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Seminario Desarrollo de capacidades para

la planeacin estratgica y la transparencia de las


organizaciones de la sociedad civil dominicana
Repblica Dominicana
Julio 2016
Rafael Antonio Flores Usero
Coordinador de Proyecto

Sverin Carminati
Oficial de Programas Alianza ONG

Mdulo #1
Planificacin estratgica para las OSC
Rafael Flores Usero

Objetivos del mdulo


Conocer la teora sobre la planificacin
estratgica
Desarrollar las capacidades para formular,
controlar y gestionar el plan estratgico

Santo Domingo 13 de julio 2016

I. Principios de la Planificacin
Estratgica
II. El proceso estratgico
III. Evaluacin de entorno externo e
interno
IV. Misin, visin y valores
V. Objetivos y productos
estratgicos
VI. Indicadores y supuestos
VII. Planeacin operativa
VII. Ejecucin y control del plan
Santo Domingo 13 de julio 2016

I. Principios de la Planificacin
Estratgica

Santo Domingo 13 de julio 2016

La Estrategia
Una estrategia es un conjunto de acciones que se llevan
a cabo para lograr un determinado fin. La planeacin
estratgica se puede definir como el arte y ciencia de
formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales
que permitan a la organizacin llevar a cabo sus objetivo

La estrategia competitiva consiste en desarrollar una


amplia formula de cmo la empresa va a competir, cules
deben ser sus objetivos y qu polticas sern necesarias
para alcanzar tales objetivos M. Porter

Santo Domingo 13 de julio 2016

La Estrategia

Caractersticas
de las
estrategias

Coherente
Pertinente
Realizable

Santo Domingo 13 de julio 2016

Planificacin estratgica
Es una herramienta de diagnstico, anlisis,
reflexin y toma de decisiones colectivas, en
torno al que hacer actual y al camino que deben
recorrer en el futuro las organizaciones e
instituciones, para adecuarse a los cambios y a
las demandas que les impone el entorno y lograr
el mximo de eficiencia y calidad de sus
prestaciones

Santo Domingo 13 de julio 2016 *Constitucin, 2010, MEPYD

Planeacin vs Planificacin

Planeacin es el proceso de establecer objetivos y las


acciones de accin adecuados antes de iniciar el plan.

Planificacin es el proceso lgico y sistmico de prever,


organizar y dedicar los recursos para lograr objetivos y
metas en un tiempo y espacio predeterminados. .

Santo Domingo 13 de julio 2016

II. El Proceso Estratgico

Santo Domingo 13 de julio 2016

El proceso estratgico es el conjunto de etapas y


actividades que le permiten a una organizacin fijar
su horizonte de futuro y lo necesario para alcanzarlo,
es decir, su estrategia.

Santo Domingo 13 de julio 2016

Evolucin del Proceso Estratgico


ANTES DEL SIGLO 21:

SIGLO 21:

-Enfoque Interno

-Enfoque de Servicio

-Producto

-Conocimiento/Capital Humano

-Local

-Global

-Cliente Poco Exigente

-Cliente con poderes colectivos

-Retorno econmico , posicionamiento


y ventaja competitiva

-Crear, difundir y desarrollar el


conocimiento

-Nivel mas alto de la jerarqua, no se


comunicaba

-Participativo, anticipativo y de
estrategias emergentes

Santo Domingo 13 de julio 2016

El Proceso Estratgico
1. Anlisis situacional
2. Anlisis FODA/PEST
3. Definicin de misin, visin y valores
4. Definicin de objetivos estratgicos
5. Definicin de productos estratgicos
6. Definicin de Indicadores
7. Definicin de supuestos
8. Plan Operativo Anual
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El Proceso Estratgico
Pasiva: Ignorar el Cambio
Reactiva: Reaccionar cuando ocurra un
cambio
Preactiva: Prepararse para el cambio

Proactiva: Construir el cambio


Santo Domingo 13 de julio 2016

III. Evaluacin de entorno externo


e interno

Santo Domingo 13 de julio 2016

Beneficio Pblico o Servicios a terceras


personas
Anlisis Interno: Es un proceso de
diagnostico realizado para identificar las
fortalezas y debilidades de la organizacion

Anlisis Externo: Es un proceso de


diagnostico realizado para identificar
las oportunidades y amenazas de la
organizacion

Estado del Arte

Entorno Competitivo
Tendencias Mundiales
Necesidades del entorno

Santo Domingo 13 de julio 2016

Clasificacin

FODA: Identifica las Fortalezas,


Oportunidades, Debilidades y Amenazas
PEST: Anlisis externo que identifica los
factores Poltico, Econmico, Social y
Tecnolgicos

Santo Domingo 13 de julio 2016

FODA
INTERNO

EXTERNO

Fortalezas: son todas aquellas


potencialidades materiales o
humanas con que cuenta una
organizacin. Son de vital importancia
para el funcionamiento y desarrollo
de la organizacin.

