Fundamentos de Excel

El objetivo de este curso es presentar con ayuda de

videotutoriales y manual las caractersticas bsicas de la
herramienta que permitan al usuario principiante conocer el
entorno grfico y los comandos esenciales de Excel.
ndice
El entorno grfico
1. Libros, hojas y celdas2-3
2. Columnas y filas.4-5
3. La cinta de opciones..6
4. Comandos de Excel.7-8
5. La barra de herramientas de acceso rpido.9
6. La barra de frmulas9-11
7. La barra de estatus11-12
8. Crear nuevas hojas de Excel13-14
Gestin de datos
9. Introducir datos a una hoja15
10. Editar el contenido de una celda.15-16
11. Copiar y pegar celdas16-17
12. Guardar un archivo.17-19
13. Manipular filas y columnas19-20
14. Moverse entre datos..21-22
15. Inmovilizar filas y columnas 22-23
16. Buscar informacin.23-25
17. Reemplazar informacin26
18. Ordenar informacin.27-28
19. Filtrar informacin.28-30
Tcnicas de formato de datos
20.
21.
22.
23.
24.

Formato de nmeros 31-33

Formato de fechas y horas33-36
Alineacin de celdas.37-38
Bordes y relleno.38-41
Estilos de celda.42-44

ENTORNO GRFICO
Libros, hojas y celdas
Archivos de Excel
Todo el trabajo que se realiza en Excel se guarda en un archivo, el cual
tambin es conocido como libro y aqu es donde viene el concepto ms
importante: Cada libro de Excel est formado por hojas y cada hoja a su vez
est dividida en mltiples celdas.
Muchos usuarios nuevos de Excel se sienten intimidados al principio por
estos trminos, pero es de mucha importancia que los comprendas y que te
familiarices pronto con ellos. Para ayudar en este proceso te mostrar cmo
se reflejan estos conceptos dentro del programa.

Libro de Excel
En la parte superior de la ventana de Excel puedes observar que de manera
predeterminada se nombra a un nuevo archivo como Libro1. Ese nombre lo
podrs cambiar despus, pero debes recordar que un archivo de Excel
tambin es conocido como un libro.

Hojas de un libro
Ahora observa la parte inferior izquierda de la ventana de Excel y notars
unas pestaas con los nombresHoja1, Hoja2 y Hoja3.

Esto quiere decir que este libro tiene tres hojas. Despus aprenderemos a
eliminar alguna de ellas o agregar ms hojas, solo recuerda que un libro
puede estar formado por una o ms hojas.

Celdas de una hoja

Finalmente observa que la parte central de la pantalla es una cuadrcula que
forma pequeos recuadros. Cada uno de estos recuadros es conocido
como celda.

Para moverte entre dichas celdas puedes utilizar las flechas del teclado ya
sea para moverte hacia arriba o para moverte hacia abajo, hacia la derecha o
hacia la izquierda. As que no olvides este concepto bsico de Excel: Un
libro est formado por hojas y cada hoja est dividida en celdas.

Columnas y filas
Columnas de una hoja de Excel
Las hojas de un libro de Excel 2010 tienen un mximo de 16,384 columnas y
estn identificadas por letras siendo la ltima columna la XFD. Este mximo
de columnas est presente desde la versin 2007.

En versiones anteriores, como la versin de Excel 2003, el mximo de

columnas de una hoja era de 256.

Filas de una hoja de Excel

En Excel 2010 podemos tener hasta 1,048,576 filas lo cual nos da el espacio
necesario para la mayora de nuestras necesidades.

De igual manera, en las versiones anteriores a Excel 2007 el mximo de filas

permitidas en una hoja era de 65,536.

Direccin de una celda

Cada celda de una hoja tiene una direccin que estar formada por la
columna a la que pertenece seguida por el nmero de fila. Por ejemplo la
direccin de la siguiente celda es D7 porque dicha celda se encuentra bajo la
columna D y pertenece a la fila 7.

