Excel Avanzado Gerencie

Excel Avanzado Gerencie.
com
Excel tiene una infinidad de herramientas y recursos que permiten automatizar la mayor
parte de las tareas que realizamos con datos, permitiendo ahorrar muchas horas de
trabajo y evitndonos cometer errores. Adicionalmente, al automatizar tareas hace que
el riesgo de cometer errores sea mnimo cuando no nulo, haciendo ms eficiente y eficaz
el desarrollo de una tarea determinada.
La mayora de las personas utilizan slo una mnima parte de las utilidades de Excel, y ello
se debe principalmente a que se desconoce lo que Excel es capaz de hacer, y al
descubrirlo, simplemente se queda maravillado ante la potencia de esta aplicacin.
En ocasiones podemos saber la existencia de la funcin y comprendemos su sintaxis pero
desconocemos la aplicacin que en la vida prctica puede tener, lo que en cierta forma la
hace intil.
Encontrar datos, llamarlos, organizarlos, filtrarlos, hacer operaciones avanzadas y
complejas, graficar, es muy sencillo si dominamos las diferentes funciones y las
combinaciones que se pueden hacer entre ellas.
Seguramente se habr encontrado con algunas funciones que hacen dudar de su utilidad,
pero desconoce que combinadas con una o ms funciones, hacen tareas que en principio
parecan imposibles. Es precisamente eso lo que queremos evidenciar en esta gua.
Este manual no pretende ser la solucin definitiva, pero s ofrecer los conocimientos
necesarios sobre las principales herramientas que ofrece Excel; sobre aquellas funciones
muchas veces desconocidas pero que potencian enormemente la capacidad de trabajo de
cualquier persona.
En el desarrollo del manual se utilizan ejemplos, ejercicios y casos prcticos, no slo para
que el lector pueda comprender los conceptos y pueda utilizar las herramientas, sino para
que pueda evidenciar con toda claridad la potencialidad de cada una de las herramientas
expuestas.
Esta gua ha sido desarrollada tanto para Excel 2007 como para Excel 2011. Hay temas que
estn basados en Excel 2007, y otros por su importancia o complejidad, estn
desarrollados tanto para la versin 2007 como para la versin 2010.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Introduccin sobre algunos aspectos bsicos de Excel

Hay algunos temas bsicos sobre Excel que consideramos oportuno abordar aunque no
respondan a la calidad de Avanzado de que trata este manual, puesto que hay personas
que necesitan de un recuento de ciertos aspectos bsicos de Excel que esperan encontrar
en cualquier producto.
Botn de Office /Archivo de Excel

En el desarrollo del manual vamos a utilizar mucho el botn Office de Excel, y cuando nos
referimos a l, nos estamos refiriendo al cono de Excel que nos permite acceder a las
opciones de configuracin, y que est representado por la siguiente figura:
En Excel 2011 tenemos en cambio la pestaa Archivo, que se caracteriza por ser de color
verde:
Opciones de Excel
En Excel 2007 encontraremos las opciones en Botn Office -> Opciones:
Y all nos aparece la siguiente captura de pantalla:
All podemos hacer un sinnmero de configuraciones y personalizaciones de Excel, algunas

de las cuales se desarrollan en este manual.
En Excel 2010 las opciones de Excel las encontramos en Archivo -> Opciones:
Donde encontraremos casi el mismo cuadro de dilogo de Excel 2007:
Barras de tareas en Excel

Excel tiene unas barras de tarea en la parte superior donde estn ubicadas las principales
funciones o comandos disponibles, los cuales se encuentran organizados por categoras.
En Excel 2007 tenemos:
En Excel 2010:
Estas barras se pueden personalizar en parte desde Botn Office/Archivo -> Opciones ->
Personalizacin.
Las dos versiones ofrecen las mismas pestaas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina,
Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Programador.
La diferencia est en que Excel 2007 tiene su famoso Botn Office y Excel 2010 la pestaa
Archivo de color verde.
Predeterminar libro al iniciar Excel

Cuando se trabaja en tareas repetitivas, seguramente siempre que abrimos Excel seria de
utilidad que se abriera el libro en el que generalmente trabajamos, pues ello evitara tener
que navegar por diferentes rutas hasta encontrar el archivo en el que se va a trabajar.
Para ello, vamos el botn Office/Archivo de Excel.
All nos ubicamos en la parte inferior del cuadro de dilogo en Opciones de Excel, luego
seleccionamos Avanzadas ye en la parte inferior ubicamos la opcin Al inicio, abrir
todos los archivos en:
All escribimos la ruta de la carpeta donde se encuentra el archivo que queremos

predeterminar, lo que significa que primero debemos crear una carpeta y en ella incluir el
archivo de Excel que se ha de abrir cada vez que se inicie Excel. Esa carpeta debe contener
nicamente un archivo.
Predeterminar carpeta o directorio donde se han de guardar los

libros
Como la idea es automatizar el mayor nmero de tareas posibles en Excel, puede resultar
de utilidad predeterminar la carpeta o directorio donde se han de guardar los libros que
creamos; de esta forma nos evita que cada vez que creemos un libro, tengamos que elegir
la carpeta y navegar por un mar de carpetas y subcarpetas para llegar hasta donde
queremos ubicar nuestro libro de trabajo.
Para lograrlo, vamos al botn Office/Archivo de Excel, luego a Opciones de Excel,
Guardar y Ubicacin de archivo predeterminada.
All ubicamos la ruta de la carpeta o directorio en la que se guardaran nuestros libros por
defecto.
Predeterminar autor del libro

En Excel podemos cambiar y predeterminar el autor de los libros. Cuando se instala Excel
se le asigna un usuario o autor, y si no se asigna, generalmente aparece como Windows,
as cada vez que se crea un nuevo libro, este es el autor que Excel asigna.
Para cambiarlo, vamos al botn Office/Archivo de Excel, luego Opciones de Excel y en
Ms frecuentes ubicamos la opcin Nombre de usuario:
All colocamos el usuario de nuestro gusto y damos clic en aceptar. Es todo, ya tenemos
personalizado y predeterminado nuestro autor.
Predeterminar el nmero de hojas de un libro

Cuando se crea un nuevo libro en Excel por defecto tendr 3 horas (Hoja1, Hoja2, Hoja3),
pero seguramente necesitemos menos o ms hojas, lo cual se puede determinar en las
opciones de Excel.
Vamos al botn Office/Archivo de Excel, Opciones de Excel -> Ms frecuentes -> incluir
este nmero de hojas, y all hacemos los cambios respectivos:
Damos clic en aceptar, y cada vez que creemos un libro este tendr las hojas que le
hayamos indicado.
Predeterminar fuente y tamao de la fuente

Es posible que la fuente o el tamao de la fuente que trae Excel por defecto no sean de
nuestro agrado, y es tedioso tener que cambiarla cada vez que se crea un libro o una
nueva hoja, pues ello supone tener que seleccionar todo el rango y hacer los cambios
respectivos. Mucho trabajo para hacer. Mejor hacer las personalizaciones respectivas
para predeterminarlas.
Como siempre, vamos al botn Office/Archivo de Excel, Opciones de Excel -> Ms
frecuentes:
All cambiamos los valores que se ajusten a nuestras preferencias y damos clic en aceptar
en la parte inferior de la ventana o cuadro de dilogo.
Principales teclas de funcin

Las teclas que nos servirn para usar los atajos rpidos, son bsicamente:
Control
Alt
Mays
Shift
Flechas cursores
Enter
Tambin el teclado alfabtico.
Atajos de teclado
Con la combinacin de estas teclas es posible crear atajos rpidos sobre celdas, filas,
columnas o incluso toda la hoja.
Ctrl + c = copiar
Ctrl + v = pegar
Ctrl + r = cerrar documento
Ctrl + u = nuevo documento
Ctrl + i = ir a
Ctrl + p = imprimir
Ctrl + a = abrir documento
Ctrl + g = guardar como
Ctrl + l = buscar y remplazar
Ctrl + x = cortar
Ctrl + q = crear tabla
Ctrl + e = seleccionar todo
Ctrl + s = subrayar contenido
Ctrl + k = convertir a cursiva

Ctrl + n = convertir a negrita
Ctrl + z = deshacer cambios
Ctrl + y = rehacer cambios
Con la tecla shift + las teclas cursoras, se pueden seleccionar las celdas requeridas.
La tecla ALT nos muestra los atajos cortos del panel de tareas, as como sus subpaneles.
Permitir que varios usuarios trabajen en un mismo libro de Excel

Excel permite que varios usuarios compartan, trabajen o modifiquen un mismo libro, lo
cual es de gran utilidad cuando se trabaja en equipo, en red.
Cuando se tiene una red de computadores, es posible que todos trabajen en un solo libro
ubicado en el servidor, sin que ello pueda causar conflictos serios. Todos los cambios se
guardarn en el archivo originario.
Esta utilidad puede ser necesaria cuando en un libro de Excel se deben ingresar o
manipular datos por parte de diferentes personas. Por ejemplo, habr una persona que
se encargue de los datos de cartera, otro de los inventarios, otra de las compras, etc.,
informacin que se compila en un solo libro o archivo. Es mucho ms sencillo que hacer
trabajos individuales y luego unirlos, combinarlos, consolidarlos o resumirlos
manualmente.
Para habilitar esta opcin, basta con ir a la pestaa Revisin en Excel 2007 y 2010, y
activar la casilla Compartir libro. All se debe marcar la opcin Permitir la modificacin
por varios usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros:
En la sub pestaa Uso avanzado se marcan algunas opciones importantes para evitar
posibles conflictos. Las opciones marcadas por defecto, generalmente son suficientes,
aunque en algunos casos quizs sea necesario cambiarlas.
Insertar comentarios en una celda

Algunos usuarios se preguntan cmo obtener el siguiente cuadro de texto al seleccionar
una celda:
Estos se llaman comentarios y para colocarlos se da clic con el botn derecho del mouse
en la celda en que nos interesa colocar el comentario:
Se escribe el mensaje de nuestro inters y cada vez que el usuario selecciona la celda, sale
el mensaje indicado.
Se puede hacer que el mensaje siempre est visible, esto es que no sea necesario
seleccionar la celda para que se muestre. Para ello, una vez se ha insertado o creado el
comentario se da clic con el botn derecho sobre la celda que contiene el comentario:
Y se marca Mostar y ocultar comentarios.
Crear una firma digital

La firma digital tiene gran importancia respecto a la seguridad de Excel.
Seguramente usted habr notado que al abrir un archivo que incluye macros, aparece una
advertencia de seguridad que le indica el riesgo de activar y ejecutar marcos en un libro,
puesto que algunas macros no son ms que virus. Esta advertencia se puede eliminar si se
cuenta con una firma digital.
Igualmente, la firma digital permite autenticar el origen del libro, autenticar la
informacin, en la medida que da certeza sobre su creador, puesto que la firma digital es
como si fuera una firma autgrafa, que permite determinar quin cre el archivo e ingres
la informacin.
En resumen se puede decir que la firma digital permite afirmar y asegurar que:
1. La persona que firma es quien dice ser.
2. El contenido no se ha cambiado y manipulado desde que se firm digitalmente.
3. Es una prueba del origen del contenido firmado.
Crear una firma digital en Excel 2007

Para crear una firma digital en Excel 2007 vamos al botn Office/Archivo de Excel y
elegimos la opcin Preparar y Agregar una firma digital:
Seguidamente nos sale el siguiente cuadro de dilogo:
Luego tendr este otro cuadro de dilogo:
All elegimos el tipo de firma digital que queremos agregar.

Como se observa, se pueden obtener dos tipos de firmas digitales. Una que vende
Microsoft o sus colaboradores o distribuidores, y la que crea cada persona en su equipo
personal.
La mejor firma digital es la que se compra a Microsoft u otras empresa autorizadas,
puesto que ella permitir que terceros usuarios con los que compartamos nuestros
archivos puedan verificar la autenticidad de nuestra informacin, lo que no sucede con la
firma digital creada por el propio usuario, que slo sirve para que el mismo usuario pueda
verificar la autenticidad de sus propios archivos en su propio computador.
Cuando se elige la primera opcin, Excel dirige al usuario al sitio Web que informa sobre la
adquisicin de la firma digital.
Cuando se elige la segunda opcin se muestra el siguiente cuadro de dilogo en el que se
pide la informacin necesaria para crear la firma digital:
Damos clic en Crear y ya tenemos nuestra firma digital propia.

Crear una firma digital en Excel 2010

En Excel 2010 la firma de digital se crea siguiendo los siguientes pasos.
Ingrese a: Archivo -> Informacin -> Proteger libro -> Agregar una firma digital:
All tendr el siguiente cuadro de dilogo:
Al dar clic en Catlogo de soluciones ser llevado a un sitio Web que ofrece
informacin sobre la compra de firmas digitales.
Al darle aceptar probablemente le saldr el siguiente cuadro de dilogo:
En este caso se da clic sobre la opcin S (tilde), para que el archivo sea compatible con
firmas digitales y stas se puedan agregar.
En adelante ser el mismo proceso que en Excel 2007.
Zoom en Excel
En Excel es normal encontrar libros de trabajos con tablas y datos en extremo pequeos
que dificultan leerlos y consultarlos, y nada mejor para solucionar este inconveniente que
utilizar una especie de zoom en Excel que permite incrementar el tamao de la hoja.
Para ello presionamos la tecla ctrl o control, y mientas la mantenemos presionada le
damos vueltas a la ruedita del mouse y veremos cmo aumenta o disminuye el tamao de
la hoja segn el sentido en que le demos vuelta a la ruedita.
Otra forma es incrementar el tamao de la celda activa mediante cdigo en la hoja que se
quiere activar el zoom.
Para lograrlo haremos uso del siguiente cdigo:
Option Explicit
Public zoom As String
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If zoom <> Then
Range(zoom).Font.Size = 12
End If
zoom = Target.Address(False, False)
Target.Font.Size = 20
End Sub
Este cdigo se debe insertar en el cdigo de la hoja, en Visual Basic, pero no en el editor
de Visual Basic como tal, sino que se hace clic derecho en el nombre de la hoja, en la
pestaa donde est el nombre de la hoja. Si la hoja se llama Hoja1, sobre ese nombre se
da clic derecho, y elige la opcin Ver cdigo. En la ventana que se abre se pega el
cdigo, se guarda el archivo y ya debe funcionar:
Este procedimiento debe hacerse en cada hoja que se quiera tener con este efecto.
La parte del cdigo resaltada con negrilla, es donde se fija el tamao del texto de la celda
activa. En este caso est definido el 20. Las celdas inactivas tienen un tamao predefinido
de 12 y al cambiar a celda activa, cambia a un tamao de 20, valores que se puede
cambiar a gusto de cada quien.
Con esto, cada que cambie de celda, la fila que contiene la nueva celda activa se ampliar
segn el tamao de la fuente definido en el cdigo de arriba haciendo visible incluso el
texto ms pequeo posible.
Ingresar datos en varias hojas al mismo tiempo

Cuando se elaboran formatos, por ejemplo, algunos datos se repiten en todas las hojas
del libro, como es el Nit, Razn social, Etc. Hay una forma de ingresar los datos una sola
vez y que se muestren en varias hojas permitiendo ahorrar mucho tiempo.
El truco es sencillo. Se mantiene presionada la tecla ctrl (control) y se da clic sobre las
pestaas de las diferentes hojas. Observar que el color de las pestaas aclara un poco.
Seguidamente lo que escriba en una hoja aparecer en toda las hojas seleccionadas.
Listas personalizadas en Excel

Excel tiene una serie de listas personalizadas que agilizan ciertas operaciones como
rellenar cedas con los datos que componen la lista personalizada.
Por ejemplo si se escribe en una celda la palabra Lunes y se arrastra la celda hacia abajo,
se copiarn de forma automtica los dems das de la semana.
Estas son listas predeterminadas de Excel, pero podemos hacer nuestras propias listas,
como por ejemplo una que contenga las sucursales de la empresa en las diferentes
ciudades del pas.
Para ello vamos a Opciones de Excel -> Ms frecuentes:
All seleccionamos "Modificar listas personalizadas y tendremos el siguiente cuadro de

dilogo:
Damos clic en NUEVA LISTA en parte inferior podemos seleccionar los componentes de
nuestra lista desde un rango de celdas o escribirlas manualmente.
Una vez creada nuestra lisa personalizada, si escribimos en una celda el primer trmino de
la lista y arrastramos hacia abajo, el resto de trminos se copiarn automticamente.
Clculos y operaciones bsicas en Excel

Si bien este manual est clasificado como avanzado, hemos decidido hacer un pequeo
recuento sobre las operaciones bsicas que normalmente se realizan en Excel con el fin de
suministrar informacin bsica para quienes apenas se inician en el manejo de Excel. Para
iniciar el manejo de cualquier aplicacin, hay que tener dominio de lo bsico, y es lo que
pretendemos con este captulo.
Operadores en Excel
Para facilitar el trabajo en Excel, es importante tener claro los principales operadores que
se pueden utilizar en Excel. A continuacin traemos una tabla con los operadores y sus
respectivos smbolos:
Smbolo del operador
+
-
Operacin que realiza

Suma
Resta
*
Multiplicacin
/
Divisin
^
Exponencial
&
Unin
=
Comparacin igual a
>
Comparacin mayor a
<
Comparacin menor a
Importante resaltar que en Excel siempre que se va a realizar una operacin se debe
iniciar con el signo =. Por ejemplo, si queremos multiplicar 50 x 20 en Excel sera de la
siguiente forma: =50*20
Sumar, restar, dividir y multiplicar

Estn son las operaciones ms bsicas que se pueden realizar en Excel. Es casi como
manejar una calculadora, slo que en Excel resulta ms fcil utilizar operaciones anidadas
por la simplicidad en la utilizacin de los parntesis.
En Excel se pueden hacer operaciones con nmeros o con celdas o referencias a celdas.
Por ejemplo podemos dividir =500/10 o =A1/B1.
Es mejor hacer operaciones con referencia a celdas, puesto que Excel tomar los valores
que estn en la celda que le hemos sealado, de modo que si queremos cambiar algn
dato, basta modificar el contenido de la celda sin necesidad de modificar nuestra frmula.
La frmula ser siempre fija.
Vamos a suponer los siguientes valores:
Queremos sumar los valores que estn en las celdas A1, B1 , C1 Y D1. Podemos hacerlo de
dos formas:
=A1+B1+C1+D1 o podemos hacerlo =SUMA(A1:D1)
Sumemos ahora primeros tres valores y restemos el ltimo. La frmula ser:

=A1+B1+C1-D1 o =SUMA(A1:C1)-D1
Vamos complicar un poco ms las operaciones. Vamos a dividir la multiplicacin de los dos
primeros valores y el resultado lo dividamos en el resultado de sumar los ltimos dos
valores:
Aqu hemos utilizado una nueva forma de multiplicar. En lugar de utilizar A1*B1 hemos
utilizado PRODUCTO(A1:B1).
Un poco ms complejo. Sumamos el primero y segundo valor, el resultado lo
multiplicamos por el tercero y este resultado lo dividimos por el ltimo.
Como se puede observar, a Excel hay que indicarle con parntesis el orden en que debe
desarrollar las operaciones que le indicamos, y para hacer el asunto ms sencillo, Excel
marca con colores diferentes tanto la argumentos como los parntesis que los agrupan.
En la imagen vemos que la primera operacin que se ha de hacer es la suma, marcada con
color azul y encerrada en un parntesis. La segunda operacin es multiplicar el resultado
de la suma por el valor que hay en C1, que se encuentra resaltada con color verde y est
encerrada por un parntesis que tambin incluye la primera operacin, es decir la suma,
para que a ese resultado se aplique la tercera operacin que es la divisin, que se
encuentra resaltado en color fucsia.
Aproximar o redondear valores enteros

Algunos datos requieren ser redondeados o aproximados a la unidad, decena, centena o
millar ms cercano, o siempre hacia arriba, o hacia abajo.
Por ejemplo, al dividir 8.400 entre 6 nos da 1.400. Ese valor lo podemos aproximar a
1.500, a 1.000 o 2.000, etc.
La funcin para ello es REDONDEAR
Si queremos que esa cifra (1.400) sea aproximada a la unidad de mil ms cercana
utilizamos la siguiente frmula:
=REDONDEAR(8400/6;-3)
Si queremos que el resultado siempre sea aproximado hacia arriba, utilizaremos la
siguiente frmula:
=REDONDEAR.MAS(8400/6;-3)
Y por el contrario, si queremos que el valor siempre sea redondeado hacia abajo
utilizamos:
=REDONDEAR.MENOS (8400/6;-3)
El argumento que determina el nivel de redondeo o aproximacin es el ltimo de la
frmula, en nuestro caso -3, de modo que si necesitamos aproximar a una cifra menor,
disminuiremos ese valor.
Por ejemplo el nmero 185. Para aproximarlo a 200 o a 100 la frmula ser la siguiente:
=REDONDEAR(185;-2)
Si queremos que la aproximacin se realice a la decena ms cercana, esto es a 190 0 180,
la frmula ser:
=REDONDEAR(185;-1)
Como se puede observar de la secuencia, si se desea aproximar a la decena ms cercana,
el argumento final ser -1, si es a 100 el argumento ser -2, si es a 1.000 el argumento ser
-3 y si es a 10.000 el argumento ser -4 y as sucesivamente.
Aproximar o redondear valores con decimales

Supongamos que hacemos un clculo que nos da como resultado 3.3333 y queremos
aproximarlo o redondearlo a 3.
Una opcin es definir el formato de nmero de tal forma que no muestre decimales, o
disminuir decimales hasta desaparecerlos con las opciones generales de nmero:
Si bien esto a la vista puede ser una solucin, no lo es desde el punto de vista interno de
Excel, que seguir considerando el valor 3.3333 ya que slo ha ocultado los decimales,
pero los sigue teniendo en cuenta.
Para desaparecer los decimales, habr que hacer uso de la funcin ENTERO que se
encarga de extraer el nmero entero de una celda, sin considerar decimales.
Por ejemplo, si hacemos la divisin =1.000/3 el resultado ser 333.3333
Si hacemos la divisin de la forma =ENTERO(1000/3) nos dar 333 exactos, y ya Excel no
tendr ms en cuenta los decimales.
Aqu se puede observar que al realizar la operacin inversa, cuando se ha utilizado la

funcin ENTERO el resultado ya no es 1.000 sino 999, debido a que en efecto Excel
consider nicamente el valor entero.
Si hay una frmula que nos arroja un resultado con decimales que no queremos,
incorporamos en ella la funcin ENTERO:
Como se observa, la funcin entero siempre se ha de colocar al principio de la frmula,

pues es la que se encargar de extraer el valor entero del resultado trado por el resto de
frmulas.
Replicar clculos con copiar y pegar

Los clculos que se hacen en una determinada celda se pueden replicar a otras celdas
utilizando la opcin copiar y pegar.
Para ello hay dos formas de hacerlo. Simplemente seleccionar las celdas que contienen
los datos que deseamos copiar, copiar y pegar donde lo necesitemos, o seleccionamos las
celdas y arrastramos hacia abajo o hacia la derecha.
Para replicar clculos, frmulas o datos arrastrndolos, se coloca el puntero del mouse en
la parte inferior derecha de la celda o del rango de celdas hasta que el puntero se
transforme en una cruz de color negro resaltado, luego arrastramos hacia la derecha o
hacia la izquierda segn se requiera.
Este sistema de copiado tiene la caracterstica que mueve los rangos de los datos, en la
misma forma y condicin en que son copiados.
Para solucionar este problema se debe trabajar con referencias absolutas, tema que ms
adelante se aborda.
Rellenar celdas con datos en serie

Excel permite rellenar rangos de celdas con datos en serie. Para ello basta llenar las dos
primeras celdas y Excel interpretar la serie y rellenar el resto al arrastrar los datos con el
mouse.
Supongamos que en la columna A necesitamos colocar los meses del ao. nicamente
debemos rellenar el primer dato de la serie, esto es Enero. Seguidamente seleccionamos
la celda, colocamos el cursor en la esquina inferior derecha del rango seleccionado y a lo
que el cursor cambie a una cruz resaltada, arrastrar hasta donde sea necesario.
Tendremos algo as:
Al dar clic en el recuadro salen las diferentes opciones de rellenado en serio segn
nuestras necesidades:
Opciones de pegado especial

Excel ofrece varias opciones para pegar datos y valores en Excel, lo que facilita la terea de
gestionar datos e informacin.
La tpica opcin de copiar y pegar pasa la informacin exactamente igual a la del sitio de
origen, conservando frmulas, formatos, vnculos, etc.
En algunos casos requerimos pasar slo algunos formatos, o elementos de la informacin
copiada, para lo cual recurrimos al pegado especial donde marcaremos las opciones de
pegado segn nuestros requerimientos.
Vamos a la pestaa Inicio -> Pegar -> Pegado especial:
All elegimos entre pegar todo el contenido, nicamente los valores, o las frmulas, etc.
Referencias absolutas y referencias relativas

Al trabajar en Excel y hacer uso de frmulas y funciones es seguro que coloquemos
referencias a celdas o conjunto de celdas que puede no ser la misma celda donde
tenemos la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar (celda o conjunto de celdas), a una ubicacin de
valores. Por ejemplo, cuando en una frmula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos
refiriendo a que sume el contenido que se encuentra de A1 y el contenido de B1; se est
haciendo referencia a la ubicacin de los datos dentro de la hoja de clculo.
Hay 3 tipos de referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas.
Referencia Relativa
Las referencias de filas y columnas cambian si se copia o arrastra la funcin o frmula en
otra celda, lo que quiere decir que se adapta a su nueva posicin porque las referencias
las hace con respecto a la distancia entre la funcin y las celdas que forman parte de la
funcin. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto.
Supongamos el ejemplo:
Si se copia la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila
hacia abajo, la frmula cambiar de =A1+2 por: =B2+2. Lo que cambia es la referencia a la
celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la
columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de
fila 1 pondr 2, resultado =B2+2.
Referencia Absoluta
Las referencias absolutas en filas o columnas no cambian si se copia o arrastra la frmula a
otra celda, pues las referencias a las celdas de la formula son fijas.
Ejemplo:
Al copiar la frmula en B2, la referencia a A1 se mantiene fija como se observa en la

siguiente imagen:
Si ahora se copia la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y

una fila hacia abajo, delante de la columna y delante de la fila se encuentra un signo $
entonces no variar la funcin y en B3 pondr =$A$1+2 .
Referencia Mixta
Es posible hacer una combinacin de las dos posibles referencias, es decir, que las filas
sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Al copiar la celda A2 en B3 , como existe un signo $ delante de la columna A aunque se

copie una columna ms a la derecha sta no cambia, pero al no tener el signo $ delante de
la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser
=$A2+2 .
Ahora cambiemos a una fila con $ y una columna sin referencia absoluta.
Si ahora se copia la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la fila, aunque se
copie una fila hacia abajo sta no cambia, pero al no tener el signo $ delante de la
columna, al copiarla una columna ms a la derecha, la columna cambia por B en vez de A
y el resultado ser =B$1+2. Como se observa, la fila se ha mantenido fija ms no la
columna.
Incorporar ruta de la hoja o el libro en las frmulas de Excel

Cuando se hacen operaciones en Excel en la frmula se debe indicar la ubicacin del rango
donde se encuentran los datos.
Si los datos estn en la misma hoja no hace falta colocar el nombre de la hoja o la ruta del
libro.
Supongamos que queremos sumar el rango A1:A20 de la Hoja1 del Libro1. Si la suma la
hacemos en la misma Hoja1, la frmula ser =SUMA(A1:A20)
Peri si la suma la hacemos en la Hoja2 hay que indicarle a Excel en la frmula que el rango
a sumar se encuentra en la hoja1:
=SUMA(Hoja1!A1:A20)
Ahora, si el rango a sumar se encuentra en otro libro (Libro2, por ejemplo), habr que
agregar la ruta del segundo libro:
=SUMA([Libro2.xlsx]Hoja1!$A$1:$A$20)
Si el Libro2 est en otra carpeta diferente a la carpeta que contiene el libro donde est la
frmula de la suma, se incorpora la ruta completa del libro que contiene los datos a
sumar:
=SUMA('C:\Users\Windows\Desktop\[Libro2.xlsx]Hoja1'!$A$1:$A$10)
Como se observa, a la derecha de la frmula est el rango de celdas a sumar, precedido
del nombre de la hoja, que a su vez est precedida por el nombre del libro, a su vez
precedido por la ruta completa de la ubicacin del archivo.
Operaciones con fechas y horas

En Excel se pueden hacer mltiples operaciones con fechas. La ms simple, por ejemplo,
es la resta de fechas para terminar edades de cartera, plazos de vencimiento, edad de
personas, etc.
Restar fechas
Restar fechas en Excel es un proceso ms o menos complicado dependiendo de cmo se
quiere mostrar el resultado de la resta.
La forma ms sencilla de restar fechas, es una simple resta de celdas: A1-B1.
Para restar celdas se necesita que las celdas que contienen las fechas, estn en formato
fecha. Para ello ubquese sobre las celdas respectivas, de clic derecho con el ratn, y en el
men contextual que aparece, elija Formato de celdas:
Y luego fecha:
Si utilizamos una simple resta, Excel nos devuelve el resultado en das. Supongamos que
en A1 tenemos 25/08/2001 y en B1 tenemos 20/04/2001. Al hacer la resta A2-B2
tendremos como resultado 127 das. En este caso para que el resultado nos d en nmero
de das, la celda que contiene la frmula debe tener formato nmero o cuanto menos
general. Si la celda que contiene la resta de fechas tiene formato fecha, el resultado ser
incorrecto.
Si queremos que el resultado de la resta nos d meses o aos, utilizaremos la funcin
SIFECHA, cuya sintaxis es la siguiente:
=SIFECHA(Fecha-mas-antigua,Fecha-mas-reciente,"intervalo")
El primer criterio es la fecha ms antigua, el segundo criterio es la fecha ms reciente y el
intervalo corresponde al da, mes o ao, segn se requiera.
Supongamos que en la celda A1 tenemos 10/01/2010 y en la celda B1 tenemos
26/09/2011. Si queremos que el resultado de la resta nos d en meses, la frmula ser:
=SIFECHA(A1;B1;"M")
Si queremos que el resultado nos d en aos, la frmula ser:
=SIFECHA(A1;B1;"Y")
Si queremos el resultado en das, la frmula ser:
=SIFECHA(A1;B1;"D")
Hasta aqu lo ms fcil.
Ahora si queremos que el resultado nos d en aos, meses y das, el asunto se complica
ms. Supongamos que necesitamos un resultado algo as como 5 aos, 2 meses y 25 das.
Para ello utilizaremos la siguiente frmula:
=TEXTO(AO(A1-B1)-1900;"#") & " aos, " & TEXTO(MES(A1-B1)-1;"#") & " meses, y " &
TEXTO(DIA(A1-B1);"#") & " das"
Naturalmente que habr que ajustar las referencias segn las celdas que contienen las
fechas a restar; en este caso hemos supuesto que las fechas estn en A1 y B1.
Obtener la edad en aos

Para obtener la edad de una persona en aos, en una celda se coloca la fecha de
nacimiento y en la otra la fecha actual (=HOY), y luego se aplica la funcin DIAS360.
Si en A1 tenemos la fecha de nacimiento y en A2 la fecha actual la formula sera:
=(DIAS360(A1;A2)/360)
Esta frmula nos dar el ao y la fraccin de ao, pero cuando se trata de edades, por lo
general slo se dan aos cumplidos; es decir que si la frmula arroja 30.89 aos, habra
que mostrar slo 30 que son los aos cumplidos.
Para ello agregamos la funcin ENTERO quedando la frmula de la siguiente manera:
=ENTERO(DIAS360(A1;A2)/360)
El mismo resultado se tiene al utilizar la funcin REDONDEAR.MENOS:
=REDONDEAR.MENOS((DIAS360(A1;A2)/360);-1)
Fechas fijas en Excel

En algunas ocasiones podemos necesitar que Excel siempre nos muestre una fecha fija o
un da de la semana fijo; por ejemplo que siempre nos muestre el da lunes o martes.
Para mostrar el da actual, utilizamos la formula =HOY() O =AHORA(); de esta forma
siempre que abramos un archivo de Excel la fecha se actualizar automticamente al da
en que se abre el archivo.
Pero es posible que no se necesite mostrar el da actual sino un da determinado de la
semana. As por ejemplo, si estamos en el da viernes o sbado o jueves, queremos que
en Excel siempre se muestre el da lunes; utilizaremos para ello una variacin de la
formula =HOY():
=SI(DIASEM(HOY())=2;HOY();HOY()-DIASEM(HOY()-2))
Si queremos que se muestre siempre el da domingo, la formula ser:
Para mostrar siempre el da martes la formula ser:
Para mostrar siempre el da mircoles:
El da jueves:
Para mostrar siempre el da viernes:
Y para mostrar siempre el da domingo:
Si observamos detenidamente cada una de las frmulas, el nico valor que cambia es el
digito negativo y positivo; el resto de la estructura de la frmula permanece invariable.
As, al domingo le corresponde el 1, al lunes el 2, al martes el 3, mircoles el 4, al jueves el
5, al viernes el 6 y al sbado el 7.
No debemos olvidar que la celda donde incluiremos la frmula debe tener formato fecha;
para ello damos clic derecho sobre la respectiva celda y el men que aparece damos clic
en la opcin Formato de celdas y luego elegimos Fecha donde seleccionaremos la
forma en que quiere presentar la fecha.
Fecha futura en Excel

En Excel se utiliza la funcin AHORA para colocar la fecha presente, pero en algunos
proyectos es posible que se necesite colocar una fecha futura, algo realmente sencillo de
hacer.
Esto se logra con la funcin AHORA, pero sumndole 1, es decir que la formula quedar
=AHORA()+1
Para que la frmula funcione correctamente, asegrese que la celda donde la incluye
tenga el formato fecha, para lo cual de clic con el botn derecho del mouse y seleccione
Formato de celda, y luego Fecha.
A esta frmula se le puede sumar medio da, da y medio o los das que se quiera.
Podemos por ejemplo colocar =AHORA()+2,5
Igual podemos hacer pada determinar la fecha del da antes o varios das antes. En
realidad estas frmulas slo estn limitadas por la imaginacin y las necesidades el
usuario.
Da de la semana en Excel segn la fecha

Excel permite hacer muchas cosas, entre ellas, determinar qu da de la semana le
corresponde a una fecha determinada.
Supongamos que nos dan la fecha 15 de septiembre de 1983, y queremos saber qu da
de la semana era en esa fecha.
Conseguir un calendario de ese tiempo no es nada fcil, as que lo mejor es abrir Excel,
escribir la fecha en la celda A1 y en cualquier otra cela colocar la siguiente frmula:
=SI(DIASEM(B1)=1;"Domingo";SI(DIASEM(B1)=2;"Lunes";SI(DIASEM(B1)=3;"Martes";SI(
DIASEM(B1)=4;"Miercoles";SI(DIASEM(B1)=5;"Jueves";SI(DIASEM(B1)=6;"Viernes";"Sab
ado"))))))
La celda en la que se coloque la fecha, debe tener el formato fecha.
Recuerde que en este caso, la frmula de ejemplo supone que la fecha est escrita en la
celda A1, as que deber ajustar la frmula o la celda de la fecha, segn sus necesidades.
Esta frmula puede tener utilidad en algo ms serio como por ejemplo en las liquidaciones
de nmina, para determinar das dominicales, por ejemplo.
Determinar en Excel cuntos domingos hay en un rango de fechas

Con Excel podemos determinar cuntos domingos hay en un rango de fechas, ya sea de un
mes o de un ao.
Saber cuntos domingos hay en el segundo semestre de 2011, por ejemplo, supone la
necesidad de tomar un calendario y contar cada domingo, lo que sin duda no es muy
prctico.
Lo mejor es dejar que Excel nos cuente y nos diga cuntos domingos hay en un
determinado rango de fechas, y para ello utilizamos la siguiente frmula:
=ENTERO((A1-DIASEM(A1)-B1+8)/7)
En A1 se coloca la fecha mayor, por ejemplo el 30 de septiembre de 2011. En B1 se coloca
la fecha menor, por ejemplo 01 de octubre de 2011, y en C1 o en cualquier otra celda, se
coloca la formula y el resultado ser 9, puesto que entre agosto y septiembre hay nueve
domingos. [Si nos equivocamos y en la celda donde tiene que ir la fecha mayor colocamos
la menor, no hay problema, puesto si bien el resultado ser un nmero negativo, de todas
formas corresponder al nmero de domingos existentes en dicho rango de fechas].
Si queremos determinar otro da diferente, por ejemplo el lunes, a DIASEM(A1) restamos
1 [DIASEM(A1-1)], de modo que la formula quedar as:
=ENTERO((A1-DIASEM(A1-1)-B1+8)/7)
Para el lunes se coloca -1, para el martes -2, para el mircoles -3 para el sbado -4, para el
viernes -5 y para el sbado -6, de modo que para saber cuntos sbados hay en un
bimestre tendramos la siguiente frmula:
=ENTERO((A1-DIASEM(A1-6)-B1+8)/7)
Para el domingo se coloca la primera frmula, sin restarle ningn valor.
Sumar o restar horas en Excel

Para tareas en Excel como controlar el horario de los trabajadores, es preciso sumar y
restar horas, proceso que requiere de cierta personalizacin para que funcione
perfectamente.
Sumar y restar horas no es tan sencillo como sumar y restar la celda A1 con la B1, como se
hara con cualquier otra operacin aritmtica.
Para que la suma o resta de horas en Excel funcione correctamente, tendremos que dar
un formato de hora personalizado a las celdas involucradas en la operacin.
Supongamos que queremos saber cuntas horas ha laborado un empleado que ingres a
las 8 horas y 15 minutos de la maana y sali a las 12 y 45 minutos del medio da.
En la celda A1 colocamos la hora de ingreso, en la celda B1 colocamos la hora de salida, y
en la celda C1 colocaremos el nmero de horas trabajadas, es decir, que all colocamos la
siguiente frmula: =B1-A1.
Pero antes, a las tres celdas hay que darles un formato personalizado conocido como
[h]:mm:ss
Con ello, el resultado de la resta o suma se mostrar en nmero de horas, minutos y

segundos, que en el ejemplo supuesto aqu ser 4:30:00 horas.
Mostrar en Excel la hora en que un empleado ingresa a la empresa

Excel tambin nos sirve para llevar el control de la hora en que ingresa o sale un
trabajador de la empresa, control que se puede llevar fcilmente con una frmula que nos
permite hacer el trabajo.
Vamos a suponer que en la columna A ingresamos el nombre de los empleados de la
empresa y en la columna B queremos tener la hora de entrada o salida, segn sea nuestra
necesidad.
Lo primero que debemos hacer es darle formato de hora a la columna B, que es la
columna en la que necesitamos fijar la hora de entrada o salida del empleado. Para ello,
seleccionamos la columna, damos clic con el botn derecho del mouse, y elegimos
Formato de celdas y all elegimos el formato de hora que ms nos guste.
Ahora, en la columna B pegamos la siguiente frmula:
=SI(A1="";"";SI(C1="";AHORA();C1))
Esta frmula nos dar un error llamado Referencia circular, por lo tanto debemos
habilitar el clculo iterativo para solucionarlo.
Una vez habilitado el clculo iterativo, la frmula funcionar correctamente, y slo bastar
escribir el nombre del trabajador para que de forma automtica aparezca la hora en la
que se digit el nombre.
No sobra aclarar que la hora que Excel tomar, es la hora en que se digita el nombre del
trabajador en la celda, luego, si se pretende introducir los datos en una hora diferente a la
que el trabajador ingres, no servir esta frmula y ser necesario digitar manualmente la
hora.
Separar fechas y horas

Cuando en una celda se utiliza la funcin AHORA, tenemos la fecha y la hora juntas
(03/10/2011 10:28).
Seguramente llegue a ser necesario separar la fecha y la hora.
Para lograrlo debemos recurrir a dos columnas auxiliares; una para la fecha y una para la
hora.
Supongamos que en la columna B queremos colocar la fecha. Para ello utilizamos la
funcin ENTERO: =ENTERO(A2)
Extraemos ahora la hora en la columna C utilizando la funcin RESIDUO: =RESIDUO(A2;1)
Naturalmente que la columna B debe tener formato de fecha y la C formato de hora.
Restar horas
Restar horas en Excel no siempre es tan simple como aplicar la frmula =B1-B2, puesto
que el resultado sera incorrecto si las horas corresponden a fechas diferentes.
Cuando se trata de restar horas de un mismo da, se escribe la hora en la columna A y la
hora de salida en la columna B y luego se aplica la frmula =B1-B2 (Hora de entrada
menos hora de salida).
Pero si la hora de entrada es del lunes y de salida es del martes, el resultado puede no ser
correcto.
Por ejemplo si se ingresa a las 10 de la noche y se sale a las 6 de la maana del siguiente
da, solo han transcurrido 8 horas pero Excel indicar 10 horas, as que hay que retocar un
poco la frmula inicial para dejarla en esto:
= B2-A2+SI(A2> B2;1)
Otra forma de resolver este problema es utilizar la funcin RESIDUO:
=RESIDUO(B1-A1;1)
Para que funcione correctamente el formato de la hora debe ser formato militar, esto es
de 24 horas: 18:55:40, etc.
Personalizar nuestro libro de trabajo

Excel permite personalizar tanto el aspecto como las opciones que se han de mostrar en
nuestro libro de trabajo.
A continuacin exponemos las ms comunes y quizs las ms utilizadas.
Agregar opciones a la barra de herramientas

Excel permite agregar opciones a la barra de tarea, lo cual es de gran utilidad si utilizamos
con recurrencia ciertas funcionalidades de Excel que no se encentran por defecto en las
barras principales que se muestran de forma predeterminada.
Excel 2007 trae una barra de herramientas llamada de acceso rpido que permite ser
personalizada con toda facilidad.
Para agregar opciones en esta barra o para eliminarlas, vamos al Botn inicio luego a
opciones de Excel y all elegimos Personalizar:
En la lista de opciones de la izquierda seleccionamos las opciones que deseamos agregar y

damos clic en Agregar. Las opciones agregadas aparecen en la columna de la derecha.
Para eliminar opciones de la barra hacemos el proceso contrario, es decir que
seleccionamos las opciones a eliminar de la columna de la derecha y damos clic en
Quitar.
Esta opcin permite en cierta forma reemplazar la opcin que traa Excel 2003 y
anteriores para crear nuevas barras de tareas en las cuales asignar comandos
personalizados. En Excel 2007 est la barra ya creada y slo hay que personalizarla con las
opciones que necesitemos.
Eliminar barras y encabezados

En algunas tareas seguramente nos interese quitar barras y encabezados e incluso lneas
de divisin de manera tal que nuestra hoja se vea de la siguiente manera:
Cmo se observa, no hay pestaas de hojas, ni barras de de desplazamiento laterales ni

horizontales ni hay lnea de divisin.
Esto se logra desmarcando estas opciones en Opciones de Excel >Avanzadas:
Estos cambios aplican para el libro y las hojas que sean seleccionadas.
Por ltimo, damos clic con el botn derecho del mouse sobre la barra de tareas y damos
clic en la opcin Minimizar la cinta de opciones
Con esto ya hemos desaparecido casi todas las opciones de Excel dejando una sola
pantalla uniforme.
Ver y trabajar en dos libros al tiempo

En ocasiones necesitamos trabajar con dos libros al tiempo, y cambiar de ventana cada
vez que necesitamos es una tarea tediosa que podemos evitar. Una solucin es cambiar
rpidamente con la combinacin de teclas ALT+TAB pero hasta ese sencillo paso lo
podemos evitar en Excel.
Simplemente vamos a barra de herramientas y seleccionamos la ficha Vista > Ver en
paralelo y tendremos algo as:
Desde all los dos libros siempre estarn visibles y podemos hacer modificaciones en los
dos sin tener que salir sin ninguno de ellos.
Ver y trabajar simultneamente en varias hojas del mismo libro

Tener informacin en diferentes hojas y tener que cambiar de una a otra hoja para ver
una informacin o para modificarla, puede consumirnos mucho tiempo, y como el
objetivo de Excel es automatizar al mximo nuestras tareas para ahorrar tiempo, haremos
que varias hojas de Excel sean visibles y editables un la misma ventana para que no haya
necesidad de pasar de una a otra.
Supongamos que tenemos un libro con tres hojas y queremos que las tres se vean de la
siguiente forma:
Hemos dividido la pantalla en tres partes y cada parte muestra una de las hojas de nuestro
libro.
Para lograrlo, abrimos nuestro libro y nos posicionamos en la pestaa Vista de la barra
de tareas y damos clic en la opcin Crear nueva ventana
Creamos tantas ventanas como hojas necesitemos organizar.