Oportunidades: son todas aquellas


posibilidades de desarrollo que tiene
una organizacin. Estas
oportunidades se encuentran en el
medio, natural, geogrfico, cultural,
social, poltico y econmico en la que
se mueve la organizacin

Debilidades: son todas aquellas


deficiencias materiales o humanas
con que cuenta una organizacin. Son
las principales responsables del
funcionamiento interno de la
organizacin.

Amenazas: son todas aquellas


situaciones negativas que atentan con
el desarrollo de una organizacin.
Estas amenazas se encuentran en el
medio natural, geogrfico, cultural,
social, poltico y econmico en la que
se mueve la organizacin.

Santo Domingo 13 de julio 2016

PEST
Polticos:
-Poltica Fiscal
-Estabilidad Poltica
-Normativa y/o
legislacin en materia
de empleo, comercio,
etc.
Social:
-Distribucin de la renta
- Educacin
-Demografa
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Econmicos:
-Crecimiento econmico
- Tributacin
-Gasto Pblico

Tecnolgico:
-Nuevas invenciones
-Gastos de investigacin
-Cambios en la internet

DINMICA!
PEST
Santo Domingo 13 de julio 2016

IV. Misin, visin y valores

Santo Domingo 13 de julio 2016

La misin
La misin es la razn de ser, enmarca y da
contexto a la visin y los objetivos estratgicos,
determina los propsitos, fines y lmites de la
organizacin.
La misin es declaracin fundamental que le da
carcter constitutivo a la organizacin y a su
accin Establece su mandato y el impacto
esperado pensado en un horizonte de 3, 5, 10 o
20 aos
Santo Domingo 13 de julio 2016

Contenido de la misin
1
2

Producto final: Bienes y/o servicios


entregados en un tiempo determinado
Usuarios: Poblacion y/o beneficiarios.

Resultado esperado: Transformacin


deseada a partir de situacin inicial

Santo Domingo 13 de julio 2016

Ejemplos de Misin
La misin del centro de mujeres es mejorar
significativamente el bienestar psicolgico, profesional,
financiero y legal de las mujeres, hombres, parejas y
familias sin importar su habilidad o disponibilidad de
pago
El centro de artes es una organizacin de desarrollo
econmico y comunitario para y por los artistas. Nuestro
trabajo es construir comunidades y economas, y
creemos que los artistas son de suma importante para
lograr esto. La misin del centro de artes es cultivar
comunidades pujantes conectando a artistas con
habilidades, informacion y servicios que necesitan para
su subsistencia
Santo Domingo 13 de julio 2016

Ejemplos de Misin
Alianza ONG: Contribuir con el desarrollo sostenible de
Repblica Dominicana promoviendo, coordinando y
orientando el rol y los aportes de las asociaciones sin fines de
lucro.

TED: Spreading Ideas (Difundir Ideas)


OXFAM: To create lasting solutions to poverty, hunger and
social injustice
(Crear soluciones sostenibles para la erradicacin de la
pobreza, el hambre y la injusticia social)
Santo Domingo 13 de julio 2016

La visin
Es la expresin del futuro deseado. Es una
aspiracin, lo que se quiere alcanzar, Fija el
norte.

Los anhelos permanentes de una organizacin,


es la descripcin de un estado futuro de una
institucin lo que motiva y orienta las acciones
del presente
Santo Domingo 13 de julio 2016

Que debe responder la visin?


Para que la visin sea funcional debe de
responder a las siguientes preguntas:
Qu y cmo queremos ser dentro de XX aos?
En que nos queremos convertir?
Para quien trabajaremos?
En que nos diferenciamos?

Santo Domingo 13 de julio 2016

Un pas prspero, donde se vive con


dignidad, seguridad y paz, con igualdad de
oportunidades, en un marco de democracia
participativa, ciudadana responsable e
insercin competitiva en la economa
global, y que aprovecha sus recursos para
desarrollarse de forma innovadora y
sostenible
Santo Domingo 13 de julio 2016

Ejemplos de Visin
Alianza ONG: Ser el referente Esencial de las asociaciones
sin fines de lucro

OXFAM: A just world without poverty (Un mundo justo sin


pobreza)

Make a Wish: Our vision is that people everywhere will


share the power of a wish (Nuestra visin es que todas las
personas en el mundo compartan el poder de un deseo)
Santo Domingo 13 de julio 2016

Los Valores
Que son: juicios ticos sobre situaciones imaginarias o
reales a los cuales nos sentimos ms inclinados por su
grado de utilidad personal y social.
Porque tener valores?
son los pilares ms importantes de cualquier
organizacin. Con ellos en realidad se define as
misma, porque los valores de una organizacin son los
valores de sus miembros, y especialmente los de sus
directivos.

