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Trabajo final
Auditora Administrativa
58631
66934
61317
60874
68958
54577
CONTENIDO
Datos generales de la empresa
Antecedentes
Organigrama
Misin
Objetivo
Planteamiento del problema
Programa (grfica de Gantt)
Carta convenio
Sistema de evaluacin
Grficas
Auditora Administrativa
Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
Control
Informe
Conclusin
Anexos
Objetivo
Realizar una verificacin, evaluacin y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo y lo que incide en
ellos. Adems de proporcionar un anlisis, recomendaciones, e informacin
concerniente a las actividades revisadas.
Planteamiento del problema
En la actualidad, se esta presenciando un conjunto de transformaciones
econmico-sociales, generadas en gran medida por la globalizacin y el gran
progreso en la tecnologa de la informacin, lo que obliga a que haya una gran
demanda y exactitud de la informacin respecto al desempeo de las empresas,
adems, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a cambiar
numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al
crecer las empresas, la administracin se hace ms complicada, adoptando mayor
importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin
de autoridades y responsabilidad de los directivos.
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Informe
Es importante para toda empresa el darse cuenta de las reas de oportunidad a
las que se enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso
determinado a travs de la revisin del proceso administrativo, es decir, de
verificar como se comporta la empresa en cada una de las fases que componen
dicho proceso. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de cuestionarios a
empleados y gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la empresa o
simplemente a travs de la observacin.
A continuacin se enunciarn cada una de las fases, resaltando los hallazgos que
determinan las reas de oportunidad de la empresa.
PLANEACIN
Hallazgos
Auditora Administrativa
Estrategias
o Las estrategias no estn por escrito.
Polticas
o No se conocen en su totalidad.
Procedimientos
o Conocimiento parcial de los procedimientos.
Causas
Estrategias
o La tradicin de cmo se han hecho las actividades, eventos, entre
otras, ha permitido que no estn por escrito, es decir, se hacen
porque as se han venido realizando.
o Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones
inmediatas requiere de soluciones que no estn estipuladas.
Polticas
o La generalidad de stas ha contribuido a que no se den a conocer
de manera formal a las coordinaciones y departamentos.
Procedimientos
o El nmero de actividades son diversas y variadas, por lo que el
establecimiento de procedimientos para cada una de ellas no se ha
realizado, adems que la experiencia de saber como se hacen las
cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.
Recomendaciones.
Estrategias
o Se recomienda que para la elaboracin de estrategias, en juntas por
seccin o por departamentos se formulen para que sean evaluadas
por el consejo directivo de la institucin, y una vez aprobadas sean
del conocimiento de todos los empleados, en la junta general de
inicio de curso.
Polticas
o Para hacer del conocimiento de las polticas a los empleados, se
propone que se elabore un folleto o trptico en el cual estn
explcitas.
Procedimientos
Auditora Administrativa
Organigrama
o Las lneas de autoridad no estn bien definidas.
Descripcin de puestos
o No se proporciona al momento de ingresar a la empresa.
Instructivos especiales
o No existen para todas las actividades que se desarrollan.
Causas
Organigrama
o El organigrama se encuentra en revisin.
o Slo est como material de consulta, es decir, se da a conocer
solamente cuando se requiere.
Descripcin de puestos
o El empleado no recibe una capacitacin en cuanto a las funciones
que debe desempear en su puesto.
Instructivos especiales
o La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial, ya que no
se hace desde que el empleado ingresa a la empresa.
o No estn por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de
la institucin.
Recomendaciones
Organigrama
o Se propone que el consejo directivo de la institucin presente
propuestas de posibles organigramas, y a partir de stas consensuar
el que mejor se adecue a las necesidades de la institucin.
Descripcin de puestos
o Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la
induccin, por medio de un manual, un folleto o un video, de tal
Auditora Administrativa
Instructivos especiales
o Cada coordinacin o departamento nombrar comisiones (formada
por maestros) para la organizacin de los diversos eventos o
actividades que se realizan a lo largo del ciclo escolar, con la
finalidad de establecer por escrito el procedimiento de cmo se llev
a cabo el evento que se les asign, desde el diseo, el desarrollo y la
evaluacin de ste.