Una vez creadas las ventanas damos clic en la opcin Organizar todo y nos sale el
siguiente cuadro de dilogo:
Marcamos los valores respectivos y ya tenemos en una sola pantalla las diferentes hojas
de trabajo.
Inmovilizar ventanas o paneles

Seguramente en algunos casos necesitar tener la ventana de trabajo de su libro de la
siguiente forma:
Como se puede observar, el encabezado de la fila y el encabezado de la columna, son

siempre visibles, de modo que aunque avancemos filas hacia abajo o columnas hacia la
derecha, los ttulos de estas siempre estarn visibles pudiendo en todo momento saber
con exactitud a qu corresponde cada valor.
En la captura de pantalla tenemos un listado de cuentas y sus saldos en cada mes.

Podemos buscar cualquier cuenta y siempre podemos saber a qu mes pertenece, o
podemos buscar un saldo determinado y siempre sabremos a que cuenta corresponde.
Esto se logra inmovilizando paneles en las opciones de ventana que se encuentra en la
pestaa Vista:
Para inmovilizar una fila o una columna, o las dos al tiempo, nos ubicamos debajo de la fila
que queremos inmovilizar y/o a la derecha de la columna que queremos inmovilizar, y
cliqueamos en la opcin Inmovilizar paneles, y nos saldr el siguiente cuadro de dilogo
que muestra tres posibles inmovilizaciones que se pueden dar:
Por ejemplo, si quiere que tanto la columna A como la fila estn siempre fijas, nos
ubicamos en la celda B2:
Como se observa, la Celda B2 est debajo de la fila 1 que queremos inmovilizar y est en la
columna B que est inmediatamente a la derecha de la columna A que deseamos
inmovilizar.
Como puede observar en la imagen, aunque la celda activa es la G50, al lado tenemos la
columna A y encima la fila 1, cuando normalmente al lado estara la columna F y encima la
fila 49.
Darle color a las pestaas de las hojas

Para ubicar con mayor facilidad las hojas de un libro adems de darles nombres se les
puede dar un color diferente a cada una:
Para ello damos clic con el botn derecho del mouse, elegimos Color de etiqueta, y
seleccionamos el color deseado.
Cambiar el color de las lneas de divisin de las celdas

El color de las lneas que dividen las celdas de Excel, tambin llamadas cuadriculas, se
pueden colorear a gusto del usuario.
Para ello, vaya al Botn inicio -> Opciones de Excel - >Avanzadas:
En Mostrar opciones para esta hoja, defina el color de la cuadrcula.
Dar formato a la informacin

En Excel es posible darle una presentacin al contenido de celdas, columnas, filas y
grficas, adems de contenido de autoformas. Se puede dar formato rpido desde el
panel de herramientas o pestaa Inicio.
Celdas
A las celdas se les pueden aplicar distintos formatos, tales como el aumento de tamao,
cambio de color de fuente, fondo y bordes, pero ello se ver en un apartado diferente;
centrmonos en el tamao, que es posible cambiarlo desde la parte superior de cada
columna y la parte izquierda de las filas, solo basta colocar el cursor en la lnea divisoria
hasta que cambie su forma de cruz reslatada y arrastrar.
Nmeros
Los nmeros pueden ser alterados de acuerdo a su nmero de decimales, y el separador
de miles:
Seleccionamos Inicio -> General -> Nmero
Y se mostrar una ventana de dilogo donde escogemos nmero, y le asignamos los

valores deseados.
Desde ese mismo panel se pueden manipular los bordes, fuentes y alineacin de las
celdas.
Fuentes
Como se dijo en el paso anterior, las fuentes pueden editarse desde el cuadro de dilogo
Formato de Celdas pero tambin podemos hacerlo desde:
Solo basta seleccionar la fuente y el fondo con el icono de bote pintura, Negrita, Cursiva y
subrayado.
Desde el cuadro Formato de celdas escogemos Fuente, de este modo podemos darle un
formato de manera ms amigable y entendible pero ms lento.
Bordes y diseo de celda

Podemos elegir el tipo de bordes para las celdas; estos se vern al imprimir el documento,
no as si no tuviera bordes. Se pueden aplicar distintos tipos de bordes.
Vamos a Inicio -> General -> Nmero y escogemos bordes.
Pueden aplicarse bordes rpidos desde el icono

o ms celdas.
los bordes pueden aplicarse a una
Ejemplo:
Alineacin
A la hora de crear un nuevo documento y aadir contenido podemos ver que por defecto
Excel 2007 alinea los nmeros a la derecha y las letras a la izquierda.
Pero se puede decidir si alineamos a la derecha, izquierda o centro. Vamos a Inicio ->
General -> Nmero y escogemos alineacin.
Se puede alinear el texto de manera vertical y horizontal as como la orientacin.
As como se puede usar la herramienta Alineacin del men Inicio.
Filas
Para dar formato a una fila completa, se siguen los anteriores pasos para editar celdas,
pero en este caso para seleccionar toda la fila basta colocar el cursor sobre el nmero de
la fila deseada y dar clic sobre ella.
Columna
Las columnas tambin son editables, pero para seleccionarlas es necesario colocar el
cursor sobre la letra de la columna y dar clic all.
El resultado de ambos ejemplos es algo as:
Hoja
De la misma forma se puede dar formato a toda la hoja de Excel; utilizando el comando
Ctrl+E se selecciona todo, o desde el icono superior izquierdo de la hoja de clculo.
Combinar Celdas
Es posible que en ocasiones se requiera una celda que tenga un texto centrado y adems
su contenido este centrado respecto a otro nmero mayor de celdas; para esto existe la
opcin combinar celdas.
Se puede acceder desde:
Inicio -> General -> Nmero -> Alineacin.
Marcando Combinar celdas.

De otra forma podemos seleccionar las celdas a combinar y desde:
Escogemos Combinar celdas.

Y se mostrarn las opciones disponibles.
Formato condicional
Mediante la utilizacin del formato condicional Excel nos permite detectar visualmente el
cambio de la informacin que nos interesa y nos permite desarrollar otro tipo de tareas
que en el desarrollo del manual se ir indicando.
El formato condicional hace referencia al formato que se le da a los datos, celdas o rangos
de celda segn las condiciones que hayamos indicado.
La opcin de formato condicional la encontramos en Inicio -> Formato condicional y
encontramos las siguientes opciones:
Resaltar valores duplicados

Cuando revisamos nuestra informacin, en algn momento podemos necesitar que Excel
nos marque o resalte aquellos valores duplicados, tarea que se hace utilizando formato
condicional.
En la primera opcin del formato condicional (Resaltar reglas de celdas), una de las ms
utilizadas, encontramos las siguientes opciones a configurar:
Para aplicar los formatos all definidos, seleccionamos el rango de celdas a las que le
daremos el formato condicional y elegimos la condicin y el formato que se ha de dar
cuando se cumpla la condicin.
En este caso elegimos la opcin Duplicar valores tendremos el siguiente cuadro de
dilogo:
Lo que se le ha dicho a Excel es que la celda que tanga valores duplicados tenga el texto de
color rojo.
Por ejemplo si ese formato se lo aplicamos al rango A1:A10, al incluir valores duplicados
en ese rango tendremos lo siguiente:
Esto nos permite visualizar la situacin de los datos en Excel. Por ejemplo nos sirve para
alertarnos sobre vencimientos de plazos, sobre el sobre paso de un lmite. Al mostrarse las
alertas de forma visual identificamos con facilidad la situacin que nos interesa para
proceder en consecuencia.
Mediante formato condicional se pueden resaltar aspectos como los mejores rangos, los
peores, los mejores porcentajes, etc.
Indicadores de semforos
Los indicadores de semforos permiten resaltar valores que estn dentro de un rango
definido por el usuario. Segn la condicin o el rango, se tendr un color verde, amarillo o
rojo.
Para aplicar este formato, seleccionamos el rango de datos a dar formato, vamos Inicio ->
Formato condicional -> Nueva regla:
All marcamos la primera opcin, luego en estilo de formato elegimos Conjunto de Iconos,
y definimos las reglas o condiciones para insertar el semforo.
En este caso hemos definido un semforo para alertar segn el monto de la deuda de un
cliente y el resultado ser el siguiente:
En el archivo de Excel que acompaa este manual hay un ejemplo de aplicacin que
servir de estudio.
Asignar varias reglas de formato a una misma celda

En algunos casos es necesario asignar a una misma celda o aun mismo rango de datos,
varias reglas de formato, de modo que segn el valor contenido en la celda, se mostrar
uno u otro formato.
Es el caso tpico del vencimiento de cartera, donde se fijan diferentes rangos de
vencimiento, y para identificarlos en Excel, es preciso marcarlos con colores.
En este caso, por lo general la utilizacin del semforo se queda corto, puesto que este
slo permite tres condiciones o rangos, lo que nos obliga a utilizar otro mtodo de
formato condicional.
Seleccionamos el rango de datos de nuestro inters, vamos a Inicio -> Formato

condicional -> Nueva regla -> Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan:
All elegimos Mayor que, y asignamos el valor del rango, en este caso 90 precedido por el
signo igual y elegimos el formato que se ha de aplicar.
En este ejemplo le estamos diciendo a Excel que si el vencimiento es superior a 90 das,
resalte la celda con un color rojo y texto blanco. Le damos aceptar.
Para los otros rangos de das de mora hay que crear ms reglas de formato sobre el mismo
rango de celdas, puesto que una misma celda puede contener valores entre mltiples
rango.
Para ello vamos a Inicio -> Formato condicional -> Administrar reglas:
All agregamos tantas reglas como rangos necesitemos. Para ello damos clic en Nueva
regla, en la parte superior izquierda del cuadro de dilogo.
Como se observa en la captura de pantalla, las 4 reglas creadas tienen el mismo rango:
$D$2: $D$41, por lo que las 4 reglas se aplicarn sobre el rango y se aplicar una u otra
dependiendo del valor de cada celda.
El resultado ser aproximadamente el siguiente:
Sombrear celdas que estn vacas

Una forma de alertarnos que hay una celda o rango de celdas en las que no se han
introducidos los valores correspondientes, es mantenerlas sombreadas mientras estn
vacas.
Para ello vamos a Inicio -> Formato condicional -> Nueva regla:
All colocamos la frmula =ESBLANCO($A$17:$C$21), ajustando el rango correspondiente.

Ello har que las celdas estn sombreadas mientras se encuentren vacas, lo que nos
servir de recordatorio que hay un dato o datos que faltan por ingresar.
Sombrear filas segn valor seleccionado de una lista

Cuando se tiene una tabla de datos y de esa tabla se selecciona uno de sus valores desde
una lista desplegable en otra celda, puede ser til resaltar la fila de la tabla de datos para
ubicarla mejor.
Supongamos la siguiente tabla:
Como se observa, segn el empleado que se seleccione de la lista desplegable, as mismo

se colorea la fila de la tabla de datos donde est dicho empleado. Una forma excelente de
seguirle la pista.
Esto se logra con una sencilla regla de de formato condicional donde se coloca la siguiente
frmula:
=$A2=$G$3
Previamente, por supuesto, hemos seleccionado toda la tabla a la que se le aplicar este
formato.
Lo que esta frmula hace es decir a Excel que cuando la fila A2 sea igual a la celda G3, que
le aplique el formato definido. Obsrvese que $G$3 tiene una referencia absoluta, y ya
que la celda fija con la cual se comparar el rango en el que deseamos colorear el registro
seleccionado.
Impresin de documentos en Excel

A la hora de querer imprimir un Documento en Excel 2007 es posible hacerlo de diversas
maneras, de modo que se ajuste al formato de pgina disponible o rea de impresin.
Establecer un rea de impresin

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla.
Desde el men vista se visualizar de esta forma:
Vista -> Vistas de libro -> Diseo de pgina
Tambin es posible visualizar este diseo desde la parte inferior de nuestra rea de
trabajo:
De este modo nos mostrar los mrgenes, tamao de hoja, alineacin de la hoja etc.
Dando clic en el icono izquierdo de la pantalla podemos ver el rea que deseamos
imprimir delimitada por un rea azul; esa es el rea que se va a imprimir.
Ahora podemos cambiar la configuracin de la pgina.
Configurar pagina
Acedemos por el Botn Office
Imprimir -> vista preliminar
Nos saldr una imagen parecida a esta:
Como podemos ver, nos manda a un nuevo men llamado Vista preliminar, una vez ah
damos en Configurar pgina.
Se abrir un cuadro de dilogo.

Pgina
En el cuadro de dilogo abierto nos aparecer el siguiente contenido.
Desde ah podemos alinear la hoja, cambiar tamao de papel y ajustar la escala, as como
la calidad de la impresin.
Mrgenes
En la pestaa mrgenes, se asigna el espaciado necesario para la hoja as como su
centrado; las medidas estn dadas en cm.
Encabezado y pie de pgina

Para agregar un encabezado o pie de pgina solo hay que introducir la opcin deseada y la
forma en que se agregarn.
Hoja
Desde esta pestaa se configura el rea de impresin, como lneas de divisin, el color, si
se imprimirn encabezados y el orden de las pginas.
Vista preliminar
Antes de proceder a imprimir es importante observar una vista preliminar para tener una
idea aproximada de cmo se ve el rea de impresin y hacer los cambios y ajustes
necesarios:
Imprimir
Una vez nuestra hoja est lista para ser impresa, es aconsejable guardarla, y despus,
seguir los siguientes pasos:
Botn Office.
Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar alguna opcin de

impresin como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el nmero de
copias deseadas.
Puedes imprimir la hoja directamente haciendo clic en la opcin Impresin Rpida que se
encuentra en el desplegable Imprimir del Botn Office.
Clic en Aceptar y listo.
Ocultar datos para imprimir

Hay diferentes formas de ocultar datos para imprimir, pero expondremos slo una, la que
creemos ms sencilla ya que no requiere de cdigos ni de configuraciones complejas.
Haremos uso del formato condicional.
Lo que se trata es que en pantalla veamos los datos pero al imprimir el documento esos
datos no se vean, de modo que mediante un formato condicional le daremos al texto de
las celdas a ocultar el mismo color que tiene el fondo de la celda. Un texto negro sobre
una celda negra no se ve.
Seleccionamos las celdas que contienen datos o valores que no deseamos imprimir.
Vamos a Inicio -> Formato condicional y elegimos Nueva regla -> Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato:
Le hemos dicho a Excel que si en la celda F1 est el texto Oculta (O cualquier otro que se
le ocurra al usuario), aplique el formato all definido. Esta celda de referencia
naturalmente que debe estar por fuera del rea de impresin.
Con ello, cada vez que vayamos a imprimir, en la celda F1 (o en la que usted elija y que
est por fuera del rea de impresin), se escribe la palabra Ocultar para desaparecer el
texto y una vez imprima se borra el contenido de la celda para que el contenido sea visible
nuevamente.
Aqu se ha utilizado una palabra, pero puede ser un nmero. En tal caso la frmula del
formato condicional sera =$F$1=1
Grficos
Una de las herramientas ms tiles en Excel es la posibilidad de crear grficas basadas en
los datos introducidos; para esto existen varios tipos de grficas que se adaptan a nuestras
necesidades.
Cuando se crea un grfico o grfica en Excel, tenemos dos opciones:
- Grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de
grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Creacin de grficos
Para crear un grfico es muy recomendable definir el rango de celdas que generarn dicho
grfico.
Vamos a ir a la pestaa Insertar -> grficos y ah observaremos este submen
Escogemos el grfico de la lista o damos clic en todos los tipos de grficos para que nos
salga el cuadro de dilogo.
En este cuadro de dilogo podemos ver todos los tipos de grficas disponibles,
seleccionamos uno y damos en Aceptar.
Entonces nos mostrar la grfica creada.
Desde el nuevo men diseo podemos modificar los colores o simplemente dando clic
derecho y Formato del rea de grfico.
El cual nos abrir una ventana de edicin del grfico.
Desde la pestaa Formato es posible asignar formas avanzadas a las grficas generadas
por nuestros datos.
Hacer un grfico en una ventana nueva

Cuando hemos creado un grfico en Excel podemos moverlo a una Hoja de grfico, de
este modo solo aparecer el grfico en una hoja aparte llamada Grfico_nmero.
Seleccionamos el grfico y damos clic en Mover grfico, aparecer el cuadro de dilogo.
Al dar clic en Aceptar el grfico se habr movido a la hoja nueva.
Cambiar tipo de grfico

Una vez creado el grfico podemos cambiar el tipo en Diseo -> cambiar tipo de grfico.
Agregar titulo al grfico

Para agregar ttulos al grfico tanto principal como en los ejes del mismo, ser necesario
seleccionar el grfico a agregar ttulo e ir :
Diseo -> Ttulo del grfico y seleccionar la opcin que deseamos.
Se presentar entonces el ttulo editable en la grfica.
Para agregar ttulos a los ejes

Diseo -> Ttulo del eje y seleccionar la opcin que deseamos.
Seleccionamos Ttulo de eje vertical u horizontal. Y agregamos el nombre de los ejes.

Nota: Se pueden aplicar estilos a los ttulos del eje, clicleando en ms opciones
Propiedades del grfico

Otras posibilidades para un grfico son la capacidad de cambiar su tamao, su posicin los
ejes a mostrar y las opciones de fondo.
Estas caractersticas estn disponibles desde:
Herramientas de grficos -> presentacin
Por ejemplo, se puede decidir los ejes a mostrar o si se quiere incluir una cuadrcula de
fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto se encuentra en la seccin Ejes:
Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se

mostrarn en el grfico:
De todas formas, es importante recordar que se puede seleccionar las etiquetas dentro
del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada.
Desde esta seccin tambin se puede configurar la Leyenda del grfico.
Finalmente las opciones de la seccin Fondo que permiten modificar el modo en el que se
integrar el grfico en la hoja de clculo.
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos
bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos
tridimensionales disponibles.
Excel ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que
despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones se puede entender
perfectamente sus comportamientos y resultados.
Grficos con rangos dinmicos

En Excel es posible crear grficos con contenido dinmico, una de las utilidades es que al
agregar datos a una tabla ya existente el grfico se actualiza por si solo sin necesidad de
generarlo de nuevo; igual si se eliminan datos, el grfico se actualizar automticamente.
Tomemos un ejemplo:
Mes
Venta
Enero
350
Febrero
200
Marzo
400
Los colocamos en la celda A1

Y generamos un grfico del ms sencillo.
Columna1
1,2
1
0,8
0,6
Columna1
0,4
0,2
0
Al agregar un cuarto dato, por ejemplo el mes de abril la grfica no se actualiza, cmo
hacer entonces?
Primero vamos a seleccionar nuestros datos en Excel y los convertiremos en tabla.
Seleccionamos los datos Insertar->tabla
Aceptar, y se crear la tabla
Vamos a Formulas -> asignar nombre a un rango
Con esto asignaremos un nombre a la tabla, por ejemplo Ventas le dejamos el mbito
libro para que est disponible en todo el libro y le dejamos la referencia a la tabla.
Una vez realizado esto, vamos a ir a nuestro grfico y daremos clic derecho en el nombre
de la serie, escogemos Seleccionar datos y se desplegar un cuadro de dilogo.
En ese cuadro en la parte de Rango de datos del grfico.

Aparece lo siguiente ='Hoja1'!$A$1:$B$4 como podemos ver; esta clave hace referencia a
la hoja 1, celda A1 hasta B4 que es el rea de nuestra tabla.
Remplazaremos esos valores por Ventas que es el nombre de nuestra tabla o mejor dicho
Rango dinmico, quedando de la siguiente forma ='Hoja1'!Ventas. Como pueden
observar, se cambiaron las referencias a las celdas (Rango Ventas) por el nombre de la
tabla.
Despus de darle Aceptar, podemos ir a nuestra tabla y agregar el mes de abril con un
valor de ventas y automticamente se crear la grfica para abril.
Proteger informacin
En algunos casos es necesaria la proteccin de los datos que se encuentran en nuestro
libro de trabajo, ya sea para que terceros no autorizados no tengan acceso a ellos o para
impedir que por error se modifiquen datos y frmulas que inutilicen nuestra aplicacin.
Proteger libro
Para proteger nuestro libro vamos Inicio -> Revisar -> Proteger libro:
All marcamos las opciones deseadas y colocamos la contrasea aunque no es obligatorio.

Es importante anotar que la simple proteccin del libro no impide la modificacin de los
datos, ya que slo se protege la estructura o ventanas del libro ms no las celdas de cada
hoja que son las que contienen los datos.
Para proteger los datos como tal hay que proteger las hojas del libro.
Proteger hoja
Para proteger una hoja de Excel damos clic con el botn derecho del mouse sobre la
pestaa que contiene el nombre de la hoja:
Elegimos la opcin Proteger hoja:
Marcamos las diferentes opciones y utilidades que necesitamos bloquear, y asignamos la

contrasea.
Hay que proteger cada una de las hojas del libro, ya que esta opcin aplica para cada hoja
individual.
Ocultar frmulas
En Excel es posible ocultar las frmulas para que el usuario no las visualice, algo que se
suele hacer para proteger de alguna forma la propiedad intelectual de quien desarrolla
complejas formulaciones.
Cuando nos ubicamos en una celda activa visualizamos la frmula que contiene de la
siguiente forma:
Lo que haremos ser ocultar dicha frmula de manera tal que al posicionarnos sobre la
celda que la contiene no se muestre nada.
Para ocultar las frmulas, seleccionamos las celdas que nos interesan, damos clic con el
botn derecho del mouse:
All elegimos la opcin Formato de celdas:
All nos ubicamos en la pestaa Proteger y marcamos la opcin Oculta.

Seguidamente hay que proteger la hoja respectiva. Si no se protege la hoja las frmulas
seguirn visibles.
Bloquear celdas con frmulas

La celdas que contienen frmulas por lo general deberan estar bloqueadas para impedir
que por error se borre una frmula que inutilice la aplicacin.
Para ello damos clic derecho sobre la celda que deseamos bloquear, elegimos Formato de
celdas:
Nos ubicamos en la pestaa Proteger y macamos la opcin Bloqueada. Seguidamente

protegemos la hoja pues de lo contrario la celda no se bloquear.
Al bloquear una celda con frmulas no se impide que la frmula haga su trabajo. Slo
impide que el usuario borre su contenido o lo sobrescriba.
Proteger una hoja en Excel de forma Express

Utilizando macros se puede proteger una hoja de un libro de Excel rpidamente, sin tener
que definir opciones ni contraseas. Al seleccionar la hoja esta se protege
automticamente.
Esto lo hacemos mediante cdigo pero no en el editor de Visual Basic como tal, sino en el
cdigo especfico de cada hoja, de manera que la macro actuar nicamente en la hoja a
la que se ha agregado.
Para ello damos clic con el botn derecho del mouse sobre la pestaa de la hoja que
deseamos proteger, y en el men que se despliegue, dar clic en la opcin Ver cdigo
como se muestra en la siguiente imagen:
En ese caso deseamos proteger la hoja 1 que hemos marcado con el color rojo.
Seguidamente se abre el editor de Visual Basic y copiamos el siguiente cdigo:
Private Sub Worksheet_Activate()
ActiveSheet.Protect
End Sub
Es todo lo que tenemos que hacer.

Para desproteger la hoja, nuevamente damos clic con el botn derecho sobre la pestaa
de la hoja y elegimos la opcin desproteger hoja.
Cuando se desprotege la hoja no es necesario protegerla nuevamente. Esta se protege
automticamente cuando salimos de ella, de modo que al volverla a seleccionar la
encontraremos protegida. Es decir que si salimos de la hoja 1 e ingresamos a la hoja 2,
cuando regresemos a la hoja 1 estar protegida de nuevo.
Recordemos que este cdigo proteger nicamente la hoja 1. Si queremos proteger la
hoja 2, debemos repetir el procedimiento. Es decir que este cdigo se agrega a cada una
de las hojas que se quieran proteger.
Trabajar con nombres en Excel

Hacer operaciones en Excel utilizando nombres de rangos y no rangos de celda
incrementa las posibilidades de Excel y sobre todo, hace que los procesos sean ms
sencillos.
Por ejemplo se pueden sumar los datos que hay en la columna A desde la fila 1 hasta la
100, en cuyo caso el rango sera A1:A100 y la frmula para sumar sera =SUMA(A1:A100).
Pero tambin podemos asignarle un nombre al rango A1:A100, por ejemplo Cartera y
luego sumar utilizando la frmula =SUMAR(Cartera) con lo que sumamos todos los valores
que hay en ese rango previamente definido.
Asignar nombre a un rango

En primer lugar seleccionamos el rango de datos al que le asignaremos el nombre.
Seguidamente nos dirigimos a Inicio -> Frmula -> Asignar nombre a un rango:
A nuestro rango A2:A12 de la Hoja1 le asignamos el nombre Cartera.

Con ello podemos hacer multitud de operaciones slo llamando el nombre de dicho
rango.
Se puede asignar un nombre a un mismo rango de celdas. O dicho de otra forma, un
mismo rango de celdas puede compartir diferentes nombres. Cada nombre de un rango
debe tener un nombre nico.
Definir nombres con rangos dinmicos

Definir un nombre con rangos dinmicos permite que el rango se ajuste en la medida en
que se agregan o eliminan datos del rango original.
Supongamos la siguiente situacin:
El rango es A2:B4
Qu sucede si en la fila 5 se agrega un nuevo empleado?
Sencillamente ese nuevo empleado queda por fuera del rango definido, ya que el rango
siempre ser A2:B4, y para cobijar el nuevo empleado habr que modificar manualmente
el rango, lo cual supone un tiempo adicional innecesario en la medida en que se puede
hacer que Excel adapte automticamente el rango segn la cantidad de datos existentes,
y eso se logra con rangos dinmicos.
Para crear rango dinmico se ingresa a Inicio -> Frmulas -> Asignar nombre a un rango
Cmo se observa en la imagen, para crear el rango dinmico se hace uso de la funcin
DESREF.
Si queremos un rango dinmico infinito hacia abajo y hacia la derecha, esto es que se
pueda agregar tantas filas como columnas, la frmula a introducir ser:
=DESREF($A$1;0;0;CONTARA($A:$A);CONTARA($1:$1))
Con ello le estamos diciendo a Excel que defina el rango considerando todas las celdas con
valores que estn por debajo de la celda A1 y desde la columna A hacia la derecha.
Pero seguramente necesitamos un rango dinmico limitado, como por ejemplo que
ocupe nicamente la columna A desde la fila 2. En ese caso la frmula ser:
=DESREF($A$1;1;0;CONTARA($A:$A))
Para la columna B la frmula ser:
=DESREF(B$2;1;0;CONTARA($B:$B))
Si queremos un rango dinmico que ocupe las columnas E y F, que vaya de la fila 12 a la
100, la frmula ser:
=DESREF($E$12;0;0; CONTARA($E1:$E$100 ); 2)
Editar y eliminar nombres de rangos

Si necesitamos editar o eliminar nombres de rangos vamos a Inicio -> Frmulas ->
Administrar rangos:
All se muestra la lista completa de nombres de rangos que hay en un libro de trabajo.
Desde all se puede editar cada una de ellos, se pueden eliminar o crear nuevos nombres
de rango.
Asignar nombres existente a un rango de celdas

Si necesitamos asignar a un rango de celdas un nombre ya existente, basta con pegarlo, y
para ello seleccionamos el rango de nuestro inters y presionamos la tecla de funcin F3 y
nos sale el siguiente recuadro:
All est el listado de nombres de rangos definidos. Slo se marca el de nuestro inters y
se pega.
Validacin de datos
La Validacin de datos permite que Excel realice las verificaciones que defina el usuario y
segn el resultado puede emitir una alerta, mensaje de error o informativo.
Por ejemplo es el caso de una discoteca que no puede permitir el ingreso de menores de
edad. Hacer el clculo mental segn la fecha de nacimiento para determinar si tiene la
edad permitida o no, toma tiempo, as que Excel se encargar de ello y nos advertir de
forma automtica que esa persona no tiene la edad indicada para ingresar con slo
suministrar la fecha de nacimiento.
Validad un valor
Cualquier valor se puede validad para que Excel emita un mensaje o alerta en caso de que
sea invlido segn los criterios asignados:
En la imagen anterior se pueden ver las diferentes opciones de validacin, incluida la

personalizada mediante frmula, donde el usuario puede desplegar su imaginacin sin
lmite.
Para llegar all, vamos a Inicio -> Validacin de datos.
Supongamos que se estn digitando facturas en Excel y queremos asegurarnos que slo se
ingresen facturas con fecha del 2011, as evitamos que por error se introduzcan facturas
de un periodo anterior, o que siendo del 2011 por error de digitacin se coloque un
periodo diferente.
Para ello seleccionamos el rango de datos a validar, elegimos Fecha, Permitir entre e
introducimos la Fecha inicial y la final:
Damos clic en Aceptar.

Al ingresar un dato que no corresponde a la validacin, Excel nos mostrar el siguiente
cuadro de dilogo:
Mensajes de error en la validacin de datos

Cuando se fija una regla de validacin y el usuario ingresa un dato o valor invlido, Excel
muestra un mensaje de error pero dicho mensaje es general, y en algunos casos resulta
til personalizar ese mensaje de error para dar instrucciones a quien est ingresando los
datos.
Por ejemplo en el ttulo anterior creamos una regla de validacin para impedir que se
ingresen facturas con fechas diferentes a las definidas.
Podemos personalizar el mensaje de error para aclararle al usuario el por qu su dato es
rechazado como invlido.
Este mensaje lo definimos en donde definimos la regla de validacin:
All podemos definir un ttulo para el mensaje e incluso el nivel de la advertencia.

Al introducir un valor invlido Excel nos mostrar lo siguiente:
Muy til esta opcin para ir guiando al usuario en el proceso de ingreso de la informacin.
Mensaje de entrada en la validacin de datos

La Validacin de datos impide consumar errores; los mensajes de error aclaran y pueden
dar instrucciones al usuario, pero podemos ir un poco ms all. Podemos evitar que el
usuario cometa el error en la medida en que antes de introducir los datos se dan
instrucciones al usuario, pudiendo hacer que este sea ms efectivo.
En las opciones de Validacin de datos est la pestaa que permite configurar el mensaje
de entrada, esto es el mensaje que se mostrar al activar una celda:
Al posicionarnos en cualquier celda tendremos el siguiente mensaje:
Impedir el ingreso de datos duplicados o repetidos

En algunas bases de datos se requieren valores nicos, como el Nit de una empresa o la
cdula de un empleado, valores que no se pueden repetir, y podemos configurar a Excel
para que nos impida ingresar valores ya existentes en la base de datos o rango de celdas
en la que estamos trabajando, y as evitamos cometer algn tipo de error.
En algunos casos basta con resaltar los valores repetidos en un rango de datos, pero en
esta oportunidad la idea es impedir que se presenten datos repetidos en nuestro rango de
datos.
Para ello haremos uso de la Validacin de datos y utilizaremos una pequea frmula que
haga el trabajo.
Supongamos que queremos impedir que en el rango A2:A1000 se ingreses valores
repetidos.
Nos ubicamos en la celda A2, vamos a Inicio -> Validacin de datos -> Validacin de
datos:
En Permitir Personalizada y en frmula escribimos la siguiente frmula:

=CONTAR.SI($A3:$A$2;A2)<2
Damos clic en Aceptar.
Ahora, seleccionamos la celda A2 a la que le hemos asignado esta validacin y la
arrastramos hasta la celda A1000 para copiar la regla de validacin.
Ntese que se debe hacer uso de las referencias absoluta y mixta.
En el archivo de Excel que acompaa esta gua hay un ejemplo del funcionamiento de esta
validacin.
Limitar longitud de datos a ingresar

La Validacin de datos permite limitar el nmero de datos que se deben o pueden
ingresar en una celda determinada.
Para ello seleccionamos el rango de celda a las que deseamos imponer lmites, luego
vamos a Inicio -> Validacin de datos:
Como se observa, podemos exigir el ingreso de un mnimo nmero de datos o caracteres o

un mximo.
Listas desplegables
Excel permite desplegar listas para de ella elegir una opcin, como Pas, Provincia, Ciudad,
Mes, etc.:
Para ello utilizaremos la validacin de datos.
En primer lugar en una columna auxiliar se crea el listado de datos que se quiere mostrar
en la lista desplegable. Luego le asignamos un nombre a ese rango de datos. En nuestro
ejemplo le hemos llamado Meses a rango de datos que contienen los 12 meses del ao.
Nos ubicamos en la celda que contendr la lista desplegable, vamos Inicio -> Datos ->
Validacin de datos:
El Criterio de validacin a elegir es Lista como se muestra en la imagen.

En Origen de datos a listar se coloca el nombre que le hemos asignado a nuestro listado,
en este caso Meses precedido por el signo =.
El Origen de datos puede ser tambin el rango de las celdas que contienen los datos a
listar:
En este caso los meses del ao se encuentran en la columna I desde la fila 3 a la 14.
Por simplicidad se recomienda siempre trabajar con nombres de rango.
Listas desplegables dependientes

Excel permite hacer listas desplegables dependientes, de manera tal que una lista
depende de la otra, o una lista muestra la informacin segn el contenido de otra de la
que depende.
Muchos hemos visto que cuando se elige un departamento o pas, al lado hay otra lista
para elegir una ciudad de ese departamento o pas. En Excel esto se llaman listas
dependientes, ya que la lista de ciudades depende del departamento o pas seleccionado
en la celda adyacente.
Para lograr esto hay que recurrir a validacin de datos y a los nombres de rangos.
Hay que definir un nombre de rango para los departamentos o pases, y un nombre de
rango para cada lista de ciudades de cada departamento o pas.
En nuestro ejemplo trabajaremos con tres listas principales relacionadas con los turnos
que tiene una empresa, y tres listas secundarias dependientes que contienen los listados
de empleados por turno o jornada:
Al rango de jornadas le asignamos el nombre de Jornadas y creamos la lista desplegable

con dicho nombre de rango:
Y desde validacin de datos creamos una lista para desplegar las jornadas:
Como nuestra lista es corta, en lugar de utilizar el nombre de rangos tambin se pueden
escribirlo directamente los componentes de la lista separados por punto y coma:
Ahora asignaros los nombres a los rangos que contienen los e mpleados de cada jornada:
El nombre del rango de cada lista dependiente debe ser exactamente igual a su concepto
correspondiente en la lista principal. Recordemos que la lista principal tiene tres
elementos o conceptos: Diurna, Nocturna y Dominical, de modo que cada rango de
empleados bebe llamarse igual: Diurna, Nocturna y dominical.
Ya creada la lista principal en validacin de datos:
Procedemos a crear la lista dependiente en la celda contigua.