Santo Domingo 13 de julio 2016

Los valores mas usados:


Liderazgo
Integridad
Compromiso
Prudencia
Transparencia
Trabajo en equipo
Independencia
Excelencia
Santo Domingo 13 de julio 2016

Mdulo #2
Elaboracin de la planificacin estratgica
Rafael Flores Usero

I. Objetivos y productos
estratgicos

Santo Domingo 13 de julio 2016

Los objetivos estratgicos


Son los propsitos o fines hacia los cuales se
orientan las actividades organizacionales para
alcanzar la Visin en desarrollo de la Misin.

Responden a qu debemos tener en el corto y


mediano plazo para tener un accionar coherente
con la misin institucional?

Deben acompaarse de metas, entendidas


como los resultados concretos esperados.
Santo Domingo 13 de julio 2016

Objetivos SMART
Especifico (specific)
Medible

No pueden darse
interpretacin
Debe existir una unidad de
medida

Alcanzables

Puede cumplirse en el tiempo


establecido

Realista

Responde a la capacidad
interna y el ambiente externo

Oportuno (time-bound)

Tiene que completarse en un


tiempo determinado.

Santo Domingo 13 de julio 2016

Producto Estratgico
Son los bienes y/o servicios que se
producen en beneficio de los ciudadanos
y que contribuyen a uno o ms objetivos
estratgicos.
Tambin conocidos por metas
estratgicas, productos, programas, plan
de accin, etc.

Santo Domingo 13 de julio 2016

Los productos estratgicos y/o


metas
Objetivos

Aumentar la cobertura y
el xito acadmico en
la formacin superior

Metas y/ producto estrategicos de


los prximos 5 aos
Creacin de mnimo 2 nuevos programas de
maestra.

Aumento del ndice de absorcin en


pregrado (estudiantes
nuevos/admitidos) a mnimo el 60%.
Desercin estudiantil de pregrado no
supere el 5% por perodo acadmico.
Empleabilidad de los graduados de los ltimos 5
aos mnimo del 85%.

Santo Domingo 13 de julio 2016

II. Indicadores y supuestos

Santo Domingo 13 de julio 2016

Indicadores y supuestos
Medida de las caractersticas o estado de un
individuo, objeto o proceso.
Descripcin operativa de un objetivo.

Relacin entre dos variables


que sirve para medir un hecho.
Medidas que sintetizan situaciones importantes de
las cuales interesa conocer su evolucin en el
tiempo.
Expresin cuantitativa y/o cualitativa de lo que se
pretende alcanzar con un objetivo especfico establecido.
Santo Domingo 13 de julio 2016

Los indicadores son necesarios para


poder mejorar. Lo que no se mide
no se puede controlar, y lo que no
se controla no se puede gestionar.

Santo Domingo 13 de julio 2016

Los indicadores
-

Eficiencia
Eficacia
Economa
Estructura
Sostenibilidad
Impacto
Procesos
Resultados
Gestin
Calidad
Santo Domingo 13 de julio 2016

Los indicadores mas usados

Eficacia: Mide el grado de avance y/o cumplimiento de una


determinada variable respecto a la programacin prevista.
Eficiencia: Mide el grado en que un proyecto alcanza sus
objetivos, optimizando el uso de los recursos disponibles
Calidad: Identifican las cualidades distintivas de los medios,
los procesos, los servicios y los productos
Economa: Mide la capacidad de una institucin para
generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros
en pos del cumplimiento de sus objetivos

Santo Domingo 13 de julio 2016

Ejemplos
Eficiencia:
Eficacia:

Porcentaje de reincidencia
de los infractores.
Costo promedio de las
acciones de recaudaciones

Calidad:

Numero de usuarios
satisfechos/numero de
usuarios encuestados

Economa:

Ahorros realizados en
contratos y propuestas a
partir del uso de tcnicas de
innovacin de compras

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Estructura del indicador

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Los Supuestos
- Son un conjunto de acontecimientos o
condiciones que deben darse hipotticamente en
el tiempo en que se implementarn dichos
objetivos
- Preguntas antes de determinar un supuesto: el
riesgo es externo? Es importante? Es probable de
ocurrencia?
Deben de ocurrir, la falta de ocurrencia pueden :
-Aumentar costos, cambiar o eliminar objetivos,
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DINMICA!