La direccin de una celda tambin la puedes observar en el cuadro de

nombres.
5

La cinta de opciones
Las fichas que se muestran de manera predeterminada en la cinta de
opciones son las siguientes:

1. La ficha Inicio tiene comandos que utilizamos frecuentemente, como

Copiar y Pegar. Tambin podemos dar formato a las fuentes, a los textos
y a los nmeros.
2. La ficha Insertar contiene comandos que permiten agregar algunos
objetos a las hojas de trabajo, como las tablas, las imgenes y los
grficos.
3. La ficha Diseo de pgina nos permite seleccionar algunos temas para
nuestras hojas de trabajo. Tambin podemos configurar la pgina y
prepararla para su impresin.
4. La ficha Frmulas contiene la biblioteca de funciones que organiza
adecuadamente todas las frmulas de Excel y nos permite utilizarlas
fcilmente para realizar clculos.
5. La ficha Datos nos permite importar datos que provienen de fuentes
externas como Access y archivos de texto. As mismo podemos
encontrar comandos que nos ayudan a ordenar y filtrar nuestros datos.
6. La ficha Revisar nos muestra comandos para verificar la ortografa de
nuestros documentos y tambin nos permite insertar comentarios en las
hojas de clculo.
7. La ficha Vista contiene comandos para cambiar la apariencia de los
datos en pantalla y nos permite hacer acercamientos para tener una
mejor visualizacin.

Comandos de Excel
Los botones de comando en Excel 2010 son de diferentes tipos. Pueden ser
botones simples, botones de activacin, botones desplegables o botones
combinados. Cada uno de estos botones tendr una funcin especfica dentro
de Excel.
Botones simples
Este es el tipo de botn de comando ms simple porque es suficiente con
pulsarlo una sola vez para ver reflejada la accin de manera inmediata.
Ejemplos de estos botones simples son el comando Aumentar tamao de
fuente y el comando Aumentar decimales.
Botones de activacin
Los botones de activacin son aquellos que permanecen activos despus de
ser pulsados y solamente se desactivan cuando se vuelve a hacer clic sobre
ellos. Una manera de identificarlos fcilmente es porque al estar activados el
botn mantiene un color diferente.

Los comandos Negrita, Cursiva y Centrar son ejemplos de este tipo de

botones.

Botones desplegables
Estos botones son los que muestran un men al momento de pulsarlos.

Algunos ejemplos de este tipo de botones son el comando Formato

condicional, Dar formato como tabla y Estilos de celda que se encuentran
dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio.

Botones combinados
Un botn combinado es el que tiene una parte de botn simple y una parte de
botn desplegable. El botn Pegar es un ejemplo de este tipo de botn
porque en la parte superior es un botn simple y en la parte inferior es un
botn desplegable. Otro ejemplo de comando que tiene este comportamiento
es el comando Formato de nmero de contabilidad.

La barra de herramientas de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido en Excel 2010 nos da la
oportunidad de tener los comandos que ms utilizamos siempre a la vista.
Estos comandos son independientes a los que se muestran en la cinta de
opciones.
Cada usuario de Excel puede personalizar la barra de herramientas de
acceso rpido agregando los botones de comando que ms utilice. Agregar
nuevos botones es muy sencillo ya que solamente debemos elegir en la cinta
de opciones el comando que deseamos agregar y hacer clic con el botn
secundario del ratn sobre el botn del comando para seleccionar la
opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido del men
contextual que se muestra.

Consideraciones especiales de la barra de

herramientas
Es importante mencionar que no es posible modificar el tamao de los
botones que se muestran en la barra de herramientas de acceso rpido.
Para algunas personas el tamao de los botones es muy pequeo y
desearan agrandarlos, pero no es posible. La nica alternativa que se tiene
es cambiar la resolucin de pantalla del equipo para verlos ms grandes.
Otra consideracin especial es que la barra de herramientas de acceso
rpido siempre ocupa una sola lnea de botones. Nunca se acomodarn los
botones en dos o ms lneas.

La barra de frmulas

La barra de frmulas en Excel es un elemento de suma importancia. Es a

travs de esta barra que podemos introducir el contenido de una celda as
como modificarlo. Adems, nos facilita la insercin de frmulas dentro del
programa.

La barra de frmulas se encuentra ubicada entre la cinta de opciones y el

rea de trabajo de la hoja. Esta barra despliega los datos o las frmulas
contenidas en la celda activa y nos permite hacer una edicin de esos datos o
frmulas.
En el siguiente ejemplo la barra de frmulas muestra el valor de la celda B1.

La barra de frmulas se encuentra ubicada entre la cinta de opciones y el

rea de trabajo de la hoja. Esta barra despliega los datos o las frmulas
contenidas en la celda activa y nos permite hacer una edicin de esos datos o
frmulas.

En el siguiente ejemplo la barra de frmulas muestra el valor de la celda B1.

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En este otro ejemplo vemos que la barra de frmulas despliega la frmula

que est contenida en la celda C1 mientras que el resultado de dicha frmula
es mostrado dentro de la celda.

