siguientes:
Smbolo

Denominacin

Descripcin

Operacin

Representa toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin, por ejemplo: emisin de un documento, incorporacin de informacin sobre el mismo, autorizaciones, firmas, consultas.

Control

Representa toda accin de verificacin: cotejo entre comprobantes, comprobacin, constatacin, examen sobre los
datos contenidos en un soporte de informacin, verificacin
de clculos, validez de autorizaciones, etc.

Demora

Representa toda detencin transitoria del procedimiento en

espera de un acontecimiento determinado.

Archivo Transitorio

Representa el almacenamiento sistemtico en forma temporaria de elementos portadores de informacin. En estos tipos
de archivos se realizan consultas sistemticas por lo que deben presentar un ordenamiento adecuado a fin de ser posible
efectuar modificaciones o procesamientos.

Archivo Definitivo

Representa el almacenamiento sistemtico en forma permanente de elementos portadores de informacin. El carcter

de permanente se refiere a que la documentacin se retiene
prolongadamente por disposiciones legales o a los fines de
consultas durante los procedimientos.

Destruccin

Representa la eliminacin de la informacin, se destruya o

no el elemento portador de la misma.

Alternativa

Se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden originarse distintos cursos de accin.

Documento o soporte
Representa el elemento portador de la informacin.
de informacin
5

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Smbolo

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Denominacin

Descripcin

Representa el conjunto de acciones que se desconocen o

que, definidas, no interesa representar. Normalmente comProceso no represenprende procedimientos que se realizan fuera de la organizatado
cin o que no se explicitan a fin de simplificar la graficacin
o por falta de informacin acerca del procedimiento.
Traslado

Representa el desplazamiento fsico del elemento portador

de informacin. La flecha indica el sentido de la circulacin.
Tambin se lo utilizar para unir los smbolos.

Representa el desplazamiento de la informacin sin desplazamiento fsico del elemento portador de la informacin. Se
Toma de informacin
utiliza para indicar todo dato que se extrae de un archivo,
listado, etc. para ser incorporado al circuito administrativo.

Conector

Representa la unin entre:

Distintas unidades funcionales de un procedimiento
en la misma pgina.
Distintas pginas de un procedimiento.
Distintos procedimientos graficados en distintas pginas.

Norma IRAM 34502

Esta norma establece las tcnicas a utilizar en la representacin grfica de procedimientos administrativos.
Direccin del diseo:
La representacin grfica del procedimiento se realiza en sentido descendente (cuando las operaciones se efecten dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma horizontal
(cuando el desarrollo del proceso determine un pase de unidad funcional). La direccin puede
ser ascendente para indicar un retroceso en el procedimiento o por razones de economa de espacio en el diseo.
Ubicacin de smbolos:
El cursograma es un diagrama multicolumnar. Los smbolos se ubican dentro de columnas que
representan, cada una, una unidad funcional. Ntese que se denomina unidad funcional y no unidad de organizacin por que pueden graficarse unidades que no pertenecen a la organizacin pero que participan en el procedimiento, por ejemplo: Proveedores, Bancos, Clientes, etc. Las columnas se separan con rayas, y los smbolos deben graficarse en cada columna donde se desarrollen las actividades que representan.
Lneas de traslado o de toma de informacin:
Se dibujan utilizando lneas rectas continuas o de trazos segn corresponda, indicando el sentido
con una flecha. La colocacin de la punta de flecha es optativa cuando el sentido de graficacin
sea de arriba hacia abajo o lateral de izquierda a derecha y ser obligatoria cuando se utilice el
sentido ascendente o lateral de derecha a izquierda.

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Cruce de lneas:
En lo posible debe evitarse el cruce de lneas de secuencias verticales y horizontales. Cuando sea
inevitable, se utilizan puentes de media circunferencia. Los puentes deben trazarse de forma que
la concavidad tenga el mismo sentido de la lnea a la que corta. Por ejemplo:

Uniones de lneas de secuencia:

Las uniones de lneas de secuencia se efectan formando ngulo recto.

Entrada y salida de lneas a los smbolos:

La entrada de lneas a los smbolos puede efectuarse por la parte superior o lateral y su salida por
la parte inferior o lateral. En el caso del smbolo de alternativa, la entrada se realiza nicamente
por el vrtice superior.
Smbolos iniciales, medios o finales
Los smbolos se clasifican en funcin de la entrada y salida de lneas en:
a) Smbolo inicial: Aqul del cual parten una o ms lneas, pero ninguna llega a l.
b) Smbolo medio: Aqul al cual llegan y del cual parten lneas.
c) Smbolo final: Aqul al cual llegan una o ms lneas de entrada pero del no parten lneas
De acuerdo con lo expuesto, los smbolos pueden ser empleados de la siguiente forma:
Tabla de posibilidades de ubicacin de los smbolos
Smbolo

Inicial

Operacin

Medio
x

Control

Demora

Final
x

Archivo transitorio

Archivo definitivo

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Smbolo

Inicial

Medio

Destruccin

Final
x

Alternativa

Soporte de informacin

Proceso no representado

Traslado

Toma de informacin

Conector

Emisin de formularios:
Cuando la emisin es de un formulario nico, se representa con el signo de operacin y a continuacin la designacin del formulario.

Solicitud
0

Cuando la emisin es de dos o ms formularios con recalco simultneo, se representa con el

signo de operacin y se indica la cantidad de ejemplares de cada uno de ellos.