En nuestro ejemplo en la celda B3 colocamos la lista desplegable para elegir el empleado
segn la jornada que se elija en la celda A3. Para ello en Validacin de datos, en Criterios
de validacin elegimos la opcin Lista, y en el Origen de datos colocamos la frmula
=INDIRECTO($A$3). De esta forma vinculamos la lista con el valor que haya en E2, el cual
se toma de una lista que creamos en el anterior paso.
Como resultado tendremos lo siguiente:
En el archivo de Excel adjunto a este manual est el ejemplo que hemos trabajado aqu.
Reiteramos que los nombres de los rangos de las listas secundarias, deben corresponder
exactamente a los nombres de la lista desplegable principal. Importante anotar que un
nombre de rango no puede estar compuesto por dos palabras separadas. Si el nombre
requiere dos palabras estas deben estar unidas por un guin bajo: Jornada_Diruna, etc., y
as debe llamarse el concepto de la lista principal.
Listas desplegables con rangos dinmicos

Las listas desplegables vistas hasta ahora, se han realizado con un nmero fijo de datos;
12 meses, 5 aos, etc., lo cual supone una seria limitacin puesto que si agregamos un
dato a esa lista, este quedar por fuera de la lista, o si eliminamos un dato, la lista
mostrar un campo vaci poco esttico.
Esta limitacin se resuelve utilizando listas desplegables con rangos dinmicos, es decir
que el nmero de datos mostrados en la lista pueda incrementarse o disminuirse
haciendo que el rango que los contiene cambie continuamente.
Para ello trabajamos con nombres con rangos dinmicos, lo que quiere decir que el rango
se adaptar automticamente a la cantidad de datos que haya.
Por ejemplo supongamos un listado de empleados, el cual puede aumentar o disminuir
cada mes segn los empleados que salen o ingresan.
En nuestro caso la lista de empleados estar en la columna G desde la fila 21 (G21), lista a
la que le asignaremos un nombre de rango el cual ser dinmico.
Para ello vamos a Inicio -> Frmulas -> Asignar nombre a un rango:
Le colocamos el nombre Empleados y la frmula:

=DESREF($G$20;1;0;CONTARA($G$1:$G$65536)), que automticamente tomar el
nombre de la hoja donde est el rango de los datos.
Ahora nos ubicamos en la celda en la que queremos crear nuestra lista desplegable de
empleados, vamos a Inicio -> Datos -> Validacin de datos y creamos una lista con el
nombre del rango dinmico que hemos creado:
Con esto ya tenemos una lista desplegable que se ajustar automticamente segn la
cantidad de datos que existan.
Funciones en Excel
Excel ofrece un importante nmero de funciones para multitud de tareas. Abordaremos
nicamente las que consideramos de mayor utilidad para trabajar con datos relacionados
con contabilidad, finanzas y temas afines.
En Excel las funciones se encuentran en la pestaa Frmulas -> Insertar funcin:
Esta captura de pantalla corresponde a Excel 2007 y la siguiente a Excel 2010:
Al dar clic en Insertar funcin tenemos el siguiente cuadro de dilogo:
All podemos buscar funciones o elegir por categoras, segn nuestras preferencias o
habilidades.
Cuando se escribe en una celda de Excel el signo =, al escribir la primera letra aparece un
listado de funciones para que el usuario elija:
Esta solucin es ms inmediata que la primera, principalmente cuanto sabemos qu

funciones necesitamos.
Funciones financieras
Las funciones financieras, como su nombre lo indica, se encarga de calcular indicadores
financieros, de hacer operaciones financieras de distinta ndole.
Estas funciones son las ms sencillas de utilizar puesto que la ayuda ofrecida Excel es muy
intuitiva.
Cuando se selecciona una de estas funciones desde Insertar funcin en la pestaa
Frmulas, aparece un cuadro de dilogo como el siguiente:
All Excel pide los datos necesarios para completar los argumentos que la funcin requiere
para hacer los clculos requeridos.
Funcin PAGO
La funcin Pago presente en Excel 2007 y Excel 2010 calcula el pago de un prstamo
basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante. La sintaxis de esta
funcin tiene 5 argumentos. El argumento Tasa es el tipo de inters del prstamo; NPER
corresponde al nmero total de pagos del prstamo; va es el valor actual del prstamo o
valor inicial; vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de
efectuar el ltimo pago; tipo es un numero 0 o 1 que indica cuando vencen los pagos, es
decir puede ser un pago vencido o anticipado. Ahora vamos a ver un ejemplo:
A travs de la funcin pago vamos a calcular una serie de pagos uniformes que se hacen
sucesivamente durante determinados periodos de un prstamo. Por ejemplo ac tenemos
que vamos a otorgar 1000 unidades monetarias en prstamo, y la van a regresar en una
serie de 4 pagos, 4 periodos a una tasa del 10%. Grficamente lo podemos ver abajo a la
derecha donde en el periodo 0, vamos a entregar 1000 unidades monetarias, lo indicamos
como negativo, porque est saliendo de nuestro bolsillo. Estas 1000 unidades monetarias
las vamos a retornar en este caso en una serie de 4 pagos iguales durante 4 perodos a
una tasa constante del 10%.
Ahora vamos a hacer el llamado a la funcin PAGO.

Entonces Excel me dice que el valor de los pagos o de las cuotas peridicas van a ser de
$315,47.
Funcin TASA
Siguiendo las funciones financieras en Excel tenemos la funcin llamada tasa, esta frmula
nos sirve para calcular la tasa de inters que se est pagando por un prstamo
considerando lo que viene siendo la cantidad de periodos que estn contratados, de que
monto fue el prstamo que se obtuvo y cuanto es lo que se est pagando por cada uno de
esos periodos.
La formula es muy sencilla, la veremos a continuacin:
Ahora vamos a ver un ejemplo donde se aplica la funcin TASA:
NOTA: El 0 del final de la frmula, quiere decir que el pago de cada uno de los periodos es
al final.
Ahora observamos que para este prstamo de 40.000 unidades, a 36 periodos y pagando
en cada uno de esos periodos 1.569,31 la tasa de inters es del 2%. As es como funciona
la frmula tasa.
Funcin NPER
La funcin NPER tiene la misma sintaxis en Excel 2007 y en Excel 2010, esta funcin
devuelve el nmero de periodos de una inversin basndose en los pagos peridicos
constantes y en la tasa de inters constante. La sintaxis de esta funcin tiene 5
argumentos, 3 obligatorios y 2 opcionales.
SINTAXIS: = NPER (tasa; pago; va; [vf]; [tipo]).
Tasa: La tasa de inters por periodo.
Pago: Es el pago efectuado en cada periodo; debe permanecer constante durante la vida
de la anualidad.
Va: Es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
Vf: Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de efectuar el
ltimo pago.
Tipo: El numero 0 o 1 e indica cuando vencen los pagos.
Veamos el ejemplo prctico de esta funcin en Excel:
A travs de este ejemplo vamos a explicar el uso correcto de la funcin NPER que nos
permite calcular el nmero de periodos de una inversin.
Observamos una tasa del 1,5 %, unos pagos frecuentes de 100 unidades monetarias, un
valor actual de una inversin de 1000 unidades monetarias, ac no tenemos valor futuro y
el tipo le hemos indicado como tipo 0 lo cual quiere decir que el inters se va a pagar al
vencimiento.
La representacin grfica esta abajo a mano derecha, tenemos el valor actual con la flecha
que indica hacia abajo que representa las 1000 unidades monetarias, hacia abajo porque
lo que estamos indicando es que estamos otorgando en prstamo la cantidad de 1000
unidades monetarias, luego vamos a recibir peridicamente hasta un periodo n que es el
que vamos a calcular, unos pagos iguales de 100 unidades monetarias, por lo tanto en
este ejemplo lo que vamos a encontrar es cuantos pagos de 100 unidades monetarias a
una tasa del 1.5% me hacen rendir 1000 unidades monetarias actuales, esto lo vamos a
obtener a travs de la funcin NPER.
Ahora vamos a ver la frmula aplicada:
Podemos ver que Excel me dice con 10.91 periodos de los cuales yo voy a recibir 100
unidades monetarias voy a estar rindiendo 1000 unidades monetarias actuales al 1,5%.
Funcin PAGOINT
Esta funcin nos permite saber qu cantidad del pago que estamos realizando
corresponde a intereses.
SINTAXIS: =PAGOINT (tasa; perodo; nper; va; vf; tipo).
Tasa: Tasa de inters por periodo (puede ser del tipo anual, trimestral o mensual).
Periodo: Periodo para el que se desea calcular el inters. Este debe estar entre 1 el
nmero de periodos totales, NPER.
Nper: Nmero total de periodos de pago en una anualidad.
Va: Valor actual o la suma total de una serie de pagos futuros. Es decir, el valor total
solicitado.
Vf: Valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de efectuar el ltimo
pago. Si Vf se omite, se toma como cero.
Tipo: Vale cero para pago al final del periodo o uno para pagos al inicio del periodo. Si se
omite se toma como cero.
Ejemplo.
En el ejemplo vamos a calcular el inters que se va a pagar por un crdito de 18 millones
con un plazo de 3 aos y lo que queremos hacer inicialmente es calcular el inters que se
pagara en el primer mes.
Nos da el siguiente resultado:
NOTA: Como el valor final lo omitimos por defecto queda igual a 0.

El resultado es el valor del inters que se pagara por ese crdito en el mes numero uno.
Funcin PAGOPRIN
Calcula el capital (principal) incluido en el pago de una cuota determinada de un prstamo
(calculado con el mtodo francs con cuota constante que incluye capital e intereses).
SINTAXIS:
= PAGOPRIN(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo).
Tasa: es la tasa de inters del prstamo (o la inversin). Debe tener la misma unidad de
tiempo que NPER.
Periodo: es el N de periodo (o N de cuota) del que se averigua el capital (principal) que
contiene.
NPER: es el plazo en el que se debe cancelar o amortizar por completo el prstamo. El
argumento NPER tambin se interpreta como el total de pagos o cuotas que se harn para
cancelar el prstamo.
Va: es el valor actual o valor del prstamo (o la inversin).
Vf: es un valor futuro pendiente de pago en caso que no se pague todo el prstamo al
final.
Tipo: se indica 1 si los pagos son al comienzo del periodo o 0 si son al final. Si se omite la
funcin deja 0.
Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo.
Funcin PAGO.INT.ENTRE
La funcin PAGO.INT.ENTRE calcula cual es la parte de intereses comprendidos en una
serie de cuotas determinadas de un prstamo (calculado con el mtodo francs con cuota
constante que incluye capital e intereses).
SINTAXIS:
= PAGO.INT.ENTRE(tasa;nper;va;inicial;final;tipo).
Tasa: es la tasa de inters aplicable al prstamo (o la inversin). Debe expresarse en un
perodo de tiempo similar al que est expresado nper.
argumento nper tambin se interpreta como el total de pagos o cuotas que se harn para
Va: es el valor actual o valor del prstamo o la inversin.
Inicial: es la primera cuota o perodo a considerar.

Final: es la ltima cuota o perodo a considerar.
Tipo: se indica 1 si los pagos son al comienzo del periodo o 0 si son al final. Si se omite la
funcin considera 0
Ejemplo.
Funcin PAGO.PRINC.ENTRE
La funcin PAGO.PRINC.ENTRE calcula cual es la parte de capital (principal) comprendido
en una serie de cuotas determinadas de un prstamo (calculado con el mtodo francs
con cuota constante que incluye capital e intereses).
SINTAXIS:
= PAGO.PRINC.ENTRE (tasa;nper;va;inicial;final;tipo).
Tasa: es la tasa de inters aplicable al prstamo (o la inversin). Debe expresarse en un
periodo de tiempo similar al que est expresado NPER.
argumento NPER tambin se interpreta como el total de pagos o cuotas que se harn para
Va: es el valor actual del prstamo o la inversin.

Inicial: es la primera cuota o perodo a considerar.
Final: es la ltima cuota o perodo a considerar.
Tipo: Se indica 1 si los pagos son al comienzo del periodo o 0 si son al final. Si se omite la
funcin considera 0.
Ejemplo.
Funcin VALOR ACTUAL (VA)

La funcin VA calcula el valor actual de una serie de pagos de importe similar.
SINTAXIS:
= VA(tasa;nper;pago).
Tasa: es la tasa de inters con la que se descontarn los pagos.
NPER: es el total de pagos o cuotas existentes.
Pago: es el importe del o los pagos (se asumen pagos similares).
Ejemplo.
Un empresario analiza la concesin de un negocio cuya duracin est indicada en la celda
E19 y cuyas ganancias anuales se indican en la celda E17. La tasa de inters del dinero es la
de la celda E18. En la celda G19 desea calcular el valor actual del negocio.
A continuacin se presenta la solucin.
Funcin TIR
La funcin TIR calcula la rentabilidad o "Tasa Interna de Retorno" de una serie de cobros y
pagos.
SINTAXIS:
=TIR(valores;[estimar]).
Valores: representan los cobros y pagos (flujos de fondos).
Estimar: esta funcin calcula por "iteracin" por lo que se puede definir una tasa con la
cual comenzar la iteracin. Es opcional, si se omite la funcin comienza a iterar desde 0%.
Ejemplo.
Un inversor evala un negocio. En el rango E17:E21 est la inversin necesaria, los
beneficios esperados y el valor de venta de la inversin. En la celda G18 desea averiguar la
Tasa Interna de Retorno del negocio. A continuacin se presenta la solucin.
Funcin VF
Calcula el valor futuro de una serie de pagos de importe similar.
SINTAXIS:
= VF(tasa;nper;pago).
Tasa: es la tasa de inters con la que se capitalizarn los pagos.
NPER: es el total de pagos o cuotas a realizar.
Pago: es el importe del o los pagos (se asumen pagos similares).
Ejemplo:
Un inversor desea incrementar su riqueza. En la celda E19 se expresa el plazo de su
inversin y en la celda E17 est el monto que podra invertir anualmente. La celda E18
tiene la tasa de inters que ganara. En la celda G18 desea calcular el dinero que tendr al
final de su inversin. A continuacin se presenta la
solucin.
Funcin VF.PLAN
La funcin VF.PLAN calcula el valor futuro de un capital inicial invertido a una tasa de
inters variable.
SINTAXIS:
= VF.PLAN (capital; plan serie de tasas).
Capital: es el monto inicial de la inversin.

Plan serie de tasas: son las tasas de inters variables a las cuales se capitalizar el capital.
Ejemplo.
Un inversor desea realizar una inversin a tasa variable. En la celda E17 se expresa el
monto de la inversin y en el rango E18:E21 estn las rentabilidades anuales aseguradas
por contrato. En la celda G18 desea conocer el valor de su inversin al final del contrato. A
continuacin se presenta la solucin.
Funciones de fecha y hora

Funcin HORA
La funcin HORA devuelve un nmero que representa la hora de un valor hora
determinado.
SINTAXIS:
= HORA (num de serie).
Num de serie: es un valor que contiene una hora o un nmero que representa una fecha.
Tambin puede ser una funcin que devuelva estos valores.
Ejemplo.
En este ejemplo se tiene un valor hora en la celda G18. En la celda E18 se extrae el valor
correspondiente a dicha hora. A continuacin se presenta la solucin.
Funcin AO
Devuelve el ao de una celda que contiene una fecha.
SINTAXIS:
= AO (num de serie).
Num de serie: es un valor o celda de tipo fecha.
Ejemplo.
En el rango F18:F21 se extrae el ao correspondiente para las celdas del rango E18:E21.
Funcin DA
Devuelve el nmero de da de una celda que contiene una fecha.
SINTAXIS:
= DIA(num de serie).
Num de serie: es un valor o celda de tipo fecha o una funcin que devuelva una fecha.
Ejemplo.
En el rango F18:F21 se extrae el nmero de da correspondiente para las fechas del rango
E18:E21. A continuacin se presenta la solucin.
Funcin HOY
Devuelve la fecha actual, segn el reloj interno controlado por tu computador.
SINTAXIS:
= HOY ().
Ejemplo.
Funcin DIAS360
Devuelve la cantidad de das existentes entre dos fechas, basndose en un ao de 360 das
(considera meses de 30 das).
SINTAXIS:
=DIAS360(fecha inicial; fecha final; [mtodo]).
Fecha inicial y fecha final: son valores de tipo fecha o una funcin que devuelva una
fecha.
Mtodo: es un valor lgico que indica el mtodo de clculo. Si ste es FALSO u omitido se
considera para fecha inicial 30. Si el da de fecha final es 31 y el da de fecha inicial es
anterior al 30 el da de fecha final se convierte a 1 del mes prximo, de otra manera el da
de fecha final es 30 del mismo mes.
Si consideracin es VERDADERO: si el da de fecha inicial y fecha final es 31 se convierte en
30.
Ejemplo.
En el rango D18:E21 se tiene una serie de fechas Iniciales y Finales. En el rango F18:F21 se
desea calcular la cantidad de das existentes entre las mismas (considerando meses de 30
das). A continuacin se presenta la solucin.
Funciones matemticas
Funcin CONTAR
Devuelve la cantidad de valores numricos en celdas y/o rangos.
SINTAXIS:
=CONTAR (ref1; ref2;...).
Ref1, ref2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones que devuelvan valores
numricos.
Ejemplo.
Un gerente examina las cantidades de ventas de sus empleados en el rango D18:E25. En la
celda H18 desea obtener la cantidad de vendedores que concretaron ventas. A
continuacin se presenta la solucin.
Esta funcin cuenta las celdas que contienen datos numricos nicamente. Si en el rango
definido hay una celda vaca o con texto, no las tiene en cuenta.
Funcin CONTARA
La funcin CONTARA cuenta los valores que hay en un determinado rango de datos. Esta
funcin tiene en cuenta tanto los valores numricos como los de texto, pero no tiene en
cuenta las celdas vacas.
En este supuesto, en el rango A2:A20 cuenta todas las celdas excepto la A8 que est vaca
y el resultado ser 8 que corresponde a 7 persona y la celda que contiene 0.
Funcin CONTAR.SI
Cuenta valores en un rango, de acuerdo a un criterio determinado. Cuenta cuntos valores
hay segn la condicin dada.
SINTAXIS:
= CONTAR.SI (rango; criterio)
Rango: es el rango que ser evaluado.
Criterio: es la condicin que identificar las celdas a contar en el rango evaluado.
Ejemplo.
Tenemos las ventas realizadas en los diferentes meses del ao y queremos conocer las
ventas que superaron los 10 millones de pesos:
La frmula utilizada:
=CONTAR.SI(B2:B13;">10000000")
Esta frmula cuenta las ventas que cumplen con el criterio definido en la funcin, es decir
los valores que superan los 10 millones de pesos.
Funcin CONTAR.SI.CONJUNTO
Permite contar valores de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados. Se
diferencia de la funcin CONTAR.SI en que esta slo permite un criterio en tano
CONTAR.SI.CONJUNTO permite varios criterios.
SINTAXIS:
= CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,criterio2).
Rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir.
Criterio1: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios1.
NOTA: Esta funcin permite evaluar hasta 127 criterios.
Ejemplo.
En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se

desea calcular las visitas totales realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para la
zona indicada en la celda K6. A continuacin se presenta la solucin.
Si tenemos las ventas realizadas en diferentes meses podramos querer saber las ventas
que estn dentro de un rango de valores, por ejemplo:
La frmula que se ha utilizado es:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B13;">5000000";B2:B13;"<10000000")
Funcin SUMA
La funcin SUMA permite sumar valores.
SINTAXIS:
= SUMA (nmero1, nmero2...).
Nmero1; nmero2...: son valores indicados directamente en la funcin o referencias a

celdas.
Ejemplo.
En el rango D18:F21 se tiene una descripcin de productos, con sus Kilogramos y el
importe pagado por cada uno de ellos. En la celda H18 se desea obtener la suma de los
importes pagados. A continuacin se presenta la solucin.
Funcin SUMAR.SI
La funcin SUMAR.SI realiza la suma de un rango de acuerdo a un criterio determinado.
Esta funcin suma dependiendo de si se cumple una condicin. Es una suma condicionada.
SINTAXIS:
=SUMAR.SI (rango; criterio; [rango suma]).
Rango: es el rango que ser evaluado.
Criterio: es la condicin que identificar las celdas en el rango evaluado.
[Rango suma]: es el rango que contiene los valores a sumar de acuerdo a lo especificado
en el rango de criterio. Es opcional.
Ejemplo.
Supongamos que tenemos una lista de vendedores a los que se les paga por comisin y
queremos saber el monto de comisiones pagados a los trabajadores que vendieron ms
de 1.000.000 y necesitamos en primer lugar identificar cules son los valores que superan
el 1.000.000 en ventas, valores que se encuentran en el rango B1:B10, y luego sumar las
comisiones que le corresponden a esos valores, valores que se encuentran en el rango
C2:C10.
La frmula utilizada: =SUMAR.SI(B2:B10;">1000000";C2:C10)

Funcin SUMAR.SI.CONJUNTO
La funcin SUMAR.SI.CONJUNTO realiza la suma de un rango de acuerdo a uno o varios
criterios determinados.
SINTAXIS:
=SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma, rango_criterios1, criterio1, rango_criterios2,
criterio2).
Rango_suma: es el rango que contiene los nmeros a sumar.
Nota: Esta funcin permite evaluar hasta 127 criterios.
Ejemplo:
En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se
desea calcular las ventas totales realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para
la zona indicada en la celda K6. A continuacin se presenta la solucin.
Vamos a suponer que necesitamos sumar las ventas que realiz un empleado en un da
determinado. En este caso se deben cumplir dos criterios: fecha y nombre del empleado.
Necesitamos saber cunto sumaron las ventas que realiz Pedro el da 07 de octubre de
2011:
La frmula que se ha utilizado es:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D13;B2:B13;"="&FECHA(2011;9;7);C2:C13;"Pedro")
Esta frmula le est diciendo a Excel que sume los valores que se encuentren en el rango
D2:D13 si cumple con los siguientes criterios:
Que pertenezca a la fecha 15 de agosto de 2011: ;=&FECHA(2011;8;15) que se
encuentra en el rango B2:B13 [B2:B13;"="&FECHA(2011;8;15]
Que se llame Pedro, que est en el rango C2:C13 [C2:C13;"Pedro"]
Como se observa, cada criterio que se debe cumplir, va antecedido del rango donde se
encuentra.
Lo primero que se coloca en la frmula es el rango que se ha de sumar. Seguidamente

cada criterio con su respectivo rango.
Excel sumar los valores del rango indicado slo si se cumple con todos los criterios
sealados.
Funciones de redondeo numrico

Excel ofrece una variedad de funciones para redondear nmeros y valores. Recordemos
que para que Excel tomo como referencia los valores redondeados o aproximados, debe
hacerse con frmulas, puesto que si el redondeo o aproximacin se hace eliminando
decimales desde la barra de tarea, el redondeo slo ser de vista y no ser tenido en
cuenta por Excel al hacer los clculos que incluyan ese nmero redondeado.
Las funciones en orden alfabtico son las siguientes:
Funcin ENTERO
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Ejemplo.
Esta funcin puede ser reemplazada por la funcin REDONDEAR.MENOS en la medida en

que siempre aproxima hacia abajo, slo que la primera ofrece ms posibilidades de
configuracin.
Funcin MULTIPLO.SUPERIOR
Redondea un nmero al prximo mltiplo del argumento cifra_significativa, hacia arriba.
Ejemplo.
Funcin MULTIPLO.INFERIOR
Redondea un nmero al prximo mltiplo del argumento cifra_significativa, hacia abajo.
Ejemplo.
Funcin REDONDEA.IMPAR
Redondea un nmero hasta el prximo entero impar.
Ejemplo.
Funcin REDONDEA.PAR
Devuelve un nmero redondeado hasta el nmero entero par ms prximo.
Ejemplo.
Funcin REDONDEAR
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado.
Ejemplo.
Ms detalles sobre esta funcin en Aproximar o redondear valores.
Funcin REDONDEAR.MAS
Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero.
Ejemplo.
Funcin REDONDEAR.MENOS
Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero.
Ejemplo.
Funcin RESIDUO
Devuelve el residuo o resto de la divisin entre nmero y nm_divisor. El resultado tiene
el mismo signo que nm_divisor. Nm_divisor es el nmero por el cual desea dividir el
argumento nmero.
Ejemplo.
Funcin TRUNCAR
Trunca un nmero a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho nmero. Esta
funcin tiene un argumento opcional que permite determinar el nmero de decimales a
dejar adems de la parte entera del nmero.
Ejemplo.
Funcin ALEATORIO
La funcin ALEATORIO devuelve una expresin numrica entre 0 y 1 dependiendo del
azar.
SINTAXIS:
ALEATORIO ()
A esta funcin no se le proporcionan argumentos.
Ejemplo.
En el presente ejemplo se insert la funcin en la celda D18. A continuacin se presenta la
solucin.
Funcin ALEATORIO.ENTRE
Esta funcin genera una serie de nmeros aleatorios no nicos entre dos nmeros
definidos.
Por ejemplo si queremos una serie de nmeros aleatorios entre 1 y 100 la funcin ser:
=ALEATORIO.ENTRE(1;100)
Si queremos un rango amplio de nmeros aleatorios simplemente arrastramos la celda
que contiene la frmula ya sea hace abajo o hacia la derecha.
Funcin K.ESIMO.MAYOR
La funcin K.ESIMO.MAYOR devuelve el mayor valor de una serie de valores,
especificando su jerarqua en ella.
SINTAXIS:
= K.ESIMO.MAYOR(matriz; k).
Matriz: es un rango que contiene valores numricos.
K: es un nmero que indica que se devuelva el primero, segundo, tercero o ensimo valor
ms alto.
Ejemplo.
En el rango D18:D25 se examinan los valores de orden de una matriz. En el rango F18:F25
se desea ordenar sus valores de mayor a menor, sin alterar el orden de los registros
originales. Dicho orden se establece en el rango E18:E25. A continuacin se presenta la
solucin.
Funcin K.ESIMO.MENOR
La funcin K.ESIMO.MENOR devuelve el menor valor de una serie de valores,
especificando su jerarqua en ella.
SINTAXIS:
= K.ESIMO.MENOR(matriz; k).
Matriz: es un rango que contiene valores numricos.
K: es un nmero que indica que se devuelva el primero, segundo, tercero o ensimo valor
ms bajo.
Ejemplo.
En el rango D18:D25 se examinan los valores de orden de una matriz. En el rango F18:F25
se desea ordenar sus valores de menor a mayor, sin alterar el orden de los registros
originales. Dicho orden se establece en el rango E18:E25. A continuacin se presenta la

solucin.
Funcin TRANSPONER
La funcin TRANSPONER devuelve el valor de un rango de forma transpuesta (convierte
filas en columnas o viceversa).
SINTAXIS:
=TRANSPONER (matriz).
Matriz: es la referencia a un rango con ms de una fila y columna, puede contener
distintos tipos de datos.
Ejemplo.
Supongamos que tiene una serie de datos en el rango A2:A11 y quiere colocarlos en el fila
1.
Para ello se ubica en la celda donde se colocar el primer nmero de la columna, por
ejemplo B1 y selecciona tantas celdas como valores tenga en la columna, que segn el
ejemplo sera B1:K1.
Manteniendo el rango seleccionado, en la barra de formulas escribe
=TRANSPONER(A2:A11) y luego presiona de forma simultnea las teclas
CTRL+SHIFT+ENTER, esto debido a que se trata de una formula matricial. Si omite

presionar de forma simultnea estas tres teclas, la funcin no servir de nada.
Como se observa, la frmula ha quedado encerrada entre corchetes debido a que se trata
de una frmula matricial.
{=TRANSPONER(A2:A11)}
Funciones de base de datos

Las funciones de base de datos permiten hacer clculos y operaciones con los datos
contenidos en una tabla o base de datos. Estas funciones son de gran importancia puesto
que ayudan a generar datos, informes y anlisis.
Funcin BDPRODUCTO
La funcin BDPRODUCTO devuelve el producto de valores en una columna o campo de
una base de datos segn una condicin.
SINTAXIS:
= BDPRODUCTO (base de datos; nombre de campo; criterios).
Base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos.
Nombre de campo: es el ttulo de la celda que encabeza la columna en la cual se calcula el
producto. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda
a derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores que se van multiplicar.
Ejemplo.
Un gerente analiza datos de sucursales en el rango A1:D8. Desea calcular el producto de
cantidad de ventas mayores o iguales a lo indicado en la celda G3. A continuacin se
presenta la solucin.
Funcin BDSUMA
La funcin BDSUMA devuelve la suma de los valores de una columna de una base de
datos, segn un criterio.
SINTAXIS:
= BDSUMA(base de datos; nombre de campo; criterios).
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna en la cual se suman los valores.
Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores que se van a sumar.
Ejemplo.
Supongamos un listado de empleados con los productos vendidos y sus respectivos
precios de venta. Necesitamos saber cuntos productos ha vendido un determinado
empleado:
La frmula utilizada: =BDSUMA(A1:D8;C1;G1:G2)

Se toma la base completa de datos incluyendo encabezados o ttulos de columna (A1:D8);

se define el encabezado de columna que nos interesa (C1), en este caso cantidad, y
definimos el rango de criterios de nuestro inters, esto es el nombre de empleado debajo
del ttulo de la columna que lo contiene (G1:G2. G1 contiene el campo y G2 el nombre del
empleado)
Si quisiramos determinar la suma de ms empleados, simplemente lo agregamos a
nuestro rango:
Cmo se observa, el ltimo rango ha pasado de G1:G2 a G1:G3.
Funcin BDCONTAR
La funcin BDCONTAR devuelve la cantidad de valores numricos en una columna o
campo de una base de datos segn una condicin. Al igual que la funcin CONTAR, slo
considera las celda que contienen nmeros, ms no las celdas con texto o vacas.
SINTAXIS:
= BDCONTAR(base de datos; nombre de campo; criterios).
Base de datos: Es el rango donde se ubica la base de datos.
Nombre de campo: es el ttulo de la celda que encabeza la columna en la cual se cuentan
nmeros. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: es un rango que indica cuales son los valores que se van a contar.
Ejemplo.
Se necesita saber cuntas ventas mayores a 200 unidades se han realizado segn la
siguiente base de datos:
Frmula utilizada: =BDCONTAR(A1:D8;C1;G1:G2)

A1:D8 corresponde a la base de datos que nos interesa. C1 es el ttulo del campo
referencia. G1:G2 el rango donde estn los criterios a considerar.
Funcin BDCONTARA
La funcin BDCONTARA devuelve la cantidad de celdas no vacas en una columna de una
base de datos, segn una condicin. Esta funcin, similar a la funcin CONTARA, considera
las celdas que contengan tanto texto como nmero, excepto las celdas vacas.
SINTAXIS:
= BDCONTARA(base de datos; nombre de campo; criterios).
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna en la cual se cuentran celdas no
vacas. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los registros que se van a contar.
Ejemplo.
Se requiere saber cuntas ventas realiz un determinado empleado, es decir, cuntas
veces un empleado X aparece en el rango de datos definido:
Funcin utilizada: =BDCONTARA(A1:D8;C1;G1:G2)

Muy similar a la funcin BDCONTAR; tiene la misma estructura.
Funcin BDMAX
La funcin BDMAX devuelve el mximo valor de una columna de una base de datos, segn
un criterio.
SINTAXIS:
= BDMAX(base de datos; nombre de campo; criterios).
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna de la cual se extrae el mximo
valor. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores a evaluar para extraer el mximo.
Ejemplo.
Se requiere saber cul fue la mayor venta realizada por determinado empleado segn la
siguiente base de datos:
Frmula utilizada: =BDMAX(A1:E8;E1;G1:G2)

El primer argumento corresponde al rango de la base de datos (A1:E8). El segundo
argumento corresponde al ttulo de la columna que contiene los valores a evaluar (E1). El
tercer argumento corresponde al criterio a evaluar, esto es al empleado del que se quiere
conocer su mayor venta (G1:G2).
Funcin BDMIN
La funcin BDMIN devuelve el mnimo valor de una columna de una base de datos, segn
un criterio.
SINTAXIS:
= BDMIN(base de datos; nombre de campo; criterios).
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna de la cual se extrae el mnimo
valor. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores a evaluar para extraer el mnimo.
Ejemplo.
Se requiere conocer cul fue la venta ms baja realizada por un determinado empleado
segn la base de datos siguiente:
Frmula utilizada: =BDMIN(A1:E8;E1;G1:G2)

El primer argumento corresponde al rango de la base de datos (A1:E8). El segundo
argumento corresponde al ttulo de la columna que contiene los valores a evaluar (E1). El
tercer argumento corresponde al criterio a evaluar, esto es al empleado del que se quiere
conocer su menor venta (G1:G2).
Funcin BDPROMEDIO
Devuelve el promedio de los valores de un campo (columna) de registros en una lista o
base de datos que cumple las condiciones especificadas.
SINTAXIS:
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Base_de_datos: es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de
datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son registros y
las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada
columna.
Nombre_de_campo: indica qu columna se utiliza en la funcin. Escriba el rtulo de la
columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las
comillas) que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2
para la segunda y as sucesivamente.
Criterios : es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar
cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de
columna y al menos una celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda
especificar una condicin de columna.
Ejemplo:
Se requiere determinar el promedio de ventas realizada por un determinado empleado
segn la siguiente base de datos:
Frmula utilizada: =BDPROMEDIO(A1:E8;E1;G1:G2)

A1:E8 es el rango de nuestra base de datos. E1 es el ttulo de la columna que se va a
promediar. G1:G2 donde est el empleado que nos interesa. Recordemos que el nombre
del empleado o empleados (criterio), siempre debe estar debajo del ttulo que encabeza la
columna donde estn los criterios (empleados).
Funciones lgicas
Funcin O
La funcin O tiene la misma sintaxis en Excel 2007 o Excel 2010, y se utiliza para devolver
el valor verdadero o falso cuando hace algunas pruebas lgicas, devolver verdadero si
alguno de los argumentos es verdadero por lo menos uno, o devolver falso si todos los
argumentos son falsos.
La sintaxis de esta funcin tiene uno o puede tener hasta 255 valores donde el valor lgico
1 es obligatorio, los otros valores pueden ser opcionales.
SINTAXIS: = O (valor_lgico1; [valor lgico2] ;).
Veamos el ejemplo de la aplicacin de esta funcin en Excel:
Tenemos arriba a la izquierda 4 valores lgicos de verdadero falso verdadero falso,

que vamos a utilizar para explicar la funcin O, ingresamos en la funcin cada uno de los
valores.
Posteriormente al ejecutar la funcin O, observamos que el valor de la funcin nos da

verdadero ya que hay uno o ms valores verdaderos. Ahora vamos a hacer una prueba
con valores numricos ponindolos todos falsos.
Vemos que los 4 valores son falsos, por lo tanto el resultado final ser falso.
Para comprender mejor la utilidad de esta funcin supongamos un ejemplo. A un
empleado se le paga una comisin del 2% si vende sus productos al precio 1 que es ms
elevado que el precio 2. Si vende al precio 2 la comisin ser del 1%, pero adems, una u
otra comisin aplica siempre que la venta sea superior a un determinado valor:
Frmula utilizada: =SI(O(A2>9000000;B2=1);E2;E3)
En este caso hemos combinado o anidado la funcin O con la funcin SI, de manera que si
una de las dos condiciones se cumple, se aplicar el porcentaje correcto.
Funcin Y
La funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas
devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO.
SINTAXIS:
=Y(valor lgico1; [valor lgico2];...).
Valor lgico1; [valor lgico2]: pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en
las cuales se obtenga como resultado un valor lgico tipo VERDADERO o FALSO.
Ejemplo.
En el rango D18:E25 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva
edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor a la indicada en la
celda H18 y menor o igual a la indicada en la celda K18. El resultado deber aparecer en el
rango F18:F25. Veamos la solucin:
La funcin Y tienen una mayor utilidad si la combinamos con la funcin SI, puesto que se
puede imponer una condicin que se ha de cumplir.
Por ejemplo, supongamos que la empresa paga a sus vendedores una comisin del 2% si
realizan una venta superior a determinado monto y la colocan al precio dos que es ms
alto que el precio 1:
En este caso se deben cumplir dos condiciones para que opera la comisin del 2%: Que la
venta sea superior a 9 millones y que se haga al precio 2. Si una de las condiciones no se
cumple, la comisin ser del 1%:
=SI(Y(A2>9000000;B2=1);E2;E3)
Funcin SI
La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin
indicada. Es la tpica funcin condicional.
SINTAXIS:
=SI(prueba lgica; [valor si verdadero]; [valor si falso]).
Prueba lgica: es una comparacin entre dos celdas usando operadores lgicos. Recuerda
que los operadores lgicos son: = (igual), <(menor), >(mayor), <>(distinto), >=(mayor o
igual), <=(menor o igual).
[Valor si verdadero]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es
verdadera.
[Valor si falso]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es falsa.
Los argumentos valor si verdadero y valor si falso son opcionales. Si se omiten la funcin SI
devuelve directamente VERDADERO o FALSO.
Ejemplo.
Un profesor est analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango D17:E25. En el

rango F18:F25 desea que segn la calificacin mnima necesaria de la celda H18, aparezca
un mensaje indicando si el alumno aprob o no. Dichos mensajes estn en las celdas J18 y
J21. A continuacin se presenta la solucin.
Al igual que las funciones O e Y, la funcin SI es ms interesante si la anidamos con otras,

as que plantearemos un supuesto donde se pueda anidar junto con la funcin Y y la
funcin O.
Supongamos que la empresa remunera al trabajador con una comisin segn el valor de
sus ventas y segn el precio con que coloque los productos. Supongamos que la empresa
maneja 2 precios para sus productos, y el vendedor por supuesto tratar de colocar el
producto al precio ms alto, siendo remunerado tambin por ello.
Veamos las condiciones:
Si el trabajador vende ms de 10.000.000 al mes y coloca los productos con el
precio 2, la comisin ser del 10%.
Si el trabajador vende ms de 10.000.000 al mes y coloca los productos con el
precio 1, la comisin ser del 4%.
Si el trabajador vende menos de 10.000.000 pero coloca los productos al precio 2,
la comisin ser del 2%.
Si el trabajador vende menos de 10.000.00 pero coloca los productos al precio 1,
la comisin ser del 1%.
Si el trabajador no hace nada de lo anterior, la comisin ser del 0%.
En los primero dos puntos, existen dos condiciones y las dos se deben cumplir para tener
derecho a la comisin all fijada. Si una de las condiciones no se cumple, no hay lugar a la
comisin sealada. Por ello utilizamos la funcin lgica Y, que le indica a Excel que las dos
condiciones se deben cumplir. Que la venta sea mayor a y que el precio de venta sea
Los puntos 3 y 4, tambin contienen dos condiciones, pero con que se cumpla una de ellas
dar lugar a la comisin pactada. La idea es que el empleado venda ms de 10.000.000 al
mes, pero si no lo hace y coloca los productos a un precio mayor, se le dar una comisin
determinada. All se utiliza la funcin lgica O, que le dice a Excel que aplique la comisin
si una de las dos condiciones se cumple.
El punto 5 nos dice que si no se da ninguno de los supuestos planteados, es decir que el
trabajador no cumpli con ninguno de sus objetivos, no tendr derecho a comisin alguna
y el resultado ser 0.
La frmula para recoger lo anterior ser la siguiente:

=SI(Y(A2>10000000;B2=2);"10%";SI(Y(A2>10000000;B2=1);"4%";SI(O(A2>10000000;B2=2);
"2%";SI(O(A2>10000000;B2=1);"1%";0))))
Aqu hemos supuesto que las ventas estn en la celda A2 y el precio al que se colocaron en
la celda B2.
Con esta frmula en una celda se hacen todos los clculos necesarios y se obtiene el valor
deseado.
Funcin ESERROR
La funcin ESERROR es una funcin lgica que evala si en una celda hay error o si una
frmula genera error. Si hay error, da verdadero, si no hay error dar falso:
En el ejemplo se est dividendo la columna A entre la columna B, y cuando la divisin es

correcta se reporta FALSO porque no hay error, y cuando la divisin es incorrecta puesto
que estamos dividendo entre un cero, el resultado es VERDADERO, puesto que es verdad
que hay un error, que es lo que evala esta funcin.
Esta frmula hace una comprobacin, lo que la hace perfecta para trabajar con funciones
condicionadas, ya que se condiciona un clculo a que haya o no haya error.
Aqu es donde entra la funcin SI, que establece las condiciones que se ha de cumplir para
hacer un clculo u otro.
A un empleado se le entrega una cantidad de materiales (B2) y entrega una x cantidad de

bienes (C2), y para determinar el costo de cada unidad entregada por el trabajador, hay
que dividir B2 entre la columna C.
Como evidentemente en la columna C hay valores en ceros, en la columna D tendremos el
famoso error #DIV/0!, como se puede observar en la imagen de arriba.
Este error detiene el clculo all y no se pueden hacer ms operaciones, por tango hay
que forzar a Excel para que contine a pesar del error.
Por ello la frmula =SI(ESERROR(B6/C6);"Pasar informe";B6/C6)
Le estamos diciendo a Excel que si hay error en la operacin B6/C6 nos escriba un texto
en la celda, y si no hay error, que realice la operacin indicada.
En lugar de indicarle a Excel que escriba un texto en la celda si hay error, le podemos
indicar una operacin alternativa utilizando otro rango de celdas; por ejemplo:
Por ello la frmula =SI(ESERROR(B6/C6); F2*0,20;B6/C6)
Esto nos permitir trabajar sin problemas con celdas que nos den error, o con algunas
funciones o clculos que generan un error, en la medida en que se le puede decir a Excel:
Eso me da error? No importa, continuemos adelante con esto y aquello.
Funciones de texto
Las funciones de texto permiten hacer algunas operaciones con celdas que tienen valores
de texto que en determinadas situaciones pueden resultar tiles.
Funcin CONCATENAR
La funcin CONCATENAR sirve para unir los valores o celdas especificadas.
SINTAXIS:
=CONCATENAR (texto1; texto2;...).
Texto1, texto2,...: son hasta 30 valores o referencias a celdas que se desean unir.
Ejemplo.
En ocasiones, en algn trabajo que desarrollamos en Excel, necesitamos unir los textos de
varias celdas en una sola celda, lo cual podemos hacer fcilmente con Excel.
Supongamos que nos entregan un listado de personas en el que cada celda figura un
nombre o apellido, luego tendramos algo as:
A1 Jos, B1 Fernando, C1 Cuesta y D1 Rojas.
Tenemos cuatro celdas con textos pero necesitamos que el nombre completo de las
personas nos quede en una nica celda, en este caso, en E1.
Hacerlo manualmente implicara tener que copiar y pegar el contenido de cada celda, lo
cual resulta muy poco prctico.
Afortunadamente, Excel cuenta con la funcin CONCATENAR que lo que hace es
precisamente unir en una celda los contenidos de las celdas que se le indique.
En este caso en la celda E1 colocaremos la siguiente frmula:
=CONCATENAR(A1;B1;C1;D1)
El resultado ser:
JosFernandoCuestaRojas.
Este resultado no nos sirve de mucho, por lo que tendremos que agregarle un espacio
entre los nombres, y para ello entre cada celda referenciada agregamos dos comillas ( )
lo cual en Excel significa vaco, es decir un espacio en blanco.
La formula quedar de la siguiente forma:
=CONCATENAR(A1;" ";B1;" ";C1; " ";D1)
El resultado que obtendremos ser:
Jos Fernando Cuesta Rojas
Funcin ESPACIOS
La funcin ESPACIOS elimina los espacios en blanco iniciales y finales de una cadena de
caracteres.
SINTAXIS:
=ESPACIOS (texto).
Texto: es una cadena de texto en la que se eliminan los espacios en blanco al inicio y al
final.
Ejemplo.
Cuando se importan datos a Excel, como los generados por algunos programas de
contabilidad, quedan espacios al final o al inicio de de la palabra, frase o nmero, espacio
que impide posteriormente hacer validaciones.
Estos espacios se pueden eliminar manualmente, pero ese no es el objetivo de Excel. En su
lugar podemos recurrir a una columna adicional donde utilizaremos la funcin ESPACIOS
para eliminar esos espacios sobrantes.
Si los datos estn en la columna A en la B se puede colocar: =ESPACIOS(A2)
Se arrastra la frmula hacia abajo hasta completar el rango requerido.