En las imgenes anteriores tambin puedes observar el cuadro de

nombres que se encuentra a la izquierda de la barra de frmulas y
despliega en todo momento la direccin de la celda activa.

La barra de estatus
La barra de estatus, tambin conocida como la barra de estado de Excel,
se encuentra en la parte inferior de la ventana de la aplicacin y nos provee
de informacin til para conocer el estado actual de Excel.
Adems dentro de la barra de estado hay controles donde podremos elegir
el tipo de vista que deseamos tener en la aplicacin, ya sea una vista Normal,
una vista de Diseo de pgina o una Vista previa de salto de pgina.

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Cuando trabajamos con datos numricos en Excel y seleccionamos dichas

celdas, la barra de estado nos muestra informacin relevante sobre los datos
como el promedio, el recuento y la suma sin necesidad de realizar alguna
accin adicional.

Personalizar la barra de estado de Excel

Al hacer clic derecho sobre la barra de estado se mostrar un men con
todas las opciones que nos permitirn personalizar la barra. Algunos
indicadores que podemos agregar son el Bloqueo de maysculas el cual
indicar cuando la tecla bloqueo de maysculas est presionada. As mismo
podemos agregar las opciones Mnima y Mxima que nos darn informacin
adicional sobre las celdas que seleccionemos.

La barra de estado siempre nos dar informacin oportuna sobre las

acciones que ejecutamos dentro del programa.

12

Crear nuevas hojas de Excel

Cuando abres un nuevo libro, Excel coloca de manera predeterminada tres
hojas, sin embargo, puedes crear nuevas hojas, as como renombrarlas y
tambin eliminar aquellas que ya no necesites.

Crear una hoja en Excel

La manera ms rpida y fcil de crear una hoja en Excel es a travs del
icono que se muestra justo al lado del nombre de las hojas.

Con tan solo oprimir dicho icono se crearn nuevas hojas instantneamente.

Renombrar una hoja

Para renombrar una hoja ser suficiente con hacer doble clic sobre su
nombre para que Excel permita editar el texto.

Eliminar una hoja

Si ests seguro de querer eliminar una hoja solamente debes hacer clic
derecho sobre su nombre y seleccionar la opcin de men Eliminar.

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Debes estar totalmente seguro de querer eliminar una hoja porque dicha
accin no se puede deshacer. La ltima oportunidad que tienes en caso de
que accidentalmente elimines una hoja es no guardar los cambios para Excel
mantenga la hoja y sea mostrada la prxima vez que abras el libro.

14

Gestin de datos
Introducir datos a una hoja
Una vez que has abierto Excel el programa est listo para recibir cualquier
dato que proporciones. Ingresar informacin en el programa es una tarea muy
sencilla pero que muchos usuarios principiantes requieren dominar.

Ingresar datos a una hoja de Excel

Se puede ingresar datos en Excel de diversas fuentes, pero la manera ms
bsica es introducirla uno mismo a travs del teclado. Solo es importante
saber que despus de ingresar el texto dentro de una celda ser necesario
pulsar la tecla Entrar o la tecla Tabulador.
Otra manera de ingresar informacin a Excel es a travs de la importacin
de datos. Es posible tener un archivo de texto que ha sido generado por
alguna otra aplicacin y traer los datos a Excel.
Aunque son varios los mtodos para ingresar datos en Excel, el ms
sencillo de todos es utilizar el teclado del equipo para introducir los valores en
las celdas de nuestra hoja de Excel.

Editar el contenido de una celda

Es posible que despus de haber ingresado todos tus datos a una hoja de
Excel te des cuenta de que existen algunos errores en las celdas por lo que
ser necesario realizar alguna modificacin y edicin de su contenido.
Para editar las celdas podemos utilizar varios mtodos.

Reemplazo total del contenido

Este mtodo sugiere reemplazar todo el texto de una celda por uno nuevo.
Para realizar es suficiente con posicionarse sobre la celda que ser editara e
introducir el nuevo texto lo cual reemplazar por completo el contenido
anterior.

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Modo de edicin de una celda

Si solamente necesitas modificar alguna letra o smbolo del texto de una
celda y no deseas hacer un reemplazo total, entonces puedes entrar al modo
de edicin haciendo doble clic sobre la celda a modificar. De inmediato se
mostrar un cursor intermitente que te permitir editar el contenido de la
celda sin necesidad de eliminarlo todo.
Otra manera de entrar al modo de edicin de una celda es seleccionndola
y pulsando la tecla F2.