Santo Domingo 13 de julio 2016

Fundacin Mi Padrino Educativo


Misin: Proveer apoyo escolar de manera sustentable a los nios de
comunidades vulnerables proporcionando los recursos necesarios para su
excelencia educativa

Visin: Aportar a que todos los nios de comunidades vulnerables tengan


acceso a una educacin de calidad y excelencia

Objetivo Estratgico: Ampliar el alcance del servicio mediante el aumento


de apadrinamiento

Objetivo Estratgico: Mejorar la calidad del servicio de apoyo al estudiante

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III. Plan Operativo Anual

Santo Domingo 13 de julio 2016

Plan Operativo Anual (POA)

El plan operativo es un instrumento para darle


concrecin y facilitar la implementacin del conjunto de
metas y/o iniciativas contenidas en el plan estratgico.

El POA (plan operativo anual) tiene una vigencia de 1 ao

Santo Domingo 13 de julio 2016

Plan Operativo Anual


Los compromisos del POA son:
1. Se tienen que hacer reuniones donde se definan
conjuntamente algunos aspectos de la planificacin.
2. Hay que llenar formatos
3. Hay que dar cuentas de lo realizado: de lo que ha salido
bien, de lo que ha salido mal y de lo que no se ha podido
hacer.
Que debe Incluir un POA:
- Misin, visin, objetivo estratgico, meta(producto estratgico),
actividad, tareas, unidad de medida, cantidad, cantidad,
responsable, indicador, fecha de inicio, fecha de fin,
actividad de precedencia, nivel de cumplimiento, insumos y
recursos.

Santo Domingo 13 de julio 2016

Que debes tener claro


1. El POA se realiza para el logro efectivo de los
objetivos estratgicos.
2. Los resultados a lograr durante el ao y los
indicadores de cada resultado.
3. Quienes sern las personas responsables.
4. Que recursos necesitas y de que recursos
dispones
5. Definitivamente plantear un cronograma acorde
a la duracin del POA

Santo Domingo 13 de julio 2016

Elementos a considerar:
1. El POA debe permitir lograr resultados de manera
planificada
2. Debe ser un instrumento corto, gil y sencillo. Mientras
mas largo, menos se usa.
3. Las metas y resultados esperados deben estar
claramente conocidos e interiorizados en todos los
niveles de la organizacin.
4. Los planes operativos son anuales
5. Deben tener un seguimiento formal por lo menos
trimestral. Eso implica que se deben definir las
instancias responsables del seguimiento del plan
Santo Domingo 13 de julio 2016

Los compromisos del POA son:


Los compromisos del POA son:
1. Se tienen que hacer reuniones y juntas donde se
definan conjuntamente algunos aspectos de la
planificacin.
2. Hay que llenar formatos
3. Hay que dar cuentas de lo realizado: de lo que ha
salido bien, de lo que ha salido mal y de lo que no se
ha podido hacer.
Que debe Incluir un POA:
- Objetivo estratgico, meta(producto estratgico),
actividades, tareas, unidad de medida, cantidad,
responsable, indicador, fecha de inicio, fecha de fin,
precedencia, nivel de cumplimiento, insumos y
recursos.
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IV. Ejecucin y control del plan


estratgico

Santo Domingo 13 de julio 2016

Gestin estratgica
La gestin estratgica es la coleccin
comprensiva de actividades y procesos que
las organizaciones usan para
sistemticamente coordinar y alinear los
recursos y acciones con la misin, visin y
objetivo estratgicos. La gestin estratgica
transforma el plan a un sistema que provee
desde retroalimentacin a toma de
decisiones, y permite que el plan evolucione
y crezca en un ambiente de cambio.
Santo Domingo 13 de julio 2016

Pasos a seguir ejecucin


Preparacin:
1. Producir un resumen ejecutivo del plan
estratgico.
2. Comunicar su plan mediante un plan de
comunicacin que detalle el mensaje, a
quien se dirige, como y cuando.

Santo Domingo 13 de julio 2016

Lanzamiento:
1. Definir un plan de accin, en donde se
establecen los lideres y los equipos de
trabajo.
2. Alinear recursos con las prioridades
determinando los recursos que necesitas
para cumplir con las prioridades.
3. Alinear el plan de subunidades. Si el plan
cubre unidades mltiples, es mejor que
cada unidad tenga su plan alineado a una
unidad mas grande.
Santo Domingo 13 de julio 2016

Ejecucin:
1. Gestionar la implementacin: Monitorear
y reportar el nivel de progreso en la
ejecucin del plan.
2. Mantener el momentum: Mantener la
comunicacin, crear medios interactivos
de comunicacin, sostener reuniones y
reconocer y celebrar el progreso.

Santo Domingo 13 de julio 2016

Verificacin o chequeo:
1. Evaluar y actualizar: Revisar el progreso
anual del plan y actualizar si es
necesario.
2. Oficialmente cierre los proyectos
completados.
3. Hacer y celebrar su xito.
4. Documentar las lecciones aprendidas e
implementarlas en su prximo plan

Santo Domingo 13 de julio 2016

Gracias!

Santo Domingo 13 de julio 2016