Como la columna B depender de la A, la columna A se puede ocultar, o la columna B se
puede seleccionar y pegar sobre s mismo pero haciendo uso de la opcin pegado
especial y seleccionando slo valores. En este caso la columna A se puede eliminar pues la
columna B ya no depender de ella.
Funcin EXTRAE
La funcin EXTRAE devuelve una cantidad de caracteres especficos de una cadena de
texto.
SINTAXIS:
=EXTRAE (texto; posicin inicial; nm de caracteres).
Texto: es una referencia a una celda, una funcin que devuelva una cadena de caracteres
o un texto entre comillas al cual se le extrae una cantidad de caracteres indicados por nm
de caracteres.
Posicin inicial: es un nmero que indica la posicin donde comienza la subcadena a
extraer.
Num de caracteres: es un valor que indica la cantidad de caracteres que se extraen a
partir de posicin inicial.
Ejemplo.
Tenemos en una celda el Nit 891005224-9 y queremos extraer su dgito de verificacin.
Si contamos los caracteres que tiene este Nit nos dar 11 contando el guin que separa el
dgito de verificacin.
Como nos interesa sacar el dgito de verificacin, ese ser nuestro punto de partida, y
como slo necesitamos un valor, el dgito de verificacin, el ltimo argumento ser 1:
=EXTRAE(A2;11;1)
Texto: A2
Posicin inicial 11
Nmero de caracteres a extraer: 1
Esta funcin aplica tanto para valores numricos como de texto.
Funcin DERECHA
Devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que el usuario especfica.
SINTAXIS:
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Es otra forma de extraer el dgito de verificacin del Nit o los ltimos valores e un nmero
o dato.
Supongamos otra vez que en la celda A11 tenemos el Nit 891005224-9 y queremos
extraer su dgito de verificacin.
La frmula ser:
=DERECHA(A11;1)
Funcin IZQUIERDA
Devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que especifique el usuario.
SINTAXIS:
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve o extrae del comienzo de un texto o valor el nmero de caracteres que le
indicamos.
Por ejemplo, continuando con el Nit 891005224-9 que tenemos en la celda A11, para
extraer su primer nmero tenemos:
=IZQUIERDA(A11;1)
Si queremos los primeros tres nmeros la frmula ser:
=IZQUIERDA(A11;3)
Funciones de bsqueda y referencia

De las funciones ms importantes tenemos las de bsqueda y referencia, que como su
nombre lo indica, nos permite encontrar datos y ubicarnos en las referencias a la que
pertenecen.
Encontrar datos dentro de una gran base de datos no es tarea fcil, y menos si se han de
cumplir algunos criterios.
Funcin BUSCAR
La funcin BUSCAR nos permite buscar informacin en un rango de datos o matriz de
datos, ya sea de forma vectorial o de forma vectorial o matricial.
Veamos un ejemplo de cmo buscar informacin de forma vectorial.
En primer lugar veamos cul es la sintaxis de esta funcin:
BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparacin; vector_resultado)
Supongamos un listado de empleados que son remunerados mediante el pago de
comisiones segn el precio de venta con que coloquen los productos:
La frmula utilizado es: =BUSCAR(K3;$N$3:$N$5;$O$3:$O$5)

En este caso se busca cada uno de los valores ubicados en la columna K, donde estn los
precios con que cada empleado coloc su producto. Ese valor se busca en dos columnas
diferentes: N3:N5 Y O3:O5, rangos donde estn los precios y sus respectivas comisiones.
Veamos ahora la funcin BUSCAR en su forma matricial.
Para empezar conozcamos cul es la sintaxis de esta funcin:
BUSCAR(valor_buscado; matriz)
Con la misma tabla de empleados vamos a suponer que se les remunera con una comisin
segn el monto de las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado:
La frmula utilizada =BUSCAR(B3;$E$3:$G$7)

Se busca el valor de la columna C dentro del rango que le corresponde en la matriz E3:G7:
Funcin BUSCARV
La funcin BUSCARV que en Excel 2007 Y en Excel 2010 se llama CONSULTAV (Excepto en
el servipack 1), nos permite buscar valores en una base de datos y nos devuelve el valor
asociado al encontrado.
En este caso, Excel no nos busca directamente el valor buscado sino el que se ha asociado
a l.
Supongamos la siguiente nmina:
Tenemos un listado de empleados con los respectivos conceptos de nmina y necesitamos

saber cunto ha devengado un determinado trabajador por concepto de comisiones.
Hacemos uso de la funcin BUSCARV de la siguiente manera:

=BUSCARV(G3;A2:E17;5;0) (Valor a buscar; Rango a buscar;Indicador de columnas)
En G3 est el nombre del empleado del que queremos averiguar sus comisiones. En el
rango A2:E17 est toda nuestra base de datos donde Excel debe buscar. El nmero 5
indica la posicin donde se encuentra el concepto que nos interesa traer respecto al
nombre del empleado o celda referencia.
Ntese que el concepto COMISIONES est en la columna E, que es la nmero 5 respecto a
la columna A que contiene el nombre del empleado. Si el valor a traer fuera el de las horas
extras, colocaramos 4, puesto que estn 4 columnas a la derecha de valor referencia de
bsqueda.
Funcin BUSCARH
La funcin BUSCARH (en Excel 2010 CONSULTAH, Excepto en el servipack 1) es similar a la
funcin BUSCARV, con la diferencia que BUSCARH busca valores que se encuentran debajo
del valor referencia y no a la derecha del valor referencia en BUSCARV.
Supongamos las siguientes cuentas contables con sus respectivos saldos:
Como se observa, estos datos estn por filas, y los resultados asociados a la referencia de
bsqueda estn por debajo de esta.
Por ejemplo, si se quiere determinar cul es el saldo de la cuenta 1435, que est en la fila
de abajo, la frmula es:
=BUSCARH(H2;A1:F2;2;0)
El valor referencia (la cuenta contable) est en la celda H2. La base de datos est en el
rango A1:F2, y la posicin del valor a traer est en la fila 2 con respecto al valor referencia
que est en la fila 1.
La funcin BUSCARH, como se observa en la grfica, busca valores de forma horizontal, no
vertical como la funcin BUSCARV.
Importante recordar que la funcin BUSCARH en Excel 2010 toma el nombre de
CONSULARH.
Funcin COINCIDIR
Excel en cualquiera de sus versiones nos ofrece la funcin COINCIDIR, que puede
resultarnos til en algunas oportunidades, y que tiene un gran potencial al utilizarla en
combinacin con otras funciones.
Trataremos de explicar de la forma ms elemental de qu se trata esta funcin, y para que
nos sirve.
La descripcin que la ayuda de Excel nos da respecto a esta funcin dice:
La funcin COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a
continuacin, devuelve la posicin relativa de ese elemento en el rango.
Lo que hace esta funcin es determinar la posicin de un valor dentro de una base de
datos.
Supongamos por ejemplo que tenemos un listado de 1000 empleados, los cuales al ser
calificados se les asigna una puntuacin. Si luego llega un empleado y quiere saber en qu
lnea est para luego revisar sus datos, con conocer el puntaje que la funcin nos indicar
en que puesto ha quedado.
Ejemplo:
Si necesitamos conocer en qu puesto o fila est el empleado que obtuvo 57 puntos,
colocaremos la siguiente frmula en cualquier parte:
=COINCIDIR(57;B2:B17;0)
57 es el puntaje referencia. B2:B17 es el rango que contiene los datos:
La formula nos dir que este trabajador est en el puesto 6 dentro de la base de datos.
Importante aclarar que esta frmula no nos dice el ranking, sino su lugar dentro de la base
de datos, lo cual es til cuando no se tiene una base de datos organizada u ordenada que
permite hacer una bsqueda amigable. Exactamente como el ejemplo, donde el listado no
tiene ningn orden y es necesario revisar uno a uno manualmente.
Funcin INDICE
La funcin ndice en Excel, poco conocida pero de mucha ayuda en algunos casos, aunque
por s sola no luce muy til, pero combinada con otras permite automatizar un importante
nmero de tareas en Excel.
La funcin INDICE permite extraer un valor ubicado en una celda determinada de un
rango de datos o base de datos.
Para ello debemos indicarle a Excel el nmero de la columna y el nmero de la fila, y Excel
traer el valor que se encuentra en la interseccin de las dos.
Supongamos la siguiente base de datos:
Tenemos una base de datos entre los rangos A1 y C9 (A1:C9).

Necesitamos ahora traer el valor que se encuentre entre la fila 7 y la columna 2 de la base
de datos. La frmula sera:
=INDICE(A1:C9;7;2)
El resultado debe ser 12.764.376 que corresponde a Altamirano Garca Enrique Al,
puesto que ese valor se encuentra en la interseccin de la fila 7 de la base de datos con la
columna 2 (B) de la base de datos.
Ntese que no hablamos de la columna A, B, C, etc., sino del nmero de la columna que
conforman la base de datos. Es nuestro ejemplo nuestra base de datos est conformada
por 2 columnas, y no importa en qu columnas de Excel se encuentre la base de datos.
Igual sucede con las filas, pues no se cuentan las filas de la hoja de Excel, sino las filas que
componen la base de datos.
La primera parte de la frmula indica el rango donde est la base de datos. El primer
criterio corresponde al nmero de la fila y el segundo criterio corresponde al nmero de la
columna. El escribir la frmula Excel le ir indicando los valores a introducir.
Funcin INDIRECTO
La funcin INDIRECTO de Excel es tan potente como difcil de comprender, as que
trataremos de exponerla en su forma ms elemental para esbozar una idea de su
potencial.
La funcin INDIRECTO llama la referencia de una celda que a su vez tiene otra referencia.
Ejemplo. Supongamos que en A2:A9 tenemos una serie de valores y necesitamos sumar
nicamente desde la celda A2 hasta la A5.
En una celda diferente, por ejemplo D2, indicamos la referencia hasta la que queremos
sumar (B5); ahora utilizando la funcin INDIRECTO tendramos:
=SUMA(B2:INDIRECTO(D2))
Le estamos diciendo a Excel que sume desde la celda A80 hasta la celda que hemos
indicado en B2.
Por supuesto podramos haber sumado de la siguiente forma =SUMA(B2:B5), pero en
algunos casos ms complejos (como lo veremos ms adelante), esta forma simplificada de
suma no servir y necesitaremos obligatoriamente utilizar una referencia que contiene
otra referencia, por lo que es importante entender por lo menos el concepto ms
elemental que encierra la funcin INDIRECTO: utiliza una referencia final indirectamente
(en el ejemplo la referencia final es B5, pero no la utilizamos directamente sino que lo
hicimos por medio de la referencia D2 una referencia que nos remite a otra referencia).
Funcin DESREF
Esta funcin devuelve una referencia a un rango que es un nmero de filas y de columnas
de una celda o un rango de celdas. La sintaxis de esta funcin tiene 5 argumentos, 3
obligatorios y 2 opcionales.
SINTAXIS: = DESREF (ref; filas; columnas; [alto]; [ancho]).
Ref: Obligatorio. Es la referencia en la que se desea basar la desviacin.
Filas: Obligatorio. Es el numero de filas, de arriba hacia abajo, al que se desea que haga
referencia la celda superior izquierda.
Columnas: Obligatorio. Es el nmero de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se
desea que haga referencia la celda superior izquierda del resultado.
Alto: Opcional. El alto, en nmero de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta.
El alto debe ser un nmero positivo.
Ancho: Opcional. El ancho, en nmero de columnas, que se desea que tenga la referencia
devuelta. El argumento ancho debe ser un nmero positivo.
Ref es el punto de partida. Es la celda referencia desde donde empezamos el
desplazamiento por filas y columnas segn indiquemos en los otros argumentos de la
funcin.
Por ejemplo: =DESREF(A1;3;2). Le estamos diciendo a Excel que tomando como base la
celda A1 se desplace 3 filas abajo y dos columnas a la derecha:
Como se observa, el resultado trado es el 15, que corresponde a la segunda columna a la

derecha de la A1 y a la tercera fila por debajo de A1.
A la anterior frmula no le agregamos los dos ltimos criterios (alto y ancho), ya que estos
argumentos se utilizan generalmente cuando la funcin DESREF se utiliza en combinacin
con otras frmulas.
Vemos cmo queda combinada con la funcin suma:
Le hemos dicho a Excel que se ubique en la celda A1, desde all avance 2 filas abajo y una
columna a la derecha, posicionndose as en la celda B2, marcada en rojo en la imagen;
luego, en alto y ancho (4;1), le decimos Excel que sume los valores que estn dese B2
hasta 3 filas fila ms abajo, avanzando 1 columna a la derecha desde A1, que no es otra
cosa que indicarle a Excel que sume el rango B2:B6. Si le diramos a la funcin un ancho
de 2, nos sumara el rango B2:C6.
Funciones matriciales
Las funciones matriciales permiten hacer operaciones con datos que ocupan varias celdas
o con rangos extensos de datos. Se pueden hacer operaciones no slo entre celdas sino
entre rangos de celdas, ampliando las capacidades de Excel.
Se denominan funciones matriciales puesto que con ellas se pueden hacer clculos dentro
de una matriz que de otra forma seran poco menos que imposibles.
Funcin SUMAPRODUCTO
SUMAPRODUCTO es la funcin matricial por excelencia, que puede ser ejecutada sin
mayor nivel de complejidad.
La funcin SUMAPRODUCTO permite sumar varios componentes de una matriz
previamente identificados y multiplicados, o dicho de otra forma, permite multiplicar
rangos de una base de datos y luego sumar su resultado segn los criterios asignados.
En su manera sencilla, esta funcin se puede aplicar de la siguiente manera.
Supongamos que necesitamos averiguar cules fueron las ventas de un producto X en un
mes determinado conociendo el precio de los productos y el nmero de productos
vendidos.
Tenemos la siguiente tabla o base de datos en el rango A1:D13:
Se trata de una lista de tres productos vendidos en el primer trimestre.

Necesitamos ahora saber cunto sumaron las ventas de uno de esos productos en un mes
cualquiera del primer trimestre. Supongamos el producto B en el mes de Febrero
=SUMAPRODUCTO((A2:A13="B")*(B2:B13="Febrero")*(C2:C13)*(D2:D13))
La formula hace lo siguiente:
Busca los productos B que hay en el rengo A2:A13
Busca el mes de Febrero que hay en el rango B2:B13
Toma los valores coincidentes o correspondientes a los criterios 1 y 2, busca su
valor correspondiente o asociado en el rango C2:C3 (valor del producto), y luego lo
multiplica por los valores correspondientes a los rangos D2:D13 (cantidades
vendidas) y suma los resultados, que para el ejemplo ser 1,036,500.
En lugar de escribir en la frmula los criterios producto y mes, podemos llamarlos desde
una celda. Suponiendo que el criterio producto est en la celda F3 y el criterio mes est en
la celda G3, la formula quedara de la siguiente forma:
=SUMAPRODUCTO((A2:A13=F3)*(B2:B13=G3)*(C2:C13)*(D2:D13))
Otras formulas matriciales

Existen otras funciones que se pueden utilizar en su forma matricial presionando la tecla
Enter junto con las teclas Shift y Ctrl, accin que envuelve la frmula en unas llaves: {}
Para convertir una funcin comn y corriente a su forma matricial, una vez se definen los
criterios y argumentos, como se ha mencionado el prrafo de arriba, se presionan
simultneamente las teclas shift y ctrl.
Funcin SUMA en su forma matricial
La funcin suma se puede utilizar en su forma matricial para ahorrar algunos pasos en el
clculo de ciertos datos.
Necesitamos averiguar el total de ventas considerando unas unidades vendidas y unos

precios de venta.
Ese dato lo podemos calcular de varias formas, como por ejemplo, creando una columna
adicional para calcular la venta de cada producto y luego sumar los datos de cada
producto, pero ello requiere por lo menos dos pasos, y con la funcin SUMA en su forma
matricial, lo hacemos en un solo paso.
La frmula utilizada: {=SUMA((B2:B8)*(C2:C8))}
Lo que se ha hecho es tratar las columnas de unidades y precio como una matriz y
multiplicar sus rangos entre s y luego sumarlos.
Funcin BUSCARV en su forma matricial
La funcin BUSCARV tiene una interesante forma matricial que nos permite buscar valores
con dos criterios, algo que en su forma normal no es posible.
Supongamos la siguiente tabla de datos:
Necesitamos saber el cdigo de un producto determinado segn el grado de humedad

requerido.
Ntese que hay que buscar dos referencias: Nombre del producto y grado de humedad.
Para ello se utiliza la siguiente frmula:
=BUSCARV(G2; SI(A$3:A$11=G1; B$3:D$11);3)
Luego de introducirla se presiona Enter + Shift + Ctrl
Anidacin de funciones
Algunas de las funciones mencionadas en este manual, abordadas de forma individual no
lucen muy tiles, razn por la cual la anidaremos con otras para tratar de transmitir un
bosquejo de lo que se puede lograr en Excel.
Por ejemplo, veremos cmo una funcin puede ser el argumento de otra, logrando hacer
con ello clculos y operaciones en principio impensables.
Funciones INDICE Y COINCIDIR anidadas

Las funciones INDICE Y COINCIDIR anidadas o combinadas pueden ser muy tiles para
buscar valores dentro de una base de datos.
Tenemos una lista de empleados con sus respectivas ventas en los diferentes das de la
semana.
Supongamos que en un momento dado necesitamos averiguar cules fueron las ventas de
un empleado X en un da Y.
Cuando la base de datos es pequea como la de nuestro supuesto, no hace falta ninguna
formulacin compleja para encontrar el valor de nuestro inters, puesto que a puro ojo
se puede hallar, pero es distinto cuando tenemos miles empleados y los das del mes, por
ejemplo.
Recordemos que la funcin INDICE devuelve el valor que se encuentra en celda de un
rango dado por el usuario, celda que se encuentra en la interseccin de la fila y la
columnas dadas por el usuario. En nuestro ejemplo la interseccin de la fila donde est el
empleado con la columna donde estn las ventas.
La sintaxis de esta funcin es:
INDICE(Rango;Fila;Columna)
El rango donde estn los datos a extraer es $B$2:G$7. La fila la traemos con la funcin
COINCIDIR, lo mismo que la columna.
Recordemos que la funcin COINCIDIR devuelve la posicin o referencia de un de un
valor determinado. De esta forma determinados la fila y la columna que necesita la
funcin INDICE.
El argumento fila se determina de la siguiente manera:
=COINCIDIR($B$10;$A$2:$A$7;0) y da como resultado 6.
El argumente columna se determina as:
=COINCIDIR($C$10;$B$1:$G$1;0) y da como resultado 4
As completamos la estructura de la funcin INDICE:

=INDICE($B$2:G$7;6;4)
Cuando se descompone la funcin no luce tan complicada. Es como ingeniera inversa.
Una buena forma de improvisar para resolver situaciones particulares.
Buscar a la izquierda del valor referencia

La funcin BUSCARV permite encontrar el valor asociado al valor referencia que se
encuentre a la derecha de segundo, ms no un valor que se encuentre a la izquierda.
Supongamos la siguiente base de datos:
Nos piden averiguar a qu empleado pertenece la comisin pagada por valor de 236.671.
Como vemos, el valor referencia es el que est en la celda E1 y el valor asociado que
queremos encontrar est en la columna A, a la izquierda del valor referencia, de modo
que no es posible utilizar la funcin BUSCARV.
Esto lo solucionamos con la combinacin de las funciones INDICE y COINCIDIR; una
muestra ms de lo que estas dos funciones pueden hacer juntas:
=INDICE(A2:A10;COINCIDIR(E2;C2:C10;0))
Funciones BUSCARV y COINCIDIR anidadas

La funcin BUSCARV (CONSULTAV en Excel 2010), en principio slo permite buscar un
valor, pero anidada con la funcin COINCIDIR permite buscar con dos valores o
condiciones.
Vamos a suponer la siguiente tabla de datos con productos y precios de venta segn las
cantidades compradas por el cliente:
Aqu la funcin BUSCARV trabaja con dos valores. Debe buscar el producto elegido por el
usuario segn las unidades solicitadas por el cliente, para lo cual se ha utilizado la
siguiente frmula:
=BUSCARV(H3;A3:F7;COINCIDIR(I3;B2:F2)+1;0)
Recordemos que la sintaxis de la funcin BUSCARV es: (Valor a buscar; Rango a
buscar;Indicador de columnas)
En nuestro ejemplo el valor a buscar esta en H3, el rango a buscar es A3:F7.
=BUSCARV(H3;A3:F7; Falta el indicador de columnas que ser determinado por la
funcin COINCIDIR.
La funcin COINCIDIR determina la posicin de un valor dado dentro de un rango de
datos, es decir que se requiere que el usuario defina el valor del cual se pretende ubicar su
posicin. Es por ello que con esta funcin anidada el usuario puede definir dos valores a
buscar: 1 que requiere la funcin BUSCARV y otro que requiere la funcin COINCIDIR.
COINCIDIR(I3;B2:F2) contiene en I3 la cantidad de productos vendidos que se encuentra
en el encabezado de la tabla: B2:F2, y como esta funcin empieza en la columna B y no en
la A donde comienza la funcin BUSCARV, es preciso sumarle 1 al final para compensar
esa diferencia y as el valor devuelto sea el correcto.
Funciones PRODUCTO y BUSCARV

Hay formas de simplificar aun las tareas ms sencillas en Excel como es el caso de la
aplicacin de una tpica tabla de descuentos.
Supongamos los siguientes datos:
Tenemos unas ventas a las que se les aplica un descuento segn el plazo que el cliente ha
elegido pagar.
Esto podramos solucionarlo con una complicada funcin anidad condicional, pero se
puede hacer de forma mucha ms sencilla si combinamos la funcin PRODUCTO
(Multiplicacin) con la funcin BUSCARV.
=PRODUCTO(B3;BUSCARV(C3;$G$3:$H$7;2;0))
El valor de la venta est en B3, que es el valor a multiplicar. El valor por el que se ha de
multiplicar est en la tabla G3:G7 (Porcentajes de descuentos segn concepto), y se
determina segn el valor que haya en la columna C (Forma de pago).
Funciones BUSCARV, BUSCARH y SUMAPRODUCTO

Vamos a suponer un caso en el que se pueden anidar las funciones Buscarv, Buscarh y la
funcin matricial Sumaproducto.
Se trata de una nmina donde se paga una bonificacin segn la antigedad del
trabajador en la empresa, y contiene sueldo bsico que se toma de una tabla de sueldos
segn el departamento al que pertenece el empleado, adems de tomar las comisiones y
horas extras de otra tabla de liquidacin las que se sumarn al sueldo bsico para el
clculo de la bonificacin.
Tenemos luego la siguiente tabla:
En principio, para calcular la bonificacin se utiliza la siguiente frmula:

=SUMAPRODUCTO((($C$10:$C$15)=C5)*BUSCARV(C5;$C$10:$D$15;2;0)*BUSCARH(E5;$
C$1:$G$2;2;1))
$C$10:$C$15=C5 corresponde al rango de los departamentos y sus sueldos. C5
corresponde al departamento que ha de buscar dentro de ese rango para extraer el
sueldo que corresponde al departamento al que pertenece el empleado.
BUSCARV(C5;$C$10:$D$15;2;0) es la frmula que traer el suelo segn departamento.
BUSCARH(E5;$C$1:$G$2;2;1) es la frmula que busca el porcentaje de bonificacin segn
la antigedad que figura en E5.
Y por ltimo la funcin SUMAPRODUCTO que se encarga de hacer el clculo matricial:
Sueldos por porcentajes de bonificacin; el primero extrado por la funcin Buscarv y el
segundo extrado por la funcin buscarh.
Pero resulta que la anterior frmula slo extrae el sueldo bsico, faltando los conceptos
de horas extras y comisiones que estn en otra tabla, de suerte que es necesario mejorar
la frmula para incluir esos conceptos en la base para el clculo de la bonificacin que es
nuestro objetivo.
Las horas extras se extraen con la frmula BUSCARV(A5;I2:M17;4;0) debido a que se
encuentran en una fila.
Las comisiones se extraen con la frmula BUSCARV(A5;I2:M17;5;0)
Estas frmulas debemos incorporarlas a la frmula que extrae el sueldo bsico, quedando
as:
(BUSCARV(C5;$C$10:$D$15;2;0)+BUSCARV(A5;I2:M17;4;0)+BUSCARV(A5;I2:M17;5;0))
Y la frmula completa queda as:

=SUMAPRODUCTO((($C$10:$C$15)=C5)*(BUSCARV(C5;$C$10:$D$15;2;0)+BUSCARV(A5;I2:
M17;4;0)+BUSCARV(A5;I2:M17;5;0))*BUSCARH(E5;$C$1:$G$2;2;1))
Sin duda que con columnas auxiliares estas frmulas se pueden hacer ms cortas en la
medida en que los clculos se pueden fraccionar; slo hemos querido complicarla para
resaltar lo que se puede hacer con la anidacin de de funciones.
En el archivo de Excel que acompaa este manual est el ejemplo completamente
funcional.
Funciones ESERROR y BUSCARV

Utilizaremos estas dos funciones anidadas para buscar valores en ms de una tabla o
rango de datos.
Por regla general la funcin BUSCARV se utiliza para buscar datos en una matriz o rango
determinado, pero tambin es posible utilizar para buscar valores que pueden estar en
rangos diferentes, en tablas diferentes.
Veamos la siguiente situacin:
Tenemos dos tablas. Una contiene los empleados que trabajan en jornada diurna y otra
contiene los empleados que trabajan en la jornada nocturna.
Supongamos que necesitamos averiguar el sueldo de un empleado cualquiera, que puede
estar en una u otra tabla. Necesariamente tendremos que buscar en las dos tablas.
Para ello haremos uso de la funcin ESERROR en su forma condicin junto con la funcin
BUSCARV anidada:
=SI(ESERROR(BUSCARV(B3;E2:F7;2;0));BUSCARV(B3;H2:I7;2;0);BUSCARV(B3;E2:F7;2;0))
Se le ha dicho a Excel si hay un error al buscar en el rango E2:F7, que busque en el rango
H2:F7, y que si no hay error, que vuelva a buscar en el rango E2:F7.
Se podran seguir anidando funciones para buscar en tres o ms tablas; las posibilidades
son muchas.
Consulte cmo hacer algo similar con la funcin SI.
Mensajes de error ms frecuentes y como evitarlos o solucionarlos

#Nombre?
Se produce cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
Cmo evitarlo o solucionarlo.
- Se ha utilizado un nombre que no existe.
Asegrese de que el nombre existe. En el men Insertar, elija Nombre y, a continuacin,
haga clic en Definir. Si el nombre no aparece en la lista, agrguelo mediante el comando
Definir.
- Error al escribir el nombre.
Compruebe la ortografa. Seleccione el nombre en la barra de frmulas, presione F3, elija
el nombre que desea utilizar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
- Se ha utilizado un rtulo en una frmula sin que est permitido el uso de rtulos.
Permita el uso de rtulos. En el men Herramientas, elija Opciones y, a continuacin,
haga clic en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificacin Aceptar
rtulos en las frmulas.
- Se ha cometido un error al escribir el nombre de una funcin.
Corrija el error ortogrfico. Inserte el nombre correcto de la funcin en la frmula
haciendo clic en Funcin en el men Insertar.
- Se ha escrito texto en una frmula sin poner el texto entre comillas (Excel tratar de
interpretar la entrada como un nombre, aunque se haya querido escribir como texto).
Escriba el texto de la frmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente frmula
inserta la porcin de texto El importe total es en el valor de la celda B50:
=El importe total es &B50.
- Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango.
Asegrese de que en todas las referencias del rango de celdas en la frmula utilizan dos
puntos (:); por ejemplo, SUMA(A1:C10).
- La referencia a otra hoja no est entre comillas simples.
Si la frmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de clculo u otros libros y el
nombre del otro libro o de la otra hoja de clculo contiene un carcter no alfabtico o un
espacio, se deber escribir su nombre entre comillas simples ( ).
#VALOR!
Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto.
Se ha escrito texto y la frmula requiere un nmero o un valor lgico, como VERDADERO
O FALSO.
Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegrese de que la frmula
o la funcin es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a
las que hace referencia contienen valores vlidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un
nmero y la celda A6 contiene el texto No disponible, la frmula =A5+A6 devolver el
error #VALOR!.
- Se ha proporcionado un rango a un operador o a una funcin que requiere un nico
valor, no un rango de valores.
- Cambie el rango para que slo tenga un valor.
- Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la
frmula.
#DIV/0!
Se produce cuando se divide un nmero por cero (0).
- Se ha escrito una frmula que contiene una divisin explcita por cero (0), por ejemplo,
=5/0.
Cambie el divisor por un nmero que no sea cero.
- Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene
un cero como divisor.
Nota. Si el operando es una celda en blanco, Excel interpreta el blanco como cero.
- Cambie la referencia de celda a otra celda.
- Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor.
- Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiar
el resultado de la frmula por #N/A de #DIV/0! para indicar que el valor del divisor no
est disponible.
- Evite que se muestre el valor de error, utilizando la funcin de hoja de clculo SI. Por
ejemplo, si la frmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice
=SI(B5=0;";A5/B5). Las dos comillas representan una cadena de texto vaca.
- Compruebe que el divisor en la funcin o en la frmula no es ni cero ni se ha dejado en
blanco.
#ref!
Se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
- Se han eliminado celdas a las que hacan referencia otras frmulas o se han pegado
celdas movidas sobre otras a las que se haca referencia en otras frmulas.
Cambie las frmulas o restablezca las celdas de la hoja de clculo eligiendo Deshacer
inmediatamente despus de eliminarlas o pegarlas.
- Se ha utilizado un vnculo a un programa que no est en funcionamiento.
Inicie el programa.
- Se ha intentado vincular a un tema de intercambio dinmico de datos (DDE), como
sistema, que no est disponible.
Asegrese de que est utilizando el tema DDE correcto.
- Se ha ejecutado una macro que introduce una funcin que devuelve #REF!.
Compruebe si un argumento de la funcin hace referencia a una celda o rango de celdas
no vlido. Por ejemplo, si la macro introduce una funcin que hace referencia a una celda
situada sobre la funcin y la celda que contiene la funcin est en la fila 1, se devolver
#REF! debido a que no existen celdas sobre la fila 1.
#####
Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha
o una hora negativa.
El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido.
- Aumentar el ancho de la columna Seleccione la columna, elija Columna en el men
Formato, haga clic en Ancho y, a continuacin, escriba un nmero.
- Reducir el contenido para ajustarlo a la columna Seleccione la columna, haga clic en
Celdas en el men Formato, elija la ficha Alineacin y, a continuacin, active la casilla de
verificacin Reducir hasta ajustar.
- Aplicar un formato de nmero diferente En algunos casos, se puede cambiar el formato
de nmero de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, disminuya
el nmero de decimales despus del separador decimal.
Auditoria de formulas
La auditora de frmulas es una herramienta que ofrece la posibilidad de hacer
seguimiento a las frmulas implementadas en una hoja de trabajo con la finalidad de
detectar el origen de un error o incluso para comprobar el funcionamiento de algn
clculo en especial.
Esta herramienta se encuentra en la ficha Frmulas y tiene el siguiente aspecto en Excel
2007:
Y en Excel 2010:
All podemos observar las diferentes opciones que se pueden utilizar para auditar o
rastrear nuestras frmulas.
Comprobacin de errores
La comprobacin errores hace que Excel nos muestra un cuadro de dilogo en el que nos
muestra la frmula y el posible error que contiene.
Por ejemplo para un error #N/A de la funcin SUMAPRODUCTO:
Si tenemos el error #DIV/0! Excel nos dice:
Y as con cada tipo de error que se nos presente.

Prcticamente Excel nos llevar de la mano en la identificacin y posible solucin del error
que nos surge.
Rastrear precedentes
Nos permite rastrear las celdas o rangos de celdas que alimentan nuestra frmula:
En este ejemplo tenemos la funcin Buscarv y Excel nos seala con una fecha las celdas
que estn alimentando o afectan nuestra frmula, y nos enmarca tambin el rango de
datos completos que hacer parte de la frmula.
Este es un caso de una frmula mucho ms compleja. Aqu resulta de gran utilidad que
Excel nos marque todas las celdas que estn afectando nuestra frmula, lo que puede ser
til para comprenderla, replantearla o complementarla.
Rastrear dependientes
Esta opcin nos permite marcar las celdas que nuestra frmula est afectando o
alimentando.
Con ella identificamos qu celdas o frmulas sern afectadas por la que estamos
revisando:
En este caso, para rastrear las celdas o frmulas dependientes no hace falta que la celda
activa contenga una frmula. Con que tenga cualquier tipo de datos que otra celda est
utilizando, es suficiente para marcarnos el camino.
En el ejemplo de la grfica vemos que la celda activa es utilizada por las celdas D5 y F5
para realizar sus clculos.
Podemos seguir marcando dependientes hasta completar todo un mapa de nuestra hoja
de trabajo:
Mostrar frmulas
Esta opcin hace que Excel muestre toda la frmula de la hoja de trabajo. Hace visible las
frmulas de todas las celdas que las contengan:
Esto nos permite tener un panorama global de las funciones que estamos utilizando, algo
que en ocasiones puede tener utilidad cuando nos perdemos en tantas formula extensas y
complejas.
Evaluar frmula
Excel presenta un cuadro de dilogo en donde hace una especie de evaluacin de cada
una de las partes de la frmula y presenta algunos comentarios que puede en algn
momento ser de utilidad.
Si damos clic en Paso a paso para entrar tenemos algo as:
All nos muestra la frmula que contiene su celda precedente que tambin podemos
evaluar.
Ventana inspeccin
Nos permite agregar a una ventana siempre visible una o varias frmulas para
inspeccionar, de manera tal que en la medida que ingresamos datos o hacemos cambios a
la hoja de trabajo, automticamente se visualizan los efectos que esos cambios tienen en
los resultados que calculan las frmulas inspeccionadas.
Si se cambia algn valor que afecta el resultado de la frmula, este cambia en tiempo real,
lo que nos permite evaluar los efectos que tienen los cambios que se van presentando en
la medida en que vamos trabajando.
Si en alguna de las frmulas inspeccionadas aparece un error por cuenta de las
modificaciones que hemos hecho en la hoja de trabajo, el error salta automticamente en
la ventana de inspeccin:
Esta opcin de de gran utilidad porque nos alerta visualmente de los errores en que
hayamos incurrido, error que han dado al traste con nuestras complicadas frmulas.
Operaciones con datos Excel 2010

Excel se diseo bsicamente para trabajar con datos, con muchos datos. Para gestionarlos
de la forma ms eficiente y precisa.
A continuacin se exponen las herramientas y funciones ms importantes que permiten al
usuario trabajar con datos complejos y llegar a soluciones prcticas, giles y de gran
utilidad para el anlisis de datos.
Este captulo por ser quizs el ms importante ha sido desarrollado en Excel 2010, la
versin ms avanzada de Excel. A continuacin desarrollamos el mismo tema pero para
Excel 2007.
Consolidar Datos
Muchas veces y dependiendo de la actividad que desarrollemos, nos encontraremos con
que tenemos muchos archivos con la misma estructura en la informacin, por ejemplo
ventas por mes o inventario por ao o el detalle de las cuentas del PUC, entre otros.
Comnmente, esta informacin se debe consolidar a manera de hacer los anlisis
respectivos y para ello, en MS Excel existe un comando que puede realizar dicha
operacin de manera eficiente, hacemos referencia en este caso al comando Consolidar.
Veamos a continuacin una breve descripcin de cmo emplear este til comando para
consolidar datos de varios libros en uno solo.
El comando Consolidar lo hallamos en la Cinta de opciones dentro de la ficha Datos en la
seccin Herramientas de datos:
Ahora veamos de qu manera aplicar el comando mediante un ejercicio.