Editar una celda desde la barra de frmulas

Una tercera opcin para editar el contenido de una celda es a travs de
la barra de frmulas. Solo necesitas seleccionar la celda a modificar y hacer
las correcciones directamente en la barra de frmulas.

Si por alguna razn cometes alguna equivocacin al estar editando las celdas
puedes hacer uso del comando Deshacer que se encuentra en la barra de
herramientas de acceso rpido.

Copiar y pegar celdas

En ocasiones estars en la necesidad de repetir la informacin contenida en
alguna o en varias celdas en otro libro, en otra hoja o simplemente necesitas
repetir la informacin algunas filas abajo, para ello puedes utilizar la
funcionalidad de copiar y pegar.

Copiar celdas en Excel

Copiar es tan sencillo como seleccionar la celda o las celdas y pulsar el
botn Copiar que se encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo
Portapapeles.

16

Una vez copiadas las celdas ser necesario seleccionar la ubicacin donde
se pegarn los datos. Es en este momento que puedes seleccionar una hoja
diferente o inclusive ir a otro libro de Excel donde se pegarn los datos.

Pegar celdas en Excel

Una vez que has elegido el destino adecuado solamente resta pulsar el
botn Pegar que se encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo
Portapapeles.

Atajos de teclado para copiar y pegar

Si la accin de copiar y pegar la realizars en repetidas ocasiones ser mejor
utilizar un atajo de teclado para evitar pulsar tantas veces los botones.
Para copiar una celda puedes utilizar la combinacin de teclas CTRL + C y
para pegar las celdas copiadas puedes utilizar la combinacin CTRL + V.

Guardar un archivo
Cuando guardas un archivo de Excel lo puedes almacenar en la unidad de
disco duro de tu equipo, en una memoria flash o en un CD o DVD. Pero
independientemente del medio donde se guarde debes hacerlo
frecuentemente para no perder los cambios hechos.

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Evitar perder todo el trabajo que has hecho en Excel y adopta la buena
prctica de guardar de manera constante tu archivo. Es tan fcil como
seleccionar el comando Guardar o el comando Guardar como de la
ficha Archivo.

Un atajo de teclado para guardar un archivo es CTRL + G, si tienes el

software en espaol, pero si tienes la versin en ingls de Excel entonces el
mtodo abreviado de teclado ser CTRL + S.

Guardar como versin anterior de Excel

Si vas a compartir tu archivo con alguien que no tenga Excel 2007 o Excel
2010 entonces ser necesario guardar el archivo de una manera especial de
manera que pueda ser abierto por versiones anteriores de Excel.
Abre el cuadro de dilogo Guardar como y asegrate de seleccionar la
opcin Libro de Excel 97-2003.

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Puedes aprovechar y echar un vistazo a la lista Tipo para saber en qu otros

formatos es posible guardar un archivo de Excel. Descubrirs que puedes
guardar un libro como archivo PDF, o como archivo de texto, e inclusive como
pgina web.

Manipular filas y columnas

Aun cuando pareciera que ya tenemos listos nuestros datos en ocasiones es
necesario agregar una nueva fila o una nueva columna para poder aadir
mayor detalle a la informacin. En Excel es muy fcil insertar una columna o
una fila.

Insertar filas y columnas

Podemos insertar una fila o columna con la opcin Insertar del men
emergente que se muestra al hacer clic derecho sobre el encabezado de una
fila o columna. Pero existe otro mtodo que tambin podemos emplear para
realizar esta accin.

19

En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsa el men desplegable del
botn Insertar y podrs observar las opciones de men Insertar filas de
hoja y la opcin Insertar columnas de hoja.

Eliminar filas y columnas

Al igual que para eliminar una fila o una columna con el men emergente de
los encabezados, tambin podemos utilizar el men desplegable del
comando Eliminar que est dentro del grupo Celdas de la ficha Inicio.

Los comandos Eliminar filas de hoja y Eliminar columnas de hoja borrarn

las filas o columnas correspondiente a la celda activa o en su caso las filas o
columnas del rango de celdas seleccionado.
Debes tener cuidado antes de eliminar alguna fila o columna ya que Excel no
solicitar confirmacin alguna, sino que proceder de inmediato a la
eliminacin de las celdas especificadas. Por supuesto que siempre puedes
recurrir al comando Deshacer en caso de eliminar informacin
accidentalmente.

20

Moverse entre datos

Los atajos de teclado son de mucha utilidad al momento de trabajar con
Excel ya que nos ahorran tiempo al movernos entre los datos de una hoja. De
igual manera podemos seleccionar celdas utilizando el teclado.