INTEGRACIN
Hallazgos
Seleccin
o El proceso se lleva a cabo parcialmente.
Induccin
o No existe previa induccin al momento de ingresar a la empresa.
o Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la
empresa.
Causas
Seleccin
o Se da prioridad a personas recomendadas por los mismos
empleados de la organizacin.
o Se omiten pasos del proceso de seleccin dependiendo de las
necesidades de la empresa.
Induccin
o La rotacin de personal no es frecuente.
o La empresa solicita regularmente personas con experiencia.
o Los puestos de mayor responsabilidad por lo general son ocupados
por empleados de la misma empresa, sobre todo por aquellos que
han demostrado compromiso por sta.
Recomendaciones
Seleccin
Auditora Administrativa
Induccin
o Elaborar un sistema de induccin general hacia la institucin, as
como uno especfico a cada coordinacin o departamento. En el cual
se contemplen tambin las condiciones de la empresa.
DIRECCIN
Hallazgos
Comunicacin
o Es deficiente la intercomunicacin entre las coordinaciones y
departamentos.
Motivacin
o Son pocos los estmulos proporcionados, y cuando se otorgan, se
dan slo en ciertos departamentos o coordinaciones.
o La variedad de estmulos necesita diversificarse.
o El empleado no conoce cules son los estmulos o motivaciones que
ha recibido, est recibiendo o podra recibir.
Liderazgo
o Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los
empleados.
Causas
Comunicacin
o Los intereses de cada seccin son diferentes, ya que cada una de
estas est incorporado a diversas dependencias educativas.
o Barreras fsicas, como la distancia entre una seccin escolar y otra.
Motivacin
o El plan de estmulos o motivaciones no es manejado como tal.
o El empleado no considera como estmulos los proporcionados por la
institucin, ya sean cursos o capacitaciones, otorgamiento de
responsabilidades, entre otros.
o La empresa no comunica lo anteriormente mencionado como
estmulo o motivacin.
Liderazgo
Auditora Administrativa
Recomendaciones
Comunicacin
o La informacin debe de ser por escrito, en formatos previamente
diseados y hacerse llegar a todas las coordinaciones y
departamentos, bajo previa autorizacin del director general de la
institucin.
Motivacin
o Elaborar un plan de estmulos y motivaciones, especificando los
tipos, para los empleados de la institucin, el cual debe darse a
conocer al inicio de cada ciclo escolar.
o Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los
empleados.
Liderazgo
o Establecer en coordinaciones y departamentos espacios de dilogo
cada bimestre para la exposicin de ideas que beneficien a la
empresa. Ser responsabilidad del coordinador o jefe de
departamentos presentar las propuestas al consejo directivo y una
vez evaluada la propuesta hacer del conocimiento de la resolucin al
interesado(a) o grupo de interesados(as)
CONTROL
Hallazgos
Fijacin de estndares
o La elaboracin o el conocimiento de stos no han sido claros.
Supervisin
o Se realiza de manera informal.
Causas
Auditora Administrativa
Fijacin de estndares
o La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado ste.
Supervisin
o No se documenta o evidencia completamente, debido a la
periodicidad con la que se realiza.
Recomendaciones
Fijacin de estndares
o Cada coordinacin o departamento se dar a la tarea de dar a
conocer los estndares bajo los que se rige la empresa al inicio de
cada ciclo escolar.
o Al finalizar cada ciclo escolar se evaluarn hasta que punto fueron
alcanzados y se reelaborarn adecundose a las necesidad de la
institucin, especficamente de cada coordinacin o departamento.
Supervisin
o Debe ejercerse en todos los niveles o categoras del personal que
intervenga en el trabajo ya que permite tener el control de las
actividades que se realizan, por medio de formatos previamente
elaborados por el consejo directivo, los cuales servirn de evidencia.
Auditora Administrativa
CONCLUSIN
La auditora realizada en las instalaciones del Instituto La Salle, determin que la
empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad, en
las fases del proceso administrativo ya que se tiene ste definido en orden y por
escrito, aunque no todo, as como cada uno de los elementos que los integran,
tales como: objetivos, misin, visin, reglas, procedimientos, estndares, manual
de organizacin, manual de induccin, mtodos de control, por mencionar
algunos. Sin embargo, algunos elementos requieren de revisin y actualizacin
para que contribuyan a la calidad de la empresa.