Supongamos que tenemos las ventas de tres asesores de vehculos y la suma del total de
las ventas se calculan a partir de los datos de tres hojas diferentes. Es en esta parte donde
entra la utilidad del comando Consolidar pues mediante el mismo, vamos a obtener los
totales de la suma de las ventas de todos los asesores en una sola hoja.
Contamos con las siguientes hojas:
VentasWilli
VentasOscar
VentasLuis
Debemos contar con una nueva hoja de Excel y la llamaremos VentasTotal para hacer el
procedimiento y preferiblemente debe tener el mismo encabezado que las dems hojas
El primer paso que debemos realizar es posicionarnos en la celda a partir de donde
queremos que se consoliden los datos en la hoja VentasTotal para este caso
seleccionamos la celda B2 ya que es donde inicia el rango que vamos a tomar en cuenta
en las dems hojas, lo vemos mediante la siguiente imagen:
En seguida vamos a la Cinta de opciones y en la ficha Datos, seccin Herramientas de

datos seleccionamos el comando Consolidar en donde aparecer el siguiente cuadro de
dilogo:
Explicamos algunos detalles que debemos conocer de las opciones disponibles en el

cuadro de dilogo:
Por defecto en Funcin dentro de la lista desplegable aparece la funcin Suma para este
caso se deja tal cual ya que se est buscando una sumatoria total de ventas realizadas por
los tres asesores; no obstante adicionalmente disponemos de 10 funciones ms con las
que podemos trabajar.
En el Campo Referencia es a partir de donde vamos a seleccionar el rango celdas de los
otros libros que deseamos consolidar.
En Todas las referencias vamos a visualizar la totalidad de las referencias vayamos
agregando al libro.
El Botn Agregar permite agregar una referencia y el botn Eliminar permite suprimir una
referencia seleccionada.
En Usar rtulos: Aparecen dos casillas de verificacin en este cuadro de dilogo,
indicativos de la inclusin de rtulos en la fila superior y/o en la columna izquierda, ya que
se pueden dar los dos casos de manera simultnea. Al marcar estas casillas estamos
informando al programa que no deseamos que los datos incluidos en la fila superior y/o
en la columna izquierda se tengan en consideracin a la hora de realizar las operaciones
correspondientes.
En Crear vnculos con los datos de origen: Es importante activar esta casilla si queremos
que los datos originales queden vinculados con los datos consolidados, de manera que si
en las hojas que contienen los datos de origen se realiza algn tipo de modificacin, la
hoja resumen actualizar los datos consolidados en la medida que sea necesario. Tambin
esta opcin crea en la hoja consolidada un esquema que permite identificar el origen de
cada uno de los datos consolidados, es decir, de dnde proviene ese dato de resumen en
concreto, lo que permite hacerles un seguimiento y tal vez entender mejor el resultado.
Una vez revisados estos puntos procedemos a realizar la consolidacin de los totales. Con
el cuadro de dilogo abierto en el campo Referencia vamos a seleccionar el rango de las
celdas que deseamos consolidar de la primera hoja VentasWilli a partir de la celda B2
hasta la celda G4 tal como se ve en la imagen anexa:
Luego seleccionamos el botn Agregar dentro del cuadro de dilogo, y vamos a repetir
exactamente pero haciendo referencia a las dos hojas restantes VentasOscar y VentasLuis
quedando el campo Todas las referencias tal como lo mostrado en la siguiente imagen:
Las casillas Fila Superior, Columna izquierda no la vamos a seleccionar para la

consolidacin de estos valores.
Por ltimo hacemos clic en el botn Aceptar y los resultados se consolidarn de manera
exitosa en la hoja VentasTotal.
Tambin se puede utilizar este comando con informacin contenida en otros archivos.
El comando Consolidar es de suma utilidad ya que si tenemos un gran nmero de hojas y
libros y queremos consolidarlos todos en uno solo el mismo nos ofrece la posibilidad de
hacer esta operacin.
Agrupar y Esquema
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de mayor
trascendencia del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en
un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rtulo en la primera
fila, contiene informacin similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.
Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de clculo, de forma
que la informacin se pueda ver con ms o menos detalle. Un esquema en Excel puede
contar con varios niveles de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de
la hoja de clculo.
Los smbolos caractersticos para contraer o expandir los niveles de un esquema son el
ms (+) y el menos (-), los cuales se presentan en unas barras especiales en la parte
superior izquierda de la hoja de clculo.
Antes de crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.
Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema.
Los datos deben tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles; por
ejemplo queremos ver las ventas realizadas por la matriz principal adems de sus
sucursales.
Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estn
juntas. Es decir que no se debe mezclar informacin.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel:
1. Manual
2. Automtica
Observemos primero la Manual:
Para el ejercicio contamos con la informacin de ventas de una inmobiliaria por tipo de
inmueble, Zona y cada uno de los meses de un ao:
Ahora bien, como el objetivo es reflejar los conceptos ms importantes o de mayor

trascendencia de la informacin, es mejor para el anlisis de los datos, contar con las
cifras con corte Trimestral; as que el primer paso es insertar una columna al lado derecho
del cierre de cada trimestre y sobre esta nueva columna hacer la suma de las ventas de los
inmuebles de los tres meses correspondientes a cada trimestre; por ltimo tambin
calcularemos el resultado total del Ao a partir de los subtotales que calculamos para
cada trimestre. El resultado es el siguiente:
Muy bien, una vez hecho ste paso, vamos a realizar el esquema de forma manual. La idea
es agrupar los meses para cada trimestre para que solo se visualice los subtotales de cada
trimestre. Para ello, nos ubicamos en el encabezado de las columnas de los tres primeros
meses del ao (en el ejemplo, las columnas C, D y E) y las seleccionamos, luego de la Cinta
de opciones dentro de la ficha Datos en la seccin Esquema ubicamos la herramienta
Agrupar; con esto veremos unas barra especial en la parte superior de la hoja con un signo
menos (-) al final de la barra; si damos clic a este signo menos (-) se contraern las
columnas que seleccionamos con los tres primero meses del ao a modo de Agrupacin
quedando visible solo la columna con el total del trimestre que calculamos en el paso
anterior. Este paso lo repetiremos con los otros tres trimestres restantes. El resultado es
el siguiente:
Cuando se presente el signo Mas (+) en la barra especial de agrupamiento significa que
hay columnas agrupadas a la izquierda; al dar clic a este signo Mas (+) se visualizan las
columnas que estaban agrupadas y el signo cambia a Menos (-). Tambin observemos que
al lado izquierdo de la hoja en paralelo con las barras especiales de agrupacin, aparecen
dos nmeros, 1 y 2:
Estos indican los niveles de agrupacin que tengamos en la hoja, donde el 1 corresponde a
los totales trimestrales y el 2 a los valores por mes; dando clic en cada uno de ellos se
activan o desactivan (visualizan o se ocultan) las columnas dependiendo del nivel.
Este ordenamiento por niveles indica que podemos hacer ms agrupaciones de la
informacin (en caso de que los datos as lo permitan) y tener los datos cada vez ms
agrupados. As que vamos a hacer una agrupacin ms, para que los totales de cada
trimestre queden agrupados dentro de la columna Total Ao. Para lograr esto,
seleccionaremos todas las columnas que estn a la izquierda de la columna Total Ao y
realizamos el mismo procedimiento anterior. El resultado es el siguiente:
Observemos que ahora el nmero de niveles es de 3, donde el 1 corresponde al Total Ao,

el Nivel 2 corresponde a los Totales de cada trimestre y el Nivel 3 corresponde a los
valores Mensuales.
El mismo trabajo lo podemos realizar sobre las filas, totalizando las ventas por Tipo de
Inmueble y luego el Total de todos los inmuebles. El resultado es el siguiente:
Muy bien, esta es la forma Manual de trabajar Agrupacin y esquema, sin embargo la
mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que
tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel pueda crear automticamente el esquema:
Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos
obligados a definir el esquema manualmente.
En nuestro ejercicio, las columnas que tienen los subtotales por trimestre y las filas que
tienen los subtotales por Inmueble cumplen los requisitos, de modo que podemos
trabajar sobre el ejercicio; as que partiendo de la siguiente estructura de la informacin
realizaremos el Autoesquema:
Nos ubicamos en cualquier parte de la tabla y luego de la Cinta de opciones dentro de la

ficha Datos en la seccin Esquema ubicamos la herramienta Agrupar y desplegamos las
opciones dando Clic en la flecha pequea que se encuentra en la parte inferior del botn y
de la lista que se despliega seleccionamos la opcin Autoesquema:
Como vemos, Excel identific el esquema que establecimos en el informe y agrupo los
datos de acuerdo a este esquema; el trabajo que realizamos manualmente y uno a uno en
todas las agrupaciones que necesitamos, Excel las realiz con un solo Clic.
Manejo de Subtotales
En el ejercicio anterior, para utilizar la herramienta de agrupacin y esquema, fue
necesario insertar filas para tener los Subtotales de cada tipo de Inmueble, sin embargo
Excel puede calcular automticamente estos valores de subtotales y de totales generales;
adems cuando se insertan subtotales automticos, Excel tambin esquematiza la lista
para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal tal y como lo
realizamos en el ejercicio anterior.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales
se desea calcular, lo cual en nuestro ejercicio corresponde a la tabla de datos inicial a la
que no le habamos insertado las filas de los subtotales, es decir:
Para que Excel inserte los subtotales, primero seleccionamos las celdas que contienen los
datos, en nuestro caso seleccionamos toda la tabla y luego de la Cinta de opciones dentro
de la ficha Datos en la seccin Esquema damos Clic a la herramienta Subtotal:
Se abre la siguiente ventana de opciones:
Para cambio en: En este campo Excel carga los rtulos de las columnas de la tabla de
datos que seleccionamos, as que debemos elegir la columna en la que vamos a basar los
subtotales y de acuerdo como tenemos la informacin lo haremos por cada Tipo de
Inmueble.
Usar funcin: Es para seleccionar el clculo de resumen que vamos a realizar; contamos
con las siguientes operaciones: Suma, Cuenta, Promedio, Mximo, Mnimo, Producto,
Contar Nmeros, Desvest, Desvestp, Var y Varp.
Agregar subtotal a: Excel carga los rtulos de las columnas de la tabla de datos que
seleccionamos, as que debemos elegir las columnas en la que vamos a aplicar los
subtotales.
Reemplazar subtotales actuales: Esta casilla de verificacin la utilizamos para indicar que
en caso que ya tengamos subtotales en nuestra tabla, los reemplace por el nuevo clculo
que vamos a realizar.
Salto de pgina entre grupos: Esta casilla de verificacin la utilizamos en caso que
deseemos organizar la hoja de datos con saltos de pgina (opcin en la vista de impresin)
Resumen debajo de los datos: Esta casilla de verificacin se utiliza en caso que tambin
deseemos ver el total general de todos los datos.
Y bien, para nuestro ejercicio, le indicaremos a Excel que necesitamos ver Subtotales de
Suma a cada tipo de Inmueble y el total general para todos los meses:
Y el resultado es el siguiente:
Como vemos, Excel agreg las filas para incluir los Subtotales por cada Tipo de Inmueble,
el total general y para cada uno de los meses tal y como se lo indicamos.
Podemos incluir ms Subtotales en caso de necesitar otras operaciones; por ejemplo si
queremos ver tambin los Subtotales por promedio, realizamos el mismo procedimiento
anterior pero seleccionamos la operacin Promedio de la opcin Usar funcin y

desmarcamos la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales:
Vemos cmo Excel insert otras 4 filas ms para los Subtotales con clculo de Promedio y
tambin vemos un nivel ms en el Esquema de la hoja.
Plantillas en Excel
Una plantilla Excel es un documento pre formateado para su uso desarrollado en una hoja
de clculo de Excel. Las plantillas organizan el contenido y clculos del documento,
permitiendo que se puedan personalizar y guardar.
Una plantilla Excel agiliza el trabajo de reproduccin de documentos similares o idnticos;
son utilizadas para llevar un control detallado de presupuestos, gastos, comisiones sobre
ventas, Flujos de caja, inventarios, provisiones, etc. permitiendo obtener resmenes de
informacin desde diferentes puntos de inters. Una plantilla Excel puede contener
frmulas, macros, grficos, cabeceras, etc.
As que dependiendo de la necesidad que tengamos para la administracin de
informacin, podemos recurrir a las plantillas que ya estn predefinidas en Excel o en caso
de requerir un trabajo ms especfico podemos crear nuestras propias plantillas.
Abriendo una plantilla predeterminada en Excel: vamos a suponer que deseamos hacer
un seguimiento mensual a nuestros ingresos y gastos con el objetivo de revisar donde
debemos hacer esfuerzos en disminuir gastos o si debemos aumentar los ingresos. Claro
que podemos partir desde cero en una hoja de clculo de Excel, sin embargo este tipo de
necesidades ya estn preestablecidos desde las Plantillas.
Podemos partir de un archivo de Excel y damos clic en Archivo, luego, de la lista que se
despliega seleccionamos la opcin Nuevo y es aqu donde encontraremos cantidad de
Plantillas ordenadas por categoras o tambin tenemos la posibilidad de buscar ms
Plantillas alojadas en Office.com. Para nuestro ejemplo, vamos a abrir una plantilla de
presupuestos domsticos:
Crear una Plantilla: En caso que utilicemos con frecuencia un mismo diseo en estructura
de informacin en una hoja de clculo de Excel, podemos definir esta hoja como una
plantilla.
Para el ejemplo, tomaremos la hoja de Ventas_Inmobiliarias del tema anterior y la
guardaremos como Plantilla suponiendo que utilizaremos para el siguiente ao el mismo
diseo de la hoja con los Esquemas y Subtotales que ya realizamos. Primero borraremos
los datos de la tabla de ventas inmobiliarias pero no modificaremos las Columnas y Filas
en las que se realizan los clculos por trimestre y por tipo de inmueble para que cuando
utilicemos la plantilla con la informacin del siguiente ao, los clculos se realicen
automticamente. Luego nos vamos por Archivo y damos Guardar Como. En la ventana
de dilogo que aparece asignamos el nombre a la Plantilla y luego en la opcin Tipo,
seleccionamos la opcin Plantilla de Excel (*xltx) y por ltimo Guardar.
La plantilla se coloca automticamente en la carpeta Plantillas para asegurar que estar

disponible cuando se requiera usarla para crear un nuevo libro:
Tablas de datos
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las
dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos; de
hecho tambin se denominan listas de base de datos.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
Ordenar la los registros.

Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos.
Para realizar los ejercicios con los que trabajaremos el tema de Tabla de Datos,
utilizaremos una base de datos de las ventas de una Inmobiliaria con el siguiente detalle:
Referencia
Fecha Venta
Tipo
Operacin
Provincia
Superficie (M2)
Precio Venta
Vendedor
Crear una tabla

Para crear una tabla nos ubicamos en cualquier celda que contiene los datos y de la Ficha
Inicio, Grupo Estilos, seleccionamos la herramienta Dar formato como tabla.
Tambin se puede hacer desde la Ficha Insertar, grupo Tablas y opcin Tabla:
Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora y si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificacin la lista tiene encabezados. Por ltimo Clic en Aceptar
y el resultado es el siguiente:
Modificar la estructura de una tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla de la nueva Ficha Diseo de
Herramientas de tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla
contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que slo
podremos aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la

tabla desde su esquina inferior derecha.
Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos,
slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva.
Si necesitamos insertar o eliminar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla,
podemos hacerlo desde el botn Insertar y/o Eliminar, en la pestaa de Inicio:
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Supr. Si deseamos
eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces
seleccionamos la opcin Convertir en rango de la ficha Diseo (de la tabla de datos) grupo
Herramientas:
Estilo de una tabla

Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es
escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que
las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial
en la primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla. Por lo dems, a cada celda se le
podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda
de la hoja de clculo.
Para el ejemplo vamos a cambiar el estilo de la tabla para que tenga un color anaranjado y
resaltaremos la primera y ltima columna:
Ordenar una tabla de datos

Para ordenar los datos de una tabla, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla,
vemos que contienen una pequea flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos se
despliega un men que nos proporciona las opciones rpidas de ordenacin
La ordenacin por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, como la que se
ve en la imagen que alterna el color de las filas entre blanco y azul, sino que afecta a las
que han sido coloreadas de forma explcita, para destacarlas por algn motivo.
Tambin podemos ordenar los datos de la Tabla a travs de los botones de ordenamiento
situados en la pestaa Datos, grupo Ordenar y filtrar:
Al estar los datos delimitados dentro de una Tabla, la ordenacin siempre se realizar
sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.
Filtros en tablas
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla,
seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a los encabezados
de las columnas; por ejemplo, al dar clic al botn de la columna Provincia aparece la
siguiente lista:
Por ejemplo, si slo marcamos Barcelona, Excel filtrar todos los registros que tengan
Barcelona como Provincia y las dems filas se ocultarn:
Otra opcin, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo men, donde se
despliegan una serie de opciones:
En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de
filtro de texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin
elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila. Usaremos el carcter
interrogacin (?) para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el
asterisco (*) para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
Por ejemplo, vamos a hacer un filtro de texto indicndole a Excel que filtre la tabla con las
filas que contengan en la columna Provincia las letras arra, para que solo nos muestre
los registros de la provincia Tarragona:
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo),
reaparecern todos los registros de la lista.

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna pero
aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir
aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo tenemos una columna Precio Venta y queremos saber cunto ha sido el valor
total de las ventas de Pedro; no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos
los vendedores, en este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos
BDSUMA la cual incluye la condicin de filtrado que en este caso sera que la suma
vendedor sea igual a Pedro.
Todas las funciones de base de datos tienen la misma estructura:
FUNCION(datos; campo; criterios).
FUNCION: Es el nombre de la funcin y podemos utilizar las siguientes:
Funcin
BDCONTAR
BDCONTARA
BDMAX
BDMIN
BDPRODUCTO
BDPROMEDIO
BDSUMA
BDEXTRAER
BDVAR
BDVARP
BDDESVEST
BDDESVESTP
Descripcin
Cuenta las celdas que contienen un nmero
Cuenta las celdas que contienen un valor
Obtiene el valor mximo
Obtiene el valor mnimo
Obtiene el producto de los valores indicados
Obtiene el promedio de los valores indicados
Obtiene la suma de los valores indicados
Obtiene un valor de un campo en una fila quecumpla un criterio de seleccin
Calcula la varianza sobre una muestra devalores
Calcula la varianza sobre todos los valores deun campo
Calcula la desviacin estndar sobre unamuestra de valores
Calcula la desviacin estndar sobre todos losvalores de un campo
Datos: Corresponde a la base de datos que para nuestro ejercicio es toda la tabla de datos
que tenemos incluyendo (necesariamente) los encabezados de las columnas.
Campo: En este parmetro indicamos el encabezado de la columna que contiene los datos
sobre los cuales se va a realizar la operacin de la funcin; en nuestro ejemplo
seleccionamos Precio Venta (Celda G1 de nuestro archivo) ya que es sobre esta columna
donde se encuentran los precios de venta de todos los inmuebles.
Criterios: en este parmetro indicamos el campo encabezado criterio y el valor que vamos
a utilizar para que la funcin realice la operacin solo a los criterios que le indiquemos;
para nuestro ejemplo seleccionaremos el campo Vendedor y el valor Pedro ya que
deseamos saber las ventas solo de Pedro. Para manejar este criterio, lo ms
recomendable es organizar una pequea estructura que puede ser al final de la tabla
donde organicemos este criterio:
El resultado es el siguiente:
Si deseamos conocer las ventas de otro vendedor por ejemplo de Luisa, simplemente
cambiamos el nombre de Pedro por el de Luisa y la frmula se calcula automticamente:
Como vemos, Luisa tiene ms ventas que Pedro.

El mismo procedimiento anterior se sigue si se quiere aplicar cual quiera
funciones de base de datos.
de
las
otras
Crear un resumen de datos

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a
crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Para agregar los subtotales automticamente debemos situarnos sobre una celda
cualquiera de la lista y marcar la opcin Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla,
en la pestaa Diseo:
Al seleccionar la celda de la fila de totales, aparece una pestaa con una lista de las
funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna:
Muy bien, ahora realicemos un ejercicio en donde tengamos un Subtotal de Suma de

todas las ventas, la Superficie Mxima y el conteo de todos los registros. El resultado es el
siguiente:
Se puede mejorar el resumen y los subtotales de la tabla utilizando los esquemas que ya
vimos, o las tablas dinmicas, que veremos en el tema siguiente.
Tablas con rangos dinmicos en Excel

En Excel no hace falta crear un rango dinmico para una tabla, puesto que Excel los crea
de forma automtica.
Cuando se crea una tabla en Excel desde Insertar -> Insertar tabla, Excel crea
automticamente un nombre de rango el cual es dinmico por predeterminacin.
Es por ello que al agregar un nuevo registro (fila) a la tabla, ese se incorpora
automticamente a la tabla, o cuando se elimina un registro, la tabla se ajusta
automticamente a su nuevo rango de datos reducido.
Tablas dinmicas
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc.
Las tablas dinmicas permiten tomar decisiones fundamentadas sobre datos crticos de
una organizacin.
Una tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes
de datos. Utiliza una tabla dinmica para analizar detenidamente datos numricos y
responder a preguntas no anticipadas sobre los datos.
Una tabla dinmica est especialmente diseada para los siguientes casos:
Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas
para el usuario.
Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y
subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados.
Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los
detalles de los datos de resumen de las reas de inters.
Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resmenes de los
datos de origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos
ms tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa.
Presentar informes electrnicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.
Es recomendable utilizar una tabla dinmica cuando desees comparar totales
relacionados, sobre todo si se tiene una lista larga de nmeros para sumar y se desea
realizar comparaciones distintas con cada nmero.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de los datos que ya tenemos del
ejercicio anterior de Ventas Inmobiliaria de la tabla de Datos.
Crear tabla dinmica

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las
ventas de cada Vendedor segn las Fechas de venta, la Provincia y la Superficie. Para ello
vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos
desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico
dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de Creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos

indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicar la tabla dinmica.
Excel trata de identificar automticamente el rango donde se encuentran los datos que
queremos trabajar con una tabla dinmica y especifica este rango en el campo tabla o
rango; en caso de que debamos modificar el rango que Excel identific simplemente
damos clic en el botn de Eleccin de rango y seleccionamos el que deseemos.
En cualquier caso, el rango que seleccionemos debe incluir los encabezados de las
columnas.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel mediante la opcin Utilice una fuente de datos externa.
Luego debemos elegir la ubicacin de la tabla dinmica que puede ser en una Nueva hoja
de clculo o en una Hoja de clculo existente; para nuestro ejercicio vamos a dejar el
informe de Tabla dinmica en una nueva hoja de clculo. Por ltimo damos clic en Aceptar
y el resultado es el siguiente:
Muy bien, ahora solo debemos configurar la forma como deseamos que se vean los datos;
la idea es hacer un informe en el que veamos las ventas por cada Vendedor y cada Tipo y
que tambin se pueda ver este informe en cada Provincia y Operacin.
As que el informe debe estar organizado de manera tal que en las filas estn los
vendedores, en las columnas el Tipo de Inmueble y en los Valores est el Precio de Venta;
por ltimo habilitamos el informe para que se pueda ver esta informacin de acuerdo a la
Provincia y a la Operacin para lo cual arrastraremos las columnas Provincia y Operacin
al campo Filtro de Informe.
Con estas instrucciones, lo nico que debemos hacer es arrastrar los campos de Columnas
hacia las reas del informe de Tabla Dinmica:
Filtros de tabla dinmica

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as
visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea
sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su
parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. As por ejemplo, si
deseamos ver el informe solo de los vendedores Jess, Luisa y Pedro, desplegamos el filtro
del campo Vendedor y dejamos seleccionado solo estos vendedores:
Y el resultado es el siguiente:
Vemos que en el informe de tabla Dinmica solo estn las ventas para los vendedores
Jess, Luisa y Pedro.
De la misma manera podemos filtrar an ms el informe por ejemplo que solo se muestre
los datos de la operacin Venta en Barcelona y Tarragona:
Este es el resultado:
Por ltimo, es importante tener en cuenta que tambin se cuenta con las opciones de
Ordenar y de realizar filtros por Texto y por color en el listado de opciones que estn
disponibles en los campos.
Operaciones en tablas dinmicas

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio,
puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o
el mnimo, el promedio, etc. Para de aplicar cualquiera de las operaciones disponibles, nos
ubicamos en el campo de valores de la tabla dinmica y desplegamos la lista de opciones
donde encontraremos una opcin que dice Configuracin de campo de valor
Y en el nuevo cuadro de dilogo que aparece, nos da la opcin de configurar el clculo

realizado a los valores:
Sumar
Como ya dijimos, por defecto al crear la tabla los datos estn en operacin de Suma, sin
embargo, para aplicar la operacin Suma en caso de que hayamos realizado otra
operacin en los datos simplemente seleccionamos del cuadro de dilogo Configuracin
de campo de valor el tipo de clculo Suma:
Contar
Para realizar la operacin Contar a los datos del informe de la Tabla Dinmica realizamos
el mismo procedimiento anterior y simplemente seleccionamos como operacin de
clculo la operacin Cuenta:
Promedio
Para realizar la operacin Promedio a los datos del informe de la Tabla Dinmica
realizamos el mismo procedimiento anterior y simplemente seleccionamos como
operacin de clculo la operacin Promedio:
Tablas dinmicas con rangos dinmicos

El uso de las tablas dinmicas para analizar datos se ha vuelto una herramienta
imprescindible para todo aquel que necesita analizar datos de una manera eficiente y
rpida. El inconveniente se da cuando queremos que nuestro rango sea dinmico, es
decir, que no tengamos que elegir un rango diferente cada insertemos datos.
Para hacer esto vamos a utilizas Nombres, pero no le vamos a dar un nombre a un rango,
le daremos un nombre a una frmula (Excel considera a las frmulas como si fueran
rangos) dicha frmula ser el anidamiento entre las funciones DESREF Y CONTARA.
La sintaxis de DESREF es la siguiente:
DESREF(referencia;filas;columnas;alto;ancho)
Referencia: la celda en el ngulo superior izquierdo de la tabla base (A1 en nuestro
ejemplo)
Filas: Para este caso es 0
Columnas: Para este caso es 0
Alto: la cantidad de filas en nuestra tabla base
Ancho: la cantidad de columnas en nuestra tabla base
Estos dos ltimos parmetros los anidaremos con la funcin CONTARA para que DEREF se
transforme en dinmica quedando:
=DESREF(Ventas_Inmobiliaria Tabla Dinm!$A$1;0;0;CONTARA(Ventas_Inmobiliaria
Tabla Dinm!$A:$A);CONTARA(Ventas_Inmobiliaria Tabla Dinm!$1:$1))
Muy bien, ahora vamos a definir un nombre a nuestro rango, para ello en la pestaa de
Frmulas elegimos Asignar nombre a un rango, Definir nombre.
En la nueva ventana de dilogo que aparece, debemos asignar un nombre a la referencia y

para nuestro caso le pondremos Tabla_Dinamica_Ventas y en el campo de Hace
referencia a copiamos la frmula que acabamos de ver:
Para cuando ya tenemos definido nuestro nombre, slo falta especificarlo como rango al
momento de crear una tabla dinmica:
As cada vez que insertemos datos a nuestra base de datos, la tabla dinmica reconocer
todo el contenido sin necesidad de especificar de nuevo el rango. Slo hay que darle
actualizar y listo.
Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico
dinmico de la pestaa Opciones:
Seleccionamos el tipo de grfico ms adecuado para nuestros datos que en este caso es el
de Columna:
Y con esto se inserta el grfico en la hoja donde tenemos nuestro informe de Tabla
Dinmica el cual tambin tiene la opcin de filtrar el grfico de acuerdo a los criterios que
deseemos aplicar a los campos que incluimos en la tabla Dinmica:
Observemos los diferentes grficos que se muestra al aplicar el filtro sobre el campo
Provincia del grfico:
Barcelona:
Girona:
Lleida:
Tarragona:
Y as mismo podemos aplicar el filtro a cualquier campo que tenemos configurado en

nuestro informe de tabla dinmica.
Segmentacin de datos
Hay otra funcionalidad que nos facilita el anlisis de los datos contenido en la tabla y el
grfico dinmico, se trata de la segmentacin de datos.
La segmentacin de datos es una nueva forma visual de filtrar la informacin una tabla
dinmica en Excel 2010.
Al insertar una segmentacin de datos, se usarn botones nuevos para filtrar mejor los
datos y mostrar slo lo que necesita. Indica adems el estado en que se encuentra el filtro,
lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe con una
tabla dinmica.
Cuando se inserta una segmentacin de datos, se usan botones para segmentar y filtrar
rpidamente los datos para mostrar nicamente lo que se necesita. Adems, cuando se
aplica ms de un filtro a la tabla dinmica, ya no es necesario abrir una lista para ver
cules son los filtros que se aplican a los datos. En cambio, en la segmentacin de datos,
se muestra justo en la pantalla. Es posible aplicar formato a la segmentacin de datos para
que coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fcilmente en otras tablas
dinmicas, grficos dinmicos y funciones de cubo.
Una segmentacin de datos generalmente incluye los siguientes elementos
1.
2.
3.
4.
Encabezado de segmentacin de datos que indica la categora seleccionada

Botn de filtrado no activo que indica que el elemento no est incluido en el filtro
Botn de filtrado activo que indica que el elemento est incluido en el filtro
Botn Borrar filtro para quitar el filtro.
Para utilizar la funcionalidad de segmentacin de datos nos ubicamos primero en alguna

de las celdas de la tabla dinmica y en la nueva barra de herramientas de la tabla dinmica
que se activa, seleccionamos del men Opciones Insertar segmentacin de datos:
Con esto se activa una nueva ventana de dilogo donde se muestran todos los campos del
rango de la tabla dinmica; luego seleccionamos los campos que deseamos utilizar como
segmentacin de datos y para nuestro ejemplo podemos utilizar los campos Operacin y
Provincia.
Con esto ya podemos interactuar con los nuevos cuadros de segmentacin de datos y
simplemente debemos seleccionar cualquiera de las opciones de los cuadros para filtrar
tanto la tabla como el grfico dinmico, por ejemplo, veamos el resultado del grfico y de
la tabla dinmica al seleccionar la Provincia Girona y la Operacin Alquiler en los
respectivos cuadros de segmentacin:
En lazar y consolidar hojas

Ya hemos visto cmo trabajar con datos y cmo trabajar con frmulas. Es inevitable hablar
de los conceptos enlazar y consolidar hojas.
Enlazar hojas de trabajo
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar frmulas de varias hojas para
combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con
respecto a la otra, apareciendo as dos conceptos:
El libro de trabajo dependiente: es el que contiene las frmulas.

El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
La cuestin que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente

nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma
hoja.
No existe una respuesta genrica, depender de la envergadura de los datos y de las
frmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc.
Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear frmulas de referencias
externas, es decir frmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja
externa a la que est la frmula.
Para nuestro ejemplo, vamos a utilizar las hojas que contienen los datos de ventas de
vehculos que realizaron Willi, Oscar y Luis (con las que vimos cmo utilizar la
funcionalidad de Consolidar al principio de este documento)
En la hoja de trabajo Enlazar_Hojas vamos a totalizar las ventas de cada vendedor, para lo
cual haremos una funcin sencilla de Suma de los datos que estn en cada una de las
hojas de los vendedores:
La hoja de trabajo Enlazar_Hojas ser la hoja dependiente y las hojas de trabajo
VentasWilli, VentasOscar y VentasLuis sern las hojas fuente.
Muy bien, ahora empecemos. Nos ubicaremos en la celda B2 de la hoja Enlazar_Hojas

para realizar el clculo de las ventas totales de Willi de los vehculos de la lnea Sandero y
digitaremos la funcin SUMA:
Ahora le indicaremos el rango donde se encuentran los datos que deseamos sumar, los
cuales se encuentran en la hoja VentasWilli en el rango B2:G2:
Y para finalizar presionamos Enter:
Si arrastramos la frmula hacia abajo, Excel calcular el total de ventas de los vehculos de
la lnea Aveo y Optra de Willi:
Ahora vamos a realizar este mismo procedimiento para los otros dos vendedores y el
resultado es el siguiente:
De esta manera, los valores de suma que calculamos en la hoja de trabajo Enlazar_Hojas
ya quedaron relacionados o enlazados con las hojas de VentasWilli, VentasOscar y
VentasLuis de manera que al cambiar algn valor en estas hojas, automticamente se
modifican los clculos realizados en la hoja Enlazar_Hojas
Anlisis de sensibilidad
Uno de los usos frecuentes de Excel es crear modelos de prediccin de resultados o
presupuestos segn van cambiando ciertas variables. En ingles existe el trmino "what if"
para describir este tipo de anlisis y en Excel estn clasificadas como herramientas de
anlisis de sensibilidad.
Las herramientas de anlisis de sensibilidad te permitirn crear un modelo y, utilizando

este como base, realizar cambios a datos claves y verificar como afectan estos cambios al
modelo.
Excel nos presenta, bsicamente, tres herramientas que podemos ubicar dentro de este
grupo:
Escenarios
Buscar Objetivo
Solver
Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Se pueden utilizar los escenarios para prever el
resultado de un modelo de hoja de clculo, ante variaciones en los valores de una o ms
celdas.
Vamos a ver la aplicacin de esta funcionalidad a partir de un pequeo modelo de estado
de resultado de una empresa donde tenemos las ventas trimestrales de un producto y sus
ingresos, Costos y Gastos asociados a la comercializacin y operacin de la empresa:
Los resultados que se obtengan, estn en funcin principalmente de las variables
Precio del Producto

Costo del Producto
Comisiones por Ventas
Unidades Vendidas
De manera tal que si aumenta el precio del producto, la utilidad aumenta o si sube el
Costo del Producto el Margen disminuye. Tambin se pueden hacer anlisis ms
especficos como identificar qu porcentaje de comisin por ventas puedo aumentar
esperando que se incrementen las ventas y por tanto no se afecte el margen.
Bien, ahora vamos a utilizar la herramienta de Administrador de escenarios para
comprender mejor de que se trata y sus beneficios.
Lo primero es identificar las variables independientes o constantes, que en nuestro caso
son las listadas anteriormente, es decir, Precio del Producto, Costo del Producto,
Comisiones por Ventas y Unidades Vendidas. As que vamos a seleccionar las celdas que
contienes los valores para dichas variables como punto de partida:
La seleccin corresponde a los rangos D4:D6 y D9:G9

Ahora nos vamos al men de Datos, grupo Herramientas de Datos, opcin Anlisis y si,
con lo cual se despliega las tres herramientas de anlisis de sensibilidad y para esta
primera parte seleccionaremos Administrador de escenarios:
Con esto se abre un cuadro de dilogo donde vamos a Administrar los escenarios que
creemos; inicialmente nos informa que no hay ningn escenario definido, as que vamos a
agregar uno nuevo desde el botn Agregar:
Nuevamente se abre otra ventana de dilogo donde vamos a configurar el escenario que
vamos a agregar; as que primeramente asignamos el nombre del escenario y para este
ejemplo le colocaremos el nombre Original para referenciarlo como el escenario original.
Luego se debe indicar las celdas donde se encuentran los datos de las variables
independientes, las cuales ya tenamos seleccionadas antes de abrir la configuracin del
anlisis por escenarios, as que este campo ya est listo; en caso de que se nos haya
olvidado alguna variable, simplemente le damos clic al botn de seleccin de este campo.
Tambin podemos agregar comentarios para que identifiquemos mejor el escenario que
estamos configurando. Por ltimo, tenemos dos opciones en cuento a la Proteccin, Evitar
cambios para evitar que puedan cambiarse o eliminarse los escenarios de una hoja
protegida y la otra opcin es Ocultar para ocultar los escenarios de una hoja protegida:
Luego de dar Aceptar, aparecer la informacin que hay en las celdas que elegimos:
Por ltimo damos Aceptar y con esto queda listo nuestro Escenario Original y nuevamente
volvemos al cuadro de dilogo de Administrador de escenarios donde veremos el primer
escenario que acabamos de crear con sus caractersticas:
Ahora supongamos que deseamos ver cmo seran los resultados del margen neto en el
escenario de que el Precio del producto sea de $47,000 para lo cual vamos a agregar un
nuevo escenario. Damos al botn Agregar y en el nuevo cuadro de dilogo damos el
Nombre del escenario como Aumento_Ingreso, en el campo Celdas cambiantes solo
seleccionamos la celda en la que est el valor de la variable Precio del Producto (celda D4)
Y luego en la nueva ventana de dilogo para el Valor del escenario colocamos 47000:
Y ahora veamos en la ventana de administrador de escenarios el que acabamos de

agregar:
Ahora para ver el funcionamiento de los escenarios, desde la ventana del Administrador
de escenarios seleccionamos este ltimo escenario que agregamos y le damos al botn
Mostrar; al hacer esto, los datos en la hoja donde tenemos el estado de resultados
cambiaran:
Ahora volvamos a ver los resultados con el escenario Original, as que lo seleccionamos
desde el Administrador de escenarios y damos nuevamente Mostrar:
Como podemos ver, el Margen Neto en este escenario es menor que en el escenario
anterior en funcin del aumento del Precio del Producto
Ahora veamos un escenario donde veamos el Margen Neto como cambia al modificar 3
variables. Supongamos que se est revisando una propuesta para aumentar la comisin
de ventas a un 4% pero si el Precio del Producto aumenta en 1000 pesos y el Costo de
Produccin baja 500 pesos.
As que realizamos el mismo procedimiento anterior, donde damos Agregar desde el
Administrador de escenarios, asignamos el nombre Aumento_Comision y las celdas
cambiantes seleccionamos los valores de los campos Precio de Producto, Costo de
Producto y Comisin por venta, es decir celdas D4;D5;D6. Por ltimo damos Aceptar para
ingresar los valores que vamos a probar en este nuevo escenario:
Para la celda D4 (Precio del Producto) asignamos el valor 46000