Moverse entre las celdas

Para movernos entre las celdas de nuestra tabla de datos podemos utilizar
los siguientes atajos:

CTRL + FIN. Nos llevar a la esquina inferior izquierda de nuestra tabla

de datos. Es decir a la celda que pertenece a la ltima fila y a la ltima
columna de nuestros datos.
CTRL + INICIO. Nos lleva de regreso a la primera celda superior
izquierda que contiene datos la cual frecuentemente ser la celda A1
CTRL + Flecha arriba. Movernos a la primera fila de la columna actual.
CTRL + Flecha abajo. Movernos a la ltima fila la columna actual.
CTRL + Flecha derecha. Movernos a la ltima columna de la fila
actual.
CTRL + Flecha izquierda. Movernos a la primera columna de la fila
actual.

Seleccionar celdas
Tambin es posible hacer una seleccin de un rango de celdas utilizando el
teclado. Considera los siguientes atajos:

MAYS + Flecha derecha. Por cada pulsacin de la Flecha derecha

se selecciona una celda a la derecha de la celda activa.
MAYS + Flecha izquierda. Por cada pulsacin de la Flecha izquierda
se selecciona una celda a la izquierda de la celda activa.
MAYS + Flecha arriba. Por cada pulsacin de la Flecha arriba se
selecciona una celda por arriba de la celda activa.
MAYS + Flecha abajo. Por cada pulsacin de la Flecha abajo se
selecciona una celda por abajo de la celda activa.
CTRL + MAYS + Flecha derecha. Selecciona todas las celdas a la
derecha de la celda activa.
CTRL + MAYS + Flecha izquierda. Selecciona todas las celdas a la
izquierda de la celda activa.

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CTRL + MAYS + Flecha arriba. Selecciona todas las celdas por

arriba de la celda activa.
CTRL + MAYS + Flecha abajo. Selecciona todas las celdas por abajo
de la celda activa.

Inmovilizar filas y columnas

Una hoja de Excel con muchos datos nos forzar inevitablemente a
desplazarnos hacia abajo o a la derecha en la hoja. Al hacerlo, perderemos
de vista los ttulos de las columnas lo cual nos impide distinguir
adecuadamente los datos.
La accin de inmovilizar filas o columnas tambin es conocida
como inmovilizacin de paneles y no es ms que hacer que dichas filas o
columnas permanezcan siempre visibles al desplazarse por la hoja de
clculo. Los comandos de inmovilizacin se encuentran en la ficha Vista
dentro del grupo Ventana al pulsar el botn Inmovilizar.

Existen tres opciones para bloquear filas o columnas. La opcin Inmovilizar

fila superior har que la Fila 1siempre quede visible mientras nos
desplazamos. Por otro lado, la opcin Inmovilizar primera columna dejar
fija la Columna A.

Inmovilizar paneles
Estas dos opciones inmovilizan ya sea una fila o una columna, pero si deseas
inmovilizar tanto una fila como una columna al mismo tiempo entonces
debers utilizar la opcin Inmovilizar paneles. La nica condicin importante

22

para esta opcin es que antes de oprimir el botn Inmovilizar paneles debes
seleccionar la celda adecuada.
La celda que debers elegir ser la celda que se encuentra por debajo de las
filas a inmovilizar y a la derecha de las columnas a inmovilizar. Por ejemplo,
si quiero inmovilizar las primeras tres filas y las primeras tres columnas de
una hoja entonces debo seleccionar la celda D4 antes de pulsar el
botn Inmovilizar paneles.

Buscar informacin
El comando Buscar es una herramienta muy poderosa que nos ayuda a
encontrar texto y valores dentro de una hoja de Excel. Podemos limitar los
resultados obtenidos al especificar criterios adicionales en la bsqueda.
Sigue estos pasos para encontrar algn dato especfico. Haz clic en la
ficha Inicio y pulsa el botn Buscar y seleccionar y elige la opcin Buscar.

Bsqueda rpida en Excel

Dentro del cuadro de texto Buscar especifica el texto que deseas encontrar y
pulsa el botn Buscar siguiente.

23

De inmediato Excel mover la hoja a la celda donde ha encontrado el texto

especificado. Si por el contrario Excel no encuentra ninguna celda con ese
contenido mostrar el mensaje Microsoft Excel no encuentra los datos de la
bsqueda.