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
SISTEMA DE EVALUACIN
Valores
Proceso Administrativo
PLANEACIN
I. Misin
P1
P2
P3
P5
P6
Subtotal Misin
II. Objetivos
P7
P8
P9
P10
P11
P12
Real
ptimo
285
283
283
283
382
1516
285
283
283
283
382
1516
235
233
233
233
233
233
235
233
233
233
233
233
Auditora Administrativa
Subtotal Objetivos
III. Estrategias
P13
P14
P15
P16
P17
P18
P19
P20
P21
P22
P23
P24
1400
1400
124
116
116
116
116
116
116
116
116
116
0
116
124
116
116
116
116
116
116
116
116
116
116
116
Subtotal Estrategias
IV. Polticas
P25
P26
P27
P28
P29
Subtotal Polticas
V. Procedimientos
P30
P31
P32
1284
1400
120
120
120
120
120
600
120
120
120
120
120
600
75
75
75
75
75
75
75
75
75
75
Valores
P33
P34
Proceso Administrativo
PLANEACIN
P35
P36
P37
P38
P39
Subtotal Procedimientos
VI. Programas
P40
P41
P42
P43
P44
P45
P46
P47
P48
P49
Real
75
75
75
75
75
750
70
70
70
70
70
70
70
70
70
70
ptimo
75
75
75
75
75
750
70
70
70
70
70
70
70
70
70
70
Auditora Administrativa
Subtotal Programas
VII. Presupuestos
P50
P51
P52
P53
P54
P55
P56
P57
Subtotal Presupuestos
VIII. Reglas
P58
P59
P60
P61
P62
P63
Subtotal Reglas
Total Planeacin
700
700
99
93
93
93
93
93
93
93
750
99
93
93
93
93
93
93
93
750
120
116
116
116
116
116
700
7700
120
116
116
116
116
116
700
7816
SISTEMA DE EVALUACIN
Valores
Proceso Administrativo
ORGANIZACIN
I. Organigrama
P64
P65
P66
P67
P68
P69
P70
P71
Subtotal Organigrama
II. Descripcin de puestos
P72
P73
P74
P75
Real
ptimo
90
90
90
90
90
90
90
90
90
90
0
80
620
90
90
80
80
700
130
130
130
130
130
130
130
130
Auditora Administrativa
P76
P77
P78
P79
P80
P81
P82
P83
P84
P85
Subtotal Descripcin de puestos
III. Instructivos especiales
P86
P87
P88
P89
P90
P91
P92
P93
P94
P95
Subtotal Instructivos especiales
Total Organizacin
130
130
130
130
130
0
130
130
120
120
1670
130
130
130
130
130
130
130
130
120
120
1800
50
50
50
50
50
50
50
50
50
50
500
2790
50
50
50
50
50
50
50
50
50
50
500
3000
SISTEMA DE EVALUACIN
Valores
Proceso Administrativo
INTEGRACIN
I. Reclutamiento
P96
P97
P98
P99
P100
P101
P102
P103
P104
P105
Subtotal Reclutamiento
II. Seleccin
P106
P107
P108
Real
ptimo
100
100
100
100
0
100
100
50
100
70
820
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
1000
60
60
60
60
60
60
Auditora Administrativa
P109
P110
P111
P112
P113
P114
P115
P116
P117
60
60
0
0
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
P118
P119
P120
P121
P122
P123
P124
P125
P126
60
0
0
50
50
50
50
50
50
960
60
60
60
50
50
50
50
50
50
1200
270
270
260
800
270
270
260
800
Subtotal Seleccin
III. Contratacin
P127
P128
P129
Subtotal Contratacin
IV. Induccin
P130
P131
Proceso Administrativo
INTEGRACIN
250
250
250
250
Valores
Real
ptimo
Subtotal Induccin
250
250
1000
250
250
1000
Total Integracin
3580
4000
P132
P133
Auditora Administrativa
Valores
Proceso Administrativo
SISTEMA DE
DIRECCIN
I. Comunicacin
P134
P135
P136
P137
P138
P139
P140
P141
P142
P143
Subtotal Comunicacin
II. Motivacin
P144
P145
P146
P147
P148
P149
P150
Subtotal Motivacin
III. Liderazgo
P151
P152
P153
P154
P155
P156
P157
P158
P159
Subtotal liderazgo
Total Direccin
Real
ptimo
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
1000