Para la celda D5 (Costo del Producto) asignamos el valor 33000
Para la celda D6 (Comisin de Venta) asignamos el valor 4%
Ahora probemos los resultados de este nuevo escenario:
Como se puede observar, en este escenario el Margen Neto aumenta respecto al

escenario Original, lo cual indica que es posible hacer un aumento de la comisin de
venta, siempre y cuando se aumente el precio de venta en 1000 pesos y se disminuya el
costo en 500 pesos.
Cuando vayamos a dejar de utilizar el anlisis de escenario, debemos estar muy claros del
ltimo escenario que probamos, ya que con esos datos queda configurado el archivo.
Buscar objetivo
Esta herramienta funciona como una "regla de tres" en Excel, es decir te permite calcular
que valor debe tomar una celda para poder alcanzar un valor determinado en otra (que
est vinculada por medio de una frmula a la primera). Es decir, podrs ajustar el valor de
una celda para obtener un resultado especfico en otra. Ejemplo: Cunto deben ser las
ventas del producto para alcanzar un Margen Neto del 21%.
Continuando con nuestro ejemplo, supongamos que se esperaba tener un Margen Neto
en el primer trimestre del 21%, para lograrlo, queremos saber cuntas unidades se
debieron vender. As que para saber esto, nos ubicamos en el Margen Neto del Trimestre
1 y luego nos ubicamos en el men Datos, grupo Herramientas de datos, opcin Anlisis y
si y seleccionamos la opcin Buscar objetivo:
Con esto se abre el cuadro de dilogo de Buscar objetivo con los siguientes parmetros
para configurar:
Definir celda: en este campo queda definida la celda del valor que tenemos como
referencia para cambiar y que deseamos dar un valor especfico; en este caso es el valor
Margen Neto que seleccionamos previamente (celda D20)
Con el valor: en este campo ingresamos el valor que queremos dar a la celda; en este caso
ser de 21%
Para cambiar la celda: asignamos la referencia de la celda que va a cambiar hasta lograr el
objetivo. Debe ser una de las celdas que son insumo para el clculo del Margen Neto que
para nuestro caso es el de unidades vendidas (celda D9):
Al dar Aceptar, Excel realiza el clculo para determinar cul es el valor que debe tener en
Unidades Vendidas para lograr un Margen Neto de 21% y nos informa en caso de
encontrar una solucin:
Como vemos, para haber alcanzado un Margen Neto de 21%, el nmero de unidades que
se debieron vender era de 3,367.
Tambin podemos averiguar cmo alcanzar un Margen Neto del 21% en funcin del
Precio del producto, o el Costo del Producto o de la Comisin de las ventas, veamos:
Precio del Producto para alcanzar un margen neto de 21%:
Vemos que para alcanzar un margen neto de 21%, en funcin del Precio de Venta y
manteniendo las dems variables iguales, este debe aumentar pasando de $45,000 a
$45,942.04
Costo del Producto para alcanzar un margen neto de 21%:
Para alcanzar un margen neto de 21% en funcin del Costo del Producto y
manteniendo las dems variables iguales, este debe disminuir pasando de $33,500 a
$32,781.85
Comisin por ventas para alcanzar un margen neto de 21%:
Para alcanzar un margen neto de 21% en funcin del porcentaje de Comisin por Ventas y
manteniendo las dems variables iguales, esta debe disminuir pasando de 3.6% a 2%
Solver
El Solver es la herramienta principal del anlisis de sensibilidad, esta herramienta optimiza
los modelos sujetos a restricciones, como los modelos de programacin lineal y no lineal,
la cual permite obtener las soluciones ptimas para un modelo determinado.
Esta herramienta tiene un gran nivel de complejidad, pero en este instructivo veremos
slo la parte bsica de resolucin de algunos problemas de programacin lineal.
Generalmente, es necesario activar esta herramienta, para ello abrimos el cuadro de
dilogo de Opciones de Excel (Archivo y luego Opciones de Excel), luego seleccionamos
complementos y del men que aparece a la derecha en la parte inferior seleccionamos la
opcin Complementos de Excel y por ltimo Clic en Ir:
En el nuevo cuadro de dilogo, aparecen los complementos que podemos disponer en

Excel y encontraremos al final Solver, el cual marcaremos y luego Aceptar:
Con esto ya queda habilitado Excel para que podamos hacer uso de esta herramienta la
cual encontraremos en el men Datos, grupo de Anlisis:
Al abrir el Solver, nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Establecer objetivo: es la celda que contiene el valor que se deseamos optimizar

(maximizar, minimizar o llevar a un valor determinado). Necesariamente, esta celda debe
contener una frmula de clculo.
Para: Hasta dnde deseamos llevar la celda objetivo, al mximo, al mnimo o a un valor
determinado; en este ltimo caso debes ingresar el valor en el cuadro.
Cambiando las celdas de variables: Especifica las celdas que pueden ajustarse hasta que
se satisfagan las restricciones y se alcance el objetivo del problema. Estas celdas deben
estar directa o indirectamente relacionadas con la celda objetivo
Sujeto a las restricciones: Este cuadro muestra las restricciones que vayamos agregando
al modelo.
Botn Agregar: Permite colocar una nueva restriccin al modelo. Al presionar este botn
se despliega el siguiente cuadro:
Referencia de la celda: En este cuadro se debe colocar el rango de celdas sujetas a

restriccin
Al lado derecho de este campo est la lista con las operaciones lgicas de comparacin o
de relacin entre el cuadro de la izquierda y el de la derecha.
Restriccin: Se refiere a un nmero, una referencia de celda o de rango, o una frmula
que limitan los datos del cuadro de la izquierda.
Botn Aceptar: Utiliza este botn para finalizar la entrada de restricciones y cerrar el
cuadro de dilogo.
Botn Agregar: Utiliza este botn para insertar una nueva restriccin sin cerrar el cuadro
de dilogo.
Continuando con los parmetros del cuadro de dilogo de Solver tenemos:
Cambiar: Permite modificar las restricciones del problema
Eliminar: Podemos usar este botn para eliminar una restriccin
Restablecer todo: Permite eliminar toda la configuracin que hayamos realizado al
modelo.
Cargar/Guardar: Nos permite cargar o seleccionar el rango que contenga un modelo ya
guardado.
Cuadro de seleccin Mtodo de Resolucin: Nos permite seleccionar tres mtodos de
resolucin de problemas segn sus caractersticas de linealidad
Opciones: Controla las caractersticas avanzadas del proceso de solucin para los
diferentes mtodos de resolucin como establecer lmites a la velocidad de la solucin
(tiempo, iteraciones, precisin, tolerancia), tipo de modelo (lineal o no lineal) y definir
otros parmetros. Cada opcin tiene una configuracin predeterminada adecuada a la
mayora de los problemas.
Muy bien, ahora vamos a poner a funcionar esta poderosa herramienta. Vamos a utilizar
la hoja con nombre Solver donde encontraremos una lista de 6 empresas con los precios
de sus acciones. Vamos a suponer que tenemos $6.000.000 de pesos y deseamos probar
en el mercado de acciones pero no sabemos en cuales y por cuanta cantidad invertir el
valor que tenemos entre las 6 empresas:
En la columna A tenemos los nombres de las empresas; en la columna B tenemos el valor

de la accin de cada empresa. En la columna C tenemos la cantidad de acciones a comprar
que por ahora estn en blanco porque es en lo que nos vamos a ayudar con Solver. La
columna D est el valor de las acciones que se adquieran de cada empresa y corresponde
a la operacin de multiplicar el Valor de la accin por la cantidad de acciones que se
adquieran. Finalmente en la celda D9 tenemos la sumatoria de la columna Total.
SOLVER se maneja con datos, funciones y restricciones. Estas ltimas le detallan ciertos
aspectos a tener en cuenta a la hora de evaluar el problema; as que vamos a definir las
restricciones necesarias para establecer la mejor forma de invertir los $3.000.000 de
pesos que disponemos; y esta es precisamente la primera restriccin: la compra de
acciones no podr superar los $6.000.000.
Analicemos ahora el tipo de producto: puedo comprar media accin 3/4 de ella? No,
para nada, solo me ser factible hacerme con 1, 2, 100, 1000 o las que sean,
encontrndonos as con la segunda restriccin: nmeros enteros al definir la cantidad de
acciones.
Otras restricciones estn en funcin de la cantidad de acciones que se vayan a adquirir de
algunas de las empresas as:
Para la empresa Challenger el mnimo de acciones a comprar debe ser de 25
Para la empresa Mayer el mnimo de acciones a comprar debe ser de 45
Para la empresa Cobresal el mximo de acciones no puede superar las 1000.
Ahora vamos a abrir Solver desde el men Datos grupo Anlisis. Primero definimos la
celda objetivo que para nuestro ejemplo es la D9 y luego como requerimos que el valor de
la celda objetivo sea de $6.000.000 en el campo Para seleccionamos la opcin valor de y

en el cuadro asignamos el valor 6000000. En el campo Cambiando las celdas variables
asignamos el rango de Cantidad que se encuentra en las celdas C2 a C7. Solo falta definir
las restricciones que en este caso es que las celdas de Cantidad sean nmeros enteros as
como los valores mximos y mnimos de la cantidad de acciones que se puede adquirir de
algunas empresas. La configuracin es la siguiente:
Los dems parmetros los dejamos como estn y solo queda dar al botn Resolver y en
caso de que Excel encuentre la solucin de acuerdo a las restricciones indicadas, nos
mostrar el resultado:
Como se puede observar, ya tenemos la cantidad de acciones que debemos adquirir para
cada empresa segn las restricciones en cantidad de acciones y del monto total que
vamos a invertir
En caso de necesitar ingresar o ajustar alguna restriccin damos la opcin Restaurar
valores originales para volver a ingresar a Solver y modificar los parmetros.
Nota. Este captulo est acompaado de videos sobre el trabajo en pantalla realizado en el
desarrollo de los temas aqu tratados. Los videos los encuentra en el archivo e Word
llamada ndice de videos que se encuentra en la carpeta que contiene este material.
Operaciones con datos Excel 2007

Este captulo aborda los mismo temas anterior pero utilizando Excel 2007, aun de masiva
utilizacin por parte de los usuarios.
Las operaciones que se pueden realizar con datos en Excel la hemos privilegiado
desarrollndolas especficamente para cada una de las versiones debido a la gran
importancia que tienen, y aunque los cambios de una versin a otra no son
representativos, s hace ms amable el desarrollo de la temtica par quien est
acostumbra a una versin u otra.
Consolidar datos
La consolidacin de datos se hace necesaria cuando trabajamos con hojas enlazadas entre
las que existe algn tipo de relacin de dependencia.
Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidacin de hojas de trabajo puede ser que en
un archivo tengamos cuatro hojas con los nombres 2007, 2008, 2009 y 2010 en
donde tenemos datos de control por departamento y municipio de las embarazadas
atendidas en cada ao, para conocer el total que se atendieron en cada ao en una sola
hoja, creamos una hoja nueva que le llamaremos ConsolidadoMun y las hojas fuentes
seran las hojas de cada ao.
Nos ubicaremos en la hoja ConsolidadoMun (en donde se desea crear el consolidado),
selecciones la ficha Datos, luego en el grupo Herramientas de datos, y haga clic en
Consolidar.
Nos aparece el cuadro de dilogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos
escoger:
- La Funcin: a utilizar
- En Referencia: vamos seleccionando las celdas de la hoja fuentes 2007.
- Seleccionamos las celdas B3:C347 de la hoja 2007.
- Pulsamos sobre Agregar para aadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las
referencias.
- Repetimos los tres ltimos pasos para seleccionar las celdas de las hojas de los aos
2008 a 2010.
- finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la frmula.

Si marcamos la casilla Crear vnculos con los datos de origen, los datos de las hojas
fuente se incluirn en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor
en el origen, ese cambio quedar automticamente reflejado en la hoja consolidado.
El resultado es el siguiente.
Agrupar y esquema
La herramienta Agrupar y Esquema permite ocultar o mostrar filas segn los subtotales
que aparecen en la hoja de clculo.
- Los datos apropiados para crear un esquema debe tener una jerarqua o disponer de una
estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las embarazadas atendidas en
los aos 2007, 2008, 2009 y 2010 de todos los departamentos y municipios de Guatemala,
en una sola hoja. Entonces con esta informacin podemos crear un esquema.
- Algo que tenemos que tomar en cuenta es que en una hoja solo se puede incluir un
esquema, para tener ms de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los
datos a otra hoja.
Existen dos formas de crear un esquema Manual y Automtica.
La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que
tarda poco tiempo que hacindolo manualmente.
Los requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente el esquema son:
- Las filas de subtotales deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos
obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B358, C358, D358, E58 y B369, C369,
D369, E369 y la columna F est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B370, C370, D370 y E70 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que
se ha organizado los subtotales de cada municipio (filas) y se ha calculado los subtotales
de cada ao (columnas).
Para Crear el Esquema nos situamos sobre una celda en la que tenemos los datos y
seleccionamos la opcin Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la
pestaa Datos.
Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como lo podemos ver a
continuacin:
En la imagen podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las filas
y otra lnea sobre las columnas de la tabla.
Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos
niveles tiene el esquema.
Por columnas podemos ver que existen dos niveles:

- La tabla desplegada por completo
- y la tabla con los datos por ao.
Por filas tenemos tres niveles:
- La tabla desplegada completamente
- Por municipios
- y el total de Guatemala.
Para comprimir clic en el signo menos - y expandir en +.
Manejo de subtotales
Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una
lista. Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se
puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero debe ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales desea calcular. Despus puede calcular los subtotales de cualquier columna
que contenga nmeros.
Subtotales: se calculan con una funcin de resumen, por ejemplo, Suma o Promedio,
mediante la funcin SUBTOTALES. Puede mostrar ms de un tipo de funcin de resumen
para cada columna.
Totales generales: Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle
y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de
resumen Promedio, la fila Total general mostrar el promedio de todas las filas de detalle
de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Asegrese de que cada columna tenga un rtulo en la primera fila, que contenga datos
similares en cada columna y que el rango no tenga filas ni columnas en blanco.
Como se muestra en la siguiente imagen:
Seleccione una celda del rango, en el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en
Subtotal.
Presentara una ventana en el que seleccionaremos lo siguiente de acuerdo al ejemplo que

tenemos:
Para cada cambio en:

DEPARTAMENTO
Usar funcin:
Suma
Agregar subtotales a:
AO2007
AO2008
AO2009
AO2010
Veremos que en nuestra hoja de clculo aparecen 3 cuadritos numerados del 1 al 3 del
lado derecho de nuestra hoja, esto es porque ha agrupado la informacin de nuestro
archivo en 3 niveles, la nmero 1, que incluye todos los datos de nuestra hoja, la nmero
2 es por departamento y por ltimo, la nmero 3 que nos muestra todos los datos.
Subtotal no solamente nos permite trabajar con sumas. Hay 11 funciones distintas que se
pueden calcular. Es justamente en el parmetro Nmero de funcin donde indicamos
qu operacin necesitamos que realice con las cifras.
Sin embargo la eleccin del nmero de funcin es ligeramente distinto si trabajamos con
filtros a si trabajamos con celdas ocultas.
Si queremos que el subtotal INCLUYA las filas ocultas (pero no las filtradas),
seleccionaremos los nmeros de funcin del 1 a 9. Funciona perfecto cuando usamos
filtros.
Sin embargo, si trabajamos con filas ocultas y NO queremos que se incluya en los clculos,
deberemos utilizar los nmeros de funciones del 101 al 111.
Plantillas en Excel
La plantilla es un libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se
pueden crear plantillas para libros y hojas de clculo.
La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.xlt.
La plantilla predeterminada para hojas de clculo se denomina Hoja.xlt.
Para ahorrar tiempo o fomentar la estandarizacin, puede guardar un libro como una
plantilla que puede usar para crear otros libros.
En Excel 2007, un archivo de plantilla (.xltx) puede incluir datos y formato, y un archivo de
plantilla habilitada para macros (.xltm) (macro: accin o conjunto de acciones utilizados
para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin de Visual
Basic para Aplicaciones).
Puede usar una plantilla propia para crear un nuevo libro o puede usar una de las
mltiples plantillas predefinidas que puede descargar en Microsoft Office Online.
Crear una plantilla
Abra el libro que desee usar como plantilla.
Haga clic en el botn de Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.
En el cuadro Guardar como, haga clic en Plantilla de Excel o haga clic en Plantilla de Excel
habilitada para macros si el libro contiene macros que desea que estn disponibles en la
plantilla.
Haga clic en Guardar.

La plantilla se coloca automticamente en la carpeta Plantillas para asegurar que estar
disponible cuando desee usarla para crear un nuevo libro.
Usar una plantilla para crear un nuevo libro
Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.
En Plantillas, siga uno de estos procedimientos:

Para basar el libro en una plantilla usada recientemente, haga clic en En blanco y reciente
y despus, en Plantillas utilizadas recientemente, haga doble clic en la plantilla que desee
usar.
Para basar el libro en una plantilla instalada, haga clic en Plantillas instaladas y despus,
en Plantillas instaladas, haga doble clic en la plantilla que desee usar.
Para basar el libro en una plantilla que haya creado, haga clic en Mis plantillas y despus,
en la ficha Mis plantillas, haga doble clic en la plantilla que desee usar.
Para basar el libro en otro libro, haga clic en Nuevo a partir de un libro existente y,
despus, haga doble clic en el libro que desee usar.
Sugerencia: cuando est conectado a Internet, tambin puede tener acceso a las plantillas
que estn disponibles en Office Online. En Microsoft Office Online, haga clic en una
categora de plantillas y despus, en esa categora, haga doble clic en la plantilla que
desee descargar. Si la plantilla que desea descargar ha sido suministrada por un miembro
de la Comunidad de Microsoft Office Online, deber hacer clic en Acepto para aceptar las
Condiciones de uso del contrato de licencia para plantillas de la Comunidad y poder

descargar dicha plantilla.
Tablas de datos
Anteriormente las tablas se llamaban lista, los datos se pueden administrar y analizar
independientemente de la informacin que haya fuera de la tabla.
Crear una tabla

Ubicarse en la hoja de clculo en donde se desea crear la tabla, seleccione el rango de
celdas que se incluye en la tabla. Las celdas pueden estar vacas o contener datos.
Seleccione la ficha Insertar, luego en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar estas opciones:

CTRL+Q
CTRL+T.
Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla,
active la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados.
Al darle Aceptar el resultado ser como la siguiente imagen:
Modificar la estructura de una tabla

Si no desea mostrar los encabezados de tabla, puede desactivarlos despus, en
Herramientas de tabla luego ir a diseo y desactivar Fila de encabezado.
Si deseamos cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos.

Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as
que slo podremos aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la

tabla desde su esquina inferior derecha.
Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos,
slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva.
Pero si lo que necesitamos es insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla,
podemos hacerlo desde el botn Insertar, en la pestaa de Inicio. Tambin desde el Men
contextual de la tabla.
Al igual si necesitamos eliminar, filas o columnas.

Si ya no necesitamos la tabla y deseamos eliminarla completamente, seleccionamos toda
la tabla y pulsamos SUPR.
O si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja,
entonces pulsamos en la pestaa de Diseo de la tabla y hacemos clic en Convertir en
rango.
Estilo de una tabla
Seleccione la ficha Inicio, grupo Estilos, haga clic Dar formato como tabla.
Seleccionar el estilo que desea, entre Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla
que desea usar y automticamente queda seleccionado.
Otra opcin es en la ficha Herramientas de tabla
Ordenar una tabla

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), nmeros (de menor a mayor o de mayor a
menor) y fechas y horas (de ms antiguos ms recientes y de ms recientes a ms
antiguos) en una o varias columnas.
Tambin puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeo) o
por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos.
Los criterios de ordenacin se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada
vez que lo abra para una tabla de Excel.
Seleccione una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrese de que
la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.
Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
Seleccione una celda de la tabla, para que cuando seleccione Orden personalizado
seleccione automticamente toda la tabla.
Luego en el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a

continuacin, en Orden personalizado.
En el cuadro de dilogo Agregar nivel hacer Clic, Ordenar por, seleccionar
DEPARTAMENTO, los siguientes filtros quedan como en la imagen, luego hacemos clic
nuevamente en Agregar nivel para que nos aparezca Luego por y seleccionamos
MUNICIPIO
Por ltimo Clic en Aceptar, el resultado ser la siguiente imagen:
Se ordena por DEPARTAMENTO y por MUNICIPIO, sin perder relacin con los datos de
cada ao, una forma de saber si una tabla ya fue ordenado, en botn de filtrado veremos
lo siguiente:
Lo que indica que dichas columnas se tomaron como criterio para la ordenacin de la
tabla.
Filtros en tabla
Para filtrar una tabla, se utilizan los filtros que se crean automticamente en el momento
que creamos la tabla.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (condiciones que
se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar
los datos, puede copiar, buscar, modificar, representar mediante grficos e imprimir.
Tambin puede filtrar por ms de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa
que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de
datos.
Con los filtros puede crear tres tipos de filtrados:
Filtro de texto
Filtro de nmero y
Filtrar por Color (se activa siempre que el texto tenga un formato de color o de relleno).
Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de
columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de nmeros, pero no
por ambos.
Algo que tiene que tomar en cuenta para obtener los mejores resultados, no mezcle
formatos de almacenamiento, como texto y nmeros o nmeros y fecha, en la misma
columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de
filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es
el formato de almacenamiento que se repite ms. Por ejemplo, si la columna contiene
ms valores almacenados como nmero y unos cuantos como texto, el comando de filtro
que se muestra es Filtros de nmero.

En ocasiones al trabajar con nuestros listados, bases de datos o Tablas en Excel, no son
suficientemente potentes las funciones normales de Excel, por ejemplo necesitamos
una suma condicionada a varios de los campos de nuestro origen de datos. Normalmente
con la funcin SI, o con la suma condicionada SUMAR.SI podamos concluir nuestros
anlisis, de una forma elaborada.
Pero existen algunas funciones de bases de datos (as categorizadas por Excel en el listado
de funciones), que aunque pocas, reproducen especialmente diseadas para Bases de
datos de Excel las funciones ms bsicas (SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc.); las
diferenciamos por que estas funciones de bases de datos comienzan con BD
(BDCONTAR, BDSUMA, etc.).
Ejemplo de la funcin BDCONTAR
Esta funcin cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna
(campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
En la siguiente tabla necesitramos contar cuantos pagos a recibido VIVIAN DEL ROSARIO
CAMBARA que sean mayores o igual a 501.00
Lgicamente sabemos que debemos aplicar la funcin =BDCONTAR (base de datos,

campo, criterios) que en nuestro ejemplo sera:
=BDCONTARA($A$1:$E$64,4,$G$1:$K$2)
Es decir, contara NOMBRE de los registros (MONTO) que cumplen la condicin dada, es
decir, que se '>=501
En el primer argumento seleccionamos el rango de celdas $A$1:$E$64 de nuestra Tabla,
por tanto, incluimos la cabecera de los ttulos.
En el segundo argumento de la funcin indicamos qu campo deseamos que nos cuente
en este caso contara NOMBRE o escribimos el numero de la columna en donde se
encuentra NOMBRE que es 4, acumulando aquellos registros que cumplan las
condiciones del tercer argumento.
Por ltimo el tercer argumento, el ms importante, ya que sin ste, tendramos una
funcin SUMA normal. Dos condiciones en la misma lnea o fila de la hoja de clculo
equivale a exigir el cumplimiento simultneo (es decir al Y), sin embargo el hecho que se
encuentren en distintas lneas nos permite un cumplimiento alternativo, esto es, que se
cumpla una condicin o bien la otra (es decir el O).
La funcin quedara de la siguiente forma: =BDCONTARA($A$1:$E$64,4,$G$1:$K$2),
dndonos el resultado de 4.
En la imagen se aprecia el resultado de las siguientes funciones aplicndolo a la misma
Tabla:
Funcin BDCONTAR
=BDCONTAR($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en la columna (campo)
MONTO, considerando nicamente las filas que cumplan la condicin.
Funcin BDMAX
=BDMAX($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Devuelve el valor mximo encontrado en una determinada columna (campo) MONTO,
considerando nicamente las filas que cumplan la condicin '>=501.
Funcin BDMIN
=BDMIN($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Devuelve el valor mnimo encontrado en una determinada columna (campo) MONTO,
considerando nicamente las filas que cumplan la condicin '>=501.
Funcin BDPROMEDIO
=BDPROMEDIO($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo)
MONTO, considerando nicamente las filas que cumplan la condicin '>=501.
Funcin BDSUMA
=BDSUMA($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo)
MONTO, considerando nicamente las filas que cumplan la condicin '>=501.
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una lista nos estamos refiriendo a
crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Seguimos usando la tabla que utilizamos en el ejemplo de las funciones de base de datos,
pero para poderlo utilizar es importante convertirlo en RANGO NORMAL, por lo que
seleccionamos: Datos, Herramientas, Convertir en rango
El resultado ser el siguiente, quedar el formato pero ya no como tabla y se desactivaran

los filtros.
Luego lo ordenamos por CTA. CONTABLE, ya que estaremos agregando los subtotales
automticamente
Debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y acceder al men Datos,
Subtotales... nos aparece el cuadro de dilogo Subtotales como vemos en la imagen.
En Para cada cambio en: indicamos el campo de agrupacin, en nuestro caso queremos
obtener totales por CTA. CONTABLE.
En Usar funcin: indicamos el tipo de total a obtener (si queremos la suma de valores, el
promedio, etc...), en este caso elegimos Suma (para obtener el total por CTA. CONTABLE),
y marcamos MONTO.
La casilla de verificacin, Reemplazar subtotales actuales sirve para que reemplace los
subtotales que hubiera por los nuevos subtotales calculados.
Tambin podemos elegir que se realice un Salto de pgina entre grupo.
Marcamos Resumen debajo de los datos para que nos muestre el resumen debajo de cada
grupo.
Y este es el resultado obtenido tras realizar el resumen, Se han creado niveles de esquema
que permiten comprimir o expandir los distintos niveles.
Tablas dinmicas
Las tablas dinmicas, tambin llamadas pivot tables, son una herramienta para anlisis de
bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la informacin contenida en la BD.
Esta clase de tablas permiten analizar slo una porcin de la BD, es decir, con una BD con
gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar nicamente la informacin
relevante, con lo que el anlisis se torna ms sencillo.
Las pivot tables estn basadas en dos conceptos: sumarizacin y rotacin:
Sumarizacin: Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos
atributos.
Rotacin: Es la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de campos en
cualquier posicin que se requiera siempre y cuando estos campos estn contenidos en la
base de datos.
Una de las herramientas utilizadas para realizar tablas dinmicas es Microsoft Excel, que
permite realizar este proceso de manera sencilla.
Crear tabla dinmica

Para crear un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico, debe conectarse a un
origen de datos y especificar la ubicacin del informe.
Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de insercin dentro de una
tabla de Excel, y que el rango de celdas tenga encabezado de columna.
Luego seleccione el tipo de informe que se generar mediante uno de los siguientes
procedimientos:
Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic
en Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica
Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.

Para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico, en la ficha Insertar, en el
grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Grfico dinmico.
Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el grfico dinmico.
Seleccione un origen de datos mediante uno de los siguientes procedimientos:

-
Seleccione la tabla que desea analizar
Haga clic en Seleccione una tabla o rango.

Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de la tabla, en nuestro caso nuestra
tabla se llama ControlDePagos como lo vemos en el cuadro Tabla o rango.
Si seleccion una celda en un rango de celdas o si el punto de insercin estaba en una tabla
antes de que se iniciara el asistente, Excel muestra el rango de celdas o la referencia del
nombre de tabla en el cuadro Tabla o rango.
Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer
cuadro de dilogo para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccione el rango
en la hoja de clculo y, a continuacin, presione Expandir dilogo.
Considere la posibilidad de usar una referencia de nombre de tabla en lugar de un rango
de celdas, ya que las filas agregadas a una tabla se incluyen automticamente en el
informe de tabla dinmica cuando actualiza los datos.
Nota: Si el rango se encuentra en otra hoja de clculo en el mismo libro o en otro, escriba
el nombre del libro y de la hoja de clculo con la siguiente sintaxis:
([nombrelibro]nombrehoja!rango).
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinmica.
Ahora simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo arrastramos el campo:
Tras realizar los pasos anteriores en la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
Filtros de tabla dinmica
El filtrado de datos es una forma rpida y sencilla de buscar un subconjunto de datos y

trabajar con l en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su

parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable
En el informe de tabla o de grfico dinmicos, haga clic en la flecha del rea de Filtro de
Tabla Dinmica, en columnas (campo de serie) o del rea de filas (campo de categora).
Filtrar es muy til en las tablas dinmicas ya que permite filtrar los resultados y as
visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea
sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "V", escriba V o, para filtrar
texto que tenga el nombre "VIVIAN" en cualquier lugar del texto, escriba VIVIAN.
Si solo deseamos filtrar un nombre, antes debemos de hacer clic en (Todas), para que se
desmarque todo y luego tecleamos la letra V y automticamente nos presentara la
siguiente imagen:
Para cerrar este cuadro guardando los cambios debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar
sin conservar las modificaciones pulsaremos Cancelar, pero en nuestro caso le daremos
Aceptar.
El resultado ser como la siguiente imagen:
Presentndonos los pagos efectuados a VIVIAN DEL ROSARIO CAMBARA
Operaciones en tablas dinmicas

Las funciones de resumen se utilizan en subtotales automticos y tablas dinmicas, en las
tablas dinmicas, estn disponibles las siguientes funciones de resumen para todos los
tipos de datos de origen (lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla
dinmica o grfico dinmico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de
Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinmica) salvo para
OLAP (tecnologa de base de datos que se ha optimizado para la elaboracin de consultas
e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan
jerrquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas).
Las funciones que se pueden utilizar en las Tablas Dinmicas son las siguientes:
FUNSION
Suma
DESCRIPCION
La suma de los valores. Esta es la funcin predeterminada para datos numricos.
Contar
Promedio
El nmero de los valores de datos. La funcin de resumen Contar funciona del

mismo modo que la funcin de la hoja de clculo CONTARA. Contar es la funcin
predeterminada para datos no numricos.
El promedio de los valores.
Mx
El valor mximo.
Mn
El valor mnimo.
Producto
El producto de los valores.
Contar
nmeros
DesvEst
El nmero de valores de datos que son nmeros. La funcin de resumen Contar

nm funciona del mismo modo que la funcin de la hoja de clculo CONTAR.
Un clculo de la desviacin estndar de una poblacin, donde la muestra es un
subconjunto de toda la poblacin.
DesvEstP
Un clculo de la desviacin estndar de una poblacin, donde la poblacin son

todos los datos que van a resumirse.
Var
Un clculo de la varianza de una poblacin, donde la muestra es un subconjunto

de toda la poblacin.
Varp
La varianza de una poblacin, donde la poblacin son todos los datos que van a
resumirse.
Sumar, Contar y Promedio

Los datos del rea Valores resumen los datos de origen subyacentes en el informe de
Tabla o grfico dinmico de la siguiente forma: los valores numricos utilizan la funcin
SUMA, y los valores de texto la funcin CONTAR. No obstante, podemos cambiar la
funcin de resumen. De manera opcional, tambin se puede crear un clculo
personalizado.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar
y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con
diferentes opciones, debemos escoger la opcin Resumir datos por... y nos aparece un
cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen:
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante
Suma, Recuento, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la pestaa Ms Opciones.

Los RANGOS VARIABLES, es cuando trabajamos con TABLA, ya que podemos agregar o
quitar elementos de la tabla origen de datos (tabla base) sin necesidad de actualizar la
referencia al rango de forma manual, o sea que se hace en forma automtica. Pero si
utilizamos un listado para hacer nuestra Tabla Dinmica es necesario realizar los
siguientes pasos:
Vamos a utilizar los datos de la tabla del ejemplo anterior, pero antes lo convertiremos en
rango, ya que si lo dejamos como tabla, estara de ms que insertemos la frmula ya que
la tabla se actualiza automticamente, no as un rango de datos.
Vamos a utilizas NOMBRES, pero no le vamos a dar un nombre a un rango, le daremos un
nombre a una frmula (Excel considera a las frmulas como si fueran rangos) dicha
frmula ser el ANIDAMIENTO entre las funciones DESREF Y CONTARA
Donde los argumentos sern:
ref: la celda en el ngulo superior izquierdo de la lista A1, segn nuestro ejemplo.
filas: para este caso es 0
columnas: para este caso es 0

alto: la cantidad de filas en nuestra tabla base, utilizaremos la frmula
CONTARA(TabDin3.4!$A:$A)
ancho: la cantidad de columnas en nuestra tabla base, utilizaremos la frmula
CONTARA(TabDin3.4!$1:$1)
Esta frmula se anidara con CONTARA para que DEREF se transforme en dinmica
quedando as:
=DESREF(TabDin3.4!$A$1,0,0,CONTARA(TabDin3.4!$A:$A),CONTARA(TabDin3.4!$1:$1))
Nota: TabDin3.4 es el nombre de la hoja en donde se encuentran nuestros datos.
Ya tenemos la frmula paso a seguir es definir el nombre de la frmula, por lo que
realizaremos los siguientes pasos:
- Formulas, Administrador de nombres
Seleccionamos Nuevo
- Definimos un nombre, este caso ser DatosTB.
- En la opcin se refiere a:
- insertamos la formula =DESREF(3.4!$A$1,0,0,CONTARA(3.41!A:A),10)
En este momento ya estamos en condiciones de agregar datos a la base original. As cada
vez que insertemos datos a la tabla dinmica reconocer todo el contenido sin necesidad
de especificar de nuevo el rango.
Para comprobar lo realizado, agregamos datos en la fila 65
Slo hay que darle actualizar y listo.
Como podemos ver en la imagen ya se agrego

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica debemos hacer clic en el botn Grfico
dinmico de la pestaa Opciones.
Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos
convenga ms segn los datos que tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos
escoger el grfico que ms nos convenga.
En lazar y consolidar hojas

CONSOLIDAR HOJAS DE TRABAJO:
Para resumir y registrar resultados de hojas de clculo independientes, puede consolidar
datos de cada una de estas hojas en una hoja de clculo maestra. Tal y como se explica en
el punto 1.1 de este tutorial. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de
clculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de
modo que sea ms fcil actualizarlos y agregarlos de una forma peridica o especfica.
En este punto vamos a ver como se consolida con frmulas:
En la hoja de clculo maestra, copie o escriba los rtulos de columna o fila que desee para
los datos de consolidacin.
Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidacin.
Escriba una frmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada
hoja de clculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En
cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:
Si los datos que se vamos a consolidar estn en celdas diferentes de otras hojas de
clculo
Se escribe la frmula con referencias de celda a las otras hojas de clculo, una por cada
hoja de clculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de clculo
denominadas 2007 (en la celda C4), 2008 (en la celda D4), 2009 (en la celda E4) y 2010 (en
la celda F4), en la celda C4 de la hoja de clculo maestra, tendremos que escribir lo
siguiente:
=SUMA('2007'!C4,'2008'!D4,'2009'!E4,'2010'!F4)
Para especificar una referencia de celda como '2007'!C4 en una frmula sin escribir,
escriba la frmula hasta el punto en el que necesite la referencia, haga clic en la etiqueta
de la hoja de clculo y a continuacin, haga clic en la celda origen, escribe la coma(,)
luego selecciona la siguiente hasta llegar a la hoja 2010.
Si los datos que se van a consolidar estn en las mismas celdas de otras hojas de
clculo
Escriba una frmula con una referencia 3D que utilice una referencia a un rango de
nombres de hojas de clculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde
Ventas hasta Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de clculo maestra tendra que
escribir lo siguiente:
Frmula para consolidar en el mismo archivo:

=SUMA('2007:2010'!C4)
Enlazar hojas de trabajo:
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar frmulas de varias hojas para
combinar datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con
respecto a la otra, apareciendo as dos conceptos:
- El libro de trabajo dependiente: es el que contiene las frmulas.
- El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear frmulas de referencias
externas, es decir frmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja
externa a la que est la frmula.
Para crear frmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos).
- Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la
frmula.
- Introducir la frmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto
de escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas
necesarias.
Para nuestro ejemplo seguiremos utilizando nuestros datos de la consolidacin con
frmula, pero en este caso necesitamos un archivo con las hojas de los aos 2007 al
2010, y lo llamaremos Emb2007 a 2010.xlsx
Frmula para consolidar con datos de origen de otro archivo:

De esta forma vemos la frmula, cuando el archivo origen est abierto

=SUMA('[Emb2007 a 2010.xlsx]2007:2010'!C4)
De esta forma vemos la frmula cuando el archivo origen est cerrado

=SUMA('C:\Users\...\1 OperaconesConDatos\[Emb2007 a 2010.xlsx]2007:2010'!C4)
Las referencias al libro externo las gestiona automticamente Excel, incluso si cambiamos
el nombre del archivo donde estn los datos desde Archivo Guardar como... las
referencias tambin se cambiaran.
Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vnculos a las pginas fuente
podemos hacerlo accediendo a la pestaa Datos y haciendo clic en el botn Editar
vnculos Nos aparece el cuadro de dilogo Modificar vnculos donde podemos hacer
modificaciones sobre los vnculos.
Actualizar valores: Actualiza la lista con los vnculos.