Opciones de bsqueda en Excel

Si deseas proporcionar criterios de bsqueda adicionales, entonces debes
pulsar el botn Opciones y el cuadro de dilogo se expandir permitindote
ser ms especfico en la bsqueda:

Dentro de: Nos permite indicar si la bsqueda ser dentro de la hoja o

en el libro completo.
Buscar: Podemos elegir una bsqueda por filas o por columnas.
Buscar dentro de: Selecciona si deseas buscar en las frmulas de
cada celda o en sus valores que es lo que vemos desplegado en cada
celda. Tambin puedes realizar una bsqueda en los comentarios de
las celdas.
24

Coincidir maysculas y minsculas: Marca esta opcin si deseas

que la bsqueda concuerde con maysculas y minsculas.
Coincidir con el contenido de toda la celda: Excel encontrar
aquellas celdas que coinciden en su totalidad con el texto buscado.

Finalmente pulsa el botn Buscar siguiente para encontrar la siguiente

coincidencia o pulsa el botn Buscar todos para obtener una lista completa
de los resultados de la bsqueda.

Caracteres comodn en Excel

Opcionalmente puedes utilizar caracteres comodn en tu bsqueda. Utiliza
el smbolo ? (signo de interrogacin) para indicar un solo carcter
desconocido. Por ejemplo, al especificar el trmino de bsqueda Gr?cia se
encontrarn las palabras Gracia y Grecia.

Otro caracter comodn que podemos utilizar es el smbolo * (asterisco) para

indicar varios carateres desconocidos. Por ejemplo, al especificar una
bsqueda como ante* se encontrarn todas las palabras que comiencen
con ante sin importar lo que siga. Esto retornar resultados de bsqueda
como anterior, antebrazo, antecedente, anteriormente, antesala, etc.

25

Reemplazar informacin
El comando Reemplazar nos ayuda a buscar y reemplazar texto o nmeros
dentro de nuestras hojas de Excel. Al igual que el comando Buscar, este
comando es parte del men de opciones del botn Buscar y seleccionar.

Buscar y reemplazar en Excel

En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar selecciona la
pestaa Reemplazar.

En el cuadro Buscar ingresa el texto que quieres localizar y en el

cuadro Reemplazar con ingresa el texto con el que ser reemplazado el
texto encontrado.
Adems puedes pulsar el botn Opciones para especificar algunos criterios
adicionales de bsqueda. Dichos criterios son exactamente los mismo que
para la pestaa Buscar y puedes consultar todo el detalle de dicha opciones
en la leccin: Buscar informacin.
Una vez especificados todos los parmetros de bsqueda y reemplazo
puedes pulsar el botn Reemplazar todos para hacer un reemplazo al
mismo tiempo de todas las ocurrencias encontradas. Si deseas reemplazar
de uno en uno puedes pulsar el botn Reemplazar que efectuar un solo
reemplazo y de inmediato localizar el siguiente resultado.
Si solamente deseas hacer una bsqueda sin hacer algn reemplazo puedes
utilizar los botones Buscar todos y Buscar siguiente.

26

Ordenar informacin
Al ordenar los datos contenidos en una hoja de Excel podemos llegar a
comprender mejor la informacin. Los comandos de orden en Excel nos
permiten ordenar los datos de manera ascendente y descendente.

Ordenar rpidamente en Excel

Podemos ordenar los datos de manera rpida utilizando los comandos A-Z y
Z-A. Solamente selecciona una celda que pertenezca a la columna por la que
se realizar el ordenamiento y selecciona la opcin Ordenar de AZ (ascendente) o la opcin Ordenar de Z-A (descendente) que son parte del
men desplegable del botn Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Estos mismos comandos los puedes encontrar en la ficha Datos como parte
del grupo Ordenar y filtrar.

Ordenar por ms de una columna

Si quieres ordenar los datos por ms de una columna puedes utilizar el
comando Orden personalizado que tambin encuentras en el men
desplegable del botn Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. Este comando

27

mostrar el cuadro de dilogo Ordenar el cual nos permitir especificar todas

las columnas por las que deseamos ordenar los datos.

De la lista Ordenar por selecciona la columna por la que se ordenar y de la

lista Criterio de ordenacin elige el tipo de ordenamiento ya sea ascendente
o descendente. Para agregar una columna adicional debes oprimir el
botn Agregar nivel y de nuevo especificar los valores para cada una de las
listas. Al pulsar el botn Aceptar se aplicar el orden especificado para cada
una de las columnas.

Filtrar informacin
Para agregar un filtro a una tabla debes seleccionar cualquier celda que
forme parte de los datos y entonces hacer clic en el comando Filtro que se
encuentra dentro del botn Ordenar y filtrar en la ficha Inicio.
El mismo comando Filtro lo puedes encontrar en la ficha Datos dentro del
grupo Ordenar y filtrar.