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
1000
143
143
143
143
143
143
142
1000
143
143
143
143
143
143
142
1000
112
111
111
111
111
111
111
111
111
1000
3,000
112
111
111
111
111
111
111
111
111
1000
3,000
EVALUACIN
Auditora Administrativa
SISTEMA DE EVALUACIN
Valores
Proceso Administrativo
CONTROL
I. Fijacin de estndares
P163
P164
P165
P166
P167
P168
P169
Subtotal Fijacin de estndares
II. Supervisin
P170
P171
P172
P173
P174
P175
P176
P177
Real
ptimo
186
186
186
186
186
185
185
1300
186
186
186
186
186
185
185
1300
63
63
63
63
62
62
0
62
63
63
63
63
62
62
62
62
Auditora Administrativa
Subtotal Supervisin
III. Medicin del desempeo
P178
P179
P180
P181
P182
P183
P184
P185
P186
P187
Subtotal Medicin del desempeo
Total Control
438
500
120
120
120
120
120
120
120
120
120
0
1080
2818
120
120
120
120
120
120
120
120
120
120
1200
3000
Auditora Administrativa
Informacin general de la
empresa a auditar
Fecha: 30 / 04 /08
Giro: Servicio
Nmero de sucursales: 1
Auditora Administrativa
Antecedentes
La Salle en Obregn
- Surge ante la necesidad de una educacin integral del nio y del adolescente.
- Fue fundado en 1955 por Mons. Javier de Len (Irving Wenthworth). El primer
local estuvo ubicado por la calle Sonora # 34 frente a la Catedral donde
actualmente se encuentran las oficinas episcopales.
- El 26 de septiembre se inician las labores con 5 grupos de 2 a 6 de primaria
con un total de 97 alumnos. En 1958 se inicia la construccin de los edificios de
Primaria y Secundaria en la avenida Cajeme esquina con calle Sonora, que es
donde se encuentra actualmente.
- El 22 de julio de 1959 el Padre Javier, en junta especial del Patronato, hace la
entrega oficial del Colegio al Hermano Visitador Victor Bertrand Rangel a quien
acompaa el Hermano Ignacio Tapia Glvez, nombrado Director para la nueva
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
Auditora Administrativa
GRAFICA DE GANTT
INSTITUTO LA SALLE
FEBRERO
ACTIVIDADES
Preparacin para auditar
Plan de Auditora
Administrativa
Datos generales de la
empresa
Registro de la empresa
CIDEN
Carta Convenio
Aplicacin de
cuestionarios de
auditoria
Aplicacin de cuestionario
de Planeacin
Aplicacin de cuestionario
de Organizacin
Aplicacin del cuestionario
de Integracin
Aplicacin del cuestionario
de Direccin
Aplicacin del cuestionario
de Control
TIEMPO
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Estimado
Real
Estimado
Real
Estimado
Real
Estimado
Real
RESPONSABLES
Karen Seplveda
Jorge Flix
Hevia Sonqui
Yujany Luna
MARZO
TIEMPO
Estimado
Real
Estimado
Real
Estimado
Real
Estimado
Real
Estimado
Real
4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
RESPONSABLES
Karen Seplveda
Jorge Flix
Judith Prez
Alberto Acosta
Hevia Sonqui
Auditora Administrativa
MARZO
Preparacin del informe
Determinacin de hechos
Recomendaciones
TIEMPO
Estimado
Real
Estimado
Real
29 30
31
ABRIL
1 2 3 4 5
Informe Final
Presentacin de informe
TIEMPO
Estimado
Real
Estimado
Real
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
RESPONSABLES
Jorge Flix
Karen Seplveda
ABRIL
Informe Final
29 30
MAYO
31
1 2 3 4 5
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
RESPONSABLES
Hevia Sonqui
Yujany Luna
Auditora Administrativa