Factura
0

Remito
0

Nota: El dibujo representa un conjunto de 4 ejemplares y 2 formularios de 2 ejemplares cada uno

de ellos
Ejemplares superpuestos
Cuando haya que dibujar varios ejemplares de un mismo formulario, se dibujan superpuestas y
desplazadas hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemplares intervengan en la accin. Pueden utilizarse los otros sentidos de desplazamiento cuando as lo justifique una mejor
representacin.

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3
3

Identificacin de varios ejemplares de un mismo formulario

Cada uno de los ejemplares se identificar mediante un nmero, una letra, un color u otro smbolo.
Distribucin de ejemplares
Se dibujan las lneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, o de cada grupo de ellos
que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una lnea diagonal los vrtices de los ejemplares, de cuyo centro partir la lnea de traslado.
1

Operacin sobre un ejemplar

Sobre la lnea de secuencia del ejemplar afectado se consigna el smbolo correspondiente a la actividad y luego se une con las lneas de los dems ejemplares.
1

Fraccionamiento de un ejemplar
Se indica con lneas de secuencias divergentes que parten del smbolo de operacin, representndose a continuacin de stas los documentos correspondientes. Debe identificarse cada una de
las partes en que se fracciona el formulario.
NP
11

NP

NP

1-1

1-2

Operacin y control
Si se realiza una operacin y un control simultneos, se representa de la siguiente manera:

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Descripcin de los smbolos:

Existen dos alternativas para graficar los cursogramas segn cmo se describen los smbolos:

Con columna de descripcin: Dentro del smbolo se coloca un nmero cardinal, describindose el tipo de operacin, control, etc. en una columna marginal. No es indispensable en el
smbolo de destruccin.
Sin columna de descripcin: La descripcin se realiza junto a cada smbolo de acuerdo a lo
siguiente:
Smbolos de operacin, control, demora y proceso no representado:
Se indica junto al smbolo, en forma sinttica el tipo de operacin, control, demora o proceso
no representado.
Smbolos de archivo transitorio y archivo definitivo:
Se indica junto al smbolo, en forma sinttica, su forma de ordenamiento.
Smbolo de destruccin:
No es indispensable especificar la descripcin.
Smbolo de alternativa:
El tipo de alternativa se indica cercano al borde superior izquierdo del smbolo y junto a cada
una de las lneas de salida, la alternativa de que se trate.
Las lneas de salida se indicarn:
a) hasta tres opciones, mediante el trazado de tantas lneas como salidas haya, desde cada
uno de los vrtices hacia los otros smbolos.

Monto
< 1000

> 1000

= 1000

b) ms de tres opciones, mediante el trazado de una sola lnea desde el smbolo, la cual se
reunifica en forma horizontal o vertical, con el nmero de lneas necesarias.

A
A

C
D

Smbolo de formulario u otro soporte de informacin:

Se indica la denominacin del formulario u otro soporte de informacin junto al smbolo, en
forma sinttica o codificada. Por ejemplo: factura, nota de crdito, etc.
La denominacin del elemento portador de la informacin se indica dentro del smbolo. Por

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ejemplo: CD. No es necesario identificar el soporte cuando se trate de un formulario.

Proveedores
CD

Smbolo de conector:
Se coloca dentro del smbolo un cdigo que sirve para identificarlo.
Adems del cdigo:
a) Si une distintas pginas de un procedimiento, junto al conector de salida se coloca: A Pgina y en el correspondiente conector de entrada De Pgina
De pgina 23
1

A pgina 23
1

b) Si une distintos procedimientos graficados en distintas pginas, junto al conector de salida adems de colocar A Pgina, se coloca A Procedimiento y en el correspondiente
conector de entrada De Pgina, De Procedimiento
A pgina 23

De pgina 23

A Proc. Compras

De Proc. Ventas

Norma IRAM 34503

Esta norma establece los lineamientos generales para disear los formularios en los que se representaran los cursogramas.
Formato de formularios
Los formatos de los formularios pueden ser alguno de los siguientes:
IRAM A4 de 210 mm x 297 mm
IRAM A3 de 297 mm x 420 mm
IRAM 3A4 de 297 mm x 630 mm
IRAM 4A4 de 297 mm x 840 mm
Las hojas pueden utilizarse en sentido vertical o apaisado, prefirindose el sentido vertical para
el formato A4 y apaisado para el resto de los formatos.
Mrgenes
Debe considerarse un margen de sujecin no menor a 25 mm y los restantes mrgenes laterales
apropiados a las necesidades y presentacin.
Plegado de formularios
Cuando el formulario deba ser plegado, deben tenerse presentes los siguientes requisitos:

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a) que quede libre el margen de sujecin

b) que en el formulario plegado quede visible el encabezamiento que sirve para acceder al formulario
c) que el formato del formulario plegado sea el A4
Componentes del formulario
1) Encabezamiento: Se coloca en el ngulo superior izquierdo o en el margen izquierdo y puede contener los siguientes datos: denominacin de la organizacin, denominacin del procedimiento, caracterstica de relevado, propuesto o aprobado y fecha correspondiente a la caracterstica del trabajo.
Encabezamiento

Unidades funcionales

Unidades funcionales
Encabezamiento

2) Acciones: La inclusin de esta columna es optativa, de acuerdo al criterio de diseo utilizado, es decir, si es con columna de descripcin o sin columna de descripcin
3) Datos complementarios: Es conveniente reservar un espacio para los datos complementarios como referencias de nombres de formularios, etc. Para ello se utilizarn ngulos libres

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BIBLIOGRAFIA

Normas IRAM 34501, 34502 y 34503

OIT (Organizacin Internacional del Trabajo), Introduccin al estudio del trabajo (Ginebra,
OIT)

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