28

Una vez aplicado el filtro aparecern flechas al lado derecho de cada

columnas las cuales sern mens desplegables donde aparecern las
opciones de filtrado para la columna.

Filtrar una columna

Con los filtros agregados a nuestra tabla podemos comenzar a filtrar
informacin. Podemos filtrar los datos de una columna al hacer clic sobre la
flecha desplegable del filtro de columna y podremos observar la lista de los
valores nicos de la columna.

Debemos seleccionar aquellos valores que deseamos observar en pantalla y

entonces pulsar el botn Aceptar. Excel ocultar aquellas filas que no
29

cumplan con el criterio especificado. Observa que el primer elemento de la

lista es la opcin (Seleccionar todo) la cual nos ayuda a marcar o desmarcar
todas las cajas de seleccin con solo un clic.

Filtrar por dos o ms columnas

Una vez que has filtrado los datos por una columna puedes refinar an ms
los resultados al aplicar un filtro adicional a una segunda o tercera columna.
Solamente vuelve a elegir la flecha desplegable de filtro de otra columna y
selecciona las opciones de filtrado.

Borrar un filtro especfico

Para borrar el filtro de alguna columna en especfico solamente vuelve a
pulsar la flecha desplegable de filtro y selecciona la opcin Eliminar filtro.

Borrar todos los filtros

Si en lugar de borrar un solo filtro deseas eliminar todos los filtros de los
datos, entonces debes ir a la ficha Datos y dentro del grupo Ordenar y
filtrar pulsar el botn Borrar.

30

Tcnicas de formato de datos

Formato de nmeros
El formato de nmeros en Excel es utilizado para cambiar la apariencia de
los nmeros que se muestran como valores de las celdas. Al cambiar o
modificar el formato no cambiamos el valor del nmero sino solamente su
apariencia.

La lista de formatos del grupo Nmero

Al aplicar un formato a un nmero mejoramos su apariencia y hacemos que
los nmeros sean ms fciles de entender. Los formatos ms comunes para
los nmeros incluyen la adicin del signo de porcentaje (%), separador de
miles (,), el smbolo de moneda ($) y la cantidad de decimales a mostrar.
Estos comandos los puedes encontrar en la ficha Inicio en el grupo Nmero.

De manera predeterminada todas las celdas tienen un formato conocido

como formato General el cual no tiene ningn formato especfico y despliega
los valores tal como son, es decir, sin ningn smbolo, coma, etc.
Una manera rpida de cambiar el formato es utilizar la lista de Formatos que
se muestra en el grupo Nmero. Solamente pulsa la lista desplegable para
observar las opciones disponibles y seleccionar la que mejor se adapte a tus
necesidades.

31

El formato puede ser aplicado a una sola celda o a varias celdas a la vez,
solamente debes hacer la seleccin previa de las celdas antes de aplicar el
formato.

El cuadro de dilogo Formato de celdas

Otro mtodo de elegir el formato adecuado para los nmeros es a travs del
cuadro de dilogo Formato de celdas el cual se muestra con tan solo pulsar
el indicador de cuadro de dilogo del grupo Nmero.

32

Formato de fechas y horas

Las fechas son un tipo de dato muy comn dentro de Excel y aprender a
darles el formato adecuado es de suma importancia para poder presentar la
informacin de manera adecuada. De igual manera el formato de horas es
importante.

Formatos de fecha y hora en Excel

De manera predeterminada en la lista de formatos que se encuentra en la
ficha Inicio dentro del grupo Nmero tenemos un par de formatos
para fecha y otro para hora.

33

Sin embargo en el cuadro de dilogo Formato de celdas tenemos muchas

ms opciones de donde elegir. Asegrate de elegir la categora Fecha o la
categora Hora para tener acceso a los diferentes tipos de formato
adicionales:

34

Fecha y hora en la misma celda

Es posible tener celdas que contengan un valor tanto de fecha como
de hora. Esto es posible al separar la informacin por un espacio tal como se
muestra a continuacin:

Observa cmo la barra de frmulas muestra el contenido de la celda tanto

con la fecha como con la hora sin embargo el valor de la celda solamente
muestra la fecha. Esto se debe a que la celda tiene un formato de fecha. Si
cambiamos al formato de la celda por un formato de hora entonces la celda
se mostrar de manera diferente:

35

Para que la celda muestre ambos datos debe tener un formato

personalizado el cual podemos elegir dentro del cuadro de dilogo Formato
de celdas.