Cambiar origen: Podemos modificar el origen del vnculo seleccionado.
Abrir origen: Abre el libro del vnculo seleccionado, si estuviera cerrado.
Romper vnculo: Quita los vnculos de las frmulas externas, y los datos en las celdas
quedan con los valores de la ltima actualizacin.
Comprobar estado: Comprueba el estado del origen.
Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando
que tenemos enlaces externos.
Anlisis de sensibilidad
El anlisis de sensibilidad, como se expuso en el captulo dedicado a Excel 2010, permite
utilizar a Excel para determinar el comportamiento que puede tener un proyecto o
presupuesto si se modifican algunas de las variables que lo componen.
Por ejemplo, cuando se hace un estudio de mercado y un presupuesto sobre la produccin
y venta de un producto, qu tan sensible es ante el cambio de los precios de la materia
prima, o de la mano de obra. Permite determinar cmo se comportara o reaccionara el
proyecto ante cualquier cambio que se le introduzca.
Buscar objetivo
Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis Y si. Con Solver, podemos buscar el valor ptimo para una frmula de una celda,
denominada celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver trabaja con el grupo de celdas
que estn relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de la celda objetivo.
Si sabe qu resultado desea obtener de una frmula, pero no est seguro de qu valor de
entrada necesita la frmula para obtener ese resultado, use la caracterstica Buscar
objetivo. Por ejemplo, imaginmonos que vamos a pedir un prstamo de dinero. Saber
cunto dinero se desea, cunto tiempo se va a saldar el prstamo y cunto podemos
pagar cada mes. Bueno para eso se usa Buscar objetivo para determinar qu tipo de
inters deber conseguir para cumplir con el objetivo del prstamo.
La caracterstica de Buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada variable.
En nuestro ejemplo vamos a calcular en cuanto tiempo(?) se dobla un capital de
Q 1,500.00, trabajando en capitalizacin compuesta al 5% anual.
En nuestro ejemplo ya tenemos un clculo a 1 ao y nos da un capital final de Q. 1,575.00,

pero nosotros necesitamos doblar el capital, es decir que el capital final sea 3,000 y saber
en cuantos aos se estara llegando a esa cantidad.
Bueno para eso seguiremos los siguientes pasos:
Accediendo a la pestaa Datos y haciendo clic en Anlisis Y si luego en Buscar
objetivo.
Ya hemos calculado nuestro ejemplo a 1 ao, dndonos un capital final de 1,575.00

(Formulas: =B2*(1+B4)^B3)
Al dar clic en Buscar objetivo y nos presentara la siguiente ventana en donde Vamos a
tener que poner tres argumentos:
Definir la celda: Es la celda objetivo, es donde va la frmula

Con el valor: Escribimos 3000, que es el monto a donde queremos que llegue nuestro
capital.
Para cambiar la celda: Anotamos, que es lo que queremos despejar en nuestro caso, son
los aos, por lo que seleccionamos la celda B3.
Vemos que ha encontrado una solucin, como lo vemos en la imagen, le damos Aceptar
y con eso ya tenemos el resultado de 14.2066968 aos que necesitamos para poder
doblar el capital.
Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma
automtica en las celdas de una hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos
de valores en una hoja de clculo y, luego, cambiarlos a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver los diferentes resultados.
Para cada escenario, se debe de especificar las celdas a cambiar y los valores que se van a
usar para dicho escenario. Al cambiar entre los escenarios, la celda de resultado cambia
para reflejar los diferentes valores de las celdas cambiantes.
Los escenarios multi-hiptesis: permiten efectuar anlisis de sensibilidad de mltiples
variables de entrada, frente a mltiples variables de salida. Vamos a realizar un caso con 5
variables de entrada y 2 variables de salida. Generaremos tres escenarios posibles:
pesimista, medio y optimista. Tambin veremos anlisis de sensibilidad utilizando tablas
tipo I (una variable de entrada) y tablas tipo II (dos variables de entrada).
En la Hoja(Escenario) efectuamos el Anlisis de Sensibilidad de la cuenta de resultados de
una empresa que efecta previsiones para los prximos aos: 2012, 2013, 2014, 2015 y
2016.
En la columna B disponemos de cinco celdas amarillas que sern las variables de entrada.
Representan los incrementos porcentuales acumulados de la facturacin, los ingresos de
anticipos, los gastos de personal y alquileres. Pretendemos estudiar dos variables de
salida: la TIR y el VAN calculado al 6%.
La frmula de la TIR =TIR(C22:H22)

La frmula de el VAN =VNA(6%,D22:H22)+C22
La Facturacin (fila 7) se prev para el ao 2012 que ser de Q.150.000.00,
incrementndose para los prximos aos en un porcentaje que viene expresado por la
celda amarilla (B7) que es el 5% cada ao, en dicha celda es sobre la que efectuaremos el
anlisis de sensibilidad. Es nuestra variable de entrada. La celda E7 podemos ver el
incremento hasta la celda H7. Su expresin es la siguiente: =D7*(1+$B$7)
Los Atpicos (fila 8) parten de un importe inicial de Q. 30,000.00 y se reducen cada ao
un 3%.por lo que en la celda E8 ingresamos la siguiente frmula:
=D8*(1+$B$8)
En la fila 6, 10 y 15 utilizaremos la funcin SUBTOTALES con la suma.
Definimos tres posibles escenarios:
1.
2.
3.
Escenario optimista
Escenario medio
Escenario pesimista
Para cada escenario definimos el valor que tendran las variables de entrada. Esto se
puede ver en el cuadro de las filas 27 a 30, que se estarn ingresando manualmente en la
ventana de Valores de Escenario.
Por tanto, disponemos de 5 celdas amarillas (variables de entrada) y dos celdas verdes
(variables de salida). El modelo esta creado de tal forma que las variables de entrada y las
de salida estn vinculadas por frmulas. Esto quiere decir que si cambiamos manualmente
el valor de alguna o varias de las celdas amarillas el valor calculado en las celdas verdes
cambia automticamente.
Para lanzar la herramienta de Escenarios elegimos: Datos, Anlisis Y si, clic en
Administrador de escenarios.
Clic en Agregar
Como nombre de escenario escribimos Optimista. Donde dice Celdas cambiantes se

deben poner las celdas amarillas, que al estar separadas seleccionamos $B$7: $B$8 luego
presionamos la tecla ctrl y seleccionamos las celdas $B$11: $B$13.
Hacemos clic en Aceptar y nos aparecer la ventana de Valores del escenario en la

que ingresaremos los datos que se encuentran en la celda de la D28 a la H28 que
corresponden al Escenario Optimo, seguidamente le damos Aceptar
Nos vuelve a presentar la ventana de Administrador de escenario, y le damos en
Agregar para ingresar El Escenario Medio, lo mismo estaramos haciendo para el
escenario Pesimista
Al terminar de ingresar los tres escenarios, hacemos clic en el botn Resumen,

seguidamente veremos la ventana Resumen de escenario, en Celdas de resultado
hacemos clic y seleccionamos las celdas D24 y D25, como lo vemos en la imagen.
Por ltimo le hacemos clic en el botn Aceptar y automticamente nos creara una hoja
nueva con el nombre de Resumen de escenario en la que veremos la siguiente imagen:
Ya como sugerencia lo ideal es personalizar el escenario para que en lugar de ver el

nombre de las celdas cambiante y de resultado, cambiar los nombres de las celdas por sus
conceptos: Facturacin, Atpicos,.... es copiar los nombres que correspondan para saber y
poder ver los nombres, pero para ello duplicamos la hoja y poder hacer los cambios en la
nueva hoja, quedando de la siguiente forma:
Solver
Instalacin de Solver:
Seleccionar el botn del Office, Opciones de Excel, Complementos, luego seleccionamos

Ir
Y marcar Solver, como lo vemos en la imagen, al hacer clic en Aceptar iniciara la

instalacin.
Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una frmula de una celda, denominada
celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver trabaja con el grupo de celdas que estn
relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta
los valores de las celdas variables que se especifiquen, denominadas celdas ajustables,
para obtener el resultado especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden
aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y
las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula de la
celda objetivo.
La frmula comienza siempre en la celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver funciona
en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de
la celda objetivo.
Para nuestro ejemplo utilizaremos el mismo ejemplo de Buscar Objetivo, aplicado a
Solver:
Accediendo a la pestaa Datos, Anlisis luego clic en Solver, y nos presentara la
siguiente ventana en donde vamos a tener que poner tres argumentos:
Celda objetivo: Es la celda objetivo, es donde va la frmula B5

Valor de celda objetivo: Marcamos Valores de y escribimos 3000, que es el monto a
donde queremos que llegue nuestro capital.
Cambiando las celdas: Anotamos, que es lo que queremos despejar en nuestro caso, son
los aos, por lo que seleccionamos la celda B3.
Al igual que Buscar Objetivo ha encontrado una solucin, como lo vemos en la imagen, le
damos Aceptar y con eso ya tenemos el resultado de 14.2066968 aos que necesitamos
para poder doblar el capital.
Programacin en Excel
Excel mediante Visual Basic permite programar rutinas que potencializan sus capacidades
en la medida en que permite automatizar un sin nmero de tareas mediante funciones
personalizadas o macros.
No vamos a ensear a programar pues esto no es el objetivo del manual. Simplemente
trataremos de ubicar al lector en este ambiente par que lo conozca, lo explore y evale los
beneficios que puede significar incursionar en este campo.
Visualizar la pestaa Programador

Por defecto Excel no muestra en su barra de tarea la ficha o estaa Programador, til
cuando se maneja programacin en Visual Basic, como macros y funciones personalizadas.
Excel 2007
Botn Office -> Opciones -> Ms frecuentes -> Mostrar ficha de programacin en la cinta
de opciones:
En Excel 2010:
Archivo -> Opciones -> Personalizar cintas de opciones:
All se marca la opcin Programador

Con esto tendremos:
Excel 2007:
Excel 2010:
Abrir el editor de Visual Basic

La programacin en Excel se hace en Visual Basic, herramienta a la que se llega
presionando las teclas Alt +F11 o en la ficha o pestaa Programador -> Visual Basic:
Al dar clic en el cono de Visual Basic tendremos la siguiente pantalla:
Se da clic en Insertar -> Mdulo y tendremos esta otra pantalla:
Es all donde se programa, donde se introducen las lneas de cdigo necesarias para crear
nuestras propias funciones o nuestras macros.
Crear una macro

Una macro se puede crear de forma automtica en la medida en que se ejecuta el
grabador de macros, el cual va gravando lo que hacemos en Excel para despus replicarlo,
o mediante cdigo limpio y directo, lo que es mucho ms complejo y requiere un alto nivel
de programacin
Para gravar una macro, en la ficha o pestaa programador hay una opcin para ello:
Al dar clic sobre ella tendremos el siguiente cuadro de dilogo:
All asignamos el nombre de la macro, el mtodo de teclado abreviado para ejecutarla, el

mbito de aplicacin (este libro, nuevo libro, u otro libro abierto), y una descripcin para
explicar de qu va la macro.
Al dar clic en Aceptar la macro se empieza a generar y va gravando todo lo que el usuario
haga en Excel. Aparece en la barra de tareas una nueva opcin para detener la grabacin
de la macro:
En este manual encontrar algunas macros que realizan algunas tareas importantes que
puede estudiar para iniciarse en este mundo, que es otro mundo muy exigente debido a
las caractersticas de la programacin.
Ejecutar una macro

Una vez hayamos creado nuestras macros, para utilizarlas vamos a la pestaa
programador y elegimos la opcin Macros y obtendremos el siguiente cuadro de dilogo:
All aparecer un listado con todas las macros creadas, desde donde podemos ejecutarla,
modificarlas o eliminarlas.
Tambin se puede ejecutar una macro con una combinacin de teclas si se la hemos
asignado cuando se ha utilizado el grabador de macros:
Asignar una macro a un botn

Para hacer ms expedita nuestras tareas cotidianas qu mejor que colocar un botn en el
lugar ms asequible de nuestra hoja de trabajo para ejecutar la macro que necesitemos
para esa tarea especfica.
Para ello, en la pestaa programador damos clic en Insertar:
All elegimos la primera opcin, esto es, Botn (Control de formulario) y tendremos el
siguiente cuadro de dilogo al activar cualquier celda:
Automticamente aparece la opcin para asignar una macro. Seleccionamos la que

deseamos asignar al botn y Aceptamos. Tendremos algo as:
Para cambiar el nombre del botn, damos clic con el botn derecho del mouse y
tendremos esto:
Modificamos el texto y listo.

Desde all tambin se le puede dar formato al botn. Para ello se elige la opcin Formato
de control
Con ello personalizamos nuestro botn a nuestro gusto.
Configurar la seguridad de las macros

Cuando se abre un libro que contenga macros, por lo general estas son bloqueadas por
Excel y se muestra el siguiente mensaje en Excel 2010:
Al dar clic en Habilitar contenido se habilitan las macros y se pueden ejecutar sin
problemas.
En Excel 2007 el mansaje es el siguiente:
Al dar clic en Opciones se tiene el siguiente cuadro de dilogo:
Desde all se pueden habilitar las macros para que puedan ser ejecutadas en el libro que
las contiene.
Estas medidas de seguridad se deben a que la macros representa un potencial riesgo ya

que algunas pueden contener virus, de all que se recomienda no copiar y pegar cualquier
macro de Internet, puesto que algunas pueden no ser seguras.
Este nivel de seguridad se puede configurar desde la pestaa Programador -> Seguridad
de macros -> centro de confianza:
Aqu se pueden marcar las diferentes opciones de seguridad disponibles.
Trucos y tips
En Excel existe una infinidad de trucos y tips que a pesar de ser puntuales y cortos en un
momento dado pueden ser de gran utilidad, as que abordaremos algunos de ellos.
Desplazarse rpidamente a la ltima celda de una base de datos

Para desplazarnos a la ltima celda de un rango o a la primera celda de n rango o base de
datos, podemos hacerlo utilizando mtodos abreviados de teclado.
ltima celda abajo: ctrl + flecha abajo
Primera celda arriba: ctrl + flecha arriba
Ultima celda a la derecha: ctrl + flecha derecha

Primera celda a la izquierda: ctrl + flecha izquierda
Introducir fechas aleatorias

Bien sabemos que con la funcin ALEATORIO.ENTRE podemos generar nmeros aleatorios
en un rango determinado de celdas, y lo mismo se puede hacer con fechas.
Por supuesto que no se puede utilizar la funcin ALEATORIO.ENTRE directamente con la
fechas lmites o topes, puesto que no funciona.
Lo que haremos ser escribir en alguna celda la fecha inferior y la superior; luego le damos
formato general a la celda. Con ello, la fecha queda convertida en nmeros que luego
Excel interpretar como fechas.
Por ejemplo, en E1 escribimos 01/01/2011 y en F1 escribimos 31/12/2012
Al darle a las celdas anteriores un formato general tendremos en E1 40544 y en F1
41255 que son los nmeros equivalentes a las fechas dadas.
Seguidamente nos ubicamos en cualquier celda y escribimos =ALEATORIO.ENTRE
(40544;41255). Eso nos generar un nmero aleatorio. Luego arrastramos la celda hasta
cubrir todo el rengo en que deseamos insertar fechas aleatorias y luego lo seleccionamos
y le damos formato a las celdas como fecha. Y ya tenemos nuestras fechas aleatorias en
Excel.
Seleccionar rangos que no estn contiguos

Generalmente cuando seleccionamos un rango de celdas todas estn juntas, pero en
algunos casos necesitamos seleccionar datos que se encuentran en diferentes columnas
que no estn contiguas, por ejemplo.
Es caso de la siguiente base de dados:
Necesitamos seleccionar las columnas A y D, y por supuesto no seleccionar las columnas B

y C.
Para lograrlo seleccionamos el primer rango (Columna A) y mientras presionamos la tecla
control (ctrl) seleccionamos el otro rango, o los otros rangos.
Seleccionar celdas vacas dentro de un rango de datos

Supongamos que se tiene el rango A1:F100, en el cual hay una serie de celdas vacas que
necesitamos seleccionar.
Una forma de hacerlo es seleccionar una a una manteniendo presionada la tecla ctrl, pero
si el rango de datos es muy amplio esta tarea puede resultar casi imposible de realizar.
Excel incorpora una forma de hacerlo fcilmente.
Presione la tecla F5 para abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Damos clic en la opcin Especial y tendremos este otro cuadro de dilogo:
All marcamos la opcin Celdas en blanco, le damos Aceptar y con eso seleccionamos
las celdas vacas que estn en nuestro rango de inters.
Incluir saltos de lnea en una celda o fila
En Word cuando necesitamos agregar un salto de lnea simplemente pulsamos la tecla

Enter, pero ello no funciona en Excel, ya que con la tecla Enter se avanza a la siguiente
celda.
Para logar insertar un salto de lnea en una celda o fila de Excel, al terminar de escribir la
primera lnea presionamos simultneamente las teclas Alt y Enter.
Claro que la mejor forma de agregar texto libremente en Excel es insertando cuadros de
texto.
Completar automticamente el nmero de dgito requeridos en una

celda
En un capitulo anterior explicbamos como limitar el nmero de caracteres que se pueden
ingresar en una celda. Supongamos ahora que necesitamos ingresar un dato que no tiene
el nmero mximo requerido por lo que completaremos con ceros a la izquierda.
Puede ser el caso de una tabla con el nmero de telfono de los empleados y le hemos
dicho a Excel que se deben ingresar 10 caracteres, que son los que tiene un nmero
celular. El problema es que se ingresa un telfono fijo que tienen menos caracteres, no se
cumple con este requisito que puede ser indispensable para posteriormente validar algn
tipo de informacin.
Para hacer que Excel complete los 10 dgitos con ceros a la izquierda, seleccionamos el
rango de celdas de nuestro inters damos clic con el botn derecho del mouse y en
Formato de celdas elegimos Nmero:
Seleccionamos la opcin Personalizada y en Tipo colocamos 10 ceros que es el largo de

datos que hemos definido para esas celdas.
As, al escribir el telfono 26674521 Excel automticamente lo pasar a 0002674521,
completando as los 10 dgitos o caracteres requeridos.
Alternar el color de las filas en Excel

Cuando se tiene una base de datos con muchos datos, y si el alto de las filas es pequeo,
para hacer una mejor lectura de la informacin puede resultar til que las filas alternen
colore, de modo que una fila de un color y la siguiente de otro, como se puede observar
en la siguiente tabla:
Esto se puede hacer utilizando formato condicional.

En Excel 2007, seleccin la tabla o rango de datos en los que desea alternar el color de las
filas y vaya a Formato condicional -> Resaltar reglas de celdas -> Ms reglas:
En el cuadro que aparece llamado Nueva regla de formato, seleccione la ltima opcin
llamada Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar la frmula y pegue la
siguiente frmula:
=SI(RESIDUO(FILA();2)=0;VERDADERO;FALSO)
Luego elige el color que se ha de aplicar a esta nueva regla tal como aparece en la
siguiente captura de pantalla:
Le damos Aceptar y ya tendremos una bonita tabla que nos facilita la lectura.
Evitar el famoso error #DIV/0! en Excel

#DIV/0! es uno de los errores ms comunes que suele generar Excel al utilizar funciones o
frmulas, error que puede ser obviado el reemplazarlo por un cero o dejar la celda vaca.
Por ejemplo si dividimos un valor entre cero, se genera este error, lo cual solucionamos
con la funcin ESERROR:
=SI(ESERROR(A1/B1);"";A1/B1)
En esta frmula se supone que B1 contiene un cero.
Si en lugar de una celda vaca queremos un cero la frmula ser:
=SI(ESERROR(A1/B1);0;A1/B1)
Esta funcin opera para cualquier otra frmula o combinacin de frmulas que generen
este tipo de error.
Dividir contenido de una celda o columna en Excel

Supongamos que en una columna tenemos los nombres y apellidos de los empleados de la
empresa, todos contenidos en una nica celda, y que necesitamos que cada nombre y
apellido quede en una celda diferente.
Vamos a suponer que en la celda A1 tenemos el nombre Florentino Viveros Vidal. Ahora
necesitamos que en la Celda A1 quede Florentino, en la B1 Viveros y en la C1 Vidal; lo que
antes estaba en una sola celda ahora debe estar en tres celdas; una palabra por celda.
Esto implica tener que dividir la columna tantas veces como palabras individuales tenga la
celda. Si el texto de la celda est conformado por 5 palabras, es necesario dividir esa celda
en 5 columnas.
Si en la misma columna una celda tiene 5 palabras y otra tiene 4 o menos, la celda se
debe dividir por el nmero mximo de palabras.
Para ello seleccionamos la columna que contiene los datos a dividir, luego buscamos la
opcin Texto en columnas, opcin que encontramos en la barra de herramientas de
Datos [Office 2007].
Al activar la herramienta de Texto en columnas, se abre una serie de cuadros de dilogos
en los que se piden algunos datos para que Excel proceda a dividir la columna;
dependiendo de los datos que tengamos as mismo se deben marcar las opciones.
Damos clic en Siguiente y tendremos la siguiente pantalla:
Al dar clic en Siguiente tendremos:
Siguiendo el anterior procedimiento tendremos cuatro columnas en las que se ubicarn el

primer nombre, el segundo nombre, el primer apellido y el segundo apellido.
Separar valores negativos y positivos

Cuando en una base de datos existen tanto valores negativos como positivos, se puede
presentar la necesidad de separarlos.
Supongamos que tenemos una serie de datos en la columna A desde la fila 2 hasta la 20,
es decir, dese A2:A20.
Para separar los valores positivos y negativos, necesitaremos de dos columnas adicionales
o auxiliares, una para colocar los valores positivos y otra para colocar los valores
negativos, as que las frmulas las colocaremos en las columnas B y C.
Para separar los valores, utilizaremos la funcin SUMAR.SI condicionada, y la condicin
ser que el valor buscado en el rango sealado sea negativo o positivo, o mayor o menor a
cualquier otro valor, por lo que son muchas las variantes que se pueden utilizar
dependiendo de las necesidades del usuario.
En este caso vamos a suponer que los valores a separar estn ubicados en la columna A
desde la fila 2 hasta la fila 20 [A1:A20].
Para extraer los nmeros negativos en la columna B se utiliza la siguiente frmula:
=SI(SUMAR.SI($A$2:$A$10000;A2)<0;A2;"")
Para extraer los valores positivos en la columna C la frmula es la siguiente:
=SI(SUMAR.SI($A$2:$A$10000;A2)>0;A2;"")
Estas frmulas se colocan en las celdas B2 y C2 y se arrastran hasta copiar el rango
requerido.
Observemos que las referencias son absolutas, por eso se encierran entre signos $, de
esta forma le decimos a Excel que el rango a buscar o revisar ser siempre el mismo no
importa en qu celda se ubique la frmula.
Sumar valores de una fecha especfica

Supongamos que necesitamos conocer la sumatoria de las facturas vendidas el da 19 de
agosto de 2011. Si tenemos esos datos en Excel, es muy fcil extraer las facturas de esa
fecha y sumarlas.
Vamos a suponer que en la columna A tenemos la fecha de la factura y en la columna B

tenemos el valor de cada factura, y que los datos se extienden por 1000 fila, esto es el
rango A1:B1000.
Bien, todo lo que hay que haces es utilizar una frmula condicional, y como se trata de
hallar una sumatoria, pues la frmula a utilizar no es otra que SUMAR.SI
=SUMAR.SI(A1:A1000;"="&FECHA(2011;8;19);B1:B1000)
Esta frmula le est diciendo a Excel que tome los valores que hay en el rango B1:B1000 y
los sume slo si la fecha corresponde al 19 de agosto de 2011 (2011;8;19), fecha que se
encuentra en el rango A1:A1000.
La fecha de la factura y su valor pueden estar en cualquier columna. Basta ajustar el rango
en la frmula para determinar esos valores.
Para determinar la sumatoria de una fecha diferente, basta ajustar los valores,
considerando que la estructura de la frmula es ao/mes/da. En todo caso, al dar clic
sobre la frmula, al irse posicionado en cada variable de la frmula Excel le ir indicando
el dato a ingresar.
Sumar valores dentro de un rango de fechas en Excel

En el anterior documento explicamos cmo sumar valores de una fecha especfica; en esta
oportunidad explicaremos como sumar valores que se encentran en un rango de fechas,
es decir entre una fecha y otra.
Supongamos que necesitamos averiguar cuando suman las facturas emitidas entre el 10
de julio de 2011 y el 22 de agosto de 2011. Podramos utilizar un filtro, pero tal vez sea
ms cmoda una sencilla frmula.
Al igual que en el supuesto del documento anterior, supongamos que la fecha de las
facturas estn en la columna A desde la fila 1 hasta la 1.000 y que el valor de la facturas
est en la columna B desde la fila 1 hasta la 1.000.
Como se trata de una suma condicionada a un rango de fechas, utilizamos la frmula
SUMAR.SI de la siguiente forma de acuerdo a nuestro supuesto:
=SUMAR.SI(A1:A500;">="&FECHA(2011;7;10);B1:B1000)SUMAR.SI(A1:A500;">"&FECHA(2011;8;22);B1:B1000)
Esta frmula est compuesta por dos partes. La primera parte suma los valores iguales o
superiores a una fecha (la inferior). La segunda parte suma los valores superiores a otra
fecha (la superior). La sumatoria de la segunda parte se resta a la sumatoria de la primera

parte.
Explicacin: Si tengo un rango de 1 a 100 y quiero saber cunto hay de 15 a 30, una de las
soluciones es sumar lo que hay entre 15 y 100 y luego restar lo que hay entre 31 y 100. De
esta forma me queda nicamente lo que hay entre 15 y 30. Es exactamente lo que hace la
frmula de arriba.
No sobra aclarar que en la primera parte de la frmula se indica la fecha lmite inferior y
en la segunda la fecha lmite superior.
Sumar en Excel slo determinados conceptos

Puede suceder que nos entreguen un archivo de Excel con centenares de conceptos y sus
respectivos valores, y que adems no estn ordenados de forma consecutiva, puesto que
se han ingresado segn la fecha de realizacin de cada hecho.
Ponernos en la tarea de organizar y agrupar cada concepto con su respectivo valor para
despus totalizar, es una tarea demasiado tediosa como para hacerla manualmente, as
que recurriremos a una sencilla pero efectiva frmula de Excel para que nos haga el
trabajo.
Supongamos que los conceptos se encuentran en la columna A, desde la fila 5 hasta la
1000, y los valores de cada concepto en la columna B, desde la final 5 hasta la 1000.
Ahora nos ubicamos en la celda donde queremos sumar la totalidad de los valores
correspondientes a cualquiera de los conceptos, y escribimos la siguiente frmula:
=SUMAR.SI(A5:A1000;Retencin;B5:B1000)
La estructura de la frmula es la siguiente:
(Rango a evaluar o buscar; Criterio a evaluar; Rango a sumar)
En este caso, los conceptos se encuentran el rango A5:A1000. El criterio es Retencin, es
decir, dentro del rango A5:A1000, buscaremos las celdas que contengan Retencin. El
rango a sumar es el rango donde estn los valores, que en este caso es la columna B desde
la fila 5 hasta la fila 1000.
Luego, lo que Excel har es buscar todas las celdas que contengan el trmino Retencin y
sumar los valores que le correspondan a cada concepto, de esta forma podemos sumar
todos los valores que correspondan a retencin, as sean miles y estn en completo
desorden.
Encontrar la ruta donde est guardado el libro

Para determinar la ruta completa donde se encuentra el archivo o libro activo,
simplemente se coloca en cualquier celda la siguiente frmula:
=CELDA("filename")
Esto nos dar la ruta completa a la carpeta que contiene el archivo, como por ejemplo:
C:\Users\Windows\Documents\Mis trabajos\[Ejemplos y pruebas.xlsx]Hoja1
Como se puede observar, esta frmula indica no slo el nombre del libro sino la hoja
activa donde se ha colocado la frmula.
Promediar sin considerar ceros o celdas vacas

Cuando se promedia un rango de valores en Excel, el promedio se determina
considerando todos las celdas, as estn tengan un valor de cero o estn vacas, lo cual se
puede evitar con una sencilla frmula.
=SUMA(A2:A11)/CONTAR.SI(A2:A11;">0")
Se suma el rango donde estn los datos, incluyendo celdas vacas y con ceros, las cuales
no afectan el resultado final de la suma. Luego se divide nicamente por el nmero de
celdas que contienen valores superiores a cero; de all que se utiliza la funcin CONTAR.SI.
El excluir las celdas vacas o con ceros naturalmente el promedio ser ms alto, debido a
que se divide por un nmero menor.
Promedios condicionados en Excel

Vamos a suponer que tenemos una serie de valores entre los cuales hay valores negativos
y positivos, que bien pueden ser los saldos de una cuenta, de un cliente, o de cualquier
otro tercero.
De esos valores necesitamos sacar un promedio pero nicamente teniendo en cuenta los
valores positivos, por ejemplo.
Para hacerlo manualmente, deberamos primero separar todos los valores positivos y
negativos, para luego sumarlos y dividir el resultado por el nmero de valores positivos, lo
cual no sera una tarea cmoda sobre todo si se trata de un gran nmero de valores.
Para esto, utilizaremos dos funciones a saber:
SUMAR.SI y CONTAR.SI
Veamos:
Supongamos el rango A1:A10, en los cuales existen los siguientes valores:
30, -2, 10, -12, 15, -8, 20, -5, -10, 25; es decir que en la celda A1 tendremos 30, en la A2
tendremos -2, en la celda A3 tendremos 10, etc.
Debemos extraer los valores positivos y sumarlos. Vemos que tenemos 5 valores positivos
(30, 10, 15, 20, 25) que sumados dan un total de 100, luego el promedio ser de 20
(100/5).
Hacerlo manualmente ha sido relativamente sencillo porque slo tenemos un rango de 10
nmeros
Pero utilizando nuestra frmula el resultado ser inmediato.
Frmula:
=SUMAR.SI(A1:A10;">0")/CONTAR.SI(A1:A10;">0")
Esta frmula la colocamos en la celda en la que necesitemos el resultado.
Lo que hace la primera parte de la frmula, es decir, la funcin SUMAR.SI, es sumar los
valores mayores a cero que se encuentran en el rango A1:A10.
La segunda parte de la frmula [la que divide], lo que hace es contar el nmero de celdas
o nmero de valores que son mayores a cero, para lo cual se utiliza la funcin CONTAR.SI.
Ntese que las dos funciones deben buscar el cumplimiento de una condicin, cual es la
que los nmeros a sumar deben ser mayores a cero, condicin que se puede cambiar por
cualquier otra, de suerte que son mltiples las situaciones que se pueden resolver con
estas funciones.
Escribiendo los nombres de personas con estilo

Cuando se digitan nombres y apellidos, estticamente quedan muy bien cuanto tanto los
nombres como los apellidos se escriben con mayscula inicial, pero a veces debemos
trabajar con bases de dados donde los nombres estn escritos en mayscula o minscula
sostenida.
Hay una funcin en Excel que hace la conversin de forma muy sencilla, al convertir la
primera letra de cada palabra en mayscula.
Se trata de la funcin NOMPROPIO
Si el nombre a transformar est en la celda A1 la frmula ser =NOMPROPIO(A1)

Original
Ms bonito
pedro pablo prez Pedro Pablo Prez
Si hay ms nombres a transformar se arrastra la frmula hasta rellenar todo el rango de

datos necesarios.
Por supuesto que esta solucin requiere una columna adicional en la que se incorporan
los nombres mejorados estticamente.
Una vez realizada la transformacin se puede ocultar la columna con los datos originales,
o se puede copiar la columna nueva y hacer un pegado especial para pegar slo valores y
luego eliminar la columna con los datos originales.
Encontrar el mejor o peor alumno de la clase

Cuando se es docente seguramente ser til utilizar a Excel para encontrar al estudiante
con mejores notas o peores notas, lo cual se puede hacer de forma sencilla con la
utilizacin de la funcin BUSCARV (o su equivalente) combinada con la funcin MAX o
MIN.
Supongamos que en la columna A estn los nombres de los alumnos y en la columna B sus
notas.
En este caso hay que determinar cul es la nota mxima o mnima y hallar el nombre que
le corresponde.
A priori diramos que con la funcin BUSCARV haramos el trabajo, lo cual no es posible
debido a que el valor a buscar se encuentra a la izquierda del valor referencia, ya que las
notas estn en la columna B y los nombres en la columna A.
Para ello utilizaremos con conjunto la funcin INDICE e COINCIDIR, junto con la funcin
MAX o MIN segn necesitemos la mxima nota la mnima.
La frmula completa ser:
=INDICE(A2:A41;COINCIDIR(MAX(B2:B41);B2:B41;0))
Nota: Hemos supuesto que los datos estn desde la fila 2 a la 41. Habr que ajustar los
rangos segn los datos.
El problema con esta frmula, es que si hay varios estudiantes con la misma nota, Excel
devuelve el primer resultado que encuentre en su barrido da arriba hacia abajo.
Pasar datos de una columna a una fila en Excel

Supongamos que tenemos una serie de datos en la columna A y queremos pasarlos a una
fila.
Como siempre, hacer estas tareas manualmente resulta tedioso, as que Excel ofrece una
solucin muy sencilla.
Seleccione la columna en la que tiene los valores, cpiela y ubquese en la fila en la que
quiere colocar esos valores; luego vaya a Pegado especial y elija Transponer. Sus datos
en la columna ahora estarn en una fila. Los datos se han intercambiado.
Igual puede hacer para pasar los datos de una fila a una columna.
En este caso no puede utilizar el botn derecho del ratn para pegar, y tampoco las teclas
CTRL+V; deber hacerlo mediante la opcin Inicio -> Pegar ->Transponer:
Otra forma de hacerlo es utilizando la funcin TRANSPONER:

Supongamos que tiene una serie de datos en el rango A2:A20 y quiere colocarlos en el fila
1.
Para ello se ubica en la celda donde se colocar el primer nmero de la columna, por
ejemplo B1 y selecciona tantas celdas como valores tenga en la columna, que segn el
ejemplo sera B1:V1.
Manteniendo el rango seleccionado, en la barra de frmulas escribe
=TRANSPONER(A1:A20) y luego presiona de forma simultnea las teclas
CTRL+SHIFT+ENTER; esto debido a que se trata de una frmula matricial. Si omite
presionar de forma simultnea estas tres teclas, la funcin no servir de nada.
Unir textos de varias celdas en una sola celda en Excel

En ocasiones se requieres unir los textos de varias celdas en una sola celda, lo cual
podemos hacer fcilmente con Excel.
Supongamos que nos entregan un listado de personas en el que cada celda figura un
nombre o apellido, luego tendramos algo as:
A1 Jos, B1 Fernando, C1 Cuesta y D1 Rojas.
Tenemos cuatro celdas con textos pero necesitamos que el nombre completo de las
personas nos quede en una nica celda, en este caso, en E1.
Hacerlo manualmente implicara tener que copiar y pegar el contenido de cada celda, lo
cual resulta muy poco prctico.
Afortunadamente, Excel cuenta con la funcin CONCATENAR que lo que hace es
precisamente unir en una celda los contenidos de las celdas que se le indique.
En este caso en la celda E1 colocaremos la siguiente frmula:
=CONCATENAR(A1;B1;C1;D1)
El resultado ser:
JosFernandoCuestaRojas.
Este resultado no nos sirve de mucho ya que las palabras estn juntas, lo que hace
necesario agregar un espacio entre los nombres, y para ello entre cada celda referenciada
agregamos lo cual en Excel significa vaco, es decir un espacio en blanco.
La frmula quedar de la siguiente forma:
=CONCATENAR(A1;" ";B1;" ";C1; " ";D1)
El resultado que obtendremos ser:
Jos Fernando Cuesta Rojas
Encontrar el valor que ms se repite en un rango de datos en Excel

Excel nos permite encontrar dentro de un rango de valores, el nmero que ms se repite.
En ocasiones podemos tener una enorme lista de datos y necesitamos saber cul de todos
es el que ms se repite, como por ejemplo de una lista de empleados, cuales son los
empleados que ingresaron en la misma fecha, o que cumplen aos en la misma fecha, o
cual de todos los clientes es el que obtenido mayor descuento, etc.
En estadstica existe una funcin denominada MODA que corresponde al valor que ms se
repite en una distribucin o rango de datos.
En Excel tambin existe la funcin MODA que nos permite calcular ese dato, valor o
nmero que ms se repite en un rango.
En la celda donde queremos insertar el resultado [Supongamos la B1], colocamos la
siguiente frmula:
=MODA(A1:A500)
Hemos supuesto un rango de datos en la columna A, desde la celda 1 hasta la 500.
Con esto hemos identificado cual es el valor que ms se repite, pero nos falta saber
cuntas veces se repite.
La funcin MODA nos muestra cual es el valor que ms se repite, pero no nos dice cuantas
veces se repite.
Para saber cuntas veces se repite un nmero o valor, utilizamos la funcin CONTAR.SI
Luego en otra celda, supongamos la C1, colocaremos la siguiente frmula:
=CONTAR.SI(A1:A500;B1))
Ntese que estamos utilizando el mismo rango que utilizamos para calcular la moda
[obviamente]. Recordemos que B1 es la celda en la que se encuentra el resultado de la
MODA, es decir, all se encuentra el valor ms repetido, por tanto, lo que hace la funcin
CONTAR.SI es contar cuantas veces se repite el nmero existente en B1 dentro del rango
A1:A500.
Una forma de saber directamente cuntas veces se repite el nmero ms repetido en un
rango es utilizar la siguiente frmula:
=CONTAR.SI(A1:A500;MODA(A1:A10))
Aqu hemos anidado dos funciones, el problema es que esta frmula nos calcula cuantas
veces se repite el nmero ms repetido, pero no nos muestra cual es ese nmero, por lo
que necesariamente se requiere realizar los dos pasos ya definidos.
Sumar la misma celda de mltiples hojas en Excel

Supongamos que llevamos en Excel el costeo de nuestros productos y tenemos un libro
con 100 hojas.
Seguramente si la estructura de costos por cada producto es similar, tendremos que
determinado valor en cada hoja ocupa la misma celda.
Supongamos tambin que el valor de la mano de obra directa est en la celda B5 en cada
una de las 100 hojas, as que si queremos determinar el cargo total por mano de obra
directa, debemos sumar 100 celdas en 100 hojas.
Si sumamos de la forma que todos conocemos en Excel, sera ms que difcil, puesto que
tendramos algo as:
=Hoja1!B5+Hoja2!B5+Hoja3!B5+Hoja!100B5
Nos resultara demasiado tedioso sumar cada una de las hojas, corriendo el riesgo adems
de cometer un error y dejar una hoja sin sumar, alterando toda la informacin.
La solucin es muy sencilla, ya que basta con sumar la primera hoja y la ltima, y Excel
sumar el contenido de las intermedias no importa cuntas sean estas.
La frmula nos quedara as:
=SUMA(Hoja1:Hoja100!A1)
Si su hoja no se llama Hoja1, simplemente se remplaza por el nombre de su hoja.
Ordenar datos automticamente

Excel ofrece la posibilidad de ordenar datos o valores mediante la opcin DatosOrdenar, con el inconveniente que cada vez que se modifiquen los datos, hay que
seleccionar el rango a ordenar, ir a la barra de herramientas de datos y pulsar ordenar.
Si bien esta es una solucin, no es la mejor, puesto que cuando se trata de valores y
rangos cambiantes, resulta una tarea muy repetitiva que se puede automatizar para
ahorrar tiempo.
Excel ofrece una funcin que permite ordenar los valores de forma automtica, de suerte
que slo basta con escribir los nuevos valores, que Excel inmediatamente procede a
realizar la actualizacin de los datos ordenados.
Para ello necesitaremos una columna auxiliar, esto es una segunda columna donde se
colocarn los datos ordenados.
Por ejemplo, en la columna A tenemos los valores que se encuentran desordenados, y en

la columna B, los datos ordenados de forma automtica por Excel.
Ahora, en la celda de la columna B donde inicia el listado de valores, colocamos la
siguiente frmula:
=K.ESIMO.MENOR($A$5:$A$25;FILA()-4)
En la primera parte de la frmula le estamos diciendo a Excel que revise los datos que
tenga en la columna A desde la fila 5 hasta la fila 25, o hasta donde tengamos valores. En
la segunda parte, le estamos diciendo que tanto la revisin como la ordenacin de datos,
inicia despus de la fila 4, esto es la fila 5. Si los valores iniciaran en la fila 10, por ejemplo,
tendremos que colocar -9.
Luego arrastramos la frmula hasta donde tengamos valores, que en este caso es la fila
25.
Ahora, cada vez que modifiquemos los valores de la columna A, automticamente se
ordenaran en la columna B.
Buscar contenido en varias hojas de Excel

Excel, de forma predeterminada permite buscar contenidos dentro de la hoja activa,
dentro de la hoja en que se est trabajando. Pero, Qu pasa si necesitamos buscar un
texto que se puede encontrar en cualquiera de las muchas hojas de un libro?
Pues bien, lo que han que hacer es editar las opciones de bsqueda de Excel.
En Office seleccione Inicio y en la parte derecha de pantalla de clic en Buscar y
seleccionar:
En la lista de opciones que se muestren, seleccione la primera, esto es Buscar. Una vez
all de clic en Opciones y donde dice Dentro de seleccione Libro.
Con esto es suficiente para que cuando realice una bsqueda en Excel, la bsqueda sea
realizada en todo el libro sin importar cuantas hojas tenga.
Extraer el ltimo digito del Nit o DNI en Excel