36

Alineacin de celdas
Los comandos de Alineacin que observas en la ficha Inicio nos ayudan a
darle la orientacin adecuada al texto dentro de cada celda as como a
combinar celdas independientes para formar una sola celda.

Ajustar el texto de una celda

El comando Ajustar texto nos ayuda a que el contenido de una celda se
ajuste de manera que sea visibles sin necesidad de ajustar el ancho de la
columna.

Excel ajustar el texto de la celda insertando saltos de lnea de manera que

sea visible con el ancho especificado de la columna. Esto por supuesto
afectar el alto de la fila como puedes observar en la imagen superior.
Puedes ajustar la alineacin vertical de las celdas que no se ajustaron con los
comandos Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y con el
comando Alinear en la parte inferior.

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Combinar y centrar en Excel

El comando Combinar y centrar nos permite seleccionar varias celdas y
hacer una sola de todas ellas. Una vez que se han combinado las celdas se
centrar el texto. Este botn tiene algunas opciones adicionales. Si pulsas la
pequea flecha que se muestra a la derecha del botn se mostrarn dichas
opciones.

La primera es la opcin ya comentada Combinar y centrar. La segunda

opcin es Combinar horizontalmente la cual combinar cada una de
las filas de las celdas seleccionadas. La tercera opcin es Combinar
celdas la cual nos permite unir celdas tanto horizontal como verticalmente. La
ltima opcin nos ayuda a Separar celdas combinadas.

Bordes y relleno
Los bordes de celda que aplicamos en nuestra hoja de Excel aparecern al
momento de imprimir nuestro documento, pero tambin nos ayudan a resaltar
y dividir adecuadamente los datos de manera que podamos visualizar la
informacin correctamente.

Bordes de celdas
Para aplicar un borde podemos utilizar el botn Bordes que se encuentra en
el grupo Fuente de la ficha Inicio.

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Tambin podemos configurar los bordes de una celda desde el cuadro de

dilogo Formato de celdas en la pestaa Bordes.

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Este cuadro de dilogo nos permitir elegir un estilo de lnea para

los bordes as como un color adecuado.

Relleno de celdas
Adems de poder utilizar el botn Color de relleno de la ficha Inicio,
podemos seleccionar un color de relleno para nuestra celda desde el cuadro
de dilogo Formato de celdas dentro de la pestaa Relleno.

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Desde la pestaa Relleno podremos seleccionar un color slido as

como Efectos de relleno los cuales nos permiten aplicar un efecto de color
degradado. De igual manera podemos elegir un Estilo de Trama para rellenar
las celdas.

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Estilos de celda
Excel nos provee de estilos de celda predefinidos los cuales podemos
utilizar para aplicar un formato a nuestras celdas de manera rpida y
conveniente. Y por si fuera poco tambin podemos definir y crear nuestros
propios estilos de celda.

Crear tu propio estilo de celda

Una vez que tienes ese estilo de celda que aplicars continuamente a tus
reportes, lo mejor es guardarlo para que est disponible en todo momento.
Solamente selecciona la celda que contiene el formato adecuado y pulsa el
botn desplegable Estilos de celda y selecciona la opcin Nuevo estilo de
celda. Se mostrar el cuadro de dilogo Estilo.

Pulsa el botn Aceptar y habrs creado un nuevo estilo de celda

personalizado. Una vez creado el estilo podrs acceder a l desde la
seccin Personalizada de la galera de estilos de celda. Si por alguna razn
necesitas eliminar un estilo de celda personalizado, debes hacer clic derecho
sobre su nombre y seleccionar la opcin Eliminar.

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Copiar formato de celdas

Excel nos facilita la aplicacin de formatos de celda al darnos un comando
que hace una copia de un formato y nos permite pegarlo en otra ubicacin.
Para utilizar este comando primero debemos seleccionar la celda o rango de
celdas que tienen el formato que deseamos copiar y entonces pulsar el
botn Copiar formato que se encuentra en el grupo Portapapeles de la ficha
Inicio.

Una vez copiado el formato procedemos a seleccionar las celdas destino las
cuales adoptarn el mismo formato que las celdas origen.

Copiar ancho de columna

El botn Copiar formato tambin nos permite copiar los anchos de columna.
Solamente selecciona el ttulo de la columna que tienen al ancho que
deseamos copiar, pulsa el botn Copiar formato y finalmente haz clic en el
ttulo de la columna que adoptar el nuevo ancho de columna.

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