Supongamos que en una columna tenemos un listado de Nit y queremos sacar el ltimo
dgito de cada Nit en una columna aparte. Sin son pocos lo podemos hacer manualmente,
pero si son muchos, no ser fcil y sobre todo se corre el riesgo de equivocarnos.
Para hacerlo de la forma sencilla utilizaremos una funcin de Excel llamada DERECHA
Esta frmula nos extrae el ultimo digito de un nmero o la ltima letra de una celda, o las
dos ltimas, o las tres ltimas, etc.
Supongamos que en la celda A2 tenemos el Nit 891.145.237-5. Par extraer el ltimo dgito,
en este caso el dgito de verificacin, la frmula en la celda B2 ser la siguiente:
=DERECHA(A2;1)
Si queremos extraer los dos ltimos dgitos, la frmula ser:
=DERECHA(A2;2)
Hasta aqu muy sencillo, pero qu pasa si queremos extraer el ltimo dgito del Nit sin el
dgito de verificacin?
En este caso la funcin DERECHA no nos sirve por s sola, sino que debemos utilizar una
funcin adicional y es la funcin IZQUIERDA.
En primer lugar utilizamos la funcin DERECHA para extraer los ltimos tres dgitos que
corresponden al digito de verificacin, la raya media y el ltimo digito del Nit. La frmula
siguiendo el mismo ejemplo ser:
=DERECHA(A2;3)
Luego en la celda B2 tendremos 7-5
Ahora, en otra columna, en la celda C2 utilizaremos la funcin IZQUIERDA para extraer el
primer digito de la celda B2 que corresponde al ltimo digito del Nit sin incluir el dgito de
verificacin. La frmula ser:
=IZQUIERDA(B2;1)
El resultado ser 7, que corresponde al ltimo dgito del Nit sin dgito de verificacin.
Agregar dgitos o caracteres a celdas en Excel

En el TIP anterior explicbamos como extraer dgitos en Excel; en esta oportunidad
trataremos como agregar una determinada cantidad de dgitos o caracteres a una celda de
Excel de forma automatizada.
Esta posibilidad es muy til cuando necesitamos agregar a una base de datos uno o varios
ceros, o algn dgito o cdigo de verificacin.
Para ello haremos uso de la funcin CONCATENAR.
La funcin concatenar, adems de unir el texto de dos o ms celdas, nos permite agregar
texto o caracteres a una celda especfica desde la misma frmula.
En este caso, partimos de la celda que contiene el valor inicial, y en una segunda celda
colocamos la funcin que contiene y agregara el texto requerido.
Por ejemplo supongamos que en la celda A2 tenemos el valor 152356 y queremos
agregarle dos ceros en la parte derecha.
En la celda B2 o donde necesitemos colocar el nuevo valor, escribimos la siguiente
frmula:
=CONCATENAR(A2;00)
Ntese que el texto o valor que se agrega, est entre comillas. Si queremos agregar el
nuevo valor al inicio de la celda, la formula ser:
=CONCATENAR(00;A2)
Ahora, es posible que tengamos diferente cantidad de dgitos en la celdas y necesitemos

que todas las celdas tengan un determinado nmero de dgitos, de modo que a unas
celdas habr que agregar un dgito, a otras dos, etc.
Supongamos que necesitamos que todas las celdas tengan 5 dgitos, y algunas tienen 3,
otras 4 y algunas 5.
Para solucionar esto, haremos uso de tres funciones diferentes: LARGO, CONCATENAR y la
funcin SI.
=SI(LARGO(A2)=3;CONCATENAR(A2;00);SI(LARGO(A2)=4;CONCATENAR(A2;0);A2))
En este caso hemos supuesto la necesidad de agregar uno o dos ceros hasta completar 5
dgitos en cada celda.
En el ejemplo, la funcin LARGO se ocupa de contar el nmero de dgitos que contiene la
celda; la funcin SI se encarga de condicionar el contenido de la celda y la funcin
CONCATENAR se encarga de unir o agregar los textos si la condicin evaluada por la
funcin SI se cumple.
Controlar redondeo de cifras en Excel

Excel nos permite redondear o aproximar valores al entero ms cercano, incluso la
decena, centena o millar ms cercano.
Para ello basta colocar =REDONDEAR(A1;-1).
Pero hay casos en que necesitamos tener un control de la forma en que Excel redondea o
aproxima los valores.
Por defecto, Excel redondea o aproxima al valor superior si el resultado real es igual o
superior a la mitad; si el resultado es 0,5 aproxima a 1, si el valor es 0,4 aproxima a 0, si el
valor es 0,6 aproxima 1.
Supongamos ahora que si el valor es 0,4 necesitamos que aproxime a 1 y no a 0. En este
caso la funcin redondear normal de Excel no servir de nada, puesto que va contra los
principios de Excel y universales sobre la aproximacin de valores.
Para solucionar esto, tendremos que forzar o condicionar la funcin REDONDEAR, de
modo que nos permita moldearla a nuestras necesidades.
La siguiente frmula nos permite condicionar la aproximacin de valores, de tal forma que
si el resultado es igual o inferior a 0,6, se aproximar al entero inferior, de lo contrario lo
aproximar al entero superior.
=SI((A1-ENTERO(A1))<= 0,6;REDONDEAR.MENOS(A1;0);REDONDEAR.MAS(A1;0))
As, si tenemos 5,6 l se aproximar a 5. Si tenemos 124,5 se aproximar a 124. Si el valor
es 1.567,8 se aproximar a 1.568.
Esto nos da una idea de cmo manipular los resultados en Excel segn nuestras
necesidades. Es cuestin de experimentar, de probar.
Determinar en Excel cuantas ventas hizo cada empleado

En Excel es relativamente fcil determinar de forma automtica cuantas ventas ha hecho
un empleado determinado en un mes, quincena o semana, segn corresponda.
Supongamos que hay 5 empleados y en el mes se realizaron 500 ventas. Luego
necesitamos saber cuntas ventas hizo cada uno de los empleados.
Vamos a suponer que en la columna A tenemos las ventas y en la columna B el nombre de
los empleados.
En cada celda de la columna A tendremos la palabra Venta y en la B el empleado
correspondiente. Se puede utilizar una columna auxiliar para especificar o detallar cada
venta. Por ejemplo, en la columna A simplemente colocamos la palabra Venta, en
columna B la descripcin de esa venta y en la columna C el nombre del empleado.
Bien, ahora para saber cuntas ventas hizo cada empleado, en la celda en la que quiera
obtener el resultado, colocamos la siguiente frmula:
=SUMAPRODUCTO(--($A$1:$A$20="Venta");--($C$1:$C$20="Pedro"))
Esta frmula nos dir cuantas ventas hizo Pedro.
Lo que hace la frmula, es comparar cuantas veces coincide la palabra Venta con cada uno
de los empleados.
En esta frmula se ha utilizado el punto y coma; verifique que en su computador sea igual
o de lo contrario cambie el punto y coma por coma solamente.
Esta frmula se puede adaptar para infinidad de situaciones como para determinar
devoluciones, ventas a crdito, de contado, compras, en fin, depende de la creatividad de
cada quien.
Comisiones por ventas condicionadas

Algunas empresas acostumbran remunerar a sus empleados mediante la figura de
comisiones, comisiones que se pagan segn sea el nivel de ventas, premiando de esta
forma a los mejores vendedores.
Excel permite hacer los clculos y sumatorias de las comisiones de forma sencilla, as que
hemos preparado un ejemplo sencillo de cmo hacerlo.
En el ejemplo se han supuesto tres rangos: 0% para ventas inferiores a $500.000. 5% para
ventas entre $500.000 y $1.000.000 y 10% para ventas superiores a $1.000.000.
La frmula que se utiliza en la columna C es la siguiente:

=SI(B5<500000;B5*0;SI(B5<=1000000;B5*0,05;SI(B5>1000000;B5*0,1)))+SI(B5=MAX($B$5
:$B$16);MAX($B$5:$B$16)*0,05;0)
Adicionalmente se ha supuesto que al mejor vendedor del mes se le paga una comisin
adicional del 5% como premio por su buen desempeo.
Para encontrar al empleado que devenga ms en comisiones que merece el 5% se utiliza
la siguiente frmula:
=INDICE(A5:A16;COINCIDIR(G10;B5:B16;0))
En G10 est el mayor valor vendido extrado con la funcin MAX.
El ejemplo est diseado para que todo se calcule automticamente, desde las comisiones
hasta el mejor empleado segn el nivel de ventas, de modo que todo lo que hay que hacer
es digitar el monto de las ventas de cada uno.
La aplicacin extrae automticamente el nombre del empleado que ms ha vendido, pero
ese valor es slo informativo, puesto que la comisin adicional que le corresponde por ser
el mejor vendedor, es calculada automticamente con el resto de comisiones, as que no

se requiere para nada, excepto para conocer el nombre del mejor vendedor.
En el libro de Excel Anexo a esta gua hay un ejemplo claro.
Permitir referencias circulares en Excel

Uno de los errores que nos encontramos en Excel es el de la referencia circular. Esto
sucede por ejemplo cuando se pretende tomar como argumento la misma celda que
contiene la frmula.
Para que Excel permita trabajar con referencias circulares, es preciso hacer un pequeo
cambio en la configuracin de sus opciones.
Lo que se requiere hacer es activar la opcin Habilitar calculo iteractivo:
Esta opcin se debe utilizar slo si en realidad se requiere de una frmula con referencia
circular, lo cual es poco comn y slo es necesario en casos avanzados. Si no se requiere la
referencia circular y se activa esta opcin, el resultado ser equivocado.
Contar cuntas veces se repite un valor en Excel

En algunas tareas en Excel resulta til contar las veces que un determinado valor se repite
en un rango.
Supongamos que tenemos en la columna A desde la fila 1 hasta la 500 el precio de varios
productos y queremos saber cuntas veces se repite un determinado precio.
Para determinarlo haremos uso de dos funciones de Excel llamadas SUMAPRODUCTO y
CONTAR.SI.
La frmula completa quedara as:
=SUMAPRODUCTO(1/CONTAR.SI(A1:A500;A1:A500))
Con esta frmula determinamos las veces que se repite un valor determinado. Si
queremos saber cul es ese valor que ms se repite, utilizamos la funcin MODA.
Qu posicin ocupa un valor en una base de datos en Excel?

En algunos casos necesitamos saber qu posicin o ranking ocupa un valor en una base de
datos que se encuentra o no desordenada.
Supongamos que tenemos 50 centros de costos que han sido evaluados segn su
rendimiento, lo que da como resultado una determinada puntuacin para cada centro de
costos.
Ahora necesitamos saber que puesto ocup el centro de costos con cdigo 015 dentro del
total de centros de costos.
Una alternativa es ordenarlos segn el puntaje de menor a mayor, y luego contar
manualmente el puesto ocupado, o numerarlos utilizando una columna auxiliar, pero esta
alternativa requiere de por lo menos dos procesos, as que debemos buscar una solucin
ms expedita.
Para identificar de forma sencilla que puesto ocupa un determinado valor dentro de un
rango de datos, utilizamos la funcin JERARQUIA.
Supongamos un rango de valores desde la celda A1:A50. Para determinar qu posicin o
ranking ocupa cada valor dentro del total, colocaremos en la celda B1 la siguiente frmula:
=JERARQUIA(A1;$A$1:$A$50;1)
Luego arrastramos la frmula hasta la celda B50.
Expliquemos un poco la frmula:

A1 es el valor al que queremos determinar su posicin o ranking.
$A$1:$A$50 es el rango donde se encuentran todos los datos.
1 nos indica que el orden es ascendente. Si queremos determinar el ranking de forma
descendente, colocamos 0 (cero).
En resumen, la frmula lo que dice es: tome el valor de A1 y determine su ranking que
ocupa dentro del rango $A$1:$A$50
Ntese que hemos incluido en la columna A una referencia absoluta para que al arrastrar
la frmula hacia abajo se conserve el rango a evaluar completo, invariable.
Copiar contenido de celdas adyacentes en Excel

Cuando trabajamos en Excel seguramente advertimos que regularmente necesitamos
copiar el contenido existente en celdas contiguas, bsicamente de la superior e izquierda,
contenido que se puede replicar muy fcilmente.
Si queremos copiar en una celda el contenido de la celda inmediatamente superior, basta
con presionar las teclas ctrl y J.
Si queremos copiar el contenido de la celda ubicada a la izquierda, ser suficiente con
presionar las teclas ctrl y D.
Si las celdas contiguas estn vacas, es una forma tambin de borrar el contenido de una
celda activa, puesto que al presionar la combinacin de teclas anterior se replica lo que
contienen la celdas contiguas, que en este caso es nada, por tanto se borra el contenido
de la celda activa.
Insertar o eliminar celdas rpidamente en Excel

Cuando trabajamos con bases de datos en Excel constantemente necesitamos insertar o
eliminar una celda, tarea que Excel nos permite hacer rpidamente.
Excel ofrece un mtodo abreviado casi para cada tarea posible, mtodo que consiste en
presionar simultneamente una combinacin de teclas determinada.
Si se quiere eliminar una celda determinada, nos posicionamos en la celda que
necesitamos eliminar y presionamos simultneamente las teclas Ctrl y (Control y tecla
menos -de resta-).
Si lo que necesitamos es insertar una celda, nos posicionamos en la celda junto a la cual
necesitamos insertarla y presionamos simultneamente las teclas Ctrl y +.
Al presionar estas teclas nos aparece una ventanita con las diferentes opciones
disponibles sobre qu hacer con las celdas afectadas por esta accin:
Lo mismo se puede hacer con el botn derecho del mouse pero ello requiere un poco de
tiempo ms, y cuando la tarea es muy repetitiva, el tiempo ahorrado es considerable.
Dividir o multiplicar diferentes valores en Excel por un nico nmero

Supongamos que tenemos mltiples valores en Excel y queremos dividirlos, multiplicarlos,
sumarlos o restarlos con un nico nmero.
A manera de ejemplo, supongamos que tenemos los siguientes valores: 10, 20, 30, 40, 50,
60, 70, 80, 90 y 100. Resulta que necesitamos dividir cada uno de esos nmeros entre 5.
Una solucin muy sencilla es utilizar una referencia absoluta, de manera tal que todos los
valores de un rango se dividan o multipliquen por el valor de una misma celda.
Supongamos que tenemos valores en la columna A desde la fila 1 hasta la 1.000, y
queremos dividir cada uno de esos valores entre 5, valor que colocaremos en la fila B2.
En columna en la que deseamos colocar el resultado de la divisin colocamos la siguiente
frmula:
=A2/$B$2
Colocamos esa frmula en la primera celda y luego simplemente arrastramos hacia abajo
para copiar la frmula a todas las celdas, y como la frmula contiene un rango absoluto
($B$2), siempre se dividir por valor contenido en la celda B2.
Eliminar vnculos no deseados o hurfanos

Un libro de Excel puede ser vinculado a otro libro para tomar datos, creando un vnculo o
enlace que se puede eliminar porque ya no se necesita o porque ha quedado hurfano.
Para ello vaya a Datos -> Editar vnculos
All aparece un listado de los vnculos que tiene el libro, y desde all se pueden editar o
eliminar.
Justar texto automticamente en la celda

Cuando escribimos textos largos en una celda, este pasa a la siguiente columna quedando
de la siguiente forma:
Esto hace que el texto ocupe celdas de otras columnas.

Se puede hacer que el texto se ajuste de forma automtica a la celda de tal quedando as:
Para ello se da clic sobre la celda o rango de celdas con el botn derecho del mouse, y se
elige Formato de celdas:
En alineacin se marca la opcin Ajustar texto.
Mostrar hojas ocultas en Excel

Cuando nos envan un archivo en Excel o cuando lo descargamos de Internet, con
frecuencia encontramos que tienen hojas ocultas, y si queremos descubrirlas para ver qu
hay en ellas, la forma ms rpida de hacerlo es utilizando una pequea macro que hace el
trabajo.
Para ello vaya a la pestaa Programador -> Visual Basic > Insertar mdulo y pegue el
siguiente cdigo:
Sub Mostrar_Hojas()
Application.ScreenUpdating = False
For Each N In Sheets
N.Visible = True
Next N
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Al ejecutar esta macro se mostrarn todas las hojas ocultas que tenga el libro.
Si el libro se encuentra protegido con alguna contrasea, la macro no funcionar, por lo
que deber como primera medida desproteger el libro.
Para ejecutar la macro presionamos las teclas Alt + F8 y seleccionamos la macro a
ejecutar.
Eliminar filas vacas en Excel

Cuando en un rango o base de datos hay filas vacas puede ser necesario eliminarlas y una
forma de eliminarlas es utilizando una macro.
Para vaya Programador -> Visual Basic Insertar mdulo y pegue el siguiente cdigo:
Sub eliminarfilavacia()
For fila = 1 To 6000
If Cells(fila, 4).Value = "" Then
Rows(fila).Delete
End If
Next fila
End Sub
En For fila = 1 To 6000 se define el rango en que se han de buscar las celdas vacas a
eliminar. Habr necesidad de adaptarlo a nuestras necesidades.
Para ejecutar la macro presionamos las teclas Alt + F8 y seleccionamos la macro a
ejecutar.
Contar el nmero de valores que hay dentro de dos valores

Supongamos que necesitamos conocer cuntos estudiantes de 500 tienen notas entre 3.5
y 5.0.
Utilizamos la funcin CONTAR.SI de la siguiente forma:

=CONTAR.SI(A1:A500;">=3,5")-CONTAR.SI(A1:A500;">5")
Lo que Excel hace es contar cuantos valores son mayores o iguales que 3.5 y cuntos
valores son mayores a 5, luego a los mayores o iguales a 3.5 resta los mayores a 5, puesto
que los mayores a 5 ya estn contados dentro de los que son mayores o iguales a 3.5.
Eliminar registros duplicados en una tabla

Excel identifica registros duplicados en una base de datos y permite eliminarlos
rpidamente.
Seleccin la tabla que contiene los datos duplicados:
Luego en Herramientas de tabla ubica la opcin Quitar duplicados:
Le da Aceptar y si hay registros duplicados sern eliminados, que en el caso del ejemplo
ser el empleado 1, y en ese caso Excel eliminar el ltimo registro.
Para que Excel interprete como duplicado un registro, todos los campos de la tabla deben
ser duplicados. En este caso tenemos 4 columnas con los datos Empleado, Ventas,
Comisiones y Total. Las 4 columnas deben tener los mismos valores para que Excel los
identifique como duplicados y los elimine con esta herramienta.
Cuntos permisos se le concedieron a un trabajador en el ltimo ao?

Supongamos que en la columna A tenemos las fechas en que el trabajador no labor y en
la columna B los conceptos por los que el trabajador no labor (Permisos, Incapacidades,
Faltas al trabajo, etc.).
Si queremos saber cuntos das en el ltimo ao estuvo de permiso ese trabajador
haremos uso de una la funcin SUMA en su forma matricial:
=SUMA(((HOY()-A2:A100)<=360)*(B2:B100="Permiso"))
Hay que ajustar el rango de datos y el concepto a buscar.
Al ser una frmula matricial cando se presione Enter se deben presionar simultneamente
las teclas Shift y Ctrl con lo cual se encierra la anterior frmula en corchetes quedando as:
{=SUMA(((HOY()-A2:A100)<=360)*(B2:B100="Permiso"))]
Determinar cunto tiempo labor un empleado en el da

Para determinar cunto tiempo labor un empleado en el da hay que restar las horas de
descanso de este como el almuerzo y si es el caso, los refrigerios de media jornada.
Para ello se arma una tabla como la siguiente:
Entrada Salida
Refrigerio Maana Almuerzo
Refrigerio tarde Tiempo trabajado
08:00:00 18:00:00
00:15:00
02:00:00
00:15:00
07:30:00
La frmula ser la siguiente:

=( B2-A2+SI(A2> B2;1))-C2-D2-E2
Lo que se ha hecho es restar el tiempo que el empleado dedic a los refrigerios y al
almuerzo.
La primera parte de la frmula =B2-A2+SI(A2> B2;1)) calcula el tiempo transcurrido entre
la hora de entrada y la hora de salida, y a ese resultado se restan los conceptos
pertinentes, que hemos supuesto estn en las celdas C2, D2 y E2.
Como se puede observar, todas celdas tienen formato hora de 24 horas.
Ir a la ltima celda con datos

Para ir a la ltima celda con datos, esto es a la ltima celda de la ltima fila con datos
presionamos la tecla F5 para tener el siguiente cuadro de dilogo:
Damos clic en la opcin Especial para tener este otro cuadro de dilogo:
All marcamos la opcin ltima celda, demos clic en Aceptar y listo.
Identificar qu elementos o valores ingresan o salen de una base de

datos en Excel
En una base de datos de Excel que se modifica constantemente, salen unos valores e
ingresas otros y seguramente en algn momento necesitamos saber cules son los valores
que ingresaron y cules los que salieron.
Puede ser el caso del encargado de la gestin de la nmina de la empresa que tiene por
ejemplo 1.000 trabajadores, y todos los meses salen unos y entran otros, y ser muy til
conocer el nombre tanto de los trabajadores que ingresan como los que salen.
Vamos a sugerir una forma de hacerlo en Excel.
En primera medida se trata de una comparacin de datos, puesto que el listado de
empleados del mes de agosto por ejemplo, se compara con el listado de empelados de
septiembre, para des esta forma poder identificar cules empleados estaban en agosto y
ahora no estn en septiembre, o cuales estn en septiembre que no estaban en agosto.
En consecuencia, en una columna (A por ejemplo) listamos todos los empleados del mes
de agosto y en otra columna (B puede ser) listamos los empleados del mes de septiembre.
Ahora creamos dos columnas auxiliares. En una se extraen los empleados que estaban en
agosto pero que no aparecen en septiembre, esto es, los empleados retirados de la
empresa. En la otra columna se extraen los empleados que aparecen en septiembre pero
no en agosto, es decir, los empleados nuevos.
Vamos a suponer que en la columna C listamos los empleados que no estn en agosto
pero si en septiembre (los nuevos), y en la columna D los empleados que estn en agosto
pero no estn en septiembre (los retirados).
A
Listado agosto
Listado septiembre
Los que ingresaron
Los que salieron
Eduardo Sarmiento
lvaro Cabrera
Catalina Vega Rojas
Pedro Alberto Arias
Rosa Meja
Omar Bustos
Carlos Alvarado
Mireya Cifuentes Prado
Eduardo Sarmiento
Marco Aurelio Daza
Pedro Alberto Arias
Juan Medina Ortiz
Carlos Pea
Jessica Murcia Oate
Carlos Alvarado
Alirio Valenzuela
Marco Aurelio Daza
lvaro Cabrera
Catalina Vega Rojas
Juan Medina Ortiz

Carlos Pea
Jessica Murcia Oate
Rosa Meja
Omar Bustos
Alirio Valenzuela
Mireya Cifuentes Prado
Cmo se ha logrado esto?

Haciendo uso de la funcin CONTAR.SI condicionada.
En la columna C tenemos la siguiente frmula:
=SI(CONTAR.SI($A$2:$A$998;B2)=0;B2;"")
En la columna D tenemos la siguiente frmula:
=SI(CONTAR.SI($B$2:$B$998;A2)=0;A2;"")
Lo que hace la funcin CONTAR.SI es contar si hay valores de una columna que se repitan
en la otra, y si el resultado es cero, coloca el valor que hay en la celda donde est el
criterio a buscar y comparar.
Por ejemplo. En el caso de la columna C le decimos a Excel que cuente cuntas veces el
valor de la celda B2 aparece en la columna A, si el resultado es cero, entonces coloque el
valor de la celda B2 (CONTAR.SI($A$2:$A$998;B2); si el valor es diferente de cero, es decir,
hay coincidencias entonces deje la celda vaca, de ah las comillas al final.
Cuando Excel toma el valor de la celda B2, lo compara con la columna A y el resultado es
cero, quiere decir que en B hay valores que no estn en A, y ello significa que se empleado
es nuevo. Si al hacer la comparacin el resultado es diferente de cero, significa que el
valor de B2 tambin est en A y por consiguiente el empleado contina en la empresa.
Nota. La frmula de arriba se coloca en fila 2, y para copiarla al resto de filas, se arrastra
tantas filas como empleados haya en el listado.
Encontrar el valor ms alto o ms bajo de una cotizacin en Excel

Supongamos que tenemos una lista de productos cotizados donde cada producto tiene
ms de una cotizacin y necesitamos conocer cul es el valor ms alto o ms bajo que se
nos ha cotizado.
En este caso, como un mismo producto tiene varios resultados (varios precios segn el
nmero de cotizaciones recibidas), no es posible utilizar la funcin BUSCARV, as que
habr que utilizar una funcin matricial para lograr el objetivo.
Vamos a suponer el siguiente ejemplo:
Producto
# Cotizacin
Valor cotizado
Producto 1
1456
1,200
Producto 2
2389
1,500
Producto 3
6896
2,000
Producto 1
5467
1,250
Producto 2
1302
1,540
Producto 3
9875
1,980
Producto 1
7124
1,150
Producto 2
2613
1,620
Producto 3
3591
2,090
Necesitamos encontrar para cada producto la cotizacin ms alta y por supuesto

utilizaremos la funcin MAX.
Nos apoyaremos en una celda auxiliar donde colocaremos el nombre del producto que
nos interesa, la cual colocaremos como referencia en nuestra frmula, y en nuestro
ejemplo ser la celda E4.
Nuestra frmula matricial:
=MAX((A3:A11=E4)*(C3:C11))
Como se trata de una frmula matricial, el escribir la frmula, simultneamente se han de
presionar las teclas Ctrl, Shift y Enter, quedando la frmula de la siguiente forma:
{=MAX((A3:A11=E4)*(C3:C11))}
Lo que hace la funcin MAX es determinar el mayor valor entre dos o ms nmeros, y en
este caso los valores son dados por el rango A3:A11 segn la celda E4, que a su vez
determinan su correspondiente en la columna C3:C11, donde se encuentras los valores de

las cotizaciones.
Personalizar redondeo de valores

Para la aproximacin o redondeo de valores tenemos las funciones REDODEAR
REDONDEAR.MAS y REDODEAR.MENOS entre otra.
Sin embargo, puede ser el caso que estas tres funciones no sean suficientes para hacer lo
que necesitamos.
Supongamos que tenemos un valor que cuando sea exactamente la mitad de una unidad
(0.5) se aproxime hacia abajo, cuando sea menos de la mitad de una unidad (0.49, etc.),
aproxima hacia abajo y cuando sea ms de la mitad de una unidad (0.51..), aproxime
hacia arriba.
La solucin la tenemos con esta frmula anidada:
=SI(A1-ENTERO(A1)<=0,5;REDONDEAR.MENOS(A1;0);REDONDEAR.MAS(A1;0))
Como primera medida le extraemos el valor entero para dejar nicamente el decimal y as
compararlo respecto a la unidad. Si el valor decimal resultante es igual o menor a 0.5,
redondea hacia abajo, y si es lo contrario, esto es el decimal resultante es mayor a 0.5,
redondea hacia arriba.
Esta frmula se puede adaptar para los distintos requerimientos posibles.
El resultado de ello es que si escribimos 12.5 el resultado ser 12. Si escribimos 12.6 el
resultado ser 13 y si escribimos 12.4 el resultado ser 12.
Generar nmero aleatorio segn la cantidad de valores en un rango

de datos
Supongamos que en la columna A estn los nombres de 100 personas y necesitamos
generar un nmero aleatorio entre 1 y 100, o entre el nmero de personas que haya en la
columna A.
Se hace uso de la funcin ALEATORIO.ENTRE y la funcin CONTARA:
=ALEATORIO.ENTRE(1;CONTARA(A1:A100))
La funcin CONTARA determina el nmero superior con base al nmero de celdas con
datos dentro del rango fijado.
Esta frmula es til para generar nmeros aleatorios en las rifas que se hacen escogiendo
una persona al azar dentro de un listado de nombres.
Traer el ltimo valor ingresado en una columna

Supongamos que en una columna cualquiera tenemos una serie de valores como los
abonos en cuenta, pagos a un proveedor, etc., y necesitamos en una celda aparte, traer
ese ltimo valor ingresado.
Para lograrlo no hace falta utilizar macros como a veces se recomienda; basta una
combinacin de funciones para logarlo en tiempo real, de forma automtica.
Las funciones utilizadas son: INDICE, BUSCAR y FILA.
Para encontrar el ltimo valor de la columna C tenemos:
=INDICE(C:C;BUSCAR(2;1/(C1:C100<>"");FILA(C1:C100)))
Utilizamos la funcin INDICE que tiene la siguiente sintaxis:
=INDICE(rango:fila;columna)
El rango es la columna C (C:C)
La fila es determinada por =BUSCAR(2;1/(C1:C100<>"");FILA(C1:C100))
Y la columna no es necesaria puesto que el rango est en una sola columna.
Encontrar cual es la ltima fila con datos

En algunas operaciones y clculos se hace necesario encontrar en qu fila est el ltimo
valor ingresado en una base de datos, veamos cmo puede lograrse.
Supongamos que en la columna B necesitamos ubicar la ltima fila que contiene datos.
Utilizamos la siguiente frmula:
=BUSCAR(2;1/(A1:a100<>"");FILA(A1:A100))
Se utiliza la funcin BUSCAR en su forma matricial que tiene la siguiente sintaxis:
BUSCAR(valor buscado; matriz a buscar)
El valor buscado est dado por (2;1/(A1:a100<>"")
Y la matriz est dada por FILA(A1:A100)), que es la columna de la que requeros
determinar la ltima fila en la que se ingreso un dato.
Cmo se observa, las celdas vacas o en blanco no afectan el clculo que nos interesa.
Cuntos valores superan el valor promedio

Supongamos que tenemos un listado de trabajadores o estudiantes y necesitamos saber
cuntos de ellos tienen una edad superior al promedio.
Tenemos la siguiente tabla de datos:
Se ha utilizado la siguiente frmula:

=CONTAR.SI(B2:B17;">"&PROMEDIO(B2:B17))
La frmula le ordena a Excel que cuente los valores que hay en el rango B2:B17 que son
mayores (>) al promedio del rango B2:B17.
Si queremos contar cuntos estn por debajo del promedio, cambiamos la frmula a:
=CONTAR.SI(B2:B17;"<"&PROMEDIO(B2:B17))
Si queremos sumar los valores que superan el promedio, cambiamos a la funcin SUMA.SI:
=SUMA.SI(B2:B17;">"&PROMEDIO(B2:B17))
Funcin BUSCARV para buscar informacin en tres o ms tablas

Aqu veamos cmo utilizar la funcin BUSCARV para buscar informacin en dos tablas
diferentes; aqu veremos cmo hacerlo con tres tablas diferentes o ms utilizando la
funcin condicional o lgica SI.
Supongamos el siguiente escenario:
Aqu tenemos tres tablas con los trabajadores que laboran la jornada diurna, la nocturna y
la del fin de semana.
Hay que buscar un valor de uno de un empleado X que puede estar en cualquiera de las
tablas utilizando la funcin BUSCARV:
=SI(A3="Diurna";BUSCARV(B3;Turno_dia;2;0);SI(A3="Nocturna";BUSCARV(B3;Turno_noch
e;2;0);BUSCARV(B3;Turno_domingo;2;0)))
Para mayor simplicidad no se ha trabajado con referencia a celdas sino con nombres que
fueron asignados a cada una de las tablas.
Nos valemos de la celda auxiliar A3 que contiene los criterios de cada una de las tablas, y
anidamos las funciones SI y BUSCARV de tal forma que se le indique a Excel que:
Si el valor que hay en A3 es igual a Da, busque en la tabla Turno_da.
Si el valor que ha en A3 es igual a Noche, busque en la tabla Turno_noche.
Si la celda A3 no es igual ni a Da ni a Noche, busque en la tabla Turno_domingo.
Se pueden seguir anidando funciones hasta lograr buscar en muchas tablas. Es cuestin de
creatividad.
Consulte cmo hacer algo similar con las funciones ESERROR y BUSCARV.
Funciones que cambiaron de nombre en Excel 2010

Algunas funciones de Excel 2007 y versiones anteriores cambiaron de nombre en Excel
2010. A continuacin exponemos algunas de la funciones que cambiaron su nombre:
Excel 2007 y anteriores
Excel 2010
BUSCARH
CONSULTAH
BUSCARV
CONSULTAV
CARACTER
CAR
CONVERTIR
CONVERT
COVAR
COVAR*, COVARIANZA.M
CUARTIL
CUARTIL*, CUARTIL.INC
DESVEST
DESVEST*, DESVEST.M
DESVESTP
DESVESTP*, DESVEST.P
DIAS360
DAS360
DISTR.BINOM
DISTR.BINOM*, DISTR.BINOM.N
DISTR.CHI
DISTR.CHI*, DISTR.CHICUAD
DISTR.EXP
DISTR.EXP*, DISTR.EXP.N
DISTR.F
DISTR.F*, DISTR.F.N
DISTR.F.INV
DISTR.F.INV*, INV.F
DISTR.LOG.INV
DISTR.LOG.INV*, INV.LOGNORM
DISTR.LOG.NORM
DISTR.LOG.NORM*, DISTR.LOGNORM
DISTR.NORM
DISTR.NORM*, DISTR.NORM.N
DISTR.NORM.ESTAND
DISTR.NORM.ESTAND*, DISTR.NORM.ESTAND.N
DISTR.NORM.ESTAND.INV
DISTR.NORM.ESTAND.INV*, INV.NORM.ESTAND
DISTR.NORM.INV
DISTR.NORM.INV*, INV.NORM
DISTR.T
DISTR.T*, DISTR.T.N
DISTR.T.INV
DISTR.T.INV*, INV.T
ESPACIOS
RECORTAR
EXTRAE
MED
FECHANUMERO
VALFECHA
HORANUMERO
VALHORA
INTERVALO.CONFIANZA
INTERVALO.CONFIANZA*, INTERVALO.CONFIANZA.NORM
JERARQUIA
JERARQUIA*, JERARQUIA.EQV
LETRA.DE.TEST.EQV.A.BONO LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO
MODA
MODO*, MODA.UNO
NEGBINOMDIST
NEGBINOMDIST*, NEGBINOM.DIST
NOD
ND
NSHORA
TIEMPO
PERCENTIL
PERCENTIL*, PERCENTIL.INC
POISSON
POISSON*, POISSON.DIST
PRUEBA.CHI
PRUEBA.CHI*, PRUEBA.CHICUAD
PRUEBA.CHI.INV
PRUEBA.CHI.INV*, INV.CHICUAD
PRUEBA.F
PRUEBA.F*, PRUEBA.F.N
PRUEBA.T
PRUEBA.T*, PRUEBA.T.N
PRUEBA.Z
PRUEBA.Z*, PRUEBA.Z.N
RAIZ
RCUAD
RESIDUO
RESTO
SI.ERROR
SIERROR
VAR
VAR*, VAR.S
VARP
VARP*,VAR.P
ndice hojas libros y hojas de trabajo en Excel

Libro 1: Frmulas y funciones
Hojas de trabajo:
Funciones
matemticas
Funciones de
redondeo numrico
Contar
Contara
Contar.si
Contar.si.conjunto
Sumar.si
Sumar.si.conjunto
Redondear
Transponer
Bdproducto
Funciones de base de Bdsuma
datos
Bdcontar
Bdmax
Bdmin
Bdpromedio
Funciones lgicas
Funcin O
Funcn Y
Funcion SI
Eserror
Buscar
Buscarv
Funciones de bsqueda Buscarh
y referencia
Coincidir
Indirecto
Desref
Funciones matriciales
Funciones anidadas
Sumaproducto
Suma matricial
Buscarv matricial
ndice + Coincidir
Buscar a la
izquierda
Buscarv + Coincidir
Producto + Buscarv
Buscarv + Buscarh
Error + Buscarv
Libro 2. Anlisis de Datos Excel 2010

VentasTotal_Consolidar
Operaciones con Datos: VentasWilli
Consolidar Datos
VentasOscar
VentasLuis
Ventas_Inmobiliarias AgrupyEsqu
Operaciones con Datos:
Ventas_Inmobiliarias Subtotales
Agrupar y Esquema
Ventas_Inmobiliarias Plantilla
Tabla de datos
Ventas_Inmobiliaria Tabla Datos
Tablas dinmicas
Ventas_Inmobiliaria Tabla Dinm
Enlazar y Consolidar
Hojas
Enlazar_Hojas
ANLISIS DE
SENSIBILIDAD
Escenarios y Buscar Objetivo

Solver
Libro 3. Anlisis de Datos Excel 2007

Operaciones
con datos
Tablas de datos
Tablas
dinmicas
Enlazar y
consolidar datos
Anlisis y
sensibilidad
Consolidar datos
Agrupar y esquema
Manejo de subtotales
Crear una tabla

Crear tabla dinmica

Consolidar con formula

Enlazar
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Escenarios
Solver
Libro 4. Ejemplos y ejercicios

ndice de hojas
Ocultar datos para imprimir
Semforos
Evitar valores duplicados
Listas desplegables
Listas desplegables dependientes
Rangos dinmicos
Separar valores negativos y positivos
Sumar conceptos
Promediar sin 0
Ordenar datos automticamente
Extraer dgito del Nit
Comisiones en ventas
Tiempo laborado
Buscar en tres tablas
Datos que ingresan o salen
Encontrar cotizacin ms alta
Libro 5. Control de clientes

Hoja control de clientes
Clientes individuales
AGRADECIMIENTOS
Gerencie.com agradece a las personas que colaboraron en la realizacin de este manual.
Oscar Alonso Ospina Ospinoza
Agustn Garca Tzunun
Jos Vega
BIBLIOGRAFA
Referencias y fuentes bibliogrficas consultadas:
Ayuda aplicativos Microsoft Excel 2007 y 2010.
Sitio Web oficial de Microsoft Office. Disponible desde internet en: <
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/>
Sitio Web Todoexpertos.com Disponible desde internet en: <

http://www.todoexpertos.com/>

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Introduccin sobre algunos aspectos bsicos de Excel

Botn de Office /Archivo de Excel

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Y all nos aparece la siguiente captura de pantalla:

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All podemos hacer un sinnmero de configuraciones y personalizaciones de Excel, algunas

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Donde encontraremos casi el mismo cuadro de dilogo de Excel 2007:

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Barras de tareas en Excel

Predeterminar libro al iniciar Excel

All escribimos la ruta de la carpeta donde se encuentra el archivo que queremos

Predeterminar carpeta o directorio donde se han de guardar los

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Predeterminar autor del libro

Predeterminar el nmero de hojas de un libro

Predeterminar fuente y tamao de la fuente

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Principales teclas de funcin

Ctrl + k = convertir a cursiva

Permitir que varios usuarios trabajen en un mismo libro de Excel

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Insertar comentarios en una celda

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Y se marca Mostar y ocultar comentarios.

Crear una firma digital

Crear una firma digital en Excel 2007

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Seguidamente nos sale el siguiente cuadro de dilogo:

Luego tendr este otro cuadro de dilogo:

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All elegimos el tipo de firma digital que queremos agregar.

Damos clic en Crear y ya tenemos nuestra firma digital propia.

Crear una firma digital en Excel 2010

All tendr el siguiente cuadro de dilogo:

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Ingresar datos en varias hojas al mismo tiempo

Listas personalizadas en Excel

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All seleccionamos "Modificar listas personalizadas y tendremos el siguiente cuadro de

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Clculos y operaciones bsicas en Excel

Operacin que realiza

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Sumar, restar, dividir y multiplicar

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Sumemos ahora primeros tres valores y restemos el ltimo. La frmula ser:

Aproximar o redondear valores enteros

Aproximar o redondear valores con decimales

Aqu se puede observar que al realizar la operacin inversa, cuando se ha utilizado la

Como se observa, la funcin entero siempre se ha de colocar al principio de la frmula,

Replicar clculos con copiar y pegar

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Rellenar celdas con datos en serie

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Opciones de pegado especial

Referencias absolutas y referencias relativas

Hay 3 tipos de referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